INFORMASI FAKTOR JABATAN FUNGSIONAL

Nama Jabatan : Pengadministrasian Umum

Instansi : Dinas Kesehatan Daerah

I. PERAN JABATAN :
Melaksanakan tugas, menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen
lainnya serta menggandakan dan mendistribusikan surat serta dokumen di
lingkungan Dinas Kesehatan Daerah Provinsi Sulut sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas di Dinkes Daerah Prov. Sulut
berjalan lancar.

II. URAIAN TUGAS :

1. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar, sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian;
Tahapan :
a. Menerima dan mempelajari surat
b. Menyortir surat menurut jenis dan sifatnya
c. Mencatat, mengagendakan surat
2. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku agar memudahkan pengendalian;
Tahapan :
a. Mempelajari surat masuk
b. Memberi lembar pengantar pada surat dan mengisi lembar pengantar
sesuai isi surat
c. Menyampaikan surat kepada Ka Subag Umum
3. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai
dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan
pendistribusian;
Tahapan :
a. Mempelajari surat masuk/disposisi pimpinan
b. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya
c. Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi Kepala Dinas Kesehatan
Daerah kepada bidang/bagian yang dituju dan membuat tanda terima
surat
4. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang
berlaku agar tertib administrasi.
Tahapan :
a. Mengumpulkan arsip-arsip/dokumen/surat yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas
b. Menyiapkan map folder, otner, boks arsip dan rak arsip
c. Menyimpan arsip
5. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara tertulis dan lisan kepada atasan
sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan
pertanggung jawaban.
Tahapan :
a. Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas
b. Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan
c. Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas.
7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik
tertulis maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan
kedinasan dapat berjalan lancar.
Tahapan :
 a. Mempelajari tugas
b. Menjalankan tugas
c. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

III. TANGGUNG JAWAB :

1. Kelancaran dalam pelaksanaan tugas
2. Ketepatan sistem pengelolaan barang
3. Ketertiban administrasi pelaksanaan kegiatan

IV. HASIL KERJA :

1. Rencana kegiatan, bahan dan alat perlengkapan barang
2. Kesesuaian barang dengan data awal
3. Penatausahaan barang
4. Laporan evaluasi
5. Dokumentasi surat
6. Laporan pelaksanaan kegiatan
7. Tugas kedinasan lain.

V. TINGKAT FAKTOR
FAKTOR 1 : PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN (fk : 1- 4 = 550)
1. Pengetahuan tentang tugas/operasi kerja rutin dan sederhana
2. Penerapan tugasnya memerlukan instruksi langkah demi langkah dan
hanya memerlukan sedikit atau tidak memerlukan
pelatihan/pengalaman
3. Pengetahuan tentang aturan umum yang biasa diterapkan, prosedur,
operasi kerja tingkat dasar yang memerlukan sedikit pelatihan atau
pengalaman sebelumnya
4. Ketrampilan untuk mengoperasikan peralatan sederhana atau
peralatan yang dioperasikan berulang-ulang; memerlukan sedikit atau
tidak memerlukan pelatihan/pengalaman
FAKTOR 2 : PENGAWASAN PENYELIA (fk : 2 - 1 = 25 )
1. Pejabat ini melayani dibawah pengawasan pejabat struktural atau
pejabat yang jenjangnya iebih tinggi, untuk menentukan
tujuan, prioritas, dan tenggat waktu, dan untuk menbantunya dalam
situasi yang tidak biasa dan tidak jelas.
2. Pejabat ini mengambil inisiatif dalam melakukan tugas dan
mengikuti instruksi, kebijakan, dan praktek yang ada.
3. Pekerjaan dievaluasi untuk melihat kesesuaiannya dengan instruksi.
4. Evaluasi semakin sering dilakukan apabila tugas yang diberikan
Iebih sulit atau belum biasa.
5. Pegawai bekerja sesuai yang diperintahkan dan berkonsultasi dengan
atasan bilamana pegawai menemui hal-hal di luar yang tercakup
dalam petunjuk dan pedoman.

FAKTOR 3 : PEDOMAN (fk : 3 - 1 = 25)

1. Pedoman termasuk peraturan keuangan nasional, prosedur
dan operasi instansi, dan prosedur NFC.
2. Pejabat ini menggunakan pertimbangan sendiri dalam memilih
dan menerapkan pedoman yang sesuai dengan keadaan kasus tertentu.
3. Pejabat ini melapor pada pejabat struktural pegawai yang
jenjangnya lebih tinggi jika pedoman tidak tersedia atau
penyimpangan diperlukan.

FAKTOR 4 : KOMPLEKSITAS (fk : 4 - 2 = 75)

1. Pejabat ini melakukan berbagai tugas klerikal keuangan,
yang berkaitan dengan proses dan prosedur yang berbeda.
 2. Pekerjaan dari jabatan ini terdiri dari tugas-tugas yang jelas dan
berhubungan secara langsung.
3. Pejabat ini mengidentifikasi sifat dan ruang lingkup situasi tertentu.
4. Pejabat ini menentukan pentingnya informasi tambahan, dan
hubungan dan dampak dari faktor-faktor yang relevan dan kondisi
yang ada.
5. Pejabat ini membuat keputusan dengan cara memeriksa alternatif
yang membutuhkan pendekatan yang berbeda dan tidak
berhubungan.

FAKTOR 5 : RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (fk : 5 - 1 = 25)

1. Pejabat ini menerapkan peraturan dan prosedur untuk
melakukan berbagai kegiatan pendukung keuangan dan menjawab
pertanyaan di bidang keuangan.
2. Pejabat ini bertugas untuk memastikan semua sudah seperti yang
diperlukan, memberikan informasi faktual kepada yang dilayani.
3. Pekerjaan ini mempengaruhi waktu, akurasi, dan keandalan
proses kepegawaian lebih lanjut.

FAKTOR 6 : HUBUNGAN PERSONAL (fk : 6 - 1 = 10)

Hubungan mencakup semua tingkatan pegawai, pejabat struktural,
dan staf administrasi organisasi yang dilayani, masyarakat umum, dan /
atau kantor lapangan.

FAKTOR 7 : TUJUAN HUBUNGAN (fk : 7 - 1 = 5)

Dalam Pedoman Umum Jabatan, tujuan hubungan pribadi berkisar dari
pertukaran informasi tentang fakta sampai dengan situasi yang
menyangkut persoalan yang kontroversial atau yang penting dan sudut
pandang, tujuan atau sasaran yang berbeda.

FAKTOR 8 : PERSYARATAN FISIK (fk : 8 - 1 = 5)

Pekerjaan ini rutin dan tidak membutuhkan persyaratan fisik tertentu.

FAKTOR 9 : LINGKUNGAN PEKERJAAN (fk : 9 - 1 = 5)

Pekerjaan dilakukan dalam lingkungan kantor secara umum.

VI. SYARAT JABATAN

Pendidikan : Semua disiplin ilmu diutamakan Juruan Administrasi Perkantoran
 FORMULIR HASIL EVALUASI JABATAN FUNGSIONAL

Nama Jabatan : Pengelola Kepegawaian

Standar Jabatan
Nilai yang
Faktor Evaluasi Fungsional Yang Keterangan
diberikan
Digunakan
1 Faktor 1: Pengetahuan Yang 550
Tingkat Faktor 1-4
Dibutuhkan Jabatan
2 Faktor 2: Pengawasan
25 Tingkat Faktor 2-1
Penyelia
3 Faktor 3: Pedoman
25 Tingkat Faktor 3-1
4 Faktor 4: Kompleksitas
75 Tingkat Faktor 4-2
5 Faktor 5: Ruang Lingkup dan
25 Tingkat Faktor 5-1
Dampak
6 Faktor 6: Hubungan Personal 10
Tingkat Faktor 6-1
7 Faktor 7: Tujuan Hubungan 20 Tingkat Faktor 7-1
8 Faktor 8: Persyaratan Fisik
5 Tingkat Faktor 8-1
9 Faktor 9: Lingkungan Kerja 5 Tingkat Faktor 9-1
K
E
S Total Nilai 740
I
M
P
U
L Kelas Jabatan 6 (655-850)
A
N

Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan:

Ketua Tim

( ...................................... )

Jabatan Yang Bersangkutan Pimpinan Unit Kerja

(……………………………………..) (……………………………………..)