Laporan

Analisis Kebutuhan Data dan Informasi

Pengelolaan Kerja Sama Di Balithi

Kegiatan yang telah dilakukan adalah terkumpulnya data kerja sama dari tahun
2007 – 2018 dan diperolehnya gambaran mengenai pengelolaan kegiatan dan
dokumen kerja sama di Balithi. Data yang telah diperoleh merupakan rekapitulasi
semua kerja sama yang sudah dilakukan oleh Balithi, baik yang bersifat partisipatif
maupun penelitian dan pengembangan. Rekapitulasi tersebut diperlukan untuk
menyusun kerangka standardisasi data lingkup Puslitbanghorti yang berguna
untuk kebutuhan pelaporan maupun informasi publik.

Gambaran mengenai pengelolaan kegiatan maupun dokumentasi kerja sama

merupakan dasar atau pijakan dalam pengembangan sistem informasi dan
database tersentralisasi. Dari pengelolaan dokumentasi dapat dilihat bisnis proses
dan pengguna yang terlibat dalam kegiatan kerja sama. Berikut adalah hasil
kompilasi kebutuhan data dan pengelolaan dokumen kerja sama di Balithi.

A¶ Kebutuhan Data
Data yang dikumpulkan adalah data primer yang menjadi standar pelaporan
kegiatan kerja sama di balithi, berupa rekapitulasi kerja sama dari tahun 2007-
2018. Dari data tersebut telah dilakukan indentifikasi kebutuhan data yang
nantinya akan direpresentasikan ke dalam entitas dan atribut pada database
yang akan dikembangkan. Adapun isi dari data rekapitulasi tersebut, pada
periode tahun 2015-2018 telah mengacu pada Panduan Kerjasama NO…yang
diterbitkan oleh Balitbangtan Pertanian. Atribut pada data rekapitulasi
tersebut berbeda tiap periodenya dan telah dikelompokkan, sebagai berikut:
1) Judul Kerja Sama; Mitra; Nomor MoU; Tahun Mulai; Tahun Akhir
2) Judul Kerja Sama; Mitra; pagu Anggaran; Realisasi Pagu; Lokasi; Keterangan
3) Mitra; MoU: Status, Tentang, Tujuan dan Ruang Lingkup) Keterangan
4) Judul Kerja Sama; Mitra; Pelaksana; Kelengkapan Dokumen: Mou, Lap.
Tengah Tahun, Lap.Akhir; Keterangan.

Dari atribut-atribut tersebut kemudian dibandingkan dengan standar

rekapapitulasi Puslitbanghorti, yaitu entitas rekap terdiri dari:

1) {Kerja Sama Dalam Negeri} Judul Kerja Sama; Unit Pelaksana; Nama Mitra;
Contact Person; Jangka Waktu; Status Kerja Sama; Nilai Kontrak Kerjasama,
Kontribusi Badan Litbang; Hasil Penting (Jurnal, Publikasi Ilmiah Lainnya,
HAKI, Lainnya); Deskripsi Perkembangan/Capaian Kegiatan.

1
 2) {Kerja Sama Luar Negeri} Judul, Unit Pelaksana; Nama Mitra; Alamat Mitra;
Contact Person; Jangka Waktu; Nilai Kontrak; Kontrbusi Litbang; Kontribusi
Mitra; Hasil Penting (Jurnal, Publikasi Ilmiah Lainnya, HAKI, Lainnya);
Deskripsi Perkembangan/Capaian Kegiatan.

Berdasarkan kompilasi data di atas, telah diperoleh atribut-atribut pada entitas

rekapitulasi laporan kerja sama. Acuan laporan sebagai standar di lingkup
Puslitbanghorti adalah yang digunakan oleh Puslitbanghorti yang berdasarkan
panduan kerja sama Balitbangtan. Namun dalam pelaksanaanya,
membutuhkan waktu yang alam dilihat dari isi entitas rekapitulasi
Peuslibanghorti. Hal ini dikarenakan entitas tersebut mencatat muloai dari
awal hingga akhir kegiatan kerja sama. Sedangkan pada beberapa tipe entitas
rekap Balithi, dapat dibuat atau dilaporkan kapan saja diperlukan dengan data
yang terinput semua. Artinya kualitas data terjamin untuk ditampilkan sebagai
informasi publik. Oleh karena itu perlu dibuat beberapa model rekapitulasi
laporan kerja sama yang bersifat berkala (tengah tahun dan setahun) seperti
yang dimiliki oleh Puslitbanghorti dan yang bersifat insidentil seperti yang
dimiliki oleh Balithi. Hasil analisis kebutuhan data nanti akan dibuat sambil
melihat keragaman rekapitulasi data dari balit lain lingkup Puslitbanghorti.
Untuk data yang sudah terkumpul (terlampir), akan menjadi data yang akan
diinput setelah pengembangan aplikasi selesai dibangun.

B¶ Pengelolaan Dokumentasi Kerja Sama

Pengelolaan dokumen merupakan gambaran dari sebuah sistem atau tata

kelola suatu kegiatan yang berjalan di sebuah baik diperusahaan maupun
institusi atau lembaga pemerintah. Oleh karena itu telah diidentifikasikan
pengguna atau aktor, bagian yang teribat, proses pencatatan, dan pelaporan.

Kegiatan kerjasama saat ini menjadi sesuatu hal yang penting dan merupakan
salah satu indikator keberhasilan kinerja pemerintah. Oleh karenanya aktor
yang terlibat terdiri dari beberapa bagian struktural dan fungsional. Berikut
adalah aktor yang terlibat dalam pengelolaan kerja sama:

NO PELAKU DESKRIPSI
1 Kepala Balai Mempunyai wewenang untuk memberi keputusan
terkait kerjasama yang dilakukan dan meneruskan
pelaporan kepada kepala PUSLITHORTI
2 Koordinator Kerjasama Pelaku yang mengkoordinir kegiatan kerjasama
dan penghubung antar pelaku lainnya

2
 3 Peneliti Pihak yang mengelola dan melaksanakan kegiatan
kerjasama
4 Mitra Pihak terkait atau stakeholder yang mempunyai
hubungan kerjasama

Alur dari aktor dan kegiatan kerja sama telah digambarkan dalam diagram
flowchat yang telah ditransformasikan dari SOP Kerja Sama Balithi, berikut ini.

Gambar flowchart proses kompilasi informasi kerjasama yang

sedang berjalan

3
Penjelasan dari flowchart proses kompilasi informasi kerjasama yang sedang
berjalan:

1) Koordinator memberikan informasi dari mitra mengenai agenda

kegiatan kerjasama ke Kepala Balai.
2) Kepala Balai membuat disposisi dan diserahkan ke Tim Kerjasama.
3) Tim Kerjasama memilah status dan jenis/kategori kerjasama membuat
kesesuaian antara disposisi informasi dengan ketersediaan sumber daya
kegiatan kerjasama dan diberikan ke Koordinator.
4) Koordinator memverifikasi rencana kegiatan kerjasama dan diberikan ke
Tim Kerjasama.
5) Tim kerjasama membuat kompilasi rencana kegiatan dan hasilnya dibuat
rangkap. Satu diarsip satu lagi diberikan kepada Kepala Balai.

Berikutnya adalah proses perancangan kegiatan kerja sama yang dalam

pelaksanaannya melibatkan beberapa bagian/Seksi di Balithi, berikut:

1) Tim kerjasama memberikan dokumen hasil kompilasi rencana kerjasama

kepada pihak Koordinator.
2) Koodinator mempelajari dokumen hasil kompilasi rencana kegiatan
kerjasma, menyusun proses kerjasama, memverifikasi penyusunan
proses kerjasama disesuaikan dengan kompilasi rencana kegiatan untuk
diberikan kembali kepada Tim Kerjasama.
3) Tim kerjasama membuat dokumen rancangan kegiatan kerjasama
diserahkan kembali kepada Koordinator.
4) Koordinator memberikan laporan mengenai rancangan kegiatan kepada
tim kerjasama dan Kepala Balai.
Proses terakhir dalam pengelolaan kerja sama adalah mendokumentasikan
semua kegiatanb kerja sama yang telah dan akan dilakukan di tahun
berjalan. Berikut adalah gambaran interaksi dari aktor dan proses:

1. Tim kerjasama mengumpulkan semua naskah/berkas dokumentasi

kerjasama kemudian naskah dipilih sesuai dengan jenis dan diberikan
ke pihak Koordinator.
2. Koordinator membuat daftar kelengkapan dokumentasi setiap
kegiatan kerjasama selanjutnya diberikan kembali kepada Tim
Kerjasama.
3. Tim kerjasama melengkapi dokumen kerjasama lalu membuat daftar
seluruh dokumen kerjasama untuk diberikan kepada Koordinator.

4
4. Koordinator membuat dan memberikan daftar seluruh dokumentasi
kegiatan kerjasama dan diberikan kepada tim kerjasama dan Kepala
Balai.

Gambar flowchart proses perancangan kegiatan kerja sama

5
 Gambar proses pendokumentasian kegiatan kerja sama

Dari ketiga alur tersebut di atas, baru terlihat adanya interaksi antara Kabalai, Kasie
Jaslit beserta Tim Kerjasama. Namun pada kenyataannya kegiatan kerja sama

6
diawali dengan perjanjian kerja dan penetapan indeks kinerja utama, dimana target
jumlah kerja sama yang akan dilakukan tertera dalam perjanjian tersebut. Artinya
sudah ditentukan sebelumnya dan penentuan tersebut melibatkan bagian
Pelayanan Teknis (Peltek) yang berkoordinasi dengan Koordinator Program balai.
Kendala yang sering terjadi dalam mendokumentasikan kegiatan kerja sama adalah
tidak tersedianya data maupun informasi lengkap mengenai suatu kerja sama yang
dilaksanakan diluar maupun yang dikelola oleh bagian jasa Penelitian (Jaslit) secara
langsung.

Oleh karenanya keterlibatan dari Koordinator Program dan Kasie Peltek sangat
perlu untuk dilibatkan dalam semua proses pengelolaan kerja sama di balit. Selain
alur proses pengelolaan kerja sama di balit, juga harus ditentukan alur pengelolaan
kerja sama yang berlangsung di Puslibanghorti. Jika keduanya tidak ada
keterkaitan, sedangkan kegiatan kerja sama balit juga dibawah koordinasi
Puslitbanghorti maka akan terjadi pendokumentasian yang mengandung duplikasi
data kerja sama yang dilakukan baik oleh Puslitbanghorti maupun balit. Untuk itu
tata kelola kerja sama harus ditentukan oleh Puslitbanghorti sebagai koordinator
dari semua kegiatan kerja sama lingkupnya.

Selain itu juga dibahas mengenai penanda tanganan kerja sama dalam perjanjian
kesepakatan maupun di dalam Mou. Karena kerja sama sekarang ini harus
bertingkat, jika mitra kerja sama eselon 2 makan yang berhak menanda tangani
adalah Puslitbanghorti. Hal ini berarti merupakan kerja sama Puslitbanghorti,
walaupun mitra tersebut telah membuat kesepakatan dan dilaksanakan dengan
balit. Artinya satu MoU menjadi laporan bagi balit dan Puslitbanghorti. Untuk itu
perlu ketegasan dalam pemilahan kerja sama berdasarkan eselon.

Dari hal tersebut, perlu ditetapkan dan disosialisasikan mekanisme mulai dari asal
kerja sama dan mitra yang terlibat, kemudian dibreakdown ke beberapa butir
sebagai turunan dari kerja sama tersebut, jika terjadi hal seperti di atas. Artinya
harus ada payung kerja sama utama yang secara umum menggambarkan peran
Puslitbanghorti di dalamnya, kemudian dibagi ke dalam beberapa kegiatan yang
pelaksanaannya dilakukan oleh balit dan mitra. Dari turunan kegiatan tersebut,
balit membuat proposal berikut dengan MoU dn nota kesepahaman terkait dengan
pelaksanaan kegiatan kerja sama dengan berpijak pada payung kerja sama, yaitu
Mou Puslitbanghorti.

Pada beberapa kegiatan kerja sama dua tahun terakhir ini sebenarnya sudah
dilakukan. Namun tidak tersirat dan tertuang sebagai standar pengelolaan kerja
sama yang harus implementasikan di lingkup Puslitbanghorti untuk semua jenis

7
kerja sama. Untuk itu perlu ditentukan pola pengelolaan kerja sama yang nantinya
menjadi standardisasi tata kelola kerja sama di Puslitbanghorti, agar proses
kegiatan dan dokumen semua kegiatan kerja sama dapat termonitor dan tercatat
dengan baik.

Setelah pola atau standar pengelolaan telah dilaksanakan dan disosialisasikan

lingkup Puslitbanghorti, baru dapat dikembangkan sistem informasi yang
dibangun berdasarkan bisnis proses yang telah distandarkan. Adanya sistem
informasi kerjasama yang mengontrol kegiatan dan dokumen kerja sama, serta
mendistribusikan informasi kerja sama untuk konsumsi publik. Pengembangan
sistem ini diharapkan dapat digunakan untuk kegiatan kontroling/monitoring
maupun standar pelaporan kerja sama lingkup Puslitbanghorti.

Dari hasil kompilasi data dan pengelolaan dokumen kerja sama, telah dibuat
kebutuhan dasar pelaporan yang berdasarkan Juknis Kerja Sama Penelitian dan
Pengembangan tahun 2014.

Kebutuhan Data Untuk Pelaporan Yang Sesuai Dengan Juknis Balitbangtan

NO DOKUMEN FUNGSI ATRIBUT

1 Proposal Sebagai acuan dan - Judul
legalitas dari kerjasama - Penanggung jawab
yang dilakukan - Jangka waktu
- Dana yang diusulkan
MOU Sebagai acuan dan - Mitra
legalitas dari kerjasama - Judul
yang dilakukan - Nomor
- Tanggal, Bulan, Tahun.
- Pihak pertama
- Pihak kedua
- Pasal
2 Rekapitulasi Data Daftar kegiatan kerjasama - No./Tahun
Kegiatan Kerjasama yang dilakukan pertahun - Judul Kerjasama
Dalam Negri (FORM A) - Unit Pelaksana
- Nama Mitra Kerjasama
- Contact Person
- Jangka Waktu
- Status Kerjasama
- Nilai Kontrak Kerjasama
- Kontribusi Badan Litbang

8
NO DOKUMEN FUNGSI ATRIBUT
- Kontribusi Mitra
Kerjasama
- Hasil Penelitian
- Permasalahan
- Tindak Lanjut
- Jenis Dokumen Yang
Dimiliki
3 Ringkasan Kegiatan Laporan tentang - Nama UK/UPT
Kerjasama Dalam Negri kemajuan pelaksanaan - Nama Mitra
(FORM B) kegiatan kerjasama (ex. - Deskripsi
Penanaman, pemupukan, - Penanggung Jawab
perawatan, panen). Kerjasama

4 Laporan Tengah Laporan tentang - Kertas

Tahun/Kegiatan kemajuan pelaksanaan - Text
Kegiatan Kerjasama kegiatan kerjasama per - Foto
Dalam Negeri (FORM F) semester. - Cover
- Judul Laporan
- Kata Pengantar
- Daftar Isi
- Daftar Tabel
- Daftar Gambar/Ilustrasi
- Daftar lampiran
- Pendahuluan
- Prosedur
- Hasil Sementara
- Kesimpulan Sementara
- Daftar Pustaka

5 Rekapitulasi Kegiatan Laporan tentang - No

Kerjasama (FORM G- kemajuan pelaksanaan - Judul Kerjasama
internal) kegiatan kerjasama per - Jenis kerjasama
tahun - Tujuan Kerjasama
- Status
- Tahun Dimulai
- Jangka Waktu
- Pelaksaaan
- Dokumen
- Keterangan

6 Laporan Triwulanan Laporan tentang - Judul Kegiatan

Kemajuan Fisik dan kemajuan pelaksanaan - Lokasi

9
NO DOKUMEN FUNGSI ATRIBUT
Keuangan Kegiatan kegiatan kerjasama (ex. - Triwulan
Kerjasama Dalam Negri Penanaman, pemupukan, - Target dan Realisasi Fisik
(FORM C) perawatan, panen). dan Keuangan
- Hasil yang telah dicapai
sampai triwulan
- Identifikasi
masalah/kendala yang
dihadapi

7 Laporan Keuangan Laporan pembiayaan dan - Nomor

Kegiatan Kerjasama alokasi dana kerjasama - Unit Kerja
Dalam Negri (FORM E) - Judul Kegiatan Kerjasama
- Nama Mitra Kerjasama
- Nilai Kontrak Kerjasama
- Penerimaan
- Belanja
- Saldo akhir

8 Ringkasan Pelaksanaan Laporan pembiayaan dan - Nomor

Kegiatan Kerjasama kemajuan fisik kerjasama - Judul kegiatan kerjasama
Dalam Negri (FORM D) - Penyerapan kumulatif
sampai dengan desember
tahun sebelumnya
- Realisasi fisik &keuangan
tahun anggaran

10