Anda di halaman 1dari 8

TUGAS INDIVIDU

STASE GUDANG FARMASI


RUMAH SAKIT UMUM TIDAR MAGELANG

Disusun oleh:
Benedicta Jati Ayuningtyas
188115143

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER


FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
1. Alur barang yang terdapat di gudang farmasi adalah sebagai berikut:
a. Barang yang sudah dipesan oleh ULP (Unit Layanan Pengadaan) ke PBF akan
diantarkan oleh kurir atau pegawai dari PBF ke gudang farmasi.
b. Barang yang datang ke gudang farmasi akan dihitung kesesuaian jumlah dengan yang
dipesan oleh UPL.
c. Faktur yang dibawa oleh kurir/pegawai PBF akan dicek kesesuaiannya dengan barang
yang datang. Pengecekkan yang dilakukan meliputi nama barang, nomor batch dan
tanggal kadaluarsa dari barang yang datang.
d. Jika barang yang datang sudah sesuai dari segala aspeknya, maka obat akan disimpan
dan staf akan menambahkan stok ke dalam kartu stok fisik dan stok dalam sistem. Jika
barang yang datang tidak sesuai dengan aspek, maka akan dikembalikan ke PBF untuk
mengganti barang yang sesuai dengan yang dipesan.
e. Penyimpanan barang dilakukan dengan meletakkan barang ke rak yang sudah
disediakan dan sisa barang akan tetap diletakkan di dalam kardus yang akan
ditempatkan di atas papan agar tidak menyentuh lantai secara langsung. Hal ini
dilakukan untuk mempertahankan kualitas barang.
f. Barang yang disediakan akan diberikan ke satelit farmasi seperti satelit farmasi rawat
inap, rawat jalan, IBS (Instalasi Bedah Sentral) dan bangsal. Pertama dari satelit farmasi
harus membuat surat permintaan melalui sistem di Rumah Sakit, lalu di cetak dan di
serahkan ke gudang farmasi.
g. Setelah penyerahan permintaan ke gudang farmasi, maka staf di gudang akan
menyiapkan barang sesuai dengan permintaan dari satelit. Bukti fisik permintaan barang
dari satelit akan disimpan sebagai arsip dan mencegah terjadinya pemberian tanpa
permintaan.
h. Proses pengambilan barang di gudang adalah sebagai berikut:
i) Barang diambil dari rak
ii) Pengurangan barang dalam kartu stok. Kartu stok berisi tanggal
pengambilan/penambahan barang, keterangan, jumlah penambahan/pengurangan
barang dan sisa barang setelah penambahan/pengurangan. Kartu stok di gudang
farmasi ada 3 warna yaitu warna kuning untuk obat generik, warna biru muda untuk
obat paten dan warna merah muda untuk BMHP.
iii) Setelah obat diambil dari rak dan dimasukkan ke dalam konteiner, pengurangan
stok juga dilakukan dalam sistem rumah sakit untuk memantau pengeluaran barang
dari gudang.
iv) Pemantauan jumlah obat/BMHP dalam gudang farmasi dengan melakukan stock
opname satu bulan sekali. Stock opname yang dilakukan adalah dengan
menyesuaikan jumlah fisik obat/BMHP dengan kartu stok fisik dan stok yang ada
di sistem. Jika terjadi perbedaan jumlah, maka akan dilakukan pengecekan ulang
dari barang terkait.
i. Jika barang yang diminta sedang dalam proses pemesanan dari PBF atau sudah tidak
tersedia, maka pihak gudang farmasi akan memberitahukan ke satelit untuk mengetahui
ada atau tidaknya penggantian barang dengan barang yang lainnya.
j. Barang yang sudah selesai disiapkan akan diantarkan ke masing-masing satelit.

2. Alur proses perencanaan sampai mendapat angka kebutuhan obat/BMHP harus dipesan
adalah sebagai berikut:
a. Tahap Pemilihan Obat
Pemilihan obat dilakukan untuk menentukan obat yang benar-benar diperlukan
sesuai dengan pola penyakit di daerah setempat. Perencanaan obat yang tepat harus
diawali dengan dasar-dasar seleksi kebutuhan obat yang meliputi:
i. Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang memberikan efek
terapi yang jauh lebih baik dibandingkan dengan resiko efek samping yang
ditimbulkan.
ii. Jenis obat dipilih secara benar untuk meminimalisir adanya duplikasi dan kesamaan
jenis. Drug of Choice dari penyakit yang prevalensinya tinggi dapat digunakan
dalam pemilihan jenis obat saat ada beberapa jenis obat yang memiliki indikasi
terapi yang sama.
iii. Jika ada permintaan obat baru, maka harus ada bukti secara spesifik untuk
keberhasilan dari terapi menggunakan obat baru tersebut..
iv. Penggunaan obat kombinasi sebisa mungkin untuk dihindari, kecuali keberhasilan
terapi obat kombinasi lebih efektif dibandingkan dengan terapi menggunakan obat
tunggal.
Pemilihan obat harus berdasarkan pada obat generik yang tercantum dalam Daftar
Obat Esensial Nasional (DOEN) dengan berpedoman pada harga yang ditetapkan oleh
Menteri Kesehatan.
b. Tahapan Kompilasi Pemakaian Obat
Kompilasi pemakaian obat merupakan rekapitulasi data pemakaian obat di unit
pelayanan kesehatan dan dapat digunakan sebagai dasar penghitungan stok optimum.
Sumber dari pemakaian obat ini dapat ditemukan dalam Laporan Pemakaian dan
Lembar Permintaan Obat (LPLPO). Informasi yang dapat diperoleh dari LPLPO adalah
sebagai berikut:
i. Pemakaian tiap jenis obat masing-masing satelit farmasi pertahun.
ii. Presentase pemakaian jenis obat terhadap total pemakaian dalam setahun dari
seluruh satelit farmasi.
iii. Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat di tingkat kabupaten/kota secara
periodik.

c. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat


Perencanaan kebutuhan obat perlu dilakukan perhitungan secara tepat agar tidak
terjadi penumpukkan stok obat/BMHP di gudang farmasi. Perhitungan kebutuhan obat
dapat dilakukan dengan beberapa metode yaitu:
i. Metode Konsumsi
Metode konsumsi merupakan metode yang didasarkan pada analisis data konsumsi
obat setahun sebelumnya. Perhitungan jumlah obat yang dibutuhkan perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
- Pengumpulan dan pengolahan data
- Analisis data untuk informasi dan evaluasi
- Perhitungan perkiraan kebutuhan obat
- Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.
Analisis trend pemakaian obat dalam 3 tahun sebelumnya perlu dilakukan untuk
memperoleh data kebutuhan obat yang mendekati ketepatan. Data yang perlu
disiapkan untuk perhitungan metode konsumsi adalah:
- Daftar obat
- Stok awal
- Penerimaan
- Pengeluaran
- Sisa stok
- Obat hilang, rusak atau kadaluarsa
- Kekosongan obat
- Pemakaian rata-rata atau progress obat pertahun
- Lead time
- Safety stock
- Perkembangan pola kunjungan
Dari data yang terkumpul dapat dilakukan perhitungan dalam metode konsumsi
dengan rumus:
A ₌ (B ₊ C ₊ D) – E
Keterangan:
A ₌ Rencana Pengadaan

B ₌ Pemakaian Rata-rata × 12 bulan

C ₌ Safety stock 10 – 20%

D ₌ Lead time 3 – 6 bulan

E ₌ Sisa Stok
ii. Metode Morbiditas
Metode morbiditas merupakan perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola
penyakit yang ada di daerah setempat. Faktor yang perlu diperhatikan dalam metode
ini antara lain perkembangan pola penyakit, lead time dan safety stock. Alur
perhitungan dengan metode morbiditas yaitu
- Menetapkan pola penyakit berdasarkan kelompok umur.
- Menyiapkan data populasi penduduk. Komposisi demografi dari populasi dengan
klafikasi berdasarkan jenis kelamin dan umur.
- Menyediakan data masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi
pada kelompok umur yang sudah dipilah.
- Menghitung frekuensi kejadian dari penyakit selama setahun pada populasi
dalam kelompok umur yang sudah dipilah.
- Menghitung jenis, jumlah, dosis, frekuensi dan lama pemberian obat yang
berdasarkan dengan pedoman pengobatan yang berlaku.
- Menghitung jumlah obat yang harus disediakan untuk tahun anggaran
mendatang.
iii. Metode Kombinasi
Metode kombinasi merupakan metode penghitungan jumlah obat yang diperlukan
dengan mengkombinasikan antara metode konsumsi dan metode morbiditas.
d. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
Proyeksi kebutuhan obat adalah perhitungan kebutuhan obat secara komprehensif
dengan mempertimbangkan data pemakaian obat dan jumlah sisa stok pada periode
yang sedang berjalan dari sumber anggaran. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini
adalah:
i. Menetapkan perkiraan stok akhir periode yang akan dating. Stok akhir
diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi
pemakaian rata-rata perbulan ditambah safety stock.
ii. Menghitung perkraa kebutuhan pengadaan obat periode tahun mendatang.
Perkiraan kebutuhan pengadaan obat tahun mendatang dapat dirumuskan sebagai
berikut:
A₌B₊C₊D–E–F
Keterangan:
A : Perkiraan kebutuhan pengadaan obat tahun mendatang
B : Kebutuhan obat/BMHP untuk sisa periode yang sedang berjalan (sesuai tahun
anggaran pada tahun tersebut)
C : Kebuthan obat untuk tahun mendatang
D : Perkiraan stok akhir tahun (lead time dan safety stock)
E : Stok awal periode berjalan atau sisa stok perakhir tahun di gudang farmasi
F : Rencana penerimaan obat pada periode yang sedang berjalan.
iii. Menghitung perkiraan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan cara
melakukan analisis ABC – VEN dan menyusun prioritas kebutuhan dengan
menyesuaikan kebutuhan dengan anggaran yang tersedia.
iv. Pengalokasian kebutuhan obat berdasarkan sumber anggaran dengan menetapkan
kebutuhan dan menghitung presentase anggaran masing-masing obat terhadap total
anggaran dari semua sumber, serta mengisi lembar kerja/formulir perencanaan
pengadaan obat.

e. Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat


Penyesuaian rencana pengadaan obat dengan jumlah dana yang tersedia akan
menyediakan informasi jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis
obat dan jumlah kemasan untuk rencana pengadaan obat tahun mendatang. Beberapa
teknik manajemen dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan dana
dalam perencanaan kebutuhan obat adalah dengan melakukan analisis sebagai berikut:
i. Analisis ABC
Analisa ABC mengelompokkan item obat berdasarkan kebutuhan dananya yaitu
- Kelompok A adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana
pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana
obat keseluruhan.
- Kelompok B adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana
pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 20% dari jumlah dana
obat keseluruhan.
- Kelompok C adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana
pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 10% dari jumlah dana
obat keseluruhan.
Langkah – langkah menentukan kelompok A, B dan C adalah sebagai berikut:
 Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara
mengalikan kuantuk obat dengan harga obat.
 Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil.
 Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.
 Hitung kumulasi persennya
 Obat kelompok A termasuk dalam konsumsi 70%
 Obat kelompok B termasuk dalam konsumsi > 70% s/d 90%
 Obat kelompok B termasuk dalam konsumsi > 90% s/d 100%

ii. Analisis VEN


Analisis VEN dilakukan dengan mengelompokkan obat yang didasarkan pada
dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Analisis VEN dipaparkan sebafai berikut:
- Kelompok V (Vital) merupakan kelompok obat vital, antara lain obat
penyelamat, obat pelayanan kesehatan pokok, obat untuk mengatasi penyakit-
penyakit penyebab kematian terbesar.
- Kelompok E (Esensial) merupakan kelompok obat kausal yaitu obat yang
bekerja pada sumber penyebab penyakit.
- Kelompok N (Non-Esensial) merupakan kelompok obat penunjang yang
bekerja ringan dan biasa digunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau
mengatasi keluhan ringan.
Langkah menentukan VEN adalah sebagai berikut:
 Menyusun kriteria menentukan VEN
 Menyediakan data pola penyakit
 Merujuk pada pedoman pengobatan

iii. Analisis Kombinasi ABC dan VEN


Jenis obat yang termasuk kategori A adalah benar-benar obat yang diperlukan
untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan
sebagian harus V. Sebaliknya, jika jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam
kategori C. Metode kombinasi ini digunakan untuk mengurangi obat dan
menetapkan prioritas pengadaan obat dengan angggaran yang tidak sesuai dengan
kebutuhan. Mekasnisme dari analisis kombinasi ini adalah sebagai berikut:
- Obat yang masuk dalam kategori NC menjadi prioritas utama untuk
dikurangi/dihilangkan dari perencanaan pengadaan obat. Jika dana masih kurang,
maka obat kategori NB menjadi prioritas kedua dan obat dalam kategori NA
menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan pengurangan ini dana yang
tersedia tidak juga mencukupi, maka harus dilakukan langkah selanjutnya.
- Pengurangan kebutuhan obat dari perencanaan sama dengan pengurangan pada
kategori NC, NB dan NA. Pengurangan obat dimulai dari kategori EC, EB dan
EA.