KEMENTERIAN, RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS JEMBER
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIT KEGIATAN PADUAN SUARA MAHASISWA “SYMPHONY CHOIR”
Kampus Fakultas Teknologi Pertanian
Jl. Kalimantan Bumi Tegal Boto Jember Telp/Fax. (0331) 321784

Notulensi Rapat
Hari, Tanggal Kamis, 15 Agustus 2019
Waktu 17.11 - 18.30 WIB
Pemimpin Rapat Andika Rizki Ihza Mahendra
Notulen Sindy Nur Afita
Agenda Persiapan Rapat Besar TM dan Latihan Perdana

Pembahasan
Opsi :
1. 18.30 break sholat 15 menit (SEPAKAT)
Opsi lanjutan :
1. Diselesaikan sampai selesai (SEPAKAT)
Opsi Rakor TM :
1. 16 Agustus 2019 jam 14.00 WIB (SEPAKAT)
Divisi Pelatihan
Hadir : Asha, Ayin, Aziz
Joblist : menemui pelatih, mengadakan latihan perdana dan latihan rutin, membuat
pencapaian singer serta membuat rundown (lat.perdana, TM, lat. Rutin, hari H)
- Pelatih (Pak Didung) dihubingi tanggal 26 Agustus dan selalu melakukan
koordinasi terkait masuknya pelatih (pj Ajis)
- Latihan perdana dilaksanakan tanggal 28 agustus (pj safira)
Teknis lat.perdana : sambutan pembina dan pelatih, penentuan suara, notasi dasar,
penentuan jadwal latihan
- Latihan rutin dilaksanakan atas kesepakatan singer
- PJ dan target latihan rutin setiap minggunya sudah ada
Fela : singer fix berapa? Kapan mau difixkan dan difloorkan?
Andika : sudah ada tapi tunggu keputusan dari SC, mungkin lusa
SC :
- Berhubungan dengan pelatih fix nanti bisa koordinasi dengan OC, OC langsung ke
Div. Pelatihan pengurus dilanjut ke OC umum.
- Saat TM pelatih tidak diundang
- Form Track Record apabila sudah ada segera share ke OC
- TR dipergunakan setiap kali latihan dan dibuatkan duplikat biar tidak hilang.
Asha : Habis ditulis, langsung rekap
- Rundown TM dan latihan segera dibuat
- Setiap kegiatan harus ada rundown dan pj yang jelas
- PJ sewaktu latihan bener-bener diperhatikan dan kalo bisa ada yang ngeback up.
Contohnya waktu pemanasan
Asha : Sudah ada pj perminggu, masalah yang ngeback up nanti bisa switch pj
mingguan dengan yang lain
- Saran : Satu minggu penuh diawal-awal buat pengenalan nada (notasi dasar)
Divisi Humas
 KEMENTERIAN, RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS JEMBER
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIT KEGIATAN PADUAN SUARA MAHASISWA “SYMPHONY CHOIR”
Kampus Fakultas Teknologi Pertanian
Jl. Kalimantan Bumi Tegal Boto Jember Telp/Fax. (0331) 321784

Hadir : Cici
Joblist : jarkom rapat panitia, jarkom singer, pengajuan proposal, koordinasi dengan
alumni, membantu perkap mendata+menembusi transportasi
- Jarkoman untuk rabes sudah siap
Aziz :
1. Humas berhubungan dengan singer dan kedatangannya. Jadi, apabila sudah ada
singer fix, segera dibagi Pj dan dipastikan bener-bener kalian bisa ngajak
mereka untuk datang. Jangan hanya memberikan jarkoman, harus bisa
memberikan kenyaman. Kemudian variasi jarkoman diperlukan, agar singer
ataupun panitia tidak bosan
2. Pj pengajuan proposal terlalu banyak. Tidak semua masuk ke ruangan wd 3, jadi
dari humas bisa satu orang saja yang mendampingi OC, Sc, ataupun nantinya
OC umum. Selain itu kalian juga harus paham isi proposal
3. Terkait koordinasi dengan alumni, Pj nya jangan hanya satu orang (Cici)
Cici : khusus jika ada keperluan tertentu, hanya aku
4. Detail kata-katanya diperhatikan seperti pemakaian pakaian, sepatu/sandal
5. Saran : harus banyak-banyak koordinasi dengan CO terdahulu ataupun mbak
mas yang lain yang berpengalaman, jangan hanya satu pihak
Cici : kedepannya bisa, berhubung sekarang masih sibuk KKN jadi belum bisa
maksimal dan tanya-tanya lebih jauh
Ayin : Redaksi isi jarkoman. Ini dikoreksikan kemana?
Andika : Cici sudah minta pendapat ke OC, dari OC ke SC.
Sari : Anggotannya dibilangin, (pesan kalo jangan diteruskan) biar terlihat lebih
sopan
SC :
- Humas PPT kurang banyak
- Tugasnya bukan hanya membantu perkap saja sewaktu mendata, tetapi membantu
setiap divisi yang membutuhkan melalui jarkoman
- Pembuatan variasi jarkoman (video menarik, Vn, kata-kata) diperhatikan
- Tidak hanya tugas humas yang ngecek dan mengoreksi perihal jarkoman, tapi
semua berhak dan boleh ikut memberi masukan
- Pj jarkom dibuat detail (seperti penambahan nama siapa saja yang dijarkom), kalian
cantumkan di ppt
- Terkait jarkom pelatih koordinasikan dengan divisi pelatihan
Divisi Perlengkapan
Hadir : Fela, Yesi, Novi
Joblist : menyediakan perlengkapan dan ruang selama kegiatan, menyediakan transportasi
hari H, membuat denah ruang, menyediakan dan penggandaan partitur, mendata barang
yang akan pinjam, dokumentasi latihan san hari H
- Catatan : Dari perkap targetnya maksimal H-2 hari peminjaman ruang harus fix
Aziz : Ketika mempersiapkan ruang dan keyboard pada jam latihan, pjnya
ditambahi biar kerja lebih mudah/ minta tolong yang lain.
Fela : persiapan ruang nanti, minta bantuan anggota/panitia lain
Aziz : dokumentasi setiap kegiatan diperhatikan. Buat inovasi seperti video untuk
membantu humas
Fela : Siap
 KEMENTERIAN, RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS JEMBER
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIT KEGIATAN PADUAN SUARA MAHASISWA “SYMPHONY CHOIR”
Kampus Fakultas Teknologi Pertanian
Jl. Kalimantan Bumi Tegal Boto Jember Telp/Fax. (0331) 321784

Ayin : perlengkapan yang dibutuhkan, cantumkan di ppt

Monica : Mulai mendata barang yang dipinjam kapan?
Fela : Deadline 5 hari sebelum hari H. Nanti barang masuk dan barang keluar
disiapkan juga. Jadi H-7 sudah mulai dikumpulin
Aziz : barang yang dipinjam dikasih label. Penempatan juga diperhatikan, kalau bisa
di buat denah biar jelas
SC :
- Belum ada pj persiapan sewaktu latihan (bisa perminggu/perhari)
- Pendataan kebutuhan, jadi h-1/2 minggu langsung bisa mulai pc ke grup/pribadi
(kamera, kabel olor, setrika dll)
- TM harus didokumentasikan buat lampiran LPJ
- Transportasi juga sudah mulai cari-cari
- Partitur notasi dasar disiapkan

Divisi Konsumsi
Hadir : Monica, Sari
Joblist : menyiapkan air hangat untuk singer, air minum pelatih, ramuan/kencur, ubi/buah
dan vitamin sbg pendamping, mamiri serta mamirat hari H
Fela : pembagian ramuan dijadwal nggak ? apa tetep ngingutin jadwal pelatih
seperti kegiatan sebelumnya?
Monica : iya, 2 minggu pertama kencur, 2 minggu pertama ramuan.
Aziz :
1. RAB harus dipersiapkan serinci mungkin. Diskusikan lagi masalah ramuan.
Soalnya kebutuhan konsumsi kan banyak.
2. Pembagian kencur dan vitamin ini harus diperhatikan karena kedatangan singer
yang bergantian dan kadang tidak pasti datang semua. Kalo sudah busuk apa
mau beli lagi?
3. masalah ramuan yang tidak awet berhari hari, kalo udah nggak layak minum,
apa mau dibuatkan lagi?
Monica : pembagian disesuikan dengan presensi hari itu, siapa yang datang hari itu
ya dikasih. Nanti pasti dikira-kira, soalnya kencur yang dibeli nanti nggak banyak
Monica : sebenernya kencur sama ramuan ini hampir dari segi kasiat, jadi kalo
seperti itu mungkin lebih sering ngasihkan kencur aja
Ayin : rencananya saat TM mau disiapkan apa?
SC : biasanya air minum sama permen
Monica : Baik nanti didiskusikan
Aziz : Penggunaan air galon gimana? Apa sama kayak kegiatan sebelumnya
sepertinya masih sama. Air panas pakai isi ulang, dispenser pakek aqua asli
Monic : Disiasati, air isi ulang dididihkan
SC :
- Jadwal pemberian beseta mekanisme pemberian kencur / vitamin
- Daripada terjadi pembengkakan dana, mending ramuan nggak usah (hapus)
- Beli buah yang murah seperti pepaya
- Tidak setuju kalo pakai isi ulang, masalah kesehatan. Takutnya berdampak pada
kesehatan singer. Kalian kan rata-rata THP.
 KEMENTERIAN, RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS JEMBER
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIT KEGIATAN PADUAN SUARA MAHASISWA “SYMPHONY CHOIR”
Kampus Fakultas Teknologi Pertanian
Jl. Kalimantan Bumi Tegal Boto Jember Telp/Fax. (0331) 321784

- Terkait dana, kita beratkan ke singer. Mereka yang butuh, kita yang memfasilitasi.
Tidak apa-apa beli galon aqua asli mahal.
- Segala kebutuhan singer direkap
- Anggaran buat konsumsi benar-benar diperhitungkan
- Mamiri Mamirat mulai dicicil
- Jangan lupa daftar alergi singer
- Buat juga pencapaian konsumsi (kamu ngasih apa aja)
- Disiapkan mekanismenya pemberian apapun kalo misal singer nggak datang
- Dipikirkan juga misal ada singer yang nggak bisa makan kencur. Contoh kayak RC
2 tahun lalu dikasih garam tapi jangan banyak2
- Konsumsi pelatih disiapkan 2 botol air mineral ukuran sedang.
Monica : nanti beli satu dus, biar hemat

Divisi Koreo Kostum

Hadir : Dinda
Joblist : pendataan dan pengumpulan kostum, desain dan tema kostum, pembuatan dan
peminjaman kostum, list pembelian make up, koreografi, menghubungi perias
Aziz : apakah sudah ada target pengumpulan kostum?
Dinda : tgl 1 Oktober- 2 November
Aziz : Timeline koreo sudah didiskusikan dengan pelatihan?
Dinda : sudah
Aziz : untuk koreo, 3 minggu apakah sudah cukup? Berhubung ini lagu yang
dibawakan bukan Hymne dan Mars lagi
Saran : Pj nya kalau bisa latihan dulu, selanjutnya ngajarin yang lain biar semua
orang (anggota/panitia) bisa
SC :
- Biar nggak nganggur, agendakan pendataan peralatan make up yang nanti
hubungannya sama anggaran dana. Soalnya habis rabes TM lanjut proposal
- Jasa perias mulai dicari-cari
- +/- perias kegiatan sebelumnya dijadikan pertimbangan. Iuran sebisa mungkin lebih
diberatkan ke singer soalnya kan kita memfasilitasi singer
- Jangan mepet untuk koreo, takutnya dari singer nggak klik. Konsultasi dengan
pelatih sesegera mungkin
Bendahara
Hadir : Ella (sakit)
SC : kritis sama uang, nota harus ada
Sekretaris
Joblist : penyusunan proposal dan LPJ, surat menyurat, pembuatan jadwal latihan,presensi
singer dan pelatih, pengajuan proposal, pengumpulan administrasi kegiatan
- Penyusunan proposal sudah dicicil dan sudah dikirim ke sc, tinggal nunggu
anggaran dari bendahara
- Capaian masih banyak yang belum tercapai dan beberapa sedang berjalan
Aziz : terkait surat ketersediaan (kontrak singer) ini urgent nya seperti apa. Kalo ada
yang melanggar, gimana?
 KEMENTERIAN, RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS JEMBER
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIT KEGIATAN PADUAN SUARA MAHASISWA “SYMPHONY CHOIR”
Kampus Fakultas Teknologi Pertanian
Jl. Kalimantan Bumi Tegal Boto Jember Telp/Fax. (0331) 321784

Andika : Sebenerenya ini untuk mengantisipasi mrotolnya singer. Jika ada yang
melanggar, tidak langsung dilepas, tapi didiskusikan dengan panitia lain/OC sendiri.
Terlebih bisa empat mata dengan singer. Semua kembali pada diri masing-masing
Aziz : kalo misal ada yang sakit, dan orang tua protes/menuntut atas kontrak yang
telah dibuat gimana?
Andika : sakit itu tidak bisa dipaksakan. Kalo memang tidak bisa ikut latihan dan
lomba lagi ya kami bisa maklumi
Aziz L Surar permohonan rabes apakah tau DL penyerahannya kapan ?
Sindy : sudah tanya ke sc dan sekum masalah surat terseebut, untuk jaraknya belum
tau. Masih terhambat keadaan sekum maupun SC yang sedang KKN
Aziz : Surat permohonan rabes H-2 minggu
Aziz : Pembuatan jadwal latihan ini mau bagaimana?
Sindy : berkaca dengan lpsaf, membuat pj per hari, di print dan ditempel sekaligus
dishare
Aziz : Masalah presensi yag selip. Misal si singer datang tapi terlambat sedangkan
presensi sudah kamu bawa?
Sindy : setiap kegiatan langsung direkap dan kalo masalah terlambat, mungkin bisa
langsung dicentang asal sudah konfirmasi dulu ke sekretaris
SC :
- Masalah surat ketersedian hanya formalitas karena kalau sudah ttd dalam keadaan
sadar. Otomatis ada tanggung jawab dan tergantung pribadi masing-masing.
- Notulesni kegiatan jangan lupa. Ada form khususnya
- Terakit surat rabes kalau misal dari sekum ga ada jawaban langsung ke oc umum.
Segera diprint out
- Presensi singer ditulis jam kedatangannya. Sekretaris bisa minta bantuan divisi lain
untuk menjaga absensi karena bisa menjadi penilain singer
- Evaluasi diakhir setiap kegiatan disampaikan kehadiran singer
- Ttd ketua panitia di undangan jangan sampai kosongan
- Rekap absensi panitia rakor, rabes jangan lupa untuk penilaian panitia untuk sertif
- Masalah undangan sampe peldas 4 aja. Pastikan dulu ke OC umum
- Kurangi pengiriman onlen, perhatikan jamnya takutnya ada kesalahpaham
dikarenakan setiap individu beda-beda

Ketua
Joblist : pembentukan kepanitian, daedline timeline tiap divisi, koordinasi terkait rapat
koordinasi dan rapat besar
- 26 Juni pembentukan panitia
- 24 Agustus : TM
- 28 Agsts : Latihan Perdana
- Rapat besar kedua terkait proposal
SC :
- Sewaktu TM sampaikan visi misi kamu ikut RC, sekaligus kamu pahami visi misi
PSM
- Harus tegas
- Diajak panitianya
- Dipertahankan singer
 KEMENTERIAN, RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS JEMBER
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
UNIT KEGIATAN PADUAN SUARA MAHASISWA “SYMPHONY CHOIR”
Kampus Fakultas Teknologi Pertanian
Jl. Kalimantan Bumi Tegal Boto Jember Telp/Fax. (0331) 321784

- PR kalian masih banyak

- Rabes anggotanya harus banyak
- TL : dikontrol dan di update terus
- Jaga kesehatan
- Saling menghargai satu sama lain
- Panitia sebagai contoh singer.
- Sering-sering kumpul
- Sering konsultasi ke mbak masnya
Penting :
Mekanisme TM:
1. MC Pembukaan
2. Sambutan
3. Penyampaian kesepakatan/ peraturan (Divisi Pelatihan + Ketua )
4. Penutup
Catatan :
- iuran di awal bagi singer dan panitia itu perlu
- Andika berikan kata/kalimat motivasi saat TM
- Surat ketersediaan ini tetap pada koridor, kalo singer nggak setuju tidak perlu
dipakai
- Diperhitungkan anggaran dana setiap divisi. Harus tau kebutuhan

Kesimpulan
1. Rakor TM tanggal 16 Agustus 2019 pukul 14.00 WIB di sekret PSM
2. Isi PPT yang masih kurang dan ada sedikit kesalahan segera diperbaiki
3. Ini masih awal, semangat