Analisa Kasus :

Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe
sebuah pabrik Korek Api di Karawang.
Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi,
dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan
struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola
perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar
Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa
penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan
yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .

Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba
,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting
untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan
koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang
bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi
apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan
motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat
motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi
dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut
?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan
dapat mencapai tujuan yang diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer
?
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan
pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut
? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan
melaksanakannya ?

Jawaban:
1. Menurut saya penting koordinasi itu dilaksanakan karena definisi koordinasi sendiri adalah
tindakan seorang manajer untuk mengusahakan terjadinya keselarasan, antara tugas/pekerjaan
yang dilakukan oleh seseorang/bagian yang satu dengan orang/bagian yang lain. Dengan
koordinasi ini diartikan suatu usaha kearah keselarasan kerja antara yang satu dengan yang lain,
sehingga diharapkan tidak akan terjadi kesimpangsiuran, ketidaktepatan, serta dobel pekerjaan
antara yang satu dengan yang lain. Hal ini berarti bahwa pekerjaan akan dapat dilaksanakan
secara efisien dan efektif.
Misalnya dalam suatu perusahaan, dapat terjadi bagian produksi telah meningkatkan jumlah
produksinya, tetapi ternyata karena tidak adanya tambahan kegiatan dari bagian penjualan, maka
dapat menyebabkan terjadinya over produksi. Hal ini sebenarnya tidak perlu terjadi kalau
seandainya antara bagian produksi dan bagian penjualan terjalin koordinasi yang baik.
jadi Koordinasi yang dilakukan yaitu ada 5 cara :
Pertama. kesempatan menunjukkan jumlah pelanggan potensial perusahaan melalui calon
pelanggan yang datang, pendekatan sistematis, menelpon pelanggan baru dan
rekomendasi.memulai pemasaran melalui internet,promosi" khusus
Kedua, Meningkatkan tingkat konversi misalnya membuat presentasi yang lebih
baik,mengesankan dan persuasif
Ketiga, meningkatkan besarnya pembelian rata- rata misalnya menciptakan promosi "beli
tiga gratis satu"
Keempat. meningkatkan jumlah bisnis berulang ,misalnya memberikan voucher diskon untuk
pembelian berikutnya
Kelima , meningkatkan margin keuntungan misalnya membeli bahan baku dari para pemasok
yang membeli harga lebih murah dengan kualitas setara, menawar harga para pemasok
langganan anda,dan mengambil strategi untuk mengurangi biaya yang tidak perlu

Dengan hanya meningkatkan 10 % saja dari masing- masing cara tersebut perusahaan tersebut
sudah dapat meningkatkan laba dan penjualan perusahaan hampir dua kali lipat dari laba
sebelumnya.

2. Komunikasi merupakan hal sangat penting terutama, dalam semua tingkatan manajemen
secara umumnya. Akan tetapi, komunikasi secara khususnya sangat penting dalam fungsi
seorang pemimpin. Sehingga pada umumnya terdapat kesepakatan tentang diperlukannya suatu
komunikasi yang sangat efektif.
Komunikasi dapat sebagai penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana
informasi itu dapat dipahami oleh penerima komunikasi.
Dari dasar diatas dapat disimpulkan, bahwa komunikasi adalah suatu sarana untuk
menyampaikan perintah, laporan, berita, ide pesan atau informasi dari komunikator kepada
komunikan agar diantara mereka terdapat interaksi.. Komunikasi bisa terjadi diantara dua orang,
sekelompok masyarakat bahkan dalam suatu organisasi.

Kendalanya :
1. Persepsi Selektif
Tiga aspek hambatan persepsi :
a. Penerima akan menanggapi berita berdasarkan pengalaman pribadi dan bagaimana mereka
telah belajar untuk menanggapi sesuatu.
b. Penerima akan menanggapi berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur
kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang cenderung untuk
ditolak.
c. Penerima cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman
mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
2. Status Komunikator
Komunikan cenderung untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar
karakteristik pengirim. Kualitas komunikator yang bagus akan mengkomunikasikan kebenaran.
3. Keadaan membela diri
Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita.
4. Pendengaran lemah
5. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
Misal, seseorang berkata “kerjakan secepat mungkin” akan menimbulkan persepsi yang berbeda.

Komunikasi yang Efektif yaitu :

Beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi, yaitu :
1. Pengkajian komunikasi
Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi dalam perusahaan, dengan pendekatan makro,
yaitu merupakan alat untuk memeriksa kebijaksanaan, jaringan, dan aktivitas komunikasi.
Komunikasi organisasi dipandang sekelompok faktor-faktor komunikasi yang berkaitan dengan
tujuan komunikasi.
2. Pedoman dan teknik komunikasi
Pemahaman dasar tentang model proses komunikasi membantu dalam mengidentifikasi unsur-
unsur penting dalam proses komunikasi.

Komunikasi yang perlu dilakukan yaitu :

A. Komunikasi Tertulis
Didalam komunikasi tertulis terdapat kelebihan kelemahan. Komunikasi tertulis mempunyai
kelebihan karena menyediakan catatan, referensi, dan bukti hukum

B. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan dapat berbentuk pertemuan tatap muka antara dua orang atau seorang yang
berpidato dihadapan banyak orang, atau dapat juga bersifat formal dan informal, dan boleh jadi
telah direncanakan atau kebetulan.

C. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak disampaikan melalui kata-kata, yang berisi
penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pengulangan atau pengganti pesan komunikasi.

3. Menurut saya perusahaan perlu motivasi karena motivasi itu dorongan atau daya penggerak
Motivasi ini hanya diberikan kepada orang-orang yang mampu mengerjakan suatu pekerjaan.
Motifasi mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan atau pengikut,
agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan kemampuan dan keterampilannya untuk
mewujudkan tujuan perusahaan atau organisasi.

Tujuan pemberian motivasi, yaitu :

1. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan
2. Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan
3. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan
4. Mengefektifkan pengadaan karyawan
5. Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan
6. Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik
7. Meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan
8. Meningkatkan kreativitas dan partisipasi karyawan
9. Meningkatkan kedisiplinan dan menurunkan tingkat absensi karyawan
10. Meningkatkan efisiensi penggunaan alat-alat dan bahan baku
11. Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya

Alat- alat motivasi :

1. Motivasi positif (insentif positif), manajer memotivasi dengan memberikan hadiah kepada
mereka yang berprestasi baik. Dengan motivasi positif ini semangat kerja bawahan akan
meningkat, karena manusia pada umumnya senang menerima yang baik-baik saja. Motivasi ini
efektif untuk jangka waktu panjang.
2. Motivasi Negatif (insentif negatif), manajer memotivasi bawahannya dengan memberikan
hukuman kepada mereka yang pekerjaannya kurang baik (prestasinya rendah). Dengan motivasi
negatif ini semangat kerja bawahan dalam jangka waktu pendek akan meningkat, karena mereka
takut di hukum; tetapi untuk jangka waktu panjang dapat berakibat kurang baik. Motivasi efektif
untuk jangka waktu pendek.

Kendala dalam melakukan motivasi yaitu :

a. Manusia adalah makhluk sosial yang berkeinginan.

b. Suatu kebutuhan yang telah dipuaskan tidak menjadi alat motivasi bagi pelakunya.
c. Kebutuhan manusia itu bertingkat-tingkat sebagai berikut

- Phisiological Needs (kebutuhan fisik = biologis) yaitu kebutuhan yang diperlukan untuk
mempertahankan kelangsungan hidup seseorang atau tingkat kebutuhan yang bobotnya paling
rendah, seperti : makan, minum, air, udara, perumahan dan lain sebagainya.
-Safety and Security Needs (keamanan dan keselamatan), yaitu kebutuhan keamanan dari
ancaman, seperti merasa aman dari ancaman kecelakaan dan keselamatan dalam melakukan
pekerjaan.
- Affiliation or Acceptance Needs, yaitu kebutuhan sosial, teman, dicintai dan mencintai serta
diterima dalam pergaulan dan lingkungannya.
- Esteen of Status or Egoistic Needs, yaitu kebutuhan akan penghargaan diri, pengakuan serta
penghargaan prestise dari karyawan dan masyarakat lingkungannya.
- Self Actualization, yaitu kebutuhan akan aktualisasi diri dengan menggunakan kecakapan,
kemampuan prestasi kerja yang sangat memuaskan atau luar biasa yang sulit dicapai oleh orang
lain.

4. Gaya kepemimpinan yang cocok untuk perusahaan tersebut adalah gaya pemimpin yang
demokratisyang cocok dengan situasi dan kondisi masyarakat seperti sekarang ini. Hanya pada
tipe pemimpin demokratislah segala pikiran, pendapat, dan aspirasi sebagian besar anggota
organisasi dapat disalurkan dan ditampung oelh pemimpin organisasi. Semua pendapat
merupakan informasi yang amat berguna mengambil keputusan/kebijaksanaan dengan jalan
masyarakat untuk terciptanya kata sepakat.

Persyaratan menjadi pemimpin terbaik :

a. energi
b) selera memimpin
c) enthusiasme
d) ramah-tamah
e) integritet
f) kemahiran teknis
g) sanggup mengambil keputusan
h) intelligensi
i) kecakapan mengajar
j) iman yang kuat.

Perbedaaan Pimpinan dan Manajer yaitu :

Pimpinan Manajer
Fokus kepada orang Fokus pada sistem dan struktur
Membangkitkan kepercayaan Bergantung kepada pengawasan
Melihat perspektif jangka panjang Melihat jangka pendek
Apa dan mengapa Bertanya kapan dan bagaimana
Menatap masa depan Melihat hasil pokok
Melahirkan Meniru
Menantangnya Menerima status quo
Menginovasi Mengelola
Orisinal Tiruan
Mengembangkan Mempertahankan

5. Pengawasan yang efektif yaitu dilakukan sebagai berikut :

1. Pengawasan Langsung (Pengawasan Pribadi)

Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer
secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri.
Bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dengan yang dikehendakinya. Cara
ini mempunyai keuntungan dan kelemahan.
Keuntungannya :
a. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga mempertinggi hubungan
antara bawahan dan atasan.
b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya.
c. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi
kebijaksanaan selanjutnya.

Kelemahannya :
a. Waktu seorang manager akan banyak tersita akibatnya waktu untuk pekerjaan lainnya
berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan keputusan, dll.
b. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahan merasa bahwa atasannya selalu mengamati
mereka.
c. Ongkos makin besar karena adanya biaya perjalanan.

Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi ditempat (on
the spot observation) dan laporan ditempat (on the spot report).
Manager yang mempunyai tugas komplek tidak mungkin melakukan pengawasan langsung
sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini biasanya dilakukan dengan tidak langsung.

2. Pengawasan tidak langsung secara lisan

Cara ini dilakukan dengan wawancara yang ditujukan kepada orang-orang atau golongan tertentu
yang dapat memberikan gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui, terutama tentang hasil yang
sesungguhnya (actual result) yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak
sama-sama aktif, bawahan memberikan laporan tentang hasil pekerjaannya, dan atasan dapat
menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlukan.

3. Pengawasan tidak langsung secara tertulis

Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) adalah merupakan suatu pertanggung
jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan
tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan dapat mengetahui
apakah bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yang diberikannya.
Keuntungan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
Dapat dibaca oleh semua pihak yang membutuhkan.
Kelemahan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
a. Bawahan tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari urutan aktifitas seluruhnya.
b. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan gambaran yang
berlebihan, karena kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS).
c. Pemimpin sulit menentukan mana yang berupa kenyataan dan mana yag berupa pendapat.
4. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah sistem pengawasan dimana pengawasan itu
ditunjukkan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang
menunjukkan adnaya peristiwa-peristiwa yang dianggap istimewa.

Perusahaan perlu mengadakan External Control, yaitu pengendalian yang dilakukan oleh pihak
luar. Pengendalian ekstern dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya pemeriksaan
pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang dilakukan perusahaan.
Mengapa? agar manajer yakin akan tindakan yang dilakukan oleh anggota organisasi benar-
benar menggerakkan oganisasi ke arah sasaran yang telah dirumuskan.

Diposting oleh Unknown di 18.24

0 KOMENTAR:

Posting Komentar

LINK KE POSTING INI

Buat sebuah Link

Posting Lebih BaruPosting LamaBeranda

Langganan: Posting Komentar (Atom)
tugas Pengantar Manajemen

Analisa Kasus :

Ateng Santoso , adalah pendiri,direktur dan manajer umum dari semua operasi PT.Teluk Jambe
sebuah pabrik Korek Api di Karawang.
Suatu waktu Perusahaan tersebut diambil alih oleh suatu perusahaan raksasa dan direorganisasi,
dan Ateng Santoso diangkat sebagai Direktur yang baru, diperintahkan untuk mengembangkan
struktur organisasi. Dia melakukannya dengan berat hati karena dia selalu mengelola
perusahaannya secara informal. Setelah satu tahun memecahkan banyak masalah antar
Departemen sendiri dan bekerja 12 sampai 14 jam sehari Ateng Santoso menyadari bahwa
penjualan menurun,laba menyusut, dan banyak karyawan keluar dari perusahaannya.
Masalahnya : Adalah bagaimana mereorganisasi PT. Teluk Jambe menjadi suatu perusahaan
yang lebih profesional dengan meningkatkan penjualanya dan laba .

Pertanyaan :
1.Seandainya saudara adalah seorang konsultan, untuk menaikkan lagi tingkat penjualan dan laba
,koordinasi apa dan bagaimana yang seharusnya dia lakukan ? Mengapa koordinasi penting
untuk dilaksanakan ?
2.Salah satu factor pendukung keberhasilan perusahaan adalah Komunikasi. Banyak kegagalan
koordinasi disebabkan oleh Komunikasi, coba jelaskan tentang komunikasi yang efektif itu yang
bagaimana ? Kendala kendala apa saja yang terdapat dalam komunikasi tersebut ? komunikasi
apa saja menurut saudara yang perlu dilakukan dalam perusahaan tersebut?
3.Untuk meningkatkan produktivitas dan laba penjualan,apakah perusahaan perlu melakukan
motivasi ? Tujuan apa yang diharapkan perusahaan dalam memberikan motivasi ? Alat-alat
motivasi dan jenis motivasi apa yang sebaiknya diberikan.? Kendala-kendala apa yang dihadapi
dalam memberikan motivasi tersebut ?
4.Menurut pendapat Saudara Gaya kepemimpinan apa yang cocok untuk perusahaan tersebut
?Persyaratan2 apa saja yang diperlukan oleh seorang pemimpin yang baik sehingga perusahaan
dapat mencapai tujuan yang diinginkannya. ? Jelaskan perbedaan antara Pemimpin dan manajer
?
5.Untuk mendapatkan pendapatan yang optimal perlu kiranya perusahaan mengadakan
pengawasan yang efektif, jelaskan pengawasan efektif apa yang dibutuhkan perusahaan tersebut
? apakah perlu perusahaan mengadakan control extern ? mengapa dan siapa yang akan
melaksanakannya ?

Jawaban:
1. Menurut saya penting koordinasi itu dilaksanakan karena definisi koordinasi sendiri adalah
tindakan seorang manajer untuk mengusahakan terjadinya keselarasan, antara tugas/pekerjaan
yang dilakukan oleh seseorang/bagian yang satu dengan orang/bagian yang lain. Dengan
koordinasi ini diartikan suatu usaha kearah keselarasan kerja antara yang satu dengan yang lain,
sehingga diharapkan tidak akan terjadi kesimpangsiuran, ketidaktepatan, serta dobel pekerjaan
antara yang satu dengan yang lain. Hal ini berarti bahwa pekerjaan akan dapat dilaksanakan
secara efisien dan efektif.
Misalnya dalam suatu perusahaan, dapat terjadi bagian produksi telah meningkatkan jumlah
produksinya, tetapi ternyata karena tidak adanya tambahan kegiatan dari bagian penjualan, maka
dapat menyebabkan terjadinya over produksi. Hal ini sebenarnya tidak perlu terjadi kalau
seandainya antara bagian produksi dan bagian penjualan terjalin koordinasi yang baik.
jadi Koordinasi yang dilakukan yaitu ada 5 cara :
Pertama. kesempatan menunjukkan jumlah pelanggan potensial perusahaan melalui calon
pelanggan yang datang, pendekatan sistematis, menelpon pelanggan baru dan
rekomendasi.memulai pemasaran melalui internet,promosi" khusus
Kedua, Meningkatkan tingkat konversi misalnya membuat presentasi yang lebih
baik,mengesankan dan persuasif
Ketiga, meningkatkan besarnya pembelian rata- rata misalnya menciptakan promosi "beli
tiga gratis satu"
Keempat. meningkatkan jumlah bisnis berulang ,misalnya memberikan voucher diskon untuk
pembelian berikutnya
Kelima , meningkatkan margin keuntungan misalnya membeli bahan baku dari para pemasok
yang membeli harga lebih murah dengan kualitas setara, menawar harga para pemasok
langganan anda,dan mengambil strategi untuk mengurangi biaya yang tidak perlu

Dengan hanya meningkatkan 10 % saja dari masing- masing cara tersebut perusahaan tersebut
sudah dapat meningkatkan laba dan penjualan perusahaan hampir dua kali lipat dari laba
sebelumnya.

2. Komunikasi merupakan hal sangat penting terutama, dalam semua tingkatan manajemen
secara umumnya. Akan tetapi, komunikasi secara khususnya sangat penting dalam fungsi
seorang pemimpin. Sehingga pada umumnya terdapat kesepakatan tentang diperlukannya suatu
komunikasi yang sangat efektif.
Komunikasi dapat sebagai penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima dimana
informasi itu dapat dipahami oleh penerima komunikasi.
Dari dasar diatas dapat disimpulkan, bahwa komunikasi adalah suatu sarana untuk
menyampaikan perintah, laporan, berita, ide pesan atau informasi dari komunikator kepada
komunikan agar diantara mereka terdapat interaksi.. Komunikasi bisa terjadi diantara dua orang,
sekelompok masyarakat bahkan dalam suatu organisasi.

Kendalanya :
1. Persepsi Selektif
Tiga aspek hambatan persepsi :
a. Penerima akan menanggapi berita berdasarkan pengalaman pribadi dan bagaimana mereka
telah belajar untuk menanggapi sesuatu.
b. Penerima akan menanggapi berita dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur
kepribadian yang kuat. Berita yang bertentangan dengan keyakinan seseorang cenderung untuk
ditolak.
c. Penerima cenderung mengelompokkan dan menyimpan karakteristik-karakteristik pengalaman
mereka sehingga mereka dapat membuat pola-pola menyeluruh.
2. Status Komunikator
Komunikan cenderung untuk menilai, mempertimbangkan dan membentuk pendapat atas dasar
karakteristik pengirim. Kualitas komunikator yang bagus akan mengkomunikasikan kebenaran.
3. Keadaan membela diri
Perasaan membela diri pada pengirim, penerima berita.
4. Pendengaran lemah
5. Ketidaktepatan penggunaan bahasa
Misal, seseorang berkata “kerjakan secepat mungkin” akan menimbulkan persepsi yang berbeda.

Komunikasi yang Efektif yaitu :

Beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi, yaitu :
1. Pengkajian komunikasi
Salah satu cara untuk meningkatkan komunikasi dalam perusahaan, dengan pendekatan makro,
yaitu merupakan alat untuk memeriksa kebijaksanaan, jaringan, dan aktivitas komunikasi.
Komunikasi organisasi dipandang sekelompok faktor-faktor komunikasi yang berkaitan dengan
tujuan komunikasi.
2. Pedoman dan teknik komunikasi
Pemahaman dasar tentang model proses komunikasi membantu dalam mengidentifikasi unsur-
unsur penting dalam proses komunikasi.

Komunikasi yang perlu dilakukan yaitu :

A. Komunikasi Tertulis
Didalam komunikasi tertulis terdapat kelebihan kelemahan. Komunikasi tertulis mempunyai
kelebihan karena menyediakan catatan, referensi, dan bukti hukum

B. Komunikasi Lisan
Komunikasi lisan dapat berbentuk pertemuan tatap muka antara dua orang atau seorang yang
berpidato dihadapan banyak orang, atau dapat juga bersifat formal dan informal, dan boleh jadi
telah direncanakan atau kebetulan.

C. Komunikasi Non Verbal

Komunikasi non verbal adalah komunikasi yang tidak disampaikan melalui kata-kata, yang berisi
penekanan, pelengkap, bantahan, keteraturan, pengulangan atau pengganti pesan komunikasi.

3. Menurut saya perusahaan perlu motivasi karena motivasi itu dorongan atau daya penggerak
Motivasi ini hanya diberikan kepada orang-orang yang mampu mengerjakan suatu pekerjaan.
Motifasi mempersoalkan bagaimana caranya mendorong gairah kerja bawahan atau pengikut,
agar mereka mau bekerja keras dengan memberikan kemampuan dan keterampilannya untuk
mewujudkan tujuan perusahaan atau organisasi.

Tujuan pemberian motivasi, yaitu :

1. Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan
2. Mendorong gairah dan semangat kerja karyawan
3. Meningkatkan produktivitas kerja karyawan
4. Mengefektifkan pengadaan karyawan
5. Mempertahankan loyalitas dan kestabilan karyawan perusahaan
6. Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik
7. Meningkatkan tingkat kesejahteraan karyawan
8. Meningkatkan kreativitas dan partisipasi karyawan
9. Meningkatkan kedisiplinan dan menurunkan tingkat absensi karyawan
10. Meningkatkan efisiensi penggunaan alat-alat dan bahan baku
11. Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya

Alat- alat motivasi :

1. Motivasi positif (insentif positif), manajer memotivasi dengan memberikan hadiah kepada
mereka yang berprestasi baik. Dengan motivasi positif ini semangat kerja bawahan akan
meningkat, karena manusia pada umumnya senang menerima yang baik-baik saja. Motivasi ini
efektif untuk jangka waktu panjang.
2. Motivasi Negatif (insentif negatif), manajer memotivasi bawahannya dengan memberikan
hukuman kepada mereka yang pekerjaannya kurang baik (prestasinya rendah). Dengan motivasi
negatif ini semangat kerja bawahan dalam jangka waktu pendek akan meningkat, karena mereka
takut di hukum; tetapi untuk jangka waktu panjang dapat berakibat kurang baik. Motivasi efektif
untuk jangka waktu pendek.

Kendala dalam melakukan motivasi yaitu :

a. Manusia adalah makhluk sosial yang berkeinginan.

b. Suatu kebutuhan yang telah dipuaskan tidak menjadi alat motivasi bagi pelakunya.
c. Kebutuhan manusia itu bertingkat-tingkat sebagai berikut

- Phisiological Needs (kebutuhan fisik = biologis) yaitu kebutuhan yang diperlukan untuk
mempertahankan kelangsungan hidup seseorang atau tingkat kebutuhan yang bobotnya paling
rendah, seperti : makan, minum, air, udara, perumahan dan lain sebagainya.
-Safety and Security Needs (keamanan dan keselamatan), yaitu kebutuhan keamanan dari
ancaman, seperti merasa aman dari ancaman kecelakaan dan keselamatan dalam melakukan
pekerjaan.
- Affiliation or Acceptance Needs, yaitu kebutuhan sosial, teman, dicintai dan mencintai serta
diterima dalam pergaulan dan lingkungannya.
- Esteen of Status or Egoistic Needs, yaitu kebutuhan akan penghargaan diri, pengakuan serta
penghargaan prestise dari karyawan dan masyarakat lingkungannya.
- Self Actualization, yaitu kebutuhan akan aktualisasi diri dengan menggunakan kecakapan,
kemampuan prestasi kerja yang sangat memuaskan atau luar biasa yang sulit dicapai oleh orang
lain.

4. Gaya kepemimpinan yang cocok untuk perusahaan tersebut adalah gaya pemimpin yang
demokratisyang cocok dengan situasi dan kondisi masyarakat seperti sekarang ini. Hanya pada
tipe pemimpin demokratislah segala pikiran, pendapat, dan aspirasi sebagian besar anggota
organisasi dapat disalurkan dan ditampung oelh pemimpin organisasi. Semua pendapat
merupakan informasi yang amat berguna mengambil keputusan/kebijaksanaan dengan jalan
masyarakat untuk terciptanya kata sepakat.

Persyaratan menjadi pemimpin terbaik :

a. energi
b) selera memimpin
c) enthusiasme
d) ramah-tamah
e) integritet
f) kemahiran teknis
g) sanggup mengambil keputusan
h) intelligensi
i) kecakapan mengajar
j) iman yang kuat.

Perbedaaan Pimpinan dan Manajer yaitu :

Pimpinan Manajer
Fokus kepada orang Fokus pada sistem dan struktur
Membangkitkan kepercayaan Bergantung kepada pengawasan
Melihat perspektif jangka panjang Melihat jangka pendek
Apa dan mengapa Bertanya kapan dan bagaimana
Menatap masa depan Melihat hasil pokok
Melahirkan Meniru
Menantangnya Menerima status quo
Menginovasi Mengelola
Orisinal Tiruan
Mengembangkan Mempertahankan

5. Pengawasan yang efektif yaitu dilakukan sebagai berikut :

1. Pengawasan Langsung (Pengawasan Pribadi)

Pengawasan langsung ialah pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer
secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri.
Bagaimana hasil-hasil pekerjaan bawahannya apakah sesuai dengan yang dikehendakinya. Cara
ini mempunyai keuntungan dan kelemahan.
Keuntungannya :
a. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, sehingga mempertinggi hubungan
antara bawahan dan atasan.
b. Akan memberi kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya.
c. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi
kebijaksanaan selanjutnya.

Kelemahannya :
a. Waktu seorang manager akan banyak tersita akibatnya waktu untuk pekerjaan lainnya
berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan keputusan, dll.
b. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahan merasa bahwa atasannya selalu mengamati
mereka.
c. Ongkos makin besar karena adanya biaya perjalanan.

Pengawasan langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi ditempat (on
the spot observation) dan laporan ditempat (on the spot report).
Manager yang mempunyai tugas komplek tidak mungkin melakukan pengawasan langsung
sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengawasan ini biasanya dilakukan dengan tidak langsung.

2. Pengawasan tidak langsung secara lisan

Cara ini dilakukan dengan wawancara yang ditujukan kepada orang-orang atau golongan tertentu
yang dapat memberikan gambaran dari hal-hal yang ingin diketahui, terutama tentang hasil yang
sesungguhnya (actual result) yang dicapai oleh bawahannya. Dengan cara ini kedua belah pihak
sama-sama aktif, bawahan memberikan laporan tentang hasil pekerjaannya, dan atasan dapat
menanyakan lebih lanjut untuk memperoleh fakta-fakta yang diperlukan.

3. Pengawasan tidak langsung secara tertulis

Pengawasan melalui laporan tertulis (written report) adalah merupakan suatu pertanggung
jawaban kepada atasan mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya, sesuai dengan instruksi dan
tugas-tugas yang diberikan kepadanya. Dengan laporan tertulis ini maka atasan dapat mengetahui
apakah bawahan-bawahannya melaksanakan tugas-tugas yang diberikannya.
Keuntungan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
Dapat dibaca oleh semua pihak yang membutuhkan.
Kelemahan dari pengawasan melalui laporan tertulis ini adalah :
a. Bawahan tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari urutan aktifitas seluruhnya.
b. Laporan dapat disusun sedemikian rupa sehingga dapat memberikan gambaran yang
berlebihan, karena kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS).
c. Pemimpin sulit menentukan mana yang berupa kenyataan dan mana yag berupa pendapat.
4. Pengawasan berdasarkan kekecualian.
Pengawasan berdasarkan kekecualian adalah sistem pengawasan dimana pengawasan itu
ditunjukkan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan dilakukan bila diterima laporan yang
menunjukkan adnaya peristiwa-peristiwa yang dianggap istimewa.

Perusahaan perlu mengadakan External Control, yaitu pengendalian yang dilakukan oleh pihak
luar. Pengendalian ekstern dapat dilakukan secara formal atau informal, misalnya pemeriksaan
pembukuan oleh kantor akuntan dan penilaian yang dilakukan perusahaan.
Mengapa? agar manajer yakin akan tindakan yang dilakukan oleh anggota organisasi benar-
benar menggerakkan oganisasi ke arah sasaran yang telah dirumuskan.