PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dok : ADMEN/SOP- 11/2019

SOP No. Revisi : 01

Tanggal Terbit : 01 April 2019
Halaman : 1 dari 6

UPT PUSKESMAS dr. Hadi Saputro

MAYONG I NIP. 19720908 200604 1 009

1. Pengertian 1. Dokumen adalah Informasi dan medium pendukungnya.

2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan mengatur dokumen dari
mulai pembuatan pemeliharaan dokumen sampai meninjau ulang
dan pemusnahannya.
3. Standar Prosedur Operasional adalah cara tertentu untuk
melaksanakan sebuah kegiatan atau proses.
4. Distribusi adalah kegiatan menyerahkan salinan dokumen kepada
Ruang– Ruang terkait.
5. Revisi Dokumen adalah perubahan terhadap suatu dokumen.
6. Penarikan Dokumen adalah kegiatan menarik dokumen yang sudah
tidak berlaku dari Ruangterkait.
7. Pemusnahan Dokumen adalah kegiatan memusnahkan /
menghancurkan salinan dokumen yang sudah tidak berlaku agar
tidak terjadi kesalahan penggunaan
8. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang memenuhi persyaratan
sebelum diterbitkan, peredarannya diawasi, bila dilakukan revisi maka
dokumen lama harus disingkirkan dan diganti dengan dokumen baru,
pemegang dokumen dicatat.
9. Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari
internal UPT Puskesmas Mayong I.
10. Dokumen Eksternal adalah dokumen dari luar UPTD Puskesmas
Mayong I yang digunakan dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.
2. Tujuan 1. Mengendalikan seluruh dokumen yang berlaku.
2. Dokumen mudah diidentifikasi dan mudah digunakan.
3. Menghindari penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
3. Kebijakan SK Kepala UPT Puskesmas Mayong I Nomor : 32 tahun 2019 tentang
Pengendalian Dokumen Dan Rekaman
4. Referensi Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Puskesmas.
5. Alat dan ATK
Bahan
6. Prosedur 1. PEMBUATAN DOKUMEN
WAKIL MANAJEMEN MUTU menetapkan jenis dokumen terkendali,
meliputi:
1. Manual Mutu
 2. Surat Keputusan
3. Pedoman
4. Panduan
5. Standar operasional prosedur
6. Kerangka acuan
7. Dokumen Eksternal yang menjadi referensi
8. Formulir.

2. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

WAKIL MANAJEMEN MUTU menetapkan format pembuatan dokumen
sebagai berikut :
2.1. Standar operasional prosedur, terdiri dari :
- Pengertian
- Tujuan
- Kebijakan
- Referensi
- Alat dan bahan
- Prosedur
- RuangTerkait
- Dokumen terkait
- Catatan Perubahan
 Ukuran Kertas F4 (8,5x13 inc)
 Kop SOP hanya dihalaman pertama
 Jenis Huruf Cambria 11
3. FORMULIR
Formulir dibuat sesuai kebutuhan.
Contoh : Formulir Rujukan Internal Laboratorium

4. PENYERAHAN DOKUMEN KE SEKRETARIAT MUTU

a. Setiap dokumen yang telah dibuat oleh Ruang pelayanan di daftarkan
dan diserahkan ke SEKRETARIAT MUTU.
b. Wakil Manajemen Mutu akan menilai kesesuaian dan kecukupan
dokumen.

5. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN

5.1. Setiap dokumen terkendali memiliki bagian pengesahan yang
berisi:
- Lambang Kota dan lambang puskesmas

Puskesmas Mayong I
 - Nama puskesmas
- Nama jenis dokumen
- Judul dokumen
- Nomor kode dokumen
- Nomor Revisi dokumen
- Tanggal mulai berlaku
- Nama Kepala Puskesmas
- Pengesahan dokumen

6. PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, WAKIL MANAJEMEN MUTU memberi nomor
dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
Bagian I Menunjukkan Ruangyang membuat dokumen
ADMEN : Admenistrasi dan Manajemen
LOKET : Ruang Pendaftaran & rekam medis
RPU : Ruang Pengobatan Umum
MTBS : Ruang Pelayanan MTBS
RPG : Ruang Pelayanan Gigi
KIA : Ruang Pelayanan & Program Ibu Hamil, Anak, KB
IMUN : Ruang Pelayanan Imunisai
FARM : Ruang Pelayanan Obat
GIZI : Ruang Gizi & Gizi Masyarakat
LAB : Ruang Pelayanan Laboratorium
SNTS : Ruang Sanitasi & Program Kesehatan Lingkungan
PROMKES : Program Promosi Kesehatan
TU : Ruang Tata Usaha
P2P : Program Pencegahan dan Pengendalian Penyaki
RI : Rawat Inap
IGD : Ruang Tindakan / IGD
PON : Ruang Poned

Bagian II menunjukkanJenis dokumen

MM menunjukkan Manual Mutu
PM menunjukkan Pedoman
PA menunjukkan Panduan
KA menunjukkan Kerangka Acuan
SOP menunjukkan Standar operasional prosedur
FORM menunjukkan Formulir

Puskesmas Mayong I
 Bagian III menunjukkan nomor urut dokumen (01, 02, 03,....dst)

Bagian IV menunjukkan tahun penerbitan dokumen dengan 4

digit

Contoh: ADMEN / SOP-01/ 2016

ADMEN menunjukkan Ruangyang membuat dokumen
SOP menunjukkan jenis dokumen
01 menunjukkan nomor urut dokumen
2016 munjukkan tahun penerbitan dokumen

7. PENGESAHAN DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas

8. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

- Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
- WAKIL MANAJEMEN MUTU bertanggung jawab menyimpan
dokumen asli yang diberi tanda contreng “ASLI ” dan memelihara
Formulir Daftar Induk, Manual Mutu, SOP, Dokumen Pendukung,
dan Formulir.
- Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh WAKIL MANAJEMEN
MUTU kepada semua Ruang terkait dengan memberikan tanda
contreng pada kotak ”Dokumen Terkendali” dan dibuktikan dengan
Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.

9. REVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
9.1. Pemohon revisi mengusulkan adanya revisi.
9.2. Wakil Manajemen menyetujui permintaan revisi.
9.3. Revisi dicatat dalam rekaman catatan perubahan pada tiap
dokumen.
9.4. Revisi terhadap dokumen pendukung ( formulir, spesifikasi, dll )
dilakukan tanpa melakukan revisi terhadap Prosedur.
9.5. Sekretariat MUTU dan / atau WAKIL MANAJEMEN MUTU
mendiskusikan usulan perubahan dengan bagian terkait.

Puskesmas Mayong I
 Perubahan yang bersifat redaksional atau tidak mengubah isi tidak
perlu dilakukan revisi.
9.6. Dokumen yang direvisi disahkan kembali oleh pejabat yang
berwenang sesuai dengan Kewenangan Pengesahan Dokumen,
diberi nomor revisi dan tanggal terbit baru oleh Sekretariat MUTU.
9.7. Dokumen yang telah direvisi didistribusikan ke bagian terkait,
setelah itu dokumen yang lama / kadaluarsa ditarik

10. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

- WAKIL MANAJEMEN MUTU menarik salinan dokumen yang sudah
tidak berlaku
- Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara
dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen
- Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh WAKIL
MANAJEMEN MUTU
11. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
- Dokumen eksternal yang didapat dari seminar, pertemuan, atau
pelatihan dan digunakan sebagai referensi puskesmas harus
dilaporkan ke Sekretariat mutu.
- Semua Dokumen Eksternal disimpan di Sekretariat MUTU.

12. PENYIMPANAN DOKUMEN

- Dokumen induk sistem mutu disimpan dan dipelihara oleh
Sekretariat Mutu.
- Dokumen sistem mutu yang digunakan sebagai acuan / pedoman
kerja disimpan di setiap Ruang.
7. Unit Terkait 1. Semua Ruang
8. Dokumen 1. Daftar Induk Dokumen
Terkait 2. Daftar Induk Dokumen Eksternal
3. Distribusi Dokumen
9. Catatan NO Yang diubah Isi perubahan Tanggal
diberlakukan
Revisi 1 Kebijakan SK Kepala UPT Puskesmas 01 April 2019
Mayong I Nomor 25
Tahun 2016 tentang
Pengendalian Dokumen
Dan Rekaman menjadi SK
Kepala UPT Puskesmas

Puskesmas Mayong I
 Mayong I Nomor 32
Tahun 2019 tentang
Pengendalian Dokumen
Dan Rekaman.

Puskesmas Mayong I