KOLEJ VOKASIONAL

NOTA KURSUS M1 – M2
SEMESTER SESI

JABATAN

PROGRAM

KOD/KURSUS

KOMPETENSI

KOMPETENSI
UNIT

HASIL
PEMBELAJARAN
M1 – M2

Pengenalan Pengurusan

Menyatakan definisi pengurusan

Terdapat banyak definisi yang diperkenalkan oleh pakar-pakar dalam bidang pengurusan. Antara
definisi yang ringkas dan mudah difahami ialah pengurusan melibatkan proses perancangan,
penyusunan, pengarahan dan pengawalan usaha-usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan semua
sumber organisasi secara cekap dan berkesan bagi mencapai matlamat organisasi.
Proses perancangan oleh sesebuah organisasi seperti institusi pendidikan merujuk kepada tujuan dan
objektif yang telah dikenalpasti di awal perancangan sesuatu program. Tujuan dan objektif tertentu
adalah merujuk kepada matlamat penubuhan organisasi pendidikan yang ingin dicapai. Perancangan
juga melibatkan strategi yang akan digunapakai sepanjang program yang akan berlangsung bagi
mencapai matlamat yang telah ditetapkan. Ringkasnya proses perancangan ialah berusaha mengatur
program atau projek mengikut strategi yang berasaskan matlamat organisasi.
Proses penyusunan melibatkan kerja menstruktur organisasi dan kakitangan orgnisasi. Dalam
sesebuah struktur organisasi merupakan perkara penting di mana maklumat tentang pembahagian
kerja mengikut aktiviti dan tingkat autoriti ditunjukkan. Disamping itu pengurusan staf melibatkan
perancangan sumber manusia, orientasi latihan, program keselamatan dan program kebajikan
Proses pengarahan perlu dilaksanakan untuk memastikan semua aktiviti organisasi berjalan dengan
teratur, lancar serta dalam suasana harmoni. Beberapa faktor yang terlibat dalam proses ini ialah
motivasi, kepimpinan dan sistem komunikasi.
Proses pengawalan pula mesti berjalan dengan teratur dan tersusun di sepanjang program berjalan
bagi memastikan prestasi organisasi telah dicapai mengikut perancangan. Proses ini membabit
beberapa perkara penting seperti mengenalpasti masalah dalam penyusunan dan langkah-langkah
penyelesaian tertentu yang mesti diambil. Pengawasan aspek kemanusiaan juga merupakan perkara
penting yang mesti diberi perhatian seperti sifat kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan
tingkah laku.
Menyatakan kepentingan pengurusan

1. Menyelaraskan sumber agar dapat diagihkan dan digunakan secara cekap dan berkesan
2. Dapat menggunakan sumber secara cekap dan berkesan sekaligus membolehkan sesebuah
organisasi mencapai matlamat
3. Membantu pengurusan sesebuah organisasi yang baik dan dapat membantu organisasi
tersebut mencapai matlamat
4. Mengurangkan pembaziran sesebuah organisasi dengan menjimatkan kos aktiviti

Menerangkan fungsi pengurusan

a. Perancangan
Proses yang melibatkan pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai serta menetapkan
tindakan yang paling sesuai yang perlu diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai
matlamat organisasi.
b. Pengorganisasian
Proses di mana seseorang pengurus menyusun , menyelaras dan mengagihkan sumber-sumber
organisasi untuk menjalankan sesuatu tugas yang agar matlamat organisasi boleh dicapai .
c. Kepimpinan
Proses di mana seseorang pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerjanya dan juga memotivasikan
mereka agar mereka dapat menjalankan tugas yang diberikan dengan cekap dan berkesan untuk
mencapai matlamat organisasi. yang telah ditetapkan.
d. Pengawalan
Proses di mana seseorang pengurus memantau prestasi organisasi semasa dan mengambil tindakan
agar apa yang dirancang boleh tercapai seperti yang dijangkakan.
Membincangkan teori pengurusan

Teori pengurusan Henri Fayol (1916)

Henri Fayol ialah Bapa Pemikiran Pengurusan
Membezakan kemahiran teknikal dengan kemahiran pengurusan
Mengenal pasti fungsi-fungsi pengurusan – perancangan, pengorganisasian, pengarahan,
penyelarasan dan pengawalan
Mengenal pasti 14 prinsip pengurusan iaitu:
1. Pembahagian kerja : Pembahagian kerja dapat meningkatkan produktiviti kerana pekerja
menjalankan tugas yang khusus dan dengan demikian mengurangkan beban dan tanggungjawab
pekerja.
2. Autoriti : Fayol mentafsirkan autoriti sebagai hak untuk memberi arahan dan sebagai kuasa untuk
menarik seseorang supaya menurut arahan itu.
3. Disiplin : Asas disiplin ialah menurut arahan dan prosedur serta menghormati per-setujuan yang
telah dibuat di antara organisasi dan kakitangannya.
4. Satu perintah : Fayol percaya bahawa seseorang pekerja mesti menerima arahan-arahan daripada
seorang ketua sahaja. Ini dapat mengelakkan daripada berlakunya kekeliruan dan konflik di dalam
penerimaan dan pemberian arahan.
5. Satu arahan : Aktiviti yang mempunyai objektif yang sama hendaklah disatukan di dalam satu
rancangan dan diurus oleh seorang ketua sahaja.
6. Mengutamakan kepentingan organisasi : Kepentingan organisasi hendaklah diutamakan daripada
kepentingan peribadi atau individu. Objektif-objektif organisasi adalah paling penting daripada objektif
individu.
7. Pembayaran upah : Pekerja mestilah dibayar dengan bayaran yang sewajarnya. Kerja-sama,
sokongan dan ketaatan dapat diperolehi daripada pekerja yang diberi bayaran sewajar dengan
perkhidmatan mereka.
8. Pemusatan : Walaupun pengurus bertanggungjawab sepenuhnya ke atas organisasi, kakitangan
bawahan hendaklah juga diberi kuasa yang cukup untuk menjalankan tugas dengan efektif.
9. Rantai pemerintahan : Rantai pemerintahan ini menunjukkan hierarki autoriti bermula dari peringkat
atasan hingga ke peringkat bawahan di dalam struktur organisasi. Rantai autoriti ini juga menunjukkan
arah aliran komunikasi formal di dalam organisasi.
10. Susunan : Fayol menggunakan prinsip susunan material dan sumber manusia yang mana material
dan manusia itu hendaklah ditempatkan di tempat yang betul mengikut masa yang tepat.
11. Keseimbangan : Pekerja hendaklah diberi layanan dan keadilan yang seimbang untuk melahirkan
ketaatan mereka kepada organisasi.
12. Kestabilan personel : Firma yang berjaya mempunyai kumpulan pengurus yang stabil. Pihak
pengurusan atasan hendaklah mengimplementasikan amalan yang menggalakkan penglibatan
kakitangan kepada organisasi.
13. Inisiatif : Kakitangan hendaklah diberi kebebasan untuk memajukan dan mengim-plementasikan
rancangan.
14. Kekitaan : Keharmonian di kalangan kakitangan mewujudkan perpaduan dan keteguh-an
organisasi.

Teori pengurusan Gullick & Urwick (1937)

Pengurusan merupakan satu proses atau kitaran kerja terancang dan teratur khusus untuk mencapai
matlamat dan objektif yang telah disusun selaras dengan misi dan visi organisasi. Proses kitaran
pengurusan mempunyai pelbagai kaedah dan pendekatan. Salah satu yang paling terkenal dengan
akronim P.O.S.D.C.O.R.B diperkenalkan oleh Luther Gullick dan Lyndall Urwick dalam kertas kajian
yang ditulis oleh mereka pada tahun 1937.
Menurut Gullick, P.O.S.D.C.O.R.B diterjemahkan seperti berikut:-
 Merancang (Planning) – Proses penetapan matlamat dan penyusunan pelan tindakan untuk
mencapainya dalam jangka waktu yang ditetapkan.
 Mengelola (Organizing) – Proses penyusunan hierarki organisasi bagi memudahkan proses
agihan dan penyelarasan tugas selaras dengan visi dan misi organisasi.
 Penstafan (Staffing) – Proses yang melibatkan seluruh aspek pengurusan sumber manusia.
 Mengarah (Directing) – Proses pembuatan keputusan, penyediaan dan pengedaran arahan
kepada pihak yang akan melaksanakannya.
 Koordinasi (Co-ordinating) – Proses penyelarasan tugasan, tindakan dan semua perkara yang
berkaitan dengan aktiviti yang disusun bagi mencapai visi dan misi.
 Laporan (Reporting) – Proses yang berkaitan dengan penyediaan laporan, data, statistik dan
pembinaan pengkalan data serta mekanisme aliran laporan dalam organisasi.
 Belanjawan (Budgeting) – Proses yang berkaitan dengan pengurusan apa jua jenis sumber
yang mempunyai implikasi kewangan.
Peranan Pengurus.
Menurut Henry Mintzberg, peranan utama pengurus terbahagi kepada tiga. iaitu:
a) Menjalinkan perhubungan interpersonal
Seseorang yang membantu dalam mewujudkan dan membina hubungan yang baik antara pengurus
dengan pengurus, dan antara pengurus dan pekerja. Ia berupaya memimpin pekerja bawahan dalam
aktiviti yang ddianjurkan. Ia juga memainkan peranan dalam memberi dorongan dan sokongan serta
menggalakkan pekerja bekerja dengan lebih gigih dan rajin. Selain itu, ia juga perlu menjalinkan
hubungan dengan pihak luar untuk memastikan mendapat maklumat mengenai perkembangan yang
berlaku diluar organisasi.
b) Menyebarkan maklumat.
Pengurus bertanggungjawab dalam menerima dan menghantar maklumat kepada pekerja. Harus
mencari maklumat sama ada dari segi persekitaran dalaman mahupun di persekitaran luaran.
Pengurus perlu menyampaikan semua maklumat yang diperolehi kepada semua pekerja yang
memerlukannya, juga perlu member keterangan yang lebih jelas agar matlamat yang ingin dicapai tidak
kabur.
c) Membuat keputusan.
Merupakan peranan yang amat dalam membuat keputusan secara bijak mengenai setiap aktiviti yang
akan dilaksanakan dalam organisasi. Pengurus perlu kreatif dalam mencipta sesuatu yang baru dan
lebih berinovatifkan, merancang, mengatur, dan mewujudkan pasaran serta sanggup mengambil risiko
yang bermunasabah dan realistik. Selain itu juga, pengurus perlu ada sifat-sifat yang positif, agar
keputusan yang dibuat tidak dipengaruhi oleh mana-mana pihak.
Proses Pengurusan

Merancang
Menetapkan matlamat dan objektif organisasi
Menentukan bagaimana mencapainya
Mengumpul dan menganalisis maklumat
Menentukan tugas yang perlu dijalankan bagi mencapai matlamat
Mengelola
Bagaimana mendapatkan kemudahan, staf, sumber bahan dan lain-lain
Menentukan rangka kerja yang cekap melalui proses penentuan kerja atau pembahagian tugas
Membahagikan kumpulan kerja dalam bentuk, susunan atau struktur organisasi tertentu
Menentukan struktur kewibawaan dan mekanisme organisasi
Membina dan mendefinisikan kaedah dan prosedur
Memilih dan memberitahu staf mengenai sumber yang ada / tersedia atau yang boleh diperolehi
Memimpin
Mengambil daya usaha dan inisiatif dalam menggerakkan sesuatu
Memimpin dan menentukan hala tuju kepada kumpulan
Menentukan jangka waktu dan kos
Mengeluarkan arahan
Memberi panduan, dorongan dan ransangan
Memberi bimbingan, latihan, teguran dan tunjuk ajar dalam mencapai sesuatu matlamat
Mengawal
Menyelia proses pelaksanaan
Membuat pemerhatian dan pencerapan
Membuat penilaian prestasi
Membuat laporan mengenai kemajuan
Membetulkan kesalahan & penyelewengan
Membuat penilaian di peringkat-peringkat peleksanaan perancangan