PENYIMPANAN REKAM MEDIS

No. Dokumen : /SOP/UKP/Pkm-

Bentiring/ I /2018
SOP No. Revisi : 00
Tanggal Terbit : Januari 2018
Halaman : 1/3

UPTD
Acub Zainal, SKM
PUSKESMAS NIP.1973021519994021002
BENTIRING

1. Pengertian Penyimpanan Rekam Medis Adalah prosedur penyimpanan berkas rekam

medis dengan kejelasan masa retensi sesuai peraturan yang berlaku.
Retensi rekam medis adalah kegiatan memisahkan atau memindahkan
antara dokumen rekam medis yang aktif dengan dokumen rekam medis
inaktif yaitu status rekam medis yang tidak aktif sekurang-kurangnya
selama 2 tahun terhitung kunjungan terakhir pasien.
Pemusnahan dokumen rekam medis adalah proses memusnahkan
dokumen rekam medis yang sudah memenuhi syarat yaitu 1 tahun untuk
dokumen rawat jalan yang disimpan setelah masa retensi.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melakukan penyimpanan
rekam medis dalam rangka menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi
dan mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin bertambah.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Bentiring Nomor:..........
/800/UKM/Pkm-Bentiring/ /2018 tentang Pelayanan Rekam Medis
Dan Metode Identifikasi.
4. Referensi  Peraturan Menteri Kesehatan Repubik Indonesia No. 269 tahun
2008 tentang rekam medis.
 Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 , Tentang Kesehatan
 Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75
Tahun 2014
5. Alat dan bahan 1. Alat dan bahan :
a. Alat tulis,
b. buku register,
c. pelobang kertas,
d. necis,
e. spidol permanen,
f. keranjang,
g. cap tanggal,
h. komputer.
2. Petugas :
a. Petugas Pendaftaran.
b. Dokter.
c. Paramedis.
d. Tenaga kesehatan lainnya
3. Langkah-langkah :
a. Petugas Rekam medis memeriksa berkas rekam medis yang sudah
terkumpul dari poliklinik
b. Petugas rekam medis menyimpan berkas rekam medis memilah –
milah sesuai dengan nomor rekam medis dan menyimpan ke dalam
rak penyimpanan.
c. Setiap akhir tahun ataupun awal tahun petugas rekam medis
melakukan retensi berkas rekam medis.
d. Retensi berkas rekam medis dilakukan dengan cara
e. Petugas rekam medis melihat tanggal terakhir pasien berobat .

Page 1 of 2
 f. Setelah 2 tahun dari kunjungan terakhir tersebut pasien tidak
berkunjung ke puskesmas, berkas diambil dari rekam medis yang
masih aktif ,kemudian catat dalam buku retensi rekam medis.
g. Retensi dilakukan apabila tempat penyimpanan sudah penuh dan
atau sudah memenuhi syarat untuk dilakukan retensi..
h. Setelah batas waktu yang ditentukan terlampaui, rekam medis di
kategorikan rekam medis inaktif selama 1 (satu) tahun untuk rawat
jalan dapat dimusnahkan dengan cara;
i. Status rekam medis yang sudah memenuhi syarat untuk
dimusnahkan dilaporkan kepada kepala puskesmas
j. Kepala puskesmas membuat surat keputusan tentang pemusnahan
status rekam medis dan menunjuk tim pemusnahan status rekam
medis
k. Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis dan tata
usaha dengan SK kepala puskesmas
l. Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditanda
tangani ketua dan sekretaris dan diketahui kepala puskesmas
m. Berita acara pemusnahan status rekam medis yang asli di simpan di
puskesmas
n. Khusus untuk arsip status rekam medis yang rusak / tidak dapat
dibaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu dicatat
dalam buku catatan pemusnahan.
o. Pemusnahan dilaksanakan dengan dibakar biasa disaksikan pihak
ketiga dan tim pemusnah

6. Bagan Alir
Petugas RM memeriksa Setelah batas waktu yang ditentukan
berkas RM dari Poliklinik terlampaui,RM dimusnahkan
Petugas menulis pada buku

Kepala Puskesmas membuat surat

Keputusan tentang Pemusnahan Status
RM

Tim Pemusnah
membuat Berita acara

Dokumen rekam medis

tidak boleh dibawa
keluar puskesmas

7. Hal – hal yang Semua rekam medis tidak bisa diakses oleh sembaranagan orang atau
perlu pihak
diperhatikan
8. Unit terkait  Pendaftaran
 Semua poli
9. Dokumen Rekam medik pasien
terkait
10. Rekam Historis
NO Yang diubah Isi perubahan Tgl dibrlakukan

Page 2 of 2