Anda di halaman 1dari 4

RSUD

PALABUHANRATU STOCK OPNAME


KABUPATEN
SUKABUMI Revisi Halaman
No. Dokumen
RSPLR/SPO/IFRS/
01 1/4

Ditetapkan,
Direktur RSUD Palabuhanratu,
STANDAR PROSEDUR Tanggal Terbit
OPERASIONAL
(SPO)

dr. H. Asep Rustandi


NIP. 196106261989031005
PENGERTIAN 1. Stok opname adalah kegiatan yang dilakukan setiap triwulan (3
bulan sekali) sebagai suatu mekanisme kontrol atas persediaan
perbekalan farmasi, perbekalan umum, termasuk Bahan Habis
Pakai dan dilakukan sesuai waktu yang telah
ditentukan/ditetapkan.
2. Perbekalan farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari
obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia, radiofarmasi dan
gas medis.
3. Perbekalan umum adalah material kebutuhan diluar perbekalan
farmasi dan alat kesehatan (alkes).
4. Barang Habis Pakai (BHP) adalah barang yang dipakai di suatu
unit kerja untuk kepentingan pasien dimana biayanya tidak
dibebankan secara langsung kepada pasien bersangkutan
selama.
TUJUAN 1. Menjamin mutu perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum
di rumah sakit dan unit terkait sesuai dengan yang dibutuhkan.
2. Mengetahui nilai buku dan nilai fisik perbekalan farmasi/BHP
dan perbekalan umum di rumah sakit dan unit terkait pada tiap
periode yang telah ditetapkan,
3. Mengetahui selisih nilai fisik dan nilai buku perbekalan
farmasi/BHP dan perbekalan umum di rumah sakit dan unit
terkait pada tiap periode yang telah ditetapkan.
STOCK OPNAME
RSUD
PALABUHANRATU No. Dokumen No. Revisi Halaman
KABUPATEN RSPLR/SPO/IFRS/ 2/4
SUKABUMI
1. Selambat-lambatnya 2 (dua) minggu sebelum stok opname,
Kepala Instalasi menentukan nama-nama petugas yang akan
PROSEDUR melaksanakan stok opname dengan berpedoman pada
lampiran SPO ini,
2. Paling lambat 1 (satu) hari menjelang stok opname dilakukan
pengarahan oleh Kepala Instalasi terhadap pelaksanaan stok
opname.
3. Satu hari sebelum pelaksanaan stok opname, lakukan pengeluaran
BHP.
4. Pelaksanaan stok fisik dilakukan sebagai berikut :
a. Lakukan pencetakan formulir item perbekalan farmasi dan
perbekalan umum sebelum pelaksanaan stok opname oleh
petugas yang ditunjuk melakukan stok opname.
b. Lakukan penutupan menu Current stock pada menu melihat
saldo stok.
c. Hitung dan cek expaired date perbekalan farmasi dan umum
secara manual, baik untuk Barang Habis Pakai maupun
bukan Barang Habis Pakai oleh Kepala Instalasi (Farmasi),
Kepala. Khusus untuk obat dalam kemasan dus, jika telah
digunakan, segel/ penutupnya harus dibuka sehingga
diketahui berapa jumlah obat yang tersisa pada saat
pelaksanaan stok opname.
d. Catat hasil perhitungan manual pada formulir yang telah
ditetapkan oleh petugas yang ditunjuk. Kertas kerja hasil
pencatatan dipertanggungjawabkan oleh kedua staf yang
menghitung dan mencatat. Bila ada koreksi / coretan diparaf
oleh kedua staf. Hasil kertas kerja harus
dipertanggungjawabkan sesuai dengan bukti fisik.
e. Dilakukan peng-input-an data ke komputer oleh petugas
yang mencatat dengan disaksikan /didampingi oleh petugas
yang lainnya. Hasil peng-input-an dikoreksi kembali. Peng-
input-an tersebut dilakukan di satu tempat yang telah
ditetapkan dengan jumlah komputer yang memadai.
RSUD PALABUHANRATU STOCK OPNAME
KABUPATEN SUKABUMI
No. Dokumen No. Revisi Halaman
RSPLR/SPO/IFRS/ 3/4

f. Hasil input yang didapat harus langsung dilakukan


penyesuaian. Cetak hasil penyesuaian tersebut
PROSEDUR kemudian cetak hasil stok opname.
g. Lakukan analisis (dicari selisih), antara stok yang
tertera pada komputer dengan stok fisik oleh Kepala
Instalasi. Kepala Instalasi harus dapat menjelaskan
selisig anatar stock yang tertera pada computer
dengan stok fisik, penjelasan selisih harus masuk
akal, logis, dan dapat diterima (misal : bila ada yang
tertukar kode harus ada pasangan “lebih” dan yang
“kurang”).
h. Catat hasil selisih yang diusulkan untuk dilakukan
penyesuaian kedua pada formulir Berita Acara
Penyesuaian Kedua, disupervisi oleh Petugas
Pengelola Barang dan Bagian Keuangan.
i. Kemudian lakukan penyesuaian kedua pada menu
penyesuaian stok random dan dicetak serta
ditandatangan oleh Kepala Instalasi, Petugas
Pengelola Barang dan Bagian Keuangan.
j. Cetak rekapitulasi penyesuaian barang 3 (tiga)
bulan terakhir melalui menu “Rekap Penyesuaian
Barang”.
3. Kemudian lakukan lakukan analisis secara mendetail
pada H+1 :
a. Analisis laporan stok opname yang membandingkan
antara nilai fisik dengan nilai buku oleh Kepala
Instalasi. Laporan analisa difokuskan pada
penyebab selisih stok item per item (bukan
difokuskan kepada analisa global / akumulasi
selisih + dan -), dengan menggunakan format
terlampir (Lampiran 1 dan 2 khusus perbekalan
farmasi).
b. Petugas Pengelola Barang dan Bagian Keuangan.
merangkum hasil analisa instalasi yang terkait.
RSUD PALABUHANRATU STOCK OPNAME
KABUPATEN SUKABUMI
No. Dokumen No. Revisi Halaman
RSPLR/SPO/IFRS/ 4/4

4. Analisis laporan stok opname yang membandingkan


antara nilai fisik dengan biaya belanja barang dilakukan
PROSEDUR oleh Petugas Pengelola Barang dan Bagian Keuangan.
5. Analisis rekapitulasi penyesuaian barang satu triwulan
oleh Petugas Pengelola Barang dan Bagian Keuangan
serta unit terkait/staf gudang umum dengan format
terlampir. Laporan hasil analisa stok opname kemudian
diserahkan kepada Petugas Pengelola Barang.
6. Laporan stok opname yang telah ditandatangani oleh
Kepala Instalasi diserahkan kepada Petugas Pengelola
Barang dalam waktu 1 minggu setelah pelaksanaan stok
opname.
UNIT TERKAIT 1. Penunjang Medis : Instalasi Farmasi
2. Bidang Pelayanan
3. Pengelola barang
4. Keuangan

Anda mungkin juga menyukai