LANGKAH MEMBUAT SURAT UNDANGAN

Membuat Mail Merge

Membuat Mail MergeUntuk membuat surat undangan dg beberapa penerima yg berbeda anda tdk
perlu membuat dokumen utk setiap penerima undangan, word tlh memudahkan hal tersebuat dg
fasilitas mail merge. Anda cuman perlu membuat dokumen sekali yg kemudian anda gunakan utk
setiap semua identitas penerima yg berbeda.Untuk membuat mail merge langkah pertama pilih
menumailings–>Start Mail Merge–>Step by Step Mail Merge.Kemudian akan nampak halaman
document seperti di bawah, pilih type document yg akan digunakan, setelah memilih klik linknext
:starting documentyg berada di pojok kanan.Karena sebelumnya document sudah terbuka maka
pilihlahuse the current documentklikNextuntuk langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.Untuk
memilih penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima surat maka
pilihlahUse an existing listatau jika list penerima terletak di outlook contacts maka pilihlahSelect from
outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima sebelumnya maka pilihlahType a
new listdan klikCreate.Maka akan muncul halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field
yang akan digunakan dengan menekan tombolCustomize ColumnsHapus semua field-field yang
berada di menu field names kecuali fieldTitlekarena nanti kita akan gunakan field
tersebut.Tambahkan field Nama, Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add
kemudian ketik nama field lalu tekantombol OK.Masukkan data sesuai dengan field yang tersedia.
Kemudian kliktombolOkuntuk menyimpanAddress Listini kedalam format Microsoft office Addres
List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombolSave.Pada kotak-kotak dialog mail merge recipients
akan muncul list penerima undangan yg dibuat, kliktombolOKKliknext, untuk langkah selanjutnya
yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang dibuat sebelumnya.Pada langkah ini sebelumnya
tempatkan cursor dibawah kalimatKepada Yth, kemudian klik menu more items, maka akan muncul
kotak dialogInsert Merge Fieldlalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke dalam dokumen dengan
menekantombolinsert.Langkah ke empat kemudianklik next, untuk melihat semua surat yang telah
tersusun dengan field data..Silahkan cek surat undangan kita dimenu following, setelah selesaiklik
nextuntuk melanjutkan langkah selanjutnya.Pada langkah terakhir kita dapat mencetak atau
mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.