Anda di halaman 1dari 5

JOB DESRIPTION KEPANITIAAN

EVENT

1.Koordinasi Lapangan

 Memberikan saran,kritik,serta ide-ide kepada BPH Panitia


 Memberikan bantuan secara moril maupun material kepada panitia dan seksi-seksi
 Mencari solusi serta menyelesaikannya jika terjadi permasalahan
 Bertanggung jawab atas kegiatan yang dilaksanakan

2.Sttering Commite(SC)

 Memberikan saran dan kritik atas rencana angaran BPH Panitia, rencana usaha dana, dan rencana
pelaksanaan kegiatan bila dianggap perlu
 Mengontrol berjalannya acara kegiatan BPH Panitia,seperti kinerja dari BPH dan seksi-seksi
lainnya
 Memberikan motivasi ,inspirasi serta teguran kepada BPH dan seksi kepanitiaan
 Mencari solusi bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan

3.Ketua Panitia

 Memimpin kegiatan yang akan dilaksanakan


 Memanagement kegiatan mulai dari planning,organizing hingga controlling
 Bertanggungjawab terhadap semua kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap seksi
 Meminpin dan menyetujui keputusan rapat yang telah disepakati
 Memberikan teguran kepada seksi apabila ada yang tidak menjalankan tugasnya
 Membagi tugas dan tanggungjawab kepada setiap seksi
 Memberikan mendate kepada wakil ketua jikalau ketua sedang berhalangan
 Memberikan surat perintah kepada anggota untuk menjalankan tugasnya

4.Wakil Ketua

 Membantu ketua dalan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai pengurus di kegiatan
tersebut
 Menggantikan ketua jika berhalangan, dan sekaligus sebagai pengganti dalam memulai suatu
rapat, serta memutuskannya.

5.Sekretaris

 Membuat surat undagan rapat


 Membuat surat bentuan dana (proposal)
 Mencatat segala keputusan-keputusan yang telah disepakati dalam rapat
 Menyimpan file-file yang berkaitan dengan kegiatan
 Pengarsipan surat masuk dan keluar
 Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan atas
pelaksanaan kegiatan
 Menyimpan dan menjaga segaala peralatan kegiatan

6.Wakil Sekretaris

 Membantu sekretaris dalam menyusun sertamenata segala tugas-tugas sekretaris


 Menjaga dan merawat fasilitas perhimpunan

7.Bendahara

 Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan


 Membukukan segala tentang pemasukan dan pengeluaran dana yang digunakan untuk event
 Membuat laporan kerja, dan membukukan keuangan iuran pokok.dll
 Meminta persetujuan kepada panitia ,supayadapat menggunakan uang/dana tersebut

8.Seksi ACARA

 Menyusun rencana kegiatan


 Mengatur,memimpin semua kegiatan
 Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal-hal teknis pada saat kegiatan berlangsung
misalnya moderator,pemimpin acara,pembicara, narasumber dll
 Mengatur waktu dan tempat selama pelaksanaan event
 Membuat konsep acara dan rundown acara
 Mensosialisasikan konsep acara kepada seluruh seksi
 Mene3ntukan job describtion yang lebih rinci kepada para seksi
 Memonitori segala kegiatan yasng dilaksanakan oleh setiap seksi
 Berkoordinasi dengan seeksi lain tentang tamu yang akan diundang

9.Seksi Publikasi

 Menentukan media publikasi yang diperlukan


 Berkoordinasi dengan seksi marketing tentang logo publikasi,kesepakatan media publikasi
peletakan dsb
 Berkoordinasi dengan media dekorasi tentang peletakan media onsite
 Memberikan daftar kepada pembuat proposal dalam hal menjadikan bagian terpenting untuk
menentukan kontrak kerja sponsor
 Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
 Menentukan lokasi publikasi
 Berkoordinasi dengan sekretaris untuk membuat surat ijin pemasangan m.publikasi
 Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan dan juga pajak pemasangan
 Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan tentang keamanan media onsite terutama yang
disediakan oleh pihak sponsor
 Memasang semua media publikasi yang telah disepakati

10.Seksi Humas

 Mendampingi pengisi acara/event


 Berkoordinasi dengan seksi keamanan terkait ijin kepolisian
 Berkoordinasi dengan pihak acara tentang transportasi si pengisi acara
 Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkaitan dengan ijin spanduk ,dll
 Meminta ijin pada masyarakat setempat berkaitan dengan adanya acara yang akan
diselenggarakan
 Bertanggung jawab tentang sikon di tempat kegiatan

11.Seksi Marketing

 Menguasai seluruh bagian proposal sponsor


 Membuat presentasi
 Mencari sponsor dan mendapatkan kesepakatan
 Memperlihatkan segala seluk beluk kesepakatan
 Berkoordinasi dengan seksi publikasi mengenai materi publikasi yang telah disepakati dengan
pihak pemberi sponsor
 Berkoordinasi dengan seksi acara mengenai promosi dari pihak pemberi sponsor

12.Seksi Dekorasi

 Menentukan dekorasi panggung


 Menentukan dekorasi acara
 Memasang mareti publikasi onsitebersama dengan seksi publikasi dan seksi perlengkapan
 Mendesain acara dan kelengkapannya sehingga lebih menarik

13.Seksi Perlengkapan

 Berkoordinasi dengan seksi acara untuk jadwal peralatan yang dibutuhkan


 Menyimpan seluruh perlengkapan yang dibutuhkan selama acara tersebut
 Bertanggung jawab dengan segala peralatan mulai dari pengambilan hingga pemulangan
 Berkoordinasi dengn seksi dekorasi untuk hal pemasangan branding dan yang berhubungan
dengan kontrak di area
 Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan publikasi
14.Seksi Konsumsi

 Menghandle segala masalah konsumsi,makanan dan minuman buat peserta, panitia,tamu dll
 Berkoordinasi dengan seksi registrasi untuk mengetahui jumlah makanan yang harus dipesan
 Mengkontrol segala stand makanan jika dibutuhkan
 Menyesuaikan segala jenis konsumsi mulai dari snack, lunch, coffee brak ,dsb

15.Seksi Dokumentasi

 Mendokumntasikan segala kegiatan mulai dari awal-akhir


 Mendokumentasikan spot-spot dari kontraprestasi sponsor
 Mengedit dan merealisasikan dokumentasi
 Menyerahkan hasil dokementasi event

16.seksi Keamanan

 Menjaga keamanan dan memastikan acara berjalan dengan baik dan lancer
 Berkoordinasi kepada seluruh seksi untuk dapat memberikan info spot-spot mana yang harus
dijaga

17.Seksi Kebersihan

 Menjaga kebersihan lingkungan event, mulai dari dalam hingga luar tempat pelaksanaan event
 Membersihkan tempat pelaksanaan event sebelun dan sesudah
 Berkoordinasi kepada seluruh seksi tentang apa-apa saja yang harus dilengkapi/dibuang

18.Seksi Registrasi

 Mencatat nama-nama peserta yang ikut dalam event


 Memberikan data data yang detail tentang si peserta kepada setiapseksi
 Berkoordinasi dengan panitia untuk mengetahui tentang event
 Koordinasi tentang ticket kepada peserta

19.Seksi Kesehatan

 Untuk memperhatikan kesehatan para peserta


 Menjaga peserta yang kurang fit
 Menyediakan alat alat kesehatan dan obat yang dibutuhkan
 Bertanggung jawab atas kesehatan peserta yang sedang dijaga
20.Seksi Kesekretariatan

 Menjaga dan menata kelengkapan yang dibutuhkan oleh bagian sekretariatan


 Berkoordinasi dengan panitia inti tentang masalah surat menyurat

21.Seksi Akomodasi

 Memantau tempat yang akan digunakan oleh peserta event


 Koordinasi dengan seksi ticketing untuk mengetahui jumlah akomodasi yang telah di pesan oleh
peserta
 Koordinasi dengan seksi transportasi untuk menjemput peserta dari tempat akomodasi
 Koordinasi dengan seksi acara untuk mengetahui jadwal kedatangan peserta

22.Seksi Transportasi

 Bertugas untuk menjemput dan mengantar peserta


 Koordinasi dengan seksi akomodasi tentang keberadaan si peserta event
 Bertanggung jawab atas seluruh transportai yang dingunakan
 Menjaga keselamatan peserta event

23.Liasion Officer(LC)

 Bertanggung jawab atas segala peserta yang ada dalam event


 Mengonsep dan menyusun daftar undangan
 Melayani peserta
 Membuat pengelompokan peserta
 Bertanggung jawab atas segala penyediaan dan permberian peserta
 Menghubungi dan mengkomfirmasi kedatangan peserta
 Menjalin kominikasi yang baik kepada setiap peserta