MANUAL PENDATAAN DIRJEN DIKDAS KEMDIKBUD

BERDASARKAN APLIKASI VERSI 1.3.0.1 PLUS 2

VERSI KOMUNITAS

DRAFT 5 MEI 2013

Lisensi:
CC-by-NC

Draft 5 Mei 2013 1/63

 Penyusun
Citra Paska

Kontributor
Dani Syahbudi
Sakukurata Kacida

Terima Kasih Khusus kepada

Obengs Bunhaw Ayah Ghanesa
Member dan Administrator Grup Info Pendataan Dirjen Dikdas
Member dan Administrator Grup Operator Sekolah

Referensi
http://infopendataan.dikdas.kemdikbud.go.id

Draft 5 Mei 2013 2/63

Bab 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Sistem Pendataan Pendidikan Dasar adalah Pendataan yang dilakukan untuk seluruh entitas data
pokok pendidikan yang bersifat individual dan terintegrasi dari 3 entitas data pendidikan (Satuan
Pendidikan, PTK, dan Peserta Didik) untuk jenjang dasar (SD, SDLB, SMP, SMPLB). Pendataan yang
bersifat satu pintu artinya hanya satu-satunya sistem pendataan resmi digunakan di lingkungan
Ditjen Dikdas.
Pendataan ini merupakan pendataan individual baik dari satuan pendidikan, PTK Maupun
Siswanya dalam satu aplikasi pendataan yang terintegrasi dan tidak berdiri sendiri-sendiri
(parsial) dari sistem pendataan sebelumnya.
Dengan terbitnya Instruksi Menteri Pendidikan No. 2 Tahun 2011[?], maka seluruh satuan
pendidikan diwajibkan untuk melakukan pendataan melalui sistem yang telah disiapkan oleh unit
utama (Ditjen Dikdas). Data yang dikirimkan ke dalam sistem ini akan digunakan untuk seluruh
penyusunan program pendidikan baik itu bantuan, hibah, tunjangan, subsidi dan lain-lain. Data
yang bersifat individual merupakan prasyarat penyaluran dana untuk kegiatan transaksional
Kemendikbud dengan Dinas Pendidikan Provinsi/Kab/Kota maupun satuan pendidikan.

1.2 Tujuan Pendataan

Tujuan pendataan tingkat sekolah untuk memperoleh data secara langsung yang cepat, akurat,
valid, lengkap, dapat dipertanggungjawabkan, dan termutakhir.
Data dari sekolah akan digunakan oleh Kemendikbud serta Dinas Pendidikan Provinsi dan
Kabupaten/Kota untuk perencanaan dan evaluasi program pendidikan, seperti:
1. Bantuan Operasional Sekolah (BOS) dari sumber APBN,
2. Bantuan Operasional Sekolah dari APBD (BOSDA/BOSP),
3. rehabilitas bangunan sekolah (ruang kelas, perpustakaan, laboratorium, dan lain-lain),
4. Ruang Kelas Baru (RKB),
5. Dana Alokasi Khusus (DAK),
6. Subsidi bagi peserta didik kurang mampu secara ekonomi (BSM),
7. subsidi/tunjangan guru (tunjangan profesi, fungsional, kualifikasi akademik), dan
8. lain sebagainya.

1.3 Data yang Dikumpulkan

Terdapat tiga kelompok utama data yang dikumpulkan, yakni data sekolah, peserta didik, dan
pendidik serta tenaga kependidikan (PTK).
Instrumen dari setiap kelompok data tersebut (dalam bentuk formulir isian) telah menjadi
lampiran dari Permendikbud No. 51 Tahun 2011 maupun Permendikbud No. 76 Tahun 2012.

Draft 5 Mei 2013 3/63

Penggandaan ketiga instrumen tersebut dapat menggunakan dana BOS.
Selain dapat diperoleh dari lampiran Permendibud, formulir isian data juga dapat diperoleh
melalui situs http://infopendataan.dikdas.kemdikbud.go.id.

1.4 Alur Pendataan

Data Sekolah
Diinput oleh operator berdasarkan
isian formulir dari kepala sekolah,
PTK, dan peserta didik.

Server Dapodik
Data kemudian dikirim oleh operator
sekolah ke server Dadodik untuk
diproses.

Penggunaan
Data yang berhasil diproses akan
BOS Tunjangan
digunakan oleh pihak-pihak terkait di
Kemendikbud.

lain-lain

1.5 Petunjuk dan Bantuan

Petunjuk serta bantuan untuk pendataan telah tersedia dari berbagai sumber. Antaranya sebagai
berikut.

1.5.1 Petunjuk, Bantuan, dan Dokumen Resmi

Petunjuk, bantuan, dan berbagai dokumen resmi yang dikeluarkan oleh Dirjen Dikdas Kemdikbud
terkait pendataan dapat dijumpai di http://infopendataan.dikdas.kemdikbud.go.id.

1.5.2 Petunjuk, Bantuan, dan Informasi Berbasiskan Komunitas

Untuk memperoleh bantuan teknis maupun informasi yang berdasarkan komunitas, silakan
bergabung dalam salah satu atau kedua grup berikut di Facebook.
1. Grup Info Pendataan Dirjen Dikdas
https://www.facebook.com/groups/infopendataan.dikdas/
2. Grup Operator Sekolah
https://www.facebook.com/groups/OPsekolah/

Draft 5 Mei 2013 4/63

Bab 2
APLIKASI PENDATAAN

2.1 Pengenalan Aplikasi

Untuk menunjang pendataan yang dilaksanakan oleh Dirjen Dikdas Kemdikbud, dirilislah
serangkaian aplikasi pendataan beserta peruntukannya masing-masing. Di dalam buku panduan
ini, hanya aplikasi berikut yang dibahas.
1. Aplikasi Pendataan sekolah versi desktop.
2. Aplikasi Manajemen Pendataan versi web.

Untuk diketahui pula, bahwa pengguna aplikasi pendataan tidak hanya operator sekolah, namun
juga operator kabupaten/kota. Dalam buku panduan ini, hanya membahas aplikasi yang
digunakan oleh operator sekolah.

2.2 Persiapan Aplikasi

Untuk melaksanakan pendataan via aplikasi, pihak sekolah harus memastikan telah memiliki
sumber daya, seperti:
1. formulir isian yang telah diisi (telah disinggung pada bab sebelumnya),
2. petugas input data (operator),
3. unit komputer (PC atau laptop),

Draft 5 Mei 2013 5/63

4. aplikasi (yang dapat diperoleh melalui dinas pendidikan kabupaten/kota dalam bentuk CD,
atau mengunduh langsung dari http://infopendataan.dikdas.kemdikbud.go.id), serta
5. kode registrasi aplikasi. Kode ini berbeda antara satu sekolah dengan sekolah yang lain. Tanpa
kode registrasi tersebut, pihak sekolah tidak dapat menggunakan aplikasi pendataan. Apabila
belum memiliki:
a. hubungi KK Datadik dinas pendidikan kabupaten/kota setempat, atau
b. hubungi layanan pendataan di http://infopendataan.dikdas.kemdikbud.go.id.
Bagi sekolah yang tidak memiliki tenaga operator atau unit komputer, dapat meminta bantuan
pihak lain. Namun, dengan tetap mempertimbangkan efisiensi biaya serta keamanan data.

2.3 Memasang Aplikasi

Berikut tahapan instalasi aplikasi pendataan, di sistem operasi Linux dan Windows.

2.3.1 Umum
Langkah umum berikut sama di setiap sistem operasi.
1. Unduh dan ekstrak paket Aplikasi Pendataan. Setelah diekstrak (dengan WinZip atau WinRAR),
akan diperoleh sebuah folder dengan beberapa folder dan berkas di dalamnya.
2. Unduh basis data luring (offlinedb) aplikasi:
a. pilih provinsi yang sesuai,
b. pilih kabupaten yang sesuai, kemudian

c. klik tautan klik di sini. Akan diperoleh berkas dengan nama angka. Misalnya, 050.zip untuk
Kota Pematangsiantar, atau 322.zip untuk Kab. Kubu Raya. Berbeda-beda tiap kabupaten.
d. Setelah diunduh, berkas tersebut disalin ke dalam folder offlinedb.

Draft 5 Mei 2013 6/63

2.3.2 Linux
Dicontohkan tahap instalasi pada Linux Ubuntu 11.10.
1. Buka Terminal, kemudian ketikkan perintah berikut untuk memasang wine1.5.
$ sudo add-apt-repository ppa:ubuntu-wine/ppa
$ sudo apt-get update
$ sudo apt-get install wine1.5
2. Sistem akan mengunduh paket yang diperlukan. Tunggu hingga beberapa saat hingga proses
unduh dan instalasi selesai.
3. Setelah selesai, klik kanan pada berkas setup.exe Aplikasi Pendataan, kemudian pilih Open
with Wine Windows Program Loader.
4. Selanjutnya, tahap yang dilakukan sama seperti pemasangan pada Windows.

2.3.3 Windows
1. Klik dua kali berkas setup.exe hasil ekstrak paket Aplikasi Pendataan pada langkah Umum
sebelumnya.
2. Tunggu beberapa saat, akan muncul sebuah dialog. Klik tombol Lanjut.
3. Pilih nama kabupaten/kota dan klik Lanjut kembali.

PENTING!
Jika salah memilih kabupaten/kota, atau salah mengunduh kode offlinedb, maka pemasangan
aplikasi tidak dapat dilanjutkan.

Draft 5 Mei 2013 7/63

4. Jika tidak ada kendala, akan muncul teks kesepakatan lisensi yang muncul. Baca dan cermati.
Jika setuju, klik opsi Saya setuju dengan kesepakatan tersebut dan klik Lanjut.
5. Pilih lokasi, namun disarankan untuk tidak mengubah apa-apa. Biarkan saja tetap C:\Aplikasi
Pendataan. Klik Lanjut.

6. Klik Lanjut kembali tanpa mengubah apa pun.

7. Klik Instal. Tunggu hingga proses pemasangan selesai.

8. Biarkan centang pada opsi View Readme.txt untuk melihat kontak personal tim pengembang
aplikasi, atau hapus centang tersebut dengan menkliknya. Kemudian, klik Selesai.

Draft 5 Mei 2013 8/63

Aplikasi telah selesai dipasang. Selanjutnya, adalah langkah menjalankan aplikasi.

2.4 Menjalankan Aplikasi

Untuk menjalankan aplikasi, cukup dengan menklik (atau klik ganda) ikon Aplikasi Pendataan
yang muncul pada desktop usai pemasangan berhasil.

2.4.1 Instalasi Adobe Air

Apabila ini kali pertama aplikasi dijalankan, akan muncul dialog instalasi Adobe Air. Adobe Air
merupakan komponen pendukung Aplikasi Pendataan.

Draft 5 Mei 2013 9/63

1. Klik I Agree pada dialog yang muncul.
2. Tunggu hingga proses instalasi selesai.
3. Klik Finish pada dialog selanjutnya.
4. Dan, Aplikasi Pendataan pun akan muncul.

2.4.2 Pemutakhiran (Update) Adobe Air

Suatu ketika, apabila muncul dialog konfirmasi untuk memutakhirkan Adobe Air, pilihlah Update
Later. Karena untuk saat ini, Aplikasi Pendataan hanya mendukung versi Adobe Air yang
disertakan pada paket aplikasi. Memasang selain versi tersebut, dapat mempengaruhi kiriman
data sekolah. Sejumlah operator sekolah melaporkan bahwa data yang mereka kirim menjadi
tidak lengkap setelah melakukan update Adobe Air sebelum mengirim data tersebut.

PENTING!
Untuk saat ini, hanya mutakhirkan Adobe Air hingga versi 3.4.0.2540. Jangan mutakhirkan
Adobe Air ke versi yang lebih tinggi dari versi tersebut.

Apabila muncul dialog yang senada seperti berikut ini, maka pilihlah juga opsi Cancel. Karena
jelas-jelas, Adobe Air ingin memperbaharui dirinya ke versi yang lebih tinggi dari 3.4.0.2540.

2.4.3 Registrasi
Apabila ini kali pertama aplikasi dijalankan, akan muncul sebuah formulir registrasi. Isilah

Draft 5 Mei 2013 10/63

formulir tersebut dengan benar, kemudian klik Save.

Registrasi
Nama Lengkap Diisi dengan nama operator.
Username (Email) Diisi dengan alamat surel operator.
Password Diisi dengan sandi untuk membuka aplikasi.
No HP Diisi dengan nomor ponsel operator.
Kode Registrasi Diisi dengan kode registrasi yang diberikan kepada sekolah.

Setelah itu, akan muncul dialog peringatan tentang kode registrasi sekolah. Kode ini sangat
penting. Jangan sampai operator menggunakan kode registrasi yang bukan milik sekolahnya.

Klik Ya jika yakin kode registrasi telah benar. Selanjutnya, akan muncul dialog lain dan klik OK.

PENTING!
Operator yang membantu pendataan di lebih dari satu sekolah, harap menggunakan surel dan
sandi berbeda di setiap sekolah, untuk menghindari masalah login pada Manajemen Pendataan.

Draft 5 Mei 2013 11/63

2.4.4 Log Masuk (Login) Aplikasi
Setelah proses instalasi dan registrasi berhasil, maka operator harus masuk terlebih dahulu
sebelum dapat mengisi/mengubah data pada aplikasi.
1. Jalankan Aplikasi Pendataan.
2. Sebuah dialog akan muncul. Isikan data yang sesuai.
3. Klik Login.

Log Masuk
Username (Email) Isi dengan alamat surel yang sama saat registrasi.
Password Isi dengan sandi yang sama saat registrasi.
Semester Pilih semester yang datanya ingin diubah.

2.5 Tampilan Aplikasi

Tampilan Aplikasi Pendataan terdiri atas sejumlah panel atau grid, tabel, dan tabulasi (tab). Untuk
mengaktifkan salah satu tab, cukup klik pada tab yang diinginkan. Selain itu, juga terdapat
navigator seperti berikut.

Halaman data pertama Halaman data selanjutnya

Halaman data sebelumnya Halaman data terakhir

Halaman data saat ini Muat ulang tampilan data

Total halaman data

Draft 5 Mei 2013 12/63

Bab 3
ENTRI DATA SEKOLAH

3.1 Akses
Sebagai awal, kita mulai dari entri data sekolah. Data-data sekolah yang perlu diinput antaranya
adalah profil sekolah, prasarana yang tersedia, sarana, rombongan belajar, bantuan blockgrant,
hingga yayasan yang membawahi sekolah.

Untuk mengakses data sekolah:

1. jalankan Aplikasi Pendataan, kemudian
2. klik tab Sekolah.

3.2 Profil Sekolah

Begitu memasuki lembar data sekolah, kita akan disuguhi kolom-kolom isian. Inilah profil yang
harus kita lengkapi sesuai dengan kondisi yang ada.

Identitas
Nama Sekolah Isikan nama sekolah. Konsultasikan terlebih dahulu sebelum
diubah.
NSS Isikan Nomor Statistik Sekolah (jika memiliki). Konsultasikan
terlebih dahulu sebelum diubah.

Draft 5 Mei 2013 13/63

 Identitas
NPSN Isikan Nomor Pokok Sekolah Nasional. Konsultasikan terlebih
dahulu sebelum diubah.
Jenis Sekolah Pilih jenis sekolah.

Lokasi
Alamat Sekolah Isikan alamat sekolah, selain nama desa/kelurahan,
kabupaten/kota, kecamatan, dan kode pos.
Alamat Desa/Kelurahan Isikan nama desa/kelurahan sekolah berada.
Kabupaten Kota Isikan nama kabupaten/kotak sekolah berada.
Kecamatan Isikan nama kecamatan sekolah berada.
Kode Pos Isikan kode pos sekolah berada.
Kategori Wilayah Pilih kategori wilayah sekolah berada.

Komunikasi
Nomor Telepon Isikan nomor telepon sekolah (jika ada).
Nomor Fax Isikan nomor faksimili sekolah (jika ada).
Akses Internet Pilih akses Internet yang dimiliki sekolah.
ISP Pilih penyedia jasa akses Internet yang dilanggani oleh sekolah.
Email Isikan alamat surel resmi milik sekolah (jika ada).
Website Isikan alamat situs web resmi milik sekolah (jika ada).

Data Lain
Status Sekolah Pilih status sekolah.
Status Kepemilikan Pilih status kepemilikan sekolah.
No.SK Pendirian Sekolah Isikan nomor SK pendirian sekolah.
Tanggal SK Pendirian Isikan tanggal SK Pendirian sekolah.
No.SK Izin Operasional Isikan nomor SK izin operasional sekolah.
Tanggal SK Izin Operasional Isikan tanggal SK izin operasional sekolah.
Akreditasi Pilih akreditasi sekolah.
No.SK Akreditasi Isikan nomor SK akreditasi sekolah.
Tanggal SK Akreditasi Isikan tanggal SK akreditasi sekolah.
Status Mutu Pilih jenis mutu sekolah, apakah pra-SPM (belum memenuhi
pelayanan minimal), SPM (sudah memenuhi standar pelayanan
minimal), pra-SSN (menuju sekolah berstandar nasional), SSN
(sekolah berstandar nasional), RSBI atau SBI.
Sertifikasi ISO Pilih sertifikasi sekolah.
Waktu Penyelenggaraan Pilih waktu penyelenggaraan proses belajar mengajar di sekolah.
Gugus Sekolah Pilih gugus sekolah, apakah sebagai sekolah inti, sekolah imbas,
atau belum mengikuti gugus sekolah.
Kategori Sekolah Pilih kategori sekolah.

Draft 5 Mei 2013 14/63

 Data Lain
No Rekening Isikan nomor rekening bank sekolah.
Nama Bank Isikan nama bank tempat nomor rekening sekolah didaftarkan.
Cabang/KCP/Unit Isikan nama cabang/KCP/unit bank tempat nomor rekening sekolah
didaftarkan.
Rekening Atas Nama Isikan nama yang didaftarkan untuk rekening sekolah.
MBS Pilih pelaksanaan Manajemen Berbasis Sekolah, apakah sudah
melaksanakan atau belum.
Sumber Listrik Pilih sumber listrik sekolah.
Daya Listrik Pilih daya listrik sekolah.
Sumber Air Pilih sumber air sekolah.
Yayasan Pilih yayasan yang menaungi sekolah (swasta). Daftar hanya
tersedia apabila data yayasan telah diisi pada rincian data sekolah.
Dijelaskan pada topik Yayasan.

Setelah data diinput, jangan lupa untuk menklik tombol Simpan, tepat berada di bagian bawah
jendela aplikasi.

3.3 Prasarana
Prasarana berupa ruangan penunjang operasional sekolah. Untuk dapat menambah atau
menyunting data prasarana:
1. klik opsi Tampilkan Data Rinci Sekolah, kemudian
2. klik tab Prasarana pada dialog yang muncul.

Draft 5 Mei 2013 15/63

3.3.1 Menambah Prasarana
Untuk menambah, klik tombol Tambah Prasarana di bagian atas tabel. Sebuah baris kosong
akan muncul, isikan data yang sesuai dengan kolom yang ada sebagai berikut.

Prasarana
Kode Kode ruang yang ditentukan oleh sekolah.
Nama Nama ruang.
Jenis/Kode Prasarana Jenis ruang.
Panjang (m) Panjang ruang dalam satuan meter.
Lebar (m) Lebar ruang dalam satuan meter.
Kondisi Atap Kondisi atap ruangan.
Kondisi Dinding Kondisi dinding ruangan.
Kondisi Kusen Kondisi kusen ruangan.
Kondisi Pondasi Kondisi pondasi ruangan.
Kondisi Lantai Kondisi lantai ruangan.
Status Kepemilikan Kepemilikan ruangan.

3.3.2 Mengubah Prasarana

Data yang telah dimasukkan dapat diubah kembali. Caranya cukup dengan:
1. klik dua kali pada bagian yang ingin diubah,
2. ketika tanda sisip muncul, ketik data yang diinginkan, kemudian
3. tekan ESC jika tidak jadi mengubah, atau
4. tekan ENTER jika hasil ubahan ingin disimpan.

3.3.3 Menghapus Prasarana

Data yang telah dimasukkan juga dapat dihapus. Caranya dengan:
1. klik prasarana yang ingin dihapus,
2. klik tombol Hapus Pilihan,
3. sebuah dialog konfirmasi akan muncul, baca baik-baik sebelum memutuskan:
a. Ya, prasarana akan dihapus berikut data sarana di dalamnya, atau
b. Tidak dan Batal, untuk tidak jadi menghapus data prasarana.

PENTING!
Menghapus prasarana akan mempengaruhi data sarana, terutama kolom Letak. Dijelaskan
pada subbab Sarana.

3.4 Sarana
Sarana berupa pelengkap prasarana dalam menunjang operasional sekolah. Untuk dapat
menambah atau menyunting data sarana:
1. klik opsi Tampilkan Data Rinci Sekolah, kemudian
2. klik tab Sarana pada dialog yang muncul.

Draft 5 Mei 2013 16/63

3.4.1 Menambah Sarana
Untuk menambah, klik tombol Tambah Sarana di bagian atas tabel. Sebuah baris kosong akan
muncul, isikan data yang sesuai dengan kolom yang ada sebagai berikut.

Sarana
Jenis/Kode Sarana Jenis sarana yang dimiliki.
Jumlah Jumlah sarana yang dimiliki.
Letak Penempatan sarana pada ruang/prasarana yang dimiliki. Kolom
ini hanya dapat diisi apabila data prasarana sudah diisi
sebelumnya.
Keterangan Kondisi sarana yang dimiliki.

3.4.2 Mengubah Sarana

Data yang telah dimasukkan dapat diubah kembali. Caranya cukup dengan:
1. klik dua kali pada bagian yang ingin diubah,
2. ketika tanda sisip muncul, ketik data yang diinginkan, kemudian
3. tekan ESC jika tidak jadi mengubah, atau
4. tekan ENTER jika hasil ubahan ingin disimpan.

3.4.3 Menghapus Prasarana

Data yang telah dimasukkan juga dapat dihapus. Caranya dengan:
1. klik sarana yang ingin dihapus, kemudian
2. klik tombol Hapus Pilihan, dan data akan langsung terhapus.

Draft 5 Mei 2013 17/63

3.5 Rombongan Belajar
Rombongan belajar memuat data seperti peserta didik, wali kelas, dan tenaga pengajar. Untuk
dapat menambah atau menyunting data rombongan belajar:
1. klik opsi Tampilkan Data Rinci Sekolah, kemudian
2. klik tab Rombongan Belajar pada dialog yang muncul.

3
2

PENTING!
Data rombongan belajar baru bisa diisi apabila data Prasarana, Peserta Didik, dan PTK telah diisi
sebelumnya. Pengisian rombongan belajar harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku, karena
akan berpengaruh pada proses kalkulasi di P2TK Dikdas.

Pada tab Rombongan Belajar, terdapat tiga panel dengan fungsinya masing-masing, yakni:
1. daftar rombongan belajar,
2. daftar isi rombongan belajar, dan
3. referensi untuk mengisi rombongan belajar.

3.5.1 Menambah Rombongan Belajar

Untuk menambah, klik tombol Tambah Rombongan Belajar di bagian atas tabel. Sebuah baris
kosong akan muncul pada panel 1, isikan data yang sesuai dengan kolom yang ada sebagai
berikut.

Rombongan Belajar
Tingkat Tingkat rombongan belajar. Untuk SD, pilih tingkat 1 – 6. Untuk
SMP, pilih tingkat 7 – 9.
Nama Rombel Nama rombongan belajar, misalnya IX A.

Draft 5 Mei 2013 18/63

 Rombongan Belajar
Letak Penempatan rombongan belajar. Kolom ini hanya dapat diisi
apabila data prasarana sudah diisi sebelumnya.
Wali Kelas Wali kelas untuk rombongan belajar yang diisi. Kolom ini hanya
dapat diisi apabila data PTK sudah diisi sebelumnya.
Thn Ajaran Tahun ajaran adanya rombongan belajar tersebut.
Moving Class Kondisi rombongan belajar, apakah dinamis atau pasif. Maksud
dari moving class adalah peserta didik berpindah-pindah kelas
sesuai mata pelajarannya. Setiap mata pelajaran memiliki kelasnya
sendiri.

3.5.2 Mengubah dan Menghapus Rombongan Belajar

Untuk mengubah atau menghapus rombongan belajar, caranya sama seperti mengubah dan
menghapus data prasarana maupun prasarana yang sebelumnya telah dijabarkan.

PENTING!
Menghapus rombongan belajar akan menghapus daftar peserta didik dan PTK yang mengajar di
dalamnya. Namun, tidak menghapus data induk peserta didik dan PTK terkait.

3.5.3 Peserta Didik Terdaftar

Peserta didik terdaftar mencerminkan peserta didik yang berada dalam suatu rombongan
belajar. Untuk input data ini, dengan menklik tab Peserta Didik Terdaftar pada panel 2.

Mengisi Peserta Didik Terdaftar

1. Pastikan:
a. memilih rombongan yang sesuai pada panel 1,
b. tab Peserta Didik Terdaftar dalam kondisi terbuka pada panel 2, dan
c. tab Peserta Didik dalam kondisi terbuka pada panel 3.
2. Sorot sejumlah baris pada tab Peserta Didik pada panel 3.
3. Seret dan lepaskan hasil sorotan tersebut pada tab Peserta Didik Terdaftar pada panel 2.
Akan muncul sebuah dialog, isikan dengan data yang sesuai, kemudian klik Simpan.

Draft 5 Mei 2013 19/63

 Pendaftaran Siswa - Rombel
Tanggal Terdaftar Isikan tanggal ketika peserta didik terdaftar di dalam rombel.
• Untuk peserta didik baru, mengulang, dan naik kelas di semester
ganjil, diisi dengan tanggal awal tahun ajaran baru dimulai.
• Untuk peserta didik mutasi dari sekolah lain, diisi dengan tanggal
ketika diterima di sekolah.
• Untuk peserta didik lanjutan semester (di semester genap), diisi
dengan tanggal ketika semester genap dimulai.
Jenis Pendaftaran Jenis peserta didik terdaftar di dalam rombel.

Apabila berhasil, data peserta didik yang diseret tersebut akan masuk ke dalam rombongan
belajar yang dipilih. Sementara itu, data pada tab Peserta Didik di panel 3 akan menghilang
sebanyak data yang telah diambil.

Menghapus Peserta Didik Terdaftar

Untuk menghapus peserta didik yang terdaftar, cukup dengan:
1. sorot sejumlah baris yang ingin dihapus,
2. klik tombol Hapus di bagian bawah tab Peserta Didik Terdaftar, kemudian
3. klik Ya pada dialog yang muncul.
4. Apabila berhasil, data yang dipilih akan hilang dari daftar, serta dimunculkan kembali pada tab
Peserta Didik di panel 3.

3.5.4 PTK Mengajar

PTK mengajar berisikan data PTK yang mengajar di dalam rombel tertentu. Pengisian data PTK
mengajar harus sesuai dengan jadwal pelajaran di sekolah atau SK mengajar/pembagian tugas,
dan tidak bertentangan dengan struktur kurikulum yang berlaku.

Draft 5 Mei 2013 20/63

 PENTING!
Data PTK mengajar merupakan salah satu unsur kevalidan kalkulasi data oleh P2TK, terutama
untuk penetapan tunjangan profesi. Pastikan data ini sesuai dengan struktur kurikulum yang
berlaku. Pedoman mengenai pendataan sesuai kriteria P2TK akan dibahas pada buku tersendiri.

Mengisi PTK Mengajar

Untuk mengisi PTK yang mengajar, cara yang digunakan tidak berbeda jauh dengan langkah
mengisi peserta didik terdaftar. Hanya saja, pastikan:
1. memilih rombongan yang sesuai pada panel 1,
2. tab PTK Terdaftar dalam kondisi terbuka pada panel 2,
3. tab PTK dalam kondisi terbuka pada panel 3, kemudian
4. PTK yang diseret akan muncul pada baris terakhir dengan beberapa kolom yang masih kosong
dan harus dilengkapi.

PTK Mengajar
PTK Nama PTK yang mengajar pada rombel yang dipilih. Otomatis telah
terisi setelah diseret ke dalam rombel. Tidak dapat diubah lagi.
Mata Pelajaran Mata pelajaran yang diampu oleh PTK terkait.
Jam Mengajar/Minggu Beban jam mengajar PTK hasil akumulasi per minggu untuk
rombongan belajar bersangkutan, bukan hasil akumulasi semua
rombel yang diajar oleh PTK tersebut.

Untuk jam mengajar Bimbingan dan Konseling (BK), mengikuti

Jumlah Peserta Didik dalam Rombel
rumus: ×24
150

Sebagai contoh, di dalam rombel VII A, terdapat 30 peserta didik.

30
Jadi jam mengajar BK pada rombel tersebut: ×24=4,8
150

Karena jam mengajar hanya berupa bilangan bulat, maka diambil

yang paling dekat = 5.
Semester Semester ketika PTK tersebut mengajar.

PTK yang berhasil diseret ke dalam rombongan belajar tidak akan hilang dari panel 3. Oleh
karena itu, PTK yang sama dapat diseret kembali pada rombongan belajar yang sama maupun
berbeda berkali-kali.

Draft 5 Mei 2013 21/63

Menghapus PTK Mengajar
Cara menghapus PTK yang mengajar sama dengan cara menghapus peserta didik yang terdaftar.

3.5.5 Peserta Didik Keluar

Tab ini berisikan data peserta didik yang keluar (baik karena mutasi, mengundurkan diri, hingga
diberhentikan).

Cara mengisi sama dengan cara mengisi peserta didik terdaftar maupun PTK yang mengajar.
Begitu pun cara menghapusnya. Langkah detailnya sebagai berikut.
1. Peserta didik yang keluar dihapus dari dalam rombongan belajar. Otomatis, data peserta didik
tersebut akan muncul kembali pada panel 3.
2. Buka tab Peserta Didik Keluar pada panel 2.

Draft 5 Mei 2013 22/63

3. Seret peserta didik yang keluar tersebut dari panel 3 ke tab Peserta Didik Keluar.
4. Akan muncul dialog baru. Isikan dengan data yang sesuai, kemudian klik Simpan.

Pencatatan Siswa Keluar

Tanggal keluar Tanggal peserta didik secara resmi keluar dari sekolah.
Alasan keluar Alasan peserta didik keluar dari sekolah.

3.6 Blockgrant
Berupa dana bantuan yang pernah atau sedang diterima oleh sekolah. Untuk memasukkan atau
mengubah data blockgrant:
1. klik opsi Tampilkan Data Rinci Sekolah, kemudian
2. klik tab Blockgrant pada dialog yang muncul.

3.6.1 Menambah Blockgrant

Untuk menambah, klik tombol Tambah Blockgrant di bagian atas tabel. Sebuah baris kosong
akan muncul, isikan data yang sesuai dengan kolom yang ada sebagai berikut.

Blockgrant
Nama Nama bantuan blockgrant yang direrima sekolah.
Tahun Tahun diterima bantuan blockgrant.
Jenis Bantuan Jenis bantuan blockgrant yang direrima sekolah.
Sumber Dana Sumber dana blockgrant yang direrima sekolah.
Besar Bantuan Besar dana blockgrant yang diterima sekolah.
Dana Pendamping Besar dana pendamping blockgrant yang diterima sekolah.
Peruntukan Dana Peruntukan dana blockgrant yang diterima sekolah.

3.6.2 Mengubah Blockgrant

Data yang telah dimasukkan dapat diubah kembali. Caranya cukup dengan:
1. klik dua kali pada bagian yang ingin diubah,
2. ketika tanda sisip muncul, ketik data yang diinginkan, kemudian
3. tekan ESC jika tidak jadi mengubah, atau
4. tekan ENTER jika hasil ubahan ingin disimpan.

Draft 5 Mei 2013 23/63

3.6.3 Menghapus Blockgrant
Data yang telah dimasukkan juga dapat dihapus. Caranya dengan:
1. klik sarana yang ingin dihapus, kemudian
2. klik tombol Hapus Pilihan, dan data akan langsung terhapus.

3.7 Yayasan
Berupa profil yayasan yang menaungi sekolah. Untuk memasukkan atau mengubah data
yayasan:
1. klik opsi Tampilkan Data Rinci Sekolah, kemudian
2. klik tab Yayasan pada dialog yang muncul.

3.7.1 Menambah Yayasan

Untuk menambah, klik tombol Tambah Yayasan di bagian atas tabel. Sebuah baris kosong akan
muncul, isikan data yang sesuai dengan kolom yang ada sebagai berikut.

Yayasan
Nama Nama yayasan.
Nama Pimpinan Nama pimpinan yayasan.
Alamat Jalan Alamat yayasan.
Kab. Kota Kabupaten/kota alamat yayasan.
No. Pendirian Nomor pendirian yayasan.
Tgl. Pendirian Tanggal resmi pendirian yayasan.
Kel. Yayasan Kelompok yayasan.

Draft 5 Mei 2013 24/63

3.7.2 Mengubah Yayasan
Data yang telah dimasukkan dapat diubah kembali. Caranya cukup dengan:
1. klik dua kali pada bagian yang ingin diubah,
2. ketika tanda sisip muncul, ketik data yang diinginkan, kemudian
3. tekan ESC jika tidak jadi mengubah, atau
4. tekan ENTER jika hasil ubahan ingin disimpan.

3.7.3 Menghapus Yayasan

Menghapus data yayasan sama seperti menghapus data prasarana maupun sarana.

Draft 5 Mei 2013 25/63

Bab 4
ENTRI DATA PESERTA DIDIK

4.1 Akses
Untuk mengakses data peserta didik:
1. jalankan Aplikasi Pendataan, kemudian
2. klik tab Peserta Didik.

4.2 Menambah Peserta Didik

4.2.1 Manual (Satu per Satu pada Aplikasi)

1. klik tombol Tambah Peserta Didik pada bagian atas tabel,
2. isikan data yang sesuai pada kolom yang tersedia (kolom-kolom tersebut sama seperti pada
uraian Tab Formulir Siswa), kemudian
3. klik tombol Simpan Perubahan.

Draft 5 Mei 2013 26/63

4.2.2 Ekspor-Impor (Banyak Sekaligus)
Menginput ratusan data peserta didik bukanlah perkara mudah. Terlebih, sistem input pada
Aplikasi Pendataan tidak seperti pada aplikasi pengolah angka (Microsoft Office Excel atau
LibreOffice Calc) yang hanya tinggal copy-paste maupun drag and drop. Namun, kita tetap dapat
memanfaatkan aplikasi pengolah angka tersebut untuk membantu proses input data.
Berikut langkah yang dilakukan dengan contoh adalah data peserta didik.
1. Ekspor terlebih dahulu format data yang nantinya diisi untuk kemudian diimpor. Apabila
belum ada data sama sekali, isikan data dummy (sampel) satu baris dan jangan lupa disimpan.
a. Klik tombol Excel yang berada di sisi kanan atas Tabel Peserta Didik.
b. Klik opsi Export.
c. Klik Ya pada dialog yang kemudian muncul.
d. Ketikkan nama yang diinginkan untuk berkas yang diekspor.
e. Klik Save.
2. Sunting dokumen hasil ekspor tersebut dengan Microsoft Office Excel atau LibreOffice Calc.
a. Isikan data sesuai dengan kolom yang tersedia.
b. Untuk data baru, jangan isikan data pada koiom peserta_didik_id, karena akan diisi
otomatis oleh aplikasi dan bersifat unik. Untuk data lama, pastikan tidak mengubah isi
kolom tersebut, karena akan mengganggu integritas data apabila diubah.
c. Untuk kolom sekolah_id, silakan disalin sesuai dengan data yang telah ada. Pastikan setiap
baris data memiliki isi yang sama untuk kolom sekolah_id tersebut.
3. Simpan dokumen hasil modifikasi dengan format CSV.
a. Klik menu File > Save As pada jendela aplikasi Microsoft Office Excel atau LibreOffice Calc.
b. Isikan nama yang diinginkan untuk berkas yang akan diimpor.
c. Pilih format berkas yang akan diimpor sebagai CSV.
d. Klik Save.
4. Kemudian, impor berkas yang telah diisi data.
a. Klik tombol Excel yang berada di sisi kanan atas Tabel Peserta Didik.
b. Klik opsi Import.
c. Klik Ya pada dialog yang kemudian muncul.
d. Pilih berkas yang sebelumnya telah disimpan dalam format CSV.
e. Klik Open.
5. Tunggu hingga data berhasil diimpor ke dalam aplikasi.

4.3 Mengubah Peserta Didik

Data peserta didik terdiri atas dua tampilan, di tabel utama dan di tabel rincian.

4.3.1 Tabel Utama

Untuk mengubah data peserta didik di tabel utama:
1. klik dua kali pada bagian yang ingin diubah,
2. ketika tanda sisip muncul, ketik data yang diinginkan, kemudian
3. tekan ESC jika tidak jadi mengubah, atau

Draft 5 Mei 2013 27/63

4. tekan ENTER jika hasil ubahan ingin disimpan.
Untuk lebih memastikan data tersimpan, dapat pula dengan menimpali klik tombol Simpan
Perubahan.

4.3.2 Rincian
Untuk mengubah data peserta didik di tabel rincian:
1. pilih baris peserta didik yang ingin diubah,
2. klik tombol Ubah Rincian, akan muncul sebuah dialog, kemudian
3. klik salah satu tab dengan data yang ingin diubah.

Tab Formulir Siswa

Berisi data utama peserta didik. Setelah mengubah kolom isian, kemudian klik tombol Simpan di
bagian bawah dialog. Berikut rincian masing-masing kolom isian.

Formulir Siswa
Nama Lengkap Nama lengkap peserta didik.
Jenis Kelamin Gender peserta didik.
NIS Nomor induk peserta didik dari sekolah.
NISN Nomor induk nasional peserta didik.
NIK Nomor induk kependudukan peserta didik (dapat dilihat di Kartu
Keluarga).
Tempat Lahir Tempat lahir peserta didik.
Tanggal Lahir Tanggal lahir peserta didik.
Agama Agama peserta didik.
Rombel Rombongan belajar peserta didik, sebagai referensi saat melakukan
mapping (input data) ke rombongan belajar yang telah dibahas
pada bab sebelumnya.
Nama Ayah Nama ayah peserta didik.
Tahun Lahir Ayah Tahun lahir ayah peserta didik.
Pekerjaan Ayah Pekerjaan ayah peserta didik.
Pendidikan Ayah Pendidikan ayah peserta didik.
Penghasilan Bulanan Ayah Penghasilan bulanan ayah peserta didik.
Nama Ibu Nama ibu peserta didik.
Tahun Lahir Ibu Tahun lahir ibu peserta didik.
Pekerjaan Ibu Pekerjaan ibu peserta didik.
Pendidikan Ibu Pendidikan ibu peserta didik.
Penghasilan Bulanan Ibu Penghasilan bulanan ibu peserta didik.
Nama Wali Nama wali peserta didik.
Tahun Lahir Wali Tahun lahir wali peserta didik.
Pekerjaan Wali Pekerjaan wali peserta didik.
Pendidikan Wali Pendidikan wali peserta didik.

Draft 5 Mei 2013 28/63

 Formulir Siswa
Penghasilan Bulanan Wali Penghasilan bulanan wali peserta didik.
Jenis Tinggal Jenis tempat tinggal peserta didik.
Alamat Rumah Alamat rumah peserta didik.
RT RT alamat rumah peserta didik.
RW RW alamat rumah peserta didik.
Nama Desa/Kelurahan Nama desa/kelurahan alamat rumah peserta didik.
Kecamatan Nama kecamatan alamat rumah peserta didik.
Kabupaten/Kota Nama kabupaten/kota alamat rumah peserta didik.
Kode Pos Kode pos alamat rumah peserta didik.
Tinggi Badan Tinggi badan peserta didik.
Berat Badan Berat badan peserta didik.
Berkebutuhan Khusus Identifikasi kebutuhan khusus peserta didik. Bagi peserta didik
yang layak menerima Bantuan Siswa Miskin, pilih opsi tidak
mampu ekonomi.
No. Telepon Rumah Nomor telepon rumah peserta didik.
No. HP Nomor ponsel yang dapat dihubungi perihal peserta didik (pribadi,
orang tua, maupun wali).
Jarak Rumah-Sekolah Jarak yang ditempuh peserta didik dari rumah ke sekolah, apakah
kurang atau sama dengan 1 km, atau lebih dari 1 km.
Jarak (KM) Apabila jarak rumah ke sekolah lebih dari 1 km, maka kolom ini
harus diisi dengan jarak yang sesungguhnya dalam satuan
kilometer dan tanpa pecahan (angka di belakang koma).
Alat Transportasi Moda transportasi yang digunakan siswa untuk berangkat ke
sekolah.
Email Pribadi Alamat surel pribadi milik peserta didik.
Jumlah Saudara Kandung Jumlah saudara kandung yang dimiliki peserta didik (dihitung tanpa
peserta didik).

Tab Riwayat Pendidikan

Berisi data riwayat pendidikan formal peserta didik.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Riwayat Pendidikan
Tahun Ajaran Tahun ajaran ketika riwayat berlangsung.
Semester Semester ajaran ketika riwayat berlangsung.
Sekolah Nama sekolah ketika riwayat berlangsung. Komputer harus dalam
kondisi terhubung jaringan Internet saat mengisi nama sekolah.
Jenis Pendaftaran/Status Jenis pendaftaran atau status peserta didik ketika riwayat
berlangsung.
NISN NISN peserta didik ketika riwayat berlangsung.
NPSN NPSN milik sekolah ketika riwayat berlangsung.

Draft 5 Mei 2013 29/63

Tab Beasiswa Peserta Didik
Berisi data beasiswa yang pernah diterima oleh peserta didik.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Beasiswa Peserta Didik

Jenis Beasiswa Jenis beasiswa yang diterima peserta didik.
Sumber Beasiswa Sumber beasiswa yang diterima peserta didik.
Tahun Mulai Tahun mulai beasiswa yang diterima peserta didik.
Tahun Selesai Tahun berakhirnya beasiswa yang diterima peserta didik.
Nama -

Tab Prestasi
Berisi data prestasi yang pernah diraih oleh peserta didik.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Beasiswa Peserta Didik

Tahun Prestasi Tahun ketika prestasi peserta didik diraih.
Nama/Lomba Nama kegiatan atau lomba yang diikuti peserta didik ketika
prestasi diraih.
Peringkat Peringkat prestasi yang diraih peserta didik.
Tingkat Tingkat kegiatan atau lomba yang diikuti peserta didik ketika
prestasi diraih.
Jenis Prestasi Kategori prestasi yang diraih peserta didik.
Penyelenggara Penyelenggara kegiatan atau loma yang diikuti peserta didik ketika
prestasi diraih.

4.4 Menghapus Peserta Didik

Menghapus peserta didik kurang lebih sama seperti menghapus prasaran maupun sarana.

PENTING!
Menghapus peserta didik juga akan menghapus semua rincian di dalamnya (riwayat pendidikan,
beasiswa, dan prestasi), serta menghapusnya dari rombongan belajar serta data peserta didik
yang keluar dari sekolah.

Draft 5 Mei 2013 30/63

Bab 5
ENTRI DATA PENDIDIK DAN
TENAGA KEPENDIDIKAN (PTK)

5.1 Akses
Untuk mengakses data PTK:
1. jalankan Aplikasi Pendataan, kemudian
2. klik tab PTK.

5.2 Menambah PTK

5.2.1 Manual (Satu per Satu pada Aplikasi)

1. klik tombol Tambah PTK pada bagian atas tabel,
2. isikan data yang sesuai pada dialog yang muncul dan klik Simpan,

Draft 5 Mei 2013 31/63

 Menambahkan PTK
Nama Nama PTK tanpa gelar akademik.
Tugas Tugas atau jabatan PTK di sekolah.
Sekolah sbg Status tempat tugas PTK di sekolah bersangkutan, sebagai sekolah
induk atau bukan sebagai sekolah induk.
Tmt Tugas TMT tugas atau jabatan PTK di sekolah.
Tahun Ajaran Tahun ajaran ketika tugas PTK tersebut dilaksanakan.
No. SK/Surat Tugas Nomor SK atau Surat Tugas untuk jabatan PTK.

3. isian tersebut akan muncul pada tabel utama PTK untuk selanjutnya dilengkapi pada
kolom-kolom yang masih kosong (kolom-kolom tersebut sama seperti pada uraian Tab
Formulir PTK), kemudian
4. klik tombol Simpan Perubahan.

5.2.2 Ekspor-Impor (Banyak Sekaligus)

Silakan merujuk pada proses ekspor-impor data peserta didik pada bab sebelumnya.

5.3 Mengubah PTK

Data PTK terdiri atas dua tampilan, di tabel utama dan di tabel rincian.

5.3.1 Tabel Utama

Untuk mengubah data PTK di tabel utama:
1. klik dua kali pada bagian yang ingin diubah,
2. ketika tanda sisip muncul, ketik data yang diinginkan, kemudian
3. tekan ESC jika tidak jadi mengubah, atau
4. tekan ENTER jika hasil ubahan ingin disimpan.
Untuk lebih memastikan data tersimpan, dapat pula dengan menimpali klik tombol Simpan
Perubahan.

Draft 5 Mei 2013 32/63

5.3.2 Rincian
Untuk mengubah data PTK di tabel rincian:
1. pilih baris PTK yang ingin diubah,
2. klik tombol Ubah Rincian, akan muncul sebuah dialog, kemudian
3. klik salah satu tab dengan data yang ingin diubah.

Tab Formulir PTK

Ubah data yang ingin diubah, kemudian klik tombol Simpan di bagian bawah dialog. Berikut
rincian masing-masing kolom isian.

Identitas
Nama Lengkap Nama lengkap PTK tanpa gelar akademik.
Status Aktif Status PTK di sekolah.
Jenis Kelamin Gender PTK.
Ijazah Terakhir Ijazah terakhir PTK.
Tahun Ijazah Terakhir Tahun ijazah terakhir PTK.
Gelar Depan Gelar depan akademik PTK.
Gelar Belakang Gelar belakang akademik PTK.
NIY/NIGK Nomor induk bagi PTK di sekolah swasta (yayasan).
NUPTK Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan (jika memiliki).
Tempat Lahir Tempat lahir PTK.
Tanggal Lahir Tanggal lahir PTK.
NIK Nomor Induk Kependudukan, dapat dilihat di KTP

Draft 5 Mei 2013 33/63

 Identitas
Agama Agama PTK.
Status Kawin Status menikah PTK.
Jumlah Anak Jumlah anak PTK.
Nama Ibu Kandung Nama ibu kandung PTK.

Alamat & Kontak

Alamat Rumah Alamat rumah PTK.
RT RT alamat rumah PTK.
RW RW alamat rumah PTK.
Nama Desa/Kelurahan Nama desa/kelurahan alamat rumah PTK.
Kode Pos Kode pos alamat rumah PTK.
Kabupaten/Kota Kabupaten/kota alamat rumah PTK.
Kecamatan Kecamatan alamat rumah PTK.
No. Telpon Rumah Nomor telepon rumah PTK.
No. HP Nomor ponsel PTK.
Email Pribadi Alamat surel pribadi PTK. Pastikan alamat surel yang diinput adalah
alamat surel yang aktif.

Data Lain
Status Kepegawaian Status kepegawaian PTK.
Diangkat Oleh Pihak yang mengangkat PTK sebagai pegawai.
No. SK Pengangkatan Nomor SK pengangkatan PTK.
• PNS, diisi nomor SK CPNS.
• GTT/PTT, diisi nomor SK pengangkatan pertama di sekolah
bersangkutan.
TMT Pengangkatan Tanggal PTK diangkat sebagai pegawai.
• PNS, diisi TMT pada SK CPNS.
• GTT/PTT, diisi TMT pada SK pengangkatan pertama di sekolah
bersangkutan. Apabila tidak terdapat TMT yang jelas, maka
merujuk pada tanggal SK diterbitkan.
Sumber Gaji Sumber gaji PTK.
No. SK KGB Nomor SK Kenaikan Gaji Berkala PTK yang terakhir. Pastikan sama
persis dengan yang diinput pada Tab Riwayat Gaji Berkala.
TMT KGB TMT pada SK Kenaikan Gaji Berkala PTK yang terakhir. Pastikan
sama persis dengan yang diinput pada Tab Riwayat Gaji Berkala.
TMT Sekolah Tanggal mulai bertugas di sekolah bersangkutan.
• Bagi PTK yang awal pengangkatannya langsung ditempatkan di
sekolah bersangkutan, maka TMT sekolah sama dengan TMT
pengangkatan.
• Bagi PTK yang awal pengangkatannya di sekolah lain, maka TMT
sekolah merujuk pada TMT/tanggal SK mutasi.
Jabatan Jabatan PTK di sekolah.

Draft 5 Mei 2013 34/63


TMT Jabatan
Jabatan Sebelumnya
Sertifikasi Jabatan
Tahun Sertifikasi
No. Sertifikat
Jabatan Fungsional
NRG
NIP
TMT PNS
Pangkat/Golongan
TMT Pangkat/Golongan
Kode Sertifikasi Bid. Studi
Kode Prog. Keahlian
Laboran
Lisensi Kepsek
Jenjang Kpgwsn
Pengawas
Bidang/Serumpun
Pengawas Mapel
Jumlah Sekolah Binaan
Pernah Ikut Diklat Kpgwsn
Nama Suami/Istri
Pekerjaan
NIP Suami/Istri
Tab Tugas Tambahan
Tab ini berisi data tugas tambahan, seperti tugas sebagai kepala sekolah, wakil kepala sekolah,
kepala perpustakaan, kepala laboratorium, dan sebagainya.
Draft 5 Mei 2013
Data Lain
TMT jabatan PTK di sekolah.
Jabatan PTK sebelumnya.
Sertifikasi dalam jabatan PTK.
Tahun sertifikasi PTK (jika sudah).
Nomor sertifikat sertifikasi PTK (jika sudah).
Jabatan fungsional PTK (jika ada). Berdasarkan Permenpan No. 16
Tahun 2009, jabatan fungsional guru adalah sebagai berikut.
1. Guru Pertama:
a. Penata Muda, golongan ruang III/a; dan
b. Penata Muda Tingkat I, golongan ruang III/b;
2. Guru Muda:
a. Penata, golongan ruang III/c; dan
b. Penata Tingkat I, golongan ruang III/d.
3. Guru Madya:
a. Pembina, golongan ruang IV/a;
b. Pembina Tingkat I, golongan ruang IV/b; dan
c. Pembina Utama Muda, golongan ruang IV/c.
4. Guru Utama:
a. Pembina Utama Madya, golongan ruang IV/d; dan
b. Pembina Utama, golongan ruang IV/e.
Nomor Registrasi Guru (bagi yang telah sertifikasi).
Nomor Induk Pegawai (PNS).
TMT menjadi PNS. Diisi dengan TMT pada SK PNS.
Pangkat/golongan PTK terakhir.
TMT pangkat/golongan PTK terakhir.
Kode sertifikasi bidang studi PTK (jika sudah sertifikasi).
Kode program keahlian laboran (jika memiliki).
Lisensi kepala sekolah.
Jenjang kepengawasan PTK (bagi pengawas).
Rumpun mata pelajaran yang menjadi bidang kepengawasan PTK
(bagi pengawas).
Mata pelajaran yang menjadi bidang kepengawasan PTK (bagi
pengawas).
Jumlah sekolah binaan di bawah kepengawasan PTK (bagi
pengawas).
Riwayat keikutsertaan diklat kepengawasan PTK.
Nama suami atau istri PTK (jika memiliki).
Pekerjaan suami atau istri PTK (jika memiliki istri/suami).
NIP suami atau istri PTK (jika memiliki istri/suami).
35/63
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Tugas Tambahan
Tugas Tambahan Nama tugas jam. Pilih dari data yang sudah disediakan.
Jumlah Jam Ekuivalensi tugas tambahan terhadap jam tatap muka. Berdasarkan
PP Nomor 28 tentang Guru, pasal 54:
• kepala sekolah ekuivalen dengan 18 jam,
• wakil kepala sekolah ekuivalen dengan 12 jam,
• kepala perpustakaan ekuivalen dengan 12 jam, dan
• kepala laboratorium ekuivalen dengan 12 jam.

Tab Riwayat Terdaftar

Tab ini berisi data riwayat terdaftar PTK pada satuan pendidikan yang pernah maupun sedang
menjadi tempat tugasnya.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Riwayat Terdaftar
Sekolah Nama satuan pendidikan yang pernah/sedang menjadi tempat
tugas PTK. Komputer harus dalam kondisi daring (online) saat
menyunting kolom ini.
Sekolah Induk Status satuan pendidikan tersebut, sebagai sekolah induk atau
bukan induk.
Tugas Tugas PTK pada satuan pendidikan tersebut.
TMT (Sjk awal mengajar di Tanggal ketika PTK pertama kali bertugas pada satuan pendidikan
sklh) tersebut.
Tahun Ajaran Tahun ajaran ketika PTK bertugas pada satuan pendidikan tersebut.
Karena keterbatasan daftar tahun ajaran yang tersedia, hanya
isikan data sesuai tahun ajaran yang tersedia pada aplikasi.

Tab Riwayat Pendidikan Formal

Tab ini berisi data riwayat pendidikan formal yang pernah ditempuh oleh PTK, dari jenjang
teredah hingga tinggi.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Riwayat Pendidikan Formal

Satuan Pendidikan Nama satuan pendidikan, misalnya SDN 04 Sekar Sari.
Fakultas Nama fakultas pada satuan pendidikan (jika ada).
Bidang Studi Nama program studi pada satuan pendidikan (jika ada).
Kependidikan Jenis pendidikan yang ditempuh (pendidikan atau nonpendidikan).
Jenjang Jenjang satuan pendidikan.
Tahun Masuk Tahun masuk pada satuan pendidikan.
Tahun Lulus Tahun lulus/keluar dari satuan pendidikan (jika ada).
Status Kuliah Status kuliah (untuk jenjang D1 ke atas).
NIM Nomor Induk Mahasiswa (untuk jenjang D1 ke atas).

Draft 5 Mei 2013 36/63

 Riwayat Pendidikan Formal
Semester Semester yang ditempuh saat ini (jika masih menempuh
pendidikan).

Tab Riwayat Mengajar

Tab ini berisi data riwayat mengajar PTK yang pernah maupun sedang menjadi tempat tugasnya
sekarang.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Riwayat Mengajar
Sekolah Nama satuan pendidikan yang pernah/sedang menjadi tempat
tugas mengajar PTK.
Dari Tahun Tahun mulai PTK mengajar pada satuan pendidikan tersebut.
Sampai Tahun Tahun akhir PTK mengajar pada satuan pendidikan tersebut.
Mata Pelajaran Mata pelajaran yang diajarkan oleh PTK pada satuan pendidikan
tersebut.
Jumlah Jam Jumlah jam mengajar PTK pada satuan pendidikan tersebut.

Tab Riwayat Pekerjaan

Tab ini berisi data riwayat pekerjaan PTK, baik yang pernah maupun sedang dijalani.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Riwayat Pekerjaan
Pekerjaan Jenis pekerjaan yang dijalani.
Nama Instansi Nama instansi tempat bekerja.
Dari Tahun Tahun mulai bekerja.
Sampai Tahun Tahun akhir bekerja.
Masih Aktif Status keaktifan dalam bekerja.

Tab Riwayat Kepangkatan

Tab ini berisi data kepangkatan PTK, sesuai SK kepangkatannya.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Riwayat Kepangkatan
No. SK Nomor SK pangkat.
Tgl. SK Tanggal diterbitkannya SK pangkat.
Gol/Ruang Golongan/ruang pangkat.
TMT Pangkat TMT pangkat.
Masa Kerja Gol (Thn) Masa kerja golongan dalam satuan tahun.

Tab Riwayat Gaji Berkala

Tab ini berisi riwayat kenaikan gaji berkala sesuai SK Kenaikan Gaji Berkala.

Draft 5 Mei 2013 37/63

Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Riwayat Gaji Berkala

No. SK Nomor SK kenaikan gaji berkala.
Tgl. SK Tanggal SK kenaikan gaji berkala.
TMT KGB TMT kenaikan gaji berkala.
Masa Kerja (Thn) Masa kerja untuk kenaikan gaji berkala.

Tab Tunjangan
Tab ini berisi data tunjangan-tunjangan yang diterima oleh PTK.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Tunjangan
Jenis Tunjangan Jenis tunjangan yang diterima PTK.
Instansi Instansi yang memberikan tunjangan kepada PTK.
Sumber Dana Sumber dana tunjangan yang diterima PTK.
Mulai Tahun Tahun mulainya tunjangan diterima PTK.
Sampai Tahun Tahun berakhirnya tunjangan diterima PTK.
Status Status tunjangan yang diterima PTK.
Nominal (Rp) Nominal tunjangan yang diterima PTK.

Tab Anak
Tab ini berisi anak yang dimiliki oleh PTK bersangkutan.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Anak
Nama Nama anak PTK.
NISN Nomor Induk Siswa Nasional yang dimiliki oleh anak PTK.
Status Anak Status anak yang dimiliki PTK.
Tempat Lahir Tempat lahir anak PTK.
Tanggal Lahir Tanggal lahir anak PTK.
Jenjang Pendidikan Jenjang pendidikan anak PTK.
Tahun Masuk Tahun masuk jenjang pendidikan anak PTK (jika sudah).

Tab Karya Tulis

Berisi data karya tulis karya PTK, seperti makalah, skripsi, jurnal ilmiah, maupun disertasi.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Karya Tulis
Judul Judul karya tulis.

Draft 5 Mei 2013 38/63

 Karya Tulis
Tahun Pembuatan Tahun pembuatan/terbit karya tulis.
Publikasi/Penerbitan Penerbit karya tulis.
Keterangan Keterangan tentang karya tulis.

Tab Keikutsertaan Organisasi

Berisi data keikutsertaan organisasi dalam ranah pendidikan.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Keikutsertaan Organisasi
Organisasi Profesi Jenis organisasi.
Jabatan Jabatan dalam organisasi.
Bidang Studi Bidang studi dalam organisasi.
Tahun Tahun ikut serta dalam organisasi.

Tab Penghargaan
Berisi data penghargaan yang pernah diterima oleh PTK dalam dunia kependidikan.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Penghargaan
Nama/Jenis Penghargaan Nama atau jenis penghargaan.
Tahun Tahun diterimanya penghargaan.
Instansi Instansi yang memberikan penghargaan.
Tingkat Penghargaan Tingkat penghargaan.

Tab Kesejahteraan
Berisi data penunjang kesejahteraan PTK, seperti asuransi dan dana pensiun.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Kesejahteraan
Jenis Kesejahteraan Jenis penunjang kesejahteraan yang diterima.
Penyelenggara Penyelenggara program kesejahteraan.
Dari Tahun Tahun mulai.
Sampai Tahun Tahun akhir.
Status Status program kesejahteraan.

Tab Beasiswa Ptk

Berisi data beasiswa yang pernah maupun sedang diterima oleh PTK.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Draft 5 Mei 2013 39/63

 Beasiswa PTK
Jenis Beasiswa Jenis beasiswa yang diterima PTK.
Sumber Beasiswa Pemberi dana beasiswa.
Dari Tahun Tahun mulai menerima beasiswa.
Sampai Tahun Tahun selesai menerima beasiswa.
Status Status beasiswa sekarang.

Tab Buku
Berisi data buku yang pernah ditulis oleh PTK.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Buku
Judul Buku Judul buku yang ditulis oleh PTK.
Tahun Tahun diterbitkannya buku yang ditulis oleh PTK.
Penerbit Penerbit buku yang ditulis oleh PTK.

Tab Seminar
Berisi data seminar yang pernah diikuti oleh PTK.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Seminar
Judul Seminar Judul seminar yang pernah diikuti.
Jenis Seminar Jenis seminar yang pernah diikuti.
Tahun Tahun pelaksanaan seminar yang pernah diikuti.
Peran Bentuk keikutsertaan PTK pada seminar yang pernah diikuti.
Penyelenggara Penyelenggara seminar yang pernah diikuti.

Tab Studi Banding

Berisi data studi banding yang pernah dilakukan oleh PTK.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Studi Banding
Jenis Studi Banding Jenis studi banding yang dilakukan.
Penyelenggara Penyelenggara studi banding yang dilakukan.
Tahun Tahun diselenggarakannya studi banding.
Sumber Dana Sumber dana untuk pelaksanaan studi banding.
Tujuan Tujuan diadakannya studi banding.

Tab Diklat
Berisi data diklat yang pernah diikuti oleh PTK.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti

Draft 5 Mei 2013 40/63

pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Diklat
Judul Diklat Judul diklat yang pernah diikuti.
Jenis Diklat Jenis diklat yang pernah diikuti.
Penyelenggara Penyelenggara diklat yang pernah diikuti.
Tahun Tahun diselenggarakannya diklat yang pernah diikuti.
Peran Bentuk keikutsertaan dalam diklat.
Tingkat Tingkat penyelenggaraan diklat.
Durasi (Jam) Lamanya diklat dilaksanakan dalam satuan jam.

Tab Test Kebahasaan

Berisi data uji kebahasaan yang pernah dijalani oleh PTK.
Untuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pada tab ini, tidak jauh berbeda seperti
pada tab prasarana dan sarana. Berikut rincian kolom yang harus diisi/diubah.

Uji Kebahasaan
Test Bahasa/Keahlian Jenis uji kebahasaan/keahlian yang pernah diambil.
Penyelenggara Penyelenggara uji kebahasaan/keahlian yang pernah diambil.
Tahun Tahun diselenggarakannya uji kebahasaan/keahlian.
Skor Skor yang diperoleh dalam uji kebahasaan/keahlian.

5.4 Menghapus PTK

Menghapus PTK kurang lebih sama seperti menghapus prasarana maupun sarana.

PENTING!
Menghapus PTK juga akan menghapus semua rincian di dalamnya (tugas tambahan, riwayat
mengajar, dan sebagainya), serta menghapusnya dari rombongan belajar (baik sebagai PTK
yang mengajar maupun sebagai wali kelas).

Draft 5 Mei 2013 41/63

Bab 6
PENGIRIMAN DATA

6.1 Cek Validitas Data

Data yang hendak dikirim, haruslah dalam kondisi valid, di mana tidak terjadi kesalahan entri.
Seperti misalnya, terdapat lebih dari satu peserta didik dengan NISN yang sama karena salah
ketik. Untuk itu, pengecekan validitas data harus dilakukan sebelum data dikirim.
Untuk memeriksa validitas data, dapat dilakukan dengan menklik tombol Validasi pada halaman
depan aplikasi (tabel Validasi Data).

Akan muncul dialog baru hasil verifikasi. Data dengan status peringatan ( warning), masih dapat
diabaikan. Namun bagi data yang berstatus tidak benar (invalid), untuk segera dilakukan
perbaikan karena ke depannya dapat mengganggu integritas data yang dikirim.

Draft 5 Mei 2013 42/63

Setelah diperbaiki, cek kembali untuk memastikan tidak ada lagi data yang berstatus tidak benar.
Sebagai contoh, dari dialog hasil verifikasi di bawah ini, diketahui bahwa terdapat 17 data yang
perlu perhatian (warning) dan 1 data tidak benar (invalid). Rata-rata peringatan karena adanya
peserta didik tidak memiliki NISN serta guru/staf TU yang tidak memiliki NUPTK. Sedangkan data
tidak benar, disebabkan dua peserta didik memiliki NISN yang sama.

6.2 Pembersihan (Clean Up) Data

Setelah memeriksa validitas data yang hendak dikirim, tahap selanjutnya adalah pembersihan
data. Tujuan tahap ini memastikan data yang ingin dikirim bebas dari data-data invalid yang
sekiranya dapat ditangani oleh aplikasi secara otomatis.
Proses pembersihan ini dapat dilakukan dengan menklik tombol Clean Up pada tabel Validasi
Data di tampilan utama aplikasi.

Draft 5 Mei 2013 43/63

6.3 Kirim Data
Setelah dipastikan data bersih, kini saatnya mengirim data.

1. Pastikan komputer terhubung pada Internet.

2. Klik tombol Kirim ke Server pada tampilan utama aplikasi.
a. Apabila komputer yang digunakan tidak terhubung pada Internet, atau jaringan Internet
komputer mengalami gangguan, akan muncul dialog seperti di bawah ini.

b. Namun apabila koneksi Internet tidak terganggu/terputus, akan muncul dialog berikut.

Draft 5 Mei 2013 44/63

3. Klik tombol Kirim ke Server pada dialog seperti di atas. Akan muncul dialog konfirmasi
tentang status data yang akan dikirim beserta konsekuensi hukumnya.

4. Klik tombol Ya dan data pun segera dikirim. Lamanya pengiriman bergantung pada jenis akses
Internet yang digunakan, besarnya data, serta kepadatan lalu-lintas data pada server tujuan.
5. Tutup dialog Kirim Data dan dialog Kirim ke Server begitu muncul status Upload selesai
seperti ilustrasi di bawah ini.

6. Pengunggahan data selesai.

6.4 Status Data yang Dikirim

Operator dapat memantau status data yang dikirim maupun versi aplikasi pada halaman utama
aplikasi.
Selain melalui halaman utama aplikasi, status kiriman juga dapat diperiksa lebih rinci melalui
Sistem Manajemen Pendataan Dirjen Dikdas yang akan dibahas pada bab selanjutnya.

Versi aplikasi dan status

kiriman data ada di sini.

Draft 5 Mei 2013 45/63

Bab 7
INFORMASI DAN MANAJEMEN
PENDATAAN DIRJEN DIKDAS
KEMDIKBUD

7.1 Informasi Pendataan Dirjen Dikdas Kemdikbud

Untuk menjamin akses terhadap informasi pendataan, Dirjen Dikdas Kemdikbud telah membuka
sebuah laman situs yang berisikan sejumlah informasi terkait pendataan. Informasi-informasi
tersebut antara lain rekapitulasi pendataan skala nasional, dukungan daring ( online support), dan
berbagai unduhan seperti aplikasi, peraturan, dan panduan pendataan.

Rekapitulasi Nasional
http://infopendataan.dikdas.kemdikbud.go.id/

Dukungan Daring
http://infopendataan.dikdas.kemdikbud.go.id/new/index.php/c/pg/support-online/

Unduhan Aplikasi, Peraturan, dan Panduan

http://infopendataan.dikdas.kemdikbud.go.id/new/index.php/c/pg/panduan-aplikasi

PSD atau FAQ (Pertanyaan yang Sering Diajukan)

http://infopendataan.dikdas.kemdikbud.go.id/new/index.php/c/pg/tanya-jawab

7.2 Manajemen Pendataan Dirjen Dikdas Kemdikbud

Data yang dikirim oleh sekolah ke server Kemdikbud akan diolah lebih lanjut sesuai
peruntukannya. Bagi sekolah, telah disediakan akses khusus untuk melihat status kiriman
datanya di server pusat.
Selain melihat status kiriman, juga dapat memeriksa rincian data apakah telah sesuai dengan
yang dikirim, atau terdapat kekurangan rincian, sehingga dapat diambil tindakan lebih lanjut.

7.2.1 Masuk dan Keluar Sistem

Kunjungilah laman http://pendataan.dikdas.kemdikbud.go.id. Sebuah laman akan muncul,
menanyakan nama pengguna (username) dan sandi (password). Nama pengguna dan sandi yang
digunakan sama seperti yang digunakan pada aplikasi desktop.

Draft 5 Mei 2013 46/63

Setelah mengisi nama pengguna dan sandi, klik Login. Apabila data yang diisikan benar,
tunggulah beberapa saat hingga halaman utama manajemen pendataan ditampilkan.
Sedangkan apabila telah selesai bekerja dengan manajemen pendataan, jangan lupa untuk
keluar dari sistem. Kliklah tautan Logout.

Draft 5 Mei 2013 47/63

7.2.2 Melihat Daftar Kiriman Data
Untuk melihat data yang telah dikirim, klik pada menu Register Pengiriman. Daftar data yang
telah dikirim akan ditampilkan beserta status kiriman data tersebut.

Pada daftar yang muncul, tampak sejumlah kolom informasi.

Register Pengiriman
Batch Dapat diartikan sebagai nomor antrian.
Status File Menunjukkan status kiriman data. Penjelasan lebih lanjut pada
Status Berkas yang Dikirim.
Status Verifikasi Menandakan bahwa data belum/sudah diperiksa oleh KK Datadik
dinas pendidikan kabupaten/kota setempat.
Nama File Nama berkas yang dikirim. Formatnya sama persis dengan nama
berkas hasil pencadangan (backup).
Ukuran Menunjukkan ukuran berkas yang dikirim dalam satuan bita (byte).
Tgl Pengiriman Yakni tanggal ketika data dikirim.
IP Pengirim Menunjukkan IP asal data dikirim. Untuk sekarang, IP yang tampil
adalah IP milik server Kemdikbud, bukan IP komputer yang
digunakan oleh operator mengirim data.
Kabupaten/Kota Menampilkan nama kabupaten/kota.
Sekolah Menampilkan nama sekolah.

7.2.3 Memeriksa Rincian Data

Begitu data yang dikirim telah berhasil diproses, maka rincian data yang dikirim akan dapat
dilihat pada laman Manajemen Pendataan. Cukup dengan langkah berikut.
1. Klik menu Sekolah pada panel kiri. Daftar nama sekolah akan muncul pada panel utama
(kanan).

Draft 5 Mei 2013 48/63

2. Klik nama sekolah
yang muncul. Akan
tampil panel
tambahan di bagian
bawah berupa rincian
data.
3. Klik pada tab rincian
data yang diinginkan.
Misalnya, tab Data
Sekolah, Daftar
Sarpras, atau Daftar
Rombel.

7.2.4 Mengunduh Data yang telah Dikirim

Data yang telah dikirim ke
server pusat, dapat diunduh
kembali. Namun karena satu
dan lain hal, kebijakan tersebut
hanya berlaku pada data yang
paling baru dikirim.
1. Klik pada menu Register
Pengiriman.
2. Klik pada nama berkas yang
telah dikirim. Tentu saja,
nama berkas yang paling
baru (umumnya ditampilkan
di baris paling atas).
3. Klik opsi Download
Database.
4. Tunggu beberapa saat untuk
proses pengunduhan
dimulai.

Draft 5 Mei 2013 49/63

7.3 Status Berkas yang Dikirim
Berikut ini penjelasan bagi sejumlah status data yang dikirim ke server pusat.

Status Berkas
Belum Terkirim Data belum dikirim.
Diterima via Web Data dikirim via web dan hanya bisa dilakukan oleh dinas
pendidikan kabupaten/kota. Dengan kata lain, pengiriman data
dibantu oleh dinas pendidikan kabupaten/kota melalui Sistem
Manajemen Pendataan.
Diterima via Aplikasi Data yang dikirim langsung oleh sekolah telah berhasil diterima
oleh server. Namun, belum diproses sehingga hasilnya belum bisa
dilihat.
Cek Konversi Data sedang dalam pemeriksaan/pemrosesan oleh server.
Berhasil Diproses Data telah berhasil diproses oleh server dan sudah bisa dilihat hasil
uraiannya di Sistem Manajemen Pendataan.
Berhasil Diproses dengan Data tidak berhasil seluruhnya diproses oleh server. Kemungkinan
Pengecualian masih memakai aplikasi lama, terkena validasi dari sisi server, dan
lain sebagainya. Namun jika setelah diperiksa di Sistem Manajemen
Pendataan jumlah peserta didik, PTK, rombel, sarana dan
prasarana, dan lain-lain sudah sesuai seperti yang dikirim dari
aplikasi, maka tidak masalah.
Sekolah Terkena Cleansing Data sekolah yang telah dikirim masuk ke dalam data sekolah yang
terkena cleansing. Mohon langsung menghubungi tim teknis atau
CS Pendataan Dirjen Dikdas. Jika dibiarkan, kemungkinan data tidak
diterima karena akan dihapus oleh server.
SQLite Error Data yang diunggah ke server tidak sempurna, corrupt, atau rusak.
Langsung kirim ulang data tersebut.
Tidak ada Perubahan Dat yang dikirim sama seperti data sebelumnya.
Pending Data sekolah ditunda pemrosesan datanya, karena mengalami
perubahan pada salah satu variabel berikut.
1. Kode registrasi.
2. Nama sekolah.
3. NPSN.
4. NSS.
5. Kecamatan.
6. Kabupaten/Kota
Data tersebut akan ditindaklanjuti oleh tim di pusat. Jika terjadi
kesalahan dan keraguan dalam data, maka tim akan menghubungi
operator sekolah yang bersangkutan. Untuk ditanya dan dibimbing.
jika data yang dikirimkan teridentifikasi bermasalah, maka data
akan secara otomatis dibenarkan oleh sistem. Operator wajib
mengunduh berkas yang sudah dibenarkan tersebut melalui
Manajemen Pendataan pada menu Register Pengiriman dengan
nama depan berkas tersebut new_*****.

Draft 5 Mei 2013 50/63

Bab 8
LANJUTAN

8.1 Serba-serbi

8.1.1 Pendahuluan
Dalam bab ini, dibahas langkah-langkah lanjutan untuk mempermudah pekerjaan operator
dalam pendataan. Antaranya:
1. pencadangan dan pengembalian data (backup dan restore),
2. memperoleh data yang sebelumnya telah diunggah tanpa masuk ke Sisitem Manajemen
Pendataan,
3. melakukan pendataan untuk banyak sekolah dengan satu aplikasi,
4. mengatasi masalah lupa sandi (password) atau ingin mengubah username dan password
untuk login ke dalam aplikasi,
5. mengatasi masalah PTK yang tidak memiliki catatan terdaftar saat mapping rombongan
belajar,
6. berkas hasil ekspor tidak dapat dibuka oleh Microsoft Office Excel, serta
7. hasil save as ke format CSV tidak dapat diimpor oleh Aplikasi Pendataan.

8.1.2 Kondisi
Dalam bab ini, kita akan banyak bekerja dengan berkas dan folder. Oleh karena itu, diperlukan
adanya pemahaman terhadap manajemen berkas. Panduan ini menganggap operator telah
menguasai kemampuan tersebut.

8.1.3 Direktori Aplikasi Pendataan

Secara baku (default), Aplikasi Pendataan terpasang pada:

C:\Aplikasi Pendataan\
di sistem Windows

/home/user/.wine/drive_c/Aplikasi Pendataan/
di sistem Linux

Di dalam direktori tersebutlah data-data Aplikasi Pendataan tersimpan. Untuk membuka

direktori tersebut, operator cukup menggunakan manajer berkas seperti Windows Explorer,
Explorer++, Nautilus, atau pun Dolphin.

Draft 5 Mei 2013 51/63

Setelah berhasil memasuki direktori Aplikasi Pendataan, akan dijumpai sejumlah berkas dan
folder. Beberapa folder di antaranya akan menjadi topik dalam buku ini.

8.2 Pencadangan dan Pengembalian Data

Tak selamanya semua berjalan sesuai rencana, begitu pun pendataan ini. Untuk mengantisipasi
misalnya kesalahan modifikasi data, atau kehilangan data akibat kerusakan komputer, aplikasi
pendataan versi desktop dilengkapi fasilitas pencadangan dan pengembalian data.
Operator dengan pemahaman komputer tingkat lanjut, juga bisa mem-backup/restore data
dengan mengakses direktori Aplikasi Pendataan.
Berikut dua metode backup dan restore data Aplikasi Pendataan.

8.2.1 Melalui Aplikasi

Berikut tahap pencadangan/pengembalian data melalui fitur yang disediakan oleh Aplikasi
Pendataan.

Tahap Pencadangan Data

Pertama, klik tombol Backup Lokal.

Draft 5 Mei 2013 52/63

Akan muncul dialog baru, di mana kita harus memilih lokasi penyimpanan data cadangan.
Pilihlah lokasi yang diinginkan dan pastikan untuk mengingatnya.

Setelah memilih lokasi, selanjutnya klik OK. Akan muncul dialog notifikasi bahwa data telah
tersimpan. Klik OK kembali untuk menutup dialog tersebut.

Format Data Cadangan

Data yang dicadangkan memiliki format nama berkas:
tanggalwaktu-koderegistrasisekolah.db

Draft 5 Mei 2013 53/63

Berkas tersebut adalah basis data SQLite, jadi tidak dapat dibuka dengan aplikasi umum seperti
Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel, LibreOffice Writer, maupun LibreOffice Calc.

PENTING!
Jangan mencoba untuk membuka berkas tersebut, kecuali memiliki pemahaman tentang basis
data maupun resiko terganggunya integritas data yang akan dialami.

Tahap Pengembalian Data

Jalankan aplikasi pendataan. Sebelum memulai proses pemulihan data, tidak ada salahnya data
yang telah dimodifikasi sekarang, meskipun dianggap salah, untuk dicadangkan pula. Siapa tahu,
sewaktu-waktu diperlukan. Atau, keputusan me-restore data lama adalah keputusan yang tidak
tepat. Karena dengan mengembalikan data lama, data yang telah dimodifikasi akan tertimpa atau
terhapus.

PENTING!
Me-restore data akan menimpa/menghapus data yang sebelumnya sudah ada.

Klik tombol Restore pada tampilan utama aplikasi.

Akan muncul dialog peringatan. Operator ditanya tentang keputusannya untuk me- restore data
lama. Apabila yakin, klik Ya. Jika tidak yakin, klik Tidak atau Batal.
Apabila menklik Ya, maka akan muncul dialog baru. Cari dan pilih data yang ingin dikembalikan.
Selanjutnya, klik Open.

Draft 5 Mei 2013 54/63

Selanjutnya, kembali muncul dialog konfirmasi. Pada dialog ini, ditampilkan rekap data yang akan
dikembalikan.
Apabila tidak terdapat masalah, maka selanjutnya tinggal menklik pada tombol Restore
Database. Proses pengembalian akan berlangsung dan tidak dapat dibatalkan lagi.

Setelah data berhasil diproses, kemudian klik tombol Restart Aplikasi. Serta-merta, aplikasi
akan tertutup. Dan proses pengembalian data lama telah selesai. Jalankan kembali aplikasi
pendataan untuk melihat hasilnya.

8.2.2 Melalui Akses Direktori

Berikut tahap pencadangan/pengembalian data melalui akses direktori Aplikasi Pendataan.

Draft 5 Mei 2013 55/63

Mula-mula
Setelah berhasil memasuki direktori Aplikasi Pendataan, akan dijumpai sejumlah berkas dan
folder. Salah satunya, bernama data. Di dalam folder tersebut, dijumpai dua buah berkas:
admin.db dan data.db. Folder dan berkas tersebutlah yang akan terlibat dalam tiap langkah di
panduan ini.

Tahap Pencadangan Data

Untuk pencadangan, operator hanya perlu menyalin berkas/folder yang diperlukan ke lokasi yang
sama atau berbeda.
Disarankan untuk menyalin ke lokasi berbeda, atau menyimpannya ke dalam flash disk, hard disk
eksternal, atau penyimpanan daring seperti Google Drive, Dropbox, atau Ubuntu One. Penyalinan
ini dimaksudkan sebagai antisipiasi hal tak terduga (komputer terserang virus dan harus instal
ulang misalnya).
Selain itu, gunakan nama yang mempermudah identifikasi isi data. Minimal, salah satunya
menggunakan tanggal pada nama berkas.

Draft 5 Mei 2013 56/63

Tahap Pengembalian Data
Untuk proses restore, juga menggunakan prinsip salin dan tempel ( copy and paste). Data lama
yang ingin digunakan kembali cukup disalin ke posisi semula dan harus dengan nama yang sama
seperti sebelum disalin.

8.3 Data yang Telah Diunggah

Telah diketahui sebelumnya, bahwa data yang telah dikirim ke server, dapat diambil kembali
melalui Sistem Manajemen Pendataan Dirjen Dikdas secara daring (online). Namun, saat ini
terbatas hanya data yang terakhir dikirim yang bisa diambil.
Sebetulanya, data yang telah dikirim tersebut juga bisa diperoleh tanpa perlu akses Internet.
Data yang telah dikirim tersebut tersimpan salinannya di dalam folder uploads.
Silakan dimanfaatkan data yang tersimpan di dalam folder tersebut.

Draft 5 Mei 2013 57/63

 Data yang
sebelumnya telah
dikirim, ada di sini.

8.4 Multidata Sekolah

Bagi operator yang menangani banyak sekolah, dapat melakukan langkah-langkah berikut.

8.4.1 Tahap Registrasi

1. Registrasi untuk sekolah pertama. Lakukan seperti biasa. Kemudian, tutup aplikasi.
2. Ubah nama folder data di dalam direktori Aplikasi Pendataan dengan nama berbeda.
Misalnya, data-sekolah1.
3. Jalankan kembali aplikasi. Otomatis, dialog registrasi akan kembali muncul. Kali ini,
registrasikan untuk sekolah kedua. Pastikan surel dan sandi yang dipakai berbeda dengan
sekolah pertama, karena akan berpengaruh saat login di Sistem Manajemen Pendataan.
4. Tutup aplikasi, lalu ubah folder data yang kembali muncul di direktori Aplikasi Pendataan
dengan nama berbeda. Misalnya, data-sekolah2.
5. Lakukan kembali seperti langkah 3 apabila masih ada sekolah lain yang ingin diregistrasikan.

8.4.2 Tahap Penggunaan

Lalu, bagaimana cara memanfaatkan hasil registrasi tersebut? Cukup dengan mengembalikan
nama folder yang sebelumnya telah diubah seperti sedia kala.
Misalnya, ingin menggunakan data milik Sekolah Pertama, maka folder data-sekolah1 diubah
kembali namanya menjadi data. Begitu pun apabila ingin pendataan di Sekolah Kedua, dan
seterusnya.

Draft 5 Mei 2013 58/63

8.5 Mengganti Sandi dan/atau Nama Pengguna
Langkah yang dilakukan cukup sederhana.
1. Pastikan aplikasi tidak dijalankan atau telah ditutup.
2. Masuk ke folder data yang ada di dalam direktori Aplikasi Pendataan.
3. Hapus atau ubah nama berkas admin.db menjadi nama yang lain.
4. Jalankan kembali Aplikasi Pendataan. Otomatis, akan muncul dialog registrasi.
5. Isi dialog tersebut seperti tahap registrasi sebelumnya. Isilah dengan data baru.
6. Selesai.

Ubah nama berkas ini

menjadi nama yang lain,
atau hapus saja jika yakin.

8.6 PTK Tidak Dimasukkan ke Dalam Rombel

Kasus yang sering muncul saat penataan rombongan belajar (mapping rombel) adalah adanya
PTK yang tidak dapat dimasukkan ke dalam rombel sebagai PTK yang mengajar. Penyebab
utamanya berdasarkan dialog peringatan yang muncul adalah PTK tersebut tidak memiliki
catatan (record) terdaftar.
Apa yang harus dilakukan?

8.6.1 Segarkan Isi Tab PTK

Ketika muncul peringatan bahwa PTK tidak terdaftar, maka kliklah ikon penyegaran ( refresh)
pada tab PTK di panel 3 (paling kanan). Dan, cobalah untuk kembali melakukan mapping.

Draft 5 Mei 2013 59/63

8.6.2 Sunting Riwayat Terdaftar PTK
Apabila masalah yang sama tetap terjadi, jalan selanjutnya adalah menyunting riwayat terdaftar
PTK tersebut. Lihat kembali Bab 5 Entri Data Pendidik dan Tenaga Kependidikan (PTK) bagian
yang membahas penyuntingan isi Tab Riwayat Terdaftar.
Yang harus dilakukan di sana adalah:
1. hapus entri yang sudah ada kemudian input kembali, atau
2. cukup ketik ulang nama sekolahnya (harus online).

8.6.3 Hapus dan Input Ulang Data PTK

Jika problem tersebut masih berlanjut, cobalah menghapus data PTK yang bermasalah itu,
kemudian input ulang (baik dengan cara ekspor impor atau manual).

PENTING!
Menghapus data PTK tersebut akan menghapus semua rincian yang melekat padanya.
Disarankan untuk backup data terlebih dahulu sebelum melakukan langkah ini.

8.6.4 Hubungi Pihak Lain

Semua langkah telah ditempuh, tapi masalah yang sama masih terjadi? Hubungi pihak lain
terutama petugas layanan online Informasi Pendataan Dirjen Dikdas atau member-member grup
Informasi Pendataan Dirjen Dikdas yang dapat dipercayai untuk menangani data tersebut.
Mereka mungkin akan meminta sandi dan nama pengguna yang pakai untuk aplikasi, beserta
data yang bermasalah (baik data.db maupun admin.db).

8.7 Hasil Ekspor tidak Dapat Dibuka oleh Microsoft

Office Excel
Hasil ekspor data peserta didik atau PTK tersimpan dalam format XLS (dokumen spreadsheet
milik Microsoft Office Excel). Namun terkadang, dokumen tersebut gagal dibuka dengan pesan
galat kurang lebih seperti di bawah ini.
Perhatikanlah deskripsi di bagian bawah dialog tersebut. Di sanalah, diberitahukan posisi galat
yang terjadi. Cari dan buka berkas yang dimaksud untuk mengetahui data yang perlu diperbaiki.
Dalam contoh di atas, adalah berkas DB5EF44B.log.

Draft 5 Mei 2013 60/63

 Dalam dialog galat itu, disebutkan lokasi C:\users\dirgita\Local
Settings\Temporary Internet Files\Content.MSO

Maka, telusurilah lokasi tersebut di Windows Explorer untuk

menemukan berkas yang dimaksud.

Setelah menemukan berkas tersebut:

1. buka dengan notepad atau aplikasi sejenisnya,
2. dari keterangan yang didapat, bahwa ada nilai yang salah pada isian di aplikasi,
3. perbaiki data yang dimaksud dan simpan,
4. ekspor dan coba dibuka kembali.

Data yang salah. Sepertinya

tanggal lahir peserta didik ada
yang salah ketik.

8.8 Berkas CSV tidak Dapat Diimpor oleh Aplikasi

Pendataan
Saat coba mengimpor data yang telah disimpan dalam format CSV, tiba-tiba muncul dialog
seperti berikut dan data tidak dapat diimpor sama sekali. Apakah maksudnya?

Draft 5 Mei 2013 61/63

Aplikasi mendeteksi bahwa berkas yang diimpor mungkin berkas kosong. Kalau pun ada isinya,
tidak sesuai format yang diinginkan (pemisah kolom data bukan titik koma, mungkin hanya
koma, atau titik dua, atau tidak ada sama sekali).
Kliklah OK pada dialog tersebut, kemudian lakukan langkah yang disebutkan di sana.

8.8.1 Pengguna Microsoft Office Excel

Pengguna Microsoft Office Excel umumnya adalah pengguna sistem operasi Microsoft Windows.
Perlu mengatur format regional seperti yang disebutkan pada dialog galat di atas.
1. Klik tombol Start > Control Panel > Clock, Language, and Region > Regional and Language
Options.
2. Pada dialog yang muncul, pilih tab Formats, ubah opsi Curent format menjadi Indonesian
(Indonesia).

Draft 5 Mei 2013 62/63

8.8.2 Pengguna LibreOffice Calc
Pengguna LibreOffice Calc tidak perlu mengubah setelan regional dan bahasa sitem. Pada saat
menyimpan berkas sebagai CSV, akan muncul dialog seperti berikut.

Pastikan berisi titik koma (;).

Cukup pastikan kolom Pembatas Ruas atau Field Delimiter berisi tanda titik koma (;), kemudian
klik OK.

Draft 5 Mei 2013 63/63