GESTIÓN DE LOS COSTOS MEDIANTE LAS METODOLOGÍAS PMI,

IPA, IPMA Y PRINCE2 APLICADAS A UN PROYECTO MINERO

Loreto Alfaro Tapia
Maikol Castro Codoceo
Cristian Echevarría Montero
Juan Huidobro Arabia

Universidad Católica del Norte

Resumen
El éxito de un proyecto se logra llevando a cabo una buena organización y desempeño en las
diferentes áreas de gestión de este. Dentro de estas, existen algunas que son de esencial
importancia para la consecución de los objetivos del proyecto, y la Gestión de los Costos asoma
como la punta de lanza de todas ellas para cumplir dichos objetivos.
La visión de la Gestión de los Costos será expuesta acorde a lo estipulado por el PMI, IPA, IPMA
y PRINCE2, 4 reconocidas entidades de la gestión de proyectos.
Por lo anterior, el objetivo de este documento es realizar una recopilación de las mejores
metodologías de Gestión de los Costos con la finalidad de determinar las ventajas y desventajas
que cada una de estas presenta en su aplicación para proyectos de construcción.

Abstract
The success of a project it’s achieved when a good organization and performance are executed in
all the diverse management areas. In these areas, there is a bunch of them that are essential to
accomplish the objectives of the project, and the Project Cost Management shows off like the
spearhead from all these areas to satisfy these objectives.
The Project Cost Management vision will be presented as the stipulated by PMI, IPA, IPMA and
PRINCE2, four remarkable institutions of the project management.
It’s for this that the final objective of this document it’s to do a summary of the best Project Cost
Management methodologies in order to define the advantages and disadvantages that each one
presents in the application on construction projects.

Palabra clave: Gestión de los Costos, Metodologías, PMI, IPA, IPMA, PRINCE2, Procesos.

Keywords: Project Cost Management, Methodologies, PMI, IPA, IPMA, PRINCE2, Processes.
1. Introducción
La Gestión de los Costos del proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,
presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.
Dentro de las metodologías PMI, IPA, IPMA Y PRINCE2 para la dirección de proyectos,
tenemos:
La Gestión de los Costos según PMI (Project Management Institute), es precisamente uno de los
métodos que mayor cantidad de técnicas y herramientas aporta para mejorar los procesos de
ejecución de un proyecto. Esta área trabaja principalmente sobre el costo de los recursos
necesarios para completar las actividades del proyecto, teniendo en cuenta el efecto de las
decisiones en cuanto a los costos recurrentes subsecuentes de utilizar, mantener y apoyar el
producto, servicio o resultado del proyecto. Dentro del trabajo de gestión de costos, el PMI
plantea cuatro procesos esenciales que han sido aplicados en el desarrollo de este trabajo de
investigación según PMBOK 5ta edición:
1. Planificar la gestión de los costos.
2. Estimar los costos.
3. Determinar el presupuesto.
4. Controlar los costos.
La Gestión de los Costos según IPA (Independent Project Analysis), cuyo objetivo es comparar y
analizar “Proyectos” (Emprendimientos) realizados en todo el mundo. El producto final de su
trabajo es un informe en el cual compara los valores previstos o los resultados de determinado
cliente en métricas como Plazo, Costo, Seguridad, etc.
La Gestión de los Costos según IPMA (Internacional Project Management Association), busca
asegurar la invariabilidad del costo. En cuanto a los compromisos del gestor, estos son:. (Garry
Duey, PMP (2000))
1. Conocer los procesos del proyecto y la construcción de las unidades de actuación.
2. Conocer los costos pormenorizados y su justificación.
3. Conocer y actuar sobre las razones que pueden hacerlos variar.
4. Disponer de instrumentación que ayude a prever el costo final.

La Gestión de los Costos según PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environment), institución que
busca desarrollar proyectos con un alta variabilidad e incertidumbre dentro de un entorno
controlado, se basa en los principios del PMBOK y amplia los conceptos que este presenta
proporcionando técnicas complementarias para reducir el riesgo e incrementar la calidad en los
proyectos de la forma más efectiva.
Con el desarrollo de este trabajo de investigación, se pretende demostrar las ventajas de aplicar
las buenas prácticas de dirección de proyectos en entornos reales definiendo y utilizando una
estructura para el Plan de Gestión de los Costos de un proyecto adaptado a partir de un estándar
internacional.
2. Objetivos
 Contextualizar la importancia de la Gestión de los Costos para lograr manejar y controlar
los costos que se generan dentro de un proyecto ya sea de pequeña o gran envergadura.
 Mostrar el comportamiento de la Gestión de los Costos en un proyecto minero
implementando las metodologías acorde al PMI, IPA, IPMA y PRINCE2.
 Realizar una comparación de cada una de las metodologías nombradas.
 Determinar las ventajas y desventajas de cada uno de los modelos para su implementación
en un proyecto.

3. Caso de Estudio
La presente investigación está basada en los conocimientos adquiridos a través de los documentos
emitidos por organismos dedicados al estudio del Project Management, específicamente PMI,
IPA, IPMA Y PRINCE2, para luego realizar una comparación entre ellos y determinar los puntos
fuertes y débiles de cada uno de los modelos de gestión que estas presentan.
Nos enfocaremos en el desarrollo de la Gestión de los Costos para utilizar sus procesos en el
proyecto minero “Servicio de Reemplazo Molinos de Repaso Planta Concentradora”.
Durante el ciclo de vida del proyecto, los procesos de la Gestión de los Costos se encuentran en la
fase de planificación y en la de seguimiento y control, fases que abordaremos en el presente
trabajo a modo de analizar los procesos de las variadas metodologías existentes referentes a la
Gestión de los Costos.

3.1 Antecedentes generales del proyecto “Servicio Reemplazo Molinos de Repaso Planta
Concentradora”
El proyecto, perteneciente a Codelco, se encuentra ubicado en Chuquicamata, en la segunda
región de Chile.
La División Chuquicamata, se ubica a 17 km de la ciudad de Calama, a 1.590 km al norte de
Santiago cuya población estimada es de 145.000 habitantes aproximadamente.
El objetivo principal del producto que generará el proyecto es cumplir con los niveles de
procesamiento de mineral de las plantas de concentradoras a niveles de 182 KTPD, y a su vez
asegurar la sustentabilidad en el área a intervenir. Esto se logra cambiando los actuales 14
molinos convencionales de remolienda de concentrado por 3 molinos de nueva tecnología
verticales tipo “Vertimill” y todas sus facilidades anexas como bombas, baterías de hidrociclones
y puente grúa. Lo anterior permitirá:
 Mejorar la estabilidad y continuidad operacional del proceso, reduciendo detenciones a
causa de condiciones sub-estándar en el sector.
 Mejorar las condiciones ambientales, de higiene y seguridad ocupacional para los
operadores del área al reducir su exposición a eventuales condiciones adversas en el área
de operación gracias al cambio tecnológico propuesto, evitando con ello pérdidas y
derrames hacia su exterior, y agravado por el incremento del tonelaje presupuestado a
futuro.
 Asegurar la continuidad operativa de la planta durante la implementación y consolidación
del nuevo sistema, optimizando el tiempo requerido para su materialización.
3.2 Gestión de los Costos - PMI
La Gestión de los Costos del proyecto incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,
presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.
Los procesos de gestión de los costos del proyecto según PMBOK 5ta edición son:
 Planificar la Gestión de los Costos: Es el proceso que establece las políticas, los
procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto
y controlar los costos del proyecto.
 Estimar los Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los
recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
 Determinar el Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de
las actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer una línea base de
costo autorizada.
 Controlar los Costos: Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar
los costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de costos.
La Gestión de los Costos del proyecto debería tener en cuenta los requisitos de los interesados al
gestionar los costos. Los diversos interesados medirán los costos del proyecto de diferentes
maneras y en momentos diferentes. El costo de adquisición de un artículo, por ejemplo, puede
medirse en el momento en que se toma la decisión o se hace el compromiso de adquirir el artículo
en cuestión, cuando se realiza su pedido o se hace entrega del mismo, o cuando se incurre en el
costo real o éste se registra en el ámbito de la contabilidad del proyecto.
La Gestión de los Costos del proyecto se ocupa principalmente del costo de los recursos
necesarios para completar las actividades del proyecto. Esta, además, debería tener en cuenta el
efecto de las decisiones tomadas en el proyecto sobre los costos recurrentes posteriores de
utilizar, mantener y dar soporte al producto, servicio o resultado del proyecto. Por ejemplo, el
hecho de limitar el número de revisiones de un diseño podría reducir el costo del proyecto, pero
podría asimismo resultar en un incremento de los costos operativos del cliente.
La Gestión de los Costos puede recurrir a procesos adicionales y a numerosas técnicas de gestión
financiera, como el retorno de la inversión, el flujo de caja descontado y el análisis del retorno de
la inversión (TIR). El esfuerzo de planificación de la Gestión de los Costos tiene lugar en las
etapas iniciales de la planificación del proyecto, y establece el marco de referencia para cada uno
de los procesos de Gestión de los Costos de modo que el desempeño de los procesos sea eficiente
y coordinado, según PMBOK 5ta edición

3.3 Gestión de los Costos - IPA

En los años 80, IPA, sobre la base de la experiencia de más 120 organizaciones, identificó que la
mayoría de las empresas consultadas usaban comúnmente unas fases para la definición y
desarrollo del proyecto, que denominó ciclo FEL (Front End Loading). (The IPA Institute – una
División de IPA, Inc.)
La definición y desarrollo del proyecto (ciclo FEL) contiene tres fases:
 Planificación del negocio (Visualización).
 Selección de alternativas (Conceptualización).
  Planificación del proyecto (Definición).
La implantación abarca las fases de ingeniería, adquisición, construcción y arranque del proyecto.
Por último, la fase de operación es el proceso continuo de operación, después del arranque.
El IPA define el ciclo FEL como el ciclo de definición detallada de los objetivos del proyecto de
capital cumpliendo con los objetivos del negocio. Para tal propósito establece un sistema de
puertas: FEL 1, FEL 2 y FEL 3.Ver figura 1. Este sistema obliga a seguir una secuencia lógica de
planificación y que los productos sean terminados antes de la siguiente puerta Ver tabla 1.

Figura 1. Etapas del Ciclo FEL

(The IPA Institute – una División de IPA, 2013)

ETAPAS PROCESO SALIDA

Visualización/Evaluación
(Oportunidad de Negocio)
Estudio de Factibilidad
(Planificación del Proyecto)
Estudio de Factibilidad
(Planificación del Proyecto)
Ejecución
Costo estimado del proyecto (CAPEX Y OPEX) CAPEX basado en
índices
Actualización de costos (CAPEX y OPEX) CAPEX Detallado
Costo Consolidado (CAPEX y OPEX)
Usar Progreso Físico para el control del proyecto es
esencial.
1. Asignar un valor ponderado a una actividad o
grupo de actividades asociadas a algún ítem o
evento.
2. Medir el grado de avance por conteo de ítems,
cantidades o eventos
3. Determinar los progresos realizados sumando el
valor logrado para cada ítem, evento, etc.
4. Dividir la suma lograda entre el valor total de
todos los ítems para determinar el porcentaje total

Tabla 1. Etapas del Ciclo FEL

(Elaboración Propia)
3.4 Gestión de los Costos - IPMA
Esta busca asegurar la invariabilidad del costo de la Unidad de Actuación siendo la preocupación
más importante que tiene el patrocinador de cualquier negocio cuando se decide a poner en
marcha un proyecto. Existe un fin general que lleva a la fatal conclusión de que las cosas llegan a
costar más de lo que en un principio se dice. El proyectista termina un proyecto y asegura en el
documento que hace referencia al presupuesto, que el costo de la Unidad de Actuación (UA)
proyectada es uno, concreto y determinado. Sin embargo el cliente siempre suele albergar la
sospecha de que aquello le costará más.
Los compromisos del gestor para llevar un control a cabo para mantener el costo dentro de los
límites marcados por los objetivos son:
 Conocer los procesos del proyecto y construcción de la UA.
 Conocer los costos pormenorizados y su justificación.
 Conocer y actuar sobre las razones que pueden hacerlos variar.
 Disponer de instrumentos que ayuden a prever el costo final.
Como se intuye en el trasfondo de estos requerimientos, el gestor y su equipo ha de tener una
gran experiencia tanto en proyectos como en ejecución de obras. Y no basta con conocer cómo se
proyecta, sino que hace falta saber también que las soluciones previstas se corresponden con una
constructibilidad determinada que incidirá proporcionalmente en el costo.
El cumplimiento del presupuesto, como se ha dicho, es el objetivo ordinariamente más deseado y
el expuesto más reiteradamente por el cliente a la GPU y consecuentemente al director facultativo
del proyecto. Algunas veces los proyectistas pueden trabajar sin limitación de presupuesto pero
éstos son casos aislados, enmarcados en el ámbito del sector privado y se refieren a UA muy
específicas tales como residencias de uso particular. Lo usual es que el cliente haga una previsión
de inversión y no quiera sobrepasarla, así que encarga a la GPU su estricto control.
Sin embargo es bien sabido que éste es un objetivo complicado de alcanzar. Como primer análisis
se muestran a continuación en la Figura2. Las diferentes fases que pueden recorrer el proyecto y
su incidencia en el presupuesto. (Garry Duey, PMP (2000))

Figura 2. Esquema global de los presupuestos de un proyecto y las causas de variación

(Garry Duey, PMP 2000)
3.5 Gestión de los Costos - PRINCE2
PRINCE2 se basa en los mismos principios del PMBOK. (Según Ángel Águeda Barrero – Senior
Project Manager y Ermalda Prendi – Country Manager Spain) y amplia los conceptos que este
presenta, proporcionando técnicas complementarias para reducir el riesgo e incrementar la
calidad en los proyectos de la forma más efectiva. No obstante, PRINCE2 deja fuera de su
alcance aspectos que si cubre el PMBOK, como por ejemplo:
 Gestión de recursos humanos: motivación, liderazgo y delegación.
 Técnicas de planificación genéricas como Critical Path y Gantt Charts.
 Técnicas de gestión del riesgo.
 Técnicas de análisis financiero o presupuestario.
Las características claves de PRINCE2 son:
 Se enfoca en la justificación de negocios.
 Su flexibilidad para ser aplicado a un nivel apropiado al proyecto.
 Pone énfasis en dividir el proyecto en fases manejables y controlables.
 Se centra en la planificación basada en el producto.
 Una estructura organizacional definida para el equipo de administración del proyecto.
La metodología PRINCE2, es un método estructurado que proporciona un acercamiento estándar
a la gestión de proyectos incorporando buenas prácticas probadas y establecidas en la
administración de proyectos. Trae beneficios a los proyectos individuales, que incluyen:
 Definición de roles y responsabilidades en cada nivel.
 Reuniones y burocracia reducidas, gracias a una gerencia de excepción.
 Niveles apropiados de planeamiento de alto nivel y desde el largo plazo al mediano y
corto plazo.
 Separación de las actividades de gerencia de las actividades técnicas.
 Tener un mejor aprecio de los riesgos del proyecto en todo sentido.
 Maneras de manejar cambios, para reducir riesgo.
Permite a los proyectos:
 Controlar y organizar el comienzo, desarrollo y cierre.
 Revisiones regulares del progreso del plan y al tipo de negocio.
 Puntos de decisión flexibles.
 Control directivo automático entre cualquier desviación del plan.
 Participación de la gerencia y de los stakeholders en los puntos apropiados.
 Anima a los canales de comunicación entre el proyecto, la gerencia de proyecto, y los
stakeholders.
4. Resultados
PMI e IPA basan sus metodologías a través de la aplicabilidad de diversas áreas de conocimiento
del PMBOK en el contexto de las diferentes fases del proyecto, tal como se define por la API.
Para cada fase del proyecto, se hace evidente que para alcanzar el objetivo principal se requiere el
uso de ciertas áreas de la gestión del conocimiento, evitando la masa de información y los
procedimientos innecesarios con el consiguiente aumento en el tiempo y el costo de ese proyecto.
Por otra parte, la no aplicación de las técnicas de gestión de proyectos, supondrá un aumento del
tiempo y el costo más allá de la evidente degradación la calidad técnica del proyecto.
Para cada fase subsiguiente se requiere un mayor grado de definición del proyecto, esto debido a
que la información disponible para la elaboración de las estimaciones se hace más completa y
fiable a medida que el proyecto avanza. De este modo, las incertidumbres existentes en etapas
tempranas se reducirán durante el ciclo de vida del proyecto.
Las decisiones tomadas en las primeras etapas tienen una gran influencia sobre los resultados de
los proyectos, aunque la inversión asignada sea pequeña. En fases posteriores, el grado de
influencia se reduce, pero la inversión es mayor. Por lo tanto, es recomendable desarrollar
estudios durante las fases tempranas del proyecto para definir la ruta idónea a seguir por este,
evitando los cambios en las etapas posteriores.
En la primera fase del proyecto se aplican costos de tipo 1, 2 y 3 para la estimación y elaboración
del presupuesto, el cual resulta ser más preciso cuanto mayor es la evolución de las fases. En el
paso 4, de diseño detallado y ejecución del proyecto, el costo de administración estará presente en
la evaluación de los costos adicionales derivados de los cambios de última hora, demostrándose
además el impacto de estos costos adicionales para la viabilidad del proyecto. En esta etapa, el
contratista debe ser cuidadoso y buscar mantener los costos estimados para el alcance del
producto acordado, independientemente de los cambios que pueden añadir mejoras en el
proyecto.
PRINCE2 aplica la Gestión de los Costos mediante el EVM (Earned Value Management), aun así
no la explica. La Gestión del Valor Ganado es una técnica de gestión de proyectos que permite
controlar la ejecución de un proyecto a través de su presupuesto y de su calendario de ejecución.
Esta técnica compara la cantidad de trabajo ya completada en un momento dado con la
estimación realizada antes del comienzo del proyecto. De este modo, se tiene una medida de
cuánto trabajo se ha realizado, cuanto queda para finalizar el proyecto y extrapolando a partir del
esfuerzo invertido en el proyecto, el jefe de proyecto puede estimar los recursos que se emplearán
para finalizar el proyecto. Con esta metodología se puede estimar en cuanto tiempo se
completaría el proyecto si se mantienen las condiciones con las que se elaboró el cronograma o
considerando si se mantienen las condiciones que se presentaron durante el desarrollo del
proyecto. También se puede estimar el costo total del proyecto.

5. Conclusiones
El uso de las metodologías PMI, IPA, IPMA Y PRINCE2 en la Gestión de los Costos en los
proyectos es de suma importancia para poder planificar el proyecto y controlar su desarrollo de
manera exitosa.
La Gestión de los Costos según PMI describe todos los procesos para gestionar correctamente
esta área de una forma más global, enfocada a todo el universo de factores que tienen incidencia
sobre los costos. Se presentan conceptos de gestión financiera de costos y de facturación.
Comprende desde la planificación de los recursos materiales y humanos, pasando por la
estimación de costos, la asignación del presupuesto de costos hasta el efectivo control de los
mismos. Incluye la presentación del Valor Ganado como método para conocer el estado
financiero de un proyecto, además de las métricas y principales fórmulas que lo componen.
Incluye los siguientes documentos / conceptos:
 Requerimiento de recursos.
 Estimaciones de costos.
 Línea de Base de Costos (Presupuesto).
 Actualizaciones del presupuesto
 Estimaciones al término de proyecto (EAC).
 Medición del rendimiento en áreas dedicadas a proyectos o áreas de servicios dentro de
una organización
La Gestión de los Costos según IPA divide el ciclo de vida del proyecto de capital en fases
definidas y en una secuencia lógica con un conjunto claro de actividades para cada fase,
apuntando a un modelo más simple, bien delimitado y que ataca al proyecto desde sus fases más
tempranas. Establece puertas que proveen a las partes interesadas (stakeholders) la oportunidad
para:
 Revisar el alcance, cronograma y costo del proyecto.
 Asegurar que el proyecto continúa alineado con la estrategia de negocio de la corporación.
 Provee disciplina que resulta en un proceso repetible con puntos de chequeo periódicos.
La Gestión de los Costos según IPMA, al enfocarse en la invariabilidad del costo estimado,
brinda pocos pero importantes beneficios para aquellas organizaciones que empleen su modelo de
gestión de proyectos, beneficios tales como la reducción de los plazos y los costos y el
incremento de la calidad y el control de la ejecución de un proyecto.
El método PRINCE2 describe como un proyecto debería dividirse en fases sencillas de organizar,
permitiendo un control eficiente de los recursos y un progreso regular. La importancia del modelo
radica en la designación de los diferentes roles y responsabilidades para administrar un proyecto,
y en cómo estas deben estar completamente identificadas y ser adaptables para ajustarse a la
medida y la complejidad del proyecto junto a las capacidades de la organización.
El sistema de certificación PRINCE2 sólo cuenta con estándares y guías que brindan
conocimiento y prácticas para la dirección de proyectos empresariales.
Dentro de las ventajas de la utilización de una metodología aplicada a la Gestión de los Costos,
se encuentran aquellas herramientas la cuales permiten establecer una línea base para el posterior
seguimiento y control del proyecto.
Entre dichas ventajas se encuentran las siguientes:
Cálculo de incidencias de recursos clasificados en maquinarías y equipos, mano de obra,
materiales y otros, esto permite identificar aquellos recursos a los cuales, como gestores de
proyectos debemos prestarle más atención durante la ejecución de este último ya que son factores
críticos a nivel de costos. Además si no son controlados de la manera correcta pueden escaparse
de lo programado o base del proyecto.