Tujuan Rekam Medis
Tujuan Rekam Medis
Tujuan Rekam Medis
A. Aspek Administrasion
Suatu berkas rekam medis yang berisi tentang tindakan
berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan
para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
B. Aspek Legal
Suatu berkas rekam medis yang berisi tentang adanya jaminan
kepastian hukum atas dasar keadilan pelayanan kesehatan, sebagai
usaha menegakkan hukum serta penyediaan tanda bukti untuk
menegakkan keadilan.
C. Aspek Financial
Suatu berkas rekam medis yang dapat dijadikan sebagai bahan
informasi untuk menetapkan biaya pembayaran jasa pelayanan
kesehatan.Tanpa adanya bukti catatan tindakan atau pelayanan maka
pembayaran tidak dapat dipertanggung jawabkan.
D. Aspek Research
Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai penelitian karena
isinya menyangkut data atau infomasi yang dapat digunakan sebagai
aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di bidang
kesehatan.
E. Aspek Education
Suatu berkas rekam medis yang berisi data-data yang dapat
digunakan untuk mengetahui kronologis suatu tindakan pelayanan
medik yang diberikan kepada pasien dan mengetahui sistem
pengelolaan rekam medis.
1
F. Aspek Documentation
Suatu berkas rekam medis yang digunakan sebagai sumber ingatan
yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung
jawaban dan laporan sarana kesehatan.
2
Kelebihan Sistem Nomor Langsung yaitu:
1) Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan.
2) mudah dalam pencarian dokumen rekam medis dalam jumlah banyak
dengan no berurutan
Kekurangan:
1) Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga
mudah terjadi kekeliruan menyimpan.
2) Terjadinya konsentrasi pada rak penyimpanan untuk nomor
besar yaitu rekam medis dengan nomor terbaru.
3) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sulit dilakukan,
karena petugas tidak terbagi menurut nomor.
B. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing)
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka
kelompok tengah.
Angka ke-2 Angka ke-1 Angka ke-3
Contoh :
Seksi 17 Seksi 70 Seksi 99
25-17-78 80-70-99 11-99-85
25-17-79 81-70-00 11-99-86
Keuntungan:
1) Mudah mengambil 100 dokumen rekam medis yang nomornya
berurutan.
2) Penggantian sistem nomor lengsung ke angka tengah lebih
mudah dari pada ke sistem angka akhir.
3) Petugas mudah di serahi tanggung jawab sejumlah rak
Kelemahan:
1) Latihan dan bimbingan petugas lebih lama.
2) Sistem ini tidak dapat digunakan apabila nomor sudah melebihi
6 digit.
3
3) Terjadi rak-rak lowong pada beberapa seksi apabila dilakukan
pencabutan dokumen non aktif.
C. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing)
Sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder
dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada dua angka
kelompok akhir.
Angka ke-3 Angka ke-2 Angka ke-1
Contoh :
Seksi 42 Seksi 89 Seksi 99
23-01-42 98-60-89 98-24-99
24-01-42 99-60-89 99-24-99
Kelebihan:
1) Tersebar secara merata
2) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu.
3) Rekam medis non aktif dapat diambil dari rak penyimpanan.
4) Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
5) Membantu memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah
rak).
6) Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat di cegah..
Kekurangan:
1) Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal system
angka akhir mungkin lebih lama
3. Sistem Penomoran
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata cara penulisan
nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari
identitas pasien yang bersangkutan.
Tujuannya yaitu :
Sebagai petunjuk pemilik folder yang bersangkutan.
4
Sebagai pedoman dalam tata cara penyimpanan dokumen rekam medis.
Sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah
tersimpan di filing.
Menurut Bambang Shofari dalam bukunya yang berjudul Pengantar Sistem
Rekam Kesehatan (PSRK) ada tiga sistem pemberian nomor pasien
(Administrasion Numbering System) adalah sebagai berikut :
5
4.Sistem Penyimpanan
Dokumen rekam medis berisi data individual yang bersifat rahasia, maka
setiap folder harus disimpan dan dilindungi dengan baik karena bertujuan untuk :
Mempermudah dan mempercepat ditemukannya kembali dokumen yang
disimpan dalam rak filing.
Mempermudah mengambil dari tempat penyimpanan.
Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik,
kimiawi dan biologis.
Syarat dokumen rekam medis dapat disimpan yaitu apabila pengisian pada
lembar formulir rekam medis telah terisi dengan lengkap dan telah dirakit
sehingga riwayat pasien urut secara kronologis. Ditinjau dari pemusatan atau
penyatuan dokumen rekam medis maka cara penyimpanannya dibagi menjadi dua
yaitu :
1. Sentralisasi
Sistem penyimpanan secara sentralisasi yaitu, suatu sistem penyimpanan
dengan cara menyatukan formulir rekam medis milik pasien kedalam satu
kesatuan dimana dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat,
milik seorang pasien menjadi satu dalam satu folder (map).
Keuntungannya :
a) Data dan informasi hasil pelayanan dapat berkesinambungan kerena
menyatu dalam satu folder sehingga riwayatnya dapat dibaca
seluruhnya.
b) Mengurangi terjadinya duplikasi data dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis.
c) Mengurangi jumlah biaya yang digunakan untuk peralatan dan
ruangan.
d) Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas penyimpanan
karena dokumen rekam medis milik seorang pasien berada dalam satu
folder.
e) Mudah menerapkan sistem unit record .
6
Kekurangannya :
a) Petugas rekam medis menjadi lebih sibuk karena harus menangani
unit rawat jalan dan unit rawat inap.
b) Filing (tempat penyimpanan) dokumen rekam medis harus jaga 24
jam karena sewaktu-waktu diperlukan untuk pelayanan UGD yang
dibuka 24 jam.
c) Tempat penerimaan pasien harus bertugas 24 jam, karena dokumen
rekam medis digunakan sewaktu-waktu bila pasien datang untuk
berobat.
2. Desentralisasi
Sistem penyimpanan secara desentralisasi yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara memisahkan formulir rekam medis milik pasien dimana
dokumen rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat, milik seorang
pasien dipisahkan pada folder (map) yang berbeda.
Keuntungannya :
a) Efesiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan yang lebih
cepat.
b) Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya :
a) Terjadinya duplikasi data dalam pembuatan rekam medis, yaitu data
dan informasi pelayanan pada pasien dapat disimpan lebih dari satu
folder.
b) Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.
7
(UGD), Unit Rawat Inap (URI) dan Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP) akan
dikirim ke fungsi Assembling bersama-sama Sensus Harian setiap hari.
Lembar formulir dalam dokumen rekam medis diatur kembali sesuai
urutan riwayat penyakit pasien dan diteliti kelengkapan isi dokumen rekam medis.
Bila belum lengkap akan dikembalikan ke unit yang bertanggung jawab. Untuk
mengendalikan dokumen rekam medis yang belum lengkap, digunakan formulir
Lembar Kekurangan biasa disebut Kartu Kendali (KK). Fungsi dan peranan
Assembling dalam pelayanan rekam medis adalah sebagi perakit formulir rekam
medis, peneliti isi data rekam medis, pengendali dokumen rekam medis tidak
lengkap, pengendali penggunaan nomor rekam medis dan formulir rekam medis.
2. Coding
Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf
atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data.
Fungsi pengkode rekam medis bertanggung jawab terhadap penemuan dan
penulisan kode penyakit, dan operasi yang tertulis pada dokumen rekam medis
berdasarkan kode yang telah ditetapkan pada ICD-X dan ICOPIM atau ICD 9
CM.
Kode klasifikasi penyakit oleh WHO (World Health Organization)
bertujuan untuk meyeragamkan nama dan golongan penyakit, cidera, gejala dan
faktor yang mempengaruhi kesehatan. Penetapan diagnosis seorang pasien
merupakan kewajiban, hak dan tanggung jawab dokter (tenaga medis) yang terkait
tidak boleh diubah, oleh karena itu harus di diagnosis sesuai dengan yang ada
didalam rekam medis.
Di dalam ICD-X terdiri dari beberapa volume yaitu:
1) Volume 1 : berisi klasifikasi utama atau tabulasi.
2) Volume 2 : berisi petunjuk penggunaan ICD.
3) Volume 3 : berisi indeks afabetik penyakit.
Didalam ICD X volume 3 terdiri dari 3 section yaitu:
1) Section 1 : berisi indeks penyakit
2) Section 2 : berisi indeks sebab penyakit / akibat cidera luar.
8
3) Section 3 : berisi indeks akibat penggunaan obat-obatan dan bahan
kimia.
3. Indeks
Indexing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat
ke dalam indeks-indeks (dapat menggunakan kartu indeks atau komputerisasi).
Didalam kartu indeks tidak boleh mencantumkan nama pasien. Jenis indeks biasa
dibuat yaitu :
a) Indeks Penyakit (Diagnosis)
Indeks penyakit (diagnosis) adalah suatu kartu katalog yang berisi
kode penyakit yang berobat di rumah sakit.
b) Indeks operasi atau tindakan
Indeks operasi adalah suatu kartu katalog yang berisi kode operasi
yang berobat di rumah sakit.
c) Indeks Dokter
Indeks Dokter adalah suatu kartu katalog yang berisikan nama
dokter yang memberikan pelayanan medik kepada pasien.
Kegunaan untuk menilai pekerjaan dokter dan bukti pengadilan.
d) Indeks kematian
Indeks kematian yaitu suuatu informasi yang berisikan Informasi-
informasi mengenai pasien yang meninggal. Informasi yang tetap
dalam indeks kematian yaitu:
a) Nama penderita
b) Nomor rekam medis
c) Jenis kelamin
d) Umur
e) Kematian : kurang dari sejam post operasi
f) Dokter yang merawat
g) Hari perawatan
h) Wilayah
9
Indeks digunakan untuk membuat laporan kinerja penunjang medis yang
meliputi angka morbiditas, angka mortalitas, dan angka sebab kematian. Indeks
dan koding juga digunakan untuk keputusan manajemen yaitu audit kematian dan
audit medis.
4. Filing
Filing merupakan suatu ruangan di unit rekam medis yang bertanggung
jawab terhadap penyimpanan retensi dan pemusnahan dokumen rekam medis.
Selain itu filing juga menyediakan dokumen rekam medis yang telah lengkap
isinya sehingga dapat memudahkan penggunaan mencari informasi sewaktu-
waktu.
1) RL 1 = DATA DASAR RS
a) 1.1 = Data Dasar Rumah Sakit
b) 1.2 = Indikator Pelayanan Rumah Sakit
c) 1.3 = Fasilitas Tempat Tidur Rawat Inap
2) RL 2 = DATA KETENAGAAN
3) RL 3 = DATA KEGIATAN PELAYANAN
4) RL 4 = DATA MORBIDITAS / MORTALITAS
a) RL 4a = Morbiditas Pasien Rawat Inap
b) RL 4b = Morbiditas Pasien Rawat Jalan
5) RL 5 = DATA BULANAN BERISI DATA KUNJUNGAN DAN
DATA 10 BESAR PENYAKIT.
a) 5.1 = Pengunjung Rumah Sakit
10
b) 5.2 = Kunjungan Rawat Jalan
c) 5.3 = 10 Besar Penyakit Rawat Inap
d) 5.4 = 10 Besar Penyakit Rawat jalan
3. Coding Indeksing
a. Buku ICD-X dan ICD-9 CM atau ICOPIM
b. Komputer
c. Folder atau sampul berkas rekam medis
11
d. Daftar Tabulasi Dasar (DTD)
e. Printer
4. Assembling
a. Folder atau sampul berkas rekam medis
b. Perforator (pelubang kertas)
c. Pembuka klip
d. Gunting kertas
e. Check List ketidaklengkapan DRM
f. Bolpoin
g. Stabilo
5. Filing
a. Tracer
b. Kotak Sortir
c. Rak Penyimpan RM
d. Bon pinjam Dokumen RM
12
3) Data dasar medis
4) Data dasar nurse atau perawat
5) Catatan lanjutan medis
6) Salinan resep
7) Catatan lajutan nurse
8) KIUP
9) Buku Register
2. Fomulir rekam medis rawat inap :
a. Ringkasan riwayat masuk dan keluar
b. Surat persetujuan rawat inap
c. Anamnesis
d. Catatan lanjutan keperawatan
e. Formulir perjalanan penyakit, tindakan dan terapi
f. Daftar pengobatan dan formulir catatan pemberian obat
g. Permintaan pemerikasaan penunjang dan hasil pemeriksaan
penunjang
h. Ringkasan diagnosis
i. Resume keluar (hidup atau mati)
j. Formulir spesialis sesuai spesialisasinya
k. Laporan anestesi
l. Laporan operasi
m. Laporan persalinan dan identifikasi bayi
n. Informed consent
o. Catatan dokter pindah
p. Catatan nurse pasien pindah
q. Salinan resep
r. Sebab kematian
s. Pulang paksa
3. Formulir rekam medis gawat darurat :
a. Formulir rekam medis gawat darurat yang diperlukan dari fungsi
assembling.
13
b. Formulir resep untuk menulis resep.
c. Surat keterangan sehat, untuk menulis keterangan sehat pasien.
d. Surat keterangan sakit, untuk menulis keterangan sakit pasien.
e. Surat rujukan untuk medis rujukan (kiriman pasien) yang perlu
dirujuk ke sarana pelayanan kesehatan lainnya.
f. Surat jawaban rujukan, untuk menuliskan jawaban atas kiriman
pasien dari sarana kesehatan lainnya.
g. Formulir rekam medis lainnya yang secara khusus diperlukan untuk
pelayanan di gawat darurat.
14
KIBnya kemudian digunakan untuk mencari dokumen rekam
medis yang lama. Apabila KIB pasien tertinggal di rumah,
tanyakan nama dan alamatnya untuk dicari nomor rekam medis
pada komputer atau KIUP, kemudian dicatat nama dan nomor
rekam medis di tracer. Bila belum pernah berobat, tanyakan
identitas pasien untuk dibuatkan KIB dan diberi nomor rekam
medis.
2) Simpan KIUP secara rapi berdasarkan abjad.
3) Tanyakan keluhan utama pasien, berobat atau ke poliklinik
mana. Bila sudah diketahui poliklinik mana yang dituju, pasien
membayar jasa pelayanan rawat jalan, kemudian mencari
poliklinik yang dituju.
4) Catat identitas pasien di buku register TPPRJ.
5) Berikan tracer pada filing bila kita mengambil dokumen rekam
medis.
6) Menerima dokumen rekam medis lama dari bagian filing,
dengan menggunakan tanda penerima.
7) Melayani pengguna ASKES dengan menggunakan sistem yang
telah ditetapkan oleh pihak ASKES.
8) Membuat laporan harian yang berisi tentang informasi yang
dihasilkan hari ini.
15
c. Mengontrol pembayaran jasa pelayanan rawat jalan yang dibawa oleh
pasien dan dicatat dibuku register.
d. Memanggil pasien berurutan agar tidak terjadi antrian yang memanjang.
e. Melakukan anamnesa, pemeriksaan, tindakan dan terapi, serta
mencatatnya ke dalam dokumen rekam medis oleh petugas rekam medis
dan paramedis serta menandatanganinya.
f. Memberikan keterangan tentang penyakit kepada pasien.
g. Apabila perlu dirawat, buatlah surat admission note kemudian dibawa ke
TPPRI.
h. Apabila diperlukan membuat surat keterangan sakit atau sehat, dan surat
keterangan kematian.
i. Mencatat identitas pasien pada buku register unit rawat jalan.
j. Setelah selesai pelayanan, maka yang dilakukan adalah :
1) Membuat sensus harian rawat jalan yang diserahkan ke URM
beserta dokumen rekam medisnya.
2) Mengembalikan dokumen rekam medis ke URM dengan buku
ekspedisi.
3) Mencocokkan pembayaran jasa antara bukti pembayaran pasien
dengan catatan di kasir.
16
3) Surat pengantar rujukan.
4) Surat jawaban rujukan.
5) Surat keterangan sakit.
6) Surat keterangan kematian.
7) Visum et repertum.
B. Menerima dokumen rekam medis dari unit rekam medis yang diterima dari
TPPRJ.
C. Melakukan anamnesa, pemeriksaan, tindakan dan terapi, kemudian dicatat
dalam dokumen rekam medis.
D. Apabila perlu dirawat inap, buatlah surat peintah dirawat (admission
note).
E. Dengan membawa admission note dan dokumen rekam medis, pasien
diantar oleh petugas ke TPPRI.
F. Membuat pengantar pembayaran tindakan jasa UGD kemudian diserahkan
kepada pengantar atau keluarga pasien untuk membayar ke kasir.
G. Membuat surat keterangan sehat atau sakit, dan surat kematian.
H. Mencatat identitas pasien dan nomor rekam medis ke dalam buku register
UGD.
I. Setelah selesai pelayanan UGD melakukan kegiatan antara lain :
1) Membuat sensus harian UGD yang kemudian diserahkan ke
URM.
2) Mengembalikan dokumen rekam medis ke URM dengan buku
ekspedisi.
3) Menjumlahkan pembayaran jasa pelayanan UGD dan jasa
tindakan UGD berdasarkan bukti pembayaran dan catatan kasir.
J. Membuat informed consent dan bila perlu dilakukan secara tertulis.
K. Melayani permintaan visum et repertum oleh polisi.
L. Membuat ringkasan penyakit.
17
4. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
TPPRI atau administration office merupakan tempat dimana
pengaturan pasien rawat inap dilakukan, sehingga informasi lokasi ruangan
(bangsal) pasien yang dirawat inap dapat diperoleh disini. Pasien yang akan
dirawat inap berasal dari IRJ, dan UGD. Tetapi TPPRI juga menerima pasien
rujukan dari rumah sakit lain sehingga harus dibuka 24 jam.
Diskripsi kegiatan pokok di TPPRI antara lain :
a. Setiap saat petugas menanyakan penggunaan tempat tidur kepada
petugas unit rawat inap untuk dibuat sensus harian.
b. Menyediakan dokumen rekam medis untuk rawat inap sesuai dengan
spesialisnya.
Dokumen rekam medisnya antara lain :
1) Register rawat inap.
2) Dokumen rekam medis rawat inap lengkap sesuai dengan bangsal
masing-masing.
3) Surat persetujuan rawat inap.
4) Kartu tunggu pasien rawat inap.
5) Apabila menerima pasien langsung, perlu disediakan KIB dan
KIUP.
6) Data penyakit yang harus segera dilaporkan ke Dati II.
c. Menerima pasien rawat inap berdasarkan admission note.
d. Mencatat identitas pasien rawat inap pada dokumen rekam medis.
e. Memesankan ruangan bagi pasien rawat inap ke bangsal rawat inap.
f. Menulis nomor rekam medis pada tracer untuk diserahkan ke unit rekam
medis di bagian filing.
g. Membuat KIB dan KIUP pasien.
h. Mencatat buku register rawat inap.
i. Jika rumah sakit mengizinkan pasien ditunggu, membuat kartu tunggu
kemudian diserahkan kepada keluarga pasien.
j. Mendistribusikan dokumen rekam medis dan mengantar pasien ke
bangsalnya.
18
k. Mencatat nama-nama pasien yang menggunakan tempat tidur.
19
i. Membuat keterangan pasien pulang paksa atau Atas Permintaan Sendiri
(APS), yang ditandatangani pasien atau keluarga.
j. Membuat surat keterangan sakit atau sehat, kematian, dan kelahiran bagi
pasien yang boleh dinyatakan pulang.
k. Membuat laporan individual pasien.
l. Membuat sensus harian rawat inap sesuai ketentuan yang berlaku.
m. Membuat ringkasan penyakit rawat inap.
20
4) Menyiapkan dokumen rekam medis bagi pasien dengan perjanjian yang
diperoleh informasinya dari TPPRJ dan TPPRI.
5) Mengekspedisi peminjaman dokumen rekam medis.
6) Melakukan retensi dokumen rekam medis secara periodik dan
memisahkan dokumen aktif dan non aktif.
7) Mengusulkan pemusnahan dokumen rekam medis kepada Komite rekam
medis.
21
7. Pengambilan Kembali (Retrival) Berkas Rekam Medis
Pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara
pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan rekam
medis adalah sebagai berikut:
1. Pengeluaran rekam medis
Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah :
a. rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpa tanda
keluar/kartu permintaan.
b. apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik
dan tepat waktunya. Seharusnya setiap reka medis kembali lagi
keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan.
c. rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas
perintah pengadilan.
d. permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik,
dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis
setiap hari pada jam yang telah ditentukan. petugas harus menulis
dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya.
22
warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan
menyimpan. Cara yang digunakan adalah 10 macam warna untuk 10 angka
pertama dari 0 sampai 9. (Dep. Kes, 1991 : 27).
23
10. THT 5 tahun 2 tahun
11. Gigi dan mulut :
a. infeksi rahang
1) dewasa 5 tahun 2 tahun
2) anak 5 tahun 2 tahun
b. trauma 10 tahun 2 tahun
c. cacat bawaan
1) celah bibir 12 tahun 2 tahun
2) celah langit 15 tahun 2 tahun
d. kelainan rahang 15 tahun 2 tahun
e. tumor 15 tahun 2 tahun
f. exodentia 5 tahun 2 tahun
g. orthodentic 10 tahun 2 tahun
h. edodentic 5 tahun 2 tahun
i. periodentic
1) protetic 10 tahun 2 tahun
2) pedodentic 5 tahun 2 tahun
12. Kasus lainnya Ditentukan oleh
SMF masing-
masing sesuai
ketentuannya
Sumber : Buku Pedoman Rekam Medis (RSU Gunung Sitoli, 2005 : 35)
Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun
terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan lagi. Apabila tidak tersedia tempat
penyimpanan rekam medsi aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam
medis yang aktif seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada
saat diambilnya rekam medis tidak aktif, di tempat semula harus diletakkan tanda
keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan.
Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari
bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika digunakan microfilm, rekam
24
medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan
microfilm tidak banyak memakan tempat. (Dep.Kes, 1991 :30).
Sebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang
penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang
tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat
penyipanan untuk rekam medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan
rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk
menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun
adalah batas umur untuk rekam medis aktif, sedangkan di rumah sakit lain rekam
medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat
terbatasnya ruang penyimpanan.
25
Kerahasiaan isi rekam medis yang berupa identitas, diagnosis, riwayat
penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan harus dijaga
kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, petugas kesehatan lain, petugas pengelola
dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Untuk keperluan tertentu rekam medis
tersebut dapat dibuka dengan ketentuan:
1. Untuk kepentingan kesehatan pasien.
2. Atas perintah pengadilan untuk penegakan hukum.
3. Permintaan dan atau persetujuan pasien sendiri.
4. Permintaan lembaga /institusi berdasarkan undang-undang.
5. Untuk kepentingan penelitian, audit, pendidikan dengan syarat tidak
menyebutkan identitas pasien.
Permintaan rekam medis tersebut harus dilakukan tertulis kepada pimpinan
sarana pelayanan kesehatan.
Sesuai Ketentuan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 maka kita
dapat menjalankan pengelolaan rekam medis di rumah sakit maupun non rumah
sakit. Dokter, dokter gigi dan petugas lain, pengelola dan pimpinan harus
menjaga kerahasiaan rekam medis serta dapat memanfaatkan rekam medis sesuai
ketentuannya
26
diatur berkisar 650 F sampai 750 F dan kelembaban udara sekitar
50% sampai 65%. Untuk dihidupkan selama 24 jam terus menerus.
Perhatikan AC juga bisa mengurangi banyaknya debu.
2. Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan
alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari, selain memberikan
penerangan ruangan, juga dapat membantu membasmi musuh kertas
arsip.
3. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau
pemakan kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat. Untuk
menghindarinya dapat digunakan sodium arsenite, dengan
meletakkannya di celah-celah lantai. Setiap enam bulan sekali
ruangan disemprot dengan racun serangga seperti : DDT, Dieldrin,
Prythrum, Gaama Benzene Hexacloride, dengan cara
menyemprotkan racun pada dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat
dari kayu.
4. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor
lain untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa
arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai
lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga
pencurian arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221). Alat
penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka
(open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan
roll o’pack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu
karena harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan karena
harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan
rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan
menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan
tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat
dengan mudah atau rak-rak beroda.
5. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90
cm. Jika menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan
27
lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan
harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk
memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci
memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindungdari debu dan
kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan
memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak
terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian
penyimpanan rekam medis. (Dep.Kes, 1991 : 24).
28