Anda di halaman 1dari 23

SOP Pengelolaan Keuangan –

Prosedur Pengeluaran Kas/Bank


PT. KAWAN ABADI SELARAS

SOP Pengeluaran Kas Bank adalah standar operasional prosedur yang


digunakan sebagai panduan untuk mengatur semua kegiatan berkaitan dengan
pengeluaran kas bank.

Pengelolaan keuangan terutama penerimaan dan pengeluaran kas adalah


sangat penting untuk proses kelangsungan hidup perusahaan.

Baik perusahaan yang sudah mapan, maupun perusahaan yang baru mulai
berjalan, apalagi bagi perusahaan yang sedang dalam kesulitan keuangan.

Dan kali ini saya sajikan contoh SOP pengeluaran kas bank dan tips sederhana
untuk membuat SOP perusahaan tersebut.

01. SOP Pengelolaan Keuangan – Prosedur Pengeluaran


Kas/Bank
Mesin kas adalah salah satu pengendalian paling penting untuk melindungi kas
yang diterima dari penjualan tunai.

Kebanyakan perusahaan menggunakan transfer dana elektronik untuk


meningkatkan pengendalian terhadap penerimaan dan pembayaran kas.

Rekening bank membantu mengendalikan kas dengan mengurangi jumlah kas


tersedia dan memudahkan transfer kas antar perusahaan dan lokasi.
Selain itu, rekening koran memungkinkan perusahaan untuk mencocokkan
transaksi kas yang dicatat dalam catatan akuntansi dengan yang dicatat oleh
bank.

Pemisahan tugas antara pengelola kas dan mencatat kas juga merupakan
pengendalian.

Sistem voucher adalah sistem pengendalian terhadap pembayaran kas yang


menggunakan serangkaian prosedur untuk memberi kuasa dan mencatat
pembayaran kewajiban dan kas.

Karena begitu pentingnya pengelolaan kas, maka perusahaan / entitas /


organisasi perlu membuat standar operasional prosedur yang akan menjadi
pedoman dan acuan untuk pengelolaan kas.

Dan dalam kesempataan ini, blog manajemen keuangan akan menyajikan


contoh SOP pengelolaan keuangan, lebih khusus tentang prosedur
pengeluaran kas/bank beserta langkah-langkah untuk membuatnya.

Elemen-elemen utama dalam SOP Pengelolaan Keuangan tentang prosedur


pengeluaran kas/bank adalah sebagai berikut:

01. Ruang Lingkup


Prosedur ini dimulai sejak pembuatan Bukti Keluar Kas/Bank oleh divisi yang
berkepentingan dan berakhir setelah pengeluaran kas oleh kasir atau
diberikannya Bukti Transfer oleh Bagian Keuangan kepada yang
berkepentingan.

02. Pengendalian Internal


1. Dokumen pendukung terlebih dahulu harus disetujui oleh kepala bagian
atasan yang terkait.
2. Bukti keluar kas/bank harus diverifikasi kepala bagian keuangan dan
ditambahkan kode rekening.
3. Penerima uang harus membubuhkan tanda tangan dan nama jelas
sebagai tanda terima pada Bukti Keluar Kas (BKK)/ Bukti Keluar Bank
(BKB).
03. Sistem Otorisasi
Persetujuan pengeluaran Kas/Bank dilakukan oleh Manajer Keuangan dan
Diketahui oleh Direktur.

04. Pihak Terkait


1. Divisi yang berkepentingan
2. Akuntansi dan keuangan
3. Kasir
4. Manajer Keuangan
05. Dokumen
1. Bukti Keluar Kas (BKK) / Bukti Keluar Bank (BKB)
2. Dokumen pendukung lain
06. Prosedur Kegiatan
1. Divisi yang berkepentingan, membuat BKK/BKB sesuai kebutuhan dan
dilampiri dengan bukti pendukung.
2. Minta persetujuan dan paraf kepala bagian terkait.
3. Sampaikan ke bagian akuntansi keuangan untuk diverifikasi.
4. Bagian akuntansi keuangan memeriksa kebenaran bukti dan dokumen
pendukungnya. Membutuhkan kode rekening serta paraf sebagai
verifikator.
5. Kepala bagian akuntansi keuangan melakukan otorisasi pengeluaran
kas/bank yang didukung bukti/dokumen.
6. Manajer keuangan melakukan persetujuan pembiayaan kas/bank.
7. Kasir melakukan pembayaran kepada divisi yang berkepentingan.

07. Flowchart prosedur pelaksanaan

Contoh SOP Pengelolaan Keuangan – Flowchart


02. Contoh SOP Pengelolaan Keuangan – Prosedur
Pengeluaran Kas/Bank

Contoh SOP dibuat dengan mengambil dan menyatukan elemen-elemen di


atas menjadi bentuk utuh sebuah SOP.

Ada penambahan untuk bagian header yang merupakan identitas dari SOP,
dilengkapi dengan penjelasan tentang waktu berlakunya SOP, revisi, dan
jumlah halaman SOP.

Berikut ini bentuk utuh dari SOP Pengelolaan Keuangan – prosedur


pengeluaran kas/bank:
Halaman #1:

PT. KAWAN ABADI SELARAS


Halaman #2:

PT. KAWAN ABADI SELARAS


NAMA JABATAN : MANAJER KEUANGAN

FUNGSI :

Dalam setiap perusahaan atau perseorangan keberadaan seorang manajer


keuangan adalah hal yang wajib. Tugas dari manajer keuangan tersebut sangat
vital dalam mengatur keuangan suatu perusahaan, bahkan ketika sebuah
perusahaan tidak memiliki manajer keuangan maka kemungkinan kamu akan
mengalmi kesulitan dalam mengatur kebutuhan yang harus disiapkan saat ini
ataupun kebutuhan yang akan datang di masa depan baik dalam jangka
panjang dan pendek.
Manajer keuangan sendiri merupakan seseorang yang mempunyai hak untuk
mengambil keputusan yang vital dalam suatu perusahaan. Keputusan tersebut
menyangkut semua hal yang ada kaitannya dengan pemasukan dan
pengeluaran keuangan dalam perusahaan. Tugas utama dari seorang manajer
keuangan secara garis besar dibagi menjadi empat tugas, yakni:

1. Manajer keuangan akan bekerja sama dengan manajer lain dan bertugas untuk
merencanakan dan meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk
perencanaan umum keuangan perusahaan.
2. Manajer keuangan juga bertugas dalam mengambil keputusan penting
investasi dan berbagai pembiayaan serta semua hal yang terkait dengan
keputusan tersebut.
3. Manajer keuangan bertugas dalam menjalankan dan mengoperasikan roda
kehidupan perusahaan agar bisa berjalan seefesien mungkin dengan menjalin
kerjasama dengan manajer lainnya.
4. Manajer keuangan bertugas sebagai penghubung antara perusahaan dengan
pasar keuangan sehingga bisa mendapatkan dana dan memperdagangkan
surat berharga perusahaan.
5. Secara singkat, dapat disimpulkan tugas utama manajer keuangan
berhubungan dengan keputusan investasi dan pembiayaan perusahaan yang
berpengaruh pada laju pertumbuhan perusahaan.

Tanggung Jawab Manajer Keuangan


Berkaitan dengan tugas manajer keuangan, berikut beberapa tanggung jawab
yang harus dipikul oleh seorang manajer keuangan.

 Mengambil keputusan yang berkaitan dengan investasi


 Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelajaan
 Mengambil keputusan yang berkaitan dengan deviden
 Merencanakan, mengatur, dan mengontrol arus kas perusahaan
 Merencanakan, mengatur, dan mengontrol pengembangan sistem dan
prosedur keuangan perusahaan
 Merencanakan, mengatur, dan mengontrol analisis keuangan
 Merencanakan, mengatur dan mengontrol untuk memaksimalkan nilai
perusahaan.

Fungsi Manajemen Keuangan


Dalam menjalankan tugas sebagai manajer keuangan, tentu perusahaan akan
mengharapkan sesuatu yang lebih baik dari sebelumnya. Melalui manajemen
keuangan yang efektif dan efisien nanti perusahaan atau usaha Anda
diharapkan mampu bersaing dengan kompetitor atau perusahaan lainnya.
Tidak hanya itu, melalui manajemen perusahaan yang baik maka pengelolaan
dana untuk kegiatan operasionalnya pun akan lebih mudah untuk ditentukan.
Berikut beberapa fungsi manajemen keuangan:

1. Perencanaan Keuangan (Planning)


Fungsi ini adalah untuk merencanakan keuangan yang berhubungan dengan
pengeluaran dan pemasukan uang dalam perusahaan dalam periode tertentu.
Dalam perencanaan ini tentu nantinya semua biaya dan pemasukan akan
dirinci satu persatu dan diharapkan bisa mengelola keuangan untuk mencapai
tujuan perusahaan atau individu.
Perencanaan keuangan ini berisi daftar tujuan-tujuan keuangan yang
dilengkapi dengan cara bagaimana mencapai tujuan tersebut. Oleh karena itu,
terkadang perencanaan keuangan tidak bisa memberikan jawaban yang
bersifat umum kepada tiap orang atau perusahaan. Hal ini dikarenakan tiap
perusahaan atau individu memiliki kondisi, tujuan, dan strategi yang berbeda
dalam mengembangkan usaha.

2. Anggaran Keuangan (Budgeting)


Setelah manajer keuangan melakukan perencanaan keuangan, maka fungsi
selanjutnya adalah untuk mengatur penganggaran keuangan. Penganggaran
ini merupakan langkah selanjutnya dari perencaan keuangan dengan cara
membuat secara detail tentang pengeluaran dan pemasukan yang ada di
perusahaan tersebut. Anggaran keuangan merupakan suatu anggaran yang
digunakan untuk menyusun anggaran neraca dalam suatu perusahaan atau
perorangan.
Melalui penganggaran tersebut, maka perusahaan akan bisa lebih mudah
mengetahui seberapa besar kebutuhan dalam satu periode atau kebutuhan
dalam jangka pendek dan juga jangka panjang. Selain tiu, kegiatan
penganggaran ini juga dilakukan untuk mengetahui besarnya modal yang harus
digunakan untuk operasional perusahaan.

3. Pengelolaan Keuangan (Controlling)


Manajemen keuangan juga berfungsi untuk mengatur pengelolaan keuangan
dengan tepat. Dalam tahap ini, manajer keuangan memiliki fungsi untuk
melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan
perusahaan. Selain itu, manajemen keuangan juga memiliki fungsi untuk
mengumpulkan dana perusahaan dan memastikan dana yang sudah terkumpul
itu tersimpan dengan aman.

4. Pemeriksaan Keuangan (Auditing)


Sebagai upaya untuk mencegah penyimpangan terhadap dana perusahaan,
maka manajemen keuangan akan mengatur pemeriksaan keuangan kemudian
melaporkan semua pemeriksaan tersebut kepada atasan dengan data yang
akurat. Sebelum itu, manajer keuangan juga harus melakukan audit internal
atas keuangan perusahaan agar sesuai dengan kaidah standar akuntansi dan
tidak terjadi penyimpangan.

5. Pelaporan Keuangan (Reporting)


Manajer keuangan memiliki fungsi untuk menyediakan laporan informasi
tentang kondisi keuangan perusahaan dan analisa rasio laporan keuangan.

Prinsip Manajemen Keuangan


Manajemen keuangan memang dibutuhkan untuk semua perusahaan termasuk
perseorangan, sayangnya dalam hal ini masih sedikit orang yang
memahaminya. Sehingga ada beberapa prinsip yang harus dijadikan sebagai
bahan pertimbangan agar bisa digunakan oleh manajer keuangan untuk
meminimalkan biaya perusahaan sekaligus memaksimalkan laba perusahaan.
Berikut beberapa prinsip manajemen yang juga menjadi bagian dari tugas
manajer keuangan di dalam suatu perusahaan:

 Akuntabilitas

Akuntabilitas adalah salah satu prinsip manajemen keuangan yang harus


dimiliki oleh suatu perusahaan. Akuntabilitas tersebut merupakan kewajiban
hukum atau moral yang ada pada masing-masing individu, kelompok, maupun
suatu organisasi yang menerangkan bagaimana dana yang diberikan kepada
pihak ketiga.

 Konsisten

Dalam mengatur keuangan di suatu perusahaan haruslah konsisten, hal ini bisa
dilihat dari kebijakan keuangan dan laporan keuangan yang sudah dibuat dari
waktu ke waktu. Namun konsistensi dalam hal ini bukanlah menuntut sistem
keuangan harus sama, namun sistem keuangan ini bisa disesuaikan ketika
struktur organisasi perusahaan sudah diubah.
 Transparan

Transaparansi menjadi suatu kewajiban yang harus hadir di tengah-tengah


manajemen keuangan. Pastikan organisasi atau perusahaan dan juga
anggotanya harus transparan serta terbuka dengan apa yang menjadi
kewajibannya sehingga mereka bisa memberikan informasi yang berhubungan
dengan rencana atau aktivitas pihak yang berkepentingan.

 Integritas

Prinsip manajemen keuangan selanjutnya adalah integritas yang memiliki arti


dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan setiap individu yang
terlibat di dalamnya harus memiliki integritas yang tinggi. Dalam laporan
keuangan yang sudah dibuat juga membutuhkan sifat integritas yang tinggi,
dengan cara menjaga kelengkapan pencatatan dan pelaporannya benar-benar
akurat.
NAMA JABATAN : AKUNTING

FUNGSI :

Divisi akunting dan finance adalah bagian yang memegang peranan krusial
dalam perusahaan. Dengan kinerja yang baik dari bagian akunting, sudah tentu
kita bisa melihat bagaimana proses perkembangan perusahaan dari segi
finansial secara detail. Apakah sebuah perusahaan mengalami keuntungan
atau kerugian, kita bisa melihatnya dengan melihat laporan akuntansi yang
detail dan terstruktur. Ada banyak sekali pembagian posisi dalam divisi akunting
ini. Tapi tentunya salah satu yang memegang peranan paling

penting adalah staff akunting itu sendiri atau Accounting Staff jika kita
menamainya dalam Bahasa Inggris.

Sebelum kita melanjutkan pembahasan mengenai Jobdesk, Tugas dan


Tanggung Jawab dari seorang Accounting Staff, akan sangat pas jika anda
memahami apa arti dari Accounting itu sendiri.Accounting yang berasal dari
kata Account adalah sebuah kata serapan dari bahasa Inggris dimana Account
ini sendiri memiliki arti menghitung atau perhitungan. Bila kita mengartikannya
secara harfiah, staff akunting atau accounting staff adalah seorang pekerja
yang memiliki tugas untuk melakukan penghitungan terhadap aset finansial
perusahaan. Jika anda berencana untuk menjadi seorang staff accounting,
tentunya akan sangat bagus jika anda memahami apa tugas seorang staff
accounting terlebih dahulu.

A. Tugas Accounting/ Akunting

Dalam kesehariannya, seorang accounting memiliki banyak sekali tugas karena


seringkali seorang staff akunting harus bekerja secara multi tasking. Akan tetapi
ada beberapa tugas pokok dari seorang accounting staff seperti dibawah ini ;

1. Membuat Pembukuan Keuangan Kantor

Tugas utama dari seorang accounting staff sudah tentu adalah membuat
pembukuan atas transaksi keuangan perusahaan. Ada banyak sekali format
pembukuan yang bisa dilakukan oleh seorang staff akunting. Biasanya masing
masing perusahaan memiliki standar pelaporan akuntansi beserta segala hal
yang berkaitan dengan kebutuhan dari perusahaan. Jangan khawatir
salah karena biasanya ada alat bantu untuk membual pembukuan seperti ini.
Bahkan beberapa perusahaan sudah memiliki formatnya pembukuannya
masing masing. Jadi anda hanya tinggal mengisikan data data saja.
2. Melakukan Posting jurnal operasional

Selanjutnya seorang akunting juga memiliki tugas untuk melakukan posting


jurnal operasional. Mungkin istilah ini terdengar sulit, sederhananya posting
jurnal operasional ini adalah mencatat segala pengeluaran dan pemasukan dari
operasional perusahaan kemudian memasukkannya ke dalam buku besar
akuntansi. Mengenai buku besar, ini adalah semacam kumpulan dan
rekapitulasi laporan akuntansi dari perusahaan. Biasanya buku besar
perusahaan ini adalah sebuah sistem yang terintegrasi seperti misalnya ERP
atau SAP. Sedangkan untuk membuat jurnal bisa menggunakan Excel atau
Accurate. Bagi anda yang lulusan akuntansi pasti memahami hal ini dengan
baik.

3. Membuat Laporan keuangan

Selanjutnya anda harus membuat laporan keuangan yang nantinya akan anda
pertanggungjawabkan sendiri jika anda yang membuatnya. Laporan ini adalah
rekapitulasi keuangan perusahaan yang harus anda tandatangani dan anda
serahkan kepada atasan langsung anda. Atasan akan mengecek ulang
pekerjaan anda jika anda masih training. Tapi jika anda sudah lama bekerja,
biasanya mereka tidak akan melakukan pengecekan karena anda yang akan
bertanggung jawab secara penuh terhadap laporan tersebut.

4. Menginput data jurnal akuntansi ke dalam sistem yang dimiliki perusahaan

Seperti yang sudah kami sebutkan sebelumnya, anda harus melakukan filling
dokumen atau data entry akuntansi ke dalam sistem. Pastikan data data yang
anda masukkan sudah benar dan akurat supaya tidak membingungkan anda
pada saat terjadi cash opname nantinya.

5. Memeriksa dan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen yang


berhubungan dengan transaksi keuangan

Dalam segala transaksi akuntansi pasti ada dokumen pendukung seperti


misalkan kuitansi, faktur, invoice dan lain lain. Tugas anda adalah memastikan
bahwa kelengkapan dokumen seperti ini benar benar ada dan tersimpan rapi.
Jangan sampai hilang karena kelengkapan dokumen ini sebagai bukti
pengeluaran yang sah.

6. Rekonsiliasi dan penyesuaian data finansial

Tugas anda selanjutnya adalah melakukan rekonsiliasi dan penyesuaian


bersama kasir terkait pengeluaran perusahaan dengan mengacu pada Buku
Kas dan Buku Bak atau buku rekening. Tidak hanya itu, bahan acuan bisa juga
berasal dari aktiva tetap perusahaan dan transaksi keuangan lainnya yang
pernah dilakukan oleh perusahaan selama rentang waktu yang sudah
ditentukan. Jika terdapat kesalahan, maka harus ditemukan hingga data
akuntansi yang anda buat benar benar balance.
B. Tanggung Jawab Akuntansi/ Accounting

Berdasarkan tugas tugas yang sudah kami paparkan di atas, bisa ditarik
kesimpulan kalau tanggung jawab seorang staff akunting atau accouting staff
adalah :

1. Memastikan pembukuan keuangan kantor tersedia dan terlaksana dengan


baik sesuai dengan target.

2. Memastikan posting jurnal operasional ke dalam sistem terlaksana dengan


baik.

3. Memastikan laporan keuangan perusahaan tersedia dan terdistribusi kepada


manajemen dengan baik.

4. Memastikan data jurnal akuntansi terinput ke dalam sistem yang dimiliki


perusahaan tanpa ada yang terlewatkan.

5. Memastikan pemeriksaaan dan verifikasi kelengkapan dokumen yang


berhubungan dengan transaksi keuangan terlaksana dengan baik.

6. Memastikan rekonsiliasi dan penyesuaian data finansial terlaksana dengan


baik.
NAMA JABATAN : KASIR

FUNGSI :

Profesi kasir adalah profesi yang bisa dengan gampang banget kamu temukan
di kota-kota. Kalau kita belanja di supermarket atau mal, atau nabung di bank,
pasti ujung-ujungnya kita berhadapan dengan kasir. Biasanya sosoknya cantik
dan ganteng, ramah pula. Penampilan para kasir ini makin komplit lengkap
dengan seragam mereka yang kinclong.

Tugas Pokok kasir :

Tugas kasir itu memegang uang kas, menerima, dan mengeluarkan uang atau
disebut juga

Transaksi. Setelah itu, ia juga harus melakukan data- entry terhadap transaksi
yang sudah berlangsung. Eits, jangan sangka pekerjaannya enteng, karena
jumlah yang dihitung gede banget. Salah hitung sedikit, akibatnya fatal. Jadi
kalau ada jumlah uang yang agak-agak nggak Matching, pastilah yang kena
tegur tuh kasir duluan.

Tugas lainnya: melakukan verifikasi dan cross-check dana yang disetor dan
diterima dengan dokumen pendukung, untuk memastikan keakuratan dan
kebenaran data. Melakukan pembayaran kepada supplier, vendor dan pihak
ketiga dan melakukan penerimaan dari customer (dalam bentuk cash) untuk
memastikan semua transaksi berjalan dengan benar.

Melaksanakan pendistribusian dana sesuai dengan administrasi pendukung


lainnya untuk pembayaran pajak, logistik, hrd & ga. Melakukan pengurusan
garansi dan referensi bank untuk mendukung keperluan dana perusahaan.

1. Melaksanakan fungsi kasir sebagaimana yang telah diatur dalam buku


pedoman (lks-1) operasional kas dan prosedur administrasi keuangan dikantor
cabang dan capem.
2. Mengelola keuangan yang ada dikantor cabang atau capem masing-masing
sesuai dengan ketentuan.
3. Menyimpan dan mengelurkan jaminan nasabah serta mengarsip bukti
pengambilan maupun penerimaan jaminan.
4. Menyimpan dan menjaga kerahasiaan keuangan perusahaan baik yang
berada di dalam brankas maupun di bank.
5. Memegang dan merahasiakan kode (kunci kombinasi) brankas.
6. Melakukan cash opname sesuai ketentuan serta mengerjakan laporan kas
opname mingguan kepada direktur keuangan.
7. Memahami semua aturan yang terkait dengan keuangan dan pembiayaan
dimasing-masing unit kerjanya.
8. Mengerjakan tugas-tugas lain yang relevan dengan fungsi dan tugasnya.
9. Kasir bertanggung jawab kepada pimpinan setempat dan direktur keuangan.
10. Bertanggung jawab dan mengganti kerugian bila terjadi selisih kas.
11. Mengerjakan laporan bulanan ke kantor pusat.
NAMA JABATAN : PEMBELIAN (PURCHASING)

FUNGSI :

Purchasing merupakan bagian yang mempunyai tugas dan wewenang untuk


menyediakan material untuk keperluan produksi.

Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya


operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk
mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu
dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku.
Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena
pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus
bahan ke dalam pabrik.

aktivitas dalam proses pembelian barang adalah:

1. Permintaan pembelian

2. Pemilihan pemasok

3. Penempatan order pembelian

4. Penerimaan barang, dan

5. Pencatatan transaksi pembelian

Permintaan pembelian adalah contoh suatu aktivitas yang merupakan satuan


pekerjaan yang ditujukan untuk memicu bagian pembelian melakukan
pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yang
dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang adalah contoh aktivitas
tentang penerimaan kiriman dari pemasok sebagai akibat adanya order
pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.

Beberapa pengertian tentang pembelian (Purchasing):

1. Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa untuk


mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan utama dari
purchasing department adalah untuk menjaga kualitas dan nilai dari
produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran modal yang dipakai
untuk penyediaan stok barang, menjaga aliran barang masuk dan barang
keluar, dan memperkuat daya saing organisasi atau perusahaan.
Purchasing juga bisa dikatakan dalam penerimaan dan pemrosesan
permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran dan
mencari barang, evaluasi penawaran, pemeriksaan atas barang yang
diterima dan mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yang tepat.
2. Purchasing dapat diartikan sebagai usaha untuk memenuhi kebutuhan
atas barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan dan dapat
diterima tepat pada waktunya dengan mutu yang sesuai serta harga yang
menguntungkan.

3. Purchasing adalah salah satu fungsi utama diantara fungsi-fungsi


penting lainnya yang ada didalam suatu perusahaan atau perhotelan,
seperti: administrasi, pembukuan, penjualan dan pemasaran. Pembelian
telah banyak didefinisikan oleh para ahli dengan meninjau sudut
pandang yang berbeda namun pada dasarnya memiliki pengertian yang
sama.

Dari pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa purchasing atau


pembelian adalah suatu usaha dalam memenuhi kebutuhan atas barang dan
jasa yang diperlukan oleh perusahaan dengan melihat kualitas atau mutu,
kuantitas dari barang yang dikirim, serta harga dan waktu pengiriman yang
tepat.

Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Officer

 Mencari dan menganalisa calon supplier yang sesuai dengan material yang
dibutuhkan

 Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas material dan memastikan


tanggal pengiriman material

 Melakukan koordinasi dengan pihak supplier mengenai kelengkapan


dokumen

 Pendukung material sesuai standar mutu yang berlaku

 Berkoordinasi dengan PPIC dan Gudang tentang jadwal dan jumlah material
yang akan diorder

 Bersedia melakukan pembelian dilapangan / keluar kantor

 Membuat laporan pembelian & pengeluaran barang ( inventory,material, dll)

 Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara


sistematis dan terkontrol ( FIFO atau ERP/ MRP )

 Melakukan pemilihan / seleksi rekanan pengadaan sesuai kriteria perusahaan

 Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran


operasional perusahaan

 Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / control stock


dll
Berikut ini adalah 10 tugas dan taunggung jawab bagian pembelian, di
antaranya adalah

1. Mencari pemasok, bagian pembelian harus pandai dalam mencari pemasok


untuk perusahaan.

2. Menerima purchase requisition, PQ adalah sarana untuk membuat


permintaan pembelian, agar pihak purchasing dapat melakukan proses
pengadaan barang yang diminta.

3. Melaksanakan Pembelian, bagian pembelian langsung terjun ke dalam


proses pembelian.

4. Memeriksa Laporan

5. Melaksanakan market survey untuk memonitor harga, dengan


melaksanakan market survey maka bagian pembelian akan lebih tepat dalam
tawar menawar ktika membeli barang.

6. Mengadakan kontrak Pembelian

7. Membuat laporan kepada manajemen

8. Membuat spesifikasi pembelian

9. Memonitor situasi ekonomi, politik, kejadian-kejadian, yang mempengaruhi


ekonomi.

10.Mengadakan pertemuan secara berkala internal unit kerja untuk


mengoptimalkan kinerja.

Ada 3 hal pokok yang perlu diperhatikan agar prosedur pembelian barang dapat
berjalan dengan efektif adalah:

1. Dibutuhkan staf bagian pembelian yang memenuhi syarat yaitu staf yang
jujur, adil terhadap semua supplier dan tidak mau diajak kolusi oleh
supplier dari pihak manapun. Disamping itu, harus mengetahui tentang
asal dari barang atau bahan yang akan dibeli, karakteristik dari bahan
yang akan dibeli, cara penyimpanan dari barang yang akan dibeli, tahu
cara memilih atau menyeleksi bahan dan spesifikasi barang atau bahan
yang akan dibeli.

2. Adanya pedoman yang dipakai oleh staf bagian pembelian dalam


membeli barang atau bahan yang dikenal dengan istilah standard
purchase specification yang meliputi tentang kualitas barang, ukuran,
berat, dan lain sebagainya. Dokumen standard purchase specification
terutama barang atau bahan perlu disiapkan dan dimengerti betul untuk
dipakai sebagai pegangan oleh staf bagian pembelian, staf bagian
penerima barang dan tentu juga oleh pihak supplier sebagai perusahaan
pemasok barang atau bahan.

3. Penggunaan metode dan prosedur pembelian yang efektif yaitu dalam


proses pembelian barang atau bahan supaya diusahakan tidak terlalu
banyak mempergunakan formulir-formulir yang dapat menghambat
kelancaran proses pembelian barang itu sendiri.
NAMA JABATAN : PENAGIHAN (ACCOUNT RECEIVABLE)

FUNGSI :

Bicara tentang Penagihan (Account Receivable), posisi ini merupakan posisi


yang sangat penting di perusahaan. Hal ini dikarenakan, bersama Account
Payable, posisi inilah yang menentukan keseimbangan cashflow dan neraca
sebuah perusahaan dimana keduanya memegang peranan sebagai penerima
dan pembayar. Tentunya anda tahu bahwa kehidupan sebuah perusahaan
bergantung pada pembayaran dan Penerimaan ini. Perlu diketahui, secara
sederhana Bagian

ini merupakan kebalikan dari Account payable. Kedua istilah posisi ini berasal
dari bahasa Inggris. Jika payable memiliki arti = yang harus dibayar, maka
receivable adalah sebaliknya, yang akan diterima dimana receive berasal dari
bahasa inggris yang artinya menerima, dan payable berasal dari bahasa Inggris
Pay, yang artinya membayar. Posisi ini berada dalam ranah akuntansi dan
sangat erat kaitannya dengan purchasing, storage, dan warehousing. Akan
tetapi dikarenakan kurangnya profesionalitas kerja dan demi efisiensi pekerja,
terkadang posisi Account Receivable dan Account Payable ini disatukan
sehingga banyak sekali pekerja yang berada di posisi ini merasa kesulitan.
Kembali pada Account Receivable, posisi Account receivable ini secara umum
memiliki tugas untuk menyediakan layanan keuangan, melakukan kinerja
klerikal dan administrasi untuk memastikan pembayaran yang efisien, tepat
waktu dan akurat di bawah kendalinya oleh klien yang memang memiliki utang
terhadap perusahaan tempat dia bekerja. Utang ini tentunya berasal dari
pengunaan jasa atau produk perusahaan tempat dia bekerja oleh klien yang
biasanya merupakan perusahaan lain yang menggunakan jasa dan produk
perusahaan tempat dia bekerja.

Untuk lebih lengkapnya silakan lanjut ke pembahasan di bawah ini ;

A. Tugas Account Receivable

1. Melakukan sistem penagihan yang up-to-date

Secara sistematis dan sesuai Standar Operasional Perusahaan, seorang


Account Receivable bertugas untuk melakukan penagihan terhadap klien yang
telang menggunakan dan memesan jasa atau produk perusahaan tempat dia
bekerja. Penagihan yang up to date memiliki artian, seorang account receivable
haruslah memiliki informasi teraktual mengenai klien mana saja yang belum
membereskan pembayarannya terhadap perusahaan. Karena jika terjadi
kesalahan, atau salah menagih, misalkan, seorang Account Receivable
melakukan penagihan terhadap klien yang sudah membayar, tentunya hal ini
akan mendatangkan complain dan merusak nama baik perusahaan.
2. Menghasilkan dan mengirimkan faktur

Dalam proses pembelian, Faktur adalah hal yang sangat penting. Jika anda
belum memahami apa itu faktur, faktur bisa diartikan secara sederhana menjadi
kwitansi pembayaran jika terjadi dalam kondisi yang lebih pribadi. Tapi di
perusahaan kwitansi ini lebih dikenal dengan nama faktur. Faktur ini merupakan
lawan dari PO (Purchase Order) yang memiliki arti Order Pembelian. Jadi
setelah klien mengirimkan PO atau Purchase Order kepada perusahaan kita,
seorang Account Receivable bertugas untuk membuat dan mengirimkan Faktur
sesegera mungkin terhadap klien yang memesan.

3. Menindaklanjuti, mengumpulkan dan mengalokasikan pembayaran

Jika pembayaran sudah dilakukan oleh klien, Account Receivable bertugas


untuk melakukan tindak lanjut terhadap pembayaran itu, yaitu dengan
mengumpulkan dan mengalokasikan pembayaran pembayaran tersebut sesuai
dengan kebijakan perusahaan (aturan tiap perusahaan berbeda beda).

4. Melakukan penagihan, pengumpulan dan pelaporan kegiatan sesuai tenggat


waktu tertentu

Jika terdapat Klien yang menunggak, seorang Account Receivable bertugas


untuk melakukan penagihan terhadap klien tersebut dan melakukan perjanjian
ulang, atau sederhananya meminta klien membuat pernyataan kesiapan
pelunasan pada tanggal yang tepat dan spesifik. Setelah selesai, dilakukan
pengumpulan data data tersebut sebagai bahan laporan untuk atasan dan
sebagai bahan penelitian AR Aging.

5. Pantau rincian akun pelanggan untuk non-pembayaran, pembayaran


tertunda dan penyimpangan lainnya

Seorang Account Receivable juga bertugas untuk melakukan pemantauan


terhadap klien baik yang lancar maupun yang mengalami penunggakan atau
keterlambatan pembayaran dalam proses pembayaran. Data data yang
dihasilkan menjadi sebuah laporan lengkap mengenai track record seorang
klien dari awal hingga akhir. Inilah yang disebut AR Aging. Dari sini seorang
Account Receivable dapat menilai kepatuhan seorang klien dilihat dari track
recordnya tersebut, jika dirasa terdapat kesalahan atau keterlambatan yang
terlalu banyak dan terlalu sering, bisa dilakukan blacklist terhadap perusahaan
yang melakukan keterlambatan tersebut.

6. Mengatasi perbedaan pembayaran

Jika terdapat kesalahan dalam jumlah pembayaran yang dilakukan oleh klien,
maka sekali lagi seorang Account Receivable bertugas untuk menyelesaikan
masalah ini hingga didapat nilai nominal yang tepat bagi kedua belah pihak.
B. Tanggung Jawab Account Receivable

Dalam menjalankan tugasnya seorang Account Receivable memiliki tanggung


jawab untuk ;

1. Menghasilkan analisis usia (AR Aging)

2. Review AR aging untuk memastikan kepatuhan

3. Memelihara file dan catatan pelanggan piutang

4. Mengikuti prosedur yang telah ditetapkan untuk memproses kwitansi, uang


tunai dan lain-lain

5. Memproses pembayaran dari pelanggan piutang

6. Menyiapkan deposito bank dan bank garansi (surety bond)

7. Menganalisa dan menyelesaikan permintaan pelanggan

8. Menyesuaikan proses pembayaran

9. Mengembangkan sistem pemulihan dan melakukan upaya pengumpulan

10. Melakukan komunikasi dengan pelanggan via telepon, email, surat atau
pribadi

11. Membantu Closing Akunting di akhir bulan

12. Mengumpulkan data dan menyiapkan matriks bulanan.

Keahlian Khusus

Seorang Account Receivable diharapkan memiliki kemampuan untuk berpikir


secara detail dan akurat, serta memiliki kemampuan komunikasi verbal dan
tertulis yang baik. Selain itu dia juga harus memiliki kemampuan berorganisasi
dan cukup memahami mengenai manajemen informasi serta bisa mengatasi
masalah dengan tepat dan mampu berada dalam tekanan kerja serta jam kerja
yang mungkin saja bisa membuatnya lembur hingga malam hari.
Dewan Komisaris

Direktur Utama

Manager Manager Manager Keuangan Manager Manager


Personalia dan Umum Pemasaran (Danu Hastian) Teknik dan Produksi Logistik dan Gudang
Produksi

Bag. Bag. Bag. Bag.


Kasir Akunting Penagihan Pengadaan Lokal

Farisma Yadi - Yubikon Soro Kristyanto


- Riza

Struktur Organisasi Divisi Keuangan