Anda di halaman 1dari 6

1.

Pemesanan dan Pembelian Bahan Makanan


Pemesanan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP Dr. Hasan Sadikin
Bandung menyesuaikan bahan makanan yang dibutuhkan setiap hari.Pesanan
bahan makanan dibuat kedalam bon pemesanan. Bon pemesanan bahan makanan
berisikan tanggal pemesanan, nama bahan makanan, dan jumlah bahan, tanpa
mencantumkan spesifikasi bahan makanan yang dipesan.
Alur Pemesanan Bahan Makanan di RSUP Hasan Sadikin Bandung :
a. Proses pemesanan bahan makanan dimulai dari pembuatan Daftar Permintaan
Makanan Pasien (DPMP) di dapur ruangan oleh petugas gizi.
b. Daftar Pemesanan Makanan Pasien (DPMP) di lanjutkan dengan pembuatan
lembaran pengesahan yang ditanda tangan oleh penanggung jawab dapur
ruangan.
c. Penyerahan Daftar Pemesanan Makanan Pasien (DPMP) ke Instalasi Gizi
paling lambat jam 9.00, lalu di lakukan perekapan Daftar Pemesanan Makanan
Pasien (DPMP) menjadi Les makanan pasien dan di serahkan paling lambat
pukul 11.00 ke bagian Perencanaan, Administrasi Pengolahan dan Penyaluran
Makanan (PPM) untuk dilihat berapa jumlah yang akan diolah.
d. Data les makanan diserahkan ke bagian perencanaan untuk membuat Taksiran
Kebutuhan Bahan Makanan (TKBM). Taksiran Kebutuhan Bahan Makanan
selanjutnya digunakan oleh bagian ADUM sebagai dasar untuk membuat
pemesanan bahan makanan kerekanan dengan menyesuaikan stok gudang.
e. Daftar pemesanan bahan makanan segar dibuat oleh Administrasi Umum
(Adum) pada pukul 14.00 WIB. Sebelum dilakukan pemesanan bahan makanan
ke rekanan, pada pukul 13.00 WIB proses pemotongan jumlah bahan makanan
yang sudah dimasukkan berdasarkan Taksiran Kebutuhan Bahan Makanan
(TKBM) di kurangi dengan stok bahan makanan yang ada di gudang atau yang
biasa disebut pemotongan.
Pemesanan bahan makanan segar (BMS) dilakukan pemesanan untuk setiap
hari, untuk bahan makanan kering (BMK) pemesanan dilakukan satu bulan 1 kali
sesuai kebutuhan, sedangkan untuk yang BML dan BMF pemesanannya dilakukan
setiap sepuluh hari sekali atau setiap 1 kali siklus menu. Proses pemesanan
dilakukan oleh bagian perencanaan berdasarkan rekapitulasi dari pihak gudang.
Daftar pemesanan BMK, BML, dan BMF dicetak rangkap lima untuk diserahkan
kepada rekanan, arsip Instalasi Gizi, gudang BMS dan BMK serta bagian
perencanaan.
Proses pembelian bahan makanan di Instalasi Gizi Rumah Sakit Hasan
Sadikin Bandung dilakukan dengan sistem pelelangan yang dilakukan secara
terbuka di website RSUP Dr. Hasan Sadikin Bandung, dan pemenang lelang yang
memenuhi syarat yang telah ditetapkan akan di kontak oleh pihak Rumah Sakit
Hasan Sadikin Bandung. Setelah itu pemenang akan di tunjuk sebagai rekanan oleh
bagian ULP (Unit Layanan Pengadaan) yang memiliki tugas memenuhi kebutuhan
bahan makanan instalasi gizi berdasarkan spesifikasi bahan makanan yang harus di
penuhi oleh pihak rekanan dan di evaluasi selama 3 bulan sekali. Jika tidak
melakukan kesalahan yang fatal maka kerjasama itu akan terus berlanjut.
2. Penerimaan Bahan Makanan
Penerimaan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP Dr. Hasan Sadikin
dilakukan oleh PPBNM (Panitia Penerimaan Barang Non Medis) yaitu tergolong
penerimaan konvensional, pada hari penerimaan yang dilihat oleh panitia meliputi
spesifikasi, dan berat bahan yang diterima. Saat itu adalah penerimaan ikan kakap,
yang seharusnya datang sesuai dengan permintaan, namun yang datang tidak
sesuai dengan permintaan yaitu ikan bandeng, maka dari itu Panita menegur
supplier karena yang datang tidak sesuai dengan permintaan. Alasan supplier tidak
sesuai dengan permintaan adalah karena ikan kakap susah didapat, sehingga ikan
bandeng menjadi gantinya. Kemudian pada penerimaan sayuran juga banyak yang
dikembalikan karena tidak sesuai permintaan, seperti contoh kemarin adalah
sayuran kacang panjang. Kacang panjang tersebut tidak sesuai dengan spesifikasi
karena banyak yang berlubang dan berulat, sehingga Panitia meminta supplier
mengganti dengan bahan baru yang sesuai dengan spesifikasi. Penerimaan bahan
makanan di Instalasi Gizi RSUP Dr. Hasan Sadikin meliputi penerimaan Bahan
Makanan Segar (BMS), Bahan Makanan Kering (BMK), Bahan Makanan Lain (BML)
dan Formula Enteral (FE). Penerimaan bahan makanan diterima oleh Panitia
Penerima Barang Non Medis (PPBNM) di ruangan penerimaan yang terletak di
bagian belakang gedung Instalasi Gizi. Hal ini bertujuan untuk mempermudah proses
penerimaan bahan makanan yang datang.
Penerimaan bahan makanan yang dilakukan dibagi menjadi tiga bagian,
yaitu:
a. Penerimaan Bahan Makanan Segar (BMS)
Adapun ketentuan dalam penerimaan bahan makanan segar yang ada di
instalasi Gizi , yaitu :
1) Penyerahan bahan makanan dilakukan oleh supllier setiap hari paling lambat
pukul 07.00 WIB, untuk beberapa bahan makanan seperti telur diterima
paling lambat pukul 09.00 WIB.
2) Apabila ada penolakan dari panitia penerimaan bahan makanan, maka harus
segera diganti selambat-lambatnya pukul 11.00 WIB pada hari yang sama.
3) Apabila ada pesanan tambahan untuk menu makan siang, maka pemesanan
diserahkan ke supplier paling lambat pukul 11.00 WIB dan untuk menu sore
sampai pukul 14.00 WIB contohnya seperti Roti.

4) Penyerahan dilakukan dengan surat jalan rangkap 3 (tiga) diberikan kepada


ADUM, PPBNM, dan Rekanan dengan mencantumkan nomor, nama bahan
makanan, satuan, volume dan dilakukan pengecekan mutu secara visual dan
penimbangan bahan makanan oleh keterangan.vu

Berdasarkan pengamatan yang kami lakukan terhadap penerimaan bahan


makanan segar selama kegiatan di bagian PPM, penerimaan Bahan Makanan Segar
(BMS) di lakukan setiap hari di ruang penerimaan bahan makanan. Proses
penerimaan bahan makanan segar ini dilakukan pagi hari pada pukul 07.00 WIB oleh
Panitia Penerimaan Barang Non Medis (PPBNM). Bahan makanan di tempatkan ke
dalam alat klontong/wadah khusus sesuai dengan jenis bahan, misalnya sayur untuk
sayuran, bumbu, dan buah-buahan, kantong plastik untuk daging-dagingan, rak telur
untuk telur, dan box plastik bening untuk tahu, kue, dan puding. Selanjutnya panitia
penerimaan. Pengecekan yang dilakukan berupa pengecekan kesesuaian jumlah,
jenis bahan makanan, dan spesifikasi bahan makanan. Jika bahan makanan yang di
kirim rekanan melebihi jumlah bahan makanan yang dipesan (maximal 2kg), maka
bahan makanan tersebut akan di kembalikan dan apabila terdapat kekurangan
pengiriman oleh rekanan, maka rekanan akan mengirim kembali bahan makanan
yang kurang.
Apabila berat BMS yang datang kurang maka rekanan harus menambah
kekurangan.Jika berat sayuran yang datang lebih maka tidak dikembalikan
kerekanan karena biasanya untuk mengganti jika ada sayuran yang berlubang atau
busuk.Sedangkan lauk hewani yang kelebihan disimpan di freezer sebagai
pengurangan dihari berikutnya jika bahan tersebut kembali dipesan.Sayuran yang
diterima pada hari ini adalah untuk pengolahan menu siang hari ini, sore hari ini dan
besok pagi. Sedangkan lauk hewani yang diterima hari ini adalah lauk hewani yang
akan diolah untuk menu sore hari ini, besok pagi dan besok siang. Bahan makanan
yang akan diolah hari ini akan disalurkan ke unit-unit persiapan dan pengolahan,
sedangkan bahan yang akan digunakan besok disimpan di gudang bahan makanan
segar.
b. Penerimaan Bahan Makanan Kering (BMK)
Adapun ketentuan dalam penerimaan bahan makanan kering yang ada di
Instalasi Gizi RSUP Dr. Hasan Sadikin, yaitu :
1) Penyerahan BMK selambat-lambatnya 10 kerja dari tanggal pemesanan
2) Pengiriman dilakukan pada jam kerja
3) Penyerahan dilengkapi dengan surat jalan rangkap 3 (tiga) dengan
mencantumkan nomor, macam barang, satuan, volume dan keterangan.

Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, untuk alur penerimaan bahan


makanan kering di RSUP Dr. Sakit Hasan Sadikin Bandung adalah penerimaan
bahan makanan kering dari rekanan ke gudang BMK.Bahan makanan kering
yang di terima oleh PPBNM rata-rata dalam bentuk kemasan pabrik, sehingga
memudahkan petugas PPBNM menghitung jumlah pesanan dan jumlah barang
yang diterima.
Bahan makanan yang telah diterima kemudian akan langsung disimpan
kedalam gudang BMK. Bahan makanan kering seperti beras, gula, minyak,
biasanya diterima sesuai dengan jumlah yang tertera pada bon
pesanan.Kegiatan penerimaan bahan makanan kering tidak dilakukan setiap
hari, namun dilakukan setiap satu bulan sekali untuk setiap periodenya.
c. Penerimaan Bahan Makanan Lain (BML) Dan Formula Enteral (FE)
Beberapa ketentuan penerimaan bahan makanan lain (BML) dan Bahan
Formula & Nutrisi Enteral (BMF):
1) Penyerahan selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kerja dari tanggal pemesanan.
2) Pengiriman dilakukan pada jam kerja.
3) Penyerahan dilengkapi dengan surat jalan rangkap 3 (tiga) dengan
mencantumkan nomor, macam barang, satuan, spesifikasi, volume dan
keterangan

Proses penerimaan bahan makanan lain dan formula enteral tidak jauh
berbeda dengan proses penerimaan bahan makanan kering, penerimaan
dilakukan oleh PPBNM dari rekanan, kemudian bahan makanan yang telah
diterima akan terlebih dahulu diberi label tanggal penerimaan bahan makanan,
dan dicek tanggal kadaluarsanya (minimal 6 bulan dari tanggal penerimaan
bahan makanan)untuk menjalankan sistem FIFO dan FEFO, sebelum akhirnya
bahan makanan disimpan di gudang Bahan Makanan Kering.
3. Penyimpanan dan Penyaluran Bahan Makanan
a. Penyimpanan Bahan Makanan
Penyimpanan bahan makanan di Instalasi Gizi RSUP Hasan Sadikin
Bandung di bedakan menjadi 2 (dua), yaitu bahan makanan kering dan bahan
makanan basah :
Gudang BMS merupakan tempat penyimpanan bahan makanan yang masih
segar seperti sayuran, buah-buahan, ikan, ayam, daging, telur ayam, susu
pasteurisasi, dll. Penyimpanan ini bertujuan untuk memperlambat kerusakan
terutama yang di sebabkan oleh mikroba. Suhu penyimpanan bahan makanan
segar bervariasi pada setiap produknya, dan dimana bahan makanan tersebut
disimpan. Untuk penyimpanan bahan makanan segar instalasi gizi RSUP Dr.
Hasan Sadikin memiliki chiller box, chiller, dan freezer. Berikut ini tabel
penyimpanan suhu bahan makanan:
Tabel 1. Suhu Penyimpanan Bahan Makanan Segar didalam Freezer
no Bahan makanan Suhu standar Suhu yang diamati
1 Daging dan olahannya -16,9 ˚C
2 Ayam dan olahannya -16,9 ˚C
3 Ikan Maximum 0 ˚C -16,9 ˚C
4 Jagung pipil -16,9 ˚C
5 Kacang polong -16,9 ˚C

Tabel 2. Suhu Penyimpanan Bahan Makanan Segar di dalam Chiller


no Bahan makanan Suhu standar Suhu yang diamati
1 telur 3,7 ˚C
2 buah Suhu min 1 ˚C 3,1 ˚C
3 tahu Suhu max 10 ˚C 3,1 ˚C
4 tempe 3,1 ˚C

Gudang BMS memiliki suhu ruang optimal antara <22˚C. Suhu tempat
penyimpanan bahan makanan segar seperti chiller dan freezer kecil (Box)
dilakukan 2 (dua) kali dalam sehari pengecekan suhu, yaitu jam 07.00 WIB dan
jan 14.00 WIB, sedangkan chiller dan freezer besar (room) dilakukan
pengecekan suhu setiap hari, untuk menjaga agar suhu tetap optimal..
Sedangkan untuk suhu ruangan penyimpanan bahan makanan segar dilakukan
pengecekkan 2 (dua) kali sehari seperti chiller dan freezer kecil, yaitu pukul 07.00
WIB dan 14.00 WIB oleh petugas gudang BMS.
Pengecekkan suhu di catat dalam formulir pengecekan suhu yang
membentuk grafik kesesuaian suhu saat pengecekan dengan suhu optimalnya.
Pembersihan gudang BMS dilakukan pada seminggu sekali dikarenakan
penyimpanan bahan tidak terlalu banyak, sedangkan defrost (membersihkan
bunga es) dilakukan ketika bunga es sudah banyak atau sekitar dua minggu
sekali. Selain itu terdapat rak untuk menyimpan bahan makanan serta alas untuk
menyimpan air mineral. Setiap BMS yang masuk ke gudang akan diberi etiket
bahan makanan yang berisi nama bahan, tanggal datang, tanggal pemakaian
dan tanggal batas aman pemakaian. Tanggal batas aman pemakaian ditentukan
2 hari setelah tanggal datang, sebelum diletakkan pada bahan makanan etiket
harus dibungkus dengan plastik bening agar tidak kontak langsung dengan
bahan makanan.
Gudang BMK terdiri dari dua lantai yang berisi BMK, BML dan BMF. Suhu
optimal ruang penyimpanan yaitu <22˚C. Ruang penyimpanan bahan makanan
kering cukup luas dan bersih. Dalam penyimpanannya sistem yang digunakan
adalah FIFO dan FEFO, dimana bahan makanan pertama yang masuk
(disimpan) akan menjadi bahan makanan pertama yang dikeluarkan (digunakan).
Untuk jarak antara dinding, lantai dan langit-langit sudah sesuai yaitu 5 cm dari
dinding, 15 cm dari lantai dan 60 cm dari langit-langit. Setiap bahan makanan
juga memiliki etiket bahan makanan seperti gudang BMS. Gudang BMK
dibersihkan setiap harinya oleh petugas gudang.Ruang penyimpanan BMK di
Instalasi gizi RSUP dr. Hasan Sadikin tidak melakukan penyemportan untuk
menghilangkan hama, namun dilakukan dengan SPC (Solusi Pest Control) untuk
menangkap tikus yang ada di ruang BMK.
b. Penyaluran Bahan Makanan
Penyaluran bahan makanan kering dan bahan makanan basah di Instalasi
Gizi RSUP Dr. Hasan Sadikin tidaklah jauh berbeda. Untuk bahan makanan
segar, setelah bahan makanan diterima, bahan makanan langsung dibagi
berdasarkan waktu pengolahan bahan makanan dan jumlah kebutuhan bahan
makanan yang telah dibuat oleh ADUM PPM, untuk kemudian dibawa keruang
persiapan, dimana bahan makanan segar seperti sayuran akan dikupas,
dipotong, dan dicuci untuk kemudian diolah, atau disimpan untuk pengolahan
sore hari dan esok pagi. Begitu pula untuk daging-dagingan, dilakukan persiapan
seperti pemotongan, dan pencucian untuk bahan makanan yang akan segera di
olah, dan penyimpanan untuk bahan makanan yang akan diolah sore hari, besok
pagi, dan besok siang. Untuk bahan makanan kering, bahan makan lain, dan
formula enteral, penyaluran dilakukan dari gudang BMK ke bagian PPM
berdasarkan bon pesanan bahan makanan yang diberikan oleh bagain PPM
sehari sebelumnya.