PT FAST FOOD INDONESIA Tbk

Work Instruction No. Dokumen WI.OPR.030

Revisi 00
MEKANISME PETTY CASH ROM Tanggal 01 Oktober 2019
Halaman 1 dari 2

1. Tujuan
Instruksi kerja ini dibuat sebagai panduan bagi team Restaurant dalam pengajuan dana perbaikan dan
pemeliharaan gedung (Work order) melalui web sistem online yang ditujukan untuk Petty Cash ROM.

2. Referensi
WI Petty Cash ROM Menggunakan Sarana Spending Card (WI.FIN.010)
WI Petty Cash ROM (WI.FCD.016)

3. Proses

A. Pengajuan Pemakaian Petty Cash ROM kepada ROM

1. Penggunaan Petty Cash ROM diluar penggunaan Petty Cash Store (General Expenses dan Open
Market)
2. RGM harus membuat klasifikasi jenis pekerjaan atau pembelian, Nilai maksimum per pemeliharaan
dan perbaikan minor adalah sampai dengan maksimum Rp 5.000.000 (termasuk pekerjaan tambah,
jika ada) sudah termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN).
3. Tidak diperkenankan untuk split nilai pekerjaan.
4. Definisi pemeliharaan dan perbaikan minor adalah: Pekerjaan yang dilakukan oleh pihak ketiga yang
jam kerjanya tidak lebih dari 6 hari kerja atau semaksimal nilai rupiah untuk pekerjaan minor.
(vendor yang digunakan mengacu pada list vendor yang disetujui oleh ROM)
5. Definisi Pembelian adalah pembelian barang-barang/ smallware apabila terkait produk harus sesuai
dengan merk dan kode yang disetujui.
6. RGM harus mengajukan Working Order (WO) sebelum dilakukan pekerjaan atau pembelian untuk
mendapatkan approval dari AM sampai dengan ROM.
7. AM dan ROM memiliki kewenangan untuk menolak pengajuan dari restaurant.
8. ROM akan melakukan proses transfer dana ke rekening RGM yang tercantum di WO dan RGM
wajib Confirm melalui Web
9. Apabila terdapat perubahan RGM maka AM akan melakukan pengajuan pendaftaran nama dan
nomor rekening RGM pada web PC ROM melalui ITD dengan menggunakan IT Request
selambatnya 3 hari sebelum tanggal efektif.
10. Setelah RGM menerima transfer dana dari ROM maka RGM harus merubah status WO menjadi
“Pengerjaan”
11. Status progress WO bisa dipantau di Web sesuai dengan wewenang cakupan masing-masing RGM,
AM dan ROM.
12. Restorant boleh melakukan pekerjaan dan pemeliharaan sendiri dengan biaya kurang dari Rp
500.000 dan tidak perlu melalui SPK dan BAP

Dibuat Oleh: Diperiksa Oleh Disetujui Oleh:

Tanggal 01 Oktober 2019 01 Oktober 2019 01 Oktober 2019

Tanda Tangan

Nama Teddy Haryadi Teddy Haryadi Christin S. Sihombing

Jabatan ROM ROM QMR

Dokumen ini telah disahkan secara hard copy

 PT FAST FOOD INDONESIA Tbk

Work Instruction No. Dokumen WI.OPR.030

Revisi 00
MEKANISME PETTY CASH ROM Tanggal 01 Oktober 2019
Halaman 2 dari 2

13. Jika nilai pekerjaan aktual lebih kecil dari persetujuan nilai WO, maka sisa dana dikembalikan
dengan transfer ke rekening Bank Account PC ROM dalam waktu 1 hari setelah pengerjaan
selesai.
14. Jika pekerjaan telah selesai maka RGM harus mengupdate status pada Web Working Order menjadi
“Komplit” apabila telah lebih dari 6 hari maka status akan berubah otomatis.
15. RGM menyiapkan dokumen-dokumen untuk dikirimkan kepada ROM, termasuk dokumen asli dari
transaksi pembelian atau pengerjaan yaitu:
1) Printed Work Oder Repair and Maintenance Stores (print dari web) dan di cap toko.
2) Surat Perintah Kerja - SPK (FRM.OPR.030) untuk pekerjaan yang dilakukan oleh pihak
ketiga, apabila pekerjaan dilakukan sendiri oleh store maka tidak perlu membuat SPK.
3) Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (FRM.OPR.030), baik itu pekerjaan dikerjakan
sendiri maupun dikerjakan oleh pihak ketiga
4) Invoice dan Kwitansi bermaterai cukup untuk pekerjaan oleh pihak ketiga
- Untuk pekerjaan > Rp 1.000.000 menggunakan kuitansi bermaterai 6000
- Untuk pekerjaan Rp 250.000 sampai dengan Rp 1.000.000 menggunakan
kuitansi minimal bermaterai 3000 dan juga harus dicantumkan nama lengkap,
nomor telepon yang dapat dihubungi pada kuitansi dan dilampirkan Fotokopi
KTP ( berlaku untuk semua invoice )
5) Untuk pekerjaan yang dikerjakan sendiri dibutuhkan pembelian bahan/ barang maka
harus menggunakan Nota bercetak bukan nota pasar.
6) Foto hasil pekerjaan : sebelum dan sesudah pekerjaan
7) Bukti transfer untuk nilai aktual pekerjaan lebih kecil dari nilai persetujuan WO (Jika ada)
Catatan: Printed Work Order tidak perlu tanda tangan basah lagi karena sudah e-signature di
system WEB (hanya stempel store)
Untuk pembelian barang tanpa ada pengerjaan hanya lampirkan point 1, 5, 6, dan 7
16. Terkait pengiriman berkas kepada ROM yang dilakukan baik melalui kurir maupun jasa ekspedisi
maka store harus menyiapkan Log Book sehingga dapat ditelusuri jika ada masalah pada dokumen.
17. Pengiriman berkas dilakukan oleh RGM ke ROM maksimal 3 hari kerja (Office hour) setelah status
pengajuan WO dirubah menjadi komplit.
18. Setelah terima berkas dari RGM maka ROM mengirim dokumen ke Accounting sbb:
1) Dokumen “Permohonan penggantian WO” dan “Lampiran Pengajuan biaya WO” dicetak
dari program WEB, dan tanda tangan basah oleh ROM.
2) Lampiran dokumen lengkap sesuai dengan point diatas
19. Validitas dokumen lampiran adalah 1 bulan dari penyelesaian pekerjaan.

B. Pengajuan Pemakaian Petty Cash ROM kepada Admin Finance

1. RGM mengajukan Working Order (WO) dengan pilihan pembayaran oleh AdMin Finance.
2. Setelah pengajuan dari RGM disetujui AM sampai ROM maka RGM update status WO menjadi
pengerjaan.
3. Status progres WO bisa dipantau di Web sesuai dengan wewenang cakupan masing-masing RGM,
AM dan ROM.
4. Definisi pekerjaan di cantumkan pada Working Order (WO) dengan detail alasan diperlukannya
perbaikan, titik perbaikan dan Volume perbaikan.

4. Dokumen Pendukung
- SPK Budget ROM (FRM.OPR.030)
- Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan (FRM.OPR.030)
- Form Permohonan Pembayaran Internal (FRM.FCD.007)
- Printed Work Oder Repair and Maintenance Stores (cetak dari web)
- Permohonan penggantian WO (cetak dari Web)
- Lampiran pendukung pengajuan biaya WO

Dokumen ini telah disahkan secara hard copy