Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan.

Perangkat gabungan sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja

yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kerja-kertas, dan arus informasi
yang sering bergantung. Operasi fisik, misalnya menerima barang dagangan
yang di pesan, berkaitan erat dengan proses kerja-kertas, seperti yang terjadi
dalam pembayaran dan penerimaan tunai, menelusuri dan mencatat arus
sumber dana. Informasi yang di hasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi,
seperti jumlah uang tunai yang tersedia, mengalir ke manajer-manajer untuk
digunakan dalam operasi perencanaan dan pengendalian.

Sistem pemrosesan transaksi disusun menurut berbagai transaksi yang

dialami perusahaan. Jadi, sebuah perusahaan dagang mungkin menerapkan
sistem pemrosesan transaksi yang dipusatkan pada transaksi-transaksi seperti
penjualan, penerimaan tunai, pembelian, pengeluaran tunai, dan pembayaran
gaji. Para akuntan terbiasa memandang dari suatu perusahaan berdasarkan
sistem pemrosesan ini.

2.2.1 Komponen Masukan

Dokumen-dokumen sumber, seperti order pelanggan, slip-slip penjualan,

faktur, order pembelian, dan kartu jam kerja karyawan adalah bukti fisik masukan
ke dalam sistem pemrosesan transaksi. Tujuannya adalah

 Menangkap data
 Membantu operasi pengkomunikasian data dan pengotorisasian operasi
lainnya dalam proses,
 Menstandarkan operasi dengan menunjukkan data apa yang
membutuhkan pencatatan dan tindakan apa yang harus diambil, dan
 Menyediakan berkas permanen untuk analisis masa datang, jika
dokumen-dokumen dipelihara.

Dokumen-dokumen sumber umumnya berupa formulir yang dirancang secara

hati-hati untuk memudahkan penggunaan data yang di catat secara akurat.
2.2.2 Komponen Pemrosesan

Pemrosesan meliputi penggunaan jurnal dan register untuk menyediakan

catatan masukan yang permanen dan kronologis. Alat ini dibuat baik dengan
tangan dalam sistem manual sederhana (penjurnalan) atau melalui pemasukan
data oleh operator dengan menggunakan terminal dalam sistem yang sudah
terkomputerisasi . Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi
akuntansi keuangan dan register digunakan untuk mencatat jenis data lain yang
tidak langsung berhubungan dengan akuntansi.

Jurnal digunakan untuk menyajikan catatan kronologis transaksi-transaksi

keuangan. Secara teoritis memungkinkan, tetapi sering kali tidak layak
diterapkan untuk menggunakan dua kolom jurnal umum sebagai satu-satunya
catatan orisinil. Akan tetapi, untuk pembagian penghematan tenaga kerja,
digunakan jurnal khusus dengan kolom-kolom analisis khusus yang digunakan
untuk mencatat transaksi-transaksi yang sejenis dan terus-menerus. Beberapa
jurnal khusus yang umum dikenal adalah sebagai berikut:

 Jurnal penjualan, untuk mengikhtisarkan penjualan kredit,

 Jurnal pembelian, untuk mengikhtisarkan pembelian kredit
 Jurnal penerimaan kas, untuk mengikhtisarkan penerimaan kas, dan
 Jurnal pengeluaran kas, untuk mengikhtisarkan pengeluaran kas.

Keempat jenis jurnal tersebut di atas sering di gunakan secara terpisah

dari jurnal umum untuk menyediakan sistem pembukuan yang lengkap. Kolom-
kolom khusus dapat di gunakan untuk mendukung pencatatan transaksi-
transaksi atau untuk pengklasifikasian data. Perancangan jurnal tujuan khusus
adalah salah satu langkah terpenting dalam perancangan sistem akuntansi.
Jurnal harus di rancang secara hati-hati jika hendak menghemat dampak
ekonomis dan dalam waktu yang sama juga memberikan fungsi media posting
yang tepat kedebit dan kredit buku besar. Jurnal khusus yang di rancang secara
memadai mengurangi jumlah posting dan juga memungkinkan untuk
memperoleh total untuk keseluruhan transaksi utama.
2.2.3 Komponen Keluaran

Terdapat beragam variasi keluaran dari sistem pemrosesan transaksi.

Setiap dokumen yang di hasilkan dari sistem adalah keluaran. Beberapa
dokumen dapat merupakan masukan sekaligus keluaran misalnya faktor
pelanggan adalah keluaran dari sistem aplikasi memasukan order dan juga
merupakan dokumen masukan ke pelanggan. Keluaran lainnya dari sistem
pemrosesan akuntansi adalah neraca saldo, laporan keuangan, laporan
operasional, pembayaran cek, dokumen pengiriman, dan faktur cek (
pembayaran kepada pemasok ). Neraca saldo memuat saldo-saldo seluruh akun
dalam buku besar dan menguji keakuratan pencatatan. Jadi, ini merupakan hal
dasar bagi pengendalian keuangan dan penyajian laporan keuangan.

Laporan keuangan mengiktisarkan hasil-hasil pemrosesan transaksi dan

menyajikan hasil-hasil tersebut sesuai dengan prinsip -prinsip pelaporan
keuangan. Dua contoh laporan keuangan yang umum adalah neraca dan laporan
laba rugi. Sebagai pelengkap laporan ini, dapat di sajikan beragam laporan
keuangan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dan lainnya. Laporan
operasional mengiktisarkan hasil-hasil pemrosesan transaksi dalam format
statistikal atau komparatif. Laporan-laporan yang mengiktisarkan barang yang di
terima, barang yang di order-order pelanggan yang di terima, dan aktivitas-
aktivitas lainnya merupakan hal penting dalam perusahaan. Hakekat dan isi dari
laporan-laporan tergantung pada hakekat perusahaan dan aktivitas pemrosesan
transaksinya.

2.2.4 Komponen Penyimpanan

Buku besar dan berkas-berkas menyediakan penyimpanan data baik

dalam sistem manual maupun terkomputerisasi. Buku besar, buku besar hutang
dagang, dan buku besar piutang adalah catatan nilai terakhir. Buku besar
tersebut menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi akuntansi keuangan
perusahaan. Seluruh transaksi akuntansi harus direfleksikan dalam buku besar.
Ayat debit kredit adalah masukkan bagi setiap transaksi. Biasanya, proses ini di
sebut posting. Buku besar menghasilkan neraca saldo untuk menguji keakuratan
catatan sebelumnya. Berkas adalah kumpulan data yang terorganisir. Terdapat
beberapa jenis berkas, yaitu:

 Berkas transaksi
Berkas transaksi merupakan kumpulan data masukan transaksi. Berkas
transaksi biasanya memuat data yang lebih bersifat data sementara
daripada permanen. Berkas transaksi terdiri dari data mentah yang
berkaitan dengan penjualan kepada pelanggan. Adanya beberapa
penjualan kepada pelanggan yang sama akan diketahui setelah data
transaksi di proses.
 Berkas master
Memuat data permanen atau data yang akan digunakan secara terus
menerus. Ambil contoh posting penjualan kredit ke buku besar piutang
dagang untuk menggambarkan perbedaannya. Karena jurnal penjualan
merupakan catatan kronologis transaksi-transaksi penjualan kredit, maka
hal tersebut bisa dikatakan berkas transaksi
 Berkas tabel
Memuat data yang diperlukan untuk mendukung pemrosesan data.
Contoh umum berkas tabel yang digunakan dalam pemrosesan data
adalah tabel pajak penghasilan dan daftar harga.

2.3 Struktur Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Pengendalian dibutuhkan untuk mengurangi eksposur-eksposur.

Organisasi tergantung pada beragam eksposur yang dapat menimbulkan efek
yang buruk bagi operasi atau bahkan itu timbul terus menerus. Eksposur terdiri
dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas
kemunculannya. Istilah “resiko” sinonim dengan “probabilitas kemunculan”. Jadi
eksposur adalah resiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya. Kejadian-
kejadian yang tidak di inginkan seperti banjir atau pencurian bukanlah eksposur.
Eksposur organisasi untuk jenis kejadian ini adalah kerugian keuangan potensial
organisasi dikalikan dengan probabilitas kemunculan kejadian ini. Eksposur tidak
timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian jarang menyebabkan
eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul
karena berbagai sebab.

Teknologi sistem informasi akuntansi (SIA) yang digunakan dalam segi

pengendalian pemrosesan transaksi bertujuan sebagai kontrol sistem yang
mencegah dan mendeteksi kesalahan serta ancaman pada sistem tersebut. Kita
hidup di masyarakat yang kompleks. Masyarakat berisi banyak perusahaan yang
mengadakan kegiatan yang berbeda untuk tujuan profit maupun non-profit.
Sistem akuntansi dirancang untuk merekam/mencatat, meringkas, dan
melaporkan hasil peristiwa ekonomi untuk suatu jangkauan luas dari
perusahaan. Operasi bisnis yang normal terdiri atas serangkaian peristiwa
ekonomi. Serangkaian ini muncul dari siklus aktivitas bisnis yang menjabarkan
bagaimana semua kegiatan akuntansi yang benar-benar dapat beroperasi.

Sistem akuntansi menjurnal peristiwa ekonomi dalam bentuk transaksi

akuntansi, meringkas transaksi tersebut, dan melaporkannya dalam suatu acara
yang bermanfaat. Jadi, Anda dapat menganggap aktivitas bisnis sebagai siklus
transaksi akuntansi. Sebenarnya, mempelajari siklus transaksi adalah cara yang
menyenangkan untuk memahami bagaimana fungsinya. Selain itu, sistem
informasi akuntansi memproses berjenis-jenis transaksi akuntansi. Dalam
melakukan hal tersebut, sistem informasi akuntansi menghasilkan suatu ragam
dokumen dan laporan.

Setiap siklus transaksi akan memiliki eksposur kerugian. Manajemen

harus mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian rinci untuk setiap siklus
transaksi. Tujuan-tujuan pengendalian telah dinyatakan, manajemen dapat
mengumpulkan informasi untuk menentukan kelulusan tujuan pengendalian yang
akan dicapai setiap siklus transaksi organisasi. Tujuan pengendalian ini diambil
dari konsep struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat
diaplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan
pengendalian secara spesifik untuk setiap siklus.
2.3.1 Tujuan Pengendalian dan Siklus Transaksi

Pengendalian dilakukan untuk mengurangi eksposur kerugian. Analisis

eksposur kerugian dalam suatu organisasi sering kali berkaitan dengan konsep
siklus transaksi. Meskipun tidak ada dua organisasi yang identik, sebagian besar
organisasi mengalami jenis-jenis kejadian ekonomi yang sama. Kejadian-
kejadian ini menghasilkan transaksi-transaksi yang dapat di kelompokkan
menjadi 4 siklus aktivitas bisnis yang umum, yaitu:

 Siklus Pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan

pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan
pembayaran yang berkaitan.
 Siklus Pengeluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan
perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang
berkaitan.
 Siklus Produksi. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi
sumber daya menjadi barang dan jasa.
 Siklus Keuangan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan
dan manajemen dana modal, termasuk kas.

Tujuan-tujuan pengendalian representatif

Sistem Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen
Pendapatan
Harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan
diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen
Seluruh pengiriman barang dan jasa yang dilakukan harus
tercermin dalam penagihan kepada pelanggan, dan
Penagihan ke pelanggan harus diklasifikasikan,
diikhtisarkan, dan dilakukan secara akurat.
Siklus Pemasok harus diotorisasi sesuai kriteria manajemen,
Pengeluaran
Karyawan-karyawan harus diperkerjakan sesuai dengan
kriteria manajemen
 Akses catatan kepegawaian, penggajian, dan pengeluaran
hanya diperbolehkan sesuai kriteria manajemen,
Tarif kompensasi dan pengurangan gaji harus diotorisasi
sesuai dengan kriteria manajemen,
Jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus
diklasifikasikan, diikhtisarkan, dan dilaporkan secara akurat.
Siklus Produksi Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria
manajemen
Harga pokok produksi harus diklasifikasikan, diikhtisarkan,
dan dilaporkan secara akurat.
Siklus Jumlah dan waktu transaksi-transaksi hutang harus
Keuangan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen
Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai
dengan kriteria manajemen.

2.3.2 Lingkungan dan Produser Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif

dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki
efektivitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor ini mencakup:

a. Filosofi dan gaya operasional manajemen

Pengendalian efektif dalam suatu organisasi dimulai dan diakhiri dengan
filosofi manajemen. Jika manajemen percaya bahwa pengendalian itu
penting, maka mereka akan melihat apakah kebijakan dan prosedur-
prosedur pengendalian yang efektif telah diterapkan. Perilaku mengenai
pengendalian ini akan dikomunikasikan kepada para bawahan melalui
gaya operasional manajemen. Jika sebaliknya manajemen hanya
menerapkan kebutuhan pengendalian hanya “di bibir saja”, maka tujuan
pengendalian dan perilaku yang diinginkan tidak akan tercapai.
b. Struktur organisasi
Struktur organisasi didefinisikan sebagai pola otoritas dan tanggung jawab
yang terdapat dalam perusahaan. Struktur organisasi formal sering
digambarkan dalam bagan organisasi, seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 2.8 Bagan organisasi struktur organisasi formal.

Seperti ditunjukkan pada gambar di atas bahwa fungsi penagihan secara
langsung bertanggung jawab kepada manajer akuntansi. Pada tingkat
yang lebih tinggi, manajer akuntansi bertanggung jawab kepada direktur.
c. Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya
Dewan komisaris perusahaan merupakan penghubung antara pemegang
saham yang merupakan pemilik perusahaan dan manajemen yang
mengoperasikan perusahaan. Pemegang saham mempercayakan
pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris dan anggota-
 anggotanya. Jika dewan seluruhnya adalah anggota manajemen, atau jika
dewan jarang melakukan rapat, maka pengendalian pemegang saham
atas operasi manajemen menjadi lemah atau tidak memadai.
d. Metode untuk membebankan otoritas dan tanggung jawab
Metode ini merupakan pencerminan filosofi dan gaya operasional
manajemen. Jika hanya ada metode-metode verbal dan informal, maka
pengendalian akan lemah dan tidak memadai. Bagan organisasi formal
dan dokumen tertulis sering kali digunakan untuk menunjukkan
pembebanan keseluruhan otoritas dan tanggung jawab dalam organisasi.
Bagan organisasi sering kali di hubungkan dengan pembagian tugas
formal dan pernyataan-pernyataan penugasan kerja. Memorandum
tertulis, pedoman kebijakan, dan pedoman prosedur merupakan alat
umum yang digunakan untuk membebaskan otoritas dan tanggung jawab
secara formal dalam organisasi.
e. Metode pengendalian manajemen
Metode ini terdiri dari teknik-teknik yang digunakan oleh manajemen untuk
menyampaikan instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada para bawahan
dan mengevaluasi hasil-hasilnya. Ada atau tidaknya metode ini
merupakan cerminan filosofi dan gaya operasional manajemen. Metode
ini menetapkan sistem yang mengakumulasikan dan memproses
transaksi-transaksi dengan cara yang sesuai kebutuhan manajemen.
Anggaran merupakan contoh umum metode pengendalian manajemen.
f. Fungsi audit intern
Fungsi ini biasa digunakan dalam suatu organisasi besar untuk memonitor
dan mengevaluasi pengendalian secara terus menerus. Rentang
pengendalian yang diperluas dan pertumbuhan volume transaksi yang
berkaitan dengan organisasi besar tadi merupakan faktor-faktor dalam
fungsi audit intern. Peningkatan data akuntansi yang diperlukan dalam
organisasi besar, bersama dengan peningkatan kemungkinan kesalahan
dan tidak memadainya catatan akuntansi dalam organisasi besar, telah
menciptakan kebutuhan auditing yang terus menerus. Tujuan dari fungsi
 intern adalah membantu manajemen dalam menilai dan menganalisis
aktivitas sistem.
g. Kebijakan dan praktek-praktek kepegawaian
Karyawan harus kompeten dan memiliki kemampuan dan/atau pelatihan
yang mendukung tugas-tugas mereka. Dalam analisis akhir, karyawan
merupakan komponen kunci dalam setiap sistem pengendalian.
Kualifikasi yang ditetapkan untuk setiap posisi pekerjaan dalam
perusahaan harus merefleksikan tingkat tanggung jawab berkaitan
dengan posisi tersebut. Kualifikasi mencakup pengalaman, intelegensi,
karakter, dedikasi, dan kemampuan kepemimpinan. Proses penyeliaan
merupakan pemonitoran langsung atas kinerja karyawan oleh orang
tertentu yang diberi tugas. Dalam rangka memilih dan melatih karyawan
secara memadai, penyeliaan yang mencukupi di perlukan untuk
meyakinkan bahwa tugas-tugas telah dilaksanakan sesuai penugasan.
Penyeliaan menjadi sangat penting dalam kantor kecil atau dalam situasi
lain di mana pembagian tugas tidak mungkin dilaksanakan.
h. Pengaruh ekstern yang berkaitan dengan perusahaan
Banyak organisasi yang dipengaruhi oleh persyaratan undang-undang
tertentu yang diterbitkan oleh pemerintah. Organisasi harus meyakinkan
bahwa aktivitasnya sesuai dengan hukum dan peraturan yang diterbitkan
oleh pihak yang memiliki juridis atau organisasi dan operasinya. The
securities and exchange commission (SEC) aktif dalam bidang akuntansi
keuangan seperti hanya financial accounting standard board (FASB).
Hukum, peraturan-peraturan, dan pernyataan-pernyataan dari agen-agen
tersebut merupakan faktor utama dalam struktur pengendalian intern
organisasi.

Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam

lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh
manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu
akan dapat dicapai. Prosedur-prosedur pengendalian dapat memiliki beragam
tujuan dan dapat diaplikasikan ke berbagai tingkatan dalam suatu organisasi.
Mereka juga dapat dipadukan dengan komponen-komponen tertentu dari
lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi.

Terdapat banyak pengendalian potensial yang dapat dimanfaatkan oleh

organisasi. Umumnya, prosedur-prosedur pengendalian yang dimanfaatkan
dalam suatu struktur pengendalian intern perusahaan dapat