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ACTA DE REUNIÓN COMITÉ INSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO.

ACTA No. 1 FECHA: 20 de HORA INICIO: 3. Pm LUGAR: Oficina de Control Interno


Noviembre de TERMINACIÓN 5:00
2017 p.m.

OBJETIVO DE LA REUNIÓN: 1. SOCIALIZACIÓN ESTADO DE CONTROL INTERNO Decreto


648 y 1499 de 2017
RESPONSABLES DE LA REUNION: Doctor FABIAN GUERRERO, SEC Gobierno y Dra. EDILMA
ANDRADE TORRES, Jefe Oficina Control Interno.

CONVOCADOS / ASISTENTES
NOMBRES Y APELLIDOS CARGO – DEPENDENCIA ASISTIO
SI NO
FABIAN GUERRERO MORA Secretario de Gobierno Mpal X
DIANA CATALIANA ZAMBRANO C. Tesorera Municipal X
EDILMA ANDRADE TORRES Jefe Oficina Control Interno X
LUIS CARLOS ZAMBRANO Secretario de Planeación X

AGENDA

1. Verificación del quórum.

2. Socialización del Estado de Control Interno según decretos 648 y 1499 de 2017, políticas
que hay que documentar, y documentos por actualizar.

3. propuestas

4. Proposiciones y varios.

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DESARROLLO DE LA AGENDA

1. Verificación del quórum.

Se verificó el quórum y se constató que había suficiente asistencia para la reunión y desarrollo de
la agenda.

2. Socialización del Estado de Control Interno según decretos 648 y 1499 de 2017,
La Jefe de Control Interno informa a los integrantes del Comité Institucional de Control Interno,
conformado mediante Decreto 1032 del 30 de Octubre de 2017, el cual derogó el Decreto 347 de 08
de Abril de 2014, informa que los informes que debe rendir como jefe de Control Interno en
cumplimiento al Decreto 648 de 2017 son los siguientes:
a. Ejecutivo anual de control interno, sobre el avance del sistema de control interno de cada
vigencia, el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano – PAAC, informe de Derechos de
Software software, Directiva Presidencial 002 de 2002 o aquella que la modifique, adicione o
sustituya, de Austeridad del Gasto, de seguimiento a Planes de Mejoramiento de la Contraloría,
Informe de cumplimiento del plan de mejoramiento archivístico de que trata el Decreto 106 de
2015. Los demás que se establezcan por ley." De seguimiento a informes de gestión por
dependencias, trimestralmente de acuerdo a los planes de acción, de seguimiento al Plan Anual
de Adquisiciones, de seguimiento a Matriz de Riesgos, Informe de Control Interno Contable, El
Plan Anual de Adquisiciones esta pendiente toda vez que está en espera que brinden la
información para realizar dicho seguimiento, así mismo no pudo realizar seguimiento a planes
de acciones de cada área de la administración porque no presentaron dichos planes de acción,
los cuales se consolidad en la Secretaría de Planeación, tampoco entregaron informe de
evaluación de competencias laborales a funcionarios de carrera administrativa según formatos
que oriento la Oficina de Control Interno, otro informe que no pudo rendir es de seguimiento a
Matriz de riesgos de corrupción, toda vez que la matriz que existe no cumple el mínimo requisito
para poder evaluar, tampoco está documentada la política.
b. Frente al Decreto 1499 de1 11 de Septiembre de 2017, relacionado con el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión, MIPG, el cual va articulado con el Nuevo MECI, la función Pública vino
capacitando a los servidores públicos durante toda la vigencia, a pesar de que el Decreto se
expidió en Septiembre, se orientó a las entidades para su implementación y diligenciamiento de
la encuesta del FURAG, la cual sirve como línea de base, para saber cómo está cada entidad
frente a este modelo. Frente a este Modelo próximamente tendremos una capacitación de la
función pública para mayor comprensión, este modelo contempla siete dimensiones. En
consecuencia deja claro al Comité Institucional de Control Interno lo que hay que documentar por
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cada dimensión, así:
DIMENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO. Se recomienda
1. Documentar el manual de indicadores, Planes de acción por cada área de la administración
municipal.
2. Actualizar la matriz de riesgos de corrupción,
3. Manual de procesos y procedimientos.
4. Manual de funciones de la entidad.
DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA RESULTADO.
5. Documentar la política de participación ciudadana.
DIMENSIÓN DE EVALUACIÓN DE RESULTADOS.
6. Documentar y socializar la política de rendición de cuentas con los lineamientos establecidos por
la función pública con su respectivo acto administrativo de adopción.
DIMENSIÓN TALENTO HUMANO.
7. Actualización del Código de Ética y Buen Gobierno
8. Documentar, socializar y publicar la política de atención al ciudadano con encuestas de
satisfacción al ciudadano y sus tapas del Protocolo de atención personal, protocolo para la
atención telefónica, protocolo de atención virtual, protocolo para la atención a personas con
discapacidad, adultos mayores y/o mujeres en estado de embarazo y recomendaciones
generales para todo tipo de atención.
9. Documentar y socializar el manual de capacitaciones, bienestar social y estímulos a funcionarios
y contratistas.
DIMENSIÓN CONTROL INTERNO.
Acto administrativo de conformación del Comité Sectorial de Auditoria, con las entidades públicas del
Municipio de la Cruz tales como: ESE Hospital El Buen Samaritano, Personería Municipal, Empocruz y
Concejo Municipal.
10. Documentar Estatuto de Auditoria.
11. Documentar y socializar el Código de Ética del Auditor Interno con sus respectivos actos
administrativos.
12. Implementación del MIPG.
13. Actualización del Nuevo MECI.
DIMENSIÓN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN.
14. Documentar y socializar las políticas de Gestión Documental, Transparencia, acceso a la
información pública y lucha contra la corrupción
15. Documentar socializar y publicar la política de Seguridad Digital y gobierno, cada una de ellas de
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acuerdo a nuevos lineamientos de la Función Pública.
DIMENSIÓN GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA INNOVACIÓN.
16. Documentar y socializar la política de gestión documental.
17. Documentar el manual de control de inventarios (almacén).
c. Documentar el manual de administración de archivos con sus respectivos actos administrativos

3.PROPUESTAS

El Secretario de Gobierno propone que las políticas o tareas que se puedan documentar con los líderes
de proceso o jefes de oficina se hagan de esta manera solo se contratará los paquetes más relevantes,
de esta manera tendríamos una buena austeridad del gasto, y todos aprenderíamos de todos.

El Secretario de Planeación Dr Luis Carlos Zambrano, propone que para la próxima vigencia se retome
las jornadas de capacitación MECI, MIPG, con la asesoría de Control Interno; ya las cosas claras coger
en cada fecha una dimensión del MIPG y tratar de ir dando cumplimiento a cada una de ellas. De igual
manera informa que para la próxima vigencias es necesario y urgente brindar la información del Plan
Anual de Adquisidores, Matriz de Riesgos, y que cada area de la Administración realice sus Planes
Operativos anuales con el fin de que la Jefe de Control Interno pueda rendir sus informes

La Doctora DIANA CAROLINA ZAMBRNO, Tesorera Municipal, manifiesta estar de acuerdo con las
propuestas del Secretario de Gobierno y el Secretario de Planeación, además sugiere que los
documentos y/o actos administrativos que estén vigentes no se los derogue solo por el cambio de
administración.

4. Proposiciones y varios :

La Jefe de Control Interno al Comité que la próxima reunión se lleve a cabo el día 30 de Enero de 2018,
con el fin de hacer compromisos con sus respectivos responsables frente a cada actividad por realizar en
cada dimensión.

TAREAS Y COMPROMISOS

No. TAREA / ACTIVIDAD RESPONSABLE ENTREGA

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1. Solicitar información relacionada DR LUIS CARLOS ZAMBRANO, 5 de Diciembre/2017
con el Plan Anual de DR FABIAN GUERRERO MORA.
Adquisiciones
LIDERES DE PROCESO 28 Diciembre de 2017
ACTUALIZAR MATRIZ DE
RIESGOS.

SEGUIMIENTO A TAREAS PENDIENTES

No TAREA PENDIENTE MOTIVO DEL INCUMPLIMIENTO ENTREGA

FIRMAS DE LOS ASISTENTES

NOMBRE DEL FUNCIONARIO CARGO FIRMA


FABIAN GUERRERO MORA Secretario de Gobierno
DIANA CATALINA ZAMBRANO Tesorera Municipal
LUIS CARLOS ZAMBRANO Secretario de Planeación.
EDILMA ANDRADE TORRES Jefe Control Interno

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