BAB 1

SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

A. Konsep-konsep Dasar
Pengertian
Menurut Anthony (1965) sistem pengendalian manajemen adalah sebuah proses yang
digunakan oleh manajer untuk memastikan bahwa sumber daya telah didapatkan dan
digunakan secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan organisasi.

1. Sistem
Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan
suatu atau sekelompok aktivitas. Sistem memiliki karakteristik berupa rangkaian langkah-
langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang; yang dimaksud untuk mencapai suatu tujuan
tertentu
2. Pengendalian
Pengendalian adalah suatu proses penjaminan dimana perusahaan dan orang-orang yang
berada didalam perusahaan tersebut dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sehingga
dalam suatu organisasi harus dilakukan pengendalian, diamna harus ada perangkat-perangkat
yang di beri wewenang untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai.
 Elemen-elemen Sistem Pengendalian:
1) Pelacak (detector) atau sensor : suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya
terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.
2) Penilai (assessor) : suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual
dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang
seharusnya terjadi.
3) Effector : suatu perangkat (yang sering disebut dengan “umpan balik”) yang mengubah
perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.
4) Jaringan komunikasi : perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor
dan antara assessor dan affector.

3. Manajemen
Suatu organisasi yang terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan bersama (memperoleh tingkatan laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin
oleh chief executive officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen,
bagian (section), dan sub unit dalam bagan organisasi. Proses pengendalian manajemen adalah
tindakan yang di lakukan oleh manajer di seluruh tingkatan untuk memastikan bahwa orang-
orang yang mereka awasi mengimplementasikan aturan atau strategi yang di tetapkan .
 Perbandingan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana
 Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mangandung elemen yang sama
dengan elemen pada sistem pengendalian yang lebih sederhana. Dimana, detector melaporkan
apa yang sedang terjadi atas organisasi; assessor membandingkan informasi ini dengan keadaan
yang diinginkan; effector mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara
keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan; dan sistem komunikasi memberitahukan
kepada para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan
keadaan yang diinginkan.

 Perbedaan proses pengendalian manajemen dengan proses yang lebih sederhana:

1) Standar tidaklah ditetapkan terlebih dahulu. Melainkan, standar tersebut merupakan
proses perencanaan yang sadar.
2) Pengendalian manajemen tidaklah bersifat otomatis.
3) Pengendalian manajemen memerlukan koordinasi antar individu. Suatu organisasi terdiri
dari banyak bagian yang terpisah; dan pengendalian manajemen harus memastikan bahwa
setiap bagian bekerja secara harmonis dengan bagian lainnya.
4) Koneksi dari diterimanya kebutuhan akan tindakan ke ditetapkannya tindakan yang
diperlukan untuk memperoleh hasil yang diinginkan mungkin tidak jelas.
5) Banyak pengendalian manajemen bersifat pengendalian diri sendiri; yaitu, pengendalian
tidak dilakukan oleh suatu perangkat pengatur eksternal, tetapi oleh para manajer yang
menggunakan penilaian mereka sendiri dan bukannya mengikuti instruksi yang diberikan
oleh seorang atasan.
Batas-batas Pengendalian Manajemen
Sistem yang terdapat dalam suatu perusahaan bisa dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
Formulasi Strategi (Strategy Formulation), Pengendalian Manajemen (Management Control) dan
Pengendalian Tugas (TaskControl).
Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam
beberapa hal. Formulasi strategi paling tidak sistematis di antara ketiganya, pengendalian tugas
merupakan yang paling sistematis, dan pengendalian manajemen terletak diantaranya. Formulasi
strategi memfokuskan pada jangka panjang, sementara pengendalian tugas memfokuskan pada
kegiatan jangka pendek, sementara pengendalian manajemen terletak diantaranya. Formulasi
strategi menggunakan perkiraan kasar akan masa depan, pengendalian tugas menggunakan data
akurat saat ini, dan pengendalian manajemen terletak diantaranya.
1. Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan fungsi yang penting. Sistem pengendalian
manajemen memfokuskan pada pemberian dorongan karyawan untuk melakukan hal yang
terbaik bagi perusahaan. Artinya, pengendalian manajemen bersifat proaktif daripada reaktif.
Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota
organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Beberapa aspek dari proses
ini yaitu:
a. Kegiatan Pengendalian Manajemen
 Merencakana apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi.
 Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
 Mengomunikasikan informasi.
 Mengevaluasi informasi.
  Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
 Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

b. Keselarasan Tujuan
Para manajer memiliki tujuan pribadi dan juga tujuan organsasi. Masalah pengendalian
utama adalah bagaimana mempengaruhi mereka untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi
mereka dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan
organisasi. Keselarasan tujuan (goal congruence) berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan,
tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi itu sendiri.
c. Perangkat Penerapan Strategi
Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi
ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan
pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer
yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan.
d. Tekanan Finansial dan Nonfinansial
Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan nonfinansial.
Dimensi finansial memfokuskan pada “hasil-hasil” moneter-laba bersih,pengembalian atas
modal, dan seterusnya. Tetapi sebenarnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan
nonfinansial-mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan
semangat kerja karyawan.
e. Bantuan dalam Mengembangkan Strategi Baru
Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi
yang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi
pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar
bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut sebagai pengendalian interaktif.

2. Perumusan Strategi
Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk
mencapai tujuan-tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan
dari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus guna
mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Strategi merupakan perencanaan yang
besar dan penting. Strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang
diinginkan oleh manajemen senior. Strategi didefinisikan dengan cara bagaimana organisasi
seharusnya menggunakan sumber daya yang dimilikinya. Banyak organisasi mengembangkan
strategi formal yang dikolaborasikan dengan perencanaan.
a. Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen
Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementara
pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut. Dari sudut pandang
desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi dan pengendalian
manajemen adalah bahwa formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Analisis strategi
melibatkan penilaian, dan angka yang digunakan dalam proses biasanya merupakan estimasi
kasar. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan serangkaian langkah yang terjadi
dalam urutan yang dapat diprediksi sesuai dengan jadwal tetap, dan dengan estimasi yang dapat
diandalkan.
Pengendalian manajemen difokuskan pada eksekusi dan hal ini melibatkan pertanyaan
umum yang diarahkan untuk mengembangkan internal perusahaan, misalnya memastikan
karyawan tetap pada tugasnya. Sedangkan pengendalian strategis mengarahkan fokus utama
pada bagian eksternal, yaitu bagaimana organisasi dapat bersaing dengan industri lain yang
sejenis.

3. Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi-hal
tersebut melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam
proses pengendalian manajemen.
a. Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen
Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah
bahwa banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen
tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Pengendalian manajemen berkaitan dengan
aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus
dilakukan dalam kendala strategi secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-
tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan
untuk melaksanakannya.
4. Penyebab Masalah Pengendalian Manajemen
Penyebab masalah pengendalian manajemen dapat diklasifikasikan dalam tiga kategori
utama, yaitu: kurangnya pengarahan, masalah motivasi, dan keterbatasan individu.

5. Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan internet pada tahun
1990 an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya teknologi internet.
1) Akses secara mudah dan cepat.
2) Komunikasi multi target.
3) Komunikasi berbiaya rendah.
4) Kemampuan untuk menampilkan citra tertentu.
5) Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu.
Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang
efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan
pengendalian manajemen.

6. Karakteristik Pengendalian Manajemen yang Baik

Pengendalian yang telah dicapai harusnya berorientasi pada masa depan dan didorong
oleh tujuan. Tujuan tersebut harus berorientasi masa depan karena bertujuan untuk tidak
memiliki kejutan yang tidak menyenangkan di masa yang akan dating.
 7. Pencegahan Masalah Pengendalian
Empat strategi yang menonjol untuk pencegahan masalah pengendalian, yaitu:
penghilangan aktivitas, otomatisasi, sentralisasi, dan pembagian risiko.
8. Alternatif Pengendalian
Untuk masalah pengendalian yang tidak dapat dihindari dan keputusan bukan dibuat
untuk menghindari, manajer harus mengimplementasikan satu atau lebih mekanisme
pengendalian yang secara umum disebut dengan pengendalian manajemen. Kumpulan
mekanisme pengendalian yang digunakan secara umum merujuk pada sistem pengendalian
manajemen (SPM).