KOLEJ VOKASIONAL

NOTA KURSUS M3 – M4
SEMESTER SESI

JABATAN

PROGRAM

KOD/KURSUS

KOMPETENSI

KOMPETENSI
UNIT

HASIL
PEMBELAJARAN
M3 – M4

Perancangan

Mentakrifkan perancangan

Berdasarkan Kamus Dewan Bahasa, ‘merancang’ ditakrifkan sebagai ‘proses merencanakan atau

mempersiapkan’. Takrifan yang ringkas ini walaupun mampu dihuraikan namun skop huraiannya

mungkin agak terhad. Takrif perancangan mempunyai skop yang lebih luas. Harold Koontz dan Heiz

Weihmict dalam buku mereka ‘Management’ mentakrifkan perancangan sebagai satu proses

pengurusan yang melibatkan pemilihan misi, penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk

mencapainya. Pada masa yang sama, perancangan melibatkan proses pembuatan keputusan iaitu

membuat pilihan ke atas pelan tindakan. Menurut Azman Che Omar, perancangan sebagai satu proses

menentukan objektif yang dikehendaki oleh pihak pengurusan atasan organisasi. Dengan adanya

perancangan, pihak pengurusan atasan sesebuah organisasi akan dapat merangka srategi-strategi

tindakan yang sesuai dan terbaik dengan mengambil kira faktor-faktor dalaman organisasi dan

persekitaran luaran yang akan mempengaruhi kehidupan sesebuah organisasi untuk mencapai objektif

tersebut. Perancangan melibatkan rangkaian aktiviti yang menyeluruh dalam mencapai pelbagai

matlamat yang telah ditentukan.

Perancangan boleh ditakrifkan;

1. Proses menentukan visi, misi dan matlamat dan membentuk tindakan yang diambil untuk

mencapai matlamat tersebut.

2. Satu proses di mana pengurus menentukan matlamat yang hendak dicapai dan menentukan

tindakan yang paling sesuai untuk diambil disemua peringkat organisasi.

3. Proses di mana pengurus menentukan matlamat yang ingin dicapai dan menentukan tindakan

yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat

organisasi.
 4. Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa yang hendak diperolehi pada masa

hadapan dengan mula melaksanakan programnya sekarang.

Menerangkan kepentingan perancangan

1. Menyediakan hala tuju/menentukan matlamat/fokus Organisasi perlu membuat analisis peluang,

cabaran, ancaman, kekuatan, kelemahan untuk menentukan matlamat. Membantu pengurus
menentukan matlamat, kumpulan kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi mencapai
matlamat. Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber dengan lebih efektif dan efisien.
Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan serta bagaimana ia mempengaruhi organisasi.
Contoh: Perancangan 5 tahun – menyatakan visi, misi, objektif, rancangan operasi, keperluan
kewangan, keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat organisasi.
2. Menyelaras sumber Mengenalpasti, mengagih dan menggunakan sumber secara cekap dan
berkesan antara jabatan/unit perniagaan – kurangkan pembaziran; mengadakan sumber berganda.
3. Ukuran prestasi /pencapaian Dalam rancangan ada matlamat/objektif yang ingin dicapai.
Objektif/matlamat ini akan menjadi garis penamat. Perancangan membolehkan penetapan tanda aras
yang hendak dicapai. Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk, perkhidmatan atau
proses yang terbaik berbanding pesaing sebagai satu standard atau piawai untuk meningkatkan
prestasi organisasi.
4. Tindakan pembaikan Hasil sebenar yang dicapai akan dibanding dengan gol. Kekurangan akan
ditambah baik.
5. Panduan membuat keputusan Dalam rancangan ada garispanduan tentang apa matlamat dan
bagaimana mencapainya. Dan garispanduan ini akan menjadi panduan kepada membuat keputusan
khususnya berkaitan pengagihan sumber.
6. Memahami persekitaran perniagaan membentuk strategi perniagaan. Pengurus dapat
mengenalpasti peluang dan masalah/ancaman yang dihadapi oleh perniagaan pada masa sekarang
dan masa depan Penyesuaian boleh dilakukan dengan segera - memastikan operasi organisasi
berjalan lancar – menjimatkan kos, mengurangkan pembaziran dan risiko.
7. Sebagai alat kawalan Supaya penyelewengan/kesilapan dapat dielakkan Dengan perancangan satu
sistem kawalan dapat diwujudkan. Pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi selaras dengan
perancangan. Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke semasa.
Menjelaskan proses perancangan

Terdiri daripada beberapa langkah teratur yang logik Iaitu mempunyai lima langkah

1. Menetapkan matlamat
Matlamat ialah elemen penting dalam perancangan. Setiap rancangan yang dibentuk adalah
untuk mencapai matlamat. Proses perancangan bermula dengan penetapan matlamat umum
dan menyeluruh bagi seluruh organisasi. Daripada matlamat umum ini, setiap
cawangan/jabatan/unit dalam organisasi akan dibentuk. Seterusnya, setiapnya akan
membangunkan rancangan tindakan
2. Menganalisis persekitaran
Menjadi dasar kepada rancangan tindakan. Hal ini bermaksud pengurus perlu memantau
persekitaran luaran & dalaman organisasi berdasarkan maklumat yg didapati. Persekitaran
luaran ialah elemen-elemen luar yg mempengaruhi perjalanan organisasi spt undang- undang,
ekonomi, politik, keadaan industri & sikap pengguna. Persekitaran dalaman ialah elemen dlm
organisasi seperti sumber manusia, sumber kewangan dan teknologi Pengurus menganalisis
persekitaran dengan melihat apa yang sedang berlaku dan seterusnya meramal apa yang
akan berlaku sama ada dalam atau luar organisasi. Contohnya, jika diramalkan bahawa
ekonomi dunia pada tahun depan akan berkembang dan lebih banyak negara akan
mengamalkan dasar pasaran bebas, pengurus harus merancang untuk menambah pelaburan
syarikatnya.Maka,berdasarkan ekonomi dunia akan bertambah baik, rancangan tindakan yg
sewajarnya perlulah diambil.
3. Menetapkan tindakan alternatif
Pengurus perlulah menentukan lebih daripada satu cara untuk mencapai sesuatu maklumat yg
telah ditetapkan. Penetapan tindakan alternatif ini pada dasarnya merupakan satu aktiviti
pembuatan keputusan. Untuk membantu pengurus membentuk beberapa tindakan alternatif,
mereka boleh menggunakan pelbagai teknik.
4. Menilai alternatif
Untuk membuat keputusan yang dapat membantu mencapai matlamat yg telah ditetapkan,
pengurus hendaklah menilai semua tindakan alternatif yg telah dibentuk. Penilaian perlu dibuat
dengan melihat kekuatan dan kelemahan setiap tindakan alternatif dan bagaimana setiap
alternatif ini dapat mencapai matlamat yang telah ditetapkan.
 5. Memilih tindakan alternatif
Setiap penilaian ke atas setiap alternatif dibuat dengan teliti, tugas pengurus seterusnya
adalah untuk memilih alternatif terbaik yang dapat membantu mencapai matlamat organisasi.
Alternatif yg telah dipilih hendaklah dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Alternatif
tersebut dapat dilaksanakan melalui pengagihan tugas dan sumber, iaitu fungsi
pengorganisasian.

Mengenal pasti jenis-jenis perancangan

Setiap perancangan mempunyai hubung kait secara langsung dengan peringkat perancangan, tahap
perancangan, jangka masa perancangan dan kegunaan setiap jenis perancangan di dalam organisasi.

Perancangan strategik (Jangka Panjang)

a. Satu rancangan umum yang komprehensif atau menyeluruh yang menerangkan rancangan
menyeluruh untuk mencapai misi dan matlamat.
b. Perancangan menyeluruh bagi mencapai matlamat organisasi.
c. Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan matlamat jangka panjang organisasi.
d. Tempoh masa melebihi tiga tahun.
e. Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan.
f. Risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan keseluruhan.
g. Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi
h. Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik (jangka panjang)
i. Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan luaran seperti ekonomi, teknologi,
kebudayaan, pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.

Perancangan taktikal (Jangka Sederhana)

a. Satu pelan operasi yang spesifik yang memperincikan bagaimana, bila dan di mana sesuatu
strategi itu akan dilaksanakan.
b. Perancangan yang direkabentuk bagi melaksanakan perancangan strategik.
c. Perancangan taktikal dijalankan mengikut strategi yang dibentuk
d. Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh pengurus peringkat pertengahan.
e. Tempoh lebih singkat berbanding perancangan strategik iaitu antara satu hingga tiga tahun.
f. Juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi perancangan sesuatu jabatan
seperti perancangan pemasaran, perancangan kewangan, perancangan sumber manusia dll.
g. Pengurus pertengahan menyediakan perancangan taktikal (jangka sederhana).
 h. Menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat oleh pengurus atasan.
i. Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan menggunakan sumber-sumber yang
ada bagi mencapai matlamat yang ditetapkan

Perancangan operasi (Jangka Pendek)

a. Perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurus peringkat bawahan.
b. Jangka masa paling pendek kurang daripada satu tahun.
c. Penekanan pada tugas-tugas rutin.
d. Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja harian, mingguan, bulanan.
e. Berkaitan aktiviti pengeluaran.
f. Pengurus bawahan akan menyediakan perancangan operasian
g. Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan perancangan yang dibuat oleh pengurus
peringkat atasan dan pertengahan. ·

Perancangan kontigensi
a. Disediakan bertujuan menghalang atau mengurangkan perkara-perkara yang boleh
mengganggu kelancaran pelaksanaan perancangan strategik, taktikal dan operasi.
b. Halangan-halangan ini merupakan penyebab-penyebab yang dijangka berdasarkan kajian
dan pemerhatian yang dibuat atau daripada pengalaman masa lalu.
c. Pelan kontigensi akan dapat menyelesaikan masalah kepada isu yang serius/kritikal yang
boleh memberi kesan negatif kepada pencapaian objektif aktiviti atau program yang sedang
dijalankan
d. Pelan kontigensi boleh disediakan untuk semua peringkat sama ada di peringkat
perancangan strategik, pelan taktikal atau pelan operasi