BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Apotek dalam pelaksanaannya membutuhkan pengelolaan sumber daya
manusia yang tepat. Hal tersebut ditunjukkan oleh struktur organisasi yang terdapat
di Apotek. Pengelolaan organisasi di apotek merupakan hal penting yang
membutuhkan pertimbangan serta manajemen yang tepat.
Struktur organisasi dalam apotek bertujuan untuk membagi tanggung jawab
sumber daya manusia di apotek agar setiap orang memiliki tanggung jawab yang
jelas, sehingga pelaksanaannya dapat lebih efektif dan efisien.
Oleh sebab itu diperlukan suatu gambaran mengenai pengelolaan sumber daya
manusia di apotek yang meliputi struktur organisasi, jumlah sumber daya manusia,
jenis pekerjaan, deskripsi pekerjaan, kriteria sumber daya manusia, peringatan dan
pemecatan sumber daya manusia. Diharapkan melalui gambaran yang diberikan,
pembaca dapat mengetahui tentang pengelolaan yang harus dilakukan dalam sistem
manajemen apotek sehingga dapat mempertimbangkan hal-hal terkait dengan sumber
daya manusia di apotek dan pengelolaannya.

1.2. Rumusan Masalah

Bagaimana gambaran mengenai pengelolaan organisasi apotek meliputi jumlah
sumber daya manusia, jenis dan deskripsi pekerjaan, kriteria sumber daya manusia,
serta peringatan dan pemecatan pada sumber daya manusia di apotek?

1.3. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini, yaitu memberikan gambaran kepada pembaca
mengenai hal-hal penting terkait pelaksanaan sistem di apotek berdasarkan tanggung
jawab organisasi.

1
 BAB II
PEMBAHASAAN

2.1. Apotek
2.1.1. Pengertian Apotek
Menurut PP No.51 tahun 2009 tentang pekerjaan kefarmasian, apotek
adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktek kefarmasian
oleh Apoteker. Pengertian apotek menurut Kepmenkes RI No.
1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang standar pelayanan kefarmasian di apotek,
yang dimaksud dengan apotek adalah suatu tempat tertentu dilakukan
pekerjaan kefarmasian dan penyaluran sediaan farmasi, perbekalan kesehatan
lainnya kepada masyarakat.

2.1.2. Tugas dan Fungsi Apotek

Berdasarkan PP No. 25 tahun 1980 tentang perubahan atas peraturan
pemerintah No. 26 tahun 1965 tentang apotek, tugas dan fungsi apotek adalah:
1. Tempat pengabdian profesi apoteker yang telah mengucapkan sumpah
jabatan.
2. Sarana farmasi tempat dilakukannya kegiatan peracikan, pengubahan
bentuk, pencampuran dan penyerahan obat atau bahan obat.Sarana
penyalur perbekalan farmasi yang harus menyebarkan obat yang
diperlukan oleh masyarakat secara luas dan merata.
3. Sarana pelayanan informasi obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada
tenaga kesehatan lain dan masyarakat, termasuk pengamatan dan
pelaporan mengenai khasiat, keamanan, bahaya dan mutu obat.

2.1.3. Manageman Apotek

Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-
fungsi manajemen dalam menyusun rencana kerja (planning) untuk mencapai
suatu tujuan. Karena untuk melaksanakan rencana kerja tidak mungkin
dilakukan oleh satu fungsi, maka organisasi (apotek) membagi-bagi pekerjaan
(organizing) yang ada di apotek dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab
pada setiap fungsi.

2
 Kemudian masing-masing fungsi melaksanakan rencana kerja
(actuating) sesuai dengan fungsi pekerjaan dan sasaran yang akan
dicapainya. Berikut ini akan dijelaskan mengenai: Struktur
organisasi apotek, uraian pekerjaan (job description), sistem
operasional yang berlaku pada setiap fungsi, dan sistem
pengawasan internal.

Gambar 1. Aplikasi Fungsi-Fungsi Managemen

2.2. Struktur Organisasi di Apotek

Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan fungsi-fungsi yang
terdapat dalam suatu organisasi. Seorang APA harus dapat memprediksi dan
membentuk struktur organisasi di apotek, disertai dengan uraian fungsi dan tugas
serta wewenang dan tanggung jawab. Hal ini dilakukan agar dapat mengetahui
kegiatan apa saja yang akan dilakukan dan tipe orang yang bagaimana yang dapat
melaksanakan fungsi kegiatan tersebut, sehingga apotek dapat beroperasi sesuai
dengan rencana.

3
2.2.1. Struktur Organisasi Apotek yang Ideal
Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi
apotek yang dikatakan ideal.

Gambar 2. Stuktur Organisasi Apotek Yang Ideal

4
2.2.2. Struktur Organisasi Apotek Kecil
Berikut ini adalah bagan yang menggambarkan struktur organisasi
apotek kecil.

Keterangan :
1. Urusan pembelian dilakukan oleh A.P.A
2. Asisten Kepala merangkap sebagai Kepala Regu I atau Kepala Regu II,
membawahi 1 orang juru resep dan 1 orang kasir depan yang merangkap uga
sebagai penjual obat bebas (H.V) serta 1 orang tenaga kasar (pesuruh).

Gambar 3. Struktur Organisasi Apotek Kecil

5
2.2.3. Maksud dan Tujuan Struktur Organisasi
Struktur organisasi memiliki maksud dan tujuan berikut :
1. Organisasi harus mempunyai tujuan yang hendak dicapai melalui kerja
sama yang teratur dan kontinu antara karyawan yang bersangkutan. Sebagai
konsekuensinya, untuk mencapai tujuan tersebut harus ada kesatuan pimpinan
(Unity of Command and Unity of Direction ).
2. Ada pembagian kerja dan penugasan yang homogen.
3. Ada kesesuaian perimbangan antara tugas, tanggung jawab dan wewenang.
4. Melimpahkan tanggung jawab dan tugas secara tepat dan jelas.
5. Menyusun organisasi dengan mengikuti garis tata hubungan bawah-atasan,
dimulai dari bawah ke atas dan berakhir pada pucuk pimpinan organisasi
6. Pimpinan wajib mengawasi perintah-perintahnya secara organisasional dan
merupakan hubungan integral dari kehidupan organisasi.
7. Beberapa asas harus dipenuhi seperti :
a. Asas tahu diri, yaitu masing-masing warga sadar dan tahu tempatnya di
dalam organisasi dan berpegang teguh pada posisinya.
b. Asas kontinuitas, yaitu tugas tetap berjalan meskipun ada seseorang
yang sakit, cuti dan sebagainya.
c. Asas komunikasi, yaitu adanya pertukaran informasi antara bagian di
dalam organisasi.
d. Asas koordinasi, yaitu merupakan pelengkap dari asas pembagian
kerja.
e. Asas saling asuh antar bagian, yaitu dicegah adanya rasa lebih penting
dari bagiannya terhadap bagian lain. Hal ini sangat penting didalam
organisasi yang operasinya kompleks.
f. Asas kehayatan, dimaksudkan seolah-olah organisasi itu hidup atau
berhayat. Setiap warganya segera mengatasi keadaan bila terjadi
hambatan atau terjadi rangsangan.

6
2.3. Sumber Daya Manusia
2.3.1. Pekerjaan Kefarmasian
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51
Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, tenaga kefarmasian adalah tenaga
yang melakukan pekerjaan kefarmasian, yang terdiri dari apoteker dan tenaga
teknis kefarmasian. Apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai
apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker, sedangkan tenaga
teknis kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam menjalani
pekerjaan kefarmasian, yang terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya farmasi,
analisis farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker. Dalam
menjalankan pekerjaan kefarmasian di fasilitas pelayanan kefarmasian (seperti
apotek), apoteker dapat dibantu oleh apoteker pendamping dan/atau tenaga
teknis kefarmasian. Berikut ini adalah kewenangan apoteker:
1. Mengangkat seorang apoteker pendamping yang memiliki SIPA;
2. Mengganti obat merek dagang dengan obat generik yang sama komponen
aktifnya atau obat merek dagang lain atas persetujuan dokter
dan/ataupasien; dan
3. Menyerahkan obat keras, narkotika dan psikotropika kepada masyarakat
atas resep dari dokter sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
Penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep dokter
dilaksanakan oleh Apoteker.

2.3.2. Sumber Daya Manusia di Apotek

Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan
Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek, apotek harus dikelola oleh seorang
apoteker yang profesional, yang termasuk ke dalam sumber daya manusia
yang melakukan pelayanan kefarmasian, dengan kompetensi sebagai berikut:
1. Mampu menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik.
Apoteker sebagai pengelola apotek harus dapat memberikan pelayanan
kefarmasian yang profesional. Dalam memberikan pelayanan, apoteker
harus dapat mengintegrasikan pelayanannya dalam sistem pelayanan

7
 kesehatan secara keseluruhan sehingga dihasilkan sistem pelayanan
kesehatan yang berkesinambungan.
2. Mempunyai kemampuan untuk mengambil keputusan profesional.
Apoteker harus mampu mengambil keputusan yang tepat, yang
berdasarkan pada efikasi, efektifitas, dan efisiensi penggunaan obat dan
alat kesehatan.
3. Mampu berkomunikasi dengan baik.
Apoteker harus mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik dengan
pasien dan profesi kesehatan lainnya secara verbal dan nonverbal, serta
menggunakan bahasa yang sesuai dengan pendengarnya.
4. Menempatkan diri sebagai pimpinan dalam situasi multidisipliner.
Apoteker harus mampu menjadi pemimpin, yaitu mampu mengambil
keputusan yang tepat dan efektif, mampu mengkomunikasikannya, dan
mampu mengelola hasil keputusan tersebut.
5. Mempunyai kemampuan dalam mengelola sumber daya (manusia, fisik,
anggaran) dan informasi secara efektif.
6. Harus dapat dipimpin dan memimpin orang lain dalam tim kesehatan.
7. Selalu belajar di sepanjang kariernya.
Apoteker harus selalu belajar, baik pada jalur formal maupun informal, di
sepanjang kariernya, sehingga ilmu dan keterampilan yang dipunyai selalu
baru (up todate).
8. Membantu memberi pendidikan dan memberi peluang untuk
meningkatkan pengetahuan.
Apoteker mempunyai tanggung jawab untuk mendidik dan melatih sumber
daya yang ada, serta memberi kesempatan untuk memperoleh pengalaman
untuk meningkatkan keterampilan.
Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 1332/Menkes/SK/X/2002 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 922/Menkes/Per/X/1993 tentang
Ketentuan dan Tata Cara Pemberian Izin Apotek, apoteker yang telah diberi
Surat Izin Apotek (SIA) disebut apoteker pengelola apotek. Apabila Apoteker
pengelola apotek berhalangan melakukan tugasnya pada jam buka apotek,
apoteker pengelola apotek harus menunjuk apoteker pendamping. Apabila
apoteker pengelola apotek dan apoteker pendamping berhalangan melakukan

8
 tugasnya, apoteker pengelola apotek menunjuk apoteker pengganti. Apoteker
pendamping adalah apoteker yang bekerja di apotek di samping apoteker
pengelola apotek dan/atau menggantikannya pada jam-jam tertentu pada hari
buka apotek, sedangkan apoteker pengganti adalah apoteker yang
menggantikan apoteker pengelola apotek selama apoteker pengelola apotek
tersebut tidak berada ditempat lebih dari 3 bulan secara terus-menerus, telah
memiliki Surat Ijin Kerja dan tidak bertindak sebagai apoteker pengelola a
potek di apotek lain.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51
Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, apoteker juga dapat dibantu oleh
tenaga teknis kefarmasian dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian di
apotek. Tenaga teknis kefarmasian terdiri dari sarjana farmasi, ahli madya
farmasi, analisis farmasi, dan tenaga menengah farmasi/asisten apoteker.
Sumber daya manusia di apotek juga dapat mencakup tenaga non kefarmasian,
seperti tata usaha, office boy, dan lain-lain.

2.3.3. Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan perlu ditentukan dengan jelas agar tidak terjadi
tumpang-tindih kewajiban dan tanggung jawab atau adanya pekerjaan yang
tidak terselesaikan karena tidak jelas penanggung jawabnya.
Berikut ini pembagian deskripsi pekerjaan personel-personel di apotek:
1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) – Apoteker
Fungsi dan Tugas APA :
a. Membuat visi dan misi apotek
b. Membuat strategi, tujuan, sasaran dan program kerja yang akan
dijalankan
c. Membuat dan menetapkan peraturan atau SPO (Sistem Prosedur
Operasional) pada setiap fungsi kegiatan di apotek
d. Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SPO dan program
kerja pada setiap fungsi kegiatan di apotek
Wewenang dan Tanggung Jawab APA :
a. Menentukan arah terhadap seluruh kegiatan di apotek.
b. Menentukan sistem atau peraturan terhadap seluruh kegiatan di
apotek.

9
 c. Mengawasi pelaksanaan seluruh kegiatan di apotek.
d. Bertanggung jawab terhadap kinerja yang diperoleh di apotek.
2. Fungsi Pembelian – Asisten Apoteker
Fungsi dan Tugas:
a. Mendata kebutuhan barang
b. Membuat kebutuhan pareto barang
c. Mendata pemasok (supplier)
d. Merencanakan dan melakukan pembelian sesuai dengan yang
dibutuhkan, kecuali ada ketentuan lain dari APA
e. Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi dengan supplier
Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Menentukan dan melakukan negosiasi harga beli barang dan masa
pembayaran dengan supplier
b. Bertanggung jawab terhadap perolehan harga beli
c. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan barang

3. Fungsi Gudang – Asisten Apoteker

Fungsi dan Tugas:
a. Menerima dan mengeluarkan berdasarkan fisik barang
b. Menata, merawat dan menjaga keamanan barang
Wewenang dan Tanggung Jawab :
a. Menerima dan mengeluarkan barang
b. Menata dan menjaga keamanan barang
c. Bertanggung jawab terhadap resiko barang hilang dan rusak di
gudang

4. Fungsi Pelayanan – Asisten Apoteker

Fungsi dan Tugas:
a. Melakukan penjualan dengan harga yang telah ditetapkan
b. Menjaga kenyamanan ruang tunggu
c. Melayani konsumen dengan ramah dan santun
d. Memberikan informasi dan solusi kepada konsumen
e. Membina hubungan baik dengan pelanggan
Wewenang dan Tanggung Jawab:

10
 a. Memberikan diskon sesuai dengan matriks wewenangnya

b. Memberikan insentif kepada pelanggan sesuai dengan

matriks wewenangnya
c. Menjaga dan memelihara kebersihan dan keamanan
barang yang terdapat di fungsi penjualan
d. Bertanggung jawab terhadap kenyamanan ruang tunggu
dan fasilitas konsumen lainnya
e. Bertanggung jawab terhadap hasil penjualan
f. Bertanggung jawab terhadap kepuasan konsumen

5. Fungsi Keuangan
Fungsi dan Tugas:
a. Membuat rencana aliran kas (cash flow) bulanan dan tahunan
b. Menerima dan mengeluarkan uang dan surat berharga lainnya
sesuai dengan bukti-bukti dokumen yang telah disetujui APA
c. Memelihara dan menjaga keamanan dari resiko kehilangan dan
kerusakan uang dan surat berharga lainnya
d. Menjaga dan memelihara aliran kas agar tidak defisit
Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Mengatur rencana aliran kas melalui penerimaan dan
pengeluaran uang dan surat berharga lainnya
b. Memelihara keamanan uang dan surat berharga lainnya
c. Bertanggung jawab terhadap kondisi aliran kas yang terjadi

6. Fungsi Pembukuan – Tata Usaha (TU)

Fungsi dan Tugas:
a. Mengumpulkan, mencatat, melaporkan dan mengarsipkan laporan
dengan benar dan tepat waktu
b. Menjaga dan memelihara keamanan dan kebersihan dokumen
apotek dari resiko kehilangan atau kerusakan
c. Mengawasi pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan pada setiap
kegiatan yang ada di apotek

11
 Wewenang dan Tanggung Jawab:
a. Memeriksa dan mengklarifikasi laporan kegiatan pembelian,
penyimpanan (barang dan uang) dan penjualan
b. Mengawasi pelaksanaan sistem pada seluruh kegiatan
c. Bertanggung jawab terhadap kebenaran dan kecepatan penyajian
laporan hasil kegiatan apotek
d. Bertangung jawab terhadap kebersihan dan keamanan dokumen.

2.4. Sistem Operasional

Sistem adalah cara-cara untuk menjalankan suatu kegiatan. Jadi sistem
operasional apotek adalah tata cara yang ditetapkan dan digunakan dalam
melaksanakan suatu fungsi kegiatan di apotek. Sistem ini menjadi peraturan (standar)
yang wajib dilaksanakan oleh seluruh karyawan dalam menjalankan fungsi dan
tugasnya masing-masing.
2.4.1. Sistem Pembelian
A. Diagram

Gambar 4. Sistem Pembelian

12
B. Standar Sistem Operasional Prosedur
Tahap 1 : Pengiriman daftar kebutuhan
1. Petugas penjualan membuat daftar kebutuhan barang melalui
dokumen daftar permintaan barang apotek (order list-OL)
2. Mengirim OL ke fungsi gudang
Tahap 2 : Penyiapan defecta
1. Petugas gudang berdasarkan OL menginventarisir saldo
persediaan barang di gudang dan mencatat di defecta barang
2. Mengirimkan defecta ke fungsi pembelian
Tahap 3 : Perencanaan dna Pembelian
1. Petugas pembelian menyiapkan surat pesanan (SP), memilih
supplier yang dapat memberikan harga relatif lebih murah
dibandingkan dengan supplier lainnya
2. Melakukan negosiasi mengenai harga, diskon, masa tenggang
pembayaran (tunai atau kredit) dan melaksanakan pembelian
3. Mengirimkan SP yang telah disetujui oleh APA ke supplier
melalui fax, telepon atau diambil sendiri oleh salesman
supplier
Tahap 4 : Pemerikasaan dan Penerimaan Barang
1. Petugas gudang memeriksa dan menerima fisik barang dari
supplier sesuai dengan SP dan faktur barang
2. Membuat tanda terima barang di faktur (stempel dan tanda
tangan) berdasarkan fisik barang yang diterima
Tahap 5 : Pemeriksaan Faktur
1. Petugas pembelian memeriksa jumlah, jenis, harga dan
diskon serta masa pembayaran hasil negosiasi dengan
supplier
2. Mengirimkan seluruh faktur pembelian barang yang diperiksa
ke fungsi TU.
Tahap 6 : Pembukuan
1. Petugas TU berdasarkan faktur yang ada tanda terima gudang
mencatat sebagai pembelian barang di apotek
2. Membukukan pembelian barang di kartu hutang sebagai
hutang dagang apotek

13
 3. Membuat laporan pembelian dan saldo hutang setiap
bulannya kemudian melaporkannya ke APA

Tabel 1. Laporan Pembelian

Tanggal :
Nama Faktur
No. Faktur Pajak Jumlah Rp Keterangan
Supplier Komersial
1
2
3
Dst
Jml

Tabel 2. Kartu Hilang

Nama Supplier :
Alamat/No. Tlp :
Tanggal Debit Kredit Saldo Keterangan

C. Sasaran
1. Memperoleh harga barang yang lebih murah (lebih efisien)
2. Dapat melayani kebutuhan konsumen (masuk resep-keluar obat)

D. Kualifikasi (Persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki:

1. Likuiditas yang baik
2. Petugas yang :
a. Pandai membaca situasi mengenai gejolak harga barang, kapan
menimbun barang harus dilakukan
b. Pandai dalam bernegosiasi dengan supplier
c. Memiliki data pareto kebutuhan barang

14
 d. Memiliki data pareto pemasok dan sumber pemasok lainnya
e. Memiliki form record suplier pareto dan kondisi diskonny

Tabel 3. Kondisi Diskon Supplier Pareto

Bulan/ Tahun :
No. Nama Supplier Nama Barang Diskon Kredit
1
2
3
4
Dst

Tabel 4. Data Perolehan HPP

Tahun :
HPP (%)
No. Omset (Rp) HPP %HPP Ket
Tahun Lalu
I 250.000 200.000 80.00 75.00 Tidak Efisein
II 300.000 240.000 80.00 75.00
III 300.000 240.000 80.00 75.00
IV 200.000 160.000 80.00 75.00
1.050.000 840.000 80.00 75.00 Tidak Efisein

Tabel 5. Data Penolakan Resep

Bulan/Tahun :
No. Ʃ R/ Item Dari Dokter Penyebab
1
2
3
4
Jmh

15
E. Indikator
1. Harga Pokok Penjualan (HPP)
 Bila HPP yang diperoleh < dari HPP tahun lalu (HPP apotek pesaing)
maka pembelian berfungsi dengan baik
 Bila HPP yang diperoleh > dari HPP tahun lalu (apotek pesaing) maka
pembelian tidak berfungsi dengan baik
2. Jumlah resep yang ditolak
 Bila jumlah resep yang ditolak < dari jumlah penolakan tahun lalu
maka pembelian berfungsi dengan baik
 Bila jumlah resep yang ditolak > dari jumlah penolakan tahun lalu
maka pembelian tidak berfungsi dengan baik

Faktor-faktor yang harus diperhatikan pada pembelian barang, yaitu:

1. Kondisi keuangan
Kondisi likuiditas keuangan yang baik, selalu tepat waktu membayar
hutang, memberi peluang untuk memperoleh diskon yang lebih besar
2. Jenis sediaan farmasi yang dibutuhkan
Dalam memnentukan jenis sediaan farmasi yang akan dibeli apotek,
harus berdasarkan data yang dibutuhkan oleh konsumen. Data etikal
dapat diperoleh dari resep – resep yang masuk ke apotek, sedangkn
data OTC dapat didasarkan pada kondisi pemuukiman di sekitar
lokasi apotek dan obat-obat bebas yang sering diiklankan di media
elektronik
3. Jumlah yang harus dibeli
Untuk menentukan jumlah yang harus dibeli, ditentukan berdasarkan
data historis jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan, kebutuhan
apotek setiap bulan, kondisi gudang (ukuran), kondisi diskon, jarak
apotek dengan pemasok, jumlah pemasok, perkembangan kondisi
sosial dan politik
4. Jarak apotek dengan pemasok
Jarak apotek yang jauh dari supplier, lamanya waktu pengiriman dan
resiko kehabisan barang dapat dijadikan dasar dalam menetukan
jumlah pembelian

16
 5. Kondisi sosial politik
Kondisi sosial politik yang tidak stabil, masyarakat lebih suka
menyimpan uangnya di bank. Untuk mencegah turunnya nilai uang,
membeli dalam jumlah besar dapat dipertimbangkan
6. Kondisi gudang
a. Kapasitas (ukuran luas) gudang: pembelian barang dalam jumlah
besar yang tidak disesuaikan dengan kapasitas gudang,
penyimpanan barang menjadi tidak baik (mudah rusak) dan rawan
kehilangan.
b. Sarana tempat menyimpan obat: harus sesuai dengan sifat obat dan
peraturan yang berlaku seperti: lemari khusus narkotika, kulkas
untuk vaksin, suppositoria, ovula, lemari untuk bahan semi solid
(salep)
7. Tanggal kadaluarsa
Batas tanggal kadaluarsa obat yang pendek (<1 tahun) memiliki
resikpo kerugian barang rusak yang tinggi. Oleh sebab itu harus ada
garansi dari supplier tentang batas maksimal (paling lambat) daluarsa,
misalnya paling lambat 6 bulan sebelum batas tanggal daluarsa, dapat
ditukar dengan obat yang baru.

2.4.2. Sistem Gudang

A. Diagram

Gambar 5. Sistem Gudang

17
B. Standar Sistem Operasional Prosedur
Tahap 1 : Penerimaan barang

a. Petugas gudang memeriksa dan menerima fisik barang dari

supplier sesuai dengan SP dan faktur barang
b. Membuat tanda terima penerimaan barang (stempel gudang
dan tanda tangan penanggung jawab gudang)
c. Menyimpan dan membukukan barang masuk di komputer (dan
kartu stok barang)

Tahap 2 : Pemeriksaan dan pembukuan

a. Petugas gudang memeriksa dan menyerahkan fisik barang ke
fungsi penjualan sesuai dengan OL
b. Membuat tanda terima penyerahan barang (stempel dan tanda
tangan petugas penjualan) di OL
c. Menyimpan dan membukukan barang keluar di komputer (dan
kartu stok barang)

Tahap 3 : Pembuatan Laporan Mutasi Barang

a. Petugas membuat laporan mutasi barang (misalnya setiap 1

atau 3 bulan)
b. Mengirimkan laporan mutasi barang ke fungsi TU
Tahap 4 : Perhitungan Stok Barang

a. Petugas TU bersama panitia stok opname barang menghitung

saldo fisik barang di gudang (misalnya setiap 1 atau 3 bulan)
b. Membuat laporan berita acara stok opname barang

C. Sasaran
Mencegah kehilangan dan kerusakan barang.

D. Kualifikasi (Persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki:

1. Petugas gudang mempunyai :
 Sifat disiplin dalam menjaga keamanan dan kebersihan barang

18
  Pengetahuan tentang produk, agar dapat menyimpan sesuai dengan
sifat dan fungsi barang serta peraturan yang berlaku
 Seni dalam menata barang sehingga dapat memudahkan proses
penyimpanan dan pengeluaran barang
 Data form record mengenai barang yang rusak dan hilang
2. Gudang yang mempunyai :
 Ukuran, tidak terlau besar atau terlau sempit
 Fisiknya kokoh, sesuai persyaratan keamanan dan kenyamanan
 Rak obat, kulkas, lemari narkotik dan perlengkapan lainnya

Tabel 6. Form Record Barang Hilang dan Rusak

Bulan/Tahun :
No. Nama Satuan Jumlah Rupiah Penyebab

E. Indikator
1. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang = 0% (< dibandingkan dengan tahun
lalu) maka gudang berfungsi dengan baik
2. Bila tingkat kehilangan, kerusakan barang > 0% (> dibandingkan dengan tahun
lalu) maka gudang tidak berfungsi dengan baik

19
2.4.3. Sistem Pelayanan dan Penjual
A. Diagram

Gambar 6. Sistem Penjualan

B. Standar Sistem Operasional Prosedur

Tahap 1: Penyapaan awal (first greeting)
a. Mengucapkan “Selamat pagi/siang/malam” atau “Ada yang
bisa kami bantu Pak/Ibu” (sambil tersenyum)
b. Menerima perminataan konsumen, memeriksa ketersediaan
barang dan menginformasikan tentang harga serta kondisi
barang yang dibutuhkan
c. Memberikan alternatif jalan keluar (solusi) cara memperoleh
barang, bila ada hambatan harga atau ketersediaan barang
yang dibutuhkan konsumen, sesuai dengan kode etik profesi
d. Setelah terjadi transaksi, konsumen memperoleh nomor resep
dan dipersilahkan menunggu di ruang tunggu. Sedangkan
untuk konsumen langganan (kredit), langsung diberikan nomor
resep dan dipersilahkan menunggu diruang tunggu
e. Mengentri uang hasil penjualan di komputer
f. Memaraf daftar kontrol kegiatannya

20
 Contoh daftar kontrol fungsi pelayan resep:
Tabel 7. Daftar Alat Kontrol Pekerjaan
Kegiatan Paraf Nama Petugas Ket
Pemberian Harga
Penyiap Obat
Pemeriksa Obat
Penyerah Obat

Tahap 2: Penyiapan dan Pemeriksaan Obat

a. Menimbang, mencampur, meracik dan memasukkan obat ke
wadah obat sesuai dengan permintaan resep
b. Memeriksa dan mencocokkan jumlah dan jenis obat dengan
permintaan di resep
c. Memberi etiket (nama, tanggal dan cara pakai) sesuai dengan
permintaan resep
d. Memaraf daftar kontrol kegiatannya
Tahap 3 : Penyerahan Obat
a. Memanggil nama konsumen dengan sebutan :
“ Tuan/Nyonya”- ”Adik/Bayi” disertai dengan nomor resepnya

b. Memeriksa ulang kesesuaian antara obat yang akan diserahkan

dengan resepnya
c. Menyerahkan obat kepada konsumen dengan mencocokkan
nomor resep dan nama konsumennya
d. Mencatat alamat dan nomor telepon konsumen
e. Menjelaskan cara, waktu, jumlah pemakaian obat dalam sehari,
efek samping yang mungkin terjadi selama pemakaian obat
dan cara mengatasinya, serta cara menyimpan obat di rumah
f. Memberitahukan nomor telepon apotek yang dapat dihubungi,
bila memerlukan informasi lebih lanjut selama pemakaian obat
g. Memaraf daftar kontrol kegiatannya

21
 Tahap 4: Penyapaan Obat (last greating)
Mengucapkan “ Terima kasih Ya……Pak/Ibu” atau “Semoga
lekas sembuh ya…” (sambil tersenyum)
Tahap 5: Penyerahan uang dan laporan penjualan
a. Menyerahkan uang dan hasil penjualan disertai dengan
dokumen disertai laporan bukti setoran (cash report-CR)
kepada fungsi keuangan
b. Membuat dan mengirimkan laporan penjualan harian (Sales
report-SR) kepada fungsi TU

Tabel 8. Laporan Bukti Penjualan

Hari/Tanggal :
Shift : I/II/III
No. R/ Etical Product OTC Produk Total
Ʃ Ʃ
0001 Nark Psiko Gen Paten Alk 0001 Rp Ʃ Rp
R/ Rp
0002 0002
0003 0003
0004 0004

Dst Dst

Tabel 9. Laporan Bukti Setoran

Hari :
Shift : I/II/III
Hasil Penjual Tunai : Rp. ......
□ Uang Tunai : Rp. ......
□ Kredit : Rp. ......

Terbilang .....................................................................................................

Kasir
Mengetahui Bagian Keuangan
Penjualan

Ny. Nani Ny. Ami Ny. Rizki

Kepala Penjualan Kepala Keuangan

22
 C. Sasaran
1. Memberikan kepuasan kepada konsumen
2. Meningkatkan jumlah penjualan

D. Kualifikasi (Persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki:

1. Petugas yang :
a. Cekatan dan terampil agar pelayanannya cepat
b. Ramah, santun dan informatif
c. Tanggap, cepat menangani keluhan dan memberikan alternatif
solusi cara memperoleh obat yang dibutuhkan konsumen
d. Memiliki data form record mengenai:
 Data jumlah keluhan pasien
 Data perolehan penjualan (omzet)
 Data penolakan resep
2. Persediaan barang yang lengkap dan harga yang relatif terjangkau
3. Ruang tunggu yang nyaman dan menyenangkan

Tabel 10. Data Keluhan Konsumen

Bulan/Tahun :
Tgl Jenis Keluhan Penyebab Solusi
1
2
3
Ʃ

Tabel 11. Data Penjualan

Sasaran Realisasi Total
Tgl Total (A) % B/A
Tunai Kredit Tunai Kredit (B)
1
2
Dst
Jml

23
 Tabel 12. Data Penolakan Resep
Bulan/Tahun :
Tgl Ʃ R/ Item Dari Dokter Penyebab

E. Indikator
1. Jumlah keluhan
 Bila jumlah keluhan = 0 % ( < dibandingkan dengan jumlah tahun
lalu), maka pelayanan berfungsi baik
 Bila jumlah keluhan > 0 % ( > dibandingkan dengan jumlah tahun
lalu), maka pelayanan berfungsi tidak baik
2. Jumlah omset
 Bila omzetnya > dari tahun lalu ( > dibandingkan dengan apotek
pesaing), maka pelayanan berfungsi dengan baik
 Bila omzetnya < dari tahun lalu ( < dibandingkan dengan apotek
pesaing), maka pelayanan tidak berfungsi dengan baik

2.4.4. Sistem Keuangan

A. Diagram

Gambar 7. Sistem Keuangan

24
B. Standar Sistem Operasional Prosedur
Tahap 1: Penerimaan uang dan surat berharga lainnya
 Petugas keuangan memeriksa dan menerima fisik uang dan
surat berharga lainnya dari petugas fungsi penjualan sesuai
dengan CR atau alat tagih yang lunas (nota inkasso)
 Membuat tanda terima penerimaan uang dan surat berharga
lainnya (tanda tangan kasir) di CR.
 Menyimpan dan membukukan uang dan surat berharga lainya
masuk di komputer (dan klat kas-bank)
Tahap 2 : Penyerahan uang dan surat berharga lainnya
 Petugas keuangan memeriksa dan menyerahkan fisik uang dan
surat berharga lainnya ke penerima berdasarkan dokumen
pengeluaran (dokumen biaya variabel dan biaya tetap)
 Membuat tanda terima penyerahan uang dan surat berharga
lainnya (tanda tangan penerima) di dokumen pengeluaran
 Menyimpanan dan membukukan uang dan surat berharga
lainnya keluar di komputer (dan klat kas-bank)

Tahap 3 : Laporan mutasi uang dan surat berharga lainnya

 Petugas keuangan membuat laporan mutasi uang dan
surat berharga lainnya setiap minggu
 Mengirimkan laporan mutasi barang ke fungsi TU

Tahap 4 : Perhitungan stok uang dan surat berharga lainnya

 Petugas TU bersama panitia stok opname memeriksa dan

menghitung saldo uang dan surat berharga lainnya yang ada
setiap minggu
 Membuat laporan berita acara hasil perhitungan stok opname
uang dan surat berharga lainnya

25
 C. Sasarn
1. Mencegah kehilangan (kecurian)
2. Mencegah kerusakan (palsu, bencana alam)

D. Kualifikasi (Persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki:

1. Petugas yang :
 Jujur dan disiplin
 Berpendidikan menimal D3 ekonomi
2. Ruangan yang :
 Memenuhi syarat keamanan dan kenyamanan Punya alat
penyimpanan (brankas)
3. Memiliki form record mengenai:
 Data kehilangan/kerusakan uang dan surat berharga lainnya
 Data kekurangan (kelebihan) setor kasir

Tabel 13. Data Kehilangan dan Kerusakan

Bulan Ʃ Kehilangan Ʃ Kerusakan +/- Setoran Ket

Januari
Februari
Maret
April

November
Desember

E. Indikator
1. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga
lainnya = 0%, (< dibandingkan dengan tahun lalu), maka fungsi
keuangan : berfungsi dengan baik.
2. Bila tingkat kehilangan dan kerusakan uang dan surat berharga
lainya > 0 % (> dibandingkan dengan tahun lalu),maka fungsi
keuangan : tidak berfungsi dengan baik.

26
2.4.5. Sistem Pembukuan (Ketatausahaan)
A. Diagram

Gambar 8. Sistem Pembukuan

B. Standar Sistem Operasional Prosedur

Tahap 1: Pengumpulan laporan
a. Petugas administrasi :
 Mencatat seluruh pembelian barang di kartu hutang
Mencatat laporan pembelian
 Membuat laporang hutang yang sudah jatuh temp
 Membuat laporan saldo mutasi hutang dagang
b. Petugas administrasi penjualan :
 Mencatat penjualan tunai berdasarkan Laporan Penjualan
Harian (SR) dan mencatat penjualan kredit di kartu piutang
 Membuat laporan penjualan tunai dan kredit
 Membuat laporan piutang yang sudah jatuh tempo
 Membuat laporan saldo mutasi piutang dagang

27
 c. Petugas administrasi kas-bank :
 Mencatat hasil penerimaan (penjualan tunai dan
pembayaran piutang) dan pengeluaran (pembayaran hutang
dagang dan biaya tetap) uang (surat berharga)
 Membuat laporan saldo mutasi kas-bank berdasarkan
dokumen penjualan tunai (SR) dan pembayaran piutang
(nota inkaso) serta dokumen biaya variabel dan biaya tetap
d. Petugas administrasi inkaso :
 Mencatat dan membukukan mutasi alat tagih
 Membuat laporan saldo alat tagih berdasarkan fisik alat
tagih yang ada, setiap bulannya
Tahap 2 : Pemindahan dan Pencocokan
Kepala TU :
a. Memindahkan data dari jurnal ke buku besar
b. Melakukan pencocokkan (judgement) terhadap data dokumen
transaksi yang belum lengkap
Tahap 3 : Penyusunan, pengiriman, pengarsipan, persiapan laporan
Kepala TU :
a. Menyusun laporan laba-rugi
b. Menyusun laporan neraca
c. Menyusun laporan aliran kas
d. Membuat analisa rasio keuangan
e. Mengirim laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan
(pemilik apotek, bank, kantor pajak), setiap tahun
f. Mengarsipkan

C. Sasaran
1. Menyiapkan laporan tepat waktu (sesuai dengan target)
2. Menyiapkan laporan tepat isi (sesuai dengan nilai asset)

28
 D. Kualifikasi (Persyaratan)nya antara lain yaitu memiliki:
1. Sistim pembukuan mengenai:
a. Standar prosedur operasional pada setiap fungsi
b. Standar format dokumen pencatatan dan pelaporan yang berlaku
pada setiap fungsi kegiatan
2. Ruangan yang aman dan nyaman
3. Sarana pendukung misalnya : komputer, lemari arsip
4. Petugas yang mempunyai :
 Sifat jujur dan disiplin dalam melaksanakan pekerjaan
 Pendidikan akuntansi minimal D3
5. Data form record penyelesaian laporan (time table)

Tabel 14. Data Penyelesaian Laporan

Saldo Saldo
Bulan L/R Neraca Cash Flow Pajak
Hutang Puitang
Januari
Februari
Maret
Desember

E. Indikator
1. Laporan dapat diselesaikan tepat waktu
 Bila penyelesaian laporan > lama dari tanggal yang ditetapkan, maka
TU : tidak berfungsi dengan baik
 Bila penyelesaian laporan > cepat dari tanggal yang ditetapkan, maka
TU : berfungsi dengan baik
2. Tingkat kesalahan antara fisik asset dengan laporan 0%
 Bila tingkat kesalahan laporan = 0% (< dari tahun lalu) maka TU :
berfungsi dengan baik
 Bila tingkat kesalahan laporan > 0% (> dari tahun lalu) maka TU :
tidak berfungsi dengan baik

29
 BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
1. Dalam mengelola sebuah apotek, berlaku juga cara mengelola fungsi-fungsi
manajemen, yang meliputi penyusunan rencana kerja (planning) untuk mencapai
tujuan, membagi-bagi pekerjaan (organizing) di setiap fungsi, melaksanakan
rencana kerja (actuating), dan pengawasan setiap pekerjaan yang dilakukan
(controlling).
2. Deskripsi pekerjaan di apotek kecil tetap mengikuti ketentuan yang ada, hanya
saja pembagian tugasnya bisa dirangkap. Yaitu apoteker pengelola apotek, selain
menjalankan fungsinya sebagai apoteker, juga melakukan fungsi keuangan dan
fungsi pembukuan/tata usaha. Sedangkan asisten apoteker melakukan fungsi
pembelian, pelayanan, dan fungsi gudang, jika diperlukan.
3. Hal-hal penting yang terkait sumber daya manusia yang ada di apotek, antara lain
adalah deskripsi pekerjaan yang jelas, sistem operasional untuk menjalankan
apotek, hal ini meliputi kualifikasi pegawai dan indikator keberhasilan kerja para
pegawai tersebut.
3.2. Saran
Pengelolaan organisasi dan Sumber Daya Apotek masih memiliki banyak
kekurangan, oleh sebab itu diperlukan sistem yang lebih baik agar pengelolaannya
dapat lebih baik. Makalah ini masih memiliki banyak kekurangan, oleh sebab itu
masih dibutuhkan tambahan dan perbaikan untuk menambah informasi yang dapat
diberikan kepada pembaca.

30
 DAFTAR PUSTAKA

1. Kementerian Kesehatan RI. (2004). KepMenKes RI no: 1027/MenKes/SK/IX/2004

tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek. Jakarta: Departemen Kesehatan
RI.
2. Umar,M. (2005). Manajemen Apotek praktis, Solo: CV. Ar-Rahman.

31