FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN

NAMA : GUSI KADEK AYU NADIA

NPM : (1833122048)

KELAS : F5 / SEMESTER II

UNIVERSITAS WARMADEWA
2019
A. FUNGSI PERENCANAAN

1. Pengertian Perencanaan

Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan

organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana
aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi
jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana
(where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang
manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan
pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang
dilakukan.

2. Tujuan Melakukan Perencanaan

Setiap perusahaan memiliki tujuan yang berbeda-beda, tentu perencanaan yang

dilakukan pun berbeda.
Namun secara umum, tujuan perencanaan karena:
1. Perencanaan adalah cara untuk mengantisipasi dan merekam perubahan
2. Perencanaan memberikan pengarahan kepada administrator maupun non
administrator
3. Perencanaan dapat menghindari atau paling tidak memperkecil pemborosan dan
tumpang tindih pelaksanaa
4. Perencanaan menetapkan standar yang akan dipakai untuk mempermudah
pengawasan.

3. Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Lain

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi
perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling
berhubungan saling tergantung dan berinteraksi.
1. Pengoranisasian (organizing) adalah perencanaan untuk menunjukkan car dan
perkiraan bagaimana mengoranisasikan sumber daya-sumber daya orgnisasi untuk
mencapai efektivitas paling tinggi.
2. Pengarahan (directing) adalah perencanaan untuk menentukan kombinasi paling
baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan,
mempengaruhi dan memotivasi karyawan.
3. Pengawasan(controlling) adalah perencanaan dan pengawasan yang saling
berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan
kerja terhadap rencana.
4. Proses Perencanaan

1. Menetapkan Tugas dan Tujuan

Langkah pertama dalam menyusun perencanaan adalah menetapkan tugas dan tujuan.
Tugas adalah tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak "siapa" yang ditunjuk.
Tujuan adalah apa yang akan diperoleh. Nilai yang ingin didapatkan.
Tugas yang dijalankan adalah untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tugas pasti
selaras dengan tujuan. Sebuah rencana tidak bisa disusun tanpa adanya tujuan yang
jelas.

2. Observasi dan Analisa

Langkah selanjutnya adalah melakukan observasi terhadap hal hal yang berkaitan
dengan usaha mencapai tujuan yang ditentukan. Beberapa data dikumpulkan dan
dilakukan analisa untuk menentukan bagaimana cara yang akan digunakan untuk
menjalankan rencana.

3. Menyiapkan Beberapa Kemungkinan

Setelah beberapa data dianalisa, tahap selanjutnya adalah menyiapkan beberapa

alternatif atau opsi dalam perencanaan. Setiap rencana paling tidak harus menyiapkan
beberapa kemungkinan dalam mencapai tujuan. Alternatif alternatif lain bisa
disiapkan dalam perencanaan. Ada kemungkinan sebuah rencana tidak bisa berjalan
maksimal. Untuk itu rencana alternatif yang bisa digunakan harus disiapkan.
Misalnya lamanya penyelesaian tugas yang ternyata meleset, efisiensi biaya kurang
dari target yang direncanakan dan lain sebagainya.

4. Membuat Sintesa

Sintesa adalah menggabungkan berbagai kemungkinan yang ada sebagai alternatif

yang akan dipilih. Setiap kemungkinan memiliki kelemahan masing masing,
menggabungkan beberapa kemungkinan bisa saja membuat rencana alternatif yang
jauh lebih baik.

5. Bentuk – Bentuk Perencanaan

a. Perencanaan Global adalah perencanaan yang mengrah kepada kegiatan yang
dilakukan perusahaan kedepannya dengan menggunakan analisis SWOT.
b. Perencanaan Strategis adalah perencanaan yang lebih detail dan digunakan sebagai
pedoman atau strategi ke depanya sehingga memudahkan rencana-rencana lainnya.
c. Perencanaan Operasional adalah Rencana ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-
kegiatan operasional dan bersifat jangka pendek. Perencanaan operasional meliputi:
  Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang tidak digunakan
lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih terperinci hanya sekali
pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin komputer dalam
suatu perusahaan.
 Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa pendekatan-pendekatan standar
untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat diperkirakan terlebih dahulu
dan akan terjadi berulang-ulang.

B. FUNGSI PENGORGANISASIAN

1. Pengertian Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian (organizing) dalam manajemen adalah proses mengatur
tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam manajemen. Menjadi satu
kesatuan untuk mencapai tujuan yg telah direncanakan. Fungsi pengorganisasian bukan
hanya mengatur orang. Tapi semua sumber daya yang dimiliki. Termasuk uang, mesin,
waktu, dan semuanya. Tanpa terkecuali. Hal pertama untuk mengeksekusi perencanaan
adalah fungsi pengorganisasian.
Seberapa Penting Fungsi Pengorganisasian
Lihat definisi fungsi manajemen pengoraganisasian diatas. Intinya adalah:
mengatur. Organizing adalah tentang mengatur sumber daya. Mengatur agar tepat.
Mengatur agar segala sesuatu berjalan dengan semestinya. Sesuai dengan yang
direncanakan sebelumnya. Ada banyak orang dalam satu perusahaan. Setiap orang
berbeda. Hampir di segala hal. Keahliannya berbeda. Ilmunya berbeda. Motifasinya
berbeda. Tingkah lakunya berbeda. Hampir semuanya berbeda. Sementara mereka harus
bekerja sama. Sementara mereka harus mewujudkan keinginan perusahaan bersama.
Untuk itulah diperlukan sesuatu yang mengaturnya: fungsi pengorganisasian.
Yang ahli menjual: biarlah menjadi marketing.
Yang ahli akuntansi: biarlah menjadi bagian keuangan.
Yang ahli mesin: biarlah menjadi teknisi.
Dan semua orang punya keahliannya sendiri. Dalam pengorganisasian: mereka diberi
tugas seusai dengan keahliannya. Sesuai kemampuannya. Sesuai kapasitasnya. Agar
perusahaan bisa berjalan. Dengan fungsi pengorganisasian. Semua aktivitas menjadi
mudah dijalankan. Semua sumber daya akan memberikan hasil yang maksimal. Semua
diatur sedemikian rupa. Sumber daya apa yang harus digunakan. Mau dijadikan apa.
Kapan harus digunakan. Dimana akan digunakan. Bagaimana cara menggunakannya.
Siapa yang akan menggunakan. Semua menjadi jelas.
 2. Bentuk – Bentuk Fungsi Pengorganisasian
1. Organisasi Garis
Merupakan bentuk organisasi tertua dan paling sederhana, diciptakan oleh Henry
Fayol. Ciri-ciri bentuk organisasi ini yaitu organisasinya masih kecil, jumlah
karyawan sedikit dan saling mengenal serta spesialisasi kerja belum tinggi.
2. Organisasi Garis dan Staf
Dianut oleh organisasi besar, daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang tugas yang
beraneka ragam serta rumit dan jumlah karyawannya banyak. Staf yaitu orang yang
ahli dalam bidang tertentu tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidang kepada
pejabat pimpinan di dalam organisasi.
3. Organisasi Fungsional
Organisasi yang disusun atas dasar yang harus dilaksanakan. Organisasi ini dipakai
pada perusahaan yang pembagian tugasnya dapat dibedakan dengan jelas.
3. Manfaat
Fungsi pengorganisasian wajib dilakukan karena banyak manfaatnya. Untuk perusahaan.
Diantaranya:

1. Mempermudah koordinasi antar pihak dalam kelompok

2. Pembagian tugas sesuai dengan kondisi kekinian perusahaan
3. Setiap individu mengetahui apa yang akan dilakukan
4. Mempermudah pengawasan
5. Memaksimalkan manfaat spesialisasi
6. Efisiensi biaya
7. Hubungan antar individu semakin rukun

C. FUNGSI STAFFING
1. Pengertian Staffing
Staffing merupakan fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan,
penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota- anggota organisasi.
dipahami bidang-bidang pekerjaan yang akan dilakukan dan penempatan tenaga-tenaga
yang sesuai. Staffing merupakan salah satu fungsi administrasi berupa penyusunan
personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya
sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal
bagi organisasi.
Pengisian jabatan didasarkan pada azas “The right man in the right place” (penempatan
orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat) dan The right man in the right job
(penenpatan orang-orang yang tepat pada pekerjan yang tepat).
 Agar asas ini dapat diterapkan dengan baik,maka hendaknya pengisian jabatan
berpedoman kepada “Apa” baru “Siapa”
Apa artinya harus berpedoman pada Job description (uraian tugas dan tanggung jawab
akan dilaksanakan pada jabatan itu)
Siapa, harus berpedoman pada “Job Specification” (syarat-syarat /klasifikasi-klasifikasi
orang yang dapat melaksanakan pekerjaan pada jabatan tersebut).

Untuk mengetahui hal tersebut, kita perlu melakukan Analisa Jabatan (Job Analysis)
Job analysis adalah menganalisa kegiatan-kegiatan apa saja yang harus dilakukan pada
suatu jabatan tertentu, mengapa pekerjaan itu dilakukan dan bagaimana melakukannya.
Dari hasil analisa jabatan ini, disusunlah uraian pekerjaan dan spesifikasi jabatan (job
description dan job specification).
Job description adalah suatu uraian-uraian mengenai tugas-tugas dan tanggung jawab
pada suatu jabatan, berapa jumlah pegawai, peralatan apa yang digunakan, bagaimana
hubungannya dengan bagian lain, sedangkan
Job specification adalah suatu uraian tentang persyaratan minimal pegawai untuk dapat
memangku suatu jabatan tertentu agar dapat bekerja secara efektif, seperti : pendidikan,
jenis kelamin, usia, kondisi fisik, pengalaman kerja, dll.

2. Tujuan
a. Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya
b. Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu
c. Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan
tugasnya dengan baik
d. Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal
bagi organisasi

3. Tugas Staffing
a. Pengadaan tenaga kerja
1. Analisa Jabatan adalah gambaran jabatan dan syarat-syarat jabatan
2. Sumber Tenaga Kerja:
 Internal : promosi (kenaikan jabatan), mutasi (pemindahan level yang
sama), demosi (penurunan jabatan)
 Eksternal : sumber media, koran dll
3. Seleksi, meliputi:
 Penilaian yakni yang dinilai adalah syarat-syaratnya, apakah sesuai
dengan pesyaratan yang diperlukan perusahaan
 Test, berupa test tulis, wawancara, test kesehatan dll
4. Penempatan, sesuai dengan keahlian tenaga kerja masing-masing
b. Pengembangan Tenaga Kerja
 Dilakukan dengan memberikan pelatihan (lebih memperdalam skill) dan
pendidikan (lebih memperdalam teori) sehingga dapat menyesuaikan diri dengan
pekerjaan barunya.

1. Pemeliharaan Tenaga Kerja

Tujuannya untuk membuat orang yang ada di dalam organisasi betah dan
bertahan serta dapat beperan secara optimal.

2. Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan hubungan kerja terjadi karena pengurangan karyawan dan lain-
lain, pemutusan bisa terjadi secara hormat maupun tidak hormat

D. FUNGSI PENGERAKAN
1. Pengertian Penggerakan
Pengarahan atau directing adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua
anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuatu dengan perencanaan
manajerial dan usaha-usaha organisasi. Demikian pula actuating, yaitu menggerakan
orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau penuh kesadaran secara bersama-
sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang
dibutuhkan adalah kepemimpinan (leadership).
Namun demikian, untuk menggerakan orang-orang agar mau bekerja bukanlah perkara
yang mudah. Manajer harus memiliki kemampuan dan seni untuk menggerakan mereka.
Kemampuan dan seni inilah yang disebut kepemimpinan (leadership).

2. Fungsi dan peranan Actuating (pengarahan) dalam organisasi

Pelaksanaan pekerjaan dan pemanfaatan alat-alat bagaimanapun canggihnya atau
handalnya, baru dapat dilakukan jika karyawan ikut berperan aktif
melaksanakannya.Fungsi pengarahan ini adalah ibarat kunci stater mobil, artinya mobil
baru dapat berjalan jika kunci staternya telah melaksanakan fungsinya.Demikian juga
proses manajemen baru terlaksana setelah fungsi pengarahan diterapkan.
Fungsi Actuating merupakan usaha untuk menciptakan kerjasama diantara staf
pelaksana program sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan
efisien.Fungsi actuating haruslah dimulai dari diri manager dengan menunjukkan kepada
staf bahwa dia memiliki tekat untuk mencapai kemajuan dan peka terhadap
lingkungannya.Ia harus memiliki kemampuan kerjasama, harus bersikap obyektif.
Berikut ini adalah beberapa elemen pengarahan dalam manajemen :
 a. Coordinating
Koordinasi adalah fungsi yang harus dilakukan oleh seorang manajer agar
terdapat suatu komunikasi atau kesesuaian dari berbagai kepentingan
dan perbedaan kepentingan sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai
b. Motivating
Memberi motivasi kepada karyawan merupakan salah satu elemen penting dalam
manajemen perusahaan, dengan memberikan fasilitas yang bagus dan gaji yang
cukup maka kinerja para karyawan dalam perusahaan pun akan optimal.
c. Communitation
Komunikasi antara para pimpinan dan karyawan sangat diperlukan untuk
mencapai tujuan perusahaan. Dengan menjalin komunikasi yang baik maka akan
menimbulkan suasana kerja yang kondusif di perusahaan dan akan menumbuhkan
kerjasama (teamwork) yang baik dalam berbagai kegiatan perusahaan.
d. Commanding
Dalam memberi perintah pun seorang atasan tidak bisa seenaknya, tetapi harus
memperhitungkan langkah – langkah dan resiko dari setiap langkah yang para
atasan itu ambil karena setiap keputusan dan langkah akan memberi pengaruh
bagi perusahaan.
Adapun fungsi pokok penggerakan didalam manajemen adalah sebagai berikut :
 Mempengaruhi orang-orang supaya bersedia menjadi pengikut.
 Menaklukkan daya tolak orang-orang
 Membuat seseorang atau orang-orang suka mengerjakan tugas dengan lebih
baik.
 Mendapatkan, memelihara dan memupuk kesetiaan pada pimpinan, tugas dan
organisasi tempat mereka bekerja.
 Menanamkan, memelihara dan memupuk rasa tanggung jawab seorang atau
orang-orang terhadap Tuhan-nya, negara dan masyarakat.

Jadi, pengarahan merupakan fungsi manajemen yang sangat penting. Sebab

masing-masing orang yang bekerja didalam suatu organisasi mempunyai
kepentingan yang berbeda-beda. Supaya kepentingan yang berbeda-beda tersebut
tidak saling bertabrakan satu sama lain, maka pimpinan perusahaan harus dapat
mengarahkannya untuk mencapai tujuan perusahaan.

3. Macam-Macam Penggerakan
Pada umumnya, pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan maksud
agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tindak menyimpang
dari prinsip-prinsip dimuka. Adapun macam-macam pengarahan yang dilakukan dapat
berupa :
a. Orientasi
 Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar
supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Pada umumnya, orientasi ini diberikan
kepada pegawai baru dengan tujuan untuk mengadakan pengenalan dan memberikan
pengertian tentang berbagai masalah yang dihadapinya. Pegawai lama yang pernah
menjalani orientasi tidak selalu ingat atau paham tentang masalah-masalah yang
pernah dihadapinya. Dengan demikian, orientasi ini perlu juga diberikan kepada
pegawai-pegawai lama agar mereka tetap memahami akan peranannya.

b. Perintah
Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya
untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Jadi,
perintah itu berasal dari atasan, dan ditunjukan kepada para bawahan; atau dapat
dikatakan bahwa aus perintah ini mengalir dari atas ke bawah. Perintah tidak dapat
diberikan kepada orang lain yang memiliki kedudukan sejajar atau orang lain yang
berada dibagian lain.
c. Delegasi Wewenang
Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian
perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari
wewenang yang dimilikinya kepada bawahan.
Kaitannya dengan macam-macam penggerakan yang merupakan proses penggerakan
adala memberikan perintah, petunjuk, pedoman dan nasehat serta keterampilan dalam
berkomunikasi. Penggerakan merupakan inti daripada manajemen yaitu menggerakan
untuk mencapai hasil, sedang inti dari penggerakan adalah leading, harus menentukan
prinsip-prinsip efisiensi, komunikasi yang baik dan prinsip menjawab pertanyaan :

 Who (siapa)
 Why (mengapa)
 How (bagaimana)
 What (apa)
 When (kapan)
 Where (dimana)

Pertanyaan-pertanyaan itulah yang menjadi motivator pendorong untuk bergerak dan

mampu menggerakan suatu organisasi.
E. FUNGSI PENGAWASAN

1. Pengertian Fungsi Pengawasan

Fungsi pengawasan dalam manajemen adalah proses memastikan bahwa semua
yang dijalankan telah sesuai dengan acuan yang sudah direncanakan. Fungsi manajemen
pengawasan juga disebut dengan fungsi pengendalian atau controlling. Fungsi ini
menjadi kesatuan sebagai fungsi manajemen. selain fungsi perencanaan, fungsi
pengorganisasian, fungsi staffing dan fungsi pengarahan.
2. Fungsi Pengawasan
a. Sebagai penilai apakah setiap unit-unit telah melaksanakan kebijaksanaan dan
prosedur yang menjadi tanggungjawabnya masing-masing
b. Sebagai penilai apakah surat-surat atau laporan yang didapat sudah menggambarkan
kegiatan-kegiatan yang sebenarnya secara tepat dan cermat.
c. Sebagai penilai apakah pengendalian manajemen sudah cukup memadai dan
dilakukan secara efektif.
d. Sebagai peneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efektif yakni mencapai
tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya.
e. Sebagai peneliti apakah kegiatan telah dilaksanakan secara efisien.

3. Tipe-tipe pengawasan (controlling)

a. Pengawasan pendahuluan
Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan.
b. Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan
Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu
atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa
dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah
menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan serta mengawasi bagaimana proses atau
kegiatan yang dilakukan tersebut agar sesuai dengan apa yang telah di rencanakan
c. Pengawasan akhir
Mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

4. Karakteristik Kegiatan Controlling yang efektif

a. Akurat. Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat
dari sistem pengawasan dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan koreksi
yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak ada.
b. Tepat-waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan, adan dievaluasi secepatnya
bila kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.
c. Objektif dan menyeluruh. Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif serta
lengkap.
d. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik. Sistem pengawasan harus memuaskan
perhatian pada bidang-bidang dimana penyimpangan-penyimpangan dari standar
paling sering terjadi atau akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
e. Realistik secara ekonomis. Biaya pelaksanaan sistem pengawasan harus lebih rendah,
atau paling tidak sama, dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
f. Realistik secara organisasional. Sistem pengawasan harus cocok atau harmonis
dengan kenyataan-kenyataan organisasi.
g. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi. Informasi pengawasan harus
terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, karena (1) setiap tahap dari proses
pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (2)
informasi pengawasan harus sampai pada seluruh personalia yang memerlukannya.
h. Fleksibel. Pengawasan harus mempunyai fleksibelitas untuk memberikan tanggapan
atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.
i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Sistem pengawasan efektif harus
menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari standar, tindakan koreksi apa yang
seharusnya diambil.
j. Diterima para anggota organisasi. Sistem pengawasan harus mampu mengarahkan
pelaksanaan kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi,
tanggung jawab dan berprestasi.