Melaksanakan kegiatan urusan kepegawaian

1 Menerima dan mengagendakan surat masuk dan keluar

2 Memberi nomor surat pada pihak tertuju sesuai dengan disposisi tugas
3 Menyampaikan surat/naskah dinas pada pihak tertuju sesuai dengan disposisi surat
4 Membuat daftar dan mengelola arsip surat dinas
Mengagedakan kegiatan pimpinan dan mengatur penerimaan tamu serta membuat daftar buku tamu
5
6 Memfasilitasi penandatanganan surat dinas/atau surat keputusan oleh pimpinan
7 Menyusun jadwal kegiatan harian, bulanan dan tahunan kepegawaian
Menyampaikan surat-surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan ke masing-masing bidang/Kasie
8
Menaikkan surat-surat dinas kepada Kepala Dinas dan melanjutkan sesuai disposisi Kepala Dinas
9
Melaksanakan dokumentasi, modifikasi dan publikasi peraturan perundang-undangan serta merumuskan perjanjian
Bidang Kesehatan
Menerima surat masuk, modifikasi, publikasi peraturan perundang-undangan serta merumuskan perjanjian
1 Bidang Kesehatan
Memilah surat masuk modifikasi, publikasi, peraturan perundang-undangan serta merumuskan perjanjian
2 Bidang Kesehatan
Menfasilitasi semua permintaan modifikasi, publikasi peraturan perundang-undangan serta merumuskan
3 perjanjian Bidang Kesehatan
Mengarsipkan/mendokumentasikan semua peraturan perundang-undangan, dokumentasi, modifikasi dan
publikasi peraturan perundang-undangan serta perumusan perjanjian Bidang Kesehatan
4
Membuat laporan semua peraturan perundang-undangan, dokumentasi, modifikasi dan publikasi peraturan
perundang-undangan serta perumusan perjanjian Bidang Kesehatan yang telah terlaksana maupun yang belum
terlaksana
5
 FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI
Nama Jabatan Pengadministrasian Kepegawaian
Unit Kerja Dinas Kesehatan

Merencanakan, melaksanakan, monitoring, mengevaluasi dan melaporkan kegiatan urusan

Ikhtisar Jabatan Umum berdasarkan peraturan dan pedoman yang berlaku agar terlaksananya kegiatan urusan
Pengadministrasian Umum yang baik, berkualitas, dan sesuai standar yang ditetapkan

SATUAN WAKTU WAKTU KERJA BEBAN PEGAWAI YANG KETERANGAN

NO URAIAN TUGAS HASIL PENYELESAIAN EFEKTIF KERJA DIBUTUHKAN

1 2 3 4 5 6 7 8

1 Melaksanakan kegiatan urusan kepegawaian

1.1 Dokumen 180 330 1 0.545

Menerima dan mengagendakan surat masuk dan keluar

1.2 Memberi nomor surat pada pihak tertuju sesuai dengan Dokumen 180 330 1 0.545
disposisi tugas

1.3 Menyampaikan surat/naskah dinas pada pihak tertuju Dokumen 180 330 1 0.545
sesuai dengan disposisi surat
1.4 Membuat daftar dan mengelola arsip surat dinas Dokumen 330 330 1 1.000

1.5 Mengagedakan kegiatan pimpinan dan mengatur Dokumen 60 1,650 1 0.036

penerimaan tamu serta membuat daftar buku tamu

1.6 Memfasilitasi penandatanganan surat dinas/atau surat Dokumen 240 330 1 0.727
keputusan oleh pimpinan
1.7 Menyusun jadwal kegiatan harian, bulanan dan tahunan Dokumen 240 79,200 1 0.003
kepegawaian

1.8 Menyampaikan surat-surat yang telah ditandatangani Dokumen 120 330 1 0.364
oleh pimpinan ke masing-masing bidang/Kasie

1.9 Menaikkan surat-surat dinas kepada Kepala Dinas dan Dokumen 60 330 1 0.182
melanjutkan sesuai disposisi Kepala Dinas

Melaksanakan dokumentasi, modifikasi dan publikasi

2 peraturan perundang-undangan serta merumuskan
perjanjian Bidang Kesehatan

Menerima surat masuk, modifikasi, publikasi peraturan

2.1 perundang-undangan serta merumuskan perjanjian Dokumen 180 19,800 1 0.009
Bidang Kesehatan

Memilah surat masuk modifikasi, publikasi, peraturan

2.2 perundang-undangan serta merumuskan perjanjian Dokumen 240 19,800 1 0.012
Bidang Kesehatan

2.3 Menfasilitasi semua permintaan modifikasi, publikasi Dokumen 180 19,800 1 0.009
peraturan perundang-undangan serta merumuskan
perjanjian Bidang Kesehatan

Mengarsipkan/mendokumentasikan semua peraturan

2.4 perundang-undangan, dokumentasi, modifikasi dan Dokumen 240 6,600 1 0.036
publikasi peraturan perundang-undangan serta
perumusan perjanjian Bidang Kesehatan

Membuat laporan semua peraturan perundang-

2.5 undangan, dokumentasi, modifikasi dan publikasi Dokumen 180 6,600 1 0.027
peraturan perundang-undangan serta perumusan
perjanjian Bidang Kesehatan yang telah terlaksana
maupun yang belum terlaksana

JUMLAH 4.042
 REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

UNIT KERJA : ________________________________

JUMLAH KELEBIHAN/
NO NAMA JABATAN PEMANGKU HASIL ABK KEKURANGAN
JABATAN

1 2 3 4 5

Keterangan :
1 Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja setingkat Eselon II atau Eselon III
2 Pada kolom Nama Jabatan ditulis nama jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja
3 Pada kolom Jumlah Pemangku Jabatan ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yang tersebut
pada kolom Nama Jabatan
4 Pada kolom Hasil ABK ditulis nilai yang didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang tersebut pada
kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja nilainya 2,167
maka idealnya jabatan ini diisi oleh 2 (dua) orang pegawai
5 Pada kolom Kelebihan/Kekurangan ditulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Hasil ABK dari
jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan
Contoh :
Jumlah pemangku jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dilakukan ABK di
dapat ideal kebutuhan untuk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (satu) orang
 PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA

NOMOR
LAJUR URAIAN
URUT
1 2 3
1 1 Cukup jelas
2 2 Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud
Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2.
3 3
Misalnya Kegiatan, Dokumen, Laporan, Data, dsb.

Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang

4 4
dimaksud dalam kolom 2. Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb.

Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas
yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit),
5 5
pekerjaan mingguan (WKE = 1500 menit), pekerjaan bulanan (WKE = 6000
menit), pekerjaan tahunan (WKE = 72.000 menit)

Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus
6 6 diselesaikan dalam kurun waktu kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun
waktu tahunan (1 laporan tiap 6 bulan)

7 7 Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara :

Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6)
Waktu Kerja Efektif (Kolom 5)
8 8 Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan
CONTOH 1
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

1. NAMA JABATAN : PENATA KERUMAHTANGGAAN

2. UNIT KERJA : SUBBAG UMUM DAN RUMAH TANGGA
3. IKHTISAR JABATAN :
- Menyusun rencana dan melakukan pengelolaan segala urusan rumah tangga dalam lingkup Dinas Pendidikan, Kota X

WAKTU WAKTU
SATUAN PENYELE- KERJA
NO. URAIAN TUGAS HASIL SAIAN EFEKTIF
(MENIT) (MENIT)

1 2 3 4 5

1. Menyusun rencana kegiatan koordinator urusan rumah tangga

- Menyiapkan bahan kerja Kegiatan 15 1500
- Menyusun rencana kegiatan tugas penata kerumahtanggaan Laporan 60 1500
- Membuat laporan hasil penyusunan rencana kegiatan kepada pimpinan Laporan 15 1500
2. Melakukan pengelolaan kendaraan dinas
- Melakukan pengecekan fisik dan menyusun estimasi kerusakan jika ada Kegiatan 60 1500
- Menyusun dan melaporkan estimasi biaya perbaikan kepada pimpinan Laporan 60 6000
- Melakukan perawatan dan atau perbaikan kerusakan yang ada Kegiatan 60 6000
- Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan pengelolaan kendaraan dinas Laporan 30 1500
kepada pimpinan
3. Melakukan pengaturan ruangan rapat
- Menyusun list penggunaan ruang rapat Kegiatan 10 1500
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan pengguna Kegiatan 30 1500
- Menyiapkan ruangan rapat berkoordinasi dengan teknisi dan operator Kegiatan 60 1500
- Melaporkan kesiapan ruangan rapat untuk pelaksanaan kegiatan dinas Kegiatan 10 1500
- Merapihkan kembali ruang rapat seperti sediakala Kegiatan 60 1500

- Membuat laporan kegiatan pelaksanaan penggunaan ruang rapat kepada Laporan 10 1500
pimpinan

4. Melaksanakan pengawasan kebersihan gedung dan halaman

- Memberi petunjuk dan arahan kepada anggota kebersihan (Cleaning Service) Kegiatan 120 1500

- Melakukan pengecekan kebersihan gedung dan halaman Kegiatan 60 300

- Membuat laporan hasil pengawasan kebersihan gedung dan halaman kepada Laporan 10 1500
pimpinan

5 Melaksanakan pengaturan upacara bendera

 Susunan
- Membuat susunan acara upacara bendera 60 72000
Acara

- Membuat laporan hasil penyusunan acara upacara bendera kepada atasan Laporan 30 72000

- Penyiapan perlengkapan upacara bendera dan berkoordinasi dengan teknisi Kegiatan 60 72000

- Mengatur pelaksanaan latihan tatacara upacara bendera / gladi bersih Kegiatan 60 72000

- Menjaga peralatan upacara (sound system, dll) selama berlangsungnya upacara Kegiatan 60 72000
bendera

- Merapihkan peralatan dan tempat upacara bendera seperti sediakala Kegiatan 60 72000
- Membuat kegiatan pengaturan upacara bendera kepada pimpinan Laporan 15 72000
6 Melaksanakan pengurusan tagihan listrik / telephone / air
- Menyiapkan dokumen tagihan listrik / telephone / air Kegiatan 30 6000
- Mengurus tagihan listrik/telephone/air Kegiatan 30 6000

- Membuat laporan pengurusan tagihan listrik / telephone / air kepada pimpinan Kegiatan 15 6000

PEMB
UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

BEBAN PEGAWAI YANG KET

KERJA DIBUTUHKAN

6 7 8

1 0.0100
1 0.0400
1 0.0100

5 0.2000
2 0.0200
2 0.0200
1 0.0200

2 0.0133
2 0.0400
2 0.0800
2 0.0133
2 0.0800

2 0.0133

1 0.0800

1 0.2000

2 0.0133
 1 0.0008

1 0.0004

1 0.0008

12 0.0100

12 0.0100

12 0.0100
1 0.0002

1 0.0050
1 0.0050

1 0.0025

JUMLAH 0.8981
PEMBULATAN 1
CONTOH 2
FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

1. NAMA JABATAN : PENGADMINISTRASI UMUM

2. UNIT KERJA : SUBBAG PENGADAAN BARANG DAN JASA
3. IKHTISAR JABATAN :
- Menyusun dan melaksanakan administrasi perencanaan pengadaan barang dan jasa

WAKTU WAKTU KERJA

PENYELE-
NO. URAIAN TUGAS SATUAN HASIL EFEKTIF
SAIAN (MENIT)
(MENIT)

1 2 3 4 5

1 Menyusun rencana kegiatan harian

- Melaksanakan administrasi perencanaan realisasi Kegiatan 15 300
keuangan dan pengadaan barang dan jasa

2 Melaksanakan pengetikan administrasi keuangan

- Membuat surat penawaran harga barang kepada Dokumen 30 300
perusahaan/rekanan

- Membuat negosiasi harga penawaran, surat menyurat, Kegiatan 120 300

menyusun anggaran, menyusun program kegiatan,
membuat surat keputusan tentang Tim dan lain-lain

- Menyusun resume/ mendokumentasikan hasil Dokumen 30 300

penelusuran data

- Membuat Berita Acara Serah Terima Barang Dokumen 30 300

- Membuat Berita Acara Pembayaran Dokumen 30 300

3 Mengumpulkan bahan/literatur/peraturan
- Peraturan Pemerintah yang berkaitan dengan pengadaan Dokumen 30 6000
barang dan jasa

- Surat Keputusan yang berkaitan dengan pengadaan Dokumen 30 6000

barang dan jasa

Melakukan pembukuan dan penomoran administrasi

4 keuangan
- Membukukan barang yang dibeli Kegiatan 30 300
- Membuat nomor barang Kegiatan 30 300
 JUMLAH
PEMBULATAN
AI

PEGAWAI
BEBAN KERJA YANG KET
DIBUTUHKAN

6 7 8

1 0.0500

1 0.1000

1 0.4000

1 0.1000

1 0.1000
1 0.1000

1 0.0050

1 0.0050

1 0.1000
1 0.1000
 JUMLAH 1.0600
PEMBULATAN 1
CONTOH
REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

UNIT KERJA : DIREKTORAT PERENCANAAN KEPEGAWAIAN DAN FORMASI - BKN

JUMLAH
NO NAMA JABATAN PEMANGKU HASIL ABK
JABATAN

1 2 3 4

Direktur Perencanaan Kepegawaian dan Formasi

- Kasubdit. Perencanaan Formasi Pegawai
- Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai A
- Pengolah Data Formasi 2 1
- Penganalisis Formasi Pegawai - 1
- Kasie Penyusunan Perencanaan Formasi Pegawai C
- Pengolah Data Formasi - 1
- Penganalisis Formasi Pegawai 2 1
- Penyusun Perencanaan Formasi 1 -
- Kasie Pelayanan Direktorat
- Sekretaris 1 1
- Pengadministrasi Data Formasi 1 2
- Caraka 1 -
- Kasubdit. Perencanaan Pengembangan Pegawai
- Kasie Perencanaan Pengembangan Pegawai C
- Operator Komputer 1 -
- Penganalisis Pengembangan Pegawai - 1
- Kasubdit. Perencanaan Kompensasi Pegawai
- Kasie Penyusunan Perencanaan Gaji Pegawai
- Penganalisis Perencanaan Gaji Pegawai - 1
- Kasie Penyusunan Perencanaan Kesejahteraan Pegawai
- Operator Komputer 1 -
- Penganalisis Perencanaan Kesejahteraan Pegawai - 1
- Kasie Penyusunan Perencanaan Tunjangan Pegawai
- Penganalisis Perencanaan Tunjangan Pegawai - 1
ASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK)

KELEBIHAN/
KEKURANGAN

1
(1)

(1)
1
1

-
(1)
1

1
(1)

(1)

1
(1)

(1)