C.

Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah di adakan sesuai dengan
aturan kefarmasian, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan.

Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kesepakatan baik
spedifikasi mutu, jumlah maupun waktu. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas
yang bertanggung jawab. Petugas yang dilibatkan dalam penerimaan harus dilatih baik dalam tanggung
jawab dan tugas mereka, serta harus mengerti sifat penting dari perbekalan farmasi. Dalam tim
penerimaan farmasi harus ada tenaga farmasi. semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa
dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah sakit. semua perbekalan Farmasi harus
ditempatkan dalam tempat persediaan, segala setelah diterima, perbekalan Farmasi harus segera
disimpan di lemari atau tempat lain yang aman. perbekalan farmasi yang di terima harus sesuai dengan
spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.

hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan :

1. harus mempunyai material safety data sheet ( MSDS ), untuk bahan berbahaya.

2. khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of Origin.

3. sertifikat analisa produk.

B. Penyimpanan

penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan
perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik
yang dapat merusak mutu obat.

tujuan penyimpanan adalah :

a. memelihara mutu sediaan farmasi.

b. menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab.

c. menjaga ketersediaan.

d. memudahkan pencarian dan pengawasan.

untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan

perbekalan Farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.

faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :

1. kemudahan bergerak
untuk kemudian bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut :

~ Gudang menggunakan sistem satu lantai, tidak menggunakan sekat-sekat kerana akan membatasi
pengaturan ruangan. jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah
gerakan.

~ berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan Farmasi, ruang gudang dapat ditata
berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.

2. sirkulasi udara yang baik

salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup
di dalam ruangan gudang. sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan Farmasi
sekaligus bermanfaat dalam perpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.

3. rak dan pallet

penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan
perputaran stock perbekalan farmasi.

keuntungan penggunaan pallet :

~ sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir.

~ peningkatan efisiensi penanganan stok.

~ dapat menampung perbekalan Farmasi lebih banyak.

~ pall

• disesuaikan dengan bentuk sediaan dan jenisnya, suhu penyimpanan dan stabilitasnya, sifat bahan dan
tahanan terhadap cahaya ( lihat petunjuk penyimpanan masing-masing obat ).

• obat disusun secara alfabetis.

• System FIFO ( first in first out ) atau FEFO ( first expired first out ).

• obat-obatan dan bahan kimia yang digunakan untuk mempersiapkan obat diberi label : isi, tanggal
kadaluarsa dan peringatan.

• elektrolit pekat konsentrat dilarang disimpan di unit pelayanan.

• unit tertentu yang dapat menyimpan elektrolit konsentrat harus dilengkapi dengan SPO khusus untuk
mencegah penatalaksanaan yang kurang hati-hati.

• obat high alert diberi stiker high Alert, obat Norum/Lasa diberi stiker Norum/Lasa.
• obat yang dibawa pasien dari rumah harus dicatat dalam formulir rekonsiliasi obat dan disimpan di
instalasi farmasi.

• produk nutrisi disimpan sesuai dengan stabilitas produk kandungannya (lihat brosur produk).

• product sample diterima di gudang, diproses sama seperti obat lain dan disimpan khusus di kotak obat
donasi/sampel.

• perbekalan Farmasi dalam kemasan besar disusun di atas pallet rapi dan teratur.

• obat-obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari khusus dengan pintu ganda yang
terkunci, kunci dibawa oleh apoteker atau asisten apoteker penanggung jawab shift.

• obat-obat disimpan dalam rak Dan diberikan nomor kode, obat untuk pemakaian dalam dipisahkan
dengan obat-obat untuk penggunaan luar.

• apabila persediaan perbekalan Farmasi cukup banyak, maka perbekalan Farmasi tetap dibiarkan dalam
box masing-masing.

• bahan berbahaya disimpan dalam tempat terpisah dimana tersedia APAR dan diberi label B3 sesuai
dengan klasifikasi.

• gas medis disimpan terpisah dari tempat perbekalan Farmasi, bebas dari sumber api, berventilasi baik
dan dilengkapi dengan troli pengaman untuk menghindari tabung terguling, serta diberi penanda label.

• ada proses inspeksi penyimpanan obat dan Alkes yang dilakukan setiap 2 minggu sekali oleh asisten
apoteker yang ditunjuk.

selain adanya sistem penyimpanan yang baik, dibuat pula sistem pengawasan obat, dengan tujuan agar
sediaan farmasi terlindung dari kehilangan dan pencurian, yaitu dengan cara :

1. memasang CCTV di area penyimpanan dan distribusi obat dan alat kesehatan.

2. membuat peringatan tertulis "selain petugas farmasi yang berkepentingan dilarang masuk ke area
pelayanan obat".

3. melakukan proses komputerisasi stok.

E. Pendistribusian

pendistribusian adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di Rumah Sakit untuk pelayanan
individu Dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menjunjung pelayanan
medis. tujuan pendistribusian adalah Tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat
waktu, tepat jenis dan jumlah.
 ada beberapa metode yang dapat digunakan oleh instalasi Farmasi dalam mendistribusikan perbekalan
farmasi di lingkungannya. Adapun metode yang dimaksud antara lain :

1. resep perorangan

resep perorangan adalah resep yang ditulis oleh dokter untuk tiap pasien. dalam sistem ini perbekalan
Farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai dengan tertulis pada resep.

keuntungan resep perorangan yaitu :

• semua resep dikaji langsung oleh apoteker, yang kemudian memberikan Keterangan atau informasi
kepada pasien secara langsung.

• memberikan kesempatan interaksi profesional antara apoteker, dokter, perawat dan pasien.

• memungkinkan pengendalian yang lebih dekat.

• mempermudah penyajian biaya perbekalan Farmasi bagi pasien.

kelemahan atau kerugian sistem resep perorangan yaitu :

• memerlukan waktu yang lebih lama.

• pasien membayar obat yang Kemungkinan tidak digunakan.

2. sistem distribusi dosis unit ( unit dose dispensing = UDD ).

definisi perbekalan Farmasi dosis unit adalah perbekalan farmasi yang diorder oleh dokter untuk pasien,
terdiri atas satu atau beberapa jenis perbekalan farmasi yang masing-masing dalam kemasan dosis unit
tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu. istilah dosis unit sebagaimana
digunakan rumah sakit, berhubungan dengan jenis kemasan dan juga sistem untuk mendistribusikan
kemasan itu. pasien membayar hanya perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja. sistem distribusi
perbekalan Farmasi dosis unit adalah tanggung jawab IFRS, hal itu tidak dapat dilakukan di rumah sakit
tanpa kerjasama dengan staf medik, perawatan pimpinan rumah sakit dan staf administratif. sistem
distribusi perbekalan Farmasi dosis unit adalah metode dispending dan pengendalian perbekalan
farmasi yang dikoordinasikan IFRS dalam rumah sakit. sistem dosis unit dapat berbeda dalam bentuk,
tergantung pada kebutuhan khusus rumah sakit. akan tetapi, unsur khusus berikut adalah dasar dari
semua sistem dosis unit, yaitu :

• perbekalan Farmasi dikandung dalam kemasan unit tunggal ; di dispensing dalam bentuk siap
konsumsi; dan untuk kebanyakan perbekalan Farmasi tidak lebih dari 24 jam per sediaan dosis, diantar
ke atau tersedia pada ruang perawatan pasir Setiap saat.

• sistem distribusi dosis unit dioperasikan dengan metode sistem distribusi dosis unit sentralisasi.
sentralisasi dilakukan oleh IFRS Sentral ke semua unit rawat inap di Rumah Sakit secara keseluruhan.
Artinya, di rumah sakit hanya harus instalasi Farmasi Rumah Sakit tanpa adanya Depo atau satelit IFRS di
beberapa unit pelayanan.
beberapa keuntungan sistem distribusi dosis unit yang lebih rinci sebagai berikut :

a) pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsinya saja.

b) semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS.

c) mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi.

d) menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan.

e) meningkatkan pemberdayaan petugas profesional dan nonprofesional yang lebih efisien.

f) memperluas cakupan dan pengendalian IFRS di rumah sakit secara keseluruhan sejak dari dokter
menulis resep sampai pasien menerima dosis unit.

g) mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi.

h) sistem komunikasi pengorderan dan distribusi perbekalan Farmasi bertambah baik.

i) apoteker dapat datang ke unit perawatan/ ruang pasien, untuk melakukan konsultasi perbekalan
farmasi, membantu memberikan masukan kepada tim, sebagai upaya yang diperlukan untuk perawatan
pasien yang lebih baik.

j) peningkatan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan Farmasi menyeluruh.

k) memberikan peluang yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi. sedangkan kelemahan dari
sistem ini adalah meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi dan meningkatnya biaya operasional.

F. pengendalian

pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan
sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan
kekurangan atau kekosongan obat di unit-unit pelayanan

kegiatan pengendalian mencakup :

a. memperkirakan atau menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu, jumlah stop ini disebut stock
kerja.

b. menentukan stok optimum adalah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak
mengalami kekurangan atau kekosongan.

c. menentukan waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat
diterima.
Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan kefarmasian adalah sebagai
berikut :

• catatan pemberian obat

Catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat untuk menyiapkan obat sebelum
pemberian. pada formulir ini perawat memeriksa obat yang akan diberikan kepada pasien. dengan
formulir ini perawat dapat langsung merekam atau mencatat waktu pemberian dan aturan yang
sebenarnya sesuai petunjuk.

• pengembalian wang baki yang tidak digunakan

semua perbekalan farmasi yang akan diberikan kepada pasien rawat tinggal harus tetap berada dalam
kotak obat. hanya perbekalan Farmasi dalam kemasan tersegal yang dapat dikembalikan ke instalasi
farmasi.

• pengendalian obat dalam kamar operasi

sistem pengendalian obat Rumah Sakit harus sampai ke kamar operasi. apoteker harus memastikan
bahwa semua obat yang digunakan dalam bagian ini tepat order, disimpan, disisipkan, dan
dipertanggungjawabkan sehingga pencatatan dilakukan seperti pencatatan Di Instalasi farmasi.

• penarikan obat

penarikan obat merupakan suatu proses penilaian kembali ( revaluasi ) terhadap obat jadi yang telah
terdaftar dalam beredar di masyarakat, terutama terhadap obat-obat yang mempunyai resiko tinggi,
komposisi diangkat Tidak rasional, indikasi tidak tepat dan pemborosan karena efek terapi yang tidak
bermakna. tahap-tahap proses penarikan obat antara lain sebagai berikut :

1. mencatat nama dan nomor batch

2. menelusuri nomor barcode produk menggunakan menu info obat di software menu Fari atau menu
Farj.

3. menelusuri history mutasi stok keluar.

4. mencatat lokasi stock disimpan atau nama pasien yang telah dilayani.

5. mengirim memo pemberitahuan penarikan ke Depo di mana produk disimpan.

6. memberitahukan kepada pasien akan penarikan produk, Bila perlu dilakukan penarikan hingga ke
tangan pasien. mengambil produk dari lokasi penyimpanan ( depo dan pasien ).

7. melakukan proses karantina produk dengan memberi label " JANGAN DIGUNAKAN " sampai produk
diambil oleh distributor atau pabrik.
8. mendokumentasikan nama, nomor batch yang ditarik, Tindakan yang diambil dan hasil penarikan
produk. dokumen disertai dengan lampiran form pemberitahuan penarikan dari distributor serta
dokumen serah terima barang dengan distributor atau pabrik.

G. Pemusnahan

pemusnahan obat dan perbekalan Kesehatan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap obat-obatan
dan perbekalan kesehatan yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, ataupun motornya sudah tidak
memenuhi standard.

tujuan dilakukan perusahaan adalah sebagai berikut :

• untuk melindungi masyarakat dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan obat atau perbekalan
kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu keamanan dan kemanfaatan.

• untuk menghindari pembiayaan seperti biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan atas obat atau
perbekalan kesehatan lainnya yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

• untuk menjaga keselamatan kerja dan menghindarkan diri dari pengotoran lingkungan dan
penyalahgunaan. pembuangan yang tidak layak dapat menjadi berbahaya jika kemudian menimbulkan
kontaminasi pada sumber air setempat. Selain itu obat-obatan kadaluarsa dapat disalahgunakan dan
digunakan kembali jika tempat pembuangan tidak dipilih secara tepat dan aman.

tahap-tahap proses pemusnahan obat dan perbekalan kesehatan adalah :

1. inventarisasi terhadap obat dan perbekalan kesehatan yang akan dimusnahkan.

2. persiapan administrasi, meliputi laporan berita acara pemusnahan.

3. penentuan jadwal, metode, dan tempat pemusnahan, dan koordinasi dengan pihak terkait.

4. persiapan tempat pemusnahan.

5. pelaksanaan pemusnahan menyesuaikan jenis dan bentuk sediaan.

6. pembuatan laporan pemusnahan obat dan perbekalan kesehatan yang memuat :

a) waktu dan tempat pelaksanaan pemusnahan obat dan alat kesehatan

b) nama anda Jumlah dan alat kesehatan

c) nama apoteker pelaksana pemusnahan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan

d) nama saksi dalam pelaksanaan pemusnahan obat dan perbekalan kesehatan

7. laporan pembuatan obat dan perbekalan kesehatan, ditandatangani oleh apoteker dan saksi dalam
pelaksanaan pemusnahan ( berita acara terlampir ).

dalam proses pemusnahan obat, prosedur yang dipilih adalah dengan cara timbun di dalam tanah. hal-
hal yang dipertimbangkan dalam pemilihan lokasi penimbunan adalah jarak lokasi dengan sumber air
tanah, untuk mengurangi resiko adanya kontaminasi air tanah. sebelum ditimbang di dalam tanah obat
tipes keluarkan dari kemasan primer nya agar lebih cepat terurai di dalam tanah.

sedangkan proses pemusnahan perbekalan kesehatan, prosedur yang dipilih adalah dengan narasi,
yakni memasukkan perbekalan kesehatan ke dalam pembakaran bersuhu tinggi 80 derajat Celcius.

H. pencatatan dan pelaporan

1. Pencatatan

pencatatan merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi
yang keluar dan masuk di lingkungan instalasi farmasi. adanya pencatatan akan memudahkan petugas
untuk melakukan penelusuran an9 terjadi adanya mutu obat yang substandar dan harus ditarik dari
peredaran. pencatatan dilakukan dengan menggunakan bentuk digital secara komputerisasi.

hal-hal yang harus diperhatikan dalam pencatatan :

• pencatatan atau internet yang dilakukan secara rutin dari waktu ke waktu secara real-time saat
tanaman obat.

• penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

informasi yang bisa diperoleh dari kartu stok antara lain :

• jumlah perbekalan farmasi yang tersedia

• jumlah perbekalan farmasi yang diterima

• jumlah perbekalan farmasi yang keluar

• jumlah perbekalan farmasi yang hilang atau rusak atau kadaluarsa

• jangka waktu kekosongan perbekalan farmasi

manfaat informasi yang didapat :

• untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan perbekalan farmasi

• penyusunan laporan

• bentuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan pendistribusian

• sebagai alat bantu kontrol bagi kepala instalasi farmasi