NÚMERO

COMUNICADO
01 GERENCIA
AGOSTO GENERAL
2013

Nuestros Principios y Valores P.2

COMPORTAMIENTOS
Por parte de la Empresa P.3
Por parte de los Directivos P.3
Por parte de sus Colaboradores P.3
Hacia nuestros Proveedores P.5
Hacia nuestros clientes P.5
Hacia el medio ambiente P.5
Comunicación P.6
Declaración de aceptación y
compromiso P.7

Consientes que el buen desempeño de la organización, su crecimiento y consolidación dependen en

gran parte de la participación de su grupo humano, y su interacción con los grupos de interés, los
accionistas y la junta directiva de ACT TELEMATICA, han decidido implementar este Código de Ética,
declarando, principios y valores, fundamentos morales y éticos de carácter universal, normas y
parámetros de comportamiento, que permitan mantener una relación exitosa con clientes y
proveedores y el mejoramiento del clima laboral.

El código de ética le permite a la organización: relación con otros mencionados en otras

contar con lineamientos claros que establecen
pautas de conducta individuales y colectivas
que la identifiquen en cualquier lugar; reflejar
el tipo de organización que representamos y el
tipo de personas que somos; dar a conocer la
expectativa que la empresa espera de su gente,
independiente de su cargo o lugar de trabajo;
declarar el compromiso de la Organización
para que en todos los comportamientos de los
trabajadores y demás grupos de interés se
respeten los valores y principios éticos;
Generar confianza a través de demostrar un
comportamiento y actuación ejemplar con
nuestros colaboradores, contratistas,
accionistas, clientes, estado, sociedad y
Presentación
políticas, no los reemplazan. Los proveedores,
contratistas, subcontratistas y demás personas
que directa e indirectamente tengan cualquier
vínculo con ACT TELEMATICA S.A. deberán
suscribir un documento en el cual se allanan a
los términos consagrados en este Código de
Ética, dejando claramente establecido que
forma parte integral de los acuerdos verbales y
escritos entre las partes y por tanto, se obligan
a respetarlos.
Cualquier modificación o actualización que
sobre este documento se realice será
comunicado oportunamente, siendo estas
modificaciones aplicables a partir de la fecha de

comunidad. su publicación. Un ejemplar de este documento

Cada colaborador debe asumir la tarea de
revisar y seguir este código siguiendo el sentido
común, así como cumplir todas las leyes
aplicables, políticas y directrices de ACT
TELEMATICA S.A. Los parámetros establecidos
en este documento si bien pueden tener
será entregado en forma física a todos y cada
uno de los colaboradores de la organización y
hará parte integral del contrato de trabajo.
Para consulta interna la última versión estará
disponible en la intranet, o en forma física en
gestión humana
Código De Ética
NUESTROS PRINCIPIOS Y VALORES

RESPONSABILIDAD: Reconocemos la CALIDAD: Poseemos las competencias,

importancia de nuestra función y aceptamos procedimientos y estándares para ejecutar
las consecuencias de nuestros actos. nuestras actividades

HONESTIDAD: Actuamos anteponiendo

siempre la verdad.

RESPETO: Aseguramos comprender al otro

comunicando nuestro punto de
vista sin vulnerar su dignidad.

COMPROMISO: Utilizamos al máximo

nuestras capacidades para lograr los objetivos
propuestos.

CUMPLIMIENTO: Desarrollamos nuestra

gestión en el tiempo y bajo los parámetros
pactados.

P.2
Código De Ética
COMPORTAMIENTOS ACEPTABLES
El capital humano es uno de los pilares de
la organización y del buen ambiente de
trabajo generado al interior y con nuestros
clientes y colaboradores depende su
sostenibilidad y desarrollo. Como principio
básico todos tenemos la consigna de
tratarnos con respeto, es deber hacer todo
lo que esté a al alcance para que todos se
sientan cómodos y acogidos, manteniendo
personas competentes, talentosas que
fortalezcan las relaciones y el equipo de
trabajo de ACT TELEMATICA S.A.
En procura de lo anterior la organización y
cada colaborador de ACT TELEMATICA S.A
deberán mantener los siguientes
comportamientos, que si bien no son todos
los posibles, si se convierten en un
mecanismo importante para enmarcar el
actuar en el día a día:
POR PARTE DE LA EMPRESA
Promover y facilitar los medios para que los
colaboradores, ejerzan el derecho a la
libertad expresión, y argumentar
racionalmente el desacuerdo.
Garantizar el respeto a principios de no
discriminación por concepto de nivel
jerárquico, origen étnico, religión, género,
preferencias políticas, edad, discapacidad u
orientación sexual.
Asegurar que los procesos de selección y
promoción de personal se realizan con base
en criterios objetivos, claros y transparentes.
Procurar que las relaciones interpersonales
se manejen de manera correcta evitando el
acoso en cualquiera de sus formas.
Implementar justas prácticas en la operación
garantizando armonía con Clientes,
Proveedores, Competencia y Medio
Ambiente.
Hacer la diferencia con base en meritos
propios, capacidades y recursos.
POR PARTE DE LOS DIRECTIVOS
Liderar, servir e influenciar positivamente a
las personas a su cargo para el logro de sus
objetivos personales y de empresa, realizar
un proceso de retroalimentación que le
permita al trabajador comprender el
desempeño de su gestión
Ofrecer a sus colaboradores un trato verbal y
físico respetuoso, reconocer objetivamente el
desempeño, competencias y apoyar los
procesos de capacitación, promoción,
compensación a que haya lugar.
Reconocer que la delegación de la autoridad
es una herramienta importante para
cualificar los procesos de toma de decisiones
y estimular el desarrollo de los
colaboradores, lo cual no determina elusión
de las responsabilidades.
POR PARTE DE LOS COLABORADORES
Ser ejemplo de cumplimiento, tanto de las
conductas incluidas en este código, como de
la normatividad legal e institucional vigente,
dentro y fuera de la empresa.
Reconocer que es ilícito promover el acoso
sexual, laboral o el acoso de cualquier tipo
Utilizar de manera racional y efectiva los
recursos (tiempo, físicos, de capital, técnicos
y humanos, entre otros) que la Organización
les asigna para la realización de sus labores,
lo cual incluye hacer el reintegro a tiempo de
los sobrantes de acuerdo a las políticas
establecidas.
P.3
Código De Ética
Manejar los dineros entregados por la
organización bajo los más estrictos parámetros
de cuidado y honestidad; su destinación deberá
ser sustentada por el colaborador que los recibe
y en ningún momento será posible la
apropiación de los mismos en beneficio propio o
de terceros
Apoyar las políticas de la organización
manteniendo actualizada la información
personal, el lugar de residencia, documentos
que certifiquen la formación y asistir
oportunamente a la toma de los exámenes
médicos de rigor.
Actuar proactivamente (previniéndolos o
informándolos) frente a riesgos de seguridad
industrial y de salud ocupacional que
identifiquen, tanto en su área de trabajo,
como en otras instalaciones de la Empresa,
permitiendo que el entorno laboral sea un
espacio seguro y saludable para todos
Atender puntualmente sus compromisos
generando confianza en sus relaciones.
Utilizar la cortesía y el buen trato con sus
compañeros de trabajo y clientes.

Hacer uso de su jornada de trabajo en la

atención de asuntos relativos a sus tareas y
responsabilidades derivadas de su relación
contractual con la empresa.
Proteger los bienes de ACT TELEMATICA S.A
ante cualquier uso irregular o no autorizado,
Utilizar de manera adecuada los mecanismos
por parte de empleados o terceros a los que se
de comunicación implementados por la
les han encomendado.
empresa, incluyendo el uso del internet y el
Asumir la representación de la empresa cuando
correo electrónico. En el mismo orden
así se requiere con el mayor decoro y cumplir
mantener los esquemas de presentación de la
sus tareas con autonomía y buen criterio.
información que permiten dar uniformidad a
Ser prudente en el lenguaje, niveles de ruido y
los comunicados emanados por la
en la manera de comportarse enalteciendo la
organización.
imagen corporativa de la organización
Mantener reserva sobre aspectos privados de
Mantener la reserva de la información
sus compañeros, y evitar la circulación de
privilegiada para favorecer los negocios o
rumores que afecten negativamente la
relaciones de la organización y evitar riesgos.
motivación, las relaciones de trabajo, la honra
Verificar que los libros y expedientes, reportes
y el buen nombre de las personas.
financieros, administrativos, comerciales y
Hacer devolución de todos los bienes equipos,
técnicos sean precisos, verdaderos y completos.
materiales, documentación, carné de la
Reportar veraz y oportunamente las novedades
empresa y cualquier medio que contenga
relacionadas con su estado civil, con sus
información propia de la organización o sus
familiares inscritos o con otras situaciones que
clientes, quedando a paz y salvo por todo
puedan afectar el pago de prestaciones o
concepto.
beneficios, así como Comunicar al área de
Evitar participar en actividad alguna o
gestión humana el grado de parentesco formal
establecer cualquier relación que pueda ser
que tenga o establezca con otros funcionarios
considerada como un conflicto de intereses o
de la empresa o que sean candidatos para el
que pueda reflejarse negativamente en su
ingreso a la misma.
lealtad para con la Compañía.
P.4
Código De Ética
HACIA NUESTROS PROVEEDORES

Atender de forma oportuna y acertada las

1. Aplicar los principios establecido en el código peticiones quejas y reclamos que surjan dentro
de Buen Gobierno y los procedimientos internos de la relación comercial con nuestros clientes.1
para la evaluación y selección de proveedores.
2. Evitar tener relaciones comerciales con
personas naturales o jurídicas que se
encuentren al margen de la Ley, o se tenga
evidencia de mal comportamiento ético, social y
empresarial. 3. Evitar dar o recibir regalos,
realizar o aceptar atenciones especiales cuando
la consecuencia sea la pérdida de
independencia para la toma de decisiones.
4. Ofrecer condiciones equitativas y justas en
los acuerdos de negociación y evitar compartir a
otros proveedores información u ofertas hechas
por su competencia. 5. Velar porque los
proveedores utilicen esquemas de contratación Ante la evidencia de errores en los procesos de
y manejo de sus trabajadores ajustadas a la ley facturación de los servicios ya sea a favor o en
laboral y utilicen prácticas comerciales y contra, anticiparse a la reclamación del cliente,
operativas que cumplan laboral o que aplican informar y tomar los correctivos necesarios.
prácticas gerenciales o comerciales. 6. Preparar las ofertas a los clientes con criterios
Compartir el ordenamiento ético y estándares de veracidad y realidad del mercado,
de calidad a los proveedores. 7. Tratar a los buscando generar valor agregado y la mejor
funcionarios de los proveedores de forma relación entre el precio y el servicio ofrecido.
equitativa, respetuosa, y evitar cualquier trato Preservar adecuadamente la información de
que pueda resultar ofensivo o discriminatorio. carácter confidencial que se recibe de nuestros
Informar a quien corresponda, situaciones clientes y la generada como producto de las
donde se detecten posibles conflictos de interés relaciones comerciales.
o se configuren los mismos. 8. Entregar la
información necesaria y suficiente a los
proveedores sin violar los compromisos de HACIA EL MEDIO AMBIENTE
confidencialidad de los clientes.

HACIA NUESTROS CLIENTES

Proteger el medio ambiente, cumpliendo con
las políticas de la compañía y siendo ejemplo
en el manejo adecuado de los recursos
Entregar a nuestros clientes la información de naturales no renovables.
acuerdo con sus compromisos, con criterios de
veracidad y oportunidad Procurar el uso
Cumplir con los requerimientos contractuales adecuado de papel,
que hayamos celebrado, además de las leyes, energía, agua y
reglas y regulaciones aplicables. apoyar las campañas
Respetar y cumplir las normas y reglas de reciclaje y
establecidas por los clientes o sitios en donde se reutilización de
realicen actividades en representación de la materiales que lo
compañía. permitan.
P.5
Código De Ética

COMUNICACIÓN
Todo colaborador de la empresa que observe algún comportamiento que vaya en contra
de lo establecido en el presente código debe informarlo oportunamente a su superior
inmediato y al comite de ética, mediante correo electrónico al email
comite.etica@acttelematica.com.co

ACT TELEMATICA no admitirá discriminación alguna ni represalia contra colaboradores

por el hecho de haber informado de buena fe, sobre infracciones al presente Código o
cualquier otra política de la organización.
La versión actualizada de este documento se encuentra en la INTRANET y cada vez que
realice una actualización se socializará con los grupos de interés.

P.6
Código De Ética
CONOZCA EL FORMATO DE COMPROMISO

ANEXO 1.

DECLARACION DE ACEPTACION Y COMPROMISO

Entiendo que los deberes de comportamiento y las conductas establecidas

en este documento son de obligatoria aplicación y que su incumplimiento,
inobservancia o permisividad pueden desencadenar sanciones disciplinarias
internas hasta la terminación con justa causa del contrato de trabajo sin
prejuicio de las acciones administrativas, en el campo civil o penal, que
pueda iniciar ACT TELEMATICA S.A.

Me comprometo a denunciar y abstenerme de encubrir todo lo que

contravenga estos lineamientos, al igual que las políticas, normas,
procedimientos, contratos y reglamentos internos y utilizaré para ello los
canales o mecanismos dispuestos por la organización.
Declaro que el presente Código de Ética me fue entregado a mi ingreso o en
algún momento durante mi vinculación a ACT TELEMATICA para mi
conocimiento, lectura, entendimiento y aplicación, y asumo el compromiso
para su estricto cumplimiento,

En constancia de lo anterior, firmo el presente documento en la ciudad de

______________ a los ___________( ) días del mes de _____________ de
dos mil ______(20__)
Nombre completo y legible del colaborador:

Firma
C.C.

P.7