Anda di halaman 1dari 46

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PSPA

Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spritual maupun
sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan
ekonomis. Derajat kesehatan masyarakat yang baik perlu diwujudkan sehingga perlu
dilakukan suatu upaya kesahatan. Pelaksanaan upaya kesehatan dapat dilakukan
dalam bentuk pencegahan penyakit, peningkatan kesehatan, pengobatan penyakit dan
pemulihan kesehatan oleh pemerintah dan/atau masyarakat (Undang-Undang, 2009).
Apoteker memegang peranan penting demi tercapainya derajat kesehatan masyarakat
yang setinggi-tingginya dengan melaksanakan pekerjaan kefarmasian. Salah satu
fasilitas kefarmasian yang digunakan untuk melakukan pekerjaan kefarmasian yaitu
fasilitas distribusi. Fasilitas Distribusi atau Penyaluran Sediaan Farmasi adalah sarana
yang digunakan untuk menyalurkan atau mendistribusikan Sediaan Farmasi, yaitu
Pedagang Besar Farmasi dan Instalasi Sediaan Farmasi (Peraturan Pemerintah, 2009).
PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk
pengadaan, penyimpanan, penyaluran sediaan farmasi dalam jumlah besar sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan. Apoteker sebagai penanggungjawab di
PBF harus mampu melakukan kegiatan pengelolaan sediaan farmasi di PBF dimulai
dari pengadaan, penyimpanan hingga pendistribusian sediaan farmasi ke sarana
pelayanan kesehatan (Permenkes, 2017). PBF dalam menyelenggarakan pengadaan,
penyimpanan, dan penyaluran obat dan/atau bahan obat wajib menerapkan Pedoman
Teknis CDOB (BPOM, 2012).
Peraturan Kepala BPOM RI Nomor 25 Tahun 2017 tentang Tata Cara
Sertifikasi Cara Distribusi Obat yang Baik mewajibkan penerapan Cara Distribusi
Obat yang Baik (CDOB) bagi Pedagang Besar Farmasi (PBF) Penerapan standar
CDOB bertujuan untuk mempertahankan Kualitas mutu obat selama proses
pendistribusian. Penerapan wajib CDOB secara konsisten dapat mengamankan jalur
distribusi obat dari maraknya peredaran obat ilegal termasuk palsu, meminimalisir
penyaluran obat ke sarana ilegal, penyimpangan distribusi obat lainnya, serta
penyalahgunaan obat oleh masyarakat.

1
Dalam rangka meningkatkan pemahaman calon apoteker mengenai peranan
apoteker di PBF, organisasi, manajemen pengelolaan sediaan farmasi dan kegiatan
rutin di PBF, maka program Profesi Apoteker Universitas Jenderal Soedirman bekerja
sama dengan PBF PT. Penta Valent Cabang Purwokerto menyelenggarakan kegiatan
Praktik Kerja Profesi Apoteker (PKPA) bagi mahasiswa profesi Apoteker pada
tanggal 1 September hingga 30 September 2019. Melalui kegiatan PKPA tersebut
diharapkan dapat meningkatkan pemahaman mahasiswa profesi Apoteker mengenai
peran, tugas, dan tanggung jawab Apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian
di fasilitas distribusi farmasi.

B. Tujuan PKPA
1. Membekali calon Apoteker agar memahami peran, fungsi dan tanggung jawab
Apoteker mengenai distribusi obat yang baik.
2. Membekali calon Apoteker mengenai pengetahuan, keterampilan,
pengalaman, dan sikap profesional terkait distribusi obat yang baik.
3. Memberikan wawasan mengenai penerapan CDOB di PBF.
4. Memberikan gambaran nyata dan meningkatkan kemampuan problem solving
mengenai permasalahan-permasalahan dalam praktik pekerjaan kefarmasian di
bidang distribusi obat.
5. Membangun hubungan dan kerjasama interprofesional dengan PBF.

C. Manfaat PKPA
1. Mengetahui dan memahami tugas serta tanggung jawab Apoteker mengenai
distribusi obat yang baik.
2. Memperoleh pengetahuan dan wawasan mengenai penerapan CDOB di PBF.
3. Mengetahui alur distribusi obat serta pengawasan mutu dan pemastian mutu
dalam pendistribusian obat.
4. Meningkatkan sikap profesionalisme untuk menjadi Apoteker di PBF.

2
BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Pedagang Besar Farmasi


Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi yang selanjutnya
disingkat PBF tercantum bahwa PBF merupakan perusahaan berbentuk badan hukum
yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan
obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Selain
mendistribusikan obat, PBF juga dapat menyalurkan alat kesehatan. PBF yang akan
melakukan usaha sebagai Penyalur Alat Kesehatan (PAK) harus memiliki izin PAK.
PBF dalam melakukan kegiatannya harus mengacu kepada Cara Distribusi
Obat yang Baik (CDOB). CDOB adalah cara distribusi/penyaluran obat dan/atau
bahan obat yang bertujuan memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran
sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya (Peraturan Kepala BPOM, 2012).

B. Fungsi PBF
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011
fungsi PBF yaitu:
a. Menyelenggarakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat dan/atau
bahan obat.
b. Sebagai tempat pendidikan dan pelatihan.

C. Ketentuan Umum dan Peraturan Perundang-undangan


Ketentuan umum Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 yaitu:
1. Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan hukum
yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau
bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
2. PBF Cabang adalah cabang PBF yang telah memiliki pengakuan untuk
melakukan pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat
dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

3
3. Obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang
digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau
keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan,
penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi untuk
manusia.
4. Bahan Obat adalah bahan baik yang berkhasiat maupun tidak berkhasiat yang
digunakan dalam pengolahan obat dengan standar dan mutu sebagai bahan
baku farmasi termasuk baku pembanding.
5. Cara Distribusi Obat yang Baik, yang selanjutnya disingkat CDOB adalah cara
distribusi/penyaluran obat dan/atau bahan obat yang bertujuan untuk
memastikan mutu sepanjang jalur distribusi/penyaluran sesuai persyaratan dan
tujuan penggunaannya.
6. Kepala Balai Besar/Balai Pengawas Obat dan Makanan, yang selanjutnya
disebut Kepala Balai POM adalah kepala unit pelaksana teknis di lingkungan
Badan Pengawas Obat dan Makanan.
7. Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan, yang selanjutnya disebut Kepala
Badan adalah Kepala Badan yang tugas dan tanggung jawabnya di bidang
pengawasan obat dan makanan.
8. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal pada Kementerian Kesehatan yang
tugas dan tanggung jawabnya di bidang pembinaan kefarmasian dan alat
kesehatan.
9. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di
bidang kesehatan. 


PBF memiliki landasan hukum atau peraturan perundang-undangan yang


diatur 
dalam:

a. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011


tentang Pedagang Besar Farmasi.
b. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 34 tahun 2014 tentang Perubahan
atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 1148/MENKES/PER/VI/2011
tentang Pedagang Besar Farmasi.
c. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 30 tahun 2017 tentang Perubahan
Kedua atas Peraturan Menteri Kesehatan RI No.

4
1148/MENKES/PER/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi.
d. Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan RI No.
HK.03.1.34.11.12.7542 Tahun 2012 tentang Pedoman Teknis Cara
Distribusi Obat yang Baik.
e. Peraturan Pemerintah No. 51 Tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian.
f. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 889/MENKES/PER/V/2011 tentang

registrasi, izin praktik, dan izin kerja tenaga kefarmasian.
g. Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 31 tahun 2016 tentang perubahan
atas 
Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 889/MENKES/PER/V/2011
tentang 
registrasi, izin praktik, dan izin kerja tenaga kefarmasian.
h. Surat edaran No. HK.02.02/MENKES/24/2017 tentang petunjuk
pelaksanaan 
Peraturan Menteri Kesehatan RI No.
889/MENKES/PER/V/2011 tentang 
registrasi, izin praktik, dan izin
kerja tenaga kefarmasian.
i. Peraturan Menteri Kesehatan RI No 3 tahun 2015 tentang peredaran,

penyimpanan, pemusnahan, dan pelaporan narkotika, psikotropika, dan
prekusor 
farmasi.
j. Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan RI No.

HK.04.33.12.11.09938 tahun 2011 tentang kriteria dan tata cara
penarikan obat 
yang tidak memenuhi standar dan/atau persyaratan.
k. Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan RI No.7 tahun
2016 
tentang pedoman pengelolaan obat-obat tertentu yang sering
disalahgunakan. 


D. Apoteker Penanggung Jawab PBF


Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No 889/MENKES/PER/V/2011
tentang Registrasi, Izin Praktik, dan Izin Kerja Tenaga Kefarmasian menjelaskan
bahwa Apoteker adalah Sarjana Farmasi yang telah lulus sebagai Apoteker dan telah
mengucapkan sumpah jabatan Apoteker. Apoteker yang akan menjalankan pekerjaan
kefarmasian harus memenuhi persyaratan sebagai berikut (Peraturan Pemerintah,
2009):
a) memiliki keahlian dan kewenangan;
b) menerapkan Standar Profesi;
c) didasarkan pada Standar Kefarmasian dan Standar Operasional; 


5
d) memiliki sertifikat kompetensi profesi; 

e) memiliki Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA). 


Seorang Apoteker yang akan bekerja sebagai Apoteker penanggungjawab di


PBF wajib memiliki Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA). SIKA adalah surat izin
praktek yang diberikan kepada Apoteker untuk dapat melaksanakan pekerjaan
kefarmasian pada fasilitas produksi atau fasilitas distribusi atau penyaluran. SIKA
hanya diberikan untuk 1 (satu) tempat fasilitas kefarmasian (Kemenkes RI, 2011).

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI No


1148/MENKES/PER/VI/2011 tugas apoteker di PBF yaitu bertanggungjawab
terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat
dan/atau bahan obat. Sedangkan tanggungjawab apoteker menurut Pedoman Teknis
CDOB tahun 2012 adalah sebagai berikut:
a. menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem manajemen
mutu;
b. fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta menjaga
akurasi dan mutu dokumentasi;
c. menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan lanjutan
mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam kegiatan distribusi;
d. mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan penarikan
obat 
dan/atau bahan obat;
e. memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif;
f. melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan;
g. meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke dalam

stok obat dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual;
h. turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan penerima
kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-masing pihak
yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat dan/atau bahan
obat;
i. memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan tersedia
tindakan perbaikan yang diperlukan;
j. mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker/tenaga teknis kefarmasian yang
telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang tidak

6
berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan dokumen yang
terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan;
k. turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau
memusnahkan obat dan/atau bahan obat kembalian, rusak, hasil penarikan
kembali atau diduga palsu; memastikan pemenuhan persyaratan lain yang
diwajibkan untuk obat dan/atau bahan obat tertentu sesuai peraturan
perundang-undangan. 


7
BAB III


TINJAUAN UMUM TEMPAT PKPA

A. Sejarah PBF PT. Penta Valent


PT. Penta Valent merupakan salah satu Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang
berada di Indonesia dan berdiri sejak tahun 1968. PT Penta Valent pusat berlokasi di
Jl. Kedoya Raya No. 33 RT 002/ RW 07, Kebon Jeruk, Jakarta Barat. Hingga saat ini
PT Penta Valent memiliki 34 cabang yang tersebar di berbagai wilayah Indonesia,
yang sebagian besar berada di pulau Jawa. Seluruh cabang tersebut telah memiliki
sertifikat Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB) dari Badan POM. Pada tahun 2008,
PT Penta Valent mendirikan cabangnya di Purwokerto yang beralamat di Jalan
Martadireja 1 Nomor 788, Purwokerto Timur, Jawa Tengah. Cabang Purwokerto telah
memiliki sertifikat CDOB pada tahun 2014.
PT. Penta Valent mendistribusikan produk farmasi, alat kesehatan, dan produk
principal seperti bahan bangunan, parfum, dan kosmetik. PT. Penta Valent
bekerjasama dengan principal (pabrik) farmasi dalam menyediakan produk-
produknya. Beberapa principal memiliki kantor di PT Penta Valent cabang
Purwokerto seperti PT. Guardian, PT. Nulab, PT. Metiska, PT. Erlimpex dan PT.
Mepro. Saat ini PT. Penta Valent Purwokerto telah memiliki jaringan pelanggan
(outlet) yang luas dan tersebar di berbagai wilayah baik dalam kota (Purwokerto)
maupun di luar kota (Purbalingga, Banjarnegara, Kebumen, Bumiayu, dan Cilacap).

B. Visi dan Misi PBF PT. Penta Valent


PBF PT Penta Valent memiliki visi yaitu:

a. Menjadi perusahaan distribusi pilihan dari layanan kesehatan dan principal di
Indonesia
b. Memberikan nilai terbaik bagi pelanggan dan principal.

Misi dari PBF Penta Valent adalah menyediakan produk layanan kesehatan dan
konsumen secara nasional.

C. Lokasi, Sarana dan Prasarana


PBF PT. Penta Valent cabang Purwokerto berlokasi di Jalan Martadireja I

8
Nomor 788, Purwokerto Timur, Jawa Tengah. PBF PT. Penta Valent Purwokerto
memiliki ruang kerja dengan luas sebesar 330 m2 dan area gudang penyimpanan
dengan luas sebesar 160 m2. PBF PT. Penta Valent memiliki sarana seperti kendaraan
untuk mendistribusikan barang, yaitu sebanyak 2 buah mobil box. Adapun fasilitas
yang tersedia di dalam PBF antara lain mushola, dapur, dan kamar mandi.

Berikut tata ruang dan fasilitas yang tersedia di PBF Penta Valent:
1. Ruang Kerja 

Ruang kerja di PBF PT Penta Valent meliputi:
a. Ruang prinsipal Guardian, Nulab, Erlimpex
b. Ruang kepala cabang (Branch Manager)
c. Ruang administrasi dan BCC
d. Ruang apoteker dan logistik
e. Ruang prinsipal Metiska
f. Ruang Supervisor Farmasi
g. Ruang Supervisor Konsumer
2. Area gudang penyimpanan 

a. Gudang penyimpanan produk farmasi
Desain tata ruang dalam gudang penyimpanan produk farmasi meliputi:
1) Pallet area penerimaan barang
2) Ruang karantina
3) Rak penataan obat (reguler, prekursor, OOT)
4) Ruang penyimpanan psikotropika
5) Area penyimpanan karton
6) Area pengeluaran barang dan loket 

Adapun fasilitas yang tersedia dalam gudang farmasi antara lain:
1) AC sebanyak 5 buah
2) Thermohygrometer sebanyak 6 buah
3) Termometer digital sebanyak 1 buah
4) Data logger sebanyak 1 buah
5) Chiller
6) Kulkas untuk penyimpanan coldpack
7) Lemari alat kesehatan
8) Cool box
b. Gudang penyimpanan produk konsumer

9
D. Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi



Garis tegas (┬ ) = fungsi perintah. Garis putus (---) = fungsi koordinasi

Berdasarkan Struktur Organisasi (Gambar 3.1), PBF PT Penta Valent


dipimpin oleh kepala cabang (Branch Manager) yang membawahi seluruh personil
yang ada di di PBF. SPV (Supervisor) Farma, SPV Konsumer, BCC (Brain Chief
Controller), APJ (Apoteker Penanggung Jawab) Farma dan APJ Alkes bertanggung
jawab langsung kepada kepala cabang. APJ Farma memiliki wewenang berkoordinasi
dengan APJ Pusat dan seluruh personil yang ada di dalam PBF. APJ Alkes memiliki
wewenang untuk berkoordinasi dengan bagian logistik dan gudang.
Adapun uraian tugas dan tanggung jawab secara singkat dari masing- masing
bagian divisi dalam struktur organisasi yaitu:
1. Kepala Cabang (Branch Manager)
Kepala cabang memiliki tanggung jawab atas operasional cabang yang
meliputi: pengamanan asset peruusahaan, pengurusan perizinan cabang dan
pemberdayaan sumber daya manusia sesuai dengan Standar Operating Procedur
untuk mencapai sasaran target penjualan, pengendalian biaya operasional,
optimalisasi produktivitas cabang, pelayanan kepada pelanggan, pembinaan
hubungan yang baik dengan instansi luar sehingga dapat mencapai tujuan

10
perusahaan yang telah ditetapkan. Adapun tugasnya antara lain:
a. Mengawasi penggunaan aset-aset perusahaan antara lain gedung

kantor/gudang/kendaraan yang termasuk di dalamnya dokumen berharga
seperti: faktur-faktur, cheque, bilyet giro dan uang tunai untuk memastikan
operasional cabang dapat berjalan optimal dan menghindarkan/mencegah
terjadinya kerugian.
b. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan yang mencakup: coverage
dan pemberian diskon untuk meningkatkan kualitas penjualan yang mencakup
pencapaian target diskon dan coverage yang luas dan merata.
c. Berkoordinasi dengan Branch Chief Controller/BCC dalam mengusulkan,
mengawasi dan mengendalikan biaya operasional yang dikeluarkan tiap
bagian di cabang untuk menjaga agar operasional berjalan lancar dan efisien
dan efektif.
d. Berkoordinasi dengan Branch Chief Controller/BCC dalam mengawasi dan
mengendalikan piutang pelanggan untuk memastikan tercapainya target
collection dan tidak ada piutang macet.
e. Berkoordinasi dengan Branch Chief Controller/BCC dalam mengawasi dan
mengendalikan produktivitas cabang untuk memastikan tercapainya
produktivitas yang efektif dan efisien, dengan produktivitas diatas Rp. 100
juta/karyawan.
f. Mengevaluasi dan ikut mengembangkan mutu kemampuan SDM serta mampu
memotivasi staf/tenaga kerja di cabang untuk mencapai produktivitas yang
tinggi.
g. Berkoordinasi dengan admin logistik dalam mengawasi dan mengendalikan
persediaan stok dan memastikan keberadaan stok sesuai stok level dan
menghindari terjadinya kelebihan stok.
h. Berkoordinasi dengan admin logistik dan admin penjualan dalam mengawasi
dan mengendalikan percepatan penyelesaian retur barang untuk memastikan
penerimaan retur sesuai dengan policy dan efisien dalam operasionalnya.
i. Mengatur dan mengawasi pelayanan di cabang untuk memastikan pelayanan
kepada pelanggan dapat berjalan dengan baik.
j. Melakukan kunjungan ke relasi usaha, pelanggan dengan pertemuan-
pertemuan untuk menjalin komunikasi dalam mengembangkan serta membina
hubungan yang terjaga dan lebih baik.

11
k. Merencanakan dan mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja dalam rangka
mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan kebijakan SDM dan memastikan
pengembangan staff untuk meningkatkan prestasi dan kelancaran operasional
cabang/sub cabang. 

2. Apoteker Penanggungjawab Farma dan PBF

Apoteker Penanggungjawab memiliki tanggung jawab atas seluruh kegiatan
kefarmasian cabang/sub cabang yang meliputi pengadaan, penyimpanan,
penjualan, administrasi, dokumentasi dan pelaporan sesuai dengan peraturan
yang berlaku sehingga dapat mewujudkan operasional cabang yang efektif dan
efisien sesuai tujuan yang telah ditetapkan. Adapun tugasnya antara lain:
a. Umum
1) Bekerjasama dengan BM memastikan cabang/sub cabang memiliki
sarana kelengkapan yang berkaitan dengan perizinan kegiatan PBF:
dokumentasi penanggung jawab, buku farmakope, CDOB, izin PBF, lay
out gudang, denah penyimpanan psikotropika, papan identitas PBF.
2) Bekerjasama dengan staff gudang mengevaluasi kondisi fisik gudang
dan fasilitas penyimpanan serta mengusulkan perbaikan atas fasilitas
yang rusak untuk menjamin 
penyimpanan obat yang sehat (higienis)
dan aman.
3) Memberikan pelayanan atas seluruh kegiatan pada saat terjadi
pemeriksaan dari instansi BPOM/ Dinkes untuk 
mewujudkan citra
PBF yang positif.
4) Bekerjasama dengan BM untuk memastikan keamanan 
dalam
pendistribusian obat-obatan selama operasional kantor dalam kondisi
tidak normal (bencana, huru-hara, pindah kantor, dan sebagainya).
5) Bekerjasama dengan BM membangun dan memelihara hubungan baik
dengan pihak-pihak Dinas terkait sehingga dapat semakin membuat citra
perusahaan semakin baik.
6) Memastikan seluruh bentuk/format administrasi kegiatan kefarmasian di
cabang dan sub cabang telah sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh
Dinas terkait.
b. Penerimaan surat pesanan dari outlet
1) Wajib memastikan bahwa pesanan dari outlet telah 
memenuhi
persyaratan telah ditetapkan (tanda tangan, 
stempel, identitas

12
penanggungjawab)
2) Wajib memastikan bahwa surat pesanan dari 
pelanggan/outlet adalah
asli
3) Wajib memastikan bahwa data pada surat pesanan sudah 
lengkap dan
sah sesuai peraturan yang berlaku.
c. Pengiriman surat pesanan ke kantor pusat
1) Memastikan form surat pesanan dengan format yang telah sesuai dengan
standar baku.
2) Memastikan bahwa data pada surat pesanan sudah lengkap dan benar.
3) Memastikan bahwa surat pesanan sudah disahkan dengan tanda tangan,
stempel serta identitas penanggung jawab apotek/ rumah sakit
d. Penerimaan barang/obat (bekerjasama dengan staff gudang)
1) Memastikan bahwa pengiriman obat telah dilengkapi 
dengan dokumen
yang benar dan sah.
2) Melakukan cek kualitas (QC) pada fisik barang: kualitas 
barang, masa
kadaluwarsa dan kode bets.
3) Mengecek kesamaan data pada faktur pengiriman dengan 
data pada
fisik barang: jumlah barang, masa kadaluwarsa 
dan kode bets barang.
4) Melakukan pengesahan penerimaan barang pada faktur 
dengan: tanda
tangan, stempel, identitas SIKA/SIPA.
5) Memindahkanbarang/obar dari area penerimaan ke tempat

penyimpanan.
e. Penyimpanan (bekerjasama dengan staff gudang)
1) Menyimpan obat sesuai dengan pengelompokan dan FEFO pada tempat
penyimpanan dengan mempertimbangkan kemudahan dan keteraturan
kode bets.
2) Mencatat nama, jumlah, kode bets dan masa kadaluwarsa pada kartu stok
3) Menutup lemari penyimpanan sesuai prosedur yang berlaku 

f. Pengeluaran barang (khusus psikotopika/daftar G, bekerja sama dengan staff
gudang.
1) Memastikan faktur pengiriman barang telah benar dan sah
2) Memastikanbahwasebelumbarangdikirimkeoutlet,surat 
pesanan
original sudah terlebih dahulu diterima oleh 
cabang/sub cabang.
3) Memastikan nama, no.bets dan jumlah fisik obat telah 
sesuai dengan

13
data yang terdapat pada faktur pengiriman barang
4) Mengupdate kartu stok setelah barang dikeluarkan dari tempat
penyimpanan/gudang.
5) Bersama dengan staff gudang melakukan serah terima barang dengan
pengantar barang sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
g. Administrasi.
1) Memastikan kevalidan data barang/obat baik pada 
penerimaan, mutasi
antar cabang, pengeluaran/pengiriman kepada pelanggan, terutama antara
fisik, kartu stok dan data komputer.
2) Memastikan keabsahan atas seluruh dokumentasi yang diperlukan untuk
kegiatan kefarmasian baik menyangkut internal cabang/subcabang
maupun yang terkait dengan kantor pusat, outlet dan prinsipal.
3) Melakukan pelaporan rutin atas kegiatan kefarmasian cabang/subcabang
kepada dinas atau instansi yang berwenang sesuai dengan peraturan yang
telah ditetapkan.
4) Melakukan monitoring dan mengevaluasi atas kasus-kasus administrasi
yang muncul pada pelanggan/outlet/prinsipal sehingga dapat
menghindarkan cabang/sub cabang dari permasalahan yang sama. 

h. Dokumentasi.
1) Memastikan seluruh dokumentasi kegiatan kefarmasian 
(dokumen
transaksi, penerimaan dan pengeluaran barang 
dan sebagainya)
disimpan dalam filing yang aman.
2) Memastikan bahwa seluruh dokumen kegiatan kefarmasian lengkap
minimal 3 tahun dan disusun dengan prinsip 
mudah dicari, dilihat,
disimpan. 

i. Barang/ obat-obatan rusak.
1) Melakukan inspeksi atas barang/obat-obatan yang telah rusak (fisik rusak
ataupun expired) dan mengelompokan berdasarkan prisipal dalam sebuah
kardus yang sudah teridentifikasi.
2) Menempatkan obat-obatan yang telah rusak pada tempat 
tertentu yang
terpisah dari obat-obatan yang masih baik 
untuk menghindari
kontaminasi silang.
3) Melakukan penyelesaian atas obat yang rusak sesuai 
dengan peraturan
yang ada.

14
4) Melakukan kegiatan pemusnahan atas obat-obatan yang 
telah rusak
melalui mekanisme yang telah ditetapkan oleh undang-undang. 

3. Apoteker Penanggungjawab Alkes

Apoteker Penanggungjawab memiliki tanggung jawab atas seluruh kegiatan
distribusi alat kesehatan yang meliputi pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
administrasi, dokumentasi dan pelaporan sesuai dengan peraturan yang berlaku
sehingga dapat mewujudkan operasional cabang yang efektif dan efisien sesuai
tujuan yang telah ditetapkan. Adapun tugasnya antara lain:
a. Umum
1) Memastikan cabang memiliki sarana kelengkapan yang 
berkaitan
dengan perizinan penyaluran alat kesehatan: dokumentasi
penanggungjawab, CDAK, izin PAK, denah lokasi, lay out gudang,
papan identitas penyalur alat kesehatan.
2) Bekerjasama dengan staff gudang mengevaluasi kondisi fisik gudang
dan fasilitas penyimpanan serta mengusulkan perbaikan atas fasilitas
yang rusak untuk menjamin penyimpanan alat kesehatan yang aman.
3) Memberikan pelayanan atas seluruh kegiatan pada saat terjadi
pemeriksaan dari instansi BPOM/Dinkes untuk mewujudkan citra PAK
yang positif.
4) Bekerjasama dengan BM dan bagian lainnya untuk memastikan
keamanan dalam pendistribusian obat-obatan selama operasional kantor
dalam kondisi tidak normal (bencana, huru-hara, pindah kantor, surat
kuasa APJ berhalangan masuk kantor dsb).
5) Bekerjasama dengan BM membangun dan memelihara hubungan baik
dengan pihak-pihak Dinas terkait sehingga dapat semakin membuat citra
perusahaan semakin baik.
6) Memastikan seluruh bentuk /format administrasi kegiatan kefarmasian di
cabang dan subcabang telah sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh
Dinas terkait.
7) Melakukanstokopnamerutinuntukmemastikankesamaan antara jumlah
fisik, kartu stok fisik dan data komputer.
8) Melengkapi seluruh alat kesehatan yang disalurkan dengan surat edar
resmi dari Departemen Kesehatan RI.
9) Memastikan terdapat prosedur kerja penyaluran alat kesehatan sebagai

15
pedoman pelaksanaan penyaluran alat kesehatan.
10) Memastikan standarisasi sarana untuk penyimpanan alat kesehatan di
gudang.
b. Penerimaan surat pesanan dari outlet
1) Memastikan surat pesanan dari outlet: apotek/rumah sakit 
dsb yang
telah memenuhi persyaratan telah ditetapkan 
(tanda tangan, stempel,
identitas penanggungjawab).
2) Memastikan dan atau melengkapi bahwa surat pesanan dari

pelanggan/outlet adalah original
3) Memastikan bahwa data pada surat pesanan sudah lengkap 
dan sah
sesuai peraturan yang berlaku.
c. Penyaluran barang ke outlet
1) Memastikan faktur dan atau surat jalan sudah benar sesuai 
dengan
alamat surat pesanan.
2) Mematikanalatkesehatanyangakandikirimkeoutlettelah memenuhi
standar, baik secara edar maupun kualitas dan kuantitas.
3) Memastikan sarana pengepakan sudah benar sesuai dengan standar untuk
menjamin keamanan barang.
4) Memastikan dokumen serah terima barang antara staff gudang dengan
staff pengantar barang sudah benar sesuai dengan standar. 

d. Surat pesanan pengadaan barang ke kantor pusat
1) Memastikan form surat pesanan dengan format yang telah sesuai dengan
standar baku.
2) Memastikan bahwa data pada surat pesanan sudah lengkap 
dan benar.
3) Memastikan bahwa surat pesanan ke kantor pusat 
terdokumentasi
dengan baik dan benar.
e. Penerimaan barang/alat kesehatan
1) Memastikan transporter telah mengisi buku tamu dan registrasi faktur.
2) Memastikan transporter membawa 3 unsur utama yaitu fisik barang, surat
pesanan dan faktur atau surat jalan.
3) Melakukan check kualitas (QC) pada fisik barang baik secara on the spot
100% atau dengan sampling.
4) Memindahkan segera seluruh barang yang telah selesai diterima dari area
penerimaan ke area transit agar lebih aman dengan prosedur

16
pengangkutan yang benar.
5) Melakukan validasi dokumen penerimaan barang setelah seluruh barang
selesai diperiksa dengan benar.
6) Melakukan pendokumentasian atas seluruh penerimaan barang yang telah
selesai dilakukan
f. Penyimpanan (bekerjasama dengan staff gudang)
1) Menyimpan obat sesuai dengan grouping berdasarkan 
urutan alfabet
perprinsipal.
2) Melakukan peletakan barang sesuai prinsip FIFO baik di gudang retail
ataupun kartonan.
3) Mencatat pemasukan barang pada kartu stok sehingga data pada kartu
stok tersebut menjadi valid.
4) Membersihkan secara rutin barang, selving dari debu dan kotoran. 

g. Administrasi.
1) Seluruh dokumen: pengadaan, penyimpanan, penyaluran 
dapat dilacak
dalam kurun waktu 3 tahun kebelakang.
2) Memastikan seluruh dokumen alamat pelanggan valid 
sesuai dengan
kondisi terakhir.
3) Memastikan dokumen surat menyurat sosialisasi ke 
pelanggan
terdokumentasi dengan baik dan lengkap. 

h. Barang/ obat-obatan rusak.
1) Melakukan inspeksi atas barang yang telah rusak (fisik rusak ataupun
expired) dan mengelompokan berdasarkan prisipal dalam sebuah kardus
yang sudah teridentifikasi.
2) Menempatkan alat kesehatan yang telah rusak pada tempat tertentu yang
terpisah.
3) Melakukan upaya penyelesaian atas alat kesehatan yang rusak sesuai
dengan peraturan yang ada agar tidak mengganggu prinsip higienitas
gudang dan membuat tertib administrasi.
4) Melakukan kegiatan pemusnahan atas alat kesehatan yang telah rusak
melalui mekanisme yang telah ditetapkan oleh undang-undang. 


4. Supervisor (SPV) Penjualan



Tugas SPV Penjualan:

17
a. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan, pemberian diskon dan
coverage di sub cabang untuk meningkatkan penjualan, mencapai target
diskon dan coverage yang merata.
b. Mengawasi dan mengendalikan piutang pelanggan untuk memastikan
tercapainya target collection dan tidak ada piutang macet.
c. Memastikan bahwa stok tersedia dalam jumlah yang memadai dan
bertanggung jawab terhadap over stok serta melakukan langkah- langkah
pencairan.
d. Mengawasi dan mengendalikan produktivitas salesman untuk memastikan
tercapainya produktivitas yang efektif dan efisien.
e. Mengawasi dan mengendalikan return barang untuk memastikan proses
penerimaan return sesuai dengan SOP dan efisien dalam operasionalnya.
f. Mengatur dan mengawasi pelayanan di tingkat divisi untuk memastikan
pelayanan kepada pelanggan dapat berjalan dengan baik.
g. Melaksanakan kunjungan ke relasi usaha, pelanggan, melakukan pertemuan
dan menjalin komunikasi untuk mengembangkan dan membina hubungan
yang baik.
h. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja, mengawasi dan mengendalikan
pelaksanaan kebijakan SDM dan memastikan pengembangan salesman untuk
meningkatkan prestasi dan kelancaran operasional divisi. 


5. Brain Chief Controller (BCC)



BCC bertanggung jawab atas operasional cabang yang meliputi administrasi
dan keuangan, logistik dan distribusi barang serta melakukan penerapan dan
monitoring SOP dalam rangka mengawal dan mewujudkan operasional cabang
yang efektif dan efisien serta keamanan asset sesuai tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun tugasnya meliputi:
a. Memastikan setiap bagian supporting di cabang dapat memberikan support
yang dibutuhkan team penjualan.
b. Menerapkan SOP perusahaan pada setiap bagian di cabang dan atau
operasional.
c. Melakukan semua proses administrasi yang dibutuhkan sesuai dengan
kewenangan BCC.
d. Melakukan fungsi pengawasan pada setiap bagian supporting di cabang agar

18
semua kegiatan mengacu pada SOP yang telah ditetapkan.
e. Melakukan back up untuk setiap bagian supporting di cabang.
f. Bersama dengan BSM dan team penjualan menciptakan kondisi kerja yang
kondusif sehingga dapat tercipta produktivitas yang 
optimal.
g. Melakukan evaluasi pada setiap bagian supporting di cabang dan

menyampaikan usulan mutasi/promosi/penggantian staff demi

terciptanya kinerja yang harmonis di cabang.
h. Menjalin kerjasama yang harmonis kepada semua bagian yang

berhubungan dengan cabang seperti principal, kantor pusat maupun pihak
eksternal lainnya. 


6. Salesman

Salesman bertanggung jawab dalam merealisasikan target penjualan yang
telah ditetapkan serta berupaya untuk meningkatkan kualitas penjualan tersebut
melalui penerapan SOP sales, peningkatan kualitas pelayanan kepada pelanggan,
membangun hubungan baik dengan prinsipal serta meningkatkan kemampuan
diri sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai dengan baik. Adapun tugasnya
antara lain:
a. Menyusun rencana kunjungan ke outlet/pelanggan sesuai area dan target
sales spv.
b. Melakukan pengambilan order dari pelanggan sesuai dengan target yang
telah ditentukan dan melaporkan hasil pengorderan tersebut kepada
administrasi sales/penjualan.
c. Membuat laporan penjualan harian/mingguan/bulanan berdasarkan area yang
menjadi tanggung jawabnya.
d. Menyelesaikan setiap masalah di outlet/pelanggan yang terkait dengan sales
atau barang dagangan agar tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan.
e. Menyelesaikan dan bertanggungjawab terhadap piutang yang sudah jatuh
tempo maupun piutang yang bermasalah sehingga tidak merugikan
perusahaan.
f. Mengcover semua outlet yang menjadi tanggung jawabnya sesuai jadwal
yang sudah ditentukan dengan target kunjungan minimal 20
outlet/pelanggan/hari.
g. Menciptakan effective call minimal 80% dari kunjungan perhari di area yang

19
menjadi tanggungjawabnya.
h. Memberikan laporan pada atasan atas outlet/pelanggan yang berpotensi
memiliki masalah maupun potensi dalam peningkatan penjualan.
i. Membina hubungan baik dengan outlet atau pelanggan dalam rangka
menciptakan peluang peningkatan penjualan.
j. Membina hubungan baik dengan prinsipal dalam rangka menambah
informasi kebijakan atau promosi yang dapat membantu kepercayaan kepada
pelanggan/outlet.
k. Mencari informasi dan mempelajari program-program promosi dari
principal.
l. Memberikan laporan kepada atasan atas informasi dan kondisi pasar.
m. Memberikan informasi kepada atasan atas usaha dan strategi dari kompetitor.
n. Memahami dan mengerti produk-produk yang didistribusikan. 


7. Admin Sales

Admin sales bertanggung jawab dalam menangani administrasi yang berkaitan
dengan tugas-tugas salesman dengan sasaran untuk memperlancar proses
penjualan sehingga dapat mencapai target penjualan yang telah ditetapkan.
Adapun tugasnya meliputi:
a. Membuat jadwal “call ke outlet” berdasarkan rencana kunjungan yang telah
dibuat oleh salesman dalam rangka membantu kelancaran operasional
salesman.
b. Menerima pesanan dari pelanggan/outlet baik melalui
telepon/fax/elektronik/salesman dan memprosesnya ke dalam sistem
komputer dengan membuat surat konfirmasi pesanan yang diketahui oleh
SPV dan proses administrasi penjualan lainnya terkait order yang diterima
dalam rangka terselenggaranya penjualan dengan kondisi yang tepat.
c. Mencetak dan mengeluarkan surat pengeluaran barang (DPB/surat
jalan/faktur) yang digunakan petugas gudang dalam memotong stok barang
sesuai nomor bets yang tertera dalam list tersebut dalam rangka menghindari
kesalahan pengambilan barang dan pengontrolan distribusi barang kepada
pelanggan yang tepat oleh pengantar.
d. Memonitor semua order yang masuk, membuat laporan order yang tertahan,
dapat menjawab pertanyaan pelanggan/outlet jika menanyakan status

20
pesanannya.
e. Melakukan konfirmasi ke pelanggan apabila ada pesanan yang tidak dapat
dipenuhi.
f. Memastikan pengembalian barang rusak maupun expired dari pelanggan
tidak melanggar aturan yang telah ditetapakan perusahaan dan juga kebijakan
dari masing-masing principal.
g. Memproses pengembalian barang dari pelanggan maupun pengajuan diskon
tambahan dalam bentuk CN yang telah mendapat persetujuan dari SPV dan
BSM.
h. Melakukan korespodensi untuk salesman dan melakukan pengarsipan atas
surat-surat yang masuk dalam rangka memperlancar operasional kerja
salesman maupun proses pengajuan klaim diskon maupun bonus yang
menjadi beban principal nantinya.

8. Pengantar

Pengantara barang bertanggung jawab atas penyiapan pengiriman,

pengangkutan barang, penyerahan barang, pengesahan dokumen pengiriman
barang dari pelanggan dan penyerahan kembali dokumen tersebut kepada
administrasi penjualan secara baik dan benar, sesuai dengan SOP yang telah
ditetapkan. Adapun tugasnya antara lain:
a. Melakukan pemeriksaan terhadap barang-barang yang akan dikirim dalam
rangka memastikan bahwa barang yang akan dikirim telah sesuai dengan
pesanan pelanggan dan doumen pengiriman.
b. Melaksanakan pengiriman barang ke pelanggan dengan cepat, tepat dan
aman dalam rangka memenuhi kebutuhan/pesanan pelanggan.
c. Menyerahkan barang/obat dan dokumen penghantaran kepada pelanggan.
d. Memerika kebenaran dokumen pengiriman berupa faktur/surat jalan yang
telah ditandatangani, distempel oleh pelanggan dalam rangka membantu
penyiapan penagihan.
e. Menyerahkan dokumen pengiriman barang yang sudah sah dari pelanggan
kepada bagian administrasi penjualan.
f. Melakukan perawatan kendaraan secara rutin dalam rangka memastikan
bahwa kendaraan tersebut dapat berfungsi dengan baik, berusia pakai yang
lama dan selalu siap untuk keperluan penghantaran barang ke pelanggan.

21
9. Debitur

Debitur bertanggungjawab atas pelaksanaan harian dalam bidang 
keuangan,
khususnya pelunasan A/R tertagih ke pencatatan/komputer cabang. Adapun
tugasnya meliputi:
a. Menyiapkan dokumen penagihan dan daftar tagihan sesuai jadwal

penagihan.
b. Mencocokkan dokumen penagihan dengan daftar tagihan sebelum

diserahkan kepada kolektor.

10. Kolektor

Kolektor bertanggungjawab atas penagihan utang perusahaan ke 
pelanggan
sesuai dengan prosedur dan dokumen penagihan yang sah dengan sasaran
mengurangi jumlah piutang dan membantu dalam mencapai target penagihan
yang telah ditetapkan. Adapun tugasnya meliputi:
a. Mencocokan antara dokumen penagihan dengan rekap dokumen penagihan
yang diterima dari debitur
b. Melengkapi dokumen penagihan penagihan sesuai dengan syarat yang
ditetapkan oleh pelanggan.
c. Melakukan penagihan sesuai dengan jadwal pembayaran yang ditetapkan
pelanggan dalam rangka mencapai average collection yang ditetapkan oleh
cabang.
d. Melakukan konfirmasi AR ke pelanggan dan memberi pengertian tanggal
jatuh tempo.
e. Menginformasikan kepada pihak terkait di kantor bilamana terjadi kegagalan
penagihan.
f. Memeriksa keabsahan alat pembayaran yang diterima dan memastikan
jumlah pembayaran sesuai dengan dokumen penagihan.
g. Menyetorkan hasil tagihan ke kasir dan menyerahkan dokumen penagihan
yang belum tertagih dalam rangka pembuatan register penerimaan dan
penyiapan untuk pelaksanaan tagihan berikutnya.
h. Mengembalikan semua dokumen penagihan pada setiap akhir tugas setiap
harinya.

22
11. Kasir

Kasir bertanggungjawab atas pengelolaan keuangan terkait dengan 
hasil
tagihan, penyetoran ke rekening perusahaan, pengelolaan petty cash untuk
operasional dan membuat laporan keuangan ke kantor pusat secara baik dan
benar. Adapun tugasnya meliputi:
a. Memastikan dan melaksanakan keluar masuknya dana petty cash sesuai
dengan prosedur.
b. Menyimpan bukti penggunaan kas kecil untuk yang akan diajukan
penggantiannya ke kantor pusat.
c. Mengajukan penggantian penggunaan dana petty cash sesuai dengan periode
yang telah ditetapkan.
d. Mengecek keabsahan giro terhadap syarat administrasi yang ditentukan bank
untuk masing-masing pelanggan.
e. Menerima, memeriksa dan membuat tanda terima untuk setiap uang atau giro
hasil penagihan dari pelanggan.
f. Melakukan pelunasan dengan terlebih dahulu mencocokkan register
pelunasan dari debitur dengan bukti terima pembayaran dari kolektor
maupun giro pada rekening koran.
g. Membuat slip setoran ke bank atas setiap penerimaan hasil tagihan dari
pelanggan.
h. Mengontrol pembeli, penyimpan dan membuat laporan pemakaian materai
untuk faktur-faktur dalam rangka memenuhi syarat transaksi yang telah
ditetapkan.
i. Mengadakan opname kas dan giro bulanan dibawah pengawasan BCC dalam
rangka memeriksa kesesuaian antara catatan kas dengan fisik uang kas yang
ada.

12. Administrasi logistik



Logistik bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas administrasi
penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan barang di gudang sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan serta melaksanakan tugas-tugas lain yang masih
ada kaitannya untuk menjamin kinerja logistik dapat berjalan sesuai yang

23
diharapkan. Adapun tugasnya meliputi:
a. Melakukan semua proses administrasi yang dibutuhkan terkait dengan
ketersediaan barang di gudang mulai dari pemesanan, input pada sistem,
pemindahan/mutasi barang sesuai dengan prosedur yang ada.
b. Mengontrol ketersediaan barang di gudang termasuk untuk 
pengorderan
ulang barang-barang di bawah standar stok yang aman maupun
pengembalian barang expired/rusak sesuai kebijakan retur barang masing-
masing prinsipal.
c. Melakukan stok opname harian maupun berkala khususnya untuk stok slow
dan non-moving.
d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang masih ada kaitannya untuk mendukung
kinerja logistik dapat berjalan dengan lancar. 


13. Petugas gudang



Petugas gudang bertanggungjawab atas tugas-tugas penerimaan,
penyimpanan, pencatatan di kartu stok, pengeluaran dan penyerahan barang-
barang yang masuk ke gudang berdasarkan prosedur yang benar dan sesuai
dengan dokumen yang benar sehingga selisih stok serta kualitas fisik barang
terjaga sesuai dengan standar. Adapun tugasnya meliputi:
a. Melakukan perhitungan stok secara rutin maupun berkala dalam rangka
menghindari terjadinya selisih stok.
b. Membuat laporan tentang kondisi stok barang di gudang dalam rangka
memberi informasi kepada atasan yang terkait atau pihak lain yang
membutuhkan.
c. Melaksanakan penerimaan, penyiapan serta pengeluaran barang di gudang
dalam rangka memastikan kesesuaian antara fisik barang dengan dokumen
yang menyertai serta berjalannya sesuai dengan prosedur yang berlaku.
d. Melakukan penyiapan barang sesuai dengan policy yang berlaku dalam
rangka menjaga kualitas barang dan memudahkan dalam pengeluaran
barang.
e. Membuat laporan kepada atasan tentang kondisi barang: jumlah, kualitas,
kondisi expired date dalam rangka menghindari over stok dan barang rusak
(fisik atau karena sudah kadaluarsa).
f. Memonitor dan menjaga kebersihan gudang secara menyeluruh baik dari segi

24
keamanan penyimpanan barang, keselamatan kerja ataupun dari segi
keamanan lingkungan dalam rangka menunjang operasional gudang agar
tetap berjalan dengan lancar.
g. Melakukan pencatatan kondisi suhu setiap hari baik gudang secara
menyeluruh dan suhu chiller tiga kali sehari (pukul 08.00, 12.00, dan 16.00).

14. Petugas keamanan (Satpam)



Petugas keamanan bertanggungjawab atas keamanan kantor, memberikan rasa
aman dan nyaman pada karyawan saat bekerja di kantor. Adapun tugasnya antara
lain:
a. Melaksanakan pengaman secara menyeluruh di lokasi kerja
b. Melakukan pemeriksaan pada tamu/pemilik yang akan masuk ke 
area
kerja.
c. Memeriksa setiap mobil/motor yang akan memasuki area kerja.
d. Menjaga dan memelihara asset dan inventaris perusahaan.
e. Menertibkan parkir mobil dan motor saat parkir.
f. Anggota bertanggungjawab atas tugas dan fungsi, selama 
melaksanakan
tugas
g. Bertugas sebagai operasional genset pada saat dibutuhkan jika 
listrik mati
pada jam malam dan dihari libur. 


25
BAB IV

KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

A. Kegiatan yang dilakukan di PBF PT. Penta Valent cabang Purwokerto.


PT. Penta Valent cabang Purwokerto merupakan salah satu perusahaan
berbentuk Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang melakukan usaha di bidang
pengadaan dan distribusi produk farmasi, alat kesehatan dan konsumer.
Perusahaan ini telah memegang perizinan dari Kementerian Kesehatan RI sebagai
Izin Pedagang Besar Farmasi. PT. Penta Valent cabang Purwokerto memiliki
pelanggan di berbagai tempat, seperti instalasi farmasi rumah sakit, pedagang
besar farmasi lainnya, Apotek, toko obat, klinik kecantikan, rumah bersalin, PMI
(Palang Merah Indonesia), dan lain-lain. Produk yang didistribusikan, seperti obat
Psikotropika, Prekusor, obat keras, obat bebas terbatas, food supplement, dan
produk konsumer. Selain daerah purwokerto-banyumas pendistribusian produk
Penta Valent cabang Purwokerto meliputi daerah Purbalingga, Banjarnegara,
Bumiayu, Kebumen, Cilacap, Mejenang, dan Purwokerto.
Manajemen mutu di PBF PT. Penta Valent mengacu pada pedoman Cara
Distribusi Obat yang Baik (CDOB) sesui dengan peraturan Kepala Badan
Pengawas Obat Dan Makanan Republik Indonesia HK.03.1.34.11.12.7542 tahun
2012 tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik untuk menjamin
kualitas dan keamanan produk obat sesuai dengan tujuan penggunaannya.
Sertifikat CDOB PT. Penta Valent cabang Purwokerto keluar pada bulan April
tahun 2015 tentang CCP (Cold Chain Product) dan Distribusi Produk Obat
lainnya.
Dalam menerapkan manajemen mutu PBF PT. Penta Valent telah
mengeluarkan protap untuk setiap langkah kerjanya mulai dari pengadaan,
penyimpanan hingga penyaluran sesuai dengan CDOB. Selain itu di PT. Penta
Valent juga rutin melaksanakan inspeksi diri setiap 1 tahun sekali untuk
menjamin kinerja karyawan dan kesesuaian proses pengelolaan distribusi obat
sesuai CDOB atau tidak. Pelatihan juga rutin dilaksanankan satu tahun sekali
untuk melatih karyawan dalam melaksanakan tugasnya agar memiliki kesadaran
yang tinggi terhadap CDOB. Bangunan khususnya gudang penyimpanan obat
juga dirancang sesuai dengan ketentuan di dalam CDOB.

26
B. Praktik yang dikerjakan selama PKPA
Praktik Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang dilakukan di Pedagang Besar
Farmasi PT. Penta Valent cabang Purwokerto selama satu bulan pada tanggal 1
September hingga 28 September 2019 pukul 08.00 sampai 16.00 WIB. Praktik
kerja yang dilakukan mahasiswa selama PKPA di PBF PT. Penta Valent cabang
Purwokerto diantaranya ialah mempelajari sejarah dan organisasi PBF PT. Penta
Valent, memahami peran dan fungsi Apoteker di PBF, manajemen pengelolaan
obat di PBF (perencanaan, pengadaan, dan pendistribusian obat), dan prosedur
dokumentasi di PBF yang sesuai dengan aspek CDOB. Kegiatan yang dilakukan
selama PKPA di PBF PT. Penta Valent, antara lain:
1. Mempelajari 9 aspek CDOB meliputi manajemen mutu obat, organisasi,
managemen dan personalia, bangunan dan peralatan, operasional, inspeksi
diri, retur, recall, transportasi, fasilitas distribusi berdasarkan kontrak, dan
dokumentasi.
2. Pemberian materi tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab apoteker di
PBF
3. Pemberian materi tentang struktur organisasi Penta Valent cabang
Purwokerto
4. Mempelajari prosedur pengiriman, penyimpanan, penerimaan, penyaluran
dan penanganan retur ataupun recall barang 

5. Pemberian materi tentang Cold Chain Product (CCP) dengan menjaga

kestabilan produk selama penyimpanan, pengepakan, dan pengiriman.
6. Melakukan pencatatan suhu dan kelembaban selama 3 kali dalam sehari
pada pagi hari (08.00) siang hari (12.00) dan sore hari (16.00).
7. Mempelajari tata ruang dan letak PBF Penta Valent cabang Purwokerto
8. Mempelajari prosedur penyimpanan psikotropika, 
prekursor, dan obat-
obat tertentu.
9. Melakukan pelaporan obat yang mengandung psikotropika, prekursor dan
obat-obat tertentu melalui system e-napza
10. Melakukan pencocokan faktur penjualan dengan surat pesanan dari outlet
11. Melakukan prosedur pelatihan karyawan mengenai CDOB
12. Mempelajari prosedur tetap penanganan barang rusak, kadaluarsa, dan

mendekati kadaluarsa
13. Penyiapan dan penataan obat reguler, psikotropika, prekursor, dan obat-

27
obat tertentu dilakukan setiap hari untuk memenuhi permintaan pesanan
dari pelanggan/outlet
14. Pelaporan stok opname mingguan psikotropika, prekursor, dan OOT
kepada PBF Pusat

C. Pembahasan
PT. Penta Valent cabang Purwokerto merupakan perusahaan Pedagang Besar
Farmasi (PBF) yang bergerak di bidang fasilitas distribusi atau penyaluran
sediaan farmasi, alat kesehatan dan produk konsumer. Praktek Kerja Profesi
Apoteker (PKPA) dilakukan di salah satu cabang PT. Penta Valent Cabang
Purwokerto yang berlokasi di jalan Martadireja 1 No. 788, Purwokerto Wetan,
Kec. Purwokerto Timur, Kabupaten Banyumas, Jawa Tengah dengan
penanggung jawabnya adalah seorang Apoteker yang bertanggung jawab
terhadap seluruh kegiatan operasional yang memiliki peran dalam menerapkan
atau mengimplementasikan CDOB di PT. Penta Valent.
Secara umum di PT. Penta Valent cabang Purwokerto telah menerapkan Cara
Distribusi Obat yang Baik (CDOB) dan telah mendapat sertifikat CDOB pada
bulan April tahun 2015. Sertifikat CDOB adalah dokumen sah yang merupakan
bukti bahwa PBF telah memenuhi persyaratan CDOB dalam mendistribusikan
obat atau bahan obat. Adanya sertifikat CDOB menunjukkan bahwa sistem
manajemen mutu telah baik sehingga dapat menjamin kualitas pelayanan
termasuk pengelolaan dan penanganan produk dalam rantai distribusi obat.
Dengan begitu kepercayaan principal dan pelanggan terhadap PBF dapat
meningkat.
Menurut Peraturan Kepala BPOM RI Tahun 2012 terdapat 9 aspek dalam
CDOB, yaitu manajemen mutu, organisasi, manajemen dan personalia, bangunan
dan peralatan, operasional, inspeksi diri, penanganan keluhan, retur, diduga palsu
dan penarikan, transportasi, fasilitas distribusi berdasarkan kontrak dan
dokumentasi.
1. Manajemen Mutu
Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat yang Baik dan fasilitas distribusi
yang berupa Standar Operasional Prosedur (SOP) harus mempertahankan
sistem mutu yang mencakup tanggung jawab, proses dan langkah manajemen
risiko terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan di PBF. Fasilitas distribusi

28
harus memastikan bahwa mutu obat dan/atau bahan obat dan integritas rantai
distribusi dipertahankan selama proses distribusi. Seluruh kegiatan distribusi
harus ditetapkan dengan jelas, dikaji secara sistematis dan semua tahapan
kritis proses distribusi dan perubahan yang bermakna harus di validasi dan
didokumentasikan (BPOM RI, 2012).
Manajemen mutu yang dilakukan oleh PT. Penta Valent diatur
berdasarkan kebijakan tertulis berupa prosedur tetap (protap) yang telah dibuat
dan disahkan oleh pusat (direksi). Protap ini berlaku untuk seluruh cabang
Penta Valent. Protap mencakup diantaranya meliputi pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, dan pengiriman produk baik obat reguler, psikotropika, maupun
produk rantai dingin (cold chain product). Protap dikaji ulang oleh manajemen
pusat setiap empat (4) tahun sekali. Selain protap, cabang memiliki kebijakan
tersendiri berupa Instruksi Kerja. Instruksi kerja dapat berbeda-beda
tergantung kebijakan masing-masing cabang. Protap dan Instruksi Kerja
bertujuan untuk memastikan mutu produk sesuai dengan persyaratan dan
tujuan penggunaan sesuai ketentuan yang diatur dalam CDOB.
Peran Apoteker dalam aspek manajemen mutu adalah turut berperan
dalam membuat dan mengevaluasi protap. Apoteker dapat memberikan
usulan/masukan terkait revisi protap. Apoteker Penanggung Jawab PT. Penta
Valent Purwokerto turut serta mengevaluasi protap dengan memberikan
usulan-usulan terkait isi protap kepada pusat. Protap yang perlu diperbaharui
dilakukan pembaharuan berupa revisi, penambahan/ penggantian protap. PT.
Penta Valent Purwokerto telah memperoleh dua sertifikat CDOB yaitu
sertifikat distribusi produk rantai dingin dan sertifikat distribusi produk obat
lainnya. Dalam rangka menjamin mutu produk, PT. Penta Valent Purwokerto
rutin melakukan validasi prosedur distribusi dan kalibrasi terhadap alat.
Validasi dilakukan dengan alat yang sudah dikalibrasi. Kalibrasi dilakukan
dilakukan 1 tahun sekali terhadap data logger, thermohygrometer, dan
termometer digital. Validasi yang dilakukan yaitu validasi suhu (mapping
suhu) menggunakan data logger yang bertujuan mengetahui lamanya waktu
cool box (wadah produk rantai dingin) untuk mempertahankan suhu
penyimpanan dalam rentang 2-8oC. Validasi yang dilakukan, yaitu cool box
diisi dengan 4 ice pack dan didalamnya dimasukkan data logger dan diikat
bersama dengan thermohygrometer. Kemudian data logger di evaluasi

29
terhadap suhu penyimpanan produk rantai dingin dengan tahapan sebagai
berikut:
a) Buka aplikasi testo pada komputer
b) Hubungkan alat reader pada komputer.
c) Ambil data logger dari chiller, buka penutup belakang lalu pasangkan
pada reader.
d) Pada menu awal, klik connect to instrument
e) Pada menu instrument, klik connect sesuai tipe data logger yang
digunakan. Data logger yang dimiliki PT. Penta Valent Purwokerto
bertipe testo 174-2010. 

f) Selanjutnya klik show instrument status untuk melihat status instrumen

g) Klik import measurement data pada menu evaluating
h) Klik start import pada bagian kanan bawah.
i) Pemindahan data mulai berjalan dari alat ke komputer. Tunggu hingga
proses loading data selesai 

j) Halaman akan memunculkan tampilan file berupa grafik dan tabel. Klik
start report untuk menyimpan file dan print report untuk mencetak file.

k) Klik stop measurement untuk menghentikan perekaman suhu.
l) Pilih configure instrument pada menu instrument, atur interval waktu
perekaman berdasarkan satuan jam atau menit.
m) Klik start measurement untuk memulai kembali perekaman suhu. 

n) Data logger akan memunculkan tampilan “wait” 

o) Lepaskan data logger dari reader, pasangkan penutup 

p) Cabut alat reader dari komputer 

q) Masukkan kembali data logger ke dalam chiller 

r) Tunggu hingga tampilan suhu di data logger pada chiller menunjukkan
angka di rentang 2-8oC. Setelah masuk rentang, tekan tombol “Go”
hingga tampilan berubah dari “wait” menjadi “Rec” yang menandakan
data logger mulai merekam suhu.

2. Organisasi, Manajemen, dan Personalia


Pelaksanaan dan pengelolaan sistem manajemen mutu yang baik serta

30
distribusi obat dan/ atau bahan obat yang benar sangat bergantung pada
personil yang menjalankannya. Personil yang cukup dan kompeten harus ada
untuk melaksanakan semua tugas yang menjadi tanggung jawab fasilitas
distribusi. Tanggung jawab masing-masing personil harus dipahami dengan
jelas dan dicatat. Semua personil harus memahami prinsip CDOB dan harus
menerima pelatihan dasar maupun pelatihan lanjutan yang sesuai dengan
tanggung jawabnya. Struktur organisasi harus ada untuk tiap bagian yang
dilengkapi dengan bagan organisasi yang jelas. Tanggung jawab, wewenang
dan hubungan antar semua personil harus ditetapkan dengan jelas.
Organisasi, manajemen dan personalia yang diterapkan oleh PBF Penta
Valent cabang Purwokerto telah berjalan dengan baik dengan dibentuknya
suatu struktur organisasi yang jelas, masing-masing personil dalam struktur
organisasi tersebut memiliki job description yang jelas yang telah ditetapkan
oleh perusahaan sehingga setiap karyawan mengetahui tugas dan tanggung
jawabnya masing-masing. Untuk meningkatkan kualitas kerja, Apoteker PT.
Penta Valent melakukan pelatihan CDOB yang dilaksanakan setiap setahun
sekali dengan tujuan untuk meningkatkan kompetensi dan keterampilan dari
tiap personil. Setiap proses pelatihan didokumentasi dan dievaluasi
keefektifannya dalam bentuk daftar hadir, pretest sebelum pelatihan dan post
tes setelah pelatihan.

3. Bangunan dan Peralatan


Fasilitas distribusi harus memiliki bangunan dan peralatan untuk
menjamin perlindungan dan distribusi obat dan/atau bahan obat. Bangunan
harus dirancang dan disesuaikan untuk memastikan bahwa kondisi
penyimpanan yang baik dapat dipertahankan, mempunyai keamanan yang
memadai dan kapasitas yang cukup untuk memungkinkan penyimpanan dan
penanganan obat yang baik, dan area penyimpanan dilengkapi dengan
pencahayaan yang memadai untuk memungkinkan semua kegiatan
dilaksanakan secara akurat dan aman. Serta didukung dengan peralatan yang
memadai dan sudah terkualifikasi dan validasi secara berkala, kemudian selalu
dilakukan pengendalian suhu dan lingkungan secara teratur.
PT. Penta Valent cabang Purwokerto memiliki desain, konstruksi, dan
letak bangunan yang memadai, serta disesuaikan dengan baik untuk

31
memudahkan pelaksanaan operasional. Untuk penerapan aspek bangunan dan
peralatan di PT. Penta Valent cabang Purwokerto sudah cukup baik dan telah
sesuai dengan CDOB dimana terdapat persyaratan untuk bangunan
diantaranya adalah harus dapat menjamin perlindungan dan distribusi obat
atau bahan obat diantaranya, yaitu melindungi obat dari suhu dan kelembaban,
banjir, memiliki kapasitas yang memadai, bersih, memiliki sirkulasi udara
yang bersih dan dapat memudahkan operasional, serta penerangan yang cukup
juga perlengkapan yang memadai.
Pengontrolan suhu pada penyimpanan produk di suhu ruang dengan
o
(25-30 oC), cool room (≤25 C) dipantau menggunakan thermohygrometer,
dan chiller (2-8 oC) dipantau menggunakan data logger. Pengontrolan suhu
gudang dilakukan sebanyak 3 kali sehari selama 24 jam pada pukul 08.00,
12.00, dan 16.00 WIB, dimana telah sesuai dengan CDOB, yaitu 3 kali sehari
dilakukan pemantauan suhu. Bangunan di PT. Penta Valent Purwokerto
meliputi gudang dan kantor. Gudang dibagi menjadi dua, yaitu gudang farmasi
yang berisikan semua produk farmasi baik obat dan alat kesehatan, serta
gudang konsumer yang memuat bahan bangunan, kosmetik, parfum, dan lain-
lain. Area gudang farmasi terdiri dari: ruang penerimaan barang, ruang
penyimpanan (obat reguler, psikotropik, prekursor, obat-obat tertentu), ruang
karantina, dan ruang penyerahan barang.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi, Gudang dan
kantor PBF Cabang dapat berada pada lokasi yang terpisah dengan syarat
tidak mengurangi efektivitas pengawasan intern oleh direksi/pengurus dan
penanggung jawab. Gudang Farmasi Penta Valent Purwokerto terpisah dengan
kantor namun letaknya berdekatan sehingga memudahkan pengawasan.
Gudang Pennyimpanan Farmasi di PT. Penta Valent Purwokerto didesain
sesuai dengan ketentuan CDOB. Lokasi gudang lebih tinggi dibandingkan area
lain sehingga bebas banjir. Gudang selalu dalam keadaan pintu tertutup
sehingga mencegah masuknya binatang seperti tikus, burung, dan serangga.
Toilet terpisah dengan gudang sehingga mencegah kontaminasi. Kebersihan
gudang selalu dipelihara dengan dilakukan pembersihan secara rutin oleh
personil gudang.

32
Ruang karantina terpisah dan terkunci untuk menyimpan obat-obatan
yang rusak dan mendekati expired date. Area transit barang tersedia untuk
barang yang menunggu keputusan lebih lanjut terkait statusnya seperti barang
retur. Ruang penyimpanan khusus diperuntukkan untuk obat-obat yang
membutuhkan penanganan dan kewenangan khusus sesuai dengan peraturan
perundang-undangan seperti Psikotropika, Prekursor, dan Obat-obat tertentu.
Area penyimpanan Psikotropika berupa sebuah ruangan tertutup yang
dilengkapi kunci ganda (dua pintu dengan dua kunci) sehingga dapat
memberikan keamanan yang memadai. Kunci ruang psikotropika dipegang
oleh Apoteker Penanggung Jawab.

4. Operasional
Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat
memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan
distribusinya ditangani sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada
kemasan. Fasilitas distribusi harus menggunakan semua perangkat dan cara
yang tersedia untuk memastikan bahwa sumber obat dan/atau bahan obat yang
diterima berasal dari industri farmasi dan/atau fasilitas distribusi lain yang
mempunyai izin sesuai peraturan perundang-undangan untuk meminimalkan
risiko obat dan/atau bahan obat palsu memasuki rantai distribusi resmi.
PT. Penta Valent cabang Purwokerto selama proses operasional dalam
pengelolaan obat atau barang dimulai dari proses pengadaan, penerimaan,
penyimpanan, penyaluran dan pemusanahan dipastikan telah memenuhi
kualifikasi pemasok seperti dapat memastikan identitas obat dan bahan obat
yang diterima berasal dari industri lain yang mempunyai izin peraturan
perundang-undangan yaitu telah menerapkan prinsip dan pedoman CDOB
untuk meminimalkan resiko produk palsu memasuki rantai distribusi resmi.
Alur operasional pengelolaan obat di PBF PT. Penta Valent cabang
Purwokerto meliputi pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran
sebagai berikut:
a. Pengadaan
PT. Penta Valent cabang Purwokerto dalam pengadaan obat bersumber dari
prinsipal obat yang telah memiliki izin produksi. Prinsipal tersebut telah
dilakukan kualifikasi oleh pusat sehingga produk yang dibeli telah dipastikan

33
merupakan produk asli yang terdaftar. PBF cabang hanya dapat melaksanakan
pengadaan obat dan/atau bahan obat dari PBF pusat. Penta Valent cabang
Purwokerto melakukan pengadaan obat melalui beberapa cara dengan melalui
approval dari pusat. Setiap pengadaan yang dilakukan cabang diketahui oleh
pusat. Cara pengadaan yang dilakukan Penta Valent Purwokerto sebagai
berikut:
 Pengadaan rutin dari Cabang ke Pusat.
PT. Penta Valent cabang Purwokerto melakukan pengadaan barang ke
prinsipal melalui Penta Valent Pusat. Pengadaan barang dilakukan oleh
logistik dengan memperhatikan sisa stok barang dan status pergerakan
barang (fast moving/ slow moving/ non moving). Pengadaan dilakukan
dengan metode konsumsi. Jumlah item barang yang diorder
berdasarkan perhitungan rata-rata penjualan item barang selama tiga
bulan terakhir dikurangi dengan sisa stok. Pengadaan ke pusat
dilakukan melalui persetujuan BM dan APJ cabang Purwokerto.
Tahapan pengadaan barang di PT. Penta Valent, yaitu:
a) Admin logistik membuat request purchase order (request dibuat
berdasarkan rata-rata 3 bulan terakhir)
b) Request Purchase Order (RO) dari admin logistik dikirim ke email
APJ dan BM untuk approval
c) RO di print rangkap 2 dan di tanda tangani admin logistik cabang,
APJ (memuat nama lengkap, No. SIK, dan stempel), dan BM.
d) Untuk RO Psikotropik, Prekursor dan Obat-Obat Tertentu harus
melampirkan surat pesanan
e) RO dikirim kepada pusat 1 lembar dan 1 lembar untuk arsip di
PBF
f) Pusat menerima dan memverifikasi RO. Pusat membuat purchase
order dan ditanda tangani oleh APJ pusat (memuat nama lengkap,
no. SIK, dan stempel)
g) Pusat mengirimkan purchase order ke prinsipal

Khusus untuk pengadaan Psikotropik, Prekursor, dan Obatobat tertentu


(PPO) ke Pusat harus disertakan surat pesanan yang dibuat dan
ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab cabang. Surat

34
pesanan dibuat rangkap dua untuk pusat dan arsip cabang. Surat
Pesanan PPO berisi:
a. Nomor SP
b. Nama, alamat, SIPA APJ cabang
c. Nama, alamat, nomor telepon Penta Valent Pusat
d. Nama produk, jumlah
e. Alamat Penta Valent Cabang
f. Tanggal, tandatangan APJ Cabang dan cap stempel

Dokumen surat pesanan PPO dan request purchase yang telah dibuat
dikirimkan berkas fisiknya kepada Penta Valent Pusat untuk diproses.
Masa berlaku SP selama tujuh hari. Bila lebih dari tujuh hari maka SP
dinyatakan tidak berlaku dan memerlukan SP baru.

 Pengadaan Antara Cabang ke Cabang Lainnya


Pengadaan barang antara sesama cabang Penta Valent dilakukan
dengan cara Relokasi Antar Cabang (RAC). Proses RAC biasanya
dilakukan bila terdapat barang yang bersifat slow/ non moving di suatu
cabang namun bersifat fast moving di cabang yang lain. RAC
dilakukan berdasarkan kesepakatan antar cabang dan melalui
persetujuan Pusat.

 Pengadaan Tambahan (forecast)


Pengadaan tambahan (forecast) dilakukan atas permintaan dari sales
serta pengadaan request dari prinsipal (alokasi). Pengadaan forecast di
luar pengadaan rutin dan atas persetujuan oleh BM. Barang yang
datang harus segera dijual. Pengadaan secara alokasi yaitu cabang
mendapatkan obat dari PBF pusat dengan jenis dan jumlah obat
ditentukan oleh prinsipal. Pengadaan berdasarkan track record
penjualan item obat dari prinsipal tersebut.

b. Penerimaan

35
Penerimaan barang yang dilakukan oleh Penta Valent Purwokerto
terdiri dari penerimaan barang dari pusat dan dari relokasi antar cabang.
Barang dari prinsipal dikirim ke cabang atas permintaan pesanan barang
dari cabang ke pusat. Barang yang datang di PBF wajib diperiksa oleh
petugas gudang PBF. Pemeriksaan yang dilakukan adalah kesesuaian
barang yang diterima dengan dokumen pengiriman (surat jalan). Hal-hal
yang perlu diperhatikan yaitu kesesuaian nama, jumlah, nomor batch dan
expired date (ED). Selain itu dilakukan pengecekan kondisi fisik/kemasan
seperti yang dipersyaratkan (kemasan tidak bocor/tidak rusak). Jika sesuai,
barang pesanan yang diantar akan diterima dan pelaksana gudang sebagai
pihak penerima kemudian memberi tandantangan dan tanggal penerimaan
barang pada surat jalan bila pengecekan telah dilaksanakan. Setelah itu,
surat jalan akan ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab,
kemudian dokumen diserahkan ke logistik untuk diiput ke sistem.
Mahasiswa PKPA berkesempatan melakukan penerimaan barang di
gudang dengan mengecek kesesuaian antara fisik produk dengan dokumen
(surat jalan), meliputi: nama produk, jumlah produk, nomor bets, dan
tanggal kadaluarsa. Setiap item obat yang sesuai dengan dokumen
diberikan tanda centang pada list. Penerimaan dilakukan terdapat obat
reguler, psikotropika, prekursor, dan OOT. Barang yang diterima
dituliskan pada Buku Barang Datang yang memuat:
1) Tanggal
2) Nama Ekspedisi
3) Jumlah Koli (karton)
4) Kondisi barang (Baik/ rusak/ pecah)
5) Nama Prinsipal
Apabila terdapat ketidaksesuaian antara barang dengan dokumen,
petugas gudang mencatat ketidaksesuaian tersebut dan memberitahu
logistik untuk selanjutnya dilaporkan ke PBF pusat. Bila ada barang rusak/
tercemar ketika diterima, dibuat berita acara rangkap 4 untuk pengirim,
gudang pusat, gudang cabang, dan administrasi logistik cabang untuk
selanjutnya dilaporkan ke PBF pusat. Barang yang telah sesuai di input ke
sistem dan dicatat di kartu stok.
c. Penyimpanan

36
Petugas gudang menyimpan barang pada ruang penyimpanan/lemari
yang tersedia sesuai syarat kondisi penyimpanan. Identitas/label diberikan
pada area penyimpanan barang tersebut agar tidak terjadi kesalahan dalam
menyimpan/ mengambil barang. Penyimpanan barang harus sesuai dengan
ketentuan petunjuk penyimpanan yang tertera pada keterangan produk.
Khusus untuk obat psikotropika disimpan di tempat penyimpanan khusus
psikotropika yang terkunci. Sementara obat-obat tertentu dan prekursor
disimpan dalam rak terpisah. Penyimpanan obat jadi di gudang retail
digolongkan berdasarkan nama prinsipal. Setiap retail prinsipal terdapat
penomoran untuk memudahkan pencarian. Penempatan produk diatur
dimana kemasan yang mudah pecah (botol sirup, sediaan injeksi)
ditempatkan di rak bagian bawah untuk meminimalisir kerusakan produk
bila terjatuh. Produk suplemen disimpan pada rak khusus suplemen.
Semua jenis obat disimpan berdasarkan First Expired First Out (FEFO)
yang tujuannya untuk memastikan rotasi stok, dimana obat dengan tanggal
kadaluarsa lebih lama diletakkan di bagian belakang. PT. Penta Valent
Purwokerto juga melakukan penyimpanan barang dengan memperhatikan
syarat suhu penyimpanan produk. Produk disimpan berdasarkan klasifikasi
suhu simpan yaitu:
1. Suhu Kamar Terkendali
Suhu ruang penyimpanan di gudang farmasi PT. Penta Valent Purwokerto
secara umum merupakan suhu kamar yang terkendali. Ruangan dilengkapi
dengan Air Conditioner untuk mengendalikan suhu agar tidak melebihi
batas suhu kamar yaitu diatas 25 derajat Celcius. Termohigrometer
ditempatkan pada ruangan untuk mendeteksi suhu dan kelembaban.
Pemantauan suhu dilakukan secara manual tiga hari sekali setiap pagi,
siang, dan sore guna memastikan suhu tetap terkendali.

2. Suhu Dingin
Produk yang membutuhkan penyimpanan suhu dingin (2-8 derajat
Celcius) disimpan pada chiller yang dilengkapi detektor suhu. Contoh
produknya adalah vaksin Ostenil® inj, Protocin® inj, Myotonic® inj, tetes
mata Fenicol® dan Mycos®.

37
Produk yang berbau tajam dan mudah terbakar seperti alkohol disimpan
terpisah dari rak obat. Produk yang masih dalam bentuk karton disimpan
diatas palet sehingga tidak menempel langsung dengan lantai untuk
menghindari kerusakan. Produk yang mendekati kadaluarsa, rusak, yang
akan dikembalikan ke prinsipal serta produk yang ditarik dari peredaran,
disimpan secara terpisah di ruang karantina yang terkunci dan diberi
penandaan. Pengambilan obat mendahulukan obat dengan tanggal
kadaluarsa yang lebih cepat. Pengambilan obat dilakukan dengan tepat
sesuai yang tertera pada dokumen faktur dan dicatat pada kartu stok. Obat
yang telah disiapkan oleh petugas gudang dilakukan pengecekan kembali
oleh petugas yang berbeda untuk menghindari kesalahan.
Untuk menjaga akurasi persediaan stok, stok opname dilakukan secara
berkala. Stok opname dilakukan terhadap obat reguler, psikotropika,
prekursor, dan obat-obat tertentu. Stok opname psikotropika, prekursor dan
OOT di PT. Penta Valent Purwokerto dilakuakn setiap sepekan sekali
untuk dilaporkan ke pusat. Mahasiswa PKPA berkesempatan melakukan
stok opname psikotropika, prekursor dan OOT. Jumlah fisik obat
disesuaikan dengan jumlah kartu stok, kemudian dicocokkan antara data
fisik dengan data di sistem.
d. Penyaluran
Pendistribusian barang ke outlet (Rumah Sakit, apotek, puskesmas)
dapat dilakukan setelah PBF menerima Surat Pesanan (SP) melalui
salesman, via WhatsApp (WA) dengan memfoto SP. Setelah menerima
pesanan, dilakukan verifikasi oleh Apoteker Penanggung Jawab. Apoteker
Penanggung Jawab memeriksa kebenaran dan keabsahan surat pesanan
meliputi nama, alamat dan izin pelanggan; nomor surat pesanan; nama
barang, bentuk sediaan dan jumlah pesanan; tanggal, tempat dan nama
Apoteker Penanggung Jawab; serta nomor SIPA, TTD Apoteker
Penanggung Jawab dan stempel pelanggan. Jika SP tersebeut tidak lolos
verifikasi maka SP tersebut ditolak untuk dilayani pemesanannya. Jika
lolos verifikasi, fakturis akan memeriksa ketersediaan barang di sistem,
selanjutnya fakturis akan membuat faktur dan menyerahkan ke gudang.
Kemudian petugas gudang akan menyiapkan pesanan dengan memastikan
bahwa barang yang disiapkan sesuai dengan nomor bets, tanggal

38
kadaluwarsa dan jumlah barang. Petugas gudang juga melakukan
pencatatan pengeluaran pada kartu stok barang. Barang yang telah
disiapkan disimpan pada rak/keranjang sesuai nama pengantar
barang/salesman dan dilakukan pengemasan barang dengan baik agar
menjaga mutu dan kualitas barang yang akan dikirim.
Khusus untuk penyaluran barang CCP, terdapat ketentuan khusus yaitu
adanya tambahan data mengenai suhu selama CCP dikirim dari PBF dan
saat diterima pelanggan. Pelanggan juga harus menerima instruksi cara
penyimpanan produk CCP saat penyerahan barang. Pengemasan produk
CCP dilakukan dengan memasukkan CCP ke dalam cool box yang
dilengkapi ice pack dan data logger. Data logger merupakan alat elektronik
yang berfungsi untuk merekam data suhu dan kelembaban dari waktu ke
waktu secara berkala (dapat diatur sesuai kebutuhan). Data tersebut dapat
disimpan dan dilihat melalui komputer.
e. Pemusnahan
Pemusnahan obat dilakukan pada obat rusak atau obat kadaluarsa.
Sebelum dimusnahkan, obat dikumpulkan terlebih dahulu di ruang
karantina. Proses pemusnahan di Penta Valent dilakukan oleh pusat atau di
cabang lain yang memiliki tempat yang lebih memunginkan untuk
melakukan pemusnahan obat.
f. Pelaporan
PBF wajib menyampaikan laporan kegiatan secara berkala meliputi
kegiatan penerimaan dan penyaluran obat. PBF yang menyalurkan
narkotika, psikotropika wajib mengirimkan laporan bulanan penyaluran
narkotika dan psikotropika sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan. Laporan tersebut dapat dilakukan secara elektronik. Laporan
dibuat oleh Apoteker Penanggung Jawab PT. Penta Valent Purwokerto.
Laporan yang dikirimkan meliputi laporan penyaluran semua obat dan
laporan obat-obat tertentu. Laporan penyaluran semua obat ditujukan
kepada Dinas kesehatan (e-report) setiap 3 bulan sekali. Laporan bulanan
penyaluran psikotropika, prekursor, dan OOT ditujukan kepada Balai
POM Semarang setiap 1 bulan sekali melalui situs e-napza.pom.go.id.
Mahasiswa PKPA berkesempatan melakukan pelaporan PPO secara
elektronik.

39
5. Inspeksi Diri
Inspeksi diri bertujuan untuk memantau pelaksanaan dan kepatuhan
terhadap pemenuhan CDOB dan untuk bahan tindak lanjut langkah-langkah
yang diperlukan. Program inspeksi diri harus dilaksanakan dalam jangka
waktu yang ditetapkan dan mencakup semua aspek CDOB serta kepatuhan
terhadap peraturan perundang-undangan, pedoman dan prosedur tertulis.
PT. Penta Valent Purwokerto melakukan inspeksi secara internal.
Inspeksi dilakukan secara rutin setiap tahunnya mengikuti protap yang telah
dibuat. Tim inspeksi dibentuk oleh kepala cabang yang diketuai oleh Apoteker
Penanggung Jawab yang beranggotakan dari masing-masing unit. Semua
pengamatan saat inspeksi diri dapat dinilai dalam form inspeksi. Penilaian
pada form inspeksi dapat diberi nilai 0-100 sesuai kategori tingkat kekritisan.
Kategori tingkat kekritisan terdapat 3 jenis yaitu minor, mayor, dan kritis,
Form inspeksi didokumentasikan dalam bentuk laporan untuk disampaikan
kepada manajemen dan pihak terkait lainnya. Jika dalam pengamatan
ditemukan adanya penyimpangan dan/atau kekurangan, maka penyebabnya
harus diidentifikasi dan dibuat CAPA. CAPA harus didokumentasikan dan
ditindaklanjuti. Penyimpangan yang ditemukan saat inspeksi dicatat dan
diidentifikasi penyebabnya serta ditentukan batas waktu perbaikan. Tindakan
perbaikan dan pencegahan (Corrective Action Preventive Action) dibuat oleh
apoteker penanggung jawab sebagai bentuk evaluasi terhadap hasil inspeksi.

6. Penanganan Keluhan, Obat diduga Palsu, dan Produk Kembalian


Keluhan dibagi menjadi 2, yaitu keluhan terkait produk yang
didistribusikan dan keluhan terkait pelayanan distribusi. PBF Penta Valent
memiliki Prosedur Tetap (Protap) mengenai penanganan terhadap keluhan,
dimana personil kompeten yang telah ditunjuk (Kepala Cabang, Apoteker
Penanggung jawab, Admin Logistik) memastikan penanganan keluhan
tertangani dengan tepat. Keluhan terhadap kualitas obat akan segera
dilaporkan ke pusat, dimana pusat akan melaporkan keluhan tersebut kepada
prinsipal dari produk yang bersangkutan. Setelah dilaporkan ke prinsipal,

40
pusat akan mendapatkan feedback seperti penggantian barang atau yang
lainnya. Kemudian pusat akan mengkonfirmasi hal tersebut ke cabang dan
cabang akan segera mengkonfirmasikan hal tersebut dengan outlet/konsumen.
Sedangkan keluhan terhadap pelayanan, seperti barang kosong, pengiriman
barang yang terlalu lama, dan sebagainya hanya ditangani di cabang dan tidak
dilaporkan ke pusat. Evaluasi terhadap keluhan dilakukan setiap bulan, yang
kemudian dicari solusi yang tepat terhadap keluhan tersebut untuk mencegah
keluhan muncul kembali.
Untuk penanganan obat diduga palsu, PBF harus tersedia prosedur
tertulis untuk penanganan dan penerimaan obat dan/atau bahan obat diduga
palsu. PBF Penta Valent memiliki protap yang mengatur tentang penanganan
obat diduga palsu, namun pada PBF Penta Valent hingga saat ini belum
menjumpai adanya obat diduga palsu.
Retur penjualan barang merupakan proses pengembalian barang yang
dilakukan oleh pelanggan ke PBF cabang. Retur penjualan barang di PBF PT.
Penta Valent dapat dilakukan dalam tiga kondisi dimana adanya barang
Expired Date (ED) atau bisa juga karena barang tersebut rusak dan adanya
kesalahan pada bagian administrasi. PT Penta Valent Cabang Purwokerto juga
mengeluarkan surat edaran mengenai persyaratan pengembalian produk
kembalian dan recall produk.
Penarikan obat dilakukan perdasarkan surat penarikan dari pusat
kecabang, kemudian APJ segera menangani recall dengan mengecek
kesediaan produk tersebut baik dari sistem maupun dari gudang. Apabila PBF
memiliki stok produk yang dilakukan recall, maka surat konfirmasi recall
dibuat 7 rangkap, yaitu untuk Balai POM, Arsip, PBF Pusat, Admin Logistik,
Gudang Cabang, Gudang Pusat, dan prinsipal. Sedangkan dokumentasi ketika
stok kosong hanya dibuat 3 rangkap, yaitu untuk Balai POM, Arsip, dan PBF
Pusat. Setelah itu, PT Penta Valent Cabang Purwokerto akan membuat surat
penarikan obat ke Outlet untuk dasar penarikan obat. Penggantian produk
yang ditarik adalah dengan produk sama dengan bacth yang berbeda atau
dengan kembali uang. Kegiatan penarikan obat didokumentasikan sebagai
bukti penarikan obat. Obat tersebut kemudian disimpan didalam ruang
karantina.

41
7. Transportasi
Obat dan/atau bahan obat harus diangkut menggunakan metode transportasi
yang memadai sesuai dengan pedoman CDOB, yaitu harus diangkut dengan
kondisi penyimpanan sesuai dengan informasi pada kemasan. Apapun moda
transportasi yang digunakan harus dapat menjamin bahwa obat dan/atau bahan
obat tidak mengalami perubahan kondisi selama transportasi yang dapat
mengurangui mutu (BPOM, 2012). Fasilitas transportasi yang digunakan PBF PT.
Penta Valent cabang Purwokerto adalah mobil pick up box dan sepeda motor.
Penggunaan transportasi yang dipilih disesuaikan dengan lokasi pengiriman.
Motor digunakan untuk pengiriman dalam kota Purwokerto dan mobil untuk
pengiriman luar kota yaitu daerah Banyumas, Cilacap, Purbalingga, Kebumen,
Majenang, dan Banjarnegara. Penggunaan transportasi tersebut juga disesuaikan
dengan jumlah barang yang akan dikirim dengan pertimbangan biaya serta waktu
yang dibutuhkan. Persiapan yang dilakukan PBF PT. Penta Valent cabang
Purwokerto sebelum kegiatan transportasi adalah pengecekan mesin mobil,
kebersihan dan suhu mobil bagian box pengiriman, serta kondisi kunci pada pintu
mobil bagian box pengiriman untuk memastikan keamanan produk selama
pengiriman. Selain itu, fasilitas transportasi juga diservice secara rutin setiap
bulan untuk mengurangi risiko masalah pada mesin selama produk dikirim.

8. Fasilitas Distribusi Terkait Kontrak


Cakupan kegiatan kontrak terutama yang terkait dengan keamanan, khasiat
dan mutu obat dan/atau bahan obat terdiri dari kontrak antar fasilitas distribusi
serta kontrak antara fasilitas distribusi dengan pihak penyedia jasa. Semua
kegiatan kontrak harus tertulis antara pemberi kontrak dan penerima kontrak serta
setiap kegiatan harus sesuai dengan persyaratan CDOB. Pemberi kontrak
bertanggung jawab untuk kegiatan yang dikontrakkan serta menilai kompetensi
yang diperlukan oleh penerima kontrak. Pemberi kontrak juga harus melakukan
pengawasan terhadap penerima kontrak dalam melaksanakan tugas yang
dikontrakkan sesuai dengan prinsip dan pedoman CDOB. Penerima kontrak harus
memiliki tempat, personil yang kompeten, peralatan, pengetahuan dan
pengalaman dalam melaksanakan tugas yang dikontrakkan oleh pemberi kontrak;
penerima kontrak tidak diperbolehkan untuk mengalihkan pekerjaan yang
dipercayakan oleh pemberi kontrak kepada pihak ketiga sebelum dilakukannya

42
evaluasi, dan mendapatkan persetujuan dari pemberi kontrak serta dilakukannya
audit ke pihak ketiga tersebut; dan penerima kontrak harus melaporkan kejadian
apapun yang dapat mempengaruhi mutu obat dan/atau bahan obat kepada pemberi
kontrak sesuai dengan persyaratan kontrak. PT Penta Valent cabang Purwokerto
melakukan kontrak dengan pihak penyedia jasa yaitu pengendalian hama. Kontrak
dilakukan dengan personil yang kompeten dalam mengendalikan hama yang
dibuktikan dengan sertifikat pengendalian hama. Pengendalian hama akan
mengendalikan hama tertentu sesuai dengan yang telah disepakati sebelumnya
dengan pihak PBF. Pengecekan hama dilakukan 2 kali dalam satu bulan. Kontrak
dengan pengendalian hama selama 1 tahun dan dapat diperpanjang.

9. Dokumentasi
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148 tahun 2010 tentang
Pedagang Besar Farmasi, setiap PBF atau PBF Cabang wajib melaksanakan
dokumentasi pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran di tempat usahanya
dengan mengikuti pedoman CDOB baik dokumentasi terkomputerisasi
ataupun manual. Di PBF PT. Penta Valent terdapat beberapa dokumentasi,
diantaranya sebagai berikut:
a. Dokumentasi pengadaan:
1) Request Purchase Order merupakan dokumen permintaan barang dari
cabang ke pusat untuk penerbitan purchase order atau surat pesanan.
2) Purchase order/surat pesanan merupakan dokumen permintaan barang
dagangan dari PBF ke supplier.

b. Dokumentasi penerimaan dan penyimpanan


1) Kartu Stok (manual dan sistem) merupakan catatan untuk mencatat
barang keluar dan barang masuk yang berada di gudang.

2) Dokumentasi penyimpanan meliputi Kartu Suhu. Kartu suhu merupakan


catatan untuk mencatat kondisi suhu selama penyimpanan di gudang.
3) Buku penerimaan barang datang

c. Dokumentasi penyaluran:
1) Surat Pengiriman Barang merupakan dokumen serah terima barang
konsumen yang digunakan untuk penagihan piutang.

43
2) Surat Pesanan Pelanggan merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli
kepada PBF yang isinya berupa pesanan untuk membeli sejumlah
barang/obat.
3) Surat penolakan merupakan dokumen yang dibuat oleh PBF untuk
pelanggan. Surat tersebut digunakan untuk menolak pesanan barang
yang tidak dapat dilayani oleh PBF.
4) Faktur merupakan dokumen akhir serah terima barang dan pembayaran.
5) Surat jalan

d. Dokumentasi Retur:
1) Surat Perintah Penarikan Barang merupakan surat yang digunakan untuk
menyampaikan perintah penarikan barang dari PBF kepada pelanggan.
2) Nota retur penjualan merupakan bukti terima retur dari PBF ke
pelanggan.

e. Dokumentasi lain
1) Dokumentasi terkait inspeksi diri (hasil inspeksi dan CAPA)
2) Dokumentasi terkait pelatihan yang diadakan oleh PBF.

10. Pelaporan
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1148/Menkes/Per/VI/2010
tentang Pedagang Besar Farmasi (PBF), setiap PBF wajib melakukan pelaporan
kepada beberapa instansi terkait dalam melakukan kegiatan usahanya. Pelaporan
yang dilakukan adalah penyaluran obat yang diadakan secara manual maupun
online. PBF PT. Penta Valent cabang Purwokerto melakukan pelaporan online
satu bulan sekali maksimal tanggal 10 ke Balai POM Semarang melalui situs
http://e-napza.pom. Pelaporan manual diserahkan dalam bentuk hardcopy kepada
Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Tengah setiap bulan dengan tembusan
Kepala Balai POM Purwokerto. Setelah mendapatkan konfirmasi melalaui email
dari e-napza bahwa laporan sudah terkonfirmasi, APJ mendokumentasikan
konfirmasi email tersebut sebagai arsip bukti pelaporan. Selain itu terdapat juga
pelaporan online triwulan berupa e-report berupa laporan obat, retur dan lintas
provinsi baik untuk produk biasa (maksimal tanggal 20) atau produk khusus
seperti psikotropika, prekursor dan OOT.

44
45
BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
1. PBF PT. Penta Valent cabang Purwokerto telah menerapkan CDOB dan telah
tersertifikasi CDOB.
2. Apoteker di PBF Penta Valent cabang Purwokerto memiliki peran, fungsi dan
tanggung jawab yaitu mengawasi dan melaksanakan kegiatan pengelolaan
obat sesuai dengan CDOB dan regulasi lainnya yang berlaku.
B. Saran
1. Pelatihan rutin perlu dilakukan kepada semua karyawan untuk meningkatkan
kompetensi masing-masing karyawan agar segala aspek CDOB dapat
terlaksana
2. Kesadaran dan kepedulian personil terhadap pemenuhan ketentuan CDOB
dalam setiap kegiatan distribusi agar dipertahankan dan ditingkatkan agar
lebih baik lagi kedepannya.

46

Anda mungkin juga menyukai