1 BAB

Pendahuluan

Dalam dunia usaha, baik yang “profit” maupun “non profit

oriented”, dalam menjalankan roda perusahaannya selalu
diperhadapkan pada suatu masalah bagaimana mengelola
arsip-arsip perusahaan dengan baik dan benar agar segala
keputusan manajemen dapat diambil dengan data dan fakta
yang tepat serta akurat.
Teori manajemen kearsipan, mengatakan bahwa manajemen
kearsipan yang baik harus dilihat dari seberapa jauh
pengaturan informasinya dapat digunakan secara langsung
untuk menunjang kebutuhan akan penyelesaian administrasi
organisasi yang bersangkutan. Dengan perkataan lain arsip
harus mampu menjadi bagian dari sistem informasi
manajemen dengan azas penyajian tepat informasi, tepat
waktu, tepat guna, tepat sasaran dan dilaksanakan dengan
biaya serendah mungkin.
Realita yang ada, implementasinya di lapangan menghadapi
kendala terutama ketika diperhadapkan pada suatu
kenyataan dimana kondisi masing-masing perusahaan tidak
sama baik dari segi rentang, kompleksitas tugas, tata
cara/sistem yang digunakan maupun kemampuan sumber
dayanya.

1
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut maka perancangan
sistem kearsipan harus bisa disesuaikan dengan kondisi
masing-masing perusahaan agar efektifitas dan efisiensi
kerja dalam bidang kearsipan tercapai. Salah satu upaya
dalam mengatasi kesulitan tersebut adalah dengan
memanfaatkan komputer sebagai alat bantunya.
Agar pemanfaatan komputer dalam bidang kearsipan dapat
lebih optimal dan sesuai dengan kebutuhan, maka penulis
mencoba membuat suatu contoh program aplikasi kearsipan
dengan studi kasus Sistem Administrasi Kearsipan RS.Panti
Wilasa “Citarum” Semarang yang tentunya berbeda dengan
sistem administrasi kearsipan di perusahaan Anda namun
demikian diharapkan dari contoh yang ada ini Anda
mendapatkan gambaran yang nyata sehingga dapat
mengembangkannya lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan
masing-masing perusahaan.

1.1 Lingkup Pembahasan

Pokok bahasan dalam buku ini adalah bagaimana merancang
dan membuat suatu Program Aplikasi dengan menggunakan
Visual FoxPro 8.0. Contoh kasus diambil Sistem Administrasi
Kearsipan, mengingat kearsipan merupakan tulang punggung
proses dan fungsi manajemen. Dengan dibuat contoh aplikasi
ini maka diharapkan masing-masing perusahaan dapat
memodifikasi dan menyesuaikan dengan kondisi dan
kebutuhan masing-masing perusahaan sehingga dapat
tercipta efektifitas dan efisiensi kerja.

1.2 Peralatan yang dibutuhkan

1.2.1 Perangkat Keras (Hardware)

Guna mendukung kelancaran program ataupun disain
program Visual FoxPro 8.0 dalam Sistem Operasi Windows,
minimal perangkat keras yang diperlukan adalah sebagai
berikut :

2
 Personal Komputer dengan Prosesor Pentium.
 Monitor SVGA
 Kartu VGA 1 MB atau lebih.
 RAM minimal 64 MB disarankan 128 MB atau lebih.
 Hard disk kosong minimal 185 MB
 CD-ROM drive.

1.2.2 Perangkat Lunak (Software)

Sedangkan Perangkat Lunak yang diperlukan adalah :
 Sistem Operasi Windows 9x/ME/2000/XP/NT 4.0.
 Bahasa Pemrograman Visual FoxPro 8.0
 InstallShield Express (tersedia dalam CD Visual FoxPro 8.0)
 Program Aplikasi Sistem Administrasi Kearsipan (yang
akan dibahas pembuatannya dalam buku ini).

1.3 Tujuan Penulisan Buku

Buku ini ditujukan untuk :
 Staf Pengajar Sistem Informasi yang berbasis Windows.
 Mahasiswa yang sedang melakukan
penelitian/pengembangan dan membutuhkan contoh-
contoh program aplikasi sebagai bahan referensi.
 Programer Pemula, yang baru mempelajari pemrograman
Windows, yang ingin membuat program aplikasi yang
dapat diterapkan dalam dunia kerja.
 Programer Profesional, sebagai bahan pertimbangan untuk
pengembangan aplikasi pemrograman yang dapat
diterapkan dalam dunia kerja dengan referensi buku ini.

3
 Masyarakat umum/perusahaan/instansi, sebagai salah
satu contoh program yang lengkap dan aplikatif serta
dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam
pengembangan sistem kearsipan yang berbasis komputer.

1.4 Batasan-batasan
Pembahasan materi dalam buku ini adalah pembuatan
program aplikasi berbasis Windows dengan Visual FoxPro 8.0
yaitu Sistem Administrasi Kearsipan, dari persiapan hingga
menjadi program siap pakai. Dalam pembahasan ini penulis
tidak menganut suatu materi atau ilmu tertentu mengingat
sistem kearsipan yang digunakan dalam satu organisasi
berbeda dengan organisasi lainnya dan lebih ke arah
kearsipan secara umum, namun demikian teknik dan disain
yang ada dapat memberikan gambaran yang riil dan
diharapkan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan masing-
masing perusahaan, yang secara umum batasan aplikasi
yang dibuat tetap mengacu pada standar pembuatan
program yang meliputi konsep sistem Input, Proses dan
Output.
Dalam membuat program yang ada dalam Buku ini penulis
menggunakan Visual FoxPro 8.0 dengan system operasi
Windows XP, namun demikian program ini dapat juga
dijalankan pada versi sebelumnya.

1.5 Sistematika Pembahasan

Sistematika pembahasan dalam buku ini meliputi :

Bab 1 Pendahuluan
Dalam bab ini dijelaskan berbagai hal yang berhubungan
dengan masalah yang akan dibahas dalam buku, persyaratan
minimal perangkat keras dan perangkat lunak yang
dibutuhkan, tujuan penulisan buku, batasan-batasan yang
disajikan, serta sistematika pembahasan.

4
Bab 2 Mengenal Visual FoxPro 8.0
Dalam bab ini akan dijelaskan apa itu Visual FoxPro,
bagaimana melakukan instalasi Visual FoxPro 8.0,
bagaimana melakukan instalasi InstallShield Express yang
akan digunakan dalam membuat disket distribusi program
kearsipan, penjelasan singkat tentang penggunaan program
Visual FoxPro 8.0 sampai dengan bagaimana membuat
project untuk aplikasi sebagai dasar pengetahuan para
pembaca. Bagi Anda yang sudah mengerti dapat langsung
menuju ke bab berikutnya.

Bab 3 Perancangan Database dan Tabel

Bab ini akan menguraikan pengertian dan perancangan
database, tabel dan indeks yang diperlukan dalam membuat
Program Aplikasi Sistem Administrasi Kearsipan.

Bab 4 Membuat Form Aplikasi

Dalam bab ini akan dibahas mengenai pembuatan form input,
edit, lihat dan hapus data yang diperlukan dalam pembuatan
Program Aplikasi Sistem Administrasi Kearsipan.

Bab 5 Membuat Laporan (Report) Aplikasi

Dalam bab ini akan dijelaskan bagaimana membuat laporan-
laporan yang diperlukan dalam aplikasi dengan
menggunakan Report Designer Visual FoxPro 8.0.

Bab 6 Membuat Menu Program Aplikasi

Dalam bab ini akan dijelaskan bagaimana membuat menu
program dan menempatkan icon yang sesuai ke dalam menu
dengan menggunakan Visual FoxPro 8.0.

Bab 7 Membuat Program Aplikasi

Dalam bab ini akan dijelaskan bagaimana membuat dan
menulis program utama yang diperlukan sebagai pusat
kendali program aplikasi, membuat prosedur userlogin yang

5
digunakan untuk mengatur status sistem sedang log in
(dipakai) atau log off, prosedur userlevel yang digunakan
untuk mengatur hak akses setiap pemakai (user), prosedur
indeks yang digunakan untuk mengindeks ulang semua data
dalam tabel dan progres yang akan digunakan untuk
menjalankan progress bar dengan Visual FoxPro 8.0.

Bab 8 Kompilasi (Compile) Program Aplikasi

Bab ini akan membahas mengenai prosedur melakukan
kompilasi program dari program sumber (source code) file
ARSIP.PRG menjadi file executable yang berdiri sendiri
(ARSIP.EXE).

Bab 9 Membuat Manual Program (Help)

Bab ini akan membahas bagaimana cara membuat file
bantuan (help file) dengan menggunakan DbfHelp Workshop
yang disediakan oleh Visual FoxPro 8.0.

Bab 10 Membuat Disket Distribusi

Bab ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana
membuat disket distribusi (SETUP.EXE) dengan menggunakan
InstallShield Express sehingga program yang kita buat dapat
digunakan pada komputer lain tanpa harus melakukan
instalasi program Visual FoxPro 8.0.

Bab 11 Penutup
Dalam bab ini akan diberikan beberapa saran dan
pertimbangan untuk pengembangan program yang telah
dibuat dan alamat penulis apabila Anda ingin melakukan
konsultasi tentang buku ini.

~~~#####~~~