UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : Hal :

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
DENGAN SNPT 02 1 dari 20

PEDOMAN
PENERAPAN ISO 9001:2015
KLAUSUL 7.5
PENGENDALIAN DOKUMEN

Pengesahan
Disiapkan Oleh Diperiksa Oleh Disahkan Oleh

Dr. H. Jaja Suteja, SE., M.Si H. Rasman Sonjaya, S.Sos. M.Si. Prof. Dr. Ir. H. Eddy Jusuf Sp., M.Si, M.Kom
Wakil Rektor I Ketua SPI Rektor

Dokumen Sistem Mutu ini milik UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG dan TIDAK DIPERBOLEHKAN

dengan cara dan alasan apapun membuat salinan tanpa seijin Ketua Satuan Penjaminan Mutu
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : Hal :

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
DENGAN SNPT 02 2 dari 20

7.5 PENGENDALIAN DOKUMEN

BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Tujuan
Mengatur sistem pengendalian dokumen meliputi penomoran, pengelompokan,
pengesahan, pendistribusian, revisi serta penyimpanan agar dokumen terkendali.
Titik Kritis dari pengendalian dokumen adalah revisi versi.

1.2. Ruang Lingkup

1.2.1 Berlaku terhadap seluruh dokumen sistem mutu yang ada serta digunakan oleh
Universitas Pasundan Bandung.
1.2.2 Proses yang dikelolal meliputi :
a) Penyimpanan Dokumen Mutu yang Baru
b) Pencatatan Dokumen Kadaluwarsa
c) Pencatatan Revisi Dokumen Mutu (Yang Lama Kadaluwarsa dan
Diganti dengan yang baru).
d) Pendistribusian Dokumen Baru/Revisi kepada unit kerja terkait
e) Pengaksesan Dokumen Mutu yang Terkendali oleh unit kerja.

1.3. Referensi
- ISO 9001:2015 Klausul 7.5
- Manual Mutu Universitas Pasundan Bandung

1.4. Definisi.
- Dokumen Internal : Segala dokumen terkait SPMI yang diterbitkan dari internal
Universitas Pasundan.
- Dokumen Eksternal : Segala dokumen dari luar Universitas Pasundan yang
dijadikan acuan dalam menyusun dokumentasi sistem mutu atau dalam
melaksanakan proses bisnis.
- Dokumen Induk : Segala dokumen sistem mutu yang diterbitkan dari Universitas
Pasundan dan dipakai dalam melaksanakan pekerjaan.
- Dokumen Terkendali : Segala salinan dokumen induk yang distribusinya
dikendalikan oleh Sekretariat SPM; artinya dokumen tersebut harus update jika ada
perubahan / revisi.
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : Hal :

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
DENGAN SNPT 02 3 dari 20

- Dokumen Tak Terkendali : Segala salinan dokumen induk yang distribusinya tidak
dikendalikan oleh Sekretariat SPM; artinya jika ada perubahan / revisi atas
dokumen tersebut, Sekretariat SPM tidak mengeluarkan salinan terbaru.
- Dokumen Kadaluarsa : Segala dokumen yang pernah diterbitkan dan kemudian
tidak dipakai lagi dalam melaksanakan pekerjaan.
- Aplikasi Monev SPI : adalah perangkat lunak aplikasi yang digunakan untuk
pelaksanaan SPMI di UNPAS.

1.5. Penanggung Jawab

1.5.1 Ketua lembaga/Unit Kerja bertanggung jawab dalam :
a) Mengakses dokumen internal selalu dari aplikasi Monev SPI
b) Mensosialisasikan perubahan dokumen internal kepada staf akademik maupun non
akademik terkait perubahan dokumen internal yang berdampak pada pelaksanaan
proses bisnis.
1.5.2 Sekretariat SPM bertanggung jawab dalam :
a. Menyimpan & mendistribusikan dokumen induk internal yang baru.
i. Dokumen master soft copy
ii. Dokumen master hard copy
iii. Dokumen yang didistribusikan secara hard copy
iv. Dokumen yang didistribusikan secara soft copy

b. Menarik dokumen internal yang kadaluarsa

c. Menyimpan & mengendalikan dokumen eksternal

1.6. Ketentuan Umum

1. Pengelolaan dokumen mutu dilakukan secara fisik (hard copy) dan soft
copy. Dokumen fisik adalah tidak terkendali sedangkan soft copy
merupakan dokumen terkendali setiap saat.
2. Dokumen fisik akan diperbarui edisinya dan didisgtribusikan kembali
setiap 5 tahun sekali sedangkan dokumen dalam bentuk soft copy
didistribusikan secara online melalui aplikasi Monev SPI dan diupdate
secara real time.
3. Identitas kendali dokumen tertera pada watermark dari dokumen
tersebut. Ada dua jenis watermark :
a. Untuk dokumen yang masih aktif : “ dokumen online ini terkendali,
namun versi cetaknya kategori tidak terkendali”
b. Untuk dokumen yang kadaluwarsa : “dokumen online ini sudah
kadaluwarsa.
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : Hal :

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
DENGAN SNPT 02 4 dari 20

4. Dokumen Sistem Mutu yang diterapkan adalah sebagai berikut :

a. Kebijakan Mutu
b. Sasaran Mutu
c. Rencana Mutu
d. Manual Mutu
e. Prosedur Mutu
f. Instruksi Kerja
g. Dokumen pendukung yang terdiri dari: Formulir, Lembar kerja, dokumen
eksternal dan arsip

5. Selain dokumentasi Sistem Mutu yang telah disebutkan di atas, dikenal pula
beberapa dokumen formal yang berlaku & diterapkan di Universitas Pasundan
sebagai acuan pelaksanaan proses akademik, beberapa dokumen tersebut antara
lain :
a. Statuta
b. Visi dan Misi
c. Rencana Strategis
d. Kebijakan Akademik
e. Standar Akademik
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : Hal :

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
DENGAN SNPT 02 5 dari 20

BAB II
PROSEDUR PENGENDALIAN RECORD CATATAN MUTU

2.1. Prosedur Pengendalian dan Distribusi Dokumen Softcopy Baru

1. Setelah sebuah dokumen mutu secara substansi disetujui dan

disahkan, maka Sekretariat SPM membuat dokumen mutu
Penyiapan dengan watermark “Aktif, Terkendali ketika didownload dan
Dokumen Softcopy tidak terkendali ketika dicetak “ dalam bentuk Word dan Pdf.

▼
2. Sekretariat SPM menyimpan softcopy dokumen mutu dalam
Pengelolaan
bentuk Word dan Pdf pada hard disk dan selalu mengupdate
Master Soft copy
penyimpanan tersebut setiap ada perubahan dokumen mutu pada
Dokumen Mutu
aplikasi monev.
Internal
▼
3. Sekretariat SPM mengentry identitas dari dokumen mutu yang
baru ke dalam aplikasi Monev. Selanjutnya file PDF dari
Entry Dokumen
dokumen mutu tersebut di upload dan diatur distribusi hak
Baru ke Aplikasi
aksesnya ke unit kerja terkait.
Monev SPI

▼
4. Sekretariat SPM membuat surat fisik kepada unit kerja terkait
Sosialisai dokumen
tentang dokumen mutu yang baru tersebut dengan melampirkan
baru kepada unit
identitas dokumen yang baru dalam surat tersebut. Selanjutnya
kerja terkait
melalui surat
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : Hal :

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
DENGAN SNPT 02 6 dari 20

2.2. Alur Proses Pendistribusian Dokumen FISIK (TIDAK TERKENDALI)

1. Dokumen Sistem Mutu yang akan didistribusikan secara fisik

Penggandaan Fisik adalah Dokumen Master yang di gandakan, diberi stempel
Dokumen Master “TIDAK TERKENDALI” dan nomor distribusi pada lembar
dan Cap pengesahannya.
Terkendali

▼
2. Dokumen sistem mutu didistribusikan oleh Sekretariat SPM pada
Lembaga yang berkepentingan terhadap dokumen tersebut sesuai
Distribusi dengan Matriks Distribusi Dokumen.
Dokumen Fisik

▼
3. Pendistribusian dokumen fisik sistem mutu dilakukan dengan
Serah Terima menggunakan form Distribusi Dokumen sebagai bukti
Dokumen dengan penerimaan atau penarikan dokumen.
Form Distribusi

▼
4. Untuk dokumen eksternal yang berupa Peraturan atau
Distribusi Perundang-undangan, didistribusikan dalam status “TIDAK
Dokumen TERKENDALI” dan tidak perlu ditarik kembali jika ada
Eksternal peraturan baru yang terbit.

2.3. Alur Proses Revisi Dokumen

1. Setiap karyawan boleh mengajukan usulan perubahan Prosedur

Usulan Perubahan
Mutu, Instruksi Kerja dan Dokumen lain dengan tujuan untuk
Dokumen
meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.
▼
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : Hal :

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
DENGAN SNPT 02 7 dari 20

2. Usulan perubahan Prosedur Mutu yang mempengaruhi bagian

Koordinasi dengan lain harus dikoordinasikan dengan bagian-bagian yang terkait
bagian lain dengan dokumen tersebut.

▼
Peninjauan Usulan 3. Usulan perubahan dokumen ditinjau oleh pembuat dokumen dan
Perubahan disetujui oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan table
Dokumen kewenangan pengesahan dokumen.
▼
4. Usulan perubahan dokumen diajukan dengan menggunakan form
Pengajuan Permintaan Perubahan Dokumen.
Perubahan
▼
5. Dokumen yang telah disetujui di proses oleh Sekretariat SPM,
diberi nomor revisi baru dan tanggal berlaku baru.
a. Bila nomor revisi telah mencapai 10 maka dokumen tersebut
Pemberian nomor harus diterbitkan ulang dan kembali ke revisi 00.
revisi dan tanggal b. Untuk perubahan yang bersifat redaksional atau perubahan
baru. dengan tanpa mengubah kandungan materi prosedur
operasional atau instruksi kerja, tidak dilakukan revisi.

▼
6. Pengesahan kembali dokumen sistem mutu dilakukan sesuai
Pengesahan dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen.
Dokumen
7. Sekretariat P2M memperbaharui Daftar Dokumen Master dan
memberi stempel “DOKUMEN Master” pada lembar
Up Date Daftar pengesahan dokumen hasil revisi yang telah disetujui, dan
Dokumen Master melakukan pencatatan point-point dokumen yang dirubah
dengan menggunakan form Riwayat Perubahan Dokumen.

▼
8. Penggandaan dokumen Induk dan Riwayat Perubahan
Distribusi Dokumen, sesuai dengan kebutuhan distribusi dokumen yang
Dokumen tercantum dalam Matriks Distribusi Dokumen.
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : Hal :

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
DENGAN SNPT 02 8 dari 20

2.4. Alur Proses Dokumen Kadaluarsa.

1. Apabila dokumen yang telah direvisi diberlakukan, maka

dokumen “DOKUMEN TERKENDALI” yang telah kadaluarsa
Penarikan harus ditarik dan dilakukan tindakan tertentu oleh Sekretariat
Dokumen KPM untuk menjaga penggunaan yang tidak disengaja.
Kadaluarsa

▼
Pengecapan 2. Dokumen Master yang kadaluarsa diidentifikasi dengan
Dokumen stempel “DOKUMEN KADALUARSA” dan disimpan oleh
Kadaluarsa sekretariat SPM.
▼
3. Dokumen Eksternal yang dijadikan acuan dalam penyusunan
Pencatatan
dokumen atau dipakai sebagai acuan pelaksanaan pekerjaan
Dokumen
dicatat
Eksternal

Sosialisasi 4. Sekretaris SPM membuat surat pemberitahuan tentang

Dokumen dokumen yang dinyatakan kadaluwarsa
Kadaluwarsa

2.5. Bentuk dan Warna Stempel

- Bentuk-bentuk stempel yang digunakan baik stempel “DOKUMEN MASTER“,
“DOKUMEN TERKENDALI“, “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI“,
“DOKUMEN KADALUARSA“ sesuai dengan Contoh Stempel Pengendalian
Dokumen terlampir.
- Watermark pada dokumen SoftCopy “Status Dokumen :
AKTIF/KADALUWARSA ; Dokumen ini Terkendali saat Anda download; namun
jika di sudah di download dan dicetak menjadi tidak terkendali”

- Warna stempel dipakai selain hitam untuk stempel “DOKUMEN MASTER“,

“DOKUMEN TERKENDALI“, “DOKUMEN TIDAK TERKENDALI“,
“DOKUMEN KADALUARSA“ Pemakaian stempel berwarna dimaksudkan
untuk membedakan antara dokumen asli dan hasil foto copy.
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi : Hal :

KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
DENGAN SNPT 02 9 dari 20

2.6. Dokumen Terkait

1) Metode Penomoran Dokumen
2) Tabel Aturan Kewenangan Pengesahan Dokumen
3) Contoh Stempel.
4) Daftar Dokumen Induk
5) Daftar Dokumen Eksternal
6) Matriks Distribusi Dokumen
7) Penyerahan Dokumen
8) Permintaan Perubahan Dokumen
9) Riwayat Perubahan Dokumen
10) Daftar Dokumen (per Bagian)
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
10 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
11 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
12 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
13 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
14 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
15 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
16 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
17 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
18 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
19 dari
DENGAN SNPT 02
20
 UNIVERSITAS PASUNDAN BANDUNG

No. Dokumen : PEDOMAN 7.5 Tgl Berlaku :

UNPAS-ISO 9001:2015 - 7.5 16-04-2018

Hal :
PEDOMAN SMM ISO 9001:2015 PENGENDALIAN DOKUMEN Revisi :
KLAUSUL 7.5 TERINTEGRASI
20 dari
DENGAN SNPT 02
20