LAPORAN MANAGEMENT TRAINING

PT SEMEN TONASA

LAPORAN MANAGEMENT TRAINING

SURIYANI

7634

PT SEMEN TONASA

PANGKEP

SULAWESI SELATAN

2019
 HALAMAN PENGESAHAN MENTOR
Laporan Management Training oleh Suriyani, Nomor Induk Karyawan 7634 telah diterima dan

dinyatakan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan proses management trainee di PT

Semen Tonasa.

Pangkep, Agustus 2019

Mentor,

ANIS, SE., MM.

Kepala Unit Keuangan
 ABSTRAK
Besarnya saldo piutang yang dimiliki perusahaan menyebabkan arus perputaran modal
tidak lancar sehingga dapat berpengaruh terhadap kegiatan operasi perusahaan. Salah satu
dampak yang ditimbulkan adalah ditutupnya beberapa cabang perusahaan. Selain itu,
terganggunya kelancaran penerimaan kas perusahaan adalah karena keterlambatan
penyampaian jadwal penagihan piutang yang telah jatuh tempo, kurangnya dokumen yang
memadai, serta adanya beberapa pelanggan yang menunggak pembayaran. Kegiatan ini
bertujuan untuk merancang Standard Operating Procedure (SOP) penagihan piutang dan
dokumen yang sesuai untuk proses penagihan piutang PT XYZ;
Metode Analisis yang digunakan penulis adalah metode deskriptif kualitatif. Langkah-
langkah taktis yang dilakukan adalah mengidentifikasi permasalahan yang dialami terkait dengan
kebutuhan akan penerapan Standard Operating Procedure, merancang Standard Operating
Procedure (SOP), dan Desain konseptual berupa dokumen yang dibutuhkan oleh perusahaan
dalam prosedur penagihan piutang.
Berdasarkan hasil kegiatan dapat disimpulkan bahwa perancangan SOP dimulai dengan
mengidentifikasi tujuan sampai menyusun ke dalam bentuk prosedur yang terdiri atas 4 pasal.
Pasal 1 mengatur tentang istilah-istilah, pasal 2 ruang lingkup, pasal 3 prosedur administrasi
penagihan, dan pasal 4 prosedur administrasi penyetoran. Selain itu, perancangan dokumen yang
digunakan dalam proses penagihan piutang adalah Surat Memo Penagihan Piutang (SMPP),
Faktur Penjualan, Tanda Terima Pembayaran (TTP), dan Tabel Jadwal Penagihan.
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah

Secara umum salah satu tujuan utama suatu perusahaan adalah memberikan
pelayanan yang maksimal kepada beberapa pemangku kepentingan, baik dari internal
maupun eksternal perusahaan. Salah satu cara untuk mencapai tujuan tersebut adalah
dengan memperhatikan proses bisnis yang telah berjalan dalam perusahaan.
Seiring dengan perkembangan zaman, Seluruh bisnis harus dapat bergerak cepat
mengikuti perkembangan tersebut. Ini merupakan salah satu alasan utama kenapa
kelancaran operasional bisnis menjadi semakin penting di era digital sekarang ini.
Sebagai salah satu faktor yang dapat mendukung kelancaran aktivitas operasional
perusahaan, khususnya terhadap aktivitas pembayaran/pelunasan utang, maka perlu
disusun suatu alat yang dapat digunakan sebagai kontrol dan pedoman sistem kerja berupa
Standard Operating Procedure (SOP).
Menurut Tambunan (2013: 3), “Standar Operasional Prosedur adalah pedoman yang
berisi tentang prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi
atau perusahaan yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah,
tindakan, dan penggunaan fasilitas pemprosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di
dalam suatu organisasi tersebut telah berjalan secara efektif, konsisten, terstandar, dan
sistematis.”
Penyusunan dan Penerapan SOP pembayaran hutang dalam perusahaan juga
diharapkan mampu menciptakan sistem pengendalian internal yang memadai terhadap
aktivitas pembayaran hutang perusahaan. Objek dari kegiatan penyusunan laporan
management training ini adalah Unit Keuangan, Staf Bendahara PT Semen Tonasa.
PT Semen Tonasa berdasarkan Memo Dinas No. 28/MDS/HK.00.22/41.00/01-2019
telah menetapkan waktu jatuh tempo pembayaran hutang pihak ke-3 sebagai bentuk
pengelolaan perusahaan yang berbasis Good Corporate Governance dan untuk
meningkatkan pengelolaan likuiditas keuangan perusahaan.
Staf Bendahara dalam pelaksanaannya telah berhasil mencapai target rata-rata
periode pembayaran yaitu 41 hari di bulan juli dari target rata-rata periode pembayaran yaitu
selama 100 hari. Jika hal ini dijadikan sebagai indikator penilaian maka bisa dikatakan
bahwa staf bendahara telah berhasil dalam menjalankan sistem dan target yang ditetapkan.
Namun, jika melihat lebih dalam masih ada beberapa kondisi yang memerlukan perbaikan
agar proses pembayaran yang terjadi di staf bendahara bisa berjalan lebih efektif dan
efisien.

Berdasarkan hasil pengamatan, maka penulis tertarik untuk mengangkat masalah

terkait “Penyusunan Standard Operating Procedure distribusi dokumen pembayaran ke
pejabat berwenang dalam lingkup staf bendahara” SOP ini disusun untuk mengatur tata
cara distribusi dokumen pembayaran hutang agar dapat berjalan tertib, lancar, tepat waktu,
dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP yang ada diharapkan mampu mengatasi berbagai
permasalahan yang terjadi terkait dengan sistem approval penagihan hutang perusahaan.
 BAB II
ISI
2.1 Prosedur
I. TUJUAN
1. Menetapkan ketentuan dan proses approval dokumen manual.
2. Memastikan bahwa pelaksanaan proses distribusi dokumen pembayaran
dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan prosedur yang berlaku.
3. Pelaksanaan prosedur ini dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan untuk
setiap proses approval.
II. RUANG LINGKUP
1. Prosedur ini berlaku untuk Staf Bendahara.
2. Meliputi seluruh kegiatan dan dokumentasi yang terdapat pada proses approval
dokumen manual.

III. DEFINISI
Asuransi / Pertanggungan adalah perjanjian antara dua pihak atau lebih, dimana
pihak penanggung mengikatkan diri kepada tertanggung, dengan menerima premi
asuransi, untuk memberikan penggantian kepada tertanggung karena kerugian,
kerusakan atau kehilangan keuntungan yang diharapkan, tanggungjawab hokum
kepada pihak ketiga yang mungkin akan diderita tertanggung dari suatu peristiwa
yang tidak pasti.

Polis Asuransi adalah bukti tertulis atau surat perjanjian antara pihak-pihak yang
mengadakan perjanjian (penaggung&tertanggung), yang berfungsi sebagai bukti
tertulis atas jaminan penanggungan untuk mengganti kerugian yang mungkin
diderita tertanggung.

Institute Coal Clause adalah asuransi pengangkutan batubara dari suatu tempat
ke tempat lainnya, yang pengangkutannya biasanya dengan tongkang dan tug
boat, dengan kondisi pertanggungan yang khusus.

Asuransi PAR adalah asuransi yang mengcover semua kerugian atas kejadian
atau kerusakan yang disebabkan semua resiko kecuali yang tertulis dalam Polis
Asuransi tersebut.

Asuransi Gempa Bumi adalah Asuransi yang menjamin kerugian atau kerusakan
yang secara langsung disebabkan oleh kejadian alam seperti gempa bumi, letusan
gunung berapi, kebakaran dan ledakan yang mengikuti terjadinya gempa bumi atau
letusan gunung berapi, dan Tsunami.

Asuransi CPM (Contractor Plant & Machinery) adalah asuransi yang menjamin
kerugian atau kerusakan fisik aset berupa mesin/alat berat yang tak terduga dan
tiba-tiba oleh sebab apapun yang tidak dikecualikan secara khusus sehingga
memerlukan perbaikan atau penggantian.
 Asuransi Kendaraan Bermotor adalah asuransi yang menjamin kerugian atau
kerusakan terhadap kendaraan bermotor dan atau kepentingan yang di
pertanggungkan.

Klaim adalah kerugian atau kerusakan yang diderita oleh tertanggung terhadap
obyek pertanggungan yang diakibatkan oleh resiko yang dijamin oleh Polis.

IV. RISIKO DAN PENGENDALIAN

1. Risiko
Kemungkinan keterlambatan proses approval karena data-data yang dibutuhkan
terlambat diterima.
2. Pengendalian
Berkoordinasi lebih intensif dengan unit kerja agar menyampaikan data-data
yang dibutuhkan untuk mempercepat proses penyelesaian approval dan
pembayaran.

V. PROSEDUR
1. Uraian Kegiatan
1.1. Staf Bendahara masuk ke SAP T-Code(…) dan mencetak lembar level
approval dan digabungkan dengan lembar verifikasi yang telah diterima
melalui ekspedisi
1.2. Dokumen pembayaran yang telah dimasukkan ke dalam bundle
selanjutnya didistribusikan untuk proses payment approval oleh
pejabat yang berwenang
1.3. Dari hasil survey tersebut Pihak asuransi akan menyampaikan ke
Manager of Insurance perihal data-data yang dibutuhkan untuk proses
klaim asuransi antara lain :
a. Laporan kejadian/kronologi dan berita acara kerusakan.
b. Surat klaim resmi yang diajukan oleh PT Semen Tonasa ke
perusahaan asuransi yang menjadi penanggung.
c. Analisa teknis penyebab kerusakan.
d. Spesifikasi teknis dari bahan/material yang mengalami kerusakan.
e. Gambar teknis dari aset yang mengalami kerusakan.
f. Bukti-bukti biaya perbaikan dari repairer atau rekanan dan atau
barang yang digunakan dari persediaan PT Semen Tonasa.
g. Surat penawaran biaya perbaikan/pengadaan barang dari rekanan.
h. Foto dari objek yang mengalami kerusakan.
i. Data-data teknis dari objek yang mengalami kerusakan.
j. Prosedur pengoperasi & perawatan objek kerusakan.
k. Data perawatan rutin (maintenance record) dari objek yang
mengalami kerusakan.
l. Dokumen-dokumen dan informasi lainnya yang dapat mendukung
penyelesaian klaim.
1.4. Untuk kelancaran proses klaim asuransi asset tersebut, Manager of
Insurance di bantu unit kerja terkait untuk segera melengkapi data-data
yang dibutuhkan. Selanjutnya membuat surat pengantar yang
ditandatangani General Manager Department of Finance kepada pihak
asuransi/loss adjuster untuk penyerahan data-data yang di butuhkan
untuk penyelesaian klaim .
 1.5. Sebagai tindak lanjut penyelesaian klaim, Manager of Insurance akan
mengadakan rapat pembahasan klaim asuransi dengan mengundang
pihak asuransi/loss adjuster/broker dan unti kerja terkait klaim tersebut.
Dalam rapar tersebut akan dibahas kelengkapan data klaim dan ajuan nilai
penggantian atas asset yang mengalami kerusakan tersebut.
1.6. Setetlah diadakan rapat selanjutnya Manager of insurance membuat
evaluasi/executive summary nilai klaim asuransi yang ditujukan ke
General Manager Department of Finance untuk meminta persetujuan atas
nilai klaim tersebut.
1.7. Berdasarkan persetujuan evaluasi/executive summary tersebut, dibuat
surat ke pihak asuransi yang ditandatangani oleh General Manager
Department of Finance perihal penyampaian persetujuan atas nilai klaim
yang ditawarkan dan diminta untuk segera melakukan proses
pembayaran nilai klaim tersebut ke nomor rekening yang ditunjuk oleh PT.
Semen Tonasa.
1.8. Nilai klaim yang disetujui dibayar oleh pihak asuransi, ditransfer ke
rekening yang ditunjuk oleh PT. Semen Tonasa, jika ada scrap (barang
bekas atas asset yang rusak) akan disershkan kepihak asuransi dengan
membuat berita acara serah terima scrap.

2. Aspek Lingkungan
2.1 Penataan arsip surat masuk/keluar dan data-data klaim ditempatkan
disetiap bundle agar tersusun secara rapi dan terdata secara lengkap.
2.2 Dokumen atau data-data pendukung klaim yang telah selesai proses
klaimnya disatukan dalam satu bundle klaim asuransi terbayar agar
tersusun secara rapi dan terdata secara lengkap.

3. Aspek Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

3.1 Tempat kerja/ruangan harus mempunyai intensitas cahaya yang cukup.
3.2 Bekerja dengan intensitas yang cukup lama diruang ber AC yang dingin
sebaiknya minum air putih lebih banyak.

VI. KRITERIA KEBERHASILAN

Kriteria keberhasilan prosedur ini yaitu apabila nilai klaim yang diajukan dapat
diterima dan dibayar oleh pihak asuransi.