CÓMO DESARROLLAR MEJORES HABILIDADES DE COMUNICACIÓN COMO

AUDITOR.

-La comunicación es fundamental para el Auditor-

Los auditores internos proporcionan aseguramiento al equipo de dirección y a la

alta gerencia sobre la eficacia de la gobernanza, la gestión de los riesgos y el
control. Para desarrollar esta tarea en forma eficaz los auditores deben ser
capaces de manejar altos estándares de comunicación y usar esa habilidad parea
establecer relaciones con una gama amplia de partes interesadas.

Los auditores internos usan sus habilidades de comunicación para comprender

temas haciendo uso de su expertise en involucrar, preguntar y escuchar a los
gerentes de línea. También deben ser capaces de transmitir confianza en que sus
evaluaciones y opiniones como auditores son de alta calidad y totalmente creíbles.
Lo logran por medio de su habilidad de reportar sus conclusiones de forma
concisa y clara, sea en forma escrita y oral. Los auditores internos pueden actuar
como catalizadores del cambio y la mejora por medio de su habilidad de
comunicar y convencer sobre el impacto que pueden tener riesgos mal manejados
sobre el logro de los objetivos de la organización.

Una buena comunicación tiene un grado de importancia tal, que el Institute of

Internal Auditors’ (IIA) Professional Practices Framework tiene una cierta cantidad
de referencias sobre comunicación eficaz. Por ejemplo, dentro de sus normas
internacionales de buenas prácticas, la norma 2420 establece que la
comunicación durante la auditoría interna debe ser “exacta, objetiva, clara,
concisa, constructiva, completa y provista en el momento oportuno”. El instituto
también proporciona lineamientos sobre el tema de los criterios para la
comunicación y para su calidad.

Necesidad de habilidades de comunicación

La comunicación es también un tema tratado en las publicaciones regulares del IIA

y en las encuestas a sus miembros. Uno de esas encuestas realizadas por el IIA
demostró que los jefes de las unidades de auditorías internas necesitan que su
personal sea capaz de crear buenas relaciones (81%), comunicarse y realizar
presentaciones oralmente (76%) y producir informes bien escritos (62%).

Cualquiera sea el objetivo de la comunicación durante las auditorías, siempre hay

temas importantes que deben tenerse en cuenta. Pensando en estos factores y
planificando las actividades de comunicación puede tener un impacto enorme
sobre cómo los equipos de auditores internos son percibidos por sus sectores
interesados y, por lo tanto, cuán eficaz puede ser una función de auditoría interna
dentro de la organización.

Recomendaciones prácticas para planificar su comunicación

Para que sea eficaz, una comunicación debe ser planificada y estructurada
alrededor de un objetivo y con la intención de lograr una determinada respuesta.
Es un proceso de dos direcciones que contempla la repetición de los mensajes y
proporciona oportunidades de obtener retroalimentación de la otra parte. Esto
permite comprender el mensaje y confirmar el significado del mismo.

Hay dos áreas en las que es más evidente la necesidad de excelentes habilidades
de comunicación:

Primero, es construyendo las relaciones. Las habilidades clave de comunicacion

que deben desarrollar los auditores internos incluyen la capacidad de escuchar
atentamente, demostrar empatía y la de entender los problemas, preocupaciones
y opiniones de los auditados. Esta actitud genera una buena relación y
compromiso, los que son importantes para el proceso de evaluación y mejora
Segundo, es reportando los resultados, lo que tiene una importancia crítica para
los auditores internos. El estilo narrativo de informes escritos es casi siempre el
pilar de un buen informe de auditorías internas. Sin embargo, otros tipos de
reporte se están utilizando cada vez mas, tales como las presentaciones de
resultados en forma oral. Esto puede mejorar el impacto y la eficacia en el reporte
de los hallazgos de las auditorías internas y generar las respuestas deseados de
un rango cada vez más amplio de partes interesadas.

Lista de verificación para planificar la comunicación durante las auditorías internas

Un reporte de resultados eficaz, tanto sea al comité directivo como a la gerenciar

de línea, debería reflejar los siguientes pasos en la planificación de la
comunicación:

1. ¿Cuáles son mis objetivos?

¿qué estoy tratando de lograr?

¿qué respuesta necesito inducir?

2. Mensajes clave

¿qué información debo transmitir y cómo la debería priorizar?

3. Audiencia – ¿con quién me estoy comunicando?

¿qué es lo que mi audiencia ya conoce y qué es lo que necesita conocer?

¿qué barreras u objeciones pueden impedir que el mensaje llegue a destino? –
pueden ser barreras físicas o sicológicas
¿qué nivel de formalidad es necesario asegurar para que la comunicación sea
eficaz?
4. Canales/medios

¿cuál es la mejor manera de enviar mis mensajes, en función de la información

que debo transmitir, las necesidades de información de mi audiencia y mis
necesidades de obtener retroalimentación?

5. Evaluación y retroalimentación

¿cómo sabré si la comunicación fue eficaz?.

El test del ¿y qué?

Ayuda que la conclusión contenga recomendaciones prácticas. En un foro

reciente, jefes de unidades de auditorías internas discutieron consejos y técnicas
para la comunicación en los reportes de auditorías. Uno de ellos comentó que los
auditores internos deberían concentrarse en cinco mensajes clave que desean
recalcar en el reporte, tanto sea oral o escrito. Su pregunta favorita ante toda
pregunta realizada por los miembros de su equipo era ¿Y qué?. Cada punto debe
relacionar los objetivos del negocio con los riesgos clave. Concluyó diciendo que
“las observaciones de las auditorías y las acciones deben ser claramente
pertinentes a los objetivos y sus riesgos”. El resultado de una auditoría debe ser
visto como un cambio beneficioso, no solamente como un informe. Considerando
su reporte de auditoría interna como un ejercicio de comunicación eficaz puede
ayudarlo a promover y lograr ese cambio.

Referencia electrónica: http://www.calidadtotal.cl