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LINA ANDREA FORERO ARGEL

FORO TEMÁTICO: CASO EMPRESARIAL

En la Empresa “Los Guaduales” el Gerente General no ha permitido elaborar el


Programa de Gestión Documental (PDG). A usted, como responsable del archivo
de la empresa, se le ha pedido que le explique al Gerente las razones por las
cuales debe permitir realizar el PGD

Al Aprendiz se le solicita la argumentación como mínimo de cinco razones.


Adicionalmente, que busque y socialice el enlace de un sitio en Internet donde se
expongan las pautas para la elaboración del Programa de Gestión Documental
(PDG).

Importancia de implementar el Programa de Gestión Documental en la empresa:

1. Inmediatez en la información
Cuando implemente gestión documental puede hacer llegar la información a
quién la necesita, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o
enviado la información extraída de documentos a sistemas externos.

2. Mejor servicio al cliente


Con gestión documental obtendrá un mayor control de todos sus documentos,
los cual le permitirá saber su estado, ubicación y la persona a cargo,
mejorando significativamente el servicio con los clientes. Así mismo si
automatiza este proceso, garantiza la entrega oportuna de información y ahorra
tiempos de ejecución.

3. Aumento de la eficacia
El rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las
tareas que antes eran manuales pasan a ser automáticas. Además, permite
realizar un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida de documentos de
forma eficiente. Lo anterior, permite hacer más en el mismo tiempo y disminuir
el margen de error.

4. Aumento de la productividad
Incrementa la productividad porque centraliza la información y utiliza
documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente.

5. Ahorro de espacio
Con gestión documental los espacios destinados para archivar los documentos
se reducen notablemente gracias a la digitalización de la información y el
almacenamiento óptimo del archivo físico.

6. Ahorro de costos
Reduce la producción de documentos en medio físico, los costos de
almacenamiento y administración de archivos. Por otro lado, incrementa el
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ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y a


los materiales de impresión. Obteniendo como resultado:
• Reducción del 75% del tiempo dedicado a la búsqueda de documentos.
• Reducción del 75% del tiempo dedicado a archivar documentos.
• Reducción del 50% en los costos de copiado.
• Incremento de más del 40% en la capacidad de dar respuestas apropiadas
a los clientes.

7. Acceso rápido a la información
El uso e implementación de un Sistema de Gestión Documental para manejar y
organizar el archivo de documentos reduce notoriamente el tiempo que se solía
invertir para consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de
ciertas tareas manuales.

8. Cumplimiento de la ley
Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe
destacar que este tipo de herramientas para la gestión de documentación,
hacen de la empresa una organización sostenible administrativamente, ya que
cumple con las normativas establecidas en la Ley Orgánica de Protección de
Datos ISO 27.2001.

9. Ahorro de papel:
Con Gestión Documental el uso de papel disminuye drásticamente puesto que
toda la información queda almacenada de forma digital en la nube, de esta
forma, no sólo se ahorran los costos de la administración del papel, sino que se
adoptan buenas prácticas que permiten el uso eficiente de los recursos
minimizando el impacto ambiental y maximizando su viabilidad económica.

10. Control de la información


Se mantiene segura la información, puesto que no todos en la empresa tienen
acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.
Los beneficios anteriores son sólo algunos de tantos que conlleva un Sistema
de Gestión Documental y se logran con un adecuado manejo en la
implementación con personal altamente calificado en conocimiento y
experiencia, por eso, no dude en comunicarse con nosotros y consultarnos sea
cual sea su inquietud o necesidad.