PERANCANGAN SISTEM DOKUMENTASI DAN PELAPORAN

HELPDESK

ABSTRAK
Rancangan sistem dokumentasi dan pelaporan helpdesk ini dibuat untuk
mendokumentasikan kegiatan helpdesk mulai dari tiket permintaan bantuan oleh
staf sampai dengan solusi yang dilakukan staf IT Support dalam sistem ini disebut
eksekutor. Eksekutor melakukan input data mulai dari kapan terjadi, siapa yang
meminta tiket, apa permasalahan yang terjadi, apa solusinya dan kapan
diselesaikan permasalahan tersebut. Hasil akhirnya berupa laporan yang bisa
digunakan untuk pertimbangan pengembangan teknologi informasi di suatu
perusahaan. Perancangan sistem ini menggunakan DFD dan perancangan
databasenya menggunakan ERD.

Kata kunci : Helpdesk, IT Support, Delphi 7.

ABSTRACT
This helpdesk documenting and reporting design serves for documenting helpdesk
activity, starting from request for assistance ticket by staff to solution obtainment
from IT Support staff, which in this application is called the executor. The
executor performs data input about the problem: the time, PIC (Person In
Charge), specification, and solution of the problem. The end result is report that
can be used for consideration of information technology development in a
company. The Helpdesk System was designed using DFD and ERD for its
database.

Keywords : Helpdesk, IT Support, Delphi 7.

PENDAHULUAN
Bekerja di era informasi seperti sekarang ini tentu membutuhkan perangkat
teknologi informasi jika ingin tetap berselaras dengan kemajuan tersebut.
Penggunaan perangkat teknologi informasi ini tentunya rentan terhadap gangguan
kerusakan.
Jika kondisi perusahaan dengan jumlah perangkat keras yang lumayan
banyak, tentu membutuhkan bagian support khusus yang menangani masalah
gangguan terhadap teknologi informasi biasanya bagian ini disebut Helpdesk
Support, IT Support atau Helpdesk saja.

1
 2

Dalam mendokumentasikan pekerjaannya, helpdesk membutuhkan perangkat

lunak yang digunakan untuk mempermudah dokumentasi, pelaporan, mengetahui
tren kerusakan berdasarkan waktu, user, jenis kerusakan dan bahkan merk
hardware atau software yang sering bermasalah.
Oleh karenanya penulis berkeinginan melakukan penelitian dalam hal
perangkat lunak tersebut, penulis mengambil judul: "Perancangan Sistem
Dokumentasi Dan Pelaporan Helpdesk".
Tujuan penelitian ini adalah membuat perancangan sistem untuk
mempermudah pendokumentasian dan pelaporan helpdesk yang berguna untuk
dukungan evaluasi penggunaan teknologi informasi.

METODE PENELITIAN
Untuk mendukung penulisan ini, penulis mengambil contoh-contoh
perancangan, artikel-artikel dan buku-buku tentang database dan pemrograman
baik teori ataupun penerapannya dalam program aplikasi.
Sistem Helpdesk ini bisa digunakan di suatu perusahaan kecil dan menengah
yang berada dalam satu gedung. Prosesnya berawal dari permintaan staf kepada
bagian IT Support untuk membantu mengatasi permasalahan perangkat teknologi
informasi. Permintaan ini diwujudkan dalam bentuk form tiket yang berisi data-
data: tanggal dan waktu tiket, staf PIC, departemen, ruang dan permasalahan.
Oleh salah satu staf bagian IT Support, dalam sistem ini disebut eksekutor,
tiket ini ditangani sampai selesai. Kemudian eksekutor mencatatkan /
mendokumentasikan data-data berupa: data tiket yang sudah masuk sebelumnya,
solusi yang diberikan, kategori solusi, status akhir solusi, dan tanggal dan waktu
selesai.
Data-data ini dikumpulkan untuk waktu tertentu menjadi sebuah laporan,
misalnya laporan perbulan, persemester dan pertahun. Laporan ini bisa digunakan
untuk salah satu bahan evaluasi penggunaan perangkat teknologi informasi di
suatu perusahaan.
 3

Data Flow Diagram (DFD) digambarkan dalam diagram konteks dan diagram
zero berikut:
- Diagram Konteks:

Gambar 1. Diagram Konteks

Keterangan:
Dalam diagram konteks di atas, terdapat dua entitas yang terlibat dalam
sistem, diawali dengan staf yang memberikan tiket melalui sebuah form,
kemudian eksekutor melakukan pekerjaannya (dalam sistem) dan
mencatatkan ke dalam sistem, dan hasil akhir dari sistem ini berupa
laporan yang dipergunakan oleh pimpinan.
 4

- Diagram Level Zero:

Gambar 2. Diagram Level Zero

Keterangan:
Ketika terjadi masalah yang berhubungan dengan perangkat teknologi
informasi, Staf membuat tiket secara manual untuk diberikan kepada
Eksekutor. Eksekutor kemudian memasukkan tiket itu dalam antrian
helpdesk. Data-data Staf dicek ke dalam sistem, jika belum ada atau
berubah maka akan ditambahkan ke dalam data master. Setelah itu tiket
bisa buat. Kemudian Eksekutor melakukan pekerjaannya untuk
 5

memberikan solusi terhadap permasalahannya. Di akhir pekerjaannya

Eksekutor memberikan catatan ke dalam sistem tentang pekerjaan yang
telah dilakukan. Kemudian setelah selesai, sistem akan secara otomatis
membuat laporan secara lengkap, tentang pekerjaannya.

HASIL
Perancangan database digambarkan sebagai berikut:
- Diagram Keterhubungan Antar Entitas / Entity Relationship Diagram (ERD):

Gambar 3. ERD

- Implementasi Database
Tahap implementasi bertujuan untuk membangun database fisik dengan bantuan
DBMS (Database Management System) yang dipilih. Tahap ini diawali dengan
transformasi ERD ke dalam struktur database.
 6

Gambar 4. Transformasi Relasi Departemen & Ruang

Gambar 5. Transformasi Relasi Departemen & Staf

 7

Gambar 6. Transformasi Relasi Staf, Tiket & Eksekutor

Gambar 7. Implementasi Database

 8

Dalam struktur database sistem helpdesk ini terdapat delapan tabel yaitu:
tabel Departemen, Staf, Ruang, Eksekutor, Status, Kategori, Tiket dan
Menangani. Struktur tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut:

Tabel 1. Departemen
No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
1 No_Dept* Teks 2 Nomor Departemen
2 Nm_Dept Teks 20 Nama Departemen
3 No_Ruang Teks 4 Nomor Ruangan
4 No_Ext Teks 3 Nomor Telepon Ekstensi

Tabel 2. Staf
No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
1 No_Staf* Teks 8 Nomor Staf
2 Nm_Staf Teks 30 Nama Staf
3 No_Dept Teks 2 Nomor Departemen

Tabel 3. Eksekutor
No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
1 No_Ekstr* Teks 8 Nomor Eksekutor
2 Nm_Ekstr Teks 30 Nama Eksekutor

Tabel 4. Ruang
No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
1 No_Ruang* Teks 4 Nomor Ruang
2 Nm_Ruang Teks 20 Nama Ruang

Tabel 5. Status
No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
1 No_Status* Teks 2 Nomor Status
2 Nm_Status Teks 20 Nama Status

Tabel 6. Kategori
No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
1 No_Kat* Teks 2 Nomor Kategori
2 Nm_Kat Teks 20 Nama Kategori
 9

Tabel 7. Tiket
No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
1 No_Tiket* Teks 8 Nomor Tiket
2 No_Staf* Teks 8 Nomor Staf
3 Tgl_Tiket Date Auto Tanggal Tiket
4 Wkt_Tiket Time Auto Waktu Tiket
5 Masalah Teks 120 Masalah yang dialami

Tabel 8. Menangani
No Nama Field Tipe Ukuran Keterangan
1 No_Tiket* Teks 8 Nomor Tiket
2 No_Ekstr* Teks 8 Nomor Eksekutor
3 No_Status Teks 2 Nomor Status
4 No_Kat Teks 2 Nomor Kategori
5 Tgl_Selesai Date Auto Tanggal Selesai
6 Wkt_Selesai Time Auto Waktu Selesai
7 Solusi Teks 120 Solusi yang dilakukan

DAFTAR PUSTAKA
Bertalya dkk, Seri Diktat Kuliah: Sistem Basis Data 1, Edisi Pertama, Universitas
Gunadarma, Depok, 2007.
Fathansyah, Buku Teks Komputer: Basis Data, Cetakan Keenam, Informatika,
Bandung, 2007.
Kadir, A, Tuntunan Praktis: Belajar Database Menggunakan MySQL, ANDI,
Yogyakarta, 2008.
Munawar, Pemodelan Visual Dengan UML, Edisi Pertama, Graha Ilmu,
Yogyakarta, 2005.
Simarmata, J, Paryudi, I, Basis Data, ANDI, Yogyakarta, 2006.
Suryadi, H.S., Sumin, A, Seri Diktat Kuliah: Pengantar Algoritma dan
Pemrograman Teknik Diagram Alur dan Bahasa Basic Dasar, Gunadarma,
Jakarta, 1997.
Tim Gunadarma, Seri Diktat Kuliah: Algoritma & Pemrograman, Edisi Pertama,
Gunadarma, Depok, 1996.
 10

Tim Gunadarma, Seri Diktat Kuliah: Analisa & Perancangan Sistem, Gunadarma,
Depok.
Tim Gunadarma, Seri Diktat Kuliah: Pengantar Analisis & Perancangan Sistem
Terstruktur, Gunadarma, Depok.
Yakub, Sistem Basis Data Tutorial Konseptual, Edisi Pertama, Graha Ilmu,
Yogyakarta, 2008.