Nomor :PED/01/06/I/2018
Terbit : 03 Januari 2018
No.Revisi :0
Mulai berlaku : 03 Januari 2018
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Salah satu unsur penting dan sangat vital yang menentukan keberhasilan
akreditasi adalah bagaimana mengatur sistem pendokumentasian dokumen.
Pengaturan sistem dokumentasi dalam satu dalam proses implementasi
akreditasi UPT Puskesmas Duripoku. dianggap penting karena dokumen merupakan
acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan,
serta bagian dari salah satu persyaratan Akreditasi UPT Puskesmas Duripoku.
Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi
diharapkan fungsi-fungsi setiap personil maupun bagian-bagian dari organisasi dapat
berjalan sesuai dengan perencanaan bersama dalam upaya mewujudkan kinerja
yang optimal.
Dokumen yang dimaksud dalam Akreditasi UPT Puskesmas Duripoku secara
garis besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen internal dan eksternal. Dokumen
tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu
dan sistem manajemen pelayanan. Dokumen internal tersebut berupa Kebijakan,
Pedoman/Panduan, Standar operasional prosedur (SOP) dan dokumen lain disusun
berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-pedoman (regulasi) eksternal
yang berlaku.
Agar para pemangku kepentingan Akreditasi UPT Puskesmas Duripoku memiliki
acuan dan memudahkan dalam melakukan dokumentasi perlu disusun Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi UPT Puskesmas Duripoku.
C. SASARAN
a. Pelatih akreditasi,
b. Pendamping dan surveior akreditasi UPT Puskesmas Duripoku,
c. Kepala UPT Puskesmas Duripoku, Penanggung jawab Mutu, Pelaksana Tim
Akreditasi UPT Puskesmas Duripoku,
d. Pemerhati akreditasi UPT Puskesmas Duripoku.
D. DASAR HUKUM
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 116;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan,
Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144;
3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun2009 tetang Pelayanan
Publik, Lembaran NegaraRepublik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112;
4. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Tenaga
Kesehatan;
5. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun2014 tentang
Pemerintahan Daerah;
6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 72Tahun 2012 tentang Sistem
Kesehatan Nasional;
7. Permenkes 1538 tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementrian
Kesehatan;
8. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar OperasionalProsedur Administrasi Pemerintahan;
9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan
Kesehatan pada Jaminan KesehatanNasional;
10. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 9 tahun 2014 tentang Klinik;
BAB II
DOKUMENTASI AKREDITASI UPT PUSKESMAS DURIPOKU
BAB III
PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI
A. TATA NASKAH
Untuk ketentuan tata naskah UPT Puskesmas Duripoku memberlakukan
terhadap semua dokumen yang akan disusun dalam akreditasi dengan mengacu
pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2016
Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementrian Dalam Negeri, Adapun
ketentuan yang dipergunakan oleh UPT Puskesmas Duripoku adalah sebagai
berikut :
1. Pengertian
a. Tata Naskah dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi
pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan naskah dinas serta media yang digunakan
dalam komunikasi kedinasan.
b. Naskah Dinas adalah Informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan
yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di UPT
Puskesmas Duripoku.
c. Format adalah naskah dinas yang menggambarkan tata letak dan
redaksional, serta penggunaan lambang/logo dan cap dinas.
d. Stempel/cap dinas adalah tanda identitas dari suatu jabatan atau
e. Kop naskah dinas adalah kop surat yang menunjukan nama .
f. Kewenangan adalah kekuasaan yang melekat pada suatu jabatan.
g. Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dari pejabat
ke pejabat atau pejabat dibawahnya.
8. Penggunaan kertas surat : kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah
HVS 70/80 gram, ukuran kertas untuk semua naskah dinas yang digunakan
adalah Folio/ F4 (215 x 330 mm).
9. Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf naskah dinas
berwarna Biru.
10. Metode Penomoran
Pengendalian dokumen di UPT Puskesmas Duripoku menjadi dua yaitu
pengendalian dokumen perkantoran dan pengendalian dokumen akreditasi.
1. Sistem Pengendalian Dokumen Perkantoran
a. Surat Masuk Puskesmas
1) Penomoran Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang berasal dari luar unit UPT
Puskesmas.
Sistem penomoran surat masuk dengan format sebagai berikut :
1. No Urut
2. No Berkas
3. Alamat Pengirim
a. Standar ADM, =
TU = Tata Usaha
b. Standar UKM, =
PK = Promosi Kesehatan
P2P = Program Pencegahan Penyakit
Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi UPT Puskesmas Duripoku
Page 11
GIZI = Program Gizi
KIA = Program KIA
PL = Penyehatan Lingkungan
KESWA = Kesehatan Jiwa
BATRA = Pengobatan Tradisional
KESKER = Kesehatan Kerja
KESORGA = Kesehatan Olahraga
INDERA = Kesehatan Mata
LANSIA = Lansia
KH = Kesehatan Haji
UKS = Usaha Kesehatan Sekolah
UKGS = Usaha Kesehatan Gigi Sekolah
PKPR = Kesehatan Remaja
c. Standar UKP, =:
RM = Pendaftaran
RI = Ruangan Informasi
RP = Ruang Pengaduan
UGD = Unit Gawat Darurat
PU = Pemeriksaan Umum
PGM = Pelayanan Kesehatan Gigi dan Mulut
KIA = Ruang KIA
KB = Keluarga Berencana
IMUN = Imunisasi
LAB = Laboratorium
FAR = Farmasi
GZ = Gizi
HS = Sanitasi
KSR = Kasir
RB = Ruang Bersalin
RN = Ruang Nifas
MTBS = Kesehatan Balita
d. Dokumen Eksternal ( DE )
Format :
Contoh Format : XXX/XXX/DE-UU/2019
Keterangan :
XXX : Nomor Urut
DE : Dokumen Eksternal
3) YANNIS/UKP
Warna Map Dokumen : Hijau (di satukan per kriteria
dari instrumen Akreditasi)
Keranjang Dokumen : Hijau
B. KEBIJAKAN
Kebijakan adalah Peraturan/ Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala UPT
Puskesmas Duripoku yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan kebijakan
tersebut, disusun pedoman/ panduan dan standar operasional prosedur (SOP) yang
memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan di UPT
Puskesmas Duripoku. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus
didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan
Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah,
Peraturan Menteri dan pedoman pedoman teknis yang berlaku seperti yang
6. Penandatanganan:
Peraturan/Surat Keputusan, Pedoman, KAK dan SOP di UPT Puskesmas
Duripoku ditandatangani oleh :
Tabel Pengesahan dokumen
Level
No Penanggung Jawab Diperiksa Disahkan
Dokumen
Surat _ _ Kepala
1
Keputusan Puskesmas
Penanggungjawab Ketua Tim Mutu
Pedoman/ Kapala
2 Ukm/UKP/Admen (Paraf sebelah
Panduan Puskesmas
(Paraf sebelah kiri) kanan)
_ _ Kapala
3 SPO
Puskesmas
Penanggungjawab Penanggungjawab
program UKM/UKP/Admin Kapala
4 KAK
(Paraf sebelah kiri) (Paraf sebelah Puskesmas
kanan)
C. PEDOMAN MUTU
Dokumen Mutu atau Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi
yang konsisten ke dalam maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu.
Format Dokumen Mutu antara lain
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I. Pendahuluan
A. Latar belakang
1. Profil Organisasi
2. Kebijakan Mutu
3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis)
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
BAB II Landasan hukum dan acuan
BAB III Istilah dan definisi
BABIV Sistem Manajemen Mutu dan Sistem PenyelenggaraanPelayanan:
A. Persyaratan umum
B. Pengendalian dokumen
C. Pengendalian rekaman
Bab III.Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya
Puskesmas
Bab IV. Analisis Kinerja
A. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya UPT
Puskesmas Duripoku
B. Analisis Kinerja: menganalisis faktor pendukung dan penghambat
pencapaian kinerja
Bab V. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun
a. Program Kerja dan kegiatan: berisi program program kerja yang akan
dilakukan yang meliputi antara lain:
1) Program Kerja Pengembangan SDM,yang dijabarkan dalam
kegiatan kegiatan,misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan
SDM, seminar, workshop, dsb.
2) Program Kerja Pengembangan sarana,yang dijabarkan dalam
kegiatan-kegiatan,misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan alat-
alat kesehatan, dsb.
3) Program Kerja Pengembangan Manajemen,dan seterusnya.
F. PEDOMAN - PANDUAN
Pedoman adalah merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan.
sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal,
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan dan hanya mengatur 1 (satu)
kegiatan.
Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan
SOP. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk pedoman atau panduan yaitu:
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala UPT Puskesmas Duripoku pemberlakuan pedoman/ panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala UPT Puskesmas Duripoku Utara tetap berlaku meskipun
terjadi penggantian Kepala UPT Puskesmas Duripoku.
3. Setiap pedoman/ panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3
tahun sekali.
4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/Panduan untuk suatu
kegiatan/ pelayanan tertentu, maka Puskesmas UPT Puskesmas Duripoku
dalam membuat pedoman/ panduan wajib mengacu pada pedoman/ panduan
yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman panduan yang digunakan sebagai berikut:
a. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja ( UKM & UKP )
HALAMAN JUDUL
KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
(b) Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman kedua dan
seterusnya SOP dibuat tanpa menyertakan kop/heading
2) Contoh Komponen SOP
1. Pengertian
JUDUL SOP
No. Dokumen :
SOP No. Revisi :
Tanggal Terbit:
Halaman :
Nama Kepala UPT
UPT Puskesmas Puskesmas
Duripoku Duripoku
NIP.......................
1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
Penjelasan :
a. Penulisan SOP harus tetap di dalam kotak adalah : nama UPT Puskesmas
Duripoku dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan
kepala UPT Puskesmas Duripoku
b. Logo kabupaten dan lambang UPT Puskesmas Duripoku baik surat keputusan
maupun SOP berdiameter 2 cm.
c. Tulisan judul SOP bokman old style 11 bold, spasi judul 1 cm, panjang kotak 8
cm
d. Kotak logo kabupaten lebar 4 cm, UPT Puskesmas Duripoku lebar 4 cm
e. Nomer dokumen, nomer revisi, tanggal terbit, halaman spasi 1,5 lebar 6,5 cm,
Arial10 cm.
f. Tulisan SOP Bookmand Old Style 20 bold, lebar kotak 2 cm.
g. Penulisan UPT Puskesmas Duripoku lebar 4 cm, spasi 1,5 cm, penulisannya
Arial10 (center)
h. Penulisan Kepala Puskesmas Arial 10, dan penulisan NIP Arial 9.
i. Kop SOP dan komponen SOP formatnya terpisah, untuk garis tengah di
komponen SOP sejajar dengan garis kanan kop logo kabupaten.
j. Untuk pengertian, tujuan, kebijakan, referensi,prosedur, diagram alir (bila perlu),
unit terkait,rekaman historis perubahan, lebar kotak menyesuaikan isi materi.
3) Isi SOP
Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut:
1. Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi
tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah
pengertian/ menimbulkan multi persepsi.
2. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “ Sebagai
acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”.
3) Kebijakan: berisi kebijakan Kepala UPT Puskesmas Duripoku yang menjadi
dasar dibuatnya SOP tersebut, misalnya untuk SOP imunisasi pada bayi,pada
kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala UPT Puskesmas Duripoku No 005/2014
tentang Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak.
4) Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai
bahan pustaka.
6).Langkah-langkah/prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu
7) Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
o Awal kegiatan:
o Akhir kegiatan:
o Simbol Keputusan:
Ya
Tidak
o Penghubung:
o Dokumen :
o Arsip :
8. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut.
9. Dokumen Terkait : dokumen yang berkaitan
H. Rekam implementasi
1. Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai di dalam kegiatan UPT
Puskesmas Duripoku dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan
yang direncanakan.
2. Catatan/rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga
harus dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi
untuk mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi,
1. Peraturan Menteri Bupati Mamuju Utara Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman
Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Mamuju
Utara.
2. Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas, Direktorat Jenderal Bina
Kesehatan Masyarakat Departemen Kesehatan RI 2006;
3. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015.
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2016
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2016
JUDUL DOKUMEN
TENTANG
(J U D U L SK)
KEPALA UPT PUSKESMAS DURIPOKU,
Menimbang : a. bahwa
b. bahwa;
c. bahwa sesuai pertimbangan pada butir a dan b diatas, perlu
menetapkan keputusan kepala puskesmas tentang
…………....... di UPT Puskesmas Duripoku.
Mengingat : 1. ………………………………..
2. ………………………………..
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS DURIPOKU
TENTANG (sesuai JUDUL SK)
Satu : ………………………………..
Dua : ………………………………..
Tiga : ………………………………..
Di tetapkan : Tammarunang
Pada tanggal : ………………………………..
USMAN, S. Kep
Pangkat : Penata
NIP. 19730301 199503 1 004
Perihal : ..................... di
Tempat
Dengan Hormat
Waktu : .....................................
Tempat : ....................................
USMAN, S. Kep
Pangkat : Penata
NIP. 19730301 199503 1 004
Tgl/bln/thn :..........................................
Tempat :...........................................
1. Pembukaan
6. Sosialisasi ………
7. Kesimpulan penutup
USMAN, S. Kep
Pangkat : Penata
NIP. 19730301 199503 1 004