F3.P1.

SA
PROCESO
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 2
HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTE
Clasificación de la Info
Pública

Dependencia: Nombre del Expediente:

Serie: Número del Expediente:

Subserie:

ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIOS OBSERVACIONES

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Responsable:

1 de
 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTE
Clasificación de la Info
Pública

Dependencia: Nombre del Expediente:

Serie: Número del Expediente:

Subserie:

ÍTEM FECHA TIPO DOCUMENTAL FOLIOS OBSERVACIONES

Cargo:

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2 de
 5/4/2017

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Clasificación de la Información:
Pública

OBSERVACIONES

3 de
Instrucciones para el diligenciamiento de la Hoja de Control de los expedientes de los
Archivos de Gestión

El formato de la Hoja de Control de los documentos al interior de los expedientes

oficialmente adoptado y aprobado por el ICBF, en cumplimiento del Acuerdo 02 de 2014 del
Archivo General de la Nación, debe ser diligenciado como requisito indispensable para la
Organización de Archivos de Gestión en soporte físico, según el Parágrafo del Artículo 12,
el cual establece: “La persona o dependencia responsable de gestionar el expediente
durante su etapa de trámite, está obligada a elaborar la hoja de control por expediente, en
la cual se consigne la información básica de cada tipo documental y antes del cierre realizar
la respectiva foliación. Cuando se realice la transferencia primaria, los expedientes deben ir
acompañados de la respectiva hoja de control al principio de los mismos”.

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL FORMATO

· DEPENDENCIA: Registrar el nombre de la dependencia o unidad administrativa de

la cual dependa la oficina productora de los documentos

Ejemplo:
DIRECCIÓN REGIONAL
GRUPO DE TESORERIA

· SERIE: Registrar el nombre de la serie documental a la cual pertenece el expediente

Ejemplos:
INFORMES
PLANES
CONTRATOS

· SUBSERIE: Registrar el nombre de la subserie documental a la cual pertenece el

expediente

Ejemplo:
INFORMES DE GESTIÓN
PLANES DE ACCIÓN INSTITUCIONALES
CONTRATOS ESTATALES

· NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Registrar el nombre del expediente relacionado con la

serie o subserie documental

Ejemplo:
INFORMES DE GESTIÓN 2015
FUNDACIÓN SALDARRIAGA CONCHA
· NÚMERO DEL EXPEDIENTE: Cuando se trate de las series Contratos, Historias de
Atención, Comprobantes de Pago, entre otros, se debe registrar el número del contrato o
número de identificación del beneficiario si se trata de Historias de Atención. En el caso de
las series de Actas, Resoluciones, Comprobantes de pago, registrar el primer número del
consecutivo que da inicio al expediente y el último número con que cierra el expediente al
completar los 200 folios.
Ejemplo:
1375 de 2015
900624-6028

Del 035 al 165

Del 28232014 al 30232014

· ITEM: Registrar en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los

registros descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación

· FECHA: Registrar la fecha en orden de día, mes, año, tomando como fecha inicial la
de radicación del documento, fecha de recibido o la de producción del documento, en caso
de no existir fecha registrar “sf”

Ejemplo:
5/7/2015
6/10/2015
9/15/2015

· TIPO DOCUMENTAL: Registrar el nombre del documento de acuerdo con la

estructura y contenido del mismo

Ejemplo:
Memorando S-2015-332875-8600
Acta 028 del 24/09/2015
Acta Mesa de Trabajo ajuste TRD Grupo Financiero

· FOLIOS: Registrar el número o números de folios que componen cada tipo

documental
Ejemplo:
7
19
3 al 8
25 al 26

· OBSERVACIONES: Registrar las novedades que pueda presentar el tipo documental

que se está describiendo

Ejemplo:
a. La segunda hoja se encuentra ilegible, rasgada, incompleta, manchada
b. El anexo que se remite no se encuentra
c. Nota: No se debe describir en ésta columna, parte del texto del documento
d. Falta una firma, faltan firmas
e. Faltan folios, Tipo documental incompleto

· RESPONSABLE: Escribir con letra legible el nombre completo del líder del proceso

· CARGO: Registrar la denominación del cargo del responsable del líder del proceso