1.

JUDUL

“Pembuatan Sistem Informasi Reservasi Pada Hotel Filadelfia”

2. LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat membawa

pengaruh yang cukup besar bagi kehidupan masyarakat saat ini. Salah satu bentuk

nyata adanya perkembangan teknologi dan informasi yang terjadi adalah hadirnya

sebuah Sistem Informasi yang dimanfaatkan oleh para pelaku ekonomi dalam

proses bisnis tertentu dengan tujuan untuk menunjang keberhasilan operasional

bisnis mereka. Akhir-akhir ini semakin banyak pelaku bisnis perhotelan yang

menerapkan penggunaan Sistem Informasi dalam usaha mereka agar memudahkan

pelanggan dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan mengenai hotel. Selain

itu, adanya Sistem Informasi juga diharapkan dapat membantu kelancaran proses

transaksi saat reservasi.

Hotel Filadelfia merupakan salah satu usaha perhotelan yang terletak di

Jalan Tenggilis Mejoyo AI 24, Surabaya. Hotel ini memiliki 25 kamar yang terbagi

atas 4 tipe, yaitu Standard Room, Superior Room, Deluxe Room, dan Suite Room.

Hotel ini juga memiliki sebuah restaurant mini yang biasanya digunakan untuk

breakfast. Hotel Filadelfia juga membuka cabang di Batu. Tepatnya di Jalan Bukit

Berbunga No. 4 - 6. Di cabang ini terdapat 56 kamar yang terbagi atas 3 tipe kamar,

yaitu Deluxe Double Or Twin Room, Deluxe Triple, dan Deluxe Family. Selain itu,

hotel ini juga menyediakan restaurant serta gedung pertemuan yang digunakan

untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan acara.

Proposal Kerja Praktek 2

Hotel Filadelfia sampai saat ini belum menerapkan penggunaan Sistem

Informasi sehingga keseluruhan prosesnya masih dilakukan secara manual. Proses

– proses utama seperti reservasi dan pendataan tamu hotel, status pemesanan, serta

kondisi kamar, masih dicatat kedalam buku, sehingga pihak hotel pernah

mengalami masalah saat perhitungan biaya kamar ketika ada tamu yang check-out,

dan juga masalah terjadi saat dilakukan perhitungan biaya pengeluaran hotel

Filadelfia. Masalah lain adalah ketika ada orang dari luar kota atau luar pulau yang

akan menginap di hotel ini, mereka pasti ingin melakukan reservasi beberapa hari

sebelumnya untuk memastikan bahwa mereka akan mendapatkan kamar yang

diinginkan, namun hal tersebut belum dapat diterapkan karena Hotel Filadelfia

masih belum memiliki sebuah sarana yang memungkinkan orang – orang tersebut

dapat melakukan reservasi secara online. Hal tersebut bisa jadi akan menurunkan

jumlah tamu yang memilih Hotel Filadelfia sebagai tempat menginap.

Dengan maksud meningkatkan pelayanan, memperluas jangkauan pasar,

dan melakukan perubahan pada konsep hotel, pemilik Hotel Filadelfia

menginginkan adanya penggunaan sistem hotel yang jelas sehingga dapat

mempermudah proses bisnis dalam Hotel Filadelfia. Berdasarkan hal tersebut maka

akan dibuatkan sebuah Sistem Informasi bagi Hotel Filadelfia yang nantinya akan

mempermudah calon pelanggan untuk melihat semua informasi mengenai hotel,

dan melakukan reservasi kamar sesuai kebutuhan. Selain itu juga, dengan adanya

sistem ini diharapkan akan mempermudah pihak hotel dalam melakukan proses

manajemen dalam hotel, seperti mencatat reservasi kamar dan gedung, pendataan

pelanggan, mengecek status kamar, serta pembuatan laporan keuangan Hotel.

Jurusan Teknik Informatika, FakultasTeknik, Universitas Surabaya

Proposal Kerja Praktek 3

3. RUMUSAN MASALAH

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka rumusan yang tepat untuk

permasalahan ini adalah Bagaimana cara membantu Hotel Filadelfia dalam

meningkatkan jumlah tamu, dan memudahkan dalam proses reservasi serta proses

pembuatan laporan keuangan?

4. TUJUAN

Tujuan dari Kerja Praktek ini adalah Pembuatan Sistem Informasi

Reservasi Pada Hotel Filadelfia.

5. MANFAAT

Manfaat dari penelitian ini antara lain sebagai berikut :

a. Bagi Pihak Hotel

i. Memudahkan dalam menangani reservasi, perpanjangan dan

pembatalan kamar, serta penyewaan gedung pertemuan.

ii. Memudahkan proses perhitungan dan pembuatan laporan keuangan

dalam hotel.

b. Bagi Tamu Hotel

i. Memudahkan dalam mengetahui informasi yang diperlukan

mengenai hotel, seperti jumlah dan tipe kamar, ketersediaan kamar,

promo atau diskon yang tersedia, fasilitas - fasilitas yang disediakan,

serta fasilitas untuk tiap - tiap kamar hotel itu sendiri.

Jurusan Teknik Informatika, FakultasTeknik, Universitas Surabaya

Proposal Kerja Praktek 4

ii. Mempermudah proses reservasi dan pembatalan kamar secara

online serta proses penyewaan gedung pertemuan.

6. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari pembuatan Kerja Praktek ini hanya mencakup proses:

 Sistem dibuat menggunakan Bahasa pemrograman PHP

 Sistem akan memiliki 2 bagian yaitu frontend dan backend

 Bagian frontend terdiri dari proses reservasi, pembatalan, dan

perpanjangan kamar secara online oleh user (calon pelanggan).

 Bagian backend terdiri dari proses reservasi, pembatalan dan

perpanjangan kamar oleh bagian receptionist serta pembuatan

laporan keuangan yang di dapat dari reservasi kamar hotel.

7. RENCANA KEGIATAN

Rencana kegiatan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan Kerja Praktek ini

adalah sebagai berikut:

1. Analisis

Untuk tahap pertama, dilakukan kegiatan analisis permasalahan yang

terjadi, yaitu dengan melakukan observasi. Pada saat observasi akan dilakukan

wawancara kepada pihak manajemen hotel serta studi mengenai data terkait.

2. Desain

Pada tahap ini dilakukan perancangan desain sistem yang sesuai dengan

hasil analisa permasalahan. Perancangan sistem akan menggunakan diagram

perancangan Entity Relationship Diagram serta mock-up User Interface.

Jurusan Teknik Informatika, FakultasTeknik, Universitas Surabaya

Proposal Kerja Praktek 5

3. Implementasi

Pada tahap ini akan dilakukan pengimplementasian sistem kedalam bahasa

pemrograman PHP, serta pembuatan database sistem.

4. Uji Coba Validasi dan Evaluasi

Pada tahap ini akan dilakukan uji coba dan evaluasi untuk memastikan

sistem yang telah diimplementasikan sudah bebas dari error. Selain itu juga,

akan dilakukan validasi dalam jangka waktu tertentu agar memastikan bahwa

sistem yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan.

5. Penyusunan Laporan

Pada tahap terakhir akan dilakukan penyusunan laporan Kerja

Praktek berdasarkan rencana kegiatan yang telah dibuat sebelumnya, dimulai

dari tahap analisis sampai pada tahap evaluasi.

8. GAMBARAN SISTEM

Sistem yang akan dibuat memiliki gambaran sebagai berikut:

User (calon pelanggan) dapat mengakses Sistem Informasi hotel yang

berupa website, dengan memasukan alamat (URL) website Hotel Filadelfia. Pada

halaman utama atau index dari website, terdapat beberapa pilihan menu, antara

lain: Home, Reservasi, Galeri, dan Tentang Kami. Selain itu, tersedia pula dua

pilihan lokasi hotel yang dapat dipilih yaitu Batu dan Surabaya. Ketika salah satu

dari dua pilihan lokasi tersebut dipilih maka user akan otomatis diarahkan menuju

ke menu Reservasi.

Pada menu reservasi, user akan diminta untuk menginputkan tanggal

check-in, lama menginap, serta jumlah orang yang akan menginap. Sistem

Jurusan Teknik Informatika, FakultasTeknik, Universitas Surabaya

Proposal Kerja Praktek 6

kemudian secara otomatis akan mencarikan kamar sesuai dengan inputan dari

user. Setelah itu, akan muncul tampilan gambar denah hotel, dimana dari denah

tersebut user dapat mengetahui ketersediaan kamar, ukuran, serta tata letak kamar.

Kamar yang sudah terisi akan diberikan tanda atau warna khusus agar

membedakan kamar tersebut dengan kamar lainnya yang masih kosong. User

kemudian dapat memilih kamar yang ingin ditempati dengan cara mengklik posisi

kamar yang diinginkan pada denah. Setelah itu, akan muncul informasi mengenai

jumlah, ukuran tempat tidur, serta fasilitas yang disediakan untuk kamar tersebut,

beserta dengan form reservasi.

Dalam form reservasi, user akan diminta menginputkan beberapa

informasi yang berhubungan dengan proses administrasi, seperti data diri, yang

meliputi nama, nomor HP, nomor KTP atau nomor identitas lainnya, juga alamat

rumah, serta metode pembayaran yang diinginkan, yaitu transfer atau tunai

(langsung di hotel). Jika memilih metode transfer, maka user akan diberikan

informasi mengenai nomor rekening bank dari Hotel Filadelfia untuk digunakan

pada saat proses pembayaran secara transfer. Setelah proses selesai, maka bukti

transfer atau pembayaran tersebut harus disimpan oleh user untuk nantinya dapat

ditunjukkan ke bagian receptionist pada saat check-in. Ketika bagian receptionist

menerima bukti pembayaran, maka akan langsung dilakukan validasi pembayaran

ke sistem. Hal yang sama berlaku pada saat calon pelanggan ingin melakukan

pembayaran secara tunai. Ketika user memilih metode pembayaran secara tunai,

maka pada saat user atau calon pelanggan tiba di hotel, bagian receptionist akan

melakukan pengecekan identitas user yang sudah tersimpan pada sistem dengan

identitas calon pelanggan tersebut. Ketika data dipastikan telah sesuai, baru

Jurusan Teknik Informatika, FakultasTeknik, Universitas Surabaya

Proposal Kerja Praktek 7

kemudian akan dilanjutkan dengan melakukan pembayaran dari calon pelanggan

secara tunai.

Untuk semua proses reservasi yang telah berlangsung, data-datanya akan

tersimpan di database, termasuk nama karyawan yang melayani proses reservasi

pada hari itu. Data - data reservasi tersebut akan diolah menjadi laporan

pemasukan hotel dimana laporan tersebut akan menampilkan informasi

mengenai jumlah pemasukan hotel per bulan atau per tahunnya dari reservasi

kamar. Informasi mengenai jumlah pemasukan ini dapat diurutkan berdasarkan

tanggal check-in atau tanggal check-out, data tamu (nama atau alamat), jenis atau

tipe kamar, metode pembayaran yang digunakan dan juga nama karyawan yang

menangani reservasi kamar di holtel Filadelfia.

Jurusan Teknik Informatika, FakultasTeknik, Universitas Surabaya