Anda di halaman 1dari 53

PELATIHAN DASAR CPNS BIRO KEUANGAN

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III


BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

Pengendalian Dokumentasi Pertangungjawaban


Anggaran Melalui Rancangan Sistem Pengawasan
Anggaran di Biro Keuangan Sekertariat Jenderal
Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan
Rakyat

DISUSUN OLEH:
NAMA : ABDUL FATAH ILHAM BIMOTANTO
NIP : 19970912 201812 1002
UNIT ORGANISASI : BIRO KEUANGAN SEKRETARIAT
JENDERAL KEMENTERIAN PUPR

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III


BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TAHUN 2019
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN II BATCH I
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH III JAKARTA
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI
JUDUL AKTUALISASI
PENGENDALIAN DOKUMENTASI PERTANGGUNGJAWABAN ANGGARAN
MELALUI RANCANGAN SISTEM PENGAWASAN ANGGARAN DI BIRO
KEUANGAN SEKRETARIAT JENDERAL KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
DAN PERUMAHAN RAKYAT

Disusun oleh:
ABDUL FATAH ILHAM BIMOTANTO, A.Md, Ak.
19970912 201812 1002
CPNS BIDANG KEUANGAN
BIRO KEUANGAN SEKRETARIAT JENDERAL

DISEMINARKAN PADA :
HARI : SELASA
TANGGAL : 23 APRIL 2019

MENTOR COACH KEPALA BALAI DIKLAT PUPR


WILAYAH III JAKARTA

(Fitra Previanti, SE., MSI) (Asep Hilmansyah, ST.,MT) (Yunaldi, ST.,MT)


NIP. 197804232006042017 NIP. 196911251997031002 NIP. 197212301998031003
KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL,
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA, KEMENTERIAN PEKERJAAN
UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

(Ir. Moeh. Adam, M.M. )


NIP. 196503031992031002

ii
KATA PENGANTAR
Puji Tuhan. Rasa syukur yang begitu dalam penulis panjatkan ke hadirat
Tuhan atas penyertaan dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan rancangan aktualisasi dengan judul “Pengendalian Dokumentasi
Pertanggungjawaban Anggaran Melalui Rancangan Sistem Pengawasan
Anggaran di Biro Keuangan Sekretariat Jenderal Kementarian Pekerjaan
Umum dan Perumahan Rakyat Kementerian Pekerjaan Umum dan
Perumahan Rakyat”.
Penulisan tugas rancangan aktualisasi ini tidak dapat terlaksana
sebagaimana yang diharapkan tanpa adanya bantuan dan dukungan dari berbagai
pihak. Untuk itu pada kesempatan ini, penulis menghaturkan terima kasih yang
sebesar-besarnya kepada:
1. Kedua Orang Tuaku Tercinta.
2. Kakak dan Adikku Tersayang.
3. Ibu Fitra Previanti, SE,.M.Si selaku Mentor.
4. Bapak Asep Hilmansyah, ST.,MT selaku Coach.
5. Bapak Ir. Agus Suprapto Kusmulyono, M.Eng,Ph.D selaku Penguji.
6. Saudara-saudara seperjuangan CPNS Bidang Keuangan PKN STAN 2015.
7. Serta seluruh pihak yang telah bersedia untuk dilibatkan dan dimintai
pertolongan dalam penyusunan laporan pelaksanaan aktualisasi ini.
Tugas akhir ini disusun dengan segala kemampuan dan keterbatasan
penulis, karena itu saran dan kritik sangat diperlukan demi kesempurnaan dalam
penulisannya.
Penulis menyadari bahwa laporan pelaksanaan aktualisasi ini masih
banyak kekurangan dan kelemahan, namun besar harapan kiranya dapat
bermanfaat bagi pribadi dan organisasi.

Jakarta, 23 April 2019

Penulis

iii
DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN................................................................................................... ii
KATA PENGANTAR ......................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... ..5
1.1 Latar Belakang.............................................................................................................5
1.2 Tujuan .........................................................................................................................6
1.3 Manfaat Aktualisasi .....................................................................................................7
1.4 Ruang Lingkup ............................................................................................................7
BAB II ENVIRONMENTAL SCANNING ........................................................................... 8
2.1 Deskripsi Isu ................................................................................................................8
2.2 Dampak Isu ..................................................................................................................9
BAB III RENCANA AKTUALISASI ................................................................................. 10
3.1 Gagasan Solusi ...........................................................................................................10
3.2 Tahapan Kegiatan ......................................................................................................10
3.3 Jadwal Rencana Kegiatan ..........................................................................................11
BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI ........................................................................ 12
4.1 Kegiatan Aktualisasi ..................................................................................................12
4.2 Matriks Pelaksanaan Aktualisasi ...............................................................................13
4.3 Capaian Aktualisasi ...................................................................................................19
4.4 Hambatan ..................................................................................................................21
4.5 Solusi Permasalahan ..................................................................................................21
BAB V PENUTUP .......................................................................................................... 22
5.1 Simpulan ....................................................................................................................22
5.2 Saran..........................................................................................................................22
BAB VI............................................................................................................................. 23
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 23
LAMPIRAN 1 ................................................................................................................... 24
LAMPIRAN 2 ................................................................................................................... 25
DOKUMENTASI .............................................................................................................. 25
LAMPIRAN 3 ................................................................................................................... 27
LAMPIRAN 4 ................................................................................................................... 29
LAMPIRAN 5 ................................................................................................................... 30

iv
BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian


Intern, setiap lembaga pemerintahan harus melaksanakan kegiatan pengendalian. Kegiatan
pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dapat membantu memastikan
dilaksanakannya arahan pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang telah
diidentifikasi selama proses penilaian risiko. Dalam hal ini, arahan pimpinan satker Biro
Keuangan adalah tercapainya opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) atas laporan keuangan
satker dan kementerian. Untuk mencapai opini WTP salah satu unsur yang memengaruhinya
adalah Sistem Pengendalian Intern yang memadai. Untuk mencapai tujuan tersebut, Biro
Keuangan terus memperbaiki Sistem Pengendalian Internnya agar kedepannya tujuan
tersebut tidak tergganggu.

Dalam kasus ini, penulis mengambil contoh terkait dengan Sistem Pengendalian
Intern pada proses pertanggungjawaban anggaran. Salah satu unsur terpenting dalam
pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran adalah Pejabat Penandatangan Surat Perintah
Membayar (PPSPM). Sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan No. 190 tahun 2012, tugas
dan wewenang PPSPM diantaranya adalah menguji kebenaran Surat Perintah Pembayaran
(SPP), membebankan tagihan pada mata anggaran yang disediakan, menerbitkan Surat
Perintah Membayar (SPM), menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen hak tagih,
dan melaporkan pelaksanaan pengujian dan pembayaran kepada Kuasa Pengguna Anggaran
(KPA).

Ruang lingkup pemeriksaan yang dilakukan oleh PPSPM adalah terkait dengan aspek
ketersediaan dana, ketepatan tujuan pengeluaran, kebenaran pembebanan anggaran,
kebenaran tagihan dan kelengkapan bukti pengeluaran. Dengan lingkup pemeriksaan dan
tugas yang ada dapat di simpulkan bahwa pada dasarnya, PPSPM merupakan penjaga
keuangan negara baris terakhir paling penting. Peran PPSPM dalam hal ini melakukan
verifikasi terhadap seluruh transaksi yang menggunakan skema pembayaran LS. Skema
pembayaran LS merupakan cara pembayaran yang dilakukan jika suatu belanja tidak bisa di
bayar dengan Uang Persediaan (UP). Pembayaran dengan skema UP merupakan cara

5
pembayaran dilakukan oleh bendaharan pengeluaran dengan nilai dibawah Rp 50.000.000
untuk setiap penyedia.

Berdasarkan penjelasan pada paragraf-paragraf sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa


tanggung jawab PPSPM sebagai verifikator sangat vital dalam menjaga keberhasilan
pelaksanaan anggaran. Oleh karena itu, sebagai bahan kontrol terhadap pelaksanaan anggaran
tersebut serta dalam rangka peningkatan kepatuhan terhadap SPIP, maka dibutuhkan kartu
pengawasan anggaran per komponen oleh PPSPM untuk lebih meningkatkan aspek
akuntabilitas dan transparansi. Sesuai dengan PP 60 tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian
Intern, salah satu unsur didalamnya yaitu kegiatan pengendalian yang beberapa unsurnya
yaitu terkait dengan dokumentasi yang baik atas SPI serta transaksi kejadian penting dan
otorisasi atas transaksi yang saat ini belum diterapkan secara optimal oleh Biro Keuangan.
Selain itu, permasalahan akuntabilitas dan transparansi merupakan bagian dari Agenda III
dan II pelatihan dasar CPNS yaitu terkait dengan pelayanan publik dan akuntabilitas.

Kondisi saat ini di Biro Keuangan, PPSPM hanya membuat rekapitulasi secara
keseluruhan akun dan tidak dirinci per komponen belanja. Hal ini menyebabkan proses
dokumentasi menjadi sulit dan akan merepotkan jika adanya pemeriksaan. Jadi, dengan
adanya buku pengawasan anggaran per komponen ini akan membantu PPSPM dalam
beberapa aspek diantaranya yaitu sebagai alat bantu kontrol atas ketersediaan pagu dan
pelaksanaan anggarannya serta memudahkan dalam proses dokumentasi. Selain itu dengan
adanya buku pengawasan anggaran diharapkan dapat meningkatkan akuntabilitas dan
transparansi serta kepatuhan terhadap penerapan SPIP di lingkungan satker.

1.2 Tujuan

Tujuan dari pelaksanaan rancangan aktualisasi ini adalah :


1. Melakukan internalisasi dan aktualisasi nilai-nilai dasar ASN yaitu Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) sebagai
Aparatur Sipil Negara di instansi tempat bekerja agar mampu melaksanakan tugas
sesuai dengan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Apartur Sipil Negara.
2. Meningkatkan akuntabilitas laporan keuangan
3. Mempermudah mekanisme dokumentasi transaksi
4. Meningkatkan internal control dalam unsur kegiatan pengendalian

6
1.3 Manfaat Aktualisasi

Rancangan kegiatan aktualisasi ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai


berikut:
1. Bagi peserta Latsar dapat menginternalisasikan nilai-nilai dasar ASN sehingga
diharapkan terbentuk kader ASN yang berkarakter, professional dan visioner
2. Bagi Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dapat meningkatkan
akuntabilitas laporan keuangan
3. Bagi pejabat perbendaharaan khususnya PPSPM dapat mengoptimalkan proses
pengawasan anggaran

1.4 Ruang Lingkup


Pelaksanaan aktualisasi ini dilakukan di unit organisasi Sekretariat Jenderal,
khususnya unit kerja Biro Keuangan dengan subjeknya adalah PPSPM serta pegawai lain
penyusun laporan keuangan. Adapun waktu untuk pelaksanaan aktualisasi nilai-nilai dasar
profesi ASN ini adalah selama off campus atau tepatnya pada tanggal 4 Maret 2019 hingga 23
April 2019.

7
BAB II
ENVIRONMENTAL SCANNING

2.1 Deskripsi Isu

Pengertian isu menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah masalah yang
dikedepankan untuk ditanggapi; kabar yang tidak jelas asal usulnya dan tidak terjamin
kebenarannya; kabar angin; desas desus. Isu merupakan subjek penting yang dibicarakan atau
diperdebatkan oleh orang-orang dan pembicaraan masalah ini akan mengacu pada bagian
yang sangat penting dari hal yang sedang dipertimbangkan atau didiskusikan.
Enviromental Scanning merupakan teknik proses pengumpulan informasi tentang
berbagai peristiwa dan hubungannya dengan lingkungan eksternal dan internal perusahaan.
Sehingga untuk melakukan teknik enviromental scanning perlu adanya pengamatan
mengenai lingkungan disekitarnya untuk mendapatkan informasi dan permasalahan.
Sehingga informasi dan permasalahan tersebut dapat diproses lebih lanjut oleh individu yang
menggunakan metode ini.
Terdapat hambatan bagi penulis untuk mendapatkan informasi dan permasalahan
yang berkaitan dengan lingkungan kerja atau unit organisasi dikarenakan penulis belum
pernah memasuki lingkungan kerja. Penulis tidak mengetahui kondisi riil dari lingkungan
kerja maupun unit organisasi sehingga penulis tidak dapat mengidentifikasi baik informasi
dan permasalahan yang ada.
Bedasarkan hambatan diatas maka terdapat kebijakan dari penyelenggara pendidikan
dan pelatihan dasar CPNS untuk mendapatkan isu atas dasar rekomendasi dari mentor
masing-masing peserta. Dalam hal ini mentor penulis merekomendasikan isu tentang
“Kurang Optimalnya Pengendalian Dokumentasi Pertanggungjawaban Anggaran di
Biro Keuangan”. Atas dasar inilah penulis mengangkat isu ini menjadi rancangan
aktualisasi dengan gagasan pemecahan isu ”Pengendalian Dokumentasi
Pertanggungjawaban Anggaran Melalui Rancangan Sistem Kartu Pengawasan
Anggaran”.

8
2.2 Dampak Isu

Salah satu tugas serta wewenang dari Pejabat Penandatanganan Surat Perintah
Membayar (PPSPM) yaitu menyimpan dan menjaga seluruh dokumen termasuk SPM beserta
lampirannya. Berdasarkan penjelasan dari mentor bahwa sistem dokumentasi yang diterapkan
di Biro Keuangan belum optimal. Permasalahan yang dapat timbul dengan tidak optimalnya
sistem dokumentasi ini adalah ketika adanya pemeriksaan dan dapat menimbulkan adanya
temuan yang akan berpengaruh buruk terhadap tujuan organisasi yaitu tidak tercapainya opini
WTP. Selain itu dampak lain yang ditimbulkan adalah tidak optimalnya pengendalian SP2D.
Dalam hal ini, adanya retur SP2D dapat menghambat proses pelaksanaan kegiatan. Dengan
adanya sistem dokumentasi yang baik akan meningkatkan pengendalian atas retur SP2D
karena ada data pembanding terhadap data yang ada di SAS.

9
BAB III
RENCANA AKTUALISASI

3.1 Gagasan Solusi

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah disampaikan pada subbab


sebelumnya, maka penulis memiliki rencana untuk membuat Kartu Pengawasan
Anggaran. Dengan adanya Kartu Pengawasan Anggaran ini bertujuan untuk
mempermudah pengendalian SPM yang terbit serta adanya retur, mempermudah
sistem dokumentasi, serta mempermudah penyajian data apabila ada pemeriksaan.
Kondisi saat ini di Biro Keuangan, PPSPM hanya menggunakan data di aplikasi
Sistem Akuntansi Satker (SAS). PPSPM dalam hal ini hanya membuat rekapitulasi
seluruh transaksi dan berdasarkan penjelasan PPSPM itu sendiri masih kurang.
Kekurangan pada aplikasi SAS ini yaitu tidak dirincinya pihak penerima atau pihak
yang menerima pembayaran serta tujuan pembayarannya. Dengan adanya Kartu
Pengawasan Anggaran ini diharapkan PPSPM memiliki data yang dapat disamakan
dengan yang ada di aplikasi SAS.

3.2 Tahapan Kegiatan

Berdasarkan gagasan solusi yang dibuat maka kegiatan serta tahapan kegiatan
yang akan dilakukan penulis dijelaskan dalam Tabel 3.1

Tabel 3.1 Kegiatan, Tahapan Kegiatan, dan Output

KEGIATAN TAHAPAN KEGIATAN OUTPUT

• Mempelajari proses bisnis


Rangkuman proses bisnis
1. Mempersiapkan bahan pelaksanaan anggaran
pelaksanaan anggaran dan
materi kegiatan aktualisasi • Konsultasi terkait kondisi saat ini
kondisi saat ini
• Mengumpulkan bahan materi
persiapan kegiatan aktualisasi
• Mempelajari fungsi-fungsi dalam
aplikasi yang digunakan
Flowchart rancangan sistem
2. Mempersiapkan flowchart • Konsultasi dengan mentor terkait
Kartu Pengawasan
rancangan sistem dengan kesesuaian aplikasi yang
Anggaran
digunakan
• Pembuatan flowchart rancangan
sistem
3. Proses pelaksanaan • Identifikasi tahap pelaksanaan
Rancangan Kartu
pembuatan Kartu pembuatan kartu pengawasan

10
Pengawasan Anggaran anggaran Pengawasan Anggaran
• Konsultasi dengan mentor terkait
dengan pembuatan pelaksanaan
rancangan Kartu Pengawasan
Anggaran
• Proses uji coba dengan sistem Kartu
4. Proses uji coba sistem kartu Pengawasan Anggaran Laporan Hasil Evaluasi
pengawas anggaran • Evaluasi terkait dengan Kartu
Pengawasan Anggaran
• Proses perbaikan sistem rancangan
5. Proses perbaikan sistem kartu pengawasan jika ada
rancangan Kartu Sistem Rancangan Kartu
kekurangan
Pengawasan Anggaran Pengawasan Anggaran final
• Konsultasi dengan mentor terkait
hingga siap digunakan dengan pelaksanaan kegiatan
aktualisasi

3.3 Jadwal Rencana Kegiatan

Jadwal rencana aktualisasi yang akan dilaksanakan selama masa habituasi dalam
waktu 30 hari di unit kerja Biro Keuangan Sekretariat Jenderal ditunjukkan pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2. Jadwal Kegiatan Aktualisasi

JADWAL KE GIAT AN

HARI KE -
KE GIATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Mempersiapkan bahan materi kegiatan aktualisasi

Mempersiapkan flowchart rancangan sistem

Proses pelaksanaan pembuatan kartu pengawas anggaran

Proses uji coba sistem kartu pengawas anggaran

Proses perbaikan sistem rancangan kartu pengawasan


anggaran hingga siap digunakan

11
BAB IV
PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1 Kegiatan Aktualisasi

Berdasarkan gagasan pemecahan isu yang telah disampaikan pada bab sebelumnya,
penulis membuat rancangan kegiatan untuk memecahkan permasalahan isu tersebut
yang diantaranya adalah:

1. Mempersiapkan Bahan Materi Kegiatan Aktualisasi

Sebelum membuat suatu sistem Kartu Pengawasan Anggaran akan lebih baik
jika lebih dahulu memahami bagaimana proses pelaksanaan anggaran sebagai dasar
bagaimana nantinya suatu sistem akan bekerja. Hal ini bertujuan agar sistem yang
dibuat bisa menjadi tepat sasaran dan relevan terhadap permasalahan yang
sebenarnya terjadi.

2. Mempersiapkan Flowchart Rancangan Sistem

Dalam pembuatan suatu sistem akan lebih baik jika dibuat flowchart terlebih
dahulu terkait bagaimana suatu sistem digunakan serta bagaimana alur proses suatu
sistem tersebut bekerja. Pembuatan flowchart ini bertujuan untuk memberikan
informasi alur input, proses, serta output dari laporan Kartu Pengawasan Anggaran.

3. Proses Pembuatan Kartu Pengawasan Anggaran

Sistem Kartu Pengawasan Anggaran dibuat berdasarkan flowchart dan saran


dari PPSPM terkait bentuk Kartu Pengawasan Anggaran. Dalam hal, ini Kartu
Pengawasan Anggaran ini dibuat dengan bantuan aplikasi Microsoft Access.
Pemilihan aplikasi Microsoft Access ini didasarkan karena tampilan yang menarik,
ketahanan sistem, serta kemudahan input jika ada transaksi pelaksanaan anggaran.

4. Proses Uji Coba Kartu Pengawasan Anggaran

Rancangan Kartu Pengawasan Anggaran yang telah dibuat dilakukan uji coba
oleh PPSPM. Pada tahap ini, output yang dihasilkan berupa hasil wawancara secara

12
langsung dengan pegawai yang bersangkutan terkait kekurangan-kekurangan yang
ada pada Kartu Pengawasan Anggaran.

5. Proses Perbaikan Sistem Rancangan Kartu Pengawasan Anggaran Hingga


Siap Digunakan

Dalam kegiatan ini, penulis melakukan proses perbaikan rancangan sistem sesuai
dengan hasil wawancara yang dilakukan pada tahap sebelumnya. Hal ini bertujuan
agar rancangan sistem dapat digunakan secara optimal oleh PPSPM dan pegawai lain
yang bersangkutan. Setelah penulis melakukan perbaikan atas rancangan sistem
penulis melakukan uji coba ulang terhadap PPSPM dan pegawai lain yang bertugas
untuk menyusun pertanggungjawaban anggaran di setiap bagiannya. Setelah
dilakukan percobaan yang kedua, penulis memberikan kuesioner kepada beberapa
pegawai terkait dengan hasil rancangan sistem Kartu Pengawasan yang telah dibuat.

4.2 Matriks Pelaksanaan Aktualisasi

Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi di unit kerja, maka dilakukan


pelaksanaan kegiatan aktualisasi. Kegiatan aktualisasi disertai dengan tahapan kegiatan untuk
menyelesaikan masalah yang ada yang titunjukkan pada Tabel 4.1 Selain menjelaskan
mengenai tahapan kegiatan Tabel 4.1 juga menjelaskan mengenai keterkaitan kegiatan
dengan substansi ANEKA serta kontribusi terhadap visi-misi organisasi dan penguatan nilai
PUPR yaitu iPROVE.

13
Tabel 4.1. Matriks Kegiatan Aktualisasi

Matriks Kegiatan Aktualisasi

Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Penguatan Nilai
Pelatihan Terhadap Visi-Misi Organisasi
Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

1. Mempersiapkan 1. Mempelajari proses Rangkuman Komitmen Mutu: Pembelajaran dan Pembelajaran dan
bahan materi bisnis pelaksanaan proses bisnis Mempelajari proses bisnis pemahaman pemahaman
kegiatan aktualisasi anggaran pelaksanaan pelaksanaan anggaran yang terhadap proses terhadap proses
berlaku agar tujuan aktualisasi
2. Konsultasi terkait anggaran dan bisnis pelaksanaan bisnis pelaksanaan
dapat dicapai dengan efektif
kondisi saat ini kondisi saat anggaran bertujuan anggaran diharapkan
Akuntabilitas :
3. Mengumpulkan ini untuk meningkatkan dapat meningkatkan
Melakukan pekerjaan dengan
bahan materi kualitas laporan nilai
penuh tanggung jawab
persiapan kegiatan Etika Publik: keuangan profesionalisme diri
aktualisasi Konsultasi dengan atasan sendiri
dengan sopan
Whole of Government :
Konsultasi dengan atasan terkait
proses pelaksanaan anggaran

14
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
Pelatihan Visi-Misi Organisasi Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

2. Mempersiapkan 1. Mempelajari fungsi- Flowchart Komitmen Mutu: Pembelajaran dan Pembelajaran dan
Membuat inovasi dengan pemahaman terhadap pemahaman terhadap
flowchart rancangan fungsi dalam rancangan
memanfaatkan aplikasi yang proses bisnis proses bisnis
sistem Microsoft Access sistem Kartu
sudah ada sebelumnya
pelaksanaan pelaksanaan
2. Konsultasi dengan Pengawasan Akuntabilitas:
anggaran bertujuan anggaran merupakan
mentor terkait Anggaran Melakukan pekerjaan dengan
untuk meningkatkan bagian dari nilai
dengan kesesuaian penuh tanggung jawab
kualitas laporan profesionalisme diri
Etika Publik :
aplikasi yang
Berkonsultasi dengan atasan keuangan sendiri dan
digunakan dengan sopan memahami aplikasi
3. Pembuatan Manajemen ASN : secara keseluruhan
flowchart rancangan Dengan pembelajaran aplikasi,
sehingga output
diharapkan pekerjaan ASN
sistem rancangan kartu
terutama bagian PPSPM lebih
pengawas anggaran
efektif dan efisien
bisa bermanfaat untuk
organisasi terutama di
Biro Keuangan

15
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
Pelatihan Visi-Misi Organisasi Organisasi

1 2 3 4 5 6 7
3. Proses pelaksanaan 1. Identifikasi tahap Rancangan Akuntabilitas: Pembuatan kartu Proses pelaksanaan
pelaksanaan kartu Dengan dibuatnya sistem yang pengawas anggaran pembuatan sistem
pembuatan kartu Kartu
pengawas anggaran saling terintegrasi diharapkan bertujuan untuk kartu pengawas
pengawas anggaran Pengawasan
akan meningkatkan transparansi
meningkatkan kualitas anggaran merupakan
2. Konsultasi dengan Anggaran
Komitmen Mutu: laporan keuangan tindakan visioner
mentor terkait
Membuat inovasi dengan agar tidak terjadi
dengan proses
memanfaatkan aplikasi yang permasalahan baru di
pelaksanaan
sudah ada sebelumnya masa mendatang
Etika Publik :
3. Rancangan Kartu
Berkonsultasi dengan atasan
Pengawasan dengan sopan
Anggaran Manajemen ASN :
Dengan pembuatan aplikasi,
diharapkan pekerjaan ASN
terutama bagian PPSPM lebih
efektif dan efisien

Whole of Government :
Konsultasi dengan atasan terkait
hasil rancangan sistem Kartu
Pengawasan Anggaran

16
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
Pelatihan Visi-Misi Organisasi Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

4. Proses uji coba 1. Proses uji coba Laporan hasil Akuntabilitas : Proses uji coba kartu Proses uji coba
dengan sistem kartu Melakukan pekerjaan dengan pengawas anggaran sistem kartu
sistem kartu evaluasi
pengawas anggaran penuh tanggung jawab PPSPM bertujuan pengawasan
pengawas anggaran
Komitmen Mutu: untuk meningkatkan anggaran merupakan
2. Evaluasi terkait
Membuat inovasi dengan kualitas laporan bentuk orientasi misi
dengan kartu
memanfaatkan aplikasi yang keuangan agar tujuan dari
pengawas anggaran
sudah ada sebelumnya pelaksanaan
Etika Publik: aktualisasi berhasil

Saat berdiskusi dan dilakukan


memberikan evaluasi harus
dilakukan dengan sopan

Pelayanan Publik:
Dengan usaha membuat
laporan keuangan lebih
akuntabel merupakan bagian
dari prinsip pelayanan publik

Whole of Government :
Konsultasi dengan atasan terkait
hasil pembuatan Kartu
Pengawasan Anggaran

17
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
Pelatihan Visi-Misi Organisasi Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

5. Proses perbaikan 1. Proses perbaikan Kuesioner, Akuntabilitas : Proses perbaikan Proses perbaikan
sistem rancangan Melakukan pekerjaan dengan kartu pengawas sistem rancangan
sistem rancangan Buku Manual,
kartu pengawasan penuh tanggung jawab anggaran PPSPM hingga finalisasi
kartu pengawasan dan sistem
jika ada kekurangan Komitmen mutu: bertujuan untuk merupakan bentuk
anggaran hingga siap rancangan
Adanya inovasi berupa sistem meningkatkan kualitas orientasi misi dan
digunakan 2. Konsultasi dengan kartu
rancangan kartu pengawasan laporan keuangan profesionalisme diri
mentor terkait pengawasan
anggaran sendiri dalam
dengan anggaran final
melaksanakan
pelaksanaan Etika Publik: tanggungjawabnya.
kegiatan aktualisasi Saat berdiskusi dan
memberikan kuesioner dengan
PPSPM dan pegawai lain
harus sopan

Pelayanan Publik :
Dengan selesainya rancangan
kartu pengawasan anggaran
diharapkan bisa meningkatkan
kualitas laporan keuangan

18
4.3 Capaian Aktualisasi
Pada saat pelaksanaan aktualisasi terdapat beberapa perubahan dalam hal jadwal dan
adanya penambahan output. Penambahan output yang dimaksud yaitu buku manual dan hasil
kuesioner. Selain itu, terdapat beberapa perubahan jadwal yang dijelaskan pada Tabel 4.2
dibawah ini.

1. Perubahan jadwal pada kegiatan pertama disebabkan karena pada prakteknya


PPSPM mudah ditemui dan penulis tidak mengalami kesulitan dalam mencari
bahan materi.
2. Perubahan jadwal pada kegiatan kedua disebabkan karena terdapat sedikit
kesulitan penulis dalam memahami fungsi-fungsi Microsoft Access.
3. Perubahan jadwal pada kegiatan ketiga disebabkan karena pada prakteknya
penulis mengalami sedikit kesulitan dalam membuat rancangan sistem dengan
menggunakan Microsoft Access. Selain itu terdapat banyak data yang perlu di
input yang memakan waktu yang cukup lama.
4. Perubahan jadwal pada kegiatan keempat disebabkan karena pada prakteknya
PPSPM mudah ditemui sehingga penulis bisa mengumpulkan hasil evaluasi
dengan cepat.

19
Tabel 4.2 Jadwal Capaian Kegiatan

JADWAL KEGIATAN

HARI KE-
KEGIATAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
1. Mempersiapkan Bahan Materi Kegiatan Aktualisasi
RENCANA
AKTUALISASI
2. Mempersiapkan Flowchart Rancangan Sistem
RENCANA
AKTUALISASI
3. Proses Pembuatan Kartu Pengawasan Anggaran
RENCANA
AKTUALISASI
4. Proses Uji Coba Kartu Pengawasan Anggaran
RENCANA
AKTUALISASI
5. Proses Perbaikan Rancangan Sistem Kartu Pengawasan Anggaran
RENCANA
AKTUALISASI

20
4.4 Hambatan

Dalam proses pelaksanaan kegiatan aktualisasi terdapat kendala yang penulis temui
yaitu sulitnya memahami fungsi-fungsi pada Microsoft Access.

4.5 Solusi Permasalahan

Berdasarkan hambatan di atas, maka Penyusun mendapatkan solusi permasalahan


sebagai berikut:

1. Banyak bertanya terhadap teman yang lebih memahami fungsi-fungsi pada Microsoft
Access.
2. Menyicil pekerjaan saat diluar jam kantor.

21
BAB V
PENUTUP

5.1 Simpulan
Pelaksanaan aktualisasi yang telah dibuat diharapkan mampu membantu pemecahan isu
yang telah diberikan oleh mentor di Unit Kerja sebagai bentuk penerapan hasil pembelajaran
selama pelatihan dasar CPNS dan pembekalan teknis. Tidak hanya itu, aktualisasi kegiatan-
kegiatan yang dirancang juga diharapkan dapat menimbulkan keterkaitan dalam mata
pelatihan dan meningkatkan penguatan nilai-nilai I-PrOVE.

5.2 Saran

Berdasarkan hasil pelaksanaan aktualisasi ini, penulis menyarankan agar penggunaan


Kartu Pengawas Anggaran ini dapat digunakan serta dilakukan lagi pengembangan-
pengembangan lainnya. Hal tersebut bertujuan agar kedepannya Kartu Pengawasan Anggaran
dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access ini bisa diterapkan di satker-satker lainnya di
lingkungan kantor Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

22
BAB VI
DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah.

Peraturan Menteri Keuangan Nomor 178/PMK.05/2018 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam
Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara.

Peraturan Menteri PUPR Nomor 15 /PRT/M/2017 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian
Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Paduan Teknis Pejabat Penandatanganan Surat Perintah Membayar. 2017.

23
LAMPIRAN 1
KERANGKA RANCANGAN AKTUALISASI

Unit Kerja : Biro Keuangan, Sekretariat Jenderal Kementerian PUPR

Isu yang Diangkat Kurang Optimalnya Pengendalian Dokumentasi Pertanggungjawaban Anggaran di Biro Keuangan
Pengendalian Dokumentasi Pertanggungjawaban Anggaran Melalui Rancangan Sistem Kartu
Gagasan Pemecahan Isu : Pengawasan Anggaran

24
LAMPIRAN 2
DOKUMENTASI

25
26
LAMPIRAN 3
RANGKUMAN PROSES BISNIS DAN KEADAAN SAAT INI

Proses pelaksanaan anggaran belanja (secara umum)

Penyedia Pejabat Pembuat Pejabat


Penandatanganan KPPN
Barang/ Jasa Komitmen (PPK)
SPM (PPSPM)

Tagihan SPP SPM

Bendahara
SP2D

Rekening
Bank

 Dalam proses pelaksanaan penggunaan anggaran pada DIPA yang mengakibatkan


pengeluaran negara diperlukan adanya komitmen dari Penyedia Barang/Jasa dan PPK.
 Setelah komitmen dilakukan dan muncul hak tagih, Penyedia Barang/Jasa memberikan
tagihan kepada PPK
 Setelah diberikannya tagihan oleh pihak Penyedia Barang/Jasa, PPK meneliti tagihan
tersebut dari mulai kebenaran perhitungan, kebenaran data pihak yang berhak menerima,
kesesuaian spesifikasi teknis dan volume barang yang diterima dengan kontrak, dan
ketepatan jangka waktu penyelesaian pekerjaan dokumen serah terima barang/jasa dengan
dokumen perjanjian/kontrak
 Setelah melakukan penelitian, PPK menerbitkan Surat Permintaan Pembayaran (SPP) untuk
diberikan kepada PPSPM
 Setelah menerima SPP dari PPK, PPSPM melakukan penelitian tersebut dari mulai
kelengkapan dokumen pendukung SPP, kesesuaian penanda tangan SPP dengan spesimen
PPK, kebenaran pengisian SPP, kesesuaian kode BAS, ketersediaan pagu, kebenaran formal
dokumen pendukung, kebenaran pihak yang berhak menerima, kebenaran perhitungan
tagihan dan kewajiban perpajakan, kepastian telah terpenuhinya kewajiban pembayaran
kepada negara oleh pihak yang mempunyai hak tagih kepada negara, dan Kesesuaian
prestasi pekerjaan
 Setelah melakukan penelitian, PPSPM menerbitakan Surat Perintah Membayar (SPM) untuk
dikirimkan ke KPPN

27
 Setelah menerima SPM dari PPSPM, KPPN melakukan penelitian terkait dengan kebenaran
perhitungan angka yang tercantum dalam SPM, ketersediaan dana, kesesuaian tagihan
dengan data kontrak - Menguji persyaratan pencairan dana, dan kesesuaian nilai potongan
pajak dalam SPM dengan SSP (Jika ada pajaknya).
 Setelah melakukan penelitian terhadap SPM yang diterima, KPPN menerbitkan SP2D yang
diberikan kepada bank untuk dibayarkan kepada Penyedia Barang/Jasa (Belanja LS pihak
ketiga) atau melalui Bendahara (Belanja LS bendahara).

Kondisi saat ini:

Contoh Kasus Pengadaan ATK

1. Kepala Bagian Tata Laksana Keuangan dan Umum selaku PPK mengajukan kebutuhan
belanja ATK beserta rinciannya kepada Pejabat Pengadaan Barang/Jasa
2. Pejabat Pengadaan Barang/Jasa melaksanakan penunjukan langsung ke Penyedia
Barang/Jasa
3. Pihak Penyedia Barang/Jasa menjawab surat Pejabat Pengadaan Barang/Jasa dan
memberikan Surat Penawaran Harga
4. Pejabat Pengadaan Barang/Jasa dan Pihak Penyedia Barang/Jasa melakukan negosiasi
dan terbitlah Berita Acara Negosiasi dengan tanda tangan dari Pejabat Pengadaan
Barang/Jasa dan Pihak Penyedia Barang/Jasa
5. Penyampaian hasil negosiasi lalu diikuti dengan Surat Penetapan harga yang dibuat oleh
PPK
6. Penyampaian surat jalan dari Penyedia Barang/Jasa
7. Penyampaian kuitansi
8. Penerimaan kuitansi oleh PPK/ Kepala Bagian Tata Laksana Keuangan dan Umum
9. Kepala Bagian Tata Laksana Keuangan dan Umum memberikan Surat Pernyataan
Tanggung Jawab dan Belanja (SPTB) kepada PPK
10. Penelitian dan penerbitan SPP oleh PPK
11. Penyampaian Surat Permintaan Pembayaran (SPP) kepada PPSPM
12. Penelitian SPP dan pembuatan serta injek SPM
13. PPSPM menyampaikan SP2D ke KPPN
14. Melakukan pengecekan SP2D di OM SPAN
15. Pembuatan kartu pengawasan anggaran berdasarkan hasil injek SPM
16. Merekap semua SPM yang sudah terbit secara manual
17. Penyamaan rincian SPM yang sudah di injek dengan data yang ada di SAS

28
LAMPIRAN 4
FLOWCHART RANCANGAN SISTEM

Start

Input Pagu Anggaran Input Data Transaksi


setiap akun Sesuai SPM

Menyimpan Data
Daftar Pagu Anggaran
Transaksi

Menjumlahkan
Seluruh Transaksi
Menjadi Total
Realisasi

Total Realisasi
Mengurangi Pagu

Kartu Pengawas
Anggaran

29
LAMPIRAN 5
RANGKUMAN HASIL EVALUASI

Senin, 15 April 2019


.
Setelah berkonsultasi lebih lanjut dengan PPSPM, dalam proses pembuatannya
rancangan sistem Kartu Pengawas Anggaran ini memiliki beberapa kekurangan yang
diantaranya adalah:
1. Cara pengisian Kartu Pengawasan Anggaran yang masih manual sehingga
menyulitkan pengguna,
2. Hasil laporan Kartu Pengawasan Anggaran yang merepotkan untuk di akses
karena harus scroll satu persatu,
3. Komponen (tombol) yang kurang lengkap dan memadai,
4. Tidak terdapatnya pagu anggaran dalam Kartu Pengawasan Anggaran,
5. Tidak terdapatnya persentase realisasi belanja dalam Kartu Pengawasan
Anggaran.

30
LAMPIRAN 6
HASIL KUESIONER

31
32
33
34
LAMPIRAN 7
BUKU MANUAL

35
Penerapan Kartu Pengawas Anggaran Menggunakan Aplikasi Microsoft
Access

Langkah input transaksi belanja:


1. Buka file “DB KARTU WASGAR” pada komputer anda.

2. Klik “FORMS” ketika aplikasi Microsoft Access terbuka seperti gambar dibawah ini.

3. Setelah itu, klik dua kali “1 FORM MENU” untuk input transaksi pada SPM.

36
4. Pilih output dan sub output yang ingin dimasukan, lalu klik pada salah satu pilihan
nomor seperti gambar dibawah ini dengan format “output_suboutput”.

5. Sebagai contoh, atas transaksi perjalanan dinas yang dilakukan oleh pegawai dengan
kode output “994” dan kode sub output “002A” dilakukan input data dengan menekan
“994_002A” seperti gambar dibawah ini

37
6. Lalu isikan form sesuai dengan transaksi yang ada dari mulai nomor SPP, SPM,
tanggal transaksi, mekanisme pembayaran, bagian, uraian, serta nilai yang dibebankan
sesuai mata akun yang tercantum dalam SPM. Untuk mempercepat pengisian klik
“Tab” pada keyboard anda setiap selesai melakukan pengisian pada setiap kolomnya.

7. Klik gambar disket untuk menyimpan transaksi yang sudah dicatat.

38
8. Setelah menyimpan transaksi, klik tombol “add” seperti pada gambar dibawah untuk
mencatat transaksi dengan kode output dan sub output yang sama

9. Jika ingin keluar untuk mencatat transaksi yang lain klik tombol “exit folder” seperti
gambar dibawah ini

39
10. Untuk melihat transaksi sesudah/sebelumnya klik tobol right/left arrow seperti pada
gambar dibawah ini

11. Transaksi yang telah diisikan pada form dapat dilihat dalam bentuk report dengan cara
mengklik “2 REPORT FORM” seperti gambar dibawah ini

40
12. Setelah itu, pilih output dan sub output yang diinginkan sesuai dengan laporan apa
yang ingin dilihat. Sebagai contoh, jika ingin melihat laporan dengan kode output 994
dan sub output 002A maka klik “994_002A”

13. Laporan atas output, sub output, dan akun akan ditampilkan seperti gambar dibawah
ini dalam bentuk Kartu Pengawas Anggaran sebagaimana dapat dirincikan
pembebanan setiap akun, penjumlahan setiap akun, pagu anggaran dari setiap akun,
selisih antara pagu dengan anggaran yang telah dibelanjakan serta persentase realisasi
anggaran setiap akun seperti gambar dibawah ini

41
Langkah-langkah Mengubah Pagu Anggaran
1. Klik “Reports”

42
2. Pilih kode output dan sub output yang ingin diubah jumlah pagunya, lalu klik
kanan pada output dan sub output tertentu sehingga muncul seperti gambar
dibawah ini

3. Klik “Design View”

43
4. Scroll ke bawah dan klik jumlah pagu, lalu edit nilai pagu sesuai dengan jumlah
nilai pagu yang telah direvisi

44
5. Jika sudah selesai, pilih “close” dan simpan data yang sudah diisi

Langkah-langkah dalam Mencatat Output dan Sub Output Baru

1. Klik “Create” pada pilihan menu halaman awal Microsoft Access

45
2. Klik “Table” pada menu “Create”

3. Setelah klik “Table” maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

46
4. Klik kanan pada “Table1”

5. Klik “Design View”

6. Setelah klik “Design View”, maka akan muncul gambar seperti dibawah ini

47
7. Beri nama field sesuai dengan format yang telah ditentukan sebelumnya
(INPUT_Kode Output_Kode Sub Output)
8. Isi data sesuai dengan format dibawah ini

9. Klik “Save” jika sudah selesai

48
10. Kembali ke halaman sebelumnya dengan klik “Datasheet View”

11. Pilih “Create” lalu klik “Form Wizard” seperti gambar dibawah ini

49
12. Klik tombol “>>”, lalu klik next

13. Pilih “Columnar”, lalu “Next” seperti gambar dibawah ini

50
14. Klik “Finish” sehingga tampil gambar seperti dibawah ini

15. Setelah selesai, buka form menu dan pilih salah satu form lain yang sudah ada serta
klik kanan pada form tersebut (contoh klik 951_052A)

51
16. Pilih semua tombol dengan cara tekan dan tahan “Ctrl” dan klik pada tombol yang
dilingkari merah pada saat bersamaan

17. Copy tombol- tombol tersebut dengan klik kanan dan pilih “copy” atau ketik “Ctrl+C”
18. Paste pada form yang tadi dibuat
19. Atur ukuran isian form secukupnya dan keluar. Form selesai dibuat

52
53