INFORMASI FAKTOR JABATAN FUNGSIONAL

Nama Jabatan : Pengadministrasian Kepegawaian

Instansi : Dinas Kesehatan Daerah

I. PERAN JABATAN :
Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian di
bidang kepegawaian sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku guna
mendukung pencapaian target program kerja dan kegiatan Sub Bagian Kepegawaian
dan Hukum.

II. URAIAN TUGAS :

1. Membuat usulan penandatanganan SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) di lingkungan
Dinas Kesehatan Prov. Sulut sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai pengantar penandatangaan SKP kepada pejabat yang berwenang
Tahapan :
a. Menerima usulan penandatangan SKP dari masing-masing pegawai
b. Membuat konsep surat pengantar penandatanganan SKP
c. Menyampaikan dokumen SKP kepada pimpinan untuk ditandatangani.
d. Menyerahkan dokumen SKP yang telah ditandatangani oleh pimpinan kepada
masing-masing pegawai.
2. Membuat SK Kenaikan Gaji Berkala sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku
Tahapan :
a. Menerima usulan penerbitan SK Kenaikan Gaji Berkala.
b. Melakukan verifikasi berkas/dokumen usulan penerbitan SK Kenaikan Gaji Berkala
c. Menghitung masa kerja dan jumlah selisih kenaikan gaji pegawai
d. Membuat konsep SK Kenaikan Gaji Berkala dan menyerahkan kepada pimpinan
untuk ditandatangani
d. Menyerahkan SK Kenaikan Gaji Berkala kepada pegawai yang bersangkutan
3. Membuat surat cuti pegawai sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku
sebagai dasar pelaksanaan cuti pegawai
Tahapan :
a. Menerima permohonan cuti pegawai.
b. Melakukan verifikasi berkas/dokumen permohonan cuti pegawai
c. Menghitung jumlah hari cuti pegawai.
d. Membuat konsep surat cuti pegawai dan menyerahkannya kepada pimpinan
untuk ditandatangani
e. Menyerahkan surat cuti tersebut kepada pegawai yang bermohon
4. Membuat nota dinas penempatan fungsional umum di lingkungan Dinas Kesehatan
Prov. Sulut sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku sebagai dasar
penempatan pegawai
Tahapan :
a. Menghimpun bahan/data pegawai yang diperlukan dalam proses penyusunan
nota dinas penempatan fungsional umum,
b. Menyerahkan dan mendiskusikan konsep nota dinaskepada pimpinan
c. Membuat dan mengajukan konsep nota dinas penempatan fungsional umum
kepada pimpinan untuk ditandatangani
d. Menyerahkan nota dinas penempatan fungsional umum kepada pegawai yang
bersangkutan
5. Membuat rekapitulasi data kehadiran aparatur berdasarkan hasil printoutfingerprint
dan daftar hadir manual sebagai bahan evaluasi pimpinan dalam memberikan
reward dan punishment kepada pegawai.
Tahapan :
a. Mengumpulkan arsip daftar hadir online (fingerprint) dan manual per-hari.
b. Melakukan verifikasi daftar hadir.
c. Mengkonfirmasikan kehadiran masing-masing aparatur.
d. Menyusun rekapitulasi data kehadiran aparatur.
 6. Membuat rekapitulasi kinerja dan disiplin aparatur sesuai akumulasi kehadiran untuk
pembuatan daftar perhitungan tunjangan tambahan penghasilan pegawai dan
honorarium tenaga harian lepas.
Tahapan :
a. Membuat konsep penilaian kinerja dan disiplin aparatur.
b. Menyampaikan konsep penilaian kinerja dan disiplin aparatur kepada atasan
langsung masing-masing aparatur untuk dinilai.
c. Menerima hasil penilaian kinerja dan disiplin aparatur dari atasan langsung
masing-masing aparatur.
d. Menyusun rekapitulasi kinerja dan disiplin aparatur sesuai dengan akumulasi
kehadiran dan penilaian masing-masing atasan aparatur.
e. Menyusun konsep perhitungan tunjangan tambahan penghasilan pegawai
berdasarkan hasil rekapitaulasi kinerja dan disiplin.
f. Menyerahkan konsep perhitungan tunjangan tambahan penghasilan pegawai
kepada pimpinan untuk ditandatangani
g. Menyerahkan dokumen tunjangan tambahan penghasilan pegawai ke BKD Prov.
Sulut untuk di verifikasi
h. Menerima dokumen yang telah di verifikasi dari BKD Prov. Sulut
i. Menyerahkan dokumen perhitungan tunjangan tambahan penghasilan pegawai
kepada Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan untuk diproses lebih lanjut.
7. Membuat surat-surat lainnya yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi serta
kewenangan Sub Bagian Kepegawaian dan Hukum sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, seperti : Surat ijin melangsungkan perkawinan, berita acara
serah terima jabatan, surat pernyataan menjalankan tugas, surat perjanjian kinerja,
surat edaran, surat keterangan, surat rekomendasi, surat perintah, surat perintah
tugas khusus dan lainnya.
Tahapan :
a. Menerima disposisi surat atau perintah dari Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan
Hukum.
b. Memproses surat-menyurat yang berkaitan dengan Sub Bagian Kepegawaian dan
Hukum sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku.
c. Melaporkan hasil pemrosesan surat-menyurat tersebut kepada pimpinan.
8. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh pimpinan.
Tahapan :
a. Menerima tugas yang diberikan dan mengkaji perintah tugas dinas.
b. Melaksanakan perintah tugas dinas.
c. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada pimpinan.

III. TANGGUNG JAWAB :

1. Kelancaran tugas pengadministrasian.
2. Ketepatan sasarantugas dan pelaksanaanya .
3. Keteraturan pengarsipan surat-menyurat kepegawaian.
4. Kebenaran proses kegiatannya
5. Kebenaran laporan pelaksanaan target capaian kinerja.
6. Kesiapan dalam melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan.

IV. HASIL KERJA :

1. Surat usulan penandatanganan SKP di lingkungan Dinas Kesehatan Prov. Sulut
2. SK Kenaikan Gaji Berkala
3. Surat cuti pegawai
4. Nota dinas penempatan fungsional umum di lingkungan BKD Provinsi Sulut
5. Daftar rekapitulasi data kehadiran aparatur
6. Daftar perhitungan tunjangan tambahan penghasilan pegawai dan honorarium
tenaga harian lepas
7. Penerbitan surat-surat lainnya yang berkaitan dengan Sub Bagian Kepegawaian dan
Hukum, seperti :Surat ijin melangsungkan perkawinan, berita acara serah terima
jabatan, surat pernyataan menjalankan tugas, surat perjanjian kinerja, surat edaran,
surat keterangan, surat rekomendasi, surat perintah, surat tugas khusus dan
lainnya.
V. TINGKAT FAKTOR
FAKTOR 1 : PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN (fk : 1-4 = 550 )
1. Pengetahuan tentang tugas/operasi kerja rutin dan sederhana
2. Penerapan tugasnya memerlukan instruksi langkah demi langkah dan
hanya memerlukan sedikit atau tidak memerlukan
pelatihan/pengalaman
3. Pengetahuan tentang aturan umum yang biasa diterapkan, prosedur,
operasi kerja tingkat dasar yang memerlukan sedikit pelatihan atau
pengalaman sebelumnya
4. Ketrampilan untuk mengoperasikan peralatan sederhana atau
peralatan yang dioperasikan berulang-ulang; memerlukan sedikit atau
tidak memerlukan pelatihan/pengalaman
FAKTOR 2 : PENGAWASAN PENYELIA (fk : 2-1 = 25)
1. Pejabat ini melayani dibawah pengawasan pejabat struktural atau
pejabat yang jenjangnya iebih tinggi, untuk menentukan
tujuan, prioritas, dan tenggat waktu, dan untuk menbantunya dalam
situasi yang tidak biasa dan tidak jelas.
2. Pejabat ini mengambil inisiatif dalam melakukan tugas dan
mengikuti instruksi, kebijakan, dan praktek yang ada.
3. Pekerjaan dievaluasi untuk melihat kesesuaiannya dengan instruksi.
4. Evaluasi semakin sering dilakukan apabila tugas yang diberikan
Iebih sulit atau belum biasa.
5. Pegawai bekerja sesuai yang diperintahkan dan berkonsultasi dengan
atasan bilamana pegawai menemui hal-hal di luar yang tercakup
dalam petunjuk dan pedoman.
FAKTOR 3 : PEDOMAN (fk : 3 - 1 = 25)
1. Pedoman termasuk peraturan kepegawaian nasional, prosedur
dan operasi instansi, dan prosedur NFC.
2. Pejabat ini menggunakan pertimbangan sendiri dalam memilih
dan menerapkan pedoman yang sesuai dengan keadaan kasus tertentu.
3. Pejabat ini melapor pada pejabat struktural pegawai yang
jenjangnya Iebih tinggi jika pedoman tidak tersedia atau
penyimpangan diperlukan.
FAKTOR 4 : KOMPLEKSITAS (fk : 4 - 2 = 75)
1. Pejabat ini melakukan berbagai tugas klerikal kepegawaian,
yang berkaitan dengan proses dan prosedur yang berbeda.
2. Pekerjaan dari jabatan ini terdiri dari tugas-tugas yang jelas dan
berhubungan secara langsung.
3. Pejabat ini mengidentifikasi sifat dan ruang lingkup situasi tertentu.
4. Pejabat ini menentukan pentingnya informasi tambahan, dan
hubungan dan dampak dari faktor-faktor yang relevan dan kondisi
yang ada.
5. Pejabat ini membuat keputusan dengan cara memeriksa alternatif
yang membutuhkan pendekatan yang berbeda dan tidak
berhubungan.
FAKTOR 5 : RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (fk : 5 - 1 = 25)
1. Pejabat ini menerapkan peraturan dan prosedur untuk
melakukan berbagai kegiatan pendukung kepegawaian danmenjawab
pertanyaan di bidang kepegawaian.
2. Pejabat ini bertugas untuk memastikan semua sudah seperti yang
diperlukan, memberikan informasi faktual kepada yang dilayani.
3. Pekerjaan ini mempengaruhi waktu, akurasi, dan keandalan
proses kepegawaian lebih lanjut.
FAKTOR 6 : HUBUNGAN PERSONAL (fk : 6 - 1 = 10)
Hubungan mencakup semua tingkatan pegawai, pejabat struktural,
dan staf administrasi organisasi yang dilayani, masyarakat umum, dan /
atau kantor lapangan.
 FAKTOR 7 : TUJUAN HUBUNGAN (fk : 7 - 1 = 5)
Dalam Pedoman Umum Jabatan, tujuan hubungan pribadi berkisar dari
pertukaran informasi tentang fakta sampai dengan situasi yang menyangkut
persoalan yang kontroversial atau yang penting dan sudut pandang, tujuan atau
sasaran yang berbeda.
FAKTOR 8 : PERSYARATAN FISIK (fk : 8 - 1 = 5)
Pekerjaan ini rutin dan tidak membutuhkan persyaratan fisik tertentu.
FAKTOR 9 : LINGKUNGAN PEKERJAAN (fk : 9 - 1 = 5)
Pekerjaan dilakukan dalam lingkungan kantor secara umum.

VI. SYARAT JABATAN

Pendidikan : Semua disiplin ilmu diutamakan Juruan Administrasi Perkantoran

FORMULIR HASIL EVALUASI JABATAN FUNGSIONAL

Nama Jabatan : Pengadministrasian Kepegawaian

Standar Jabatan
Nilai yang
Faktor Evaluasi Fungsional Yang Keterangan
diberikan
Digunakan
1 Faktor 1: Pengetahuan Yang 550
Tingkat Faktor 1-4
Dibutuhkan Jabatan
2 Faktor 2: Pengawasan
25 Tingkat Faktor 2-1
Penyelia
3 Faktor 3: Pedoman
25 Tingkat Faktor 3-1
4 Faktor 4: Kompleksitas
75 Tingkat Faktor 4-2
5 Faktor 5: Ruang Lingkup dan
25 Tingkat Faktor 5-1
Dampak
6 Faktor 6: Hubungan Personal 10
Tingkat Faktor 6-1
7 Faktor 7: Tujuan Hubungan 20 Tingkat Faktor 7-1
8 Faktor 8: Persyaratan Fisik
5 Tingkat Faktor 8-1
9 Faktor 9: Lingkungan Kerja 5 Tingkat Faktor 9-1
K
E
S Total Nilai 740
I
M
P
U
L Kelas Jabatan 6 (655-850)
A
N

Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan:

Ketua Tim

( ...................................... )

Jabatan Yang Bersangkutan Pimpinan Unit Kerja

(……………………………………..) (……………………………………..)