Anda di halaman 1dari 11

No.

Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 2 dari 12

1 JUDUL
Instruksi Kerja Pembelian Barang dan atau Jasa PT. Aneka Spring Telekomindo & Group.

2 TUJUAN
2.1 Untuk memastikan bahwa proses pelaksanaan pembelian dan proses pemilihan
supplier / pemasok di PT. Aneka Spring Telekomindo & Group telah memenuhi
standar peraturan dan kebijakan internal perusahaan serta dilakukan secara
transparan.
2.2 Memberi pedoman kepada para pelaksana di Procurement dalam hal :
2.2.1 Memahami kode etik dan prosedur baku Procurement.
2.2.2 Memahami tahapan administrasi dan dokumentasi Procurement.
2.2.3 Memahami metode sourcing, teknik analisa penawaran, dan strategi
negosiasi.
2.2.4 Memahami Regulasi dan konsep hukum bisnis.
2.2.5 Memahami proses menyeleksi & memilih kinerja supplier / pemasok.

3 RUANG LINGKUP
Instruksi Kerja ini berlaku untuk pembelian barang dan atau jasa impor dan lokal di PT.
Aneka Spring Telekomindo & Group, baik untuk memenuhi keperluan internal maupun
proyek.

4 DEFINISI
4.1 Procurement adalah Departemen yang melaksanakan proses pengadaan barang
dan atau jasa dalam sebuah perusahaan, role / perannya diatur sesuai dengan
peraturan dan kebijakan internal terkait dengan pengadaan barang dan atau jasa.
4.2 Supplier / Pemasok adalah Vendor / Principal / Kontraktor / Sub Kontraktor yang
menyediakan barang dan atau jasa yang dibutuhkan oleh PT. Aneka Spring
Telekomindo & Group, dibedakan menjadi supplier / pemasok impor dan lokal.
4.3 FPPBJ (Form Permintaan Pengadaan Barang / Jasa) adalah form yang
digunakan untuk mengadakan barang dan atau jasa baik untuk keperluan penjualan
ke customer, keperluan internal, maupun keperluan proyek.
4.4 Dokumen Pendukung FPPBJ (Form Permintaan Pengadaan Barang / Jasa)
adalah dokumen yang digunakan untuk mendukung proses pembuatan FPPBJ dan
akan berfungsi sebagai lampiran FPPBJ.
4.5 Titik Persediaan adalah departemen yang bertanggung jawab atas proses
penerbitan FPPBJ sampai dengan penyerahan FPPBJ yang telah disetujui oleh semua
pihak yang berwenang tersebut kepada Procurement, serta proses penerimaan
barang dan atau jasa dari pemasok sampai dengan penyerahan barang dan atau jasa
tersebut kepada pemohon.
4.6 Purchase Order (PO) adalah surat bukti pesanan yang diterbitkan oleh pembeli dan
dijadikan dasar bagi supplier / pemasok untuk memenuhi pesanan terhadap
kebutuhan barang dan atau jasa yang diminta.
4.7 Surat Perintah Kerja (SPK) adalah Surat Perintah Kerja yang dijadikan dasar bagi
supplier / pemasok dalam melakukan suatu pekerjaan atau jasa.
4.8 Kontrak Pembelian adalah kontrak pembelian tertulis yang isinya mengikat bagi
para pihak yang menandatanganinya.

IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 3 dari 12

5 KEBIJAKAN
5.1 Pembelian barang dan atau jasa dibedakan menjadi pembelian lokal dan pembelian
impor.
5.2 Yang bertanggung jawab untuk melakukan pembelian barang dan atau jasa adalah
Procurement mulai dari proses negosiasi sampai dengan pembelian hanya boleh
dilakukan oleh Procurement, walaupun dalam pelaksanaannya Procurement dapat
berkoordinasi dengan pemohon atau departemen terkait.
5.3 Persetujuan pembelian barang dan atau jasa mengacu pada ketentuan Matrix
Approval.
5.4 Otorisator Purchase Order (PO) adalah:
5.4.1 Pihak yang ditetapkan oleh Manajemen untuk menandatangani Purchase
Order (PO) sesuai ketentuan Matrix Approval.
5.4.2 Pihak yang disyaratkan oleh supplier / pemasok untuk pembelian dengan
kondisi tertentu (mengacu pada Kontrak Pembelian, SPK, dll).
5.5 Permintaan yang bersifat emergency harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
5.5.1 Untuk keperluan customer atau proyek atau tender yang tidak dapat
diprediksi tapi sifatnya mendesak.
5.5.2 Untuk keperluan internal yang berhubungan dengan kondisi-kondisi tertentu,
misalnya adanya force major, dan telah mendapat persetujuan dari atasan
(minimal level Kepala Divisi).
5.6 Pemohon tidak diperkenankan berhubungan secara langsung dengan supplier /
pemasok. Semua komplain mengenai mutu dan atau spesifikasi barang dan atau jasa
yang tidak sesuai dengan permintaan disampaikan kepada Titik Persediaan terkait.
Titik Persediaan terkait akan menyampaikan keluhan pemohon dan atau
mengembalikan barang yang tidak sesuai permintaan kepada Procurement.
Procurement bertanggung jawab untuk menghubungi dan atau mengembalikan
barang kepada supplier / pemasok.
5.7 Secara berkala semua supplier / pemasok lokal harus dievaluasi oleh Procurement.
sesuai ketentuan yang diatur dalam Prosedur Evaluasi Supplier Lokal.
5.8 Pembelian lokal barang dan atau jasa dilakukan melalui supplier / pemasok lokal
yang namanya tercantum dalam Daftar Supplier Lokal dan sudah lolos proses seleksi
dan evaluasi.
5.9 Procurement bertanggung jawab melakukan seleksi dan melampirkan Surat
Penawaran Harga (SPH) dari minimum 2 (dua) supplier / pemasok sebagai
pembanding dalam proses pembelian barang dan atau jasa, kecuali bila customer
telah menunjuk langsung supplier / pemasok yang akan melaksanakan pekerjaan dan
telah mendapat persetujuan dari Kepala Divisi User / Proyek.
5.10 Terkait dengan butir 5.8 dan 5.9 di atas, Procurement harus mempertimbangkan hal-
hal antara lain:
5.10.1 Harga yang ditawarkan oleh supplier / pemasok tersebut adalah yang paling
kompetitif.
5.10.2 Term of Payment (TOP) yang disepakati dengan supplier / pemasok tersebut
adalah yang paling menguntungkan bagi PT. Aneka Spring Telekomindo &
Group.
5.10.3 Spesifikasi dan kualitas barang yang ditawarkan oleh supplier / pemasok
tersebut adalah yang paling sesuai dengan kebutuhan.
5.10.4 Supplier /pemasok tersebut memiliki stock barang yang dibutuhkan.

IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 4 dari 12

5.10.5 Kinerja supplier / pemasok tersebut baik berdasarkan hasil evaluasi supplier
yang dilakukan oleh Procurement.
5.11 Ketentuan dalam melakukan negosiasi terhadap sistim pembayaran dan persyaratan-
persyaratannya:
5.11.1 Supplier / pemasok lokal baru:
5.11.1.1 Term of Payment: kredit 30 (tiga puluh) hari kalender atau tunai
(untuk barang-barang yang bersifat mendesak).
5.11.1.2 Down Payment maksimal sebesar 20%, jika melebihi 20% maka
harus dieskalasi kepada Kepala Divisi Finance.
5.11.1.3 Khusus untuk pembelian jasa lokal:
• Retensi sebesar 5-10% dari total nilai PO / Kontrak atau
jaminan pemeliharaan selama minimal 3 (tiga) bulan.
• Ada Bank Garansi untuk Down Payment dengan nilai PO /
Kontrak Rp. 200.000.000,- (Dua ratus juta rupiah) atau lebih.
• Ada ketentuan untuk denda keterlambatan yang diakibatkan
oleh kelalaian supplier / pemasok.
5.11.1.4 Khusus untuk barang-barang yang bergaransi, garansi minimal
selama 1 (satu) tahun.
5.11.2 Supplier / pemasok lokal lama:
5.11.2.1 Term of Payment: kredit 30 (tiga puluh) hari kalender atau minimal
14 (empat belas) hari kalender.
5.11.2.2 Down Payment maksimal sebesar 20%.
5.11.2.3 Khusus untuk pembelian jasa lokal, Retensi sebesar 5-10% dari
total nilai PO / Kontrak atau jaminan pemeliharaan selama minimal
3 (tiga) bulan:
• Ada Bank Garansi untuk Down Payment dengan nilai PO /
Kontrak Rp. 300.000.000,- (Tiga ratus juta rupiah) atau lebih.
• Ada ketentuan untuk denda keterlambatan yang diakibatkan
oleh kelalaian supplier / pemasok.
5.11.2.4 Khusus untuk barang-barang yang bergaransi, garansi minimal
selama 1 (satu) tahun.
5.12 Untuk barang-barang yang memiliki garansi, Titik Persediaan terkait bertanggung
jawab untuk menyimpan Kartu Garansi asli yang masih berlaku.
5.13 Untuk pembelian jasa servis mobil / motor ke bengkel atau pembelian lokal barang
dan jasa yang menggunakan Kontrak Pembelian namun Kontrak Pembeliannya masih
dalam proses menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK).
5.14 Ketentuan mengenai penerbitan & otorisasi Kontrak Pembelian mengacu pada
Prosedur Pembuatan, Panduan, Review, & Otorisasi Kontrak (PR-021-HLD).
5.15 Procurement bertanggung jawab mengirimkan Purchase Order (PO) yang telah
ditandatangani oleh semua pihak yang berwenang kepada supplier / pemasok melalui
E-Mail atau facsimile.
5.16 Copy Purchase Order (PO) yang telah ditanda tangani pihak supplier / pemasok
diserahkan bersamaan dengan dokumen penagihan.
5.17 Purchase Order (PO) asli yang telah ditanda tangani bersamaan dengan NPB / NPJ
harus diserahkan oleh Procurement kepada Finance AP untuk dilampirkan pada waktu
proses pembuatan voucher pembayaran AP.
5.18 Pembelian untuk keperluan penjualan ke Customer:
5.18.1 Procurement bertanggung jawab untuk menerbitkan Purchase Order (PO).
IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 5 dari 12

5.18.2 Dasar penerbitan PO untuk keperluan penjualan ke customer dibedakan


menjadi:
5.18.2.1 Pembelian Impor
• Dasar penerbitan PO pembelian impor untuk keperluan
penjualan ke customer adalah FPPBJ yang diterbitkan oleh
Marketing yang sudah dilengkapi copy Sales Order (SO) / Work
Order (WO).
• Dasar penerbitan PO pembelian impor untuk pengadaan barang
pengganti repair (unrepairable atau terjual ke Customer) adalah
FPPBJ yang diterbitkan oleh Marketing yang sudah dilengkapi
dengan copy Sales Order (SO) dan copy Internal Repair Order
(IRO) / PO Customer.
5.18.2.2 Pembelian Lokal
Dasar penerbitan PO pembelian lokal adalah FPPBJ yang
diterbitkan oleh Marketing yang sudah dilengkapi dengan copy
Sales Order (SO) / Work Order (WO).
5.18.3 Barang yang dibeli oleh Procurement akan dikirim kepada Logistik. Kepala
Departemen Logistik bertanggung jawab menerbitkan Nota Penerimaan
Barang (NPB).
5.19 Pembelian untuk keperluan internal:
5.19.1 Procurement bertanggung jawab untuk menerbitkan Purchase Order (PO).
5.19.2 Dasar Penerbitan PO untuk keperluan internal adalah FPPBJ yang diterbitkan
oleh Titik Persediaan terkait yang sudah dilengkapi dengan dokumen
pendukung yang diperlukan.
5.19.3 Barang yang dibeli oleh Procurement akan dikirim kepada masing-masing
Titik Persediaan terkait.
5.19.4 Titik Persediaan wajib memeriksa kondisi dan kelengkapan barang yang
dikirim oleh supplier / pemasok sesuai dengan Surat Jalan, serta membuat
Nota Penerimaan Barang (NPB).
5.19.5 Apabila pengadaan berupa jasa atau instalasi, maka Titik Persediaan terkait
harus membuat Berita Acara Serah Terima (BAST) atau Nota Penerimaan
Jasa (NPJ) untuk jasa atau instalasi yang telah selesai dilaksanakan serta
harus ditandatangani oleh supplier / pemasok dan Kepala Departemen Titik
Persediaan terkait.
5.20 Pembelian untuk keperluan mengganti barang stock / trial / demo yang dipinjam dan
kemudian dibeli oleh customer:
5.20.1 Procurement bertanggung jawab untuk menerbitkan Purchase Order (PO).
5.20.2 Dasar penerbitan PO untuk keperluan mengganti barang stock / trial / demo
yang dipinjam dan kemudian dibeli oleh customer adalah FPPBJ yang
diterbitkan oleh Marketing yang dilengkapi dengan copy Sales Order (SO)
dan PO Customer.
5.20.3 Barang yang dibeli oleh Procurement akan dikirim kepada Logistik. Kepala
Departemen Logistik bertanggung jawab menerbitkan Nota Penerimaan
Barang (NPB).
5.21 Pembelian untuk keperluan proyek:
5.21.1 Pembelian untuk keperluan proyek yang dilakukan secara online:
5.21.1.1 Marketing melakukan konfigurasi pesanan customer melalui
internet (website) dan menyampaikannya kepada Procurement
IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 6 dari 12

atau mereferensikan internet (website) kepada Procurement bila


konfigurasi akan dilakukan oleh Procurement.
5.21.1.2 Procurement submit pesanan yang telah dikonfigurasi melalui
internet (website) setelah mendapat persetujuan FPPBJ.
5.21.2 Bila pembelian barang dan atau jasa akan dilakukan secara tender, tender
akan dilaksanakan secara paralel dengan proses persetujuan FPPBJ sesuai
ketentuan Matrix Approval.
5.21.3 Setelah PCC dan FPPBJ mendapat persetujuan dari semua pihak yang
berwenang, maka eksekusi pembeliannya tidak boleh ditunda.
5.21.4 Barang yang dibeli oleh Procurement akan dikirim kepada Logistik. Kepala
Departemen Logistik bertanggung jawab menerbitkan Nota Penerimaan
Barang (NPB).
5.22 Untuk pembelian di bawah ini tidak perlu diterbitkan FPPBJ dan Purchase Order:
5.22.1 Pembelian di luar Procurement yang nilainya lebih kecil dari Rp. 500.000,-
(Lima ratus ribu rupiah) atau khusus di PT. Jasnikom Gemanusa Rp.
250.000,- (Dua ratus lima puluh ribu rupiah), dengan ketentuan sebagai
berikut:
5.22.1.1 Hanya diperbolehkan untuk keperluan yang sifatnya mendadak /
mendesak dan harus mendapat persetujuan atasan terkait
(minimal Kadep / GM).
5.22.1.2 User harus melakukan konfirmasi terlebih dahulu dengan Titik
Persediaan terkait dan Procurement untuk memastikan bahwa
memang mereka tidak dapat mengadakan barang dan atau jasa
yang diminta karena keterbatasan waktu dan tempat.
5.22.1.3 Klaim pembayaran dilakukan dengan cara reimbursement paling
lambat 2 (dua) hari kerja setelah tanggal pembelian.
5.22.2 Pembelian atau transaksi di luar kota yang bersifat mendesak (urgent) dan
sudah terjadi, dan telah mendapat persetujuan atasan terkait sesuai
ketentuan Matrix Approval. Klaim pembayaran dilakukan dengan cara
reimbursement.
5.23 Terkait butir 5.22 di atas, pada saat melakukan klaim pembayaran, user harus
membuat Form Bukti Pengeluaran Kas (BPK) dengan melampirkan Form Permintaan
Internal (FPI) yang telah disetujui oleh atasan sesuai ketentuan Matrix Approval dan
struk / nota pembelian asli. Pada Form BPK harus diberikan keterangan mengenai
alasan pembelian.
5.24 Procurement bertanggung jawab untuk mengurus dan melengkapi dokumen-
dokumen kepabeanan, yang terdiri dari:
5.24.1 Pemberitahuan Impor Barang (PIB).
5.24.2 E-billing.
5.24.3 Invoice dan Packing List asli.
5.24.4 Surat Kuasa asli (2 lembar) yang ditandatangani oleh semua pejabat yang
namanya tercantum di dalam Angka Pengenal Impor (API).
5.24.5 Surat Pernyataan yang menyatakan bahwa semua dokumen kita adalah asli
dan sudah sesuai dengan yang sebagaimana mestinya.
5.24.6 Polis Asuransi Cargo.
5.24.7 Deklarani Nilai Pabean (DNP).
5.24.8 Copy Ijin POSTEL.
5.24.9 Brosur / Datasheet barang.
IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 7 dari 12

5.24.10 Copy Airway Bill.


5.24.11 Copy Letter of Credit (Bila ada).

IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 8 dari 12

6 ALUR PROSES DAN TANGGUNG JAWAB


6.1 Pembelian Impor

IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 9 dari 12

6.2 Pembelian Lokal

IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 10 dari 12

7 PENGECUALIAN
7.1 Apabila pejabat otorisator tidak berada di tempat (tidak hadir / sedang dalam
perjalanan dinas), maka proses otorisasi PO / SPK / Kontrak Pembelian dapat
dilakukan oleh pejabat pengganti yang ditunjuk oleh Manajemen.
7.2 Hal-hal yang berhubungan dengan pembelian barang dan atau jasa namun belum
diatur dalam prosedur ini akan dibuatkan kebijakan tersendiri dan diputuskan oleh
Manajemen secara “case by case”.
IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 11 dari 12

8 RECORD
8.1 Form Permintaan Pengadaan Barang / Jasa (FPPBJ) dan semua dokumen
pendukungnya yang telah dieksekusi.
8.2 Purchase Order (PO) / Surat Perintah Kerja (SPK) / Kontrak Pembelian yang telah
dieksekusi.
8.3 Surat Jalan yang diterbitkan oleh supplier / pemasok.
8.4 Nota Penerimaan Barang (NPB) / Nota Penerimaan Jasa (NPJ) / Berita Acara Serah
Terima (BAST) yang diterbitkan oleh Titik Persediaan terkait.

9 LAMPIRAN
Tidak ada.

IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16
No. Dokumen : IK-007-HLD
INSTRUKSI KERJA PEMBELIAN Revisi : 1
BARANG DAN ATAU JASA Tanggal Berlaku : 20 Des 2016
PT. Aneka Spring Telekomindo & Group
Halaman : 12 dari 12

RIWAYAT PERUBAHAN DOKUMEN

Revisi Effective Date Bagian yang berubah pada Dokumen yang telah diubah
0 15 April 2011 Tidak Ada.

1 20 Desember 2016 • Penghapusan butir 5 REFERENSI.


• Perubahan kalimat pada butir 2.1, 4.1, 5.2, 5.4.1, 5.5.2, 5.9,
5.11.1.1, 5.11.1.2, 5.11.1.3 butir 2, 5.11.2.1, 5.11.2.3 butir 2,
5.13, 5.16, 5.18.2.1 butir 1, 5.18.2.2, 5.19.5, 5.21.1.1,
5.21.1.2, 5.22, 5.24.2, dan 8.4.
• Penghapusan butir 5.11.1.3 butir 3, 5.11.2.3 butir 3, 5.13.1,
5.13.1.1, 5.13.1.2, 5.13.1.3, 5.13.2, 5.13.2.1, dan 5.13.2.2.
• Penambahan kebijakan sebagai butir 5.17 dan 5.23.
• Penghapusan kolom Petunjuk Khusus dari Alur Proses.

IK-007-HLD IK Pembelian Barang dan atau Jasa (Isi – Rev. 1) Tgl Pembuatan: 22-Sep-16