Project Scope Management Chapter 5

A. Definisiproject scope management

Project scope managementyaitu acuan segala pekerjaan yang terlibat dalam
pembuatan produk-produk hasil proyek dan proses yang digunakan untuk
membuatnya.Project scope management atau batasan proyek mendefinisikan apa
yang akan dikerjakan atau apa yang tidak dikerjakan dalam sebuah proyek. Hal ini
dilakukan untuk memastikan agar tim proyek dan stakeholders mengerti apa yang
akan dihasilkan dalam proyek dan cara untuk menghasilkannya.

Proses project scope management

Ada lima (5) proses utama yang terlibat dalam project scope management yaitu:
1) Scope planning: menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan
diawasi serta bagaimana Wok Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Hasil
utama dari scope planning yaitu scope management plan.
2) Scope statement: mengontrol proyek dan konsep dasar lingkup serta
menambahkan informasi selama proses perencanaan sebagai persyaratan
penambahan dan perubahan permintaan disetujui. Outputnya berupa project
scope statement, permintaan perubahan, update scope management plan.
3) Membuat WBS: membagi proyek besar menjadi proyek yang lebih kecil yang
lebih mudah ditangani. Outputnya berupa WBS, kamus WBS, permintaan
perubahan, update project scope statement dan yaitu scope management plan.
4) Scope Vertifications: persetujuan formal dari project scope. Stakeholders
proyek seperti klien dan sponsor proyek akan memeriksa proyek kemudian
menentukan untuk menerima proyek. Apabila hasilnya tidak diterima maka
klien atau sponsor akan minta perubahan berupa perbaikan dari proyek yang
sudah dilakukan. Outputnya berupa penerimaan, permintaan perubahan,
rekomendasi perbaikan.
5) Scope control: melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Scope
control berupa identifikasi, evaluasi, dan menerapkan perubahan pada lingkup
proyek sebagai kemajuan proses. Outputnya berupa permintaan perubahan,
update scope project statement, WBS dan kamus WBS, scope management
plan, dan aset organisasi proses.

1 Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima

[1111091000085]
 Project Scope Management Chapter 5

B. Scope planning dan scope management plan

Langkah pertama dalam project scope management adalah scope planning. Ukuran
proyek, kerumitan, kepentingan, dan faktor lain dapat sangat mempengaruhi usaha
yang digunakan dalam scope planning. Output utama dari proses scope management
plan. Scope management plan adalah dokumen yang mencakup deskripsi mengenai
cara tim dalam mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat WBS,
memverifikasi penyelesaian proyek, dan permintaan kontrol untuk perubahan scope
project. Kunci masukannya berupa persiapan proyek scope management plan.

C. Scope definition dan project scope statement

Langkah selanjutnya dalam scope management plan yaitu menetapkan langkah kerja
yang dibutuhkan untuk proyek selanjutnya. Alat utama dan teknik yang digunakan
dalam ketentuan lingkup meliputi menganalisa produk, mengidentifikasi pendekatan
alternatif dalam pengerjaan, mengerti dan menganalisa kebutuhan stakeholder, dan
menggunakan pendapat ahli. Output utama dari proses ini adalah project scope
statement. Project scope statement adalah dokumen yang memberikan informasi dan
mengendalikan tentang apa saja lingkup dari proyek dan produk yang akan dibangun
memastikan bahwa semua kebutuhan yang menjadi faktor sukses sudah tercakup dan
menjaga agar tim developer dan klien tidak keluar dari batasan proyek sehingga
dapat menyelesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.

D. Membuat Work Breakdown Sturcture (WBS)

Setelah melengkapi perencanaan lingkup dan ketentuan proses, langkah selanjutnya
dalam manajemen lingkup proyek yaitu membuat work breakdown structure. WBS
adalah suatu metode pengorganisasian proyek menjadi struktur laporan hierarkis.
WBS digunakan untuk memecahkan tiap proses pekerjaan menjadi lebih detail. WBS
merupakan dokumen dasar dalam project management karena menyediakan
perencanaan dasar dan mengatur jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan perubahan.
Project scope statement dan project management plan merupakan input dasar dalam
pembuatan WBS.
E. Pendekatan untuk Mengembangkan WBS

2 Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima

[1111091000085]
 Project Scope Management Chapter 5
Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengembangkan struktur
rincian kerja. Pendekatan ini meliputi:
 penggunaan panduan
 Pendekatan analogi
 Pendekatan top-down
 Pendekatan bottom-up
 Mind Mapping
a. Penggunaaan panduan
Panduan untuk mengembangkan WBS sangat d perlukan. Misalnya pada U.S.
Department of Defense (DOD) untuk menentukan bentuk dan isi WBS untuk proyek
tertentu. . Banyak proyek DOD mengharuskan kontraktor untuk mempersiapkan
proposal mereka berdasarkan DOD yang disediakan WBS . Proposal ini harus
mencakup perkiraan biaya untuk setiap tugas dalam WBS pada tingkat rinci dan
ringkasan . Biaya untuk seluruh proyek harus dihitung dengan menjumlahkan biaya
semua tingkat rendah WBS tugas .
b. Pendekatan Analogi
Pendekatan lain untuk membangun sebuah WBS adalah pendekatan analogi . Dalam
Pendekatan analogi , menggunakan proyek serupa WBS sebagai titik awal . Misalnya
, Kim Nguyen. Darisuatu kasus d temukan bahwa salah satu pemasok organisasinya
melakukan proyek serupa upgrade teknologi informasi tahun lalu . Dia bisa meminta
mereka untuk berbagi WBS mereka untuk proyek yang memberikan titik awal untuk
proyek sendiri .
c. Pendekatan Top-down dan bottom-up
Dua pendekatan lain untuk membuat WBSs adalah pendekatan top-down dan bottom-
up . Manajer proyek mempertimbangkan pendekatan top-down dari WBS konstruksi
yang konvensional .
Untuk menggunakan pendekatan top-down , dimulai dengan item terbesar dari proyek
dan istirahat mereka menjadi barang bawahan mereka. Proses ini melibatkan
pemurnian pekerjaan menjadi lebih besar tingkat detail nya.
Pendekatan top-down paling cocok untuk manajer proyek yang memiliki wawasan
teknis yang luas dan perspektif gambaran besar. Dalam pendekatan bottom-up ,
anggota tim pertama mengidentifikasi sebanyak-banyaknya tugas tertentu yang

3 Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima

[1111091000085]
 Project Scope Management Chapter 5
terkaituntuk proyek. Mereka kemudian mengumpulkan tugas-tugas tertentu dan
mengaturnya dalam suatu ringkasan , atau tingkat yang lebih tinggi dalam WBS .
Pendekatan bottom-up sangat memakan waktu , tetapi juga dapat menjadi cara yang
sangat efektif untuk membuat WBS . proyek manajer sering menggunakan
pendekatan bottom-up untuk proyek-proyek yang mewakili sistem yang sama.
d. Mind Mapping
Beberapa manajer proyek menggunakan mind mapping untuk membantu
mengembangkan WBS. Mind mApping adalah teknik yang menggunakan cabang
memancar keluar dari ide inti untuk pemikiran struktur dan ide-ide . Pemetaan pikiran
memungkinkan orang untuk menulis dan bahkan menggambarkan ide-ide dalam
format nonlinier . Gambar dibawah ini menunjukkan diagram yang menggunakan
pemetaan pikiran untuk membuat WBS untuk IT upgrade.

Pemetaan pikiran dapat digunakan untuk mengembangkan WBSs menggunakan

Pendekatan top-down atau Pendekatan bottom-up. Sebagai contoh, Anda bisa
melakukan pemetaan pikiran untuk seluruh proyek dengan daftar seluruh proyek pada
suatu dokumen, menambahkan kategori utama, dan kemudian menambahkan cabang
untuk sub-kategori yang sesuai. Anda juga dapat menambahkan item manapun pada
mind-mapping dokumen tanpa mengikuti pendekatan top-down atau bottom-up yang
ketat. Setelah mind mapping dokumen lengkap, Anda dapat mengkonversi mereka
menjadi grafik atau tabel WBS bentuk.

F. The WBS Dictionary and Scope Baseline

4 Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima

[1111091000085]
 Project Scope Management Chapter 5
Kamus WBS adalah dokumen yang menggambarkan informasi rinci tentang masing-
masing item WBS. Format kamus WBS dapat bervariasi berdasarkan kebutuhan
proyek . Ini mungkin hanya sebuah paragraf singkat yang menjelaskan masing-
masing paket pekerjaan . Untuk lebih kompleks, seluruh halaman atau lebih mungkin
diperlukan untuk deskripsi paket pekerjaan . Beberapa persyaratan , estimasi biaya ,
dan informasi lainnya .
G. Advice for Creating a WBS and WBS Dictionary
Seperti yang dinyatakan sebelumnya , menciptakan WBS yang baik bukanlah tugas
yang mudah dan biasanya membutuhkan beberapa iterasi . Seringkali , yang terbaik
adalah menggunakan kombinasi pendekatan untuk menciptakan WBS proyek. Ada
beberapa prinsip dasar, untuk menciptakan setiap WBS yang baik dankamus .
 Sebuah unit kerja akan muncul hanya pada satu tempat dalam WBS.
 Isi kerja WBS item adalah jumlah item WBS di bawahnya .
 Sebuah item WBS adalah tanggung jawab individu, meskipun banyak orang mungkin
bekerja di atasnya .
 WBS harus konsisten dengan cara melayani tim proyek pertama , dan keperluan
lainnya.
 Anggota tim proyek harus terlibat dalam pengembangan WBS untuk memastikan
konsistensi dan buy-in .
 Setiap item WBS harus didokumentasikan dalam WBS kamus untuk memastikan
pengakuratan pemahaman tentang ruang lingkup kerja.
 WBS harus menjadi alat yang fleksibel untuk mengakomodasi perubahan yang tak
terelakkan.
H. Kontrol Ruang Lingkup
Kontrol ruang lingkup melibatkan mengendalikan perubahan ruang lingkup proyek .
Tujuan pengendalian ruang lingkup adalah untuk mempengaruhi faktor-faktor yang
menyebabkan perubahan ruang lingkup , menjamin perubahan diproses sesuai dengan
prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari pengendalian perubahan terintegrasi
, dan mengelola perubahan ketika mereka terjadi .
Rencana manajemen proyek , pekerjaan data kinerja , persyaratan dokumentasi ,
persyaratan ketertelusuran matriks , dan aset proses organisasi adalah masukan utama
kontrol lingkup . Alat penting untuk melakukan pengendalian lingkup adalah analisis
varians . perbedaan adalah perbedaan antara kinerja yang direncanakan dan aktual .
5 Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima
[1111091000085]
 Project Scope Management Chapter 5
Empat dari sepuluh faktor yang berkaitan dengan verifikasi lingkup dan kontrol :
keterlibatan pengguna , tujuan yang jelas bisnis , dikurangi atau jelas lingkup, dan
persyaratan dasar perusahaan .
Untuk menghindari kegagalan proyek , oleh karena itu, sangat penting untuk proyek
teknologi informasi manajer dan tim mereka untuk bekerja pada peningkatan input
pengguna dan mengurangi lengkap dan perubahan kebutuhan dan spesifikasi .
I. Saran untuk meningkatkan kualitas input user
Kurangnya input user menyebabkan masalah dengan pengelolaan cakupan
keseluruhan dan mengendalikan perubahan. Bagaimana dapat mengelola masalah
penting ini? Berikut ini adalah saran untuk meningkatkan input user:
 Mengembangkan proses seleksi proyek yang baik untuk proyek-proyek teknologi
informasi. Bersikeras bahwa semua proyek memiliki sponsor dari organisasi user.
Sponsor tidak boleh seseorang di departemen teknologi informasi, tidak harus sponsor
menjadi manajer proyek. Dan memastikan bahwa yang paling penting adalah orang-
orang di mana orang bekerja di dalam proyek.
 Memiliki pengguna pada tim proyek. Beberapa organisasi memerlukan manajer
proyek datang dari daerah bisnis proyek bukan informasi grup teknelogi. Beberapa
organisasi menetapkan manajer co-proyek untuk informasi proyek teknologi, salah
satu dari teknologi informasi dan salah satu dari utama kelompok usaha.
 Memiliki pertemuan rutin dengan agenda yang ditetapkan.
 Memberikan sesuatu kepada pengguna proyek dan sponsor secara teratur. Jika
beberapa jenis hardware atau software, pastikan ini bekerja pertama.
 Jangan berjanji untuk memberikan apa yang tidak bisa disampaikan dalam kerangka
waktu tertentu. Pastikan jadwal proyek memungkinkan cukup waktu untuk
menghasilkan kiriman.
 Co-menemukan pengguna dengan pengembang. Orang sering mengenal baik satu
sama lain dengan berada di dekat. Jika pengguna tidak dapat secara fisik dipindahkan
menjadi dekat develo-pers selama seluruh proyek, mereka bisa menyisihkan hari-hari
tertentu untuk co-location.

J. Saran untuk mengurangi persyaratan yang belum lengkap dan mengubah persyaratan
tersebut.

6 Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima

[1111091000085]
 Project Scope Management Chapter 5
Beberapa perubahan persyaratan diharapkan pada proyek-proyek teknologi informasi,
tetapi banyak pro-proyek memiliki terlalu banyak perubahan dengan kebutuhan
mereka, terutama selama tahap-tahap selanjutnya dari siklus proyek hidup ketika itu
lebih sulit untuk menerapkannya. Berikut ini adalah saran untuk meningkatkan proses
persyaratan:
 Mengembangkan dan mengikuti proses manajemen persyaratan yang meliputi
prosedur untuk penentuan awal persyaratan.
 Menggunakan teknik seperti prototyping , pemodelan use case , dan Joint
Application Desain untuk memahami kebutuhan pengguna secara menyeluruh.
 Masukkan semua persyaratan secara tertulis.
 Menyediakan tes yang memadai untuk memverifikasi bahwa produk proyek
tampil sebagai yang diharapkan. Melakukan pengujian di seluruh siklus hidup
proyek.
 Mengalokasikan sumber daya khusus untuk menangani permintaan perubahan.

K. Menggunakan software untuk membantu proyek lingkup manajemen.

Manajer proyek dan tim mereka dapat menggunakan beberapa jenis perangkat lunak
untuk membantu dalam lingkup proyek manajemen. kebanyakan orang menggunakan
spreadsheet atau perangkat lunak presentasi untuk mengembangkan berbagai chart,
grafik, dan matriks yang berkaitan dengan ruang lingkup manajemen.
Perangkat lunak pemetaan-pikiran dapat berguna dalam mengembangkan WBS.
Proyek stakeholder juga mengirimkan informasi manajemen proyek lingkup
menggunakan berbagai jenis perangkat lunak komunikasi seperti e-mail dan berbagai
macam aplikasi berbasis Web. Perangkat lunak manajemen proyek membantu untuk
mengembangkan WBS, yang berfungsi sebagai dasar untuk membuat grafik,
pengalokasian biaya, dan sebagainya.
Anda juga dapat menggunakan template yang datang dengan berbagai produk
perangkat lunak manajemen proyek untuk membantu untuk membuat WBS proyek
Anda. Anda juga dapat menggunakan berbagai jenis perangkat lunak khusus untuk
membantu dalam lingkup proyek manajemennya. Banyak proyek teknologi informasi
menggunakan perangkat lunak khusus untuk kebutuhan manajemennya, prototyping,
pemodelan, dan kerja lingkup terkait lainnya. Karena ruang lingkup adalah suatu

7 Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima

[1111091000085]
 Project Scope Management Chapter 5
penting bagian dari manajemen proyek, dalam mengelola lingkup manajemen proyek
sangat penting, terutama pada teknologi informasi proyek.
Setelah memilih proyek, organisasi harus mengumpulkan persyaratan dan
menentukan lingkup pekerjaan, memecah pekerjaan menjadi potongan-potongan
dikelola, pastikan ruang lingkup dengan stakeholder proyek, dan mengelola
perubahan lingkup proyek. Lingkup manajemen proyek mencakup proses-proses yang
diperlukan untuk memastikan bahwa proyek alamat semua pekerjaan yang diperlukan,
dan hanya dibutuhkan kerja, untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

8 Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima

[1111091000085]
 Project Scope Management Chapter 5
Ringkasan Bab

Lingkup manajemen proyek mencakup proses-proses yang diperlukan untuk

memastikan proyek yang diperlukan, dan hanya dibutuhkan kerja keras, untuk menyelesaikan
proyek dengan sukses. Proses utama meliputi pengumpulan persyaratan, mendefinisikan
ruang lingkup, membuat WBS, memverifikasi ruang lingkup, dan mengendalikan lingkup.
Langkah pertama dalam manajemen lingkup proyek pengumpulan persyaratan, bagian
penting dari banyak proyek TI Adalah penting untuk meninjau piagam proyek dan bertemu
dengan pemangku kepentingan utama yang tercantum dalam stakeholder pketika
mengumpulkan persyaratan. Thema di output dari proses ini adalah persyaratan dokumentasi,
rencana pengelolaan persyaratan, dan persyaratan ketertelusuran matriks.

Sebuah struktur rincian kerja ( WBS ) adalah pengelompokan berorientasi deliverable

pekerjaan yang terlibat dalam sebuah proyek yang mendefinisikan total lingkup proyek .
WBS membentuk dasar untuk perencanaan dan mengelola jadwal proyek, biaya, sumber
daya, dan perubahan. Anda tidak dapat menggunakan manajemen proyek perangkat lunak
tanpa terlebih dahulu menciptakan sebuah WBS yang baik . Sebuah WBS kamus adalah
dokumen yang menggambarkan informasi rinci tentang setiap item WBS . Sebuah WBS yang
baik seringkali sulit untuk menciptakan karena kompleksitas proyek. WBS adalah konsep
kunci dalam benar menggunakan perangkat lunak manajemen proyek karena menyediakan
dasar untuk memasukkan tugas.

9 Devi Dias Maharani [1111091000075], Lathhifatun Nisa [1111091000076], Nadia Kazhima

[1111091000085]