BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Kuliah Kerja Lapangan

Pesatnya perkembangan dunia usaha menyebabkan kegiatan dalam
organisasi perusahaan semakin rumit dan kompleks. Terlebih lagi dengan semakin
terbukanya pasar dalam era globalisasi sekarang ini yang menyebabkan masing-
masing perusahaan dituntut untuk dapat bertahan dengan mengikuti perubahan-
perubahan yang ada di masyarakat dan mengembangkan usahanya dalam iklim
persaingan yang semakin keras.
Dengan adanya pasar bebas ini merupakan tantangan bagi Indonesia untuk
bisa bersama dengan negara-negara lain yang memproduksi barang sejenis. Oleh
karena itu untuk bisa bersaing dengan produsen barang-barang dari negara lain
kita harus memproduksi barang dengan harga jual yang murah dengan kualitas
baik sehingga produk kita bisa diterima oleh konsumen. Semakin tingginya
persaingan yang ada, maka setiap perusahaan dituntut untuk berlomba
mempertahankan keberadaannya dengan cara melakukan sistem dan prosedur
pembelian barang agar dapat mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan
pada era pasar bebas nanti.
Sistem pembelian barang tentu saja memudahkan kita dalam
mempersiapkan sebuah sistem akuntansi yang matang. Menurut Mulyadi (2001:3)
sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakaninformasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dengan
adanya sistem akuntansi yang terencana dengan matang maka dapat dihasilkan
produk yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan.
Pembelian merupakan salah satu bagian yang penting dalam berhasilnya
operasi suatu perusahaan sebab pembelian merupakan aktivitas awal dari
operasional perusahaan. Untuk meciptakan sistem akuntansi pembelian yang baik
diperlukan kerjasama dan komunikasi yang baik antara pimpinan, karyawan, dan
bagian-bagian yang terkait. PT Sumber Tirtahokindo tempat penulis melakukan

1
 kuliah kerja lapangan, dengan latar belakang sistem akuntansi pembelian maka
penulis mengambil judul “ Proses Pembelian dengan sistem Accurate 4 di PT.
Sumber Tirtahokindo ”.

1.2. Maksud dan Tujuan Kuliah Kerja Lapangan

1.2.1. Maksud Kuliah Kerja Lapangan
Dengan dilaksanakannya kegiatan Kuliah Kerja Lapangan ini, mahasiswa
dapat melakukan perbandingan atara teori yang diterima didalam perkuliahan
dengan praktik yang ada dilapangan. Disamping itu, mahasiswa juga dapat
memberikan penilaian atas kinerja instansi maupun perusahaan yang dikunjungi.
Maksud dari Kuliah Kerja Lapangan yang ditulis oleh penulis adalah ingin
mengetahui “ Proses Pembelian dengan sistem Accurate 4 di PT. Sumber
Tirtahokindo ”.

1.2.2. Tujuan Kuliah Kerja Lapangan

1. Untuk mengetahui fungsi pembelian apa saja yang ada pada PT
Sumber Tirtahokindo
2. Untuk mengetahui catatan Akuntansi pembelian yang ada di PT
Sumber Tirtahokindo.
3. Untuk mengetahui data dan dokumen apa saja yang diperlukan
dalam proses pembelian dengan sistem accurate 4..

1.3 Sistematika Pelaporan Kuliah Kerja Lapangan

Dalam menyusun sistematika pelaporan ini penulis hanya menggolongkan
laporan ini menjadi IV bab yang terdiri dari : Pendahuluan, Ruang Lingkup
Perusahaan, Kegiatan selama Kuliah Kerja Lapangan, Kesimpulan dan saran.
Untuk mempermudah dan memperoleh keterangan akan penulis jelaskan sebagai
berikut :
BAB I PENDAHULUAN

2
 Dalam bab ini penulis memberikan atau menguraikan masalah tentang
Latar Belakang Kuliah Lapangan, Maksud dan Tujuan Kuliah Kerja Lapangan,
dan Sistematika Pelaporan Kuliah Kerja Lapangan.

BAB II RUANG LINGKUP PERUSAHAAN

Dalam bab kedua ini penulis memberikan atau menguraikan tentang

Sejarah PT Sumber Tirtahokindo, Tempat dan Kedudukan PT. Sumber
Tirtahokindo, Bentuk dan Badan Hukum PT Sumber Tirtahokindo, Bidang
Pekerjaan PT Sumber Tirtahokindo, Bidang Pekerjaan divisi/departemen Kuliah
Kerja Lapangan, Visi dan Misi PT Sumber Tirtahokindo, Struktur Organisasi PT.
Sumber Tirtahokindo beserta Penjelasannya.

BAB III KEGIATAN SELAMA PRATEK KERJA LAPANGAN

Dalam bab ketiga ini penulis hanya memberikan atau menguraikan tentang
kegiatan selama penulis mengikuti Kuliah Kerja Lapangan di PT Sumber
Tirtahokindo, Jadwal Kuliah Kerja Lapangan, Teknik Kuliah Kerja Lapangan,
Data Kuliah Kerja Lapangan dan lain-lain.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab terakhir penulis hanya memberikan sadikit kesimpulan dan

saran selama penulis menjalankan Kuliah Kerja Lapangan, Kesimpulan akan
menjelaskan hasil analisis dan solusi apa yang harus diambil berdasarkan
pembahasan yang telah dilakukan. Bagian saran akan ditnjukkan penulis laporan
ini kepada mahasiswa berikutnya yang mengangkat tema yang sama dalam hal ini
Proses Pembelian dengan menggunakan sistem Accurate 4 di PT. Sumber
Tirtahokindo.
DAFTAR PUSTAKA

Lampiran

3
 BAB II

RUANG LINGKUP PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat PT Sumber Tirtahokindo

PT Sumber Tirtahokindo didirikan pada 1995 dan terdaftar pada 7 Febuari

1995 sebagai Perusahaan Kontraktor Spesialis Pengolahan Air dan Air Limbah,
Fiberglass Industri Mekanik dan Listrik. Perusahaan ini berlokasi di Jl. Jendral
Sudirman No. 1 Tangcity Business Park Blok D No. 29 Cikokol, Tangerang Kel.
Babakan, Kec Tangerang .

Produk PT Sumber Tirtahokindo

1. Water Purifier Tank

2. Ion Exchange Plant
3. Water Treatment Plant
4. Bottle Dringking Water Treatment Plant
5. Boiler and Cooling Tower Chemical
6. Sewage Treatment Plant
7. Waste Water Treatment
8. Fiberglass Products
9. Septic Tank
10. Swimming Pool, Spa, Sauna
11. Mechanical dan Electrical
12. Testing dan Comissiong

4
2.2. Tempat dan Kedudukan PT Sumber Tirtahokindo

Nama Perusahaan : PT SUMBER TIRTAHOKINDO

Kantor Pusat : Tang City Business Park Blok D No. 29

Telephone : (021) 55782400

Fax : (021) 6249025

Email : accdept_tgr@yahoo.com

2.3. Bentuk dan Badan Hukum PT Sumber Tirtahokindo

PT Sumber Tirtahokindo berdirisejak Tahun 1995 adalah perusahaan Jasa

Spesialis pada Sistem Pengelolaan Air & Air Limbah, dan Fiber Glass. Dasar
hukum pendirian sesuai akta pendirian no.14 tanggal 27 Maret 2000, yang di buat
dihadapan Raharti Sudjardji,SH, Notaris di Jakarta. Dan akta perubahan dibuat
dihadapan notaris Yendra Wiharja,SH,MH dengan kedudukan di Kotamadya
Tangerang keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia NO.C-178 HT
03.01 TH 2002 tanggal 18 Maret 2002.

2.4. Bidang Pekerjaan PT Sumber Tirtahokindo

Bidang pekerjaan Jasa Kontraktor Spesialis Pengolahan Air besih dan Air
Limbah, Fiberglass Industri Mekanik dan Listrik

2.5. Bidang Pekerjaan Divisi/Departemen Tempat Kuliah Kerja Lapangan

Kuliah kerja lapangan dilaksanakan di Departemen Administrasi

Puerchasing. Bertanggung jawab untuk Membuat Purchase Order, Menerima
Material Request dari Administrasi Project, Mengupdate, Mencari Vendor,
Mengupdate penerimaan barang, Mengecek jumlah barang yang ada di gudang di
cocok kan dengan catatan (komputer/sistem), Menjalankan instruksi kerja yang
diberikan atasannya.

5
2.6. Visi dan Misi PT Sumber Tirtahokindo

Visi PT Sumber Tirtahokindo

Menjadi partner pilihan dalam menciptakan ruang ( space ) untuk kehidupan

manusia yang lebih baik

Misi PT Sumber Tirtahokindo

Menghasilkan produk dan service yang berkualitas, Peduli terhadap

kehidupan, Engagement pemangku kepentingan, Tata pengelolan Perusahan
dan praktik etika bisnis, Inovasi untuk meningkatkan pertumbuhan dan
penciptaan nilai.

2.7. Struktur Organisasi PT. Sumber Tirtahokindo

President Director

Secretary

Marketing Director Oprational Director

Secretary Secretary

Marketing
Manager
HRD ACC Finance Purchasing
Manager Manager Manager Manager

Branch Sales Regional Sales

Manager Manager

Sales Manager Distributor Staff Staff Staff Staff

6
 Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT Sumber Tirtahokindo

Sumber : PT Sumber Tirtahokindo

2.7.1 Penjelasan struktur Organisasi

Sebuah organisasi perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi

yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan pandangan
usaha sesuai visi dan misi perusahaan. Disamping itu juga bisa digunakan untuk
menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan
dalam suatu organisasi.

Robbins dan Coulter (2007: 284) menyatakan bahwa struktur organisasi

dapat diartikan sebagai kerangka formal organisasi yang dengan kerangka kerja
itu tugas-tugas pekerjaan di bagi-bagi. Handoko (2003: 169) menyatakan bahwa
struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme formal dengan mana
organisasi dikelola, adalah sebagai berikut :

1. President Director
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaraan perusahaan sesuai
dengan tujuan dan kebijakan yang telah ditetapkan
2. Melakukan dengan pihak luar baik swasta dan pemerintah yang bertujuan
untuk kelancaraan perusahaan
3. Menetapkan kebijakan perusahaan
4. Menerima dan memeriksa laporan dan masing-masing Vice President
2. Secretary
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Mengatur Konvensi, pertemuan dan pemesanaan perjalanan bagi personil
kantor.
2. Menulis, mendistribsikan catatan rapat, korespondensi rutin, dan membuat
laporan

7
 3. Menjadwalkan dan mengkonfirmasi janji dengan klien, pelanggan atau
pengawas
4. Menetapkan prosedur kerja dan jadwal dan melacak pekerjaan sehari- hari
staf administrasi
5. Mengelola proyek dan memberikan kontribusi kepada semua divisi dan
team kerja
6. Mengoprasikan sistem dan mengkordinasikan arus informasi baik secara
internal maupun eksternal.
3. Oprasional Director
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan
operasional perusahaan
2. Membuat standar perusahaan mengenai semua proses operasional,
produksi, proyek dan kualitas hasil produksi
3. Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai
target tersebut
4. Membantu tugas-tugas direktur utama
5. Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses
operasional perusahaan
6. Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan dan
mengkoordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional
perusahaan
7. Mengawasi seluruh karyawan apakah tugas yang dilakukan sesuai dengan
standar operasional perusahaan
8. Bertanggung jawab pada pengembangan kualitas produk ataupun
karyawan
9. Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama
10. Bertanggung jawab pada proses operasional, produksi, proyek dan kualitas
hasil produksi
4. HRD Manager
Tugas dan Tanggung Jawab

8
 1. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya
manusia. Dalam hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan
pengawasan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas sumber
daya manusia.
2. Membuat sistem HR yang efektif dan efisien, misalnya dengan membuat
SOP, job description, training and development system dll.
3. Bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen karyawan, mulai dari
mencari calon karyawan, wawancara hingga seleksi.
4. Melakukan seleksi, promosi, transfering dan demosi pada karyawan yang
dianggap perlu.
5. Melakukan kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan-kegiatan yang
berhubungan dengan pengembangan kemampuan, potensi, mental,
keterampilan dan pengetahuan karyawan yang sesuai dengan standar
perusahaan.
6. Bertangggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi
karyawan, perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.
7. Membuat kontrak kerja karyawan serta memperbaharui masa berlakunya
kontrak kerja.
8. Melakukan tindakan disipliner pada karyawan yang melanggar peraturan
atau kebijakan perusahaan.
5. Accounting Manager
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan investasi
2. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan pembelanjaan
3. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan deviden
4. Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencaaan, laporan dan
pembiayaan perusahaan
5. Merencanakan, mengatur dan mengontrol arus kas perusahaan
6. Merencanakan, mengatur dan mengontrol anggaran perusahaan
7. Merencanakan, mengatur dan mengontrol pengembangan sistem dan
prosedur keuangan perusahaan

9
 8. Merencanakan, mengatur dan mengontrol analisis keuangan
9. Merencanakan, mengatur dan mengontrol untuk memaksimalkan nilai
perusahaan
6. Finance Manager
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi
keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan
perusahaan secara akurat dan tepat waktu.
2. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan
danpembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat,
tepatwaktu, dan sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
3. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan
(cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang, sehingga
memastikan ketersediaan dana untuk operasional perusahaan dan
kesehatan kondisi keuangan.
4. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan,
dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan
penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan
operasional perusahaan.
5. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan
prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk
memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib
dan teratur, serta mengurangi risiko keuangan.
6. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan
untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan
perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan
investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi keuangan lainnya.
7. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan
untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan
perpajakan

10
7. Manager Purchasing
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Mengelola kebijakan purchasing dan memastikan semua pembelian sesuai
dengan kebijakan tersebut
2. Mengelola Service Agremeents ( SLA ) di antara supplier dan perusahaan
3. Merekrut staf, melakukan pelatihan dan tugas manajerial lainnya
4. Berhubungan Departemen terkait, Akuntansi, Manufactur dan persediaan
barang
5. Mengurus penggaran, penetapan biaya, dan penghematan biaya setelah
mengatur review tehadap informasi manajemen yang ada
6. Membuat laporan pembelian secara berkala
7. Berhubungan baik dengan supplier bahan material konstruksi

11
 BAB III

KEGIATAN SELAMA PRATEK KERJA LAPANGAN

3.1. Jadwal Kuliah Kerja Lapangan

Kuliah Kerja Lapangan merupakan salah satu mata kuliah yang harus
ditempuh sebagai syarat pengajuan skripsi pada semester yang akan datang.
Oleh karena itu, penulis melaksanakan Kegiatan Kuliah Kerja Lapangan.
Selama kegiatan, penulis mengikuti prosedur yang diberikan oleh perusahaan
dengan baik.
Melalui Surat penetapan bersama,m kegiatan Kuliah Kerja Lapangan
dilaksanakan di PT Sumber Tirtahokindo. Penulis diberi kesempatan oleh
pembimbing untuk melakukan kegiatan sesuai dengan waktu yang diajukan
serta sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan.
Jadwal pelakasanaan melakukan penelitian dimulai pada :
Waktu Pelaksanaan : 21 Maret – 20 April 2019
Tempat Pelaksanaan Penelitian : PT Sumber Tirtahokindo
Tempat Penelitian : Administrasi Purchasing
Adapun kegiatan yang dilakukan penulis mulai awal kegiatan sampai akhir
kegiatan adalah :

12
Minggu Jenis Kegiatan
Tanggal
Ke
1. Perkenalan
2. Penjelasan tentang pekerjaan oleh
pembimbing lapangan
3. Mempelajari cara stock manual dan
I 21 s/d 25 Maret 2019 sistem
4. Mempelajari Pembelian
5. Mempelajari Tukar Faktur
6. Mempelajari dokumen apa saja yang
diperlukan divisi pembelian/purchasing
1. Penjelasan tentang pekerjaan oleh
II 26 Maret s/d pembimbing lapangan
39 Maret 2019 2. Merekap Permintaan Material Proyek
serta Permintaan alat sefty teknisi
3. Membuat Purchase Order untuk
Supplier
4. Menghubungi supplier untuk spesifikasi
barang yang di butuhkan
1. Menerima invoice dan surat jalan dari
Supplier
2. Mengecek barang Masuk sesuai dengan
III 01 s/d 05 April 2019 invoce dan Purchase request
3. Berkoodinasi dengan Bagian Gudang
atas barang yang datang dan masuk ke
Gudang
4. Berkoordinasi dengan bagian
Administrasi Proyek untuk barang yang
datang ke lapangan proyek
5. Menerima Bukti Pembayaran Cash untuk
selajutnya di tindak lanjuti oleh bagian
Administrasi Finance
6. Menerima surat jalan pembelian
1. Menerima Material Request dari
Administrasi Proyek untuk di tindak
IV 08 s/d 12 April 2019 lanjuti

13

V 15 s/d 20 April 2019
2. Mencari Perbandingan harga atas
Purchase Order
3. Meminta Approve Atas Purchase Order
ke Manager Purchasing
1. Menjalin hubungan baik dengan
customer
2. Mengarsip dokumen di divisi Purchasing

3.2. Teknik atau cara Kuliah Kerja Lapangan

Proses atau cara teknik kuliah kerja lapangan yang diperlukan dalam

pembahasan ini adalah:

1. Studi Kepustakaan (Library Research)

Studi kepustakaan digunakan untuk mengumpulkan data primer

dan data sekunder dari perusahaan, landasan teori dan informasi yang

berkaitan dengan penelitian ini dengan cara dokumentasi. Studi

dilakukan antara lain dengan mengumpulkan data yang bersumber dari

literatur – literatur, bahan kuliah, dan hasil penelitian. Hal ini dilakukan

untuk mendapatkan tambahan pengetahuan mengenai masalah yang

sedang di bahas.

2. Studi Lapangan ( Field Research )

Dalam penulisan ini penulis mengumpulkan data yang diperlukan

dengan cara melakukan pengamatan langsung pada perusahaan yang

bersangkutan, yaitu Bagian Administrasi Produksi PT Roxy Coslab.

3. Wawancara

14
 Metode ini dilakukan penulis melalui wawancara kepada pihak

yang kompeten untuk memperoleh data yang dibutuhkan dalam

penyusunan Laporan Kuliah Kerja Lapangan.

a. Jenis Data

Adapun jenis data yang digunakan dalam pembahasan ini

adalah data kualitatif. Data kualitatif adalah data yang bukan dalam

bentuk angka – angka atau tidak dapat dihitung, dan diperoleh dari

hasil wawancara dengan pimpinan perusahaan dan karyawan

dalam perusahaan serta informasi yang diperoleh dari pihak yang

lain yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.

b. Sumber Data

Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri

dari data primer dan data sekunder.

1) Data Primer

Data Primer adalah data yang diperoleh penulis melalui

observasi atau pengamatan langsung dari perusahaan, baik itu

melalui observasi, kuesioner dan wawancara secara langsung

dengan pimpinan dan staf perusahaan sesuai dengan kebutuhan

dalam penelitian ini.

2) Data Sekunder

Data Sekunder adalah data yang diperoleh lewat pihak

lain biasa disebut juga data tangan kedua. Dalam bentuk

dokumentasi atau data laporan keuangan yang telah tersedia.

15
3.3. Data Kuliah Kerja Lapangan

3.3.1. Sistem dan Prosedur Pembelian PT Roxy Coslab

Pembelian bahan material proyek PT. Sumber Tirtahokindo

dilakukan melalui penawaran harga dari pemasok yang telah dipercaya

perusahaan, dan ada pemasok baru yang menawarkan material

kebutuhan proyek via email beserta pricelist harga barang tersebut

Transaksi pembelian ditanganin oleh Bagian Keuangan PT Sumber

Tirtahokindo, yang setiap bulan mendapatkan laporan dari kepala

bagian gudang mengenai persediaan bahan material yang ada. Setelah

mendapatkan informasi dari gudang, kemudian melakukan pemesanan

barang dan penawaran harga karena pembelian bahan material ini

dilakukan kredit dan tunai (cash)

Fungsi Gudang Fungsi Pembelian Pemasok

Fungsi Penerimaan

Fungsi Akuntansi

Gambar 3.1. Alur Fungsi Yang Tekait Dalam Sistem Pembelian PT.
Sumber Tirtahokindo

16
 Keterangan Siklus Alur fungsi Sistem Pembelian PT Sumber
Tirtahokindo

Fungsi gudang mengirimkan surat permintaan pembelian ke fungsi

pembelian, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran
harga kepada pemasok, setelah pemasok menerima surat permintaan
penawaran harga dari fungsi pembelian pemasok mengirimkan surat
penawaran harga ke fungsi pembelian, fungsi pembelian mengorder
pembelian ke pemasok, pemasok menerima purchase order dari fungsi
pembelian , pemasok mengirimkan barang ke fungsi penerimaan barang
dan fungsi penerimaan menerima surat jalan dari pemasok, faktur dan
melihat kualitas barang kemudian barang dan laporan penerimaan barang
diserahkan ke fungsi gudang untuk disimpan, faktur, laporan penerimaan
barang, surat jalan dikirimkan ke fungsi akuntansi untuk pembayaran dan
pencatatan.

3.3.2. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Prosedur

Dalam sistem pembelian pada PT Roxy Coslab terdiri dari

beberapa prosedur yang membentuk jaringan yaitu :

Prosedur Permintaan Barang

Dalam prosedur ini, bagian gudang akan melakukan permintaan
pembelian kepada bagian pembelian jika persediaan digudang
sudah menipis dan habis. Selain itu, bagian pembelian juga akan
melakukan pemesanan barang dengan melihat data persediaan di
komputer dan sistem Accounting Accurate 4
Prosedur Permintaan penawaran harga
Dalam Prosedur ini, bagian pembelian melakukan penawaran
harga kepada pemasok dengan bernegosiasi supaya mendapatkan
harga yang terendah dengan mutu baik, jika harga disetujui maka
akan dibuatkan surat order pembelian.

17
Prosedur Order Pembelian
Dalam prosedur ini, sebagai fungsi pembelian akan membuat
surat order pembelian berdasarkan pengecekan pada data
persediaan. Jika persediaan barang sudah menipis dan habis
maka bagian pembelian membuat purchase order untuk memesan
barang tersebut kepada pemasok yang bersangkutan.
Prosedur Penerimaan Barang
Dalam prosedur ini, fungsi penerimaan barang dan Pembelian
Periksa keutuhan material , Kebenaran Spesifikasi serta jumlah
bahan awal yang diterima.Buat tanda terima bahan awal dengan
salinan diserahkan ke Bagian Pembelian, Operasional dan
Accounting. Catat barang yang diterima didalam kartu
persediaan. Setiap perbedaan persediaan bahan material antara
kenyataan dan pembukuan harus diteliti dengan seksama dan
dilaporkan kepada Pimpinan secara berjenjang serta dibuat surat
penyesuaian persediaan awal dan surat ini harus disetujui oleh
Pimpinan sebelum diberikan ke Bagian Pembukuan
(Accounting).
Prosedur Pencacatan Hutang
Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-
dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, tanda terima, faktur
penjualan, faktur pajak, dari pemasok) dan menyelenggarakan
pencatatan pada kartu utang berdasarkan nama pemasok.

18
 3.3.3. Flowchart Permintaan dan Penawaran Harga Kredit dan Tunai
(Cash) PT Roxy Coslab

Gambar 3.2. Flowchart Permintaan dan Penawaran Harga PT Roxy Coslab

19
 3.3.4. Alur Penerimaan Barang Kredit dan Tunai (cash) PT.
Roxy Coslab DIKEMBALIKAN
PEMERIKSAAN FISIK
BARANG & KELENGKAPAN
DOKUMEN

BARANG
MASUK
SAMPLING OLEH
QC

MASUK BARANG
DITERIMA LULUS QC
GUDANG DIKARANTINA

TIDAK LULUS
QC

DITOLAK

Gambar 3.3. Alur Penerimaan Barang PT Roxy Coslab

 Keterangan Siklus Pembelian Ktredit dan Tunai PT Roxy Coslab

 Bagian Gudang
Bagian gudang Mengecek Persediaan barang digudang apakah
sudah menipis dan habis. Jika sudah menipis dan habis maka
membuat surat permintaan pembelian dan diserahkan ke bagian
Pembelian.
 Bagian Pembelian
Menerima surat permintaan pembelian dari bagian gudang, bagian
pembelian membuat surat permintaan penawaran harga kepada
pemasok. Bagian pembelian menerima surat permintan penawaran

20
 harga dari pemasok, bagian pembelian setelah menerima surat
penawaran harga mebuat purchase order.
 Bagian Penerimaan Barang
Barang masuk di periksa fisik dan kelengkapan dokumennya oleh
bagian penerimaan barang. Setelah di periksa jika ada cacat fisik
dikembalikan jika fisik sesuai pemesan diambil sampling oleh QC,
barang yang sudah di ambil sampling dan dites sesuai BOP dan
lulus maka diterima dan barang dimasukan ke gudang oleh bagian
gudang.

3.3.5. Flowchart Bagian Keuangan Tunai (cash) PT Roxy Coslab

Gambar 3.4. Flowchart Bagian Akuntansi Pembelian Tunai (cash) PT Roxy

Coslab
 Keterangan Siklus Pembelian Tunai PT Roxy Coslab
 Bagian Akuntansi
Menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang, bagian
akuntansi membuat bukti pembayaran, setelah membuat bukti
pembayaran bagian akuntansi menyimpan dokumen tanda terima,

21
 faktur penjualan, surat jalan, purchase order dan faktur pajak untuk
membuat laporan pembelian, laporan pembelian diarsip sesuai
nomor urut dan tanggal permanen.

3.3.6. Flowchart Bagian Keuangan Pembelian Kredit PT Roxy Coslab

Gambar 3.5. Flowchart Bagian Akuntansi Pembelian Kredit PT Roxy Coslab

 Keterangan Siklus Pembelian Tunai PT Roxy Coslab

 Bagian Akuntansi
Menerima laporan penerimaan barang dari bagian gudang,
menerima invoice dan faktur pajak dari pemasok, bagian akuntansi
membuat tanda terima untuk pemasok agar tanda terima bisa
ditukar dengan pembayaran giro, membuat bukti pengeluaran kas,
dan kartu utang. Dokumen tanda terima, bukti pengeluaran kas,
dan kartu utang dibuatnya laporan pembelian oleh bagian

22
 akuntansi, laporan pembelian diarsip sesuai nomor urut dan tanggal
permanen.

3.3.7. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

catatan akuntansi yang digunakan PT Roxy Coslab yaitu :

1. Jurnal Pembelian

Jurnal ini merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk

mencatat transaksi pembelian kredit maupun tunai (cash) yang dilakukan
oleh PT Roxy Coslab Tangerang.

o Jurnal Pembelian Tunai (cash) PT Roxy Coslab

Persediaan Rp. 2.089.400

Kas Rp. 2.089.400

o Jurnal Pembelian Kredit PT Roxy Coslab

Persediaan Rp. 2.077.400

Hutang Dagang Rp. 2.077.400

2. Kartu Persediaan
Pada PT Roxy Coslab, pencatatan persediaan barangnya sudah
dilakukan dengan komputerisasi, sehingga untuk mengecek data
persediaannyadapat dilihat melalui data persediaan yang ada di
komputer.
3. Kartu Hutang
Kartu utang digunakan untuk mencatat nama-nama pemasok dan
mencatat dari setiap hutang sehingga dapat diketahui saldo utangnya.

23
 Pada PT Roxy Coslab, kartu hutang diisi bedasarkan faktur penjualan
dari pemasok.

3.3.8. Data dan Dokumen yang Diolah/dihasilkan dari Pembelian Bahan

Baku Kredit

Data dan Dokumen yang diolah/dihasilkan penulis selama Kuliah Kerja

Lapangan :

a. Tanda Terima

Tanda Terima Faktur adalah suatu dokumen traksaksi yang digunakan sebagai

pencatatan bukti pembayaran secara kredit yang dibuat oleh PT Roxy Coslab

untuk supplier.

b. Bukti Pengeluaran Bank

Bukti Pengeluaran Kas adalah suatu dokumen transaksi yang digunakan

sebagai pencacatan pembayaran yang ditebuskan ke accounting agar
mengeluarkan giro/check untuk membayar barang yang telah jatuh tempo.

24
c. Invoice

Suatu Dokumen yang dikirim oleh pemasok kepada pelanggan yang

mencatat produk yang dipasok, harga-harga barang tersebut dan jumlah uang yang
terhutang untuk barang yang akan ditagih ke custumer.

d. Delivery Order

Dokomen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada

pembawa surat tersebut, yang ditujukkan kepada bagian yang menyimpan barang
(bagian gudang).

e. Faktur Pajak

Faktur pajak adalah bukti pungutan pajak pengusaha kena pajak yang
melakukan penyerahan barang kena pajak atau penyerahan jasa kena pajak.

25
e. Purchase Order

Surat ini akan digunakan para supplier untuk mengetahui secara detail barang-
barang apa saja yang kita pesan

3.3.9. Data dan Dokumen yang Diolah/dihasilkan dari Pembelian Bahan

Baku Tunai

a. Purchase Order

Surat ini akan digunakan para supplier untuk mengetahui secara detail barang-
barang apa saja yang kita pesan

26
b.Surat Jalan

Dokomen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada

pembawa surat tersebut, yang ditujukkan kepada bagian yang menyimpan
barang (bagian gudang).

b. Bukti Transfer

Bukti transfer adalah bukti pengeluaran uang secara transfer.

c. Faktur Penjualan

Faktur penjualan adalah bukti penjualan barang yang diterima dari

supplier barang yang telah diserahkan untuk customer.

27
d. Faktur Pajak

Faktur pajak adalah bukti pungutan pajak pengusaha kena pajak yang
melakukan penyerahan barang kena pajak atau penyerahan jasa kena pajak.

28
 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari kuliah kerja lapangan di PT Smber Tirtahokindo

penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Terdapat beberapa fungsi dalam sistem dan prosedur pada PT Sumber

Tirtahokindo yaitu fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, fungsi
gudang dan fungsi akuntansi.
2. Pada PT Sumber Tirtahokindo Tangerang dokumen yang digunakan dalam
sistem dan prosedur pembelian kredit dan tunai (cash) adalah tanda
terima, bukti pengeluaran kas, surat jalan, invoice, faktur pajak, purchase
order, bukti transfer, dan faktur penjualan. Surat order pembelian atau
purchase order digunakan sebagai bukti atau lampiran pemesanan barang
kepada pemasok. Purchase order diotorisasi oleh bagian pembelian.
3. Pencatatan atas semua transaksi pembelian di PT Smber Tirtahokindo
termasuk lengkap karena dipisahkan antara catatan pembelian, hutang, dan
persediaan dengan pembukuannya masing – masing jika mencari data
akan lebih mudah.
4. Terdapat beberapa prosedur pada PT Roxy Coslab yaitu prosedur
permintaan barang, prosedur permintaan penawaran harga, prosedur order
pembelian, prosedur penerimaan barang, dan prosedur pencatatan utang
5. Penerapan sistem dan prosedur pembelian pada PT Roxy Coslab sudah
dijalankan dengan baik. Dikatakan baik karena antara lain:
 Penerimaan barang sesuai dengan SOP yang ada di PT Roxy
Coslab.
 Persediaan dan laporan pembelian sudah memakai sistem
komputerisasi.

29
  Sudah dilakukannya pratik yang sehat ;dilakukan penawaran harga
oleh pemasok, dilakukan pemeriksaan barang oleh bagian
penerimaan barang, pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan
syarat pembayaran.
 Semua dokumen diberi nomor urut cetak dan tanggal.

3.2. Saran
Dengan memperhatikan kesimpulan yang ditarik oleh penulis maka
penulis dapat memberikan saran yang kemungkinan dapat membantu
perusahaan agar dapat meningkatkan kedisiplinan kerja dalam rangka
mencapai tujuan perusahaan secara maksimal sebagai berikut :
 Bagi Mahasiswa
Mahasiswa yang ingin kuliah kerja lapangan dan meniliti lebih lanjut
bisa mencari topik penelitian lain sehingga ada variasi obyek
pengamatan.
 Bagi Perusahaan
Sebaiknya perusahaan ada pemisahan fungsi jangan fungsi pembelian
dan fungsi akuntansi menjadi satu, karena bisa mengakibatkan adanya
kecurangan.
Lebih baik perusahaan menambahkan karyawan di setiap fungsi dan
penambahan fungsi yang telah dijabarkan pada sistem akuntansi
pembelian yang diusulkan sehingga tugas yang dilakukan lebih efektif
dan efisien..

30
 DAFTAR PUSTAKA

Akuntansi, 2018. Pedoman Kuliah Kerja Lapangan. Jakarta: STIE Ahmad Dahlan

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Salemba Empat

Robbins,s dan Coulter, M. 2007. Manajemen, Edisi Kedelapan, Jakarta: Penerbit

PT Indeks

Coslab, 2011. SOP. Penerimaan Barang. Tangerang: PT. Roxy Coslab

Coslab, 2011. Alur Perimaan Barang. Tangerang: PT. Roxy Coslab

Suhardy, Stephanie Chandar. 2012 Siklus Pembelian Kredit dan Tunai (cash).
Online Tersedia: http/siastephanie.blogspot.com yang dibuat pada 20 April 2012:
29/11/2018

Jannu, Jannah. 2014. Sistem dan Prosedur Pembelian Barang Dagang. Online

Tersedia: Http:/www.academia.edu > Sistem_Dan_Prosedur Pembelian Barang

yang di buat pada 03 Mei 2014: 29/11/2018

31