BAB I

PENDAHULUAN

Kepegawaian Negara Indonesia meliputi Perencanaan Kepegawaian,

perencanaan kepegawaian mencakup perkiraan kebutuhan pegawai di masa
depan dari berbagai kategori pekerjaan, memprediksi suplai karyawan saat ini
dan di masa depan dari berbagi kategori pekerjaan, dan membandingkan
permintaan sumber daya manusia dengan suplai yang ada.
Pengadaan Kepegawaian, pengadaan Pegawai Negeri Sipil adalah kegiatan
untuk mengisi formasi yang lowong. Pada umumnya formasi yang lowong
disebabkan adanya Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, meninggal
dunia atau adanya perluasan organisasi, yang kemudian ditetapkan dalam
keputusan Menteri yang bertanggung jawab di bidang pendayagunaan
aparatur negara Karena tujuan pengadaan Pegawai Negeri Sipil untuk mengisi
formasi yang lowong, maka pengadaan Pegawai Negeri Sipil harus berdasarkan
kebutuhan, baik dalam arti jumlah maupun kompetensi jabatan yang
diperlukan.
Disiplin PNS, keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai sesuatu
tujuan selain sangat ditentukan oleh dan mutu profesionalitas juga ditentukan
oleh disiplin para anggotanya. Bagi aparatur pemerintahan disiplin tersebut
mencakup unsur-unsur ketaatan, kesetiaan, kesungguhan dalam
menjalankan tugas dan kesanggupan berkorban, dalam arti mengorbankan
kepentingan pribadi dan golongannya untuk kepentingan negara dan
masyarakat.
Penilaian Kinerja PNS, penilaian kinerja Pegawai Negeri Sipil, adalah
penilaian secara periodik pelaksanaan pekerjaan seorang Pegawai Negeri
Sipil.Pemberhentian PNS, pemberhentian terdiri atas pemberhentian sebagai
pegawai negeri sipil dan pemberhentian dari jabatan negeri.Larangan Menjadi
Anggota Partai, pegawai Negeri Sipil berkedudukan sebagai unsur aparatur
negara, bertugas memberikan pelayanan kepada masyarakat secara
profesional, jujur, adil, dan merata dalam penyelenggaraan tugas negara,
pemerintahan dan pembangunan.

BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Formasi dan Pengadaan Pegawai

1. Prinsip-Prinsip Penyusunan Formasi Pegawai
a. Jenis Pekerjaan
Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan
oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya
pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang
sakit, dan lain-lain.
b. Sifat Pekerjaan
 Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan
formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk
melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup
dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, tetapi ada
pula pekerjaan yang hams dilakukan selama 24 jam penuh, misalnya
pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumahrumah sakit
pemerintah.
c. Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam
jangka waktu tertentu.
d. Perkiraan Kapasitas Pegawai
Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan
suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dan
prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.
e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat,
Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi
harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit
organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu syarat mutlak untuk
dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi.
f. Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan
untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang
dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya
secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan
adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan
informasi tentang jabatan.
g. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan
Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam
menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan
ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan
organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk
pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan membersihkan ruangan
dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu
mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.
h. Peralatan yang Tersedia
Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam
menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan
mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan
kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi
jumlah pegawai yang diperlukan.
i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah
Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu
harus diperhatikan dalam penentuan formasi Pegawai NegeriSipil. Walaupun
penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis
kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila
kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi
 tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia.
Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis
jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan
dengan kemampuan anggaran yang tersedia.
2. Faktor-faktor Penyusunan Formasi Pegawai
a. Jumlah Pegawai Negeri Sipil (bezetting) yang ada,
b. Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat,
c. Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, atau meninggal
dunia, dan
d. Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan
pendidikan/jurusannya.
3. Sistem Penyusunan Formasi Pegawai
Sistem penyusunan formasi dapat digunakan sistem sama dan sistem
ruang lingkup. Sistem sama merupakan sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan
besar kecilnya beban kerja.
Sedangkan sistem ruang lingkup merupakan suatu sistem yang
menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban
kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.
4. Analisa Penyusunan Pegawai
Analisa kebutuhan pegawai dilakukan berdasarkan :
a. Pekerjaan
Adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu
satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokok, misalnya pekerjaan
pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-
lain.
b. Sifat Pekerjaan
Adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penempatan formasi yaitu
sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan
itu. Sebagaimana diketahui, ada pekerjaan yang penyelesaiannya dapat
dilakukan dalam jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha, perawatan
pekarangan, dan yang serupa dengan itu, tetapi ada pula pekerjaan yang
harus dilakukan 24 jam terus menerus, seperti pekerjaan pemadam
kebakaran, penjaga mercu suar, dan yang sejenis dengan itu. Pekerjaan yang
harus dilakukan 24 jam terus menerus memerlukan pegawai yang lebih
banyak. Sebagai contoh, kalau satu mobil pemadam kebakaran memerlukan
pegawai sebanyak 5 orang dengan jam kerja sehari 8 jam, maka hal ini berarti
setiap mobil pemadam kebakaran memerlukan 3 x 5 orang = 15 orang
pegawai.
c. Analisis Beban Kerja dan Perkiraan Kapasitas Seorang Pegawai dalam
Jangka Waktu Tertentu.
Adalah frekuensi rata-rata masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka
waktu tertentu. Perkiraan beban kerja dari masing-masing satuan organisasi
dapat dilakukan berdasarkan perhitungan atau berdasarkan
pengalaman,misalnya perkiraan beban kerja pengetikan, pengagendaan, dan
yang sejenis dengan itu dapat didasarkan atas jumlah surat yang masuk dan
 keluar rata-rata dalam jangka waktu tertentu. Apabila sudah dapat
diperkirakan beban kerja masing-masing satuan organisasi, maka untuk
dapat menentukan jumlah pegawai yang diperlukan perlu ditetapkan
perkiraan kapasitas seorang pegawai dalam jangka waktu tertentu. Sama
halnya dengan perkiraan beban kerja, maka perkiraan kapasitas pegawai
untuk jenis tertentu dalam jangka waktu tertentu dapat dilakukan
berdasarkan perhitungan atau berdasarkan pengalaman.
d. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan.
Misal jika ditentukan bahwa membersihkan ruangan dan merawat
pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang
bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk membersihkan ruangan
dan merawat pekarangan, tetapi apabila ditentukan bahwa pembersihan
ruangan dan perawatan pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka
tidak perlu diangkat pegawai untuk pekerjaan itu.
e. Peralatan yang Tersedia atau Diperkirakan akan Tersedia Dalam
Melaksanakan Pekerjaan
Sesuai dengan tugas pokok akan mempengaruhi penentuan jumlah
pegawai yang diperlukan, karena pada umumnya makin tinggi mutu peralatan
yang digunakan dan tersedia dalam jumlah yang memadai dapat
mengakibatkan makin sedikit jumlah pegawai yang diperlukan.
5. Pengadaan Pegawai
Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan
diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat
melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakan
langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan
sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan
orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu.
Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus
diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini
meliputi: prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi,
analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu
harus dicermati dengan baik. Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor
berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
a. Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan
penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian
pekerjaan.
b. Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja,baik
intern maupun ekstern.
c. Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran
pekerjaan dan perincian pekerjaan.
d. Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
e. Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran
yang masuk.
f. Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi
persyaratan).
 g. Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian
maupun standar kelulusan)
h. Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk
mengikuti tes atau ujian.
i. Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi,
psikotes, dan kesehatan jasmani.
j. Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah
calon yang lulus.
k. Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.
l. Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa
percobaan.
m. Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
n. Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
o. Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
p. Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai
tetap.
q. Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas,
wewenang dan tanggung jawab.
r. Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para
pegawai berkembang dan betah

2.2. Penanganan dan Pemeliharaan Dokumen ADM Kepegawaian

Pada umumnya penanganan dokumen terbagi menjadi 3 bagian yakni:
1. Pengurusan/Penanganan Dokumen
2. Penyimpanan dan Penataan Arsip Dokumen
3. Penemuan kembali dan Peminjaman Arsip Dokumen
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dokumen kepegawaian sama
prosesnya dengan dokumen lainnya, silahkan Saudara merujuk pada artikel
tersebut. Namun untuk pengurusan dan penanganan dokumen kepegawaian
yang membedakan adalah pada buku pencatatan masing-masing dokumen
arsip kepegawaian.
Buku pencatatan arsip yang digunakan disebut juga buku penjaga
administrasi kepegawaian, adapun buku tersebut terdiri dari:
1. Daftar Kepemilikan Kartu Tunjangan Pensiun (TASPEN)
2. Daftar Nama Pejabat Struktural
3. Daftar Nama Pejabat Fungsional
4. Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil
5. Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP) Pegawai NegeriSipil (PNS)
6. Buku Penjagaan Kenaikan Gaji Berkala (KGB) Pegawai Negeri Sipil (PNS)
7. Daftar Kepemilikan Kartu Istri / Suami (KARIS / KARSU)
8. Daftar Kepemilikan Kartu Pegawai Negeri Sipil (KARPEG)
9. Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)
10. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil (PNS) Daerah
11. Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya
12. Buku Catatan Pelanggaran Disiplin Pegawai Negeri Sipil (PNS)
13. Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat
14. Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar
15. Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas - Tugas Lainnya
16. Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)