PELAYANAN REFERENSI
YOGYAKARTA
TUGAS AKHIR
Oleh :
D 1806026
SURAKARTA
2009
i
ii
HALAMAN PERSETUJUAN
JAYA YOGYAKARTA
Karya :
NIM : D1806026
Konsentarasi : Perpustakaan
Program D III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Menyetujui
Dosen Pembimbing
Sunarno S.Sos_
NIP.131.106.050
ii
iii
PENGESAHAN
Telah dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III
Pada Hari :
Tanggal :
Sunarno, S.Sos
Mengesahkan
Dekan,
iii
iv
MOTTO
2. Kekayaan’ku yang sejati adalah apa adanya diriku, bukan apa yang aku
miliki. Maka berusaha berguna dan bermanfaatlah diri ini bagi orang di
sekitar kita.
3. Kerjakanlah pekerjaan yang membawa berkah bagimu dan orang yang kamu
cintai.
4. Sahabat’ku, ibadah’ku, hidup dan mati’ku hanya milik allah, Tuhan semesta
alam.
iv
v
PERSEMBAHAN
kepada :
4. Untuk rekan-rekan yang telah membantu dalam menyusun Tugas Akhir ini.
v
vi
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang
gelar Ahli Madya jurusan Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Poltik
dari pihak terkait yang mana semua ini sangat bermanfaat bagi terselesaikannya
penyusunan Tugas Akhir ini, maka tidak lupa disampaikan ucapan terima kasih
kepada :
1. Bp. Drs. Supriyadi, SN. SU, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
2. Bp. Alexius Ibnu Murijdal, M.Si, selaku Ketua Program Diploma III
Perpustakaan.
ini.
vi
vii
ini.
8. Keluarga, saudara yang telah ikut andil memberikan bantuan moril dan
semangat, yang tentunya tidak bisa penulis sebutkan satu per satu, terima
Semoga Tuhan berkenan memberikan ridho dan balasan atas amal dan
Penulis
vii
viii
DAFTAR ISI
Halaman Judul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i
Halamam Persetujuan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ii
Halaman Pengesahan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii
Halaman Motto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv
Halaman Persembahan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . v
Kata Pengantar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vi
Daftar isi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . viii
Daftar Tabel dan Bagan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . x
Daftar Lampiran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi
Bab I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang PKL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
B. Tujuan PKL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
C. Pelaksanaan PKL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
D. Pengumpulan Data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
E. Rumusan Masalah . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
viii
ix
C. Koleksi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
D. Struktur Organisasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
E. Sumber Daya Manusia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
F. Sumber Dana dan Anggaran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
G. Sarana dan Prasarana . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
H. Layanan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
1. Sistem Layanan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
2. Macam Layanan Perpustakaan . . . . . . . . . . . . . . . 36
a. Layanan Sirkulasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
b. Layanan Referensi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
c. Layanan Teknis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Bab V. PENUTUP
A. Kesimpulan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
B. Saran-Saran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Daftar Pustaka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
ix
x
x
xi
DAFTAR LAMPIRAN
xi
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
mutakhir yang diperoleh secara cepat dan akurat serta sesuai dengan
kebutuhan.
koleksi bahan pustaka yang diolah dan diatur secara sistematis dengan cara
1
2
dijaga dan diperhatikan, agar koleksi referensinya selalu terdiri dari bahan
pustaka yang baik dan betul-betul berbobot atau bermutu ilmiah serta
mencari informasi.
lebih spesifik dan dengan pemilihan subyek yang lebih luas, dengan
belakang tersebut di depan, maka penulis dalam Tugas Akhir ini mengambil
Yogyakarta”.
1. Untuk mengetahui apa saja jenis koleksi yang ada pada bagian referensi
4. Untuk mengetahui hambatan atau kendala yang ada pada bagian layanan
dari tanggal 9 Februari 2009 sampai dengan 20 Maret 2009. Jumlah jam kerja
setiap harinya :
lib@mail.uajy.ac.id
referensi.
2. Wawancara atau tanya jawab yaitu salah satu cara untuk memperoleh data
studi.
E. Rumusan Masalah
1. Jenis koleksi apa saja yang ada pada bagian layanan referensi?
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
memadai, yang telah siap dimanfaatkan bagi siapa saja yang memerlukannya.
berupa tempat penyimpanan koleksi bahan pustaka yang diolah dan diatur
secara sistematis dengan cara tertentu untuk digunakan oleh pemakai sebagai
sumber informasi.
bahan tercetak dan non cetak atau sumber informasi dalam komputer yang
5
6
suatu bangunan ruang yang berisi koleksi buku-buku yang diatur oleh sistem
administrasi tertentu.”
kata, pokok masalah, tempat, pustaka, nama tokoh, petunjuk, ukuran, dan lain
sebagai berikut :
ilmiah untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi yang bersifat
non ilmiah.
8
diluar perpustakaan.
perpustakaan lain. Karena jenis pelayanan ini banyak peminatnya dan sering
diperlukan, maka pada umumnya tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang.
1. Fungsi Pengawasan
dengan tepat.
2. Fungsi Informasi
3. Fungsi Bimbingan
4. Fungsi Instruksi
5. Fungsi Bibliografis
antara lain :
terdiri atas bahan pustaka yang diolah sebagai sumber informasi. Khusus
1994)
berikut :
a. Mempunyai label huruf ‘R’ besar berwarna hitam, label ini berfungsi
dari angka desimal kecil ke angka desimal besar pada call number
spesifikasi tertentu.
bahasan tertentu.
1) Almanak
catatan kejadian astronoimi yang penting dan hari raya dalam tahun
2) Buku Pegangan
3) Buku Tahunan
4) Directory
Elnusa, t.th.
5) Ensiklopedia
6) Kamus
Adalah bahan acuan yang berisi daftar kata dengan artinya atau
7) Sumber Biografi
Company, 1975.
8) Sumber Geografi
9) Bibliografi
Adalah buku acuan yang berisi daftar buku atau bahan pustaka
Jember, 1982.
1994/1995.
14
11) Indeks
12) Abstrak
Adalah sari karangan atau inti sari dari suatu tulisan. Abstrak
1983.
bergantung pada dua faktor, yaitu keterampilan petugas dan koleksi referensi
yang memadai ataukah tidak. Oleh karena itu, koleksi referensi harus dijaga
Perlu diketahui lebih jauh tentang otoritas pengarang, penyusun buku itu
ditinjau apakah pengarang buku itu seorang yang ahli dalam bidangnya).
15
apakah mempunyai reputasi baik, karena hal itu berkaitan dengan mutu
2. Ruang Lingkup
Bidang yang dicangkup buku itu adalah hanya meliputi bidang tertentu
sejauh mana ruang lingkup subyek yang dicakup dalam buku itu dan
ini sebagian besar ditujukan kepada orang dewasa terutama mereka yang
uraian pada sumber itu. Oleh karena itu perlu diperhatikan latar belakang
4. Fisik buku
digunakan dalam jangka waktu lebih lama, maka faktor fisik buku perlu
(layout).
16
1. Macam dari kegiatan referensi adalah mencakup dua hal yaitu kegiatan
yang bersifat fakta seperti : alamat seorang tokoh, arti dari suatu
kata.
tertentu dalam buku yang sesuai dengan minat dan bidang studi
pengguna perpustakaan.
informasi.
teratur.
1. Menerima pertanyaan
diberikan.
3. Mengerjakan penelusuran
4. Mencatat jawaban
pembaca.
BAB III
A. Sejarah
Indonesia Atma Jaya di Jakarta, dan berdiri sendiri dengan nama Universitas
Pada saat itu Universitas Atma Jaya belum memiliki sebuah bangunan
mengunakan salah satu ruangan yang ada di rumah milik A. Sutijoso, SH.
lokasinya di Jalan Solo (selatan batas kota). Aktivitas perkuliahan dan urusan
administrasi dilakukan pada sore hari., salah seorang yang ketika itu menjadi
tahun 1967), merasa prihatin, karena Universitas Atma Jaya belum punya
20
21
almarhum Drs. Liem Kong Hoo, di Jalan Gejayan No. 5, depan pasar
kampus I), menempati di ruangan sayap timur, lantai 2, di atas Aula. Tahun
1976-1978, koleksi terus bertambah dari 2 rak menjadi 10 rak, terdiri dari
dengan jumlah staf, jumlah koleksi, jumlah sarana prasarana, jumlah anggota
meningkatkan status dari terdaftar menuju diakui, dari status diakui menjadi
status disamakan. Hal ini dicapai oleh Universitas Atma Jaya Yogyakarta
secara bertahap. Setiap kali ada akreditasi, staf perpustakaan berjuang keras
22
dengan tulus ikhlas, tanpa mengenal lelah dan tidak pernah memikirkan
apakah nanti ada uang lembur atau tidak. Yang dipikirkan hanya satu yakni,
dimaksud adalah rasio antara jumlah koleksi buku dan pengguna, jumlah
dan tujuan.
jauh.
B. Gedung/Ruang
Babarsari II, luas ruang keseluruhan adalah 1.696 m2 dengan rincian sebagai
berikut :
“ALFONSUS”
“BONAVENTURA”
m. Luas Gudang : 82 m2
n. Luas Toilet : 71 m2
C. Koleksi
Universitas Atma Jaya Yogyakarta terdiri dari buku teks, bahan rujukan,
karya fiksi, terbitan berkala. Bahan informasi yang diterima diperoleh dari
ini, bahwa pada awal berdiri (1975), sebagian besar koleksi perpustakaan
diproses. Ketika itu Dekan Fakultas Teknik adalah Dra. Sr. Bernadia, CB.
peningkatan, hal ini dapat kita lihat pada data keadaan koleksi seperti di
bawah ini : Tahun 1975, jumlah koleksi bahan pustaka yang dimiliki
dan pada tahun 1976, perpustakaan memiliki bahan pustaka sekitar 2500
eksemplar, terdiri dari koleksi ekonomi, hukum, dan teknik. Koleksi majalah,
7 judul, dan 3 judul surat kabar. Saat itu perpustakaan belum memiliki
buku, 34.095 judul/99.400 eksemplar, 160 judul majalah, dan 10 judul surat
kabar. Koleksi Audio Visual terdiri, 261 kaset, 389 disket, 721 CD-ROM,
860 slide.
disingkat PKI. Tahun 1976 sampai dengan tahun 1995, perpustakaan masih
bahwa semua data koleksi sudah terotomasi, maka perpustakaan tidak perlu
digunakan adalah DDC edisi 15, edisi 17, edisi 19, edisi 21, edisi 22 dan
Table 1
D. Struktur Organisasi
dengan Unit pelayanan Teknis disingkat UPT. Hal ini sesuai dengan
Peraturan Pemerintah Nomor 30 tahun 1990, pasal 34, unit pelaksana teknis
Rektor
Wakil Rektor I
Kepala Perpustakaan
staf perpustakaan harus memadai baik dari segi kuantitatif maupun dari segi
kualitas. Perlu kita ingat bahwa perpustakaan adalah lembaga atau unit yang
1976 ada 4 orang, tahun 1980 menjadi 7 orang, tahun 1985 ada 12 orang,
tahun 1990 bertambah menjadi 22 orang, dan tahun 1998 bertambah lagi
mahasiswa, berarti dalam tahun tersebut, rasio antara staf perpustakaan dan
mahasiswa.
tes masuk pegawai dan mutasi atau rotasi internal Universitas Atma Jaya
dari luar perpustakaan mencapai sekitar 40%, yang 60% diterima menjadi
tenaga yang terampil, ahli dan professional. Menjelang akhir tahun 1976, staf
oleh St. Kostka Sugeng, Kepala Perpustakaan Daerah Provinsi DIY. Secara
Tabel 2
Tabel 3
- SMP 2 Orang
- SI Perpustakaan 2 Orang
- S2 Perpustakaan 1 Orang
oleh masing-masing unit di seluruh Unit Atma Jaya Yogyakarta. Pada setiap
gedung sendiri. Selama ini menjadi satu dengan ruangan lembaga induknya.
perpindahan sebanyak 2 kali yakni pada tahun 1978 dan 1980. dari tahun
dari ruang koleksi dan kantor, 115 m2 ; ruang kepala dan ruang tamu, 21
m2 ; ruang baca, 108 m2. dalam perkembangan terakhir, koleksi yang ada
dan Isipol ada di kampus I, maka pada tahun 1991/1992, dibangun sebuah
adalah koleksi Fakultas Teknik, Fakultas Biologi dan Fakultas Ilmu Sosial
dan Politik.
4. Tahun 1995, dibuka unit layanan perpustakaan kampus III, Babarsari II,
yang ada di unit layanan program strata II (pasca sarjana) adalah koleksi
Teknik Informatika.
gedung baru yang merupakan pusat dari segala kegiatan perpustakaan, unit
layanan lain dijadikan satu di kantor pusat. Gedung perpustakaan yang baru
Tabel 4
- Komputer 28 Buah
- TV 1 Buah
- Locker 22 Buah
- AC 22 Buah
1. Box Service
Keuntungan yang diambil dari layanan ini adalah efisiensi jam kerja yaitu
mungkin bisa sampai malam hari, tetapi tidak bagi perpustakaan yang
walaupun di luar jam buka, namun layanan ini sekarang hanya berlaku
2. Cars Register
tersebut dan komputer secara langsung mencatat siapa saja yang masuk
H. Layanan
1. Sistem layanan
a. Pelayanan sirkulasi
1) Peminjaman
Prosedur peminjaman :
pilihannya.
37
pengguna.
f) Selesai.
2) Pengembalian
Prosedur Pengembalian :
dikembalikan.
memproses denda.
e) Selesai.
4) Sanksi
dikenai sanksi :
b. Pelayanan Referensi
memperlancar pelayanannya.
Indonesia adalah :
(1) Forum
(4) Tempo
(6) Gatra
(7) Swasembada
(8) Prospek
(9) Newsweek
(10) Femina
b) Surat kabar
(1) Kompas
(2) Kontan
(4) Bola
40
c. Layanan Teknis
penerbit buku.
lembaga/organisasi,
pustaka adalah :
b) Klasifikasi
22.
41
c) Katalogisasi
e) Layanan CD-ROM
BAB IV
PEMBAHASAN MASALAH
A. Analisis Masalah
asas berikut :
luar perpustakaan.
Yogyakarta, yaitu :
42
43
(abstrak).
misalnya : Direktori.
44
1. Jenis layanan
dibaca di tempat.
b. Menerima buku koleksi baru yang telah selesai diproses atau diolah
komputer.
secara teratur.
memerlukan perbaikan.
shelving.
sumber yang cepat dan tepat, oleh karena itu diperlukan petugas yang
1. Menerima pertanyaan
diberikan.
3. Mengerjakan penelusuran
4. Mencatat jawaban
pembaca.
berikut ini disajikan secara garis besar klasifikasi pertanyaan, jenis pertanyaan
Tabel 5
Pertanyaan
Pedoman
Brosur, Pamflet.
48
8. Ilustrasi atau Bentuk, model, rupa, warna, desain, diagram, Ensiklopedia, Kamus,
Sumber Geografi,
Brosur, Pamflet
Peraturan dan mengenai apa saja, fakta atau data resmi, bukti Pemerintah
Keterangan resmi
Resmi
Penelitian
11. Berita-berita atau Berita kejadian tertentu, informasi bidang Kliping, Brosur,
E. Hambatan Masalah
kurang rapi.
F. Solusi Hambatan
dapat dilaksanakan.
ruang tersendiri, namun saat ini gedung baru untuk ruang referensi,
koleksi referensi.
sehingga kelihatan lebih rapi dan lebih mudah dalam mencari jurnal dan
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
untuk display.
52
5. Cara untuk mengatasi hambatan tersebut di atas dengan cara dibantu oleh
student staff, penempatan ruang referensi dan ruang skripsi serta ruang
penambahan rak.
6. Sarana dan Prasarana di ruang referensi meliputi : Rak buku, rak skripsi,
rak majalah, meja baca, kursi baca, meja kerja, kursi kerja, komputer,
B. Saran-saran
daftar hadir, menggunakan sandal jepit dan kaos oblong, maka perlu
mentaati peraturan.
53
ketenangan dalam ruang referensi, hal ini sebaiknya ada ruang diskusi
khusus.
aturan yang berlaku, susunan koleksi yang rapi dan sesuai aturan akan
DAFTAR PUSTAKA
Lampiran 1
Lampiran 2
56
Lampiran 3
57