ADQUISICIÓN: Es el conjunto de actividades que realiza la institución

que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos que han sido
incluidos en el listado institucional, con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfacción de las necesidades de sus usuarios, beneficiarios o destinatarios.
Orden de Compra: Documento con el cual la empresa solicita a un proveedor el
suministro de medicamentos y dispositivos médicos farmacéuticos.
Producto Farmacéutico Vital No disponible: Es un producto farmacéutico
indispensable e irreemplazable para salvaguardar la vida o aliviar el sufrimiento de
un paciente o un grupo de pacientes y que, por condiciones de baja rentabilidad en
su comercialización, no se encuentra disponible en el país o las cantidades no son
suficientes.
Producto Farmacéutico Importado: Todo aquel producto farmacéutico que para
su comercialización requiere pasar por el proceso de importación reglamentado por
el INVIMA y ministerio de comercio exterior.
Producto Líder: Es el producto que para la organización genera mejor relación
costo – Beneficio, el cual se entrega a nuestros clientes cuando no viene la marca
requerida.
¿Qué hace el comité de compras?
El comité de compras de la institución es el encargado de aplicar la política de
compra de la institución.

1. Política de compras
La política de compra debe tener en cuenta los siguientes criterios:
 Relación a largo plazo con los proveedores.
 Responsabilidades durante el proceso.
 Niveles de inventario.
 Tiempo para el cual se efectúa la compra.
 Modalidad de la compra (licitación, compra directa, subastas, etc.).
 Los medicamentos y dispositivos médicos a comprar deben corresponder al
listado básico de la institución.
 Cuándo y cómo comprar fuera del listado básico (urgencia evidente).
 Manejo de donaciones
4.2 ORDEN DE COMPRA
La Orden de Compra contiene todas las especificaciones del producto:
- Número consecutivo de la orden generada.
- Datos del proveedor al cual se le genera la orden de compra: Nombre, nit, fax.
- Código de los medicamentos y/o dispositivos médicos establecido por la empresa.
- Descripción completa de los medicamentos y/o dispositivos médicos.
- Nombre comercial.
- Cantidad requerida.
- Valor por unidad según la cotización presentada por el proveedor.
- Valor total por medicamento y/o dispositivos médicos.
- Valor Total del pedido generado.
- Observaciones, cuando se requiera.
- Firma del funcionario que elabora la orden generada (nombre).
- Firma del funcionario que aprueba la orden generada (opcional).
- Firma del proveedor (Opcional)
Las condiciones comerciales y especiales de la empresa están definidas en los
términos de referencia de la oferta de medicamentos, dispositivos médicos.
El responsable de identificar los medicamentos que se deben reponer o la
preparación magistral a solicitar y de consolidar la información respectiva para
generar la orden de compra es el Auxiliar de inventarios de compras, pero esta
actividad también puede ser realizada por el Coordinador de Compras o Director de
Compras.

Funciones del comité

 Verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar
las ofertas con los criterios definidos para recomendar la adjudicación del
contrato o la contratación directa.
 Solicitar al director técnico del servicio farmacéutico el concepto técnico para
la adquisición de los medicamentos y dispositivos médicos.
 Evaluar el plan de compras y sugerir cualquier modificación.
 Realizar la adquisición a través del estatuto de contratación pública o de la
normatividad vigente para la contratación privada o comercial según el caso.
  Aplicar la política de regulación de precios de medicamentos, la cual se
resume en la Circular número 04 de 2006 de la Comisión Nacional de Precios
de Medicamentos.
Modalidades de compra
La modalidad de compra está dada como una política interna de la institución. La
compra puede hacerse mediante diferentes modalidades, entre las que se
encuentran: los concursos de proveedores, las compras directas y las entregas
contratadas.
La modalidad de compra se escoge teniendo en cuenta factores de diferente orden:
legislación vigente, costo, gasto en el proceso, servicios del proveedor y control del
proceso.
La legislación define en gran parte la naturaleza de la modalidad, por cuanto señala
tipo de compras según la cuantía y número de proveedores.
Es importante resaltar que la institución realiza su proceso de compra de acuerdo a
lo establecido en el manual de contratación que esta adopte.
Para el manejo adecuado de las donaciones se deben tener en cuenta los cuatro
principios básicos, ajustados a los criterios de la Organización Mundial de la Salud
- OMS (1996):
 Todas las donaciones deberán beneficiar a quienes la reciben.
 Deben respetarse los deseos y autoridad del beneficiario.
 No debe haber discriminación en la calidad de los productos.
 Debe establecerse un mecanismo efectivo de comunicación entre el donante
y el beneficiario.
Aunque hay diferentes escenarios para las donaciones de medicamentos y
dispositivos médicos
como situaciones de emergencia o ayudas gubernamentales, las directrices de la
OMS se pueden aplicar a todos los casos.
Gestión de proveedores
Recordemos, un proveedor es aquella persona o empresa que abastece con algo
a otra empresa con el fin de ofrecer un servicio.
Existen tres tipos de proveedores para las empresas: proveedores de bienes, de
servicios y de recursos. Para el caso que nos ocupa el proveedor de medicamentos
y dispositivos médicos es un proveedor de bienes.
La gestión de proveedores se basa en la relación del proveedor con la institución.
El objetivo fundamental de esta relación con el proveedor es mejorar el
aseguramiento de la calidad y eliminar las insatisfactorias condiciones existentes
entre el proveedor y el comprador. Es importante aclarar que este proceso es
liderado por el jefe de compras de la institución o quien haga sus veces y según
lineamientos establecidos por el comité de compras.
Aspectos a tener en cuenta en la gestión de proveedores.
 El comprador y proveedor deben ser independientes y respetar esta
independencia.
 El comprador debe dar información clara sobre lo que desea.
 El comprador y el proveedor son responsables de la garantía de la calidad.
 El contrato entre las partes debe contemplar: calidad, cantidad, precio,
tiempo, condiciones de entrega y forma de pago.
 El proveedor debe certificar y garantizar una calidad satisfactoria, respaldada
por protocolos.
 Las partes deben acordar los medios de evaluación.
 Las partes deben conocer los procedimientos para la solución de conflictos.
 Las partes deben intercambiar la información necesaria para ejecutar un
mejor control de calidad.
 Las partes deben controlar eficientemente las actividades comerciales.
 Comprador y proveedor deben prestar siempre la debida atención a los
intereses del consumidor.
Para que lo enunciado anteriormente pueda cumplirse, es necesario contar con un
listado de proveedores potenciales e invitarlos a inscribirse en el registro de
proveedores, esta inscripción se hace ante la jefatura de compras de la institución
o quien haga sus veces. Para lo cual se diligencia un formato que debe contener la
siguiente información:
Identificación del proveedor, productos, condiciones de distribución. Como anexos
al registro deben aparecer documentos exigidos de acuerdo con las condiciones
administrativas, financieras y técnicas. A estas condiciones y de acuerdo a lo
establecido en la política de compras de la institución se les podrá asignar un
puntaje total sobre 100, dando un porcentaje deseado a lo administrativo, a lo
financiero y a lo técnico.
La condición técnica es competencia del director del servicio farmacéutico y
comprende todos los requerimientos de calidad, cantidad y entrega de los insumos.
 Especificaciones técnicas de los medicamentos y dispositivos médicos.
 Protocolos de calidad para lotes.
 Formas de entrega.
 Recepción técnica y documentos para pedido y entrega.
 Garantías de calidad.
 Políticas de devoluciones.
 Fichas técnicas.
Valoración de proveedores
Es el proceso mediante el cual la institución realimenta a sus proveedores en cuanto
a la calidad, tanto del servicio como de los productos recibidos en un tiempo
determinado, caracterizadas por el respeto, la confianza y el compromiso de ambas
partes de trabajar en equipo.
En este proceso se evalúan los factores críticos para tener en cuenta en la
prestación del servicio, llevando un registro de las no conformidades, las cuales se
comparan con la tabla de puntajes, y se le asigna un puntaje de acuerdo al
cumplimiento en cada uno de los aspectos que se evalúan.
Ej.: Cumplimiento en la entrega, atención oportuna, calidad de los productos,
descuentos por negociación, etc.
En la valoración para la calidad del servicio se deben tener en cuenta:
 Oportunidad en la entrega.
 Pedido completo.
 Informe oportuno de la situación del pedido.
 Atención al servicio.
 Sostenimiento de las ofertas.
 Política en el manejo de devoluciones.
 Cumplimiento de las especificaciones administrativas.
Para la valoración de la calidad del producto se debe tener en cuenta como objetivo
fundamental evaluar el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los
productos recibidos en cuanto a sus características organolépticas, que son
aquellas que se pueden percibir por los sentidos (color, olor, textura).
Fisicoquímicas, microbiológicas y material de acondicionamiento, concepto que
debe ser emitido por el director del servicio farmacéutico.
 KARDEX DE PROVEEDORES

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http://unab.edupol.com.co/pluginfile.php/7206/mod_resource/content/1/UNIDAD_3%20
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