KABUPATEN SUKABUMI Revisi Halaman No. Dokumen RSPLR/SPO/IFRS/ 01 1/4
Ditetapkan, Direktur RSUD Palabuhanratu, STANDAR PROSEDUR Tanggal Terbit OPERASIONAL (SPO)
dr. H. Asep Rustandi
NIP. 196106261989031005 PENGERTIAN 1. Stok opname adalah kegiatan yang dilakukan setiap triwulan (3 bulan sekali) sebagai suatu mekanisme kontrol atas persediaan perbekalan farmasi, perbekalan umum, termasuk Bahan Habis Pakai dan dilakukan sesuai waktu yang telah ditentukan/ditetapkan. 2. Perbekalan farmasi adalah sediaan farmasi yang terdiri dari obat, bahan obat, alat kesehatan, reagensia, radiofarmasi dan gas medis. 3. Perbekalan umum adalah material kebutuhan diluar perbekalan farmasi dan alat kesehatan (alkes). 4. Barang Habis Pakai (BHP) adalah barang yang dipakai di suatu unit kerja untuk kepentingan pasien dimana biayanya tidak dibebankan secara langsung kepada pasien bersangkutan selama. TUJUAN 1. Menjamin mutu perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di rumah sakit dan unit terkait sesuai dengan yang dibutuhkan. 2. Mengetahui nilai buku dan nilai fisik perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di rumah sakit dan unit terkait pada tiap periode yang telah ditetapkan, 3. Mengetahui selisih nilai fisik dan nilai buku perbekalan farmasi/BHP dan perbekalan umum di rumah sakit dan unit terkait pada tiap periode yang telah ditetapkan. STOCK OPNAME RSUD PALABUHANRATU No. Dokumen No. Revisi Halaman KABUPATEN RSPLR/SPO/IFRS/ 2/4 SUKABUMI 1. Selambat-lambatnya 2 (dua) minggu sebelum stok opname, Kepala Instalasi menentukan nama-nama petugas yang akan PROSEDUR melaksanakan stok opname dengan berpedoman pada lampiran SPO ini, 2. Paling lambat 1 (satu) hari menjelang stok opname dilakukan pengarahan oleh Kepala Instalasi terhadap pelaksanaan stok opname. 3. Satu hari sebelum pelaksanaan stok opname, lakukan pengeluaran BHP. 4. Pelaksanaan stok fisik dilakukan sebagai berikut : a. Lakukan pencetakan formulir item perbekalan farmasi dan perbekalan umum sebelum pelaksanaan stok opname oleh petugas yang ditunjuk melakukan stok opname. b. Lakukan penutupan menu Current stock pada menu melihat saldo stok. c. Hitung dan cek expaired date perbekalan farmasi dan umum secara manual, baik untuk Barang Habis Pakai maupun bukan Barang Habis Pakai oleh Kepala Instalasi (Farmasi), Kepala. Khusus untuk obat dalam kemasan dus, jika telah digunakan, segel/ penutupnya harus dibuka sehingga diketahui berapa jumlah obat yang tersisa pada saat pelaksanaan stok opname. d. Catat hasil perhitungan manual pada formulir yang telah ditetapkan oleh petugas yang ditunjuk. Kertas kerja hasil pencatatan dipertanggungjawabkan oleh kedua staf yang menghitung dan mencatat. Bila ada koreksi / coretan diparaf oleh kedua staf. Hasil kertas kerja harus dipertanggungjawabkan sesuai dengan bukti fisik. e. Dilakukan peng-input-an data ke komputer oleh petugas yang mencatat dengan disaksikan /didampingi oleh petugas yang lainnya. Hasil peng-input-an dikoreksi kembali. Peng- input-an tersebut dilakukan di satu tempat yang telah ditetapkan dengan jumlah komputer yang memadai. RSUD PALABUHANRATU STOCK OPNAME KABUPATEN SUKABUMI No. Dokumen No. Revisi Halaman RSPLR/SPO/IFRS/ 3/4
f. Hasil input yang didapat harus langsung dilakukan
penyesuaian. Cetak hasil penyesuaian tersebut PROSEDUR kemudian cetak hasil stok opname. g. Lakukan analisis (dicari selisih), antara stok yang tertera pada komputer dengan stok fisik oleh Kepala Instalasi. Kepala Instalasi harus dapat menjelaskan selisig anatar stock yang tertera pada computer dengan stok fisik, penjelasan selisih harus masuk akal, logis, dan dapat diterima (misal : bila ada yang tertukar kode harus ada pasangan “lebih” dan yang “kurang”). h. Catat hasil selisih yang diusulkan untuk dilakukan penyesuaian kedua pada formulir Berita Acara Penyesuaian Kedua, disupervisi oleh Petugas Pengelola Barang dan Bagian Keuangan. i. Kemudian lakukan penyesuaian kedua pada menu penyesuaian stok random dan dicetak serta ditandatangan oleh Kepala Instalasi, Petugas Pengelola Barang dan Bagian Keuangan. j. Cetak rekapitulasi penyesuaian barang 3 (tiga) bulan terakhir melalui menu “Rekap Penyesuaian Barang”. 3. Kemudian lakukan lakukan analisis secara mendetail pada H+1 : a. Analisis laporan stok opname yang membandingkan antara nilai fisik dengan nilai buku oleh Kepala Instalasi. Laporan analisa difokuskan pada penyebab selisih stok item per item (bukan difokuskan kepada analisa global / akumulasi selisih + dan -), dengan menggunakan format terlampir (Lampiran 1 dan 2 khusus perbekalan farmasi). b. Petugas Pengelola Barang dan Bagian Keuangan. merangkum hasil analisa instalasi yang terkait. RSUD PALABUHANRATU STOCK OPNAME KABUPATEN SUKABUMI No. Dokumen No. Revisi Halaman RSPLR/SPO/IFRS/ 4/4
4. Analisis laporan stok opname yang membandingkan
antara nilai fisik dengan biaya belanja barang dilakukan PROSEDUR oleh Petugas Pengelola Barang dan Bagian Keuangan. 5. Analisis rekapitulasi penyesuaian barang satu triwulan oleh Petugas Pengelola Barang dan Bagian Keuangan serta unit terkait/staf gudang umum dengan format terlampir. Laporan hasil analisa stok opname kemudian diserahkan kepada Petugas Pengelola Barang. 6. Laporan stok opname yang telah ditandatangani oleh Kepala Instalasi diserahkan kepada Petugas Pengelola Barang dalam waktu 1 minggu setelah pelaksanaan stok opname. UNIT TERKAIT 1. Penunjang Medis : Instalasi Farmasi 2. Bidang Pelayanan 3. Pengelola barang 4. Keuangan