Nama : Abi Rafdi Furqon

NIM : 041814353017

Case : City Of Carlsbad, California:Restructuring The Public Works Department (A)

CITY OF CARLSBAD, CALIFORNIA:

RESTRUCTURING THE PUBLIC WORKS DEPARTMENT (A)
Pertanyaan :
1. What is your diagnosis of the situation in the Public Works Department?
Jawab:
Berdasarkan hasil diagnosis dan FGD yang dilakukan oleh OD, beberapa fakta tentang City of Carlsbad telah
ditemukan.

Struktur organisasi Carlsbad yang cenderung menggunakan desain struktur campuran atau mix matrix.
Pada susunan cabang City manager, menggunakan struktur fungsional, sedangkan pada susunan cabang Public
Works Director menggunakan struktur divisi. Pada struktur model ini, biasanya akan fokus pada memaksimalkan
kekuatan organisasi dan meminimumkan kelemahan organisasi secara fungsional dan divisi. Selain keuntungan
bahwa dapat mudah beradaptasi dengan perubahan, karyawan dalam model struktur tersebut juga memiliki sisi
buruknya yaitu kerap terjadi konflik kepentingan, banyaknya ambiguitas, perlu dukungan manajemen yang kuat,
dan kerap menimbulkan konflik (Cummings & Worley, 2015).
Tergambar pada diagnostic dan hasil FGD OD pada City of Carlsbad bahwa dalam masing-masing
department pemerintahan terdapat pekerja dengan beragam masa jabatan, dan mereka senang bekerja di
Carlsbad. Disisi lain, banyak hal yang kurang menyenangkan telah ditemukan, diantaranya banyak konflik
kepentingan terutama pada Public Works Directors yang terlalu banyak beraksi sebagai City Engineer. Hal ini
dapat mengindikasikan adanya kepentingan dalam divisi tersebut, sehingga kurang fokus pada aksi integrasi
seluruh departemen, yang berdampak pada banyaknya program yang tumpang tindih. Dalam kesehariannya,
pekerja lebih suka bekerja sendiri-sendiri, sehingga kurangnya aspek kerja tim didalam department, khususnya
pada water district. Hal yang mencengangkan juga telah terungkap, bahwa hampir keseluruhan department
tidak memiliki tujuan yang jelas dan rencana yang jelas. Bagaimana mungkin sebuah organisasi dapat selaras
Nama : Abi Rafdi Furqon
NIM : 041814353017

Case : City Of Carlsbad, California:Restructuring The Public Works Department (A)

membangun tujuan bersama jika tujuannya saja tidak jelas dan tidak disepakati secara bersama-sama. Kondisi
yang carut marut seperti ini memang sebaiknya ada suatu gerakan perubahan yang mengarah pada kepentingan
rakyat sebagai customer. Pembentukan visi dan misi baru, penegasan akan nilai-nilai unggul dari City of Carlsbad
memang diperlukan agar langkah pembentukan strategi berikutnya memiliki landasan pacu yang pasti.
2. How would you proceed from this point?
Jawab:
Cara untuk menentukan strategi selanjutnya adalah berdasarkan pada visi dan misi apa yang di tentukan.
Walikota telah menentukan bahwa visi, misi beserta nilai-nilai dasar yang wajib dimiliki dan diterapkan pada
seluruh lapisan karyawan adalah sebagai berikut.
“Our mission is to provide top-quality services to our citizens and customers in a manner that enhances the
quality of life for all who live, work, and play in Carlsbad”.
“We believe these value are important to achieve our desired future as employees for the City of Carlsbad.
The are chosen freely, prized publicly, and acted upon again and again: Intergrity, Trust, Competence,
Accountability, Teamwork, Quality, Empowerment.
Disebutkan bahwa misi Carlsbad adalah untuk menyediakan top quality service untuk masyarakatnya.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa segala strategi kritis Carlsbad akan mengarah pada customer sentris.
Dalam Cummings & Worley (2015), struktur customer sentris merupakan model yang membentuk
keseluruhan unit kerja yang diciptakan untuk memberikan solusi dan kepuasan customer. Sehingga, seluruh
unit kerja/ departemen akan bekerja dengan fokus pada “apa yang dapat dilakukan sehingga masalah
customer dapat teratasi, mereka mendapatkan solusi, dan mereka puas”.
Organization Features Customer-centric

Goal Best solution for customer

Customized bundles of products, services, support, education, and

Source of value
consulting

Core structure Customer teams and segments, customer P&Ls

Customer relationship management processes and integration/

Core processes
solutions

Dalam mencapai visi dan misi City of Carlsbad, nilai-nilai yang perlu ditanamkan adalah yang dapat
memberikan paket-paket produk secara customize/ personal. Dalam artian lain, layanan yang diberikan
pemerintah kota Carlsbad hendaknya mengarah pada layanan yang menyeluruh, baik mayoritas maupun
Nama : Abi Rafdi Furqon
NIM : 041814353017

Case : City Of Carlsbad, California:Restructuring The Public Works Department (A)

minoritas. Semua lapisan masyarakat harus terakomodir kebutuhannya, tidak pandang bulu. Untuk
mencapai hal tersebut, core structure yang diperlukan adalah mengidentifikasi segmen customer yang ada,
dari mass segment hingga ke niche segment. Setelah itu, dapat dibentuk suatu proses yang dapat
meningkatkan hubungan dan interaksi dengan customer, sehingga integrasi antara pemerintah sebagai
pihak produsen layanan akan lebih paham akan solusi yang diinginkan dan dibutuhkan masyarakat sebagai
customer. Untuk lebih detail, pemerintah diharapkan membuat strategy map sehingga strategi turunan dari
visi dan misi akan semakin jelas dan pemimpin mudah mengkomunikasikan goalnya kepada bawahannya.
Selain itu, penerapan mix matrix pada struktur organisasi dirasa tepat hingga perlu adanya optimalisasi
sistem yang dapat membuat seluruh konstituen dapat berinteraksi dan terintegrasi

3. What interventions would you recommend and why?

Jawab:
Sejak banyak aktivitas yang dapat dilakukan secara individu, sehingga berdampak pada kurangnya aspek
kerja tim dalam performa kerja karyawan, maka perlu adanya intervensi dalam organisasi untuk melakukan
perubahan.
Process consultation and Team Building. Karena intervensi harus difokuskan pada interpersonal relation
dan social dynamics yang terjadi pada kelompok kerja, maka proses konsultasi dan team building perlu
dilakukan. Hal ini akan membantu karyawan untuk saling mengenal dan percaya kepada rekannya,
membangun komitmen untuk bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi.
Thirdparty intervention. Perlu adanya pihak ketiga sebagai intervenist mengingat interpersonal conflict
dalam ruang lingkup pemerintahan cenderung sulit terbuka sesama pemegang jabatan, karena banyak hal
politik yang terkait.
Goal setting in a Large-group intervention. Perlu adanya komunikasi tentang visi dan misi organisasi yang
dapat diperjelas dengan dibuatnya strategi mapping. Jika karyawan tau apa yang diinginkan organisasi, maka
dia akan berusaha mencari jalan untuk ikut berkontribusi kearah tujuan tersebut.
Integrated strategic change. Pembentukan sistem yang terintegrasi baik secara teknologi maupun struktur
organisasi.
Technostructural intervention. Dalam teori restructuring interventions, terdapat 2 macam intervention yaitu
downsizing dan reengineering. Downsizing cenderung pada menurunkan jumlah karyawan atau
memperkecil ukuran organisasi dalam rangka organizational redesign. Sedangkan reengineering cenderung
melibatkan sebuah perubahan pola pikir dan desain secara fundamental dan radikal terhadap proses bisnis
organisasi demi memperbaiki performa kerja (Cummings & Worley, 2015).
Nama : Abi Rafdi Furqon
NIM : 041814353017

Case : City Of Carlsbad, California:Restructuring The Public Works Department (A)

Dalam kasus Carlsbad, model intervention terbaik yang dapat dipilih adalah model downsizing.
Downsizing dapat diartikan secara luas tidak hanya mengarah pada pemangkasan jumlah karyawan, namun
lebih pada redesign struktur organisasi demi terfokusnya seluruh divisi pada tujuan organisasi. Ada 3 jenis
taktik dalam downsizing, yaitu workforce reduction, organization redesign, dan systemic redesign. Dan yang
paling sesuai dengan kasus carlsbad adalah metode taktik systemic redesign, karena metode ini merupakan
taktik fundamental yang mana menuntut organisasi untuk mengubah tanggung jawab, menggandeng
seluruh konstituen, membutuhkan continuous improvement, simplification struktur, dengan tujuan untuk
perubahan budaya, meskipun perlu implementasi dalam waktu yang panjang, namun hasil yang dapat
dicapai juga sustain. Nantinya, tidak akan ada lagi divisi yang saling tumpang tindih kebijakan, dan akan
terbentuk sistem yang terintegrasi sehingga kerja sama tim akan dapat ditingkatkan.

4. For your preffered intervention, develop an action plan for implementation.

Jawab:
Dalam Human Resources University of California, Berkeley (2011), terdapat guideline dalam melakukan
restructurisasi.
1. Klarifikasi siapa pemegang otoritas tertinggi untuk memperkuat power
2. Update atau Buat visi misi/ objektif dari organisasi tersebut, dan pastikan seluruh strategi kritis
mengarah pada objektif tersebut.
3. Membuat timeframe dan implementation untuk perubahan bisnis proses, organization roles, dan
struktur organisasinya
4. membuat flow chart untuk membantu klarifikasi transisi bisnis prosesnya
5. membuat new organization chart
6. membuat job description yang jelas
7. membuat rencana filling position dalam struktur yang baru.
Dalam melakukan restrukturisasi dengan intervensi downsizing, diharapkan seluruh poin diatas dapat
diimplementasikan secara baik sehingga gambaran tujuan organisasi dapat mudah dikomunikasikan. Disisi lain,
poin penting dalam komunikasi adalah sarana penyampaian ide yang mudah dipahami oleh anggota organisasi,
dijelaskan dalam Kaplan & Norton (2004) dengan cara membuat strategy mapping berdasarkan customer
perpective, learning and growh perspektive, internal process perspektive, dan financial perspektive. Jika anggota
organisasi paham langkah apa yang harus dilakukan untuk membantu organisasi dalam mencapai tujuan,
seharusnya akan berdampak pada.