Anda di halaman 1dari 4

SOP PENOMORAN DAN PEMBUATAN SURAT

Format Penomoran Surat Keluar


1. Surat Keputusan (SK) : 01 (kode nomor surat)
2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

Contoh :
No : 01.001/SMK-AI/VIII/2017
Keterangan :
01 : Kode nomor surat
001 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
SMK-AI : Nama lembaga yang mengeluarkan surat (SMK AL-INTISAB)
VIII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2017 : Tahun berjalan
Bagian surat resmi yaitu nomor surat adalah salah satu bagian yang fungsinya sangatlah
penting. Bagian ini tidak boleh dibuat sembarangan karena masing-masing karakter
dalam nomor surat resmimemiliki makna dan arti.

Karena itulah penulisan nomor surat ini tidak boleh asal dan sembarangan. Supaya tidak
terjadi kesalahan dalam pembuatan nomor dan agar fungsinya tercapai maka alangkah
baiknya jika kita belajar mengenai nomor tersebut.

Jika anda selalu berkecimpung dengan surat menyurat maka anda harus memahami
benar bagaimana Tata Cara Penulisan Nomor Surat agar semua surat yang ada bisa lebih
tertib. Jangan sampai, saat membuat surat anda sampai lupa meletakkan nomor
suratnya.

Nah, supaya lebih jelas mari kita bahas satu persatu. Jika anda perhatikan, dalam
penulisan nomor untuk surat resmi maka anda akan mendapatkan beberapa kode nomor
misalnya:

1. Nomor urut surat


2. Kode surat
3. Bulan atau Tahun Pembuatan
4. Surat keterangan kesalahan perbedaan penulisan
5. Surat keterangan kematian
6. Pernyataan sanggup ditempatkan dimana saja

Masing-masing bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting, yaitu berkaitan
dengan kearsipan. Agar lebih jelas anda bisa mengikuti penjelasan mengenai Sistem
Penomoran Surat Resmi berikut ini.

Format Penomoran Surat Keluar


1. Surat Keputusan (SK) : 01 (kode nomor surat)
2. Surat Undangan (SU) : 02
3. Surat Permohonan (SPm) : 03
4. Surat Pemberitahuan (SPb) : 04
5. Surat Peminjaman (SPp) : 05
6. Surat Pernyataan (SPn) : 06
7. Surat Mandat (SM) : 07
8. Surat Tugas (ST) : 08
9. Surat Keterangan (SKet) : 09
10. Surat Rekomendasi (SR) : 10
11. Surat Balasan (SB) : 11
12. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) : 12
13. Sertifikat (SRT) : 13
14. Perjanjian Kerja (PK) : 14
15. Surat Pengantar (SPeng) : 15

Contoh :
No : 01.001/SMK-AI/VIII/2017

Keterangan :
01 : Kode nomor surat
001 : Nomor urutan surat yang dikeluarkan
SMK-AI : Nama lembaga yang mengeluarkan surat (SMK AL-INTISAB)
VIII : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)
2017 : Tahun berjalan

Setiap institusi atau organisasi berhak membuat sistem / aturan penomoran surat dimana
sistem tersebut bebas dilakukan sepanjang tidak keluar dari aturan umum sistem
penomoran surat, berupa kode angka / huruf dan singkatan-singkatan. Lebih jelasnya
silahkan perhatikan contoh berikut!

Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2014
Coba lihat susunan kode pada nomor surat resmi di atas, tentu ada arti, maksud dan
juga tujuannya bukan? Nah, pada nomor di atas masing-masing memiliki arti sendiri yaitu
seperti dijelaskan di bawah ini:

1. A = kode untuk surat internal (misalnya surat undangan untuk anggota, surat apapun
yang berkaitan dengan anggota organisasi / jaringan dalam institusi). Sehingga kode
"B" berarti kode surat untuk pihak luar organisasi. Maka boleh juga memberikan kode
C untuk Jenis Surat Tugas dan Surat Keterangan lainnya.
2. 001 = Artinya nomor seri surat itu dikeluarkan, misalnya dalam suatu kegiatan surat
pertama yang dikeluarkan untuk internal lembaga khusus di kegiatan tersebut adalah
001, maka kalau ada surat susulan otomatis menjadi 002.
3. Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan
acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini
umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya
4. AKB = Identitas organisasi / institusi
5. I = Bulan ketika surat itu dikeluarkan, umumnya di tulis dalam angka romawi
6. 2014 = Tahun surat itu di keluarkan

Dari arti masing-masing bagian nomor tersebut jelas sekali dapat kita lihat berbagai
fungsi nomor surat tersebut. Kalau kita lihat dari penjelasan tersebut dapat diketahui
bahwa fungsi nomor surat antara lain sebagai berikut:

a. Mempermudah penyimpanan (index)


b. Mempermudah pencarian surat
c. Memudahkan pencatatan baik surat masuk maupun surat keluar

Jadi, nomor tersebut penting bukan? Maka dari itu anda yang sering berurusan dengan
pembuatan surat menyurat tentunya harus tahu bagaimana membuat nomor untuk surat
masuk maupun untuk surat keluar. Sekarang coba perhatikan beberapa contoh lain
berikut ini.

 Nomor: 20/KKG/X/2014
 Nomor: 430/C.C2/KR/2014
Dari beberapa contoh yang ada di atas bisa kita ketahui bahwa nomor ini terdiri dari
beberapa bagian yang bisa kita identifikasi. Bagian nomor tersebut seperti yang sudah
disebutkan di atas yaitu nomor urut, kode instansi/perusahaan, dan kode bulan serta
tahun pembuatan surat.

Dengan informasi yang ada pada nomor tersebut tentu anda bisa dengan mudah
mengetahui informasi tentang surat yang ada, yaitu informasi mengenai:

1. jumlah surat yang telah di buat


2. jenis surat
3. siapa yang membuat
4. bulan apa di buat
5. tahun berapa di buat

Berbicara mengenai nomor ini tentu kita juga harus tahu bagaimana penulisan nomor
surat tersebut yaitu baik berkaitan dengan komposisi maupun susunan penulisan pada
sebuah surat. Sekarang mari kita lihat contoh penulisan nomor pada surat resmi di
bawah ini.

Dari gambar di atas bisa diketahui bahwa nomor surat di tulis pada bagian kiri surat
setelah judul surat. Letak penulisan adalah pada bagian pertama sebelum penulisan
lampiran dan perihal surat. Penulisannya bisa anda lihat pada gambar di atas.

Sekarang, dengan adanya sedikit penjelasan mengenai bagaimana Cara Membuat Nomor
Surat Resmi tersebut seharusnya anda sudah memiliki gambaran jika harus menulisnya.
Mudah-mudahan anda tidak lagi kesulitan jika harus membuat surat resmi yang di
dalamnya ada nomor suratnya.

Untuk di ingat, beberapa yang di bahas di atas hanyalah sebagai contoh saja, pada
kebutuhan sehari-hari bisa saja anda menemukan bentuk nomor surat yang berbeda
dengan contoh tersebut.