perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.

id

PROSEDUR RETUR BARANG DI

PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD)
CABANG MANAHAN SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam Memperoleh Sebutan

Vokasi Ahli Madya (A. Md.) dalam Bidang
Manajemen Administrasi

Oleh :
ISMI MARDHANY RACHMAWATI
D1509045

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
2012

i
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

MOTTO

@ Berusaha semaksimal mungkin disertai doa, syukur dan sabar adalah

penenang hidupku. ( penulis )

@ Janganlah kehilangan rasa percaya diri hanya karena komentar jiwa –

jiwa kecil yang iri dengan kebaikan hidupmu. ( penulis )

@ Tidak ada kata terlambat untuk mengejar cita – cita. ( penulis )

@ Man Jadda Wa Jadda, La Tahzan.

commit to user

iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

F Kedua orang tuaku, Ibuku dan ayahku yang

selalu memberikan semangat dan doa.
F Kakakku Agus Tri Hananto yang senantiasa
selalu kusayangi dan memberikan dukungan.
F Seseorang yang spesial, teman-teman dan
Sahabat-sahabatku.
F Almamater tercinta.

commit to user

v
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

PERNYATAAN

Nama : ISMI MARDHANY RACHMAWATI

NIM : D1509045

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ PROSEDUR

RETUR BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
(KFTD) CABANG MANAHAN SURAKARTA ” adalah betul-betul karya
sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda
citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, 6 Juni 2012

Yang membuat pernyataan,

ISMI MARDHANY RACHMAWATI

commit to user

vi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah
memberikan rahmat dan karunia Nya bagi penulis sehingga dapat menyelesaikan
tugas akhir ini berjudul ” PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA
FARMA TRADING AND DISTRIBUTION (KFTD) CABANG MANAHAN
SURAKARTA “.
Tugas akhir ini disusun dalam rangka memenuhi tugas dan melengkapi
persyaratan guna memperoleh Sebutan Profesi Ahli Madya Progam D III
Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Di dalam penyelesaian Tugas Akhir ini penulis banyak mendapat
kesuilitan. Namun berkat bantuan dan dukungan moral maupun material dari
berbagai pihak, akhitnya kesulitan tersebut bisa teratasi. Untuk itu pada
kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-
besarnya kepada :
1. Ibu Dra. Retno Suryawati, M.Si selaku Dosen Pembimbing utama
yang telah bersedia dan memberikan saran, bimbingan dan pengarahan
dalam penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs.Sudarto, M.Si selaku Ketua Program Diploma Manajemen
Administrasi dan Selaku Pembimbing Akademis yang telah
membimbing, memberi nasehat dan membantu penulis sehingga dapat
menempuh perkuliahan dengan baik.
3. Bapak Prof. Drs. H. Prawito. Phd, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Rachman Budiana, Apt. MM selaku Branch Manager PT.
Kimia Farma Trading and Distribution.
5. Bapak Suhardi, selaku Kepala Gudang PT. Kimia Farma Trading and
Distribution.
6. Bapak Bayu Yunianto, S. Farm. Apt selaku pembimbing peserta
commitTrading
magang di PT. Kimia Farma to user and Distribution.

vii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

7. Staff PT. Kimia Farma Trading and Distribution, Ibu Farah, Mas
Muladi, dan Mbak Anna.
8. Kedua orang tua dan keluarga besarku yang telah memberi dukungan
moral maupun material.
9. Seluruh teman-teman yang ada di D-III Fakultas ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret, khususnya teman-teman D-III
manajemen administrasi angkatan 2009.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan

tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya, Untuk itu
penulis sangat mengharapkan saran dan masukan dari pembaca demi
meningkatkan pengetahuan penulis.
Harapan Penulis, Semoga penyusunan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi
pembaca dan semua pihak yang membutuhkan.

Surakarta, 6 Juni 2012

Penulis

commit to user

viii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... i

PERSETUJUAN ............................................................................................ ii
PENGESAHAN ............................................................................................. iii
MOTTO ......................................................................................................... iv
PERSEMBAHAN .......................................................................................... v
PERNYATAAN ............................................................................................. vi
KATA PENGANTAR ................................................................................... vii
DAFTAR ISI .................................................................................................. ix
DAFTAR TABEL ......................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xii
ABSTRAK ..................................................................................................... xiii
ABSTRACT ................................................................................................... xiv

BAB I PENDAHULUAN ....................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ........................................................ 1
B. Perumusan Masalah ............................................................... 2
C. Tujuan Pengamatan ............................................................... 2
D. Manfaat Pengamatan ............................................................. 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN ... 4

1. Tinjauan Pustaka .................................................................... 4
A. Prosedur ………………….. ........................................... 4
B. Retur Barang .................................................................. 8
C. Prosedur Retur Barang ................................................... 11
2. Metode Pengamatan .................................................... 11
A. Lokasi Pengamatan ......................................................... 11
B. Jenis Pengamatan ........................................................... 12
C. Sumber Datacommit to user
................................................................... 13

ix
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

D. Teknik Pengumpulan Data ............................................. 13

E. Teknik Analisis Data ...................................................... 14

BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ..................................... 17

A. Gambaran Umum ............................................................... 17
B. Visi, Misi, dan Tujuan............................................................ 18
C. Budaya Perusahaan di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution ............................................................................ 20
D. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang di PT. Kimia
Farma Trading and Distribution............................................. 20
E. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and
Distribution ............................................................................ 24

BAB IV PEMBAHASAN .......................................................................... 26

A. Prosedur Retur Barang .......................................................... 26
B. Diagram Alir Prosedur Retur Barang……………………….. 33
C. Dokumen Yang Terkait……………………………………... 35
D. Fungsi Yang Terkait……………………………………....... 36
E. Hambatan Prosedur Retur Barang ......................................... 38

BAB V PENUTUP ................................................................................... 39

A. Kesimpulan ........................................................................... 39
B. Saran ...................................................................................... 41

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN

commit to user

x
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 201…… ............ 17

commit to user

xi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR

Gb. 3.1. Struktur Organisasi PT. KFTD…………..…………………… 25

Gb. 4.1. Diagram Alir Prosedur Retur Barang ………………………… 34

commit to user

xii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

ISMI MARDHANY RACHMAWATI, D1509045, PROSEDUR RETUR

BARANG DI PT. KIMIA FARMA TRADING AND DISTRIBUTION
CABANG MANAHAN SURAKARTA, Tugas Akhir Program Studi
Manajemen Administrasi Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2012, 41 halaman.

Retur barang merupakan pengembalian barang dari konsumen karena

barang tidak layak dijual dengan kondisi mendekati expired atau rusak. Untuk
dapat mewujudkan perusahaan yang berdedikasi tinggi bagi masyarakat, maka
PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) memberikan pelayanan
dengan sebaik - baiknya seperti memberikan pelayanan pengembalian barang
dagang atau yang biasa disebut dengan retur barang. Tugas Akhir ini bertujuan
untuk menggambarkan pelaksanaan Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution (KFTD).
Pelaksanaan pengamatan ini, menggunakan jenis pengamatan deskriptif
kualitatif yaitu dengan menggambarkan pelaksanaan Prosedur Retur Barang di
PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang dituangkan dalam
bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta. Sumber data yang diperoleh
dari informan, peristiwa atau aktivitas kemudian juga dari gambar. Teknik
pengumpulan data yang digunakan adalah Observasi (Pengamatan), Interview
(Wawancara), dan Riset Pustaka sehingga dapat dianalisa dan di tarik kesimpulan.
Hasil pengamatan yang dilakukan di Bagian Retur Barang, prosedur retur
barang meliputi 8 tahap yaitu pengembalian barang, pemeriksaan form FPB,
pembuatan rekapitulasi, pengiriman barang, pencocokkan barang, persetujuan
nota retur, penerbitan nota retur, penerimaan nota retur ke konsumen. Dari hasil
pengamatan prosedur retur barang sudah berjalan lancar tetapi masih ada
hambatan-hambatan seperti pemberitahuan form FPB ke kantor cabang sering
terlambat dan pengiriman barang yang tidak tepat waktu. Terkait dalam tahap
pengiriman barang masih ada hambatan yaitu pengiriman yang sering tidak tepat
waktu.
Adapun saran yang diberikan penulis untuk mengatasi hambatan dalam
prosedur retur barang yaitu sebaiknya antara kantor cabang dengan kantor pusat
tercipta kerjasama yang baik.

commit to user

xiii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

ABSTRACT

CANDRA AGUSTA IFAN ISYA’I, D1507088, DYNAMIC MANAGEMENT

OF ARCHIVES IN OFFICE ON ARCHIVES AND LIBRARY CITY
SURAKARTA, Final Study Program Administrative Management Diploma
Program Faculty of Social and Political Science, Sebelas Maret University
Surakarta, 2010, 50 page

In a very important organization of documents or archives, for archives as

the memory center and source of information in order to conduct planning
activities, analysis and responsible. This observation aims to find out how active
archives and records management in the Office of the City Library and Archive
staff only.
This research is a qualitative descriptive, namely to describe a number of
data obtained from the Office of Library and Archive Surakarta which is then
processed and analyzed so that conclusions can be drawn from these observations.
In the analysis data using of qualitative descriptive method in determining
methods of data analysis, conducted by observation, interviews, documentation
and set the standard and the position of elements with one another so that they can
be analyzed and pull in the conclusion.
Results of analysis of observations made in the Office of Surakarta City
Archives and Library, the author concludes that active management of archives
and records at the Archives and Library of Surakarta in accordance with
prescribed procedures, and conducted by personnel who are experts in the field.
But the existence of barriers that cause the active management of archives and
records at the Archives and Library of Surakarta less than optimal. This is due to
inhibiting factors include: lack of human resources to manage archives in the
Office of Library and Archive Surakarta, places or buildings for the structuring
and management of the archive is still not adequate, supporting facilities such as
computer archives, fan, air conditioning and phone has not been fulfilled properly.
These things hinder the creation of archives and records management optimization
is active in the Archives and Library of Surakarta.
Results from these observations concluded that the archive is managed
dynamically active in the Office of Surakarta City Archives and Library
management is correct and in accordance with the procedures specified, but the
process is not optimal due to the management of the factors inhibiting the archives
and records management cause active in the Office of Archives and Library
Surakarta city has not effectively enforced.

commit to user

xiv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah perusahaan

publik sekaligus Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang berkomitmen
penuh untuk melaksanakan tata kelola perusahaan yang baik sebagai suatu
kebutuhan sekaligus kewajiban sebagaimana diamanatkan Undang-undang
No. 19 Tahun 2003 tentang BUMN.

Untuk dapat mewujudkan perusahaan yang berkualifikasi baik dan

berdedikasi tinggi bagi masyarakat, maka PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) memberikan pelayanan dengan sebaik - baiknya seperti
memberikan pelayanan pengembalian barang dagang atau yang biasa disebut
dengan retur barang sesuai prosedur – prosedur yang terdapat di PT. Kimia
Farma Trading and Distribution (KFTD) tersebut.

Retur barang adalah pengembalian barang dagang yang disebabkan

karena barang sudah expired atau rusak, kesalahan pengiriman, ataupun
jumlah barang yang tidak sesuai dengan pemesanan.

Pentingnya retur barang ini didalam PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) yaitu sebagai pedoman dalam mengembalikan barang
produk KF yang rusak atau expired agar kualitas persediaan barang di cabang
terjamin dan para konsumen bisa lebih puas dengan produk KF.

Retur barang diberikan kepada para konsumen untuk membantu dalam

pengembalian barang yang hampir expired atau rusak. Untuk menunjang
kelancaran penanganan retur barang, perlu ditetapkan Prosedur Retur Barang
commit
yang efisien. Dengan kata lain, to user
terdiri dari tahap demi tahap proses yang

1
perpustakaan.uns.ac.id 2
digilib.uns.ac.id

saling berkesinambungan. Berdasarkan pengamatan yang diperoleh penulis,

retur barang dilaksanakan dalam jangka waktu 3 bulan sebelum ED.

Dalam pengurusan retur barang, diperlukan prosedur yang dilakukan

secara sistematis untuk mewujudkan kepuasaan para pelanggan atau
konsumen. Dengan kata lain, terdiri dari tahap demi tahap proses yang saling
berkesinambungan.

Berdasarkan uraian tersebut, penulis tertarik untuk menyusun tugas

akhir yang berjudul “ PROSEDUR RETUR BARANG DI PT. KIMIA
FARMA TRADING AND DISTRIBUTION CABANG MANAHAN ”

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka rumusan masalah yang

perlu diselesaikan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah
” Bagaimana prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Manahan ? “

C. Tujuan Pengamatan

Dalam pelaksanaan suatu kegiatan, pada dasarnya mempunyai tujuan – tujuan

tertentu. Demikian pula dalam pengamatan ini yang mempunyai tujuan
sebagai berikut :

1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui gambaran tentang prosedur retur barang dagang PT.
Kimia Farma Trading and Distribution.

2. Tujuan Fungsional
Hasil pengamatan ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis, pembaca,
maupun bagi PT. Kimia commit
Farma to user and Distribution, baik sebagai
Trading
perpustakaan.uns.ac.id 3
digilib.uns.ac.id

pengetahuan, masukan dan bahan pertimbangan dalam melaksanakan

kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur retur barang
dagang di perusahaan tersebut, sehingga dapat membenahi kekurangan
dan menyempurnakan pelayanan yang diberikan.

3. Tujuan Individual
Pengamatan ini diajukan sebagai salah satu syarat dalam memenuhi tugas
akhir untuk memperoleh sebutan Ahli Madya (A. Md) pada program
Diploma III Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik, Universitas Sebelas Maret.

D. Manfaat Pengamatan

Pengamatan ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Penulis memperoleh wahana pembelajaran melalui pengamatan

langsung dari lapangan setelah sebelumnya memperoleh teori di bangku
kuliah.

2. Untuk mengetahui prosedur retur barang dagang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution Cabang Manahan Surakarta.

3. Penulis dapat memberikan sumbangan pikiran atau memperbaiki dan

memnyempurnakan kegiatan penerimaan barang dagangan agar dapat
memajukan perkembangan instansi yang bersangkutan.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

B A B II

TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN

1. TINJAUAN PUSTAKA

A. PROSEDUR

1. Pengertian Prosedur

Kata prosedur berasal dari bahasa inggris yaitu

”procedure”. Menurut Kamus Inggris Indonesia, John M. Echols
dan Hassan (1995: 448) procedure berarti cara jalan, tata cara yang
tepat, aturan ketentuan yang dipakai. Akan tetapi kata procedure
tersebut lazim digunakan dalam kosa kata bahasa Indonesia yang
dikenal dengan kata prosedur.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (1989:703) prosedur
diartikan sebagai berikut:
a. Tahap-tahap kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas.
b. Metode langkah demi langkah secara eksak dalam memecahkan
suatu problem.
Pengertian prosedur menurut Moekijat dalam Kamus
Management (1984: 475-476) adalah sebagai berikut:
a. Prosedur-prosedur memberikan urutan menurut waktu
(chronologis) kepada tugas-tugas yang menentukan jalan dari
serangkaian tugas-tugas demikian dalam kebijaksanaan-
kebijaksanaan dan ke arah tujuan yang telah ditentukan terlebih
dahulu.
commit to user

4
perpustakaan.uns.ac.id 5
digilib.uns.ac.id

b. Suatu prosedur adalah serangkaian dari pada tugas-tugas yang

saling berhubungan yang merupakan urutan menurut waktu dan
cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus
diselesaikan.
c. Urutan secara chronolgis (menurut waktu) dari pada tugas-
tugas ini merupakan ciri dari pada setiap prosedur. Biasanya
suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa
masing-masing tugas harus diselesaikan.
d. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan
mana pekerjaan akan diselesaikan.

Dalam Intisari Manajemen, Harold koontz (1989: 124)

menjelaskan bahwa prosedur adalah rencana yang menetapkan suatu
metode penanganan yang dibutuhkan untuk aktivitas-aktivitas yang
akan datang. Ia merupakan pedoman untuk bertindak, bukan untuk
berpikir, dan ia menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan
suatu kegiatan tertentu. Ia merupakan urut-urutan kronologis dan
tindakan-tindakan yang dibutuhkan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran prosedur
merupakan suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan pada suatu perusahaan. ( The
Liang Gie, 2000 : 187 )
Berdasarkan dari beberapa pendapat pendapat diatas, maka
dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan serangkaian tugas
atau metode yang saling berhubungan yang merupakan urutan waktu
dan cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus
diselesaikan. Suatu prosedur tidak dapat berdiri sendiri karena sudah
merupakan suatu kebulatan dimana faktor-faktor didalamnya saling
mempegaruhi dan mempunyai ketergantungan satu sama lain, karena
dalam kehidupan organisasi manusia bukanlah suatu individu yang
commit
lepas dari satu sama lainto namun
user terjalin dalam suatu format
perpustakaan.uns.ac.id 6
digilib.uns.ac.id

kerjasama guna mencapai tujuan pribadi dan tujuan organisasi

dimana ia berada.

2. Manfaat Prosedur

Menurut Ida Nuraida ( 2008 : 36-37 ) prosedur sangat

bermanfaat bagi tingkat manajerial maupun non manajerial dalam
melaksanakan fungsi manajerial pada setiap devisi.
Manfaat prosedur antara lain :
a. Planning – controling
· Mempermudah dalam mencapai tujuan.
· Merencanakan secara seksama mengenai beban kerja yang
optimal bagi masing-masing pegawai.
· Menghindari pemborosan atau mempermudah penghematan
biaya.
· Mempermudah pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal
yang seharusnya dilakukan dan sudah dilakukan, menilai
apakah pelaksaan pekerjaan sudah sesuai dengan prosedur
atau tidak.
Apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur
maka perlu diketahui penyebabnya hal ini dilakukan sebagai
bahan masukan dalam tindakan koreksi terhadap pelaksanaan
atau revisi terhadap prosedur. Dengan adanya prosedur yang
telah dilakukan maka dapat disampaikan proses umpan balik
yang membangun.

b. Organizing
· Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh
bawahan, mengenai :

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 7
digilib.uns.ac.id

· Bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada masing-

masing devisi, terutama pada saat melaksanakan kegiatan
yang berkaitan dengan bagian-bagian lain.
· Bagaimana proses penyelesaian suatu pekerjaan.
· Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan
kantor serta dokumen kantor yang diperlukan.
· Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih
baikdan lebih lancar serta menciptakan konsistensi kerja.

c. Staffing – leading
· Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-
dasar instruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama.
Prosedur mempermudah orientasi pegawai baru. Sedangkan
bagi pegawai lama training juga diperlukan apabila pegawai
lama harus menyesuaikan diri dengan metode dan teknologi
yang baru. Dengan demikian pegawai akan terbiasa dengan
prosedur-prosedur yang baku dalam suatu pekerjaan rutin di
kantor yang berisi tentang cara kerja dan kaitannya dengan
tugas lain.
· Atasan perlu mengadakan conselling bagi bawahan yang
bekerja tidak sesuai dengan prosedur. Penyebab
ketidaksesuaian harus diketahui dan atasan dapat
memberikan pengarahan yang dapat memotivasi pegawai
agar mau memberikan kontribusi yang maksimal bagi
perusahaan.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 8
digilib.uns.ac.id

3. Prinsip dan Pentingnya Prosedur

Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan

lebih lancar, sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur
kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan
bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan.

Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan

bagian lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat
dikendalikan dengan baik dan tentu hal tersebut akan membuat
penghematan yang besar bagi perusahaan.

Prinsip-prinsip prosedur harus sederhana, tidak terlalu rumit

dan berbelit-belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban
pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-
langkah yang ditetapkan. Prosedur kerja yang ditetapkan haruslah
prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah
penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu. Artinya, prosedur
harus memperhatikan arus pekerjaan.

Prosedur dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan

jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak.

B. RETUR BARANG

1. Pengertian Retur Barang

Menurut Mulyadi (2001:229), retur barang adalah

pengembalian barang dari konsumen karena tidak layak dijual
dengan kondisi mendekati expired atau rusak. Pada dasarnya retur
memang bukan hal yang merugikan, bahkan untuk kondisi tertentu
dapat memperbaiki keadaan, misalnya overstock. Retur ini seringkali
terjadi di dalam suatucommit
perusahaan.
to user
perpustakaan.uns.ac.id 9
digilib.uns.ac.id

2. Jenis – jenis Retur Barang

· Retur Pembelian

Retur Pembelian merupakan dokumen yang berisi data -

data item barang yang dikembalikan kepada penjual karena
kondisi tertentu misalnya berlebihan atau cacat / rusak. Retur
pembelian bisa dilakukan dengan tunai dan kredit sesuai dengan
kebutuhan perusahaan

Tipe Retur Pembelian :

1. Retur Pembelian Cash

Retur Pembelian Cash kepada penjual hanya digunakan jika

telah terdapat faktur pembelian secara cash, hal ini
dimungkinkan untuk validasi data hutang. Sehingga ketika
melakukan proses retur Pembelian akan manambah Saldo Kas
dan Barang Inventory akan berkurang.

2. Retur Pembelian Credit

Retur Pembelian Credit pada dasarnya digunakan untuk

menyeimbangkan Nota faktur pembelian kredit sebagai Potong
Hutang, sehingga dari Nota retur Pembelian Credit dapat
digunakan sebagai alat Bayar Hutang pada penjual (Bayar
Hutang dengan Potong Nota retur)

· Retur Penjualan

Menurut Mulyadi (2001:233), retur penjualan merupakan “

kegiatan yang terjadi jika perusahaan menerima pengembalian
barang dari pelanggan ”. Barang dagangan yang telah terjual ada
kemungkinan akan dikembalikan oleh pembeli karena alasan
kerusakan atau cacat.
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 10
digilib.uns.ac.id

Jika penjualan dilakukan secara kredit, maka biasanya pihak

penjual akan menyampaikan nota kredit ke pelanggan. Nota kredit
ini berisi jumlah barang yang akan dikredit ke pelanggan serta
akan mencantumkan alasan pengkreditan tersebut. Terjadinya
retur penjualan dapat berdampak pada tingkat kredibilitas
pelanggan kepada perusahaan khususnya jika kesalahan adalah
dari pihak perusahaan.

Adapun fungsi yang terkait dalam retur penjualan adalah

bagian penjualan, penerimaan gudang, dan akuntansi. Tahapan
sistem retur penjualan adalah sebagai berikut :

a. menerima pemberitahuan mengenai pembelian barang yang

telah dibeli pelanggan.

b. pemeriksaan kondisi barang yang dikembalikan

c. pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya

persediaan

d. membuat laporan dan mengevaluasi transaksi retur penjualan

Informasi yang dibutuhkan manajemen atas transaksi retur

penjualan, menurut Mulyadi ( 1993 : 233 ) adalah sebagai berikut

1. jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau

kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

2. jumlah berkurangnya piutang karena retur penjualan

3. jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli

4. nama dan alamat pelanggan

5. kuantitas harga yang dikembalikan

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa retur

barang merupakan pengembalian barang dagang dari konsumen karena
barang tidak layak dijualcommit
atau mendekati
to user expired atau rusak, dimana PT.
perpustakaan.uns.ac.id 11
digilib.uns.ac.id

Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) lebih mengutamakan

pada retur penjualan.

C. PROSEDUR RETUR BARANG

Prosedur retur barang merupakan serangkaian tahap atau metode

yang saling berhubungan dalam pengembalian barang dagang dari
konsumen karena barang tidak layak dijual dan konsidi mendekati
expired atau rusak yang mengutamakan pada retur penjualan.
Prosedur Retur Barang pada PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) menurut Standard Operating Procedure (SOP)
meliputi 8 tahap, yaitu :
1. Pengembalian Barang
2. Pemeriksaan Form FPB
3. Pembuatan Rekapitulasi
4. Pengiriman Barang
5. Pencocokkan Barang
6. Persetujuan Nota Retur
7. Penerbitan Nota Retur
8. Penerimaan Nota retur ke konsumen

2. METODE PENGAMATAN

Berdasarkan dari perumusan masalah yaitu untuk mengetahui prosedur

retur barang dagang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)
Cabang Manahan Surakarta dan kendala yang di hadapi, maka dalam
pengamatan ini terdapat beberapa hal yang menyangkut masalah prosedur
untuk memahami obyek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan,
antara lain :
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 12
digilib.uns.ac.id

1. Lokasi
Lokasi pengamatan dilakukan di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Manahan Surakarta.
Pengamat memilih lokasi tersebut dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Lokasi tersebut merupakan tempat magang.
b. Di dalam lokasi tersebut terdapat prosedur retur barang dagangan yang
akan dikaji dalam pengamatan ini.
c. Pengamat diberikan ijin untuk melakukan pengamatan dilokasi tersebut.

2. Jenis Pengamatan

Berdasarkan pengamatan yang hendak dicapai, pengamatan ini lebih

menitik beratkan pada pengamatan lapangan yaitu pengamatan yang
dilakukan dengan cara datang langsung di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) Cabang Manahan Surakarta untuk memperoleh
gambaran instansi yang menjadi objek pengamatan secara umum dan
informasi yang diperlukan sesuai obyek pengamatan. Disamping itu juga,
data yang diperoleh dari belajar mengerjakan tugas-tugas. Dalam hal ini
obyek pengamatan adalah PT. Kimia Farma Trading and Distribution
(KFTD) Cabang Manahan Surakarta. Bentuk pengamatan yang digunakan
adalah pengamatan diskriptif kualitatif yaitu pengamatan yang dilakukan
dengan menganalisa data tanpa menggunakan rumus-rumus statistik.
Dimana pengamatan yang dilakukan terbatas pada usaha untuk
mengungkapkan suatu masalah, keadaan atau peristiwa sebagaimana
adanya sehingga bersifat sekunder menggunakan fakta. Pengamatan
kualitatif studi kasusnya mengarah pada pendiskripsian secara rinci dan
mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi
menurut apa adanya di lapangan studinya.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 13
digilib.uns.ac.id

3. Sumber Data
Data yang diperoleh berasal dari :

a. Informan
Data yang diperoleh langsung melalui wawancara dan observasi yang
kemudian diolah sendiri oleh penulis. Cara penyajian informasi yang
terbuka dan mengikuti selera informan ini menuntut kemampuan
khusus bagi para penulis di dalam pengumpulan data untuk bisa
secara lentur dan juga kritis dalam memahami informasi yang memang
penting yang secara langsung berdampak pada kemantapan kualitas
pengamatannya.

b. Dokumen

Diperoleh mencatat data-data yaitu mengenai syarat-syarat retur barang,

dokumen yang berkaitan dengan retur barang, prosedur retur barang
sesuai Standard Operating Procedure (SOP), dan arsip-arsip yang ada di
PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) yang dapat
mendukung kajian pengolahan data.

4. Teknik Pengumpulan Data

a. Wawancara
Wawancara merupakan proses memperoleh keterangan untuk tujuan
pengamatan dengan cara tanya jawab antara pewawancara dan
informan. Wawancara yang dilakukan penulis pada pengamatan ini
adalah wawancara tidak terstruktur yang disebut wawancara mendalam
( in-depth interview ) dimana pertanyaan yang diajukan bersifat “open-
ended“ dan mengarah pada kedalaman informasi, serta dilakukan
dengan cara yang tidak secara formal terstruktur.

b. Observasi
Observasi dalam penelitian ini yaitu observasi berperan aktif, dimana
peneliti tidak bersikapcommit
pasif tosebagai
user pengamat, tetapi memainkan
perpustakaan.uns.ac.id 14
digilib.uns.ac.id

berbagai peran yang dimungkinkan suatu situasi yang berkaitan dengan

penelitian. Teknik observasi ini memberikan kesempatan khusus bagi
peneliti untuk mengumpulkan data tetapi juga akan menemukan
masalah dan hambatan yang terjadi selama penelitian. Observasi
langsung yang dilakukan oleh pengamat dilakukan dengan cara formal
dan informal kepada objek pengamatan. Adapun observasi yang
dilakukan oleh pengamat adalah prosedur retur barang di PT. Kimia
Farma Trading and Distribution (KFTD).

5. Teknik Analisis Data

Dalam pengamatan ini, pengamat menggunakan Teknik Analisis
Interaktif, yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab
lisan secara langsung dan mendalam dengan sasaran atau objek penelitian
untuk mendapatkan data-data dan keterangan yang berkaitan dengan topik
pengamatan. Pertanyaan yang diajukan kepada objek pengamatan dan
pertanyaan tersebut dapat berkembang sedemikian rupa sesuai dengan
kebutuhan dan kedalaman data yang ingin diperoleh.

Teknik Analisis Data meliputi :

a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan perhatian pada
penyederhanaan, pengabstrakan transformasi data yang muncul dari
catatan-catatan lapangan. Langkah-langkah yang dilakukan adalah
menajamkan analisis, menggolongkan atau pengkategorisasian ke
dalam tiap permasalahan melalui uraian singkat, mengarah,
membuang yang tidak perlu dan mengorganisasikan data sehingga
kesimpulan-kesimpulan finalnya dapat ditarik dan diverifikasi.
Adapun data yang direduksi antara lain seluruh data mengenai
permasalahan penelitian kemudian dilakukan penggolongan ke dalam
beberapa bagian. Kemudian masing-masing dari bagian-bagian

commit
tersebut dikelompokkan to user sistematikanya.
lagi menurut
perpustakaan.uns.ac.id 15
digilib.uns.ac.id

b. Sajian Data
Setelah data direduksi, langkah selanjutnya adalah penyajian (display)
data. Penyajian data merupakan analisis merancang deretan dan kolom
sebuah matriks untuk data kualitatif dan menentukan jenis serta
bentuk data yang dimasukkan kedalam kotak-kotak matriks. Penyajian
data diarahkan agar data hasil reduksi terorganisasikan dan tersusun
dalam pola hubungan, sehingga semakin mudah dipahami. Penyajian
data dapat dilakukan dalam bentuk uraian naratif, bagan, hubungan
antar kategori, diagram alur ( flow chart ), dan sebagainya. Penyajian
data dalam bentuk tersebut akan mempermudah peneliti memahami
apa yang terjadi dan merencanakan kerja penelitian selanjutnya.

c. Penarikan simpulan / verifikasi

Penarikan simpulan atau verifikasi adalah usaha untuk mencari atau
memahami makna/arti, keteraturan, pola-pola, penjelasan, alur sebab
akibat atau proposisi. Penarikan kesimpulan sebenarnya hanyalah
sebagian dari satu kegiatan dari konfigurasi yang utuh. Kesimpulan
adalah tinjauan ulang pada catatan di lapangan atau kesimpulan dapat
ditinjau sebagai makna yang muncul dari data yang harus diuji
kebenarannya, kekokohannya, dan kecocokannya yaitu yang
merupakan validitasnya. Pada saat menarik kesimpulan awal, biasanya
yang dikemukakan masih bersifat sementara dan akan berubah bila
ditemukan bukti-bukti kuat yang mendukung tahap pengumpulan data
berikutnya.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 16
digilib.uns.ac.id

Bagan 1.1
Model Analisis Interaktif ( HB. Sutopo, 2002 : 96 )

PENGUMPULAN
DATA

REDUKSI SAJIAN

DATA DATA

PENARIKAN SIMPULAN /
VERIFIKASI

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

B A B III

DESKRIPSI LOKASI

A. Gambaran Umum

PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) adalah anak

perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. yang didirikan berdasarkan akta
pendirian No. 07 tanggal 4 Januari 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Ny.
Imas Fatimah, S. H di Jakarta dan telah diubah dengan akta No. 42 tanggal 22
April 2003 yang dibuat di hadapan Notaris Nila Noordjasmani Soeyasa Besar,
S. H . Akta ini telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak
Manusia Republik Indonesia dengan surat keputusan No : C-09648 HT.01.01
TH 2003 tanggal 1 Mei 2003. Sesuai dengan anggaran dasarnya, maksud dan
tujuan perusahaan ialah melakukan usaha dalam bidang Distribusi dan
Perdagangan. Saat ini jumlah cabang PT. KFTD sampai dengan akhir tahun
2010 adalah 43 cabang.
Tabel 3.1 :
Kondisi Kinerja Keuangan PT. KFTD 2007 – 2010
Uraian 2007 2008 2009 2010
Penjualan 100.00 % 100.00 % 100.00 % 100.00 %
HPP 87. 94 % 87. 61 % 88. 40 % 88. 02 %
Biaya 11. 14 % 10. 57 % 11. 29 % 11. 28 %
Laba 0. 62 % 1. 38 % 10. 17 % 0. 46 %

Jumlah prinsipal dan pertumbuhan pasar farmasi di Indonesia yang semakin

commit
berkembang merupakan pasar yang tosangat
user potensial bagi perusahaan yang

17
perpustakaan.uns.ac.id 18
digilib.uns.ac.id

bergerak dibidang distribusi dan perdagangan produk farmasi dan alat

kesehatan. Sebagai anak perusahaan PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. dengan
43 cabang, kinerja PT. KFTD dipandang masih belum optimal (rendahnya
rasio laba terhadap penjualan) dan karenanya perlu ditingkatkan agar nilai
pemegang saham (Shareholder Value) lebih meningkat di masa mendatang.
Potensi untuk meningkatkat shareholder value secara signifikan dipandang
masih cukup besar dan untuk mencapainya PT. KFTD perlu melakukan
transformasi.

B. Visi, Misi dan Sasaran

1. Visi

Visi adalah pandangan jauh ke depan ke mana dan bagaimana suatu

organisasi harus dibawa dan berkarya, agar tetap konsisten dan dapat eksis,
antisipatif, inovatif dan produktif. Visi juga merupakan suatu gambaran
yang menantang tentang keadaan masa depan yang berisikan cita dan citra
yang ingin diwujudkan oleh suatu organisasi.

Visi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) adalah :

“ Menjadi perusahaan terkemuka dibidang distribusi dan

perdagangan produk kesehatan ( to be the greatest trading and
distribution company ) “

2. Misi

Misi merupakan tindakan yang dilakukan untuk mewujudkan tercapainya

visi yang dicita-citakan. Misi mencerminkan keberadaan dan tugas pokok
fungsi dari organisasi. Misi PT. Kimia Farma Trading and Distribution
(KFTD) adalah:

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 19
digilib.uns.ac.id

· Meningkatkan jumlah jaringan distribusi produk kesehatan baik

produk sendiri maupun principal pihak ketiga.
· Meningkatkan perdagangan dan pengadaan produk kesehatan di pasar
institusi.
· Meningkatkan perdagangan alkes dan diagnostik keagenan atau
private label.
3. Sasaran

Sasaran adalah penjabaran dari tujuan atau sesuatu yang akan

dicapai/ dihasilkan secara nyata oleh suatu perusahaan pada kurun waktu
tertentu (satu tahun, satu semester, tiga bulan dsb.). Sejalan dengan tujuan
yang telah disebutkan di atas, maka sasaran PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) adalah :

• Memiliki jaringan distribusi sebanyak 60 cabang pada tahun 2015;

• Memiliki 4 portofolio produk ( farmasi, alat kesehatan, reagensia, dan
diagnostika );
• Memiliki sistim informasi yang terintegrasi pada tahun 2012;
• Memiliki supply chain yang efisien dan efektif;
• Memperoleh pertumbuhan penjualan rata – rata 16, 89 % per tahun;
• Memperoleh harga pokok penjualan < 88 % ( 2011 – 2013 ) dan < 87
% ( 2014 – 2015 );
• Memperoleh efisiensi biaya < 10 % ( 2011 – 2013 ) dan < 9 % ( 2014
– 2015 );
• Memperoleh laba bersih 1,15 – 2,5 % ( 2011 – 2013 ) dan > 3 % (
2014 – 2015 )

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 20
digilib.uns.ac.id

C. Budaya Perusahaan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

Cabang Manahan

1. Innovative (I)
Adalah memiliki budaya berfikir out the box dan membangun produk
unggulan.

2. Customers First (C)

Adalah mengutamakan pelanggan sebagai mitra atau rekan kerja.

3. Accountability (A)
Adalah bertanggung jawab atas kepercayaan yang dipercayakan oleh
perusahaan dengan memegang teguh profesionalisme, integritas, dan kerja
sama.

4. Responsibility (R)
Adalah memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat waktu, tepat
sasaran, dan dapat diandalkan.

5. Eco Friendly (E)

Adalah menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa layanan
yang ramah lingkungan.

D. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading

and Distribution (KFTD) Cabang Manahan

1. Tugas Pokok dan Fungsi Bagian Retur Barang

Bagian Retur Barang mempunyai tugas pokok dan fungsi membantu para
konsumen dalam mengembalikan barang yang hampir expired atau rusak.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 21
digilib.uns.ac.id

2. Susunan Organisasi Bagian Retur Barang

a. Kepala Cabang / Branch Manager

· Mengimplementasikan Visi dan Misi perusahaan cabang yang

dipimpin;

· Memastikan setiap perusahaan/bagian yang bekerja sebagaimana

seharusnya, sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan;

· Menyusun strategi untuk pencapaian target yang diberikan oleh

perusahaan.

· Memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan kebijakan

dalam memperlancar operasi perusahaan.

· Memeriksa laporan yang akan dikirim kekantor pusat dan laporan

tersebut dipertanggung jawabkan.

b. Manajer Logistik
· Bertanggung jawab atas keadaan barang yang ada di gudang.
· Bertanggung jawab atas barang yang masuk dari produksi /
supplier.
· Membuat jadwal pengiriman, penerimaan, dan retur terhadap
barang – barang.
· Membuat laporan logistik.
· Bersama administrasi melakukan stok opname dan retur barang
setiap bulannya

c. Asman Distribusi

· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan

mengendalikan aktivitas pendistribusian barang yang
diterima dari perusahaan lain dan barang yang akan
didistribusikan ke perusahaan
commit to userlain;
perpustakaan.uns.ac.id 22
digilib.uns.ac.id

· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan dan

mengendalikan aktivitas-aktivitas, seperti: Pengiriman dan
penerimaan barang, pendistribusian barang dan
pendistribusian barang baik daerah solo maupun luar solo;

· Melakukan evaluasi dan menindaklanjuti perbaikan operasi

penerimaan dan pengiriman barang;

· Bertanggung jawab terhadap seluruh proses penerimaan

pendistribusian ke bagian processing dan proses
pengiriman, pendistribusian barang;

· Membuat laporan rekapitulasi;

· Mengelola sumber daya Sub Bagian Distribusi Terima dan kirim;

· Melaksanakan pengawasan melekat pada Sub Bagian Distribusi

Terima dan kirim;

· Membuat dan menandatangani pembukuan/neraca harian Sub

Bagian Distribusi Terima dan kirim;

· Melaksanakan tugas lainnya yang diberikan oleh Manajer

Distribusi.

d. Supervisor Logistik
· Melaksanakan pergudangan barang-barang
· Mengecek baik buruknya barang yang akan dijual ke konsumen
· Mengantar barang yang telah dipesan oleh konsumen
· Mengatur, mengelola, dan melaksanakan administrasi keuangan
berdasarkan pedoman dan kebijakan serta prinsip-prinsip keuangan
· Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan pengawasan
pengadaan barang dan jasa
· Menerima dan menyimpan barang di gudang
· Membuat form FPBcommit to user
perpustakaan.uns.ac.id 23
digilib.uns.ac.id

e. Supervisor Transito In

· Menerima barang pengembalian dan mencocokkan dengan FPB.

· Bila sudah cocok, mengkonfirmasikan ke cabang bahwa barang

telah diterima.

· Membuat laporan ke Manager Logistik untuk menerbitkan Nota

Retur.

f. Supervisor Transito Out

· Menerbitkan Nota Retur Rangkap 4

g. Pelaksana Gudang

· Melakukan penerimaan barang masuk dan pengeluaran barang

yang dipesan

· Memelihara barang – barang dengan sebaiknya

· Mengisi kartu stok pada saat barang masuk dan mengisinya

sesuai dengan stok barang masuk dan barang keluar

· Mengecek barang masuk dan pengambilan barang yang dipesan

Tugas dan kegiatan utama bagian gudang :

a. Koordinator gudang:

ü Bertanggung jawab kepada kepala cabang

ü Mengkoordinir petugas gudang dan pengantar barang

ü Bertanggung jawab terhadap keluar masuk barang

ü Bertanggung jawab terhadap keamanan barang

b. Petugas Gudang :

ü Bertanggung jawab terhadap koordinator gudang

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 24
digilib.uns.ac.id

ü Menerima dan menyimpan barang atas instruksi dari

coordinator gudang

E. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)

Untuk lebih jelasnya struktur organisasi di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution (KFTD) dapat dijelaskan dalam diagram berikut ini.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 25
digilib.uns.ac.id

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

B A B IV

PEMBAHASAN

A. PROSEDUR RETUR BARANG

Dalam pengamatan ini, penulis lebih memfokuskan pada prosedur retur

barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

Setiap kegiatan pasti mempunyai prosedur atau urut-urutan langkah

dalam penyelesaian. Begitu juga dengan prosedur retur barang di lingkungan
PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD).

Menurut pengamatan kami, Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution (KFTD) menurut Standard Operating Procedure
(SOP) meliputi 8 tahap, yaitu :

1. Pengembalian Barang

Pada tahap pengembalian barang dari konsumen yang komplain

dikarenakan barang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Ada beberapa
persyaratan yang harus dipenuhi oleh konsumen yang komplain, antara
lain :

a. Retur dapat dilakukan jika barang cacat atau kesalahan barang yang
tidak sesuai dengan yang dipesan;

b. Retur hanya bisa dilakukan 1 kali dalam satu pesanan;

c. Retur barang yang mendekati ED dapat dilakukan dalam jangka waktu

maksimal 3 bulan / 6 bulan. Apabila barang tersebut masih dalam 1
box boleh dikembalikan, tetapi apabila barang sisa setengah tidak
commit to user

26
perpustakaan.uns.ac.id 27
digilib.uns.ac.id

boleh dikembalikan karena PT. Kimia Farma Trading and Distribution

(KFTD) menjual barang secara utuh.

d. Retur hanya bisa dilakukan jika barang yang diterima mengalami

cacat/rusak, kesalahan barang yang dipesan;

e. Barang yang akan diretur harus tetap memiliki label merk, dan belum
pernah dipakai oleh pelanggan beraktivitas (hanya untuk dicoba/test
pakai saja), karena rusak/cacat yang disebabkan pemakaian, baik yang
disengaja maupun tidak, tidak dapat diretur;

f. Retur barang karena cacat/rusak hanya dapat ditukar dengan yang

sama persis.

Jika persyaratan diatas sudah dipenuhi, maka konsumen dapat

mengembalikan barang ke kantor cabang melalui outlet atau salesman
yang datang ke tiap-tiap outlet. Kemudian bagian supervisor logistik akan
menerima dan menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet
tersebut. Kemudian supervisor logistik akan membuat Form FPB dan
barang itu akan dilaporkan ke kantor pusat yang berada di Jakarta Timur
dengan memakai Form Pengembalian Barang (FPB) yang mencantumkan :

ü Nama Barang

ü Kemasan

ü Jumlah

ü No. batch dan ED

ü Ex NPI/Invoice

ü Ex Principal

ü Keterangan penyebab pengembalian barang

Pada tahap pengembalian barang ini, mnurut pengamatan penulis,

konsumen yang komplain ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution
(KFTD) karena disebabkancommit
beberapa faktor seperti dibawah ini :
to user
perpustakaan.uns.ac.id 28
digilib.uns.ac.id

a. Kesalahan dalam Pengiriman

Contoh : Apotik Padma memesan obat Piroxicam 10mg yang

berjumlah 20 box tetapi yang diterima Piroxicam 20mg.

Dalam 1 bulan ada 3 outlet yang komplain karena salah pengiriman.

Pada waktu pengemasan ke dalam plastik petugas gudang kadang
kurang teliti memasukkan barang ke plastik.

b. Kadaluarsa / ED

Adalah batasan waktu yang dianjurkan oleh industri farmasi terhadap

keamanan produk yang dihasilkan masih memenuhi persyaratan
sesuai fungsinya.

Contoh : RS. Kasih Ibu memesan obat Paracetamol 1000 tablet.

Setelah obat itu diterima ternyata obat tersebut
mendekati ED.

Dalam 1 bulan ada 5 outlet yang sering komplain terhadap barang

yang diterimanya karena barang tersebut mendekati ED.

c. Kemasan

Adalah wadah atau tempat yang digunakan untuk menutupi bahan jadi
tersebut. Kemasan ini dapat rusak diakibatkan oleh pemindahan dari
satu tempat ke tempat yang lain, temperatur atau cuaca lingkungan
sekitar. Jika kemasan rusak, maka barang didalamnya akan rusak atau
berdampak negatif bagi penggunanya.

Contoh : TO. 75 memesan obat Decolgen yang dalam kemasan

obat tersebut tidak layak dikonsumsi / rusak.

Dalam 1 bulan ada 2 outlet yang komplain akan barang yang

diterimanya karena barang tersebut dalam kemasannya sudah rusak.

Dari contoh – contoh diatas, faktor penyebab yang seringkali terjadi yaitu
kadaluarsa / ED sehingga membuat para konsumen menginginkan untuk
commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 29
digilib.uns.ac.id

meretur barang – barang tersebut ke PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD).

2. Pemeriksaan Form FPB

Pada tahap pemeriksaan Form FPB, setelah form FPB dibuat oleh
bagian Supervisor Logistik kemudian Form FPB tersebut akan dikirim ke
bagian Manager Logistik yang berada di kantor pusat. Pengirimannya ini
melalui fax. Tetapi terlebih dahulu Form FPB akan diserahkan ke bagian
Branch Manager untuk diperiksa kebenarannya.

Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap ini sering

mngalami kendala yaitu dari kantor pusat sering telat memberi
pemberitahuan apakah Form FPB tersebut sudah diterima atau belum. Dari
kendala tersebut, bagian supervisor logistik di kantor cabang harus
menanyakan lagi ke kantor pusat dan memastikan kalau form FPB telah
diterima.

3. Pembuatan Rekapitulasi

Pada tahap pembuatan rekapitulasi, setelah form FPB dikirim ke

kantor pusat kemudian form FPB akan diterima oleh bagian Asman
Distribusi yang berada di kantor pusat kemudian bagian Asman Distribusi
membuat rekapitulasi. Yang dimaksud rekapitulasi yaitu rincian tentang
barang – barang yang akan di retur. Setelah rekapitulasi dibuat kemudian
hasil rekapitulasi tersebut akan dilaporkan ke bagian Manager Logistik di
kantor pusat untuk mendapatkan persetujuan FPB. Pada tahap ini
pelaksanaannya lancar dan tidak ada kendala sedikitpun.

4. Pengiriman Barang

Pada tahap pengiriman barang, tahapan ini dilakukan setelah FPB

disetujui oleh Manager Logistik yang berada dikantor pusat, kemudian
commit to user
bagian Supervisor Logistik mendapat informasi dari kantor pusat untuk
perpustakaan.uns.ac.id 30
digilib.uns.ac.id

mengirimkan barang yang diretur tersebut ke kantor pusat dengan

menggunakan FPB yang telah disetujui tadi. Pengiriman barang ini
dilakukan melalui fax.

Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap pengiriman barang

seringkali terjadi kendala yaitu pengirimannya tidak tepat waktu karena
pada fax tersebut pengirimannya kadang ditunda sehingga membuat kantor
pusat menunggu barang tersebut. Apabila pengiriman sering terlambat
maka pembuatan nota retur juga akan lama. Jadi bagian supervisor logistik
masih harus memastikan apakah barang tersebut sudah diterima oleh
kantor pusat.

5. Pencocokkan Barang

Pada tahap pencocokkan barang, setelah supervisor logistik

mengirim barang tersebut ke kantor pusat, tahap selanjutnya Transito - In
dikantor pusat akan menerima barang pengembalian tersebut kemudian
mencocokkannya dengan FPB sesuai no. batch dengan barang tersebut.
No. batch yaitu nomor produksi / registrasi keluaran dari pabrik. Bila
sudah cocok, barang yang telah diterima oleh kantor pusat tersebut akan
dikonfirmasikan ke kantor cabang. Kemudian Transito – In dikantor pusat
membuat laporan ke Manager Logistik agar menerbitkan nota retur.

Berdasarkan pengamatan penulis, pada waktu mengkonfirmasikan

barang tersebut ke kantor cabang kadang terjadi kendala yaitu dalam
pemberitahuannya sering telat sehingga juga akan menghambat pembuatan
nota retur.

6. Persetujuan Nota Retur

Yang dimaksud Persetujuan Nota Retur yaitu meminta

persetujuan ke bagian Manager Logistik untuk menerbitkan nota retur.
Persetujuan nota retur dilakukan jika ada kebenaran tentang isi nota retur
commit to user
itu yang isinya antara lain keadaan barang yang akan diretur, jumlah
perpustakaan.uns.ac.id 31
digilib.uns.ac.id

barang, apakah akan diretur, waktu untuk retur barang (3 bulan/ 6 bulan
sebelum ED). Setelah ada kebenaran tersebut kemudian bagian Manager
Logistik yang berada dikantor pusat akan memberikan persetujuan nota
retur dan bagian Manager Logistik akan memerintahkan Transito – Out
untuk menerbitkan Nota Retur untuk dikirim ke kantor cabang.

7. Penerbitan Nota Retur

Pada tahap penerbitan nota retur, setelah bagian Manager

Logistik memberikan persetujuan nota retur kemudian Transito – Out yang
berada dikantor pusat akan menerbitkan nota retur dengan rangkap 4 yang
akan diserahkan ke kantor cabang. Rangkap 4 tersebut antara lain :

1. Asli untuk cabang yang bersangkutan

2. Copy 1 untuk Transito – In

3. Copy 2 untuk Transito – Out

4. Copy 3 untuk bagian keuangan

Kantor pusat akan menyerahkan nota retur ke kantor cabang

disertai dengan barang yang sudah diganti dengan barang yang baru yang
masa EDnya lebih panjang.

Ketentuan Pembuatan Nota Retur :

a. Nota Retur dibuat dalam hal terjadi pengembalian Barang dari

konsumen kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya,
jumlahnya, dan harganya sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam
transaksi penyerahan barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan
jasa
b. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan Barang, dan
tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 32
digilib.uns.ac.id

c. Nota retur dibuat dalam rangkap 4 (empat); lembar pertama untuk

kantor cabang, copy 1 untuk transito-in, copy 2 untuk transito-out,
dan copy 3 untuk bagian keuangan.
d. Bentuk dan ukuran Nota Retur dapat disesuaikan dengan kebutuhan
admnistrasi pembeli.
e. Nota retur yang tidak mencantumkan informasi minimal yang
disyaratkan tidak dapat diperlakukan sebagai nota retur.

Nota Retur minimal harus memuat :

ü Nomor Urut Nota Retur.

ü Nomor Seri dan tanggal Faktur Pajak atas Barang Kena Pajak yang
dikembalikan

ü Nama, Alamat, dan NPWP pembeli BKP yang dikembalikan.

ü Nama, alamat, NPWP penjual yang menerbitkan Faktur Pajak.

ü Jenis, kuantum, kemasan, diskon, dan harga jual Barang Kena Pajak
yang dikembalikan.

ü Tanggal pembuatan Nota Retur.

ü Tandatangan Pembeli.

8. Penerimaan nota retur ke konsumen

Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh
kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di serahkan
kembali ke konsumen yang komplain. Cara mengembalikan barang yang
diretur kepada konsumen yaitu melalui pengantar barang yang akan
menyerahkan barang tersebut ke konsumen yang komplain.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 33
digilib.uns.ac.id

B. DIAGRAM ALIR PROSEDUR RETUR BARANG

Untuk lebih jelasnya prosedur retur barang di PT. Kimia Farma

Trading and Distribution (KFTD) dapat dijelaskan dalam diagram berikut ini.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 34
digilib.uns.ac.id

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 35
digilib.uns.ac.id

C. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM PROSEDUR RETUR

BARANG

Dalam melakukan prosedur retur barang tentu saja memerlukan

dokumen guna menjamin keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan
akuntansi. Adapun dokumen yang digunakan dalam prosedur retur barang
adalah :

1. Form FPB

Merupakan formulir yang mempunyai fungsi untuk mencatat aktivitas

penerimaan barang – barang yang dikembalikan oleh konsumen karena
cacat / rusak atau barang – barang tersebut tidak sesuai dengan barang
yang dipesan oleh konsumen.

2. Laporan Rekapitulasi Barang

Dibuat untuk melaporkan hasil rincian data barang pada akhir laporan atau
akhir hitungan.

3. Nota Retur

Merupakan nota yang dibuat dalam hal terjadi pengembalian barang dari
konsumen kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya, jumlahnya,
dan harganya sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi
penyerahan barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa.

Semua dokumen dalam prosedur retur barang ini sangat dibutuhkan

sebagai alat yang membantu keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan
akuntansi serta sebagai bukti terjadinya retur barang.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 36
digilib.uns.ac.id

D. FUNGSI YANG TERKAIT

Fungsi yang terkait dalam prosedur retur barang di PT. Kimia Farma
Trading and Distribution (KFTD) adalah :

1. Bagian Branch Manager

Dalam prosedur retur barang, bagian branch manager bertanggung jawab

penuh dalam kegiatan pengembalian barang atau retur barang. Selain itu,
branch manager juga bertugas menerima form FPB dari supervisor
logistik.

2. Bagian Supervisor Logistik

Dalam prosedur retur barang, supervisor logistik mempunyai tugas

menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet dan juga bertugas
mengirim barang retur tersebut ke kantor pusat disertai dengan form FPB.

3. Bagian Manager Logistik ULS

Dalam prosedur retur barang, bagian manager logistik ULS memberikan

persetujuan nota retur dan memerintahkan transito – out ULS untuk
menerbitkan nota retur.

4. Bagian Transito – in ULS

Dalam prosedur retur barang, transito – in ULS bertugas menerima

pengembalian barang kemudian mencocokkannya dengan FPB dan
membuat laporan kepada manager logistik agar menerbitkan nota retur.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 37
digilib.uns.ac.id

5. Bagian Transito – out ULS

Dalam prosedur retur barang, transito – out ULS bertugas menerbitkan

nota retur dan menyerahkannya ke kantor cabang.

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 38
digilib.uns.ac.id

E. HAMBATAN PROSEDUR RETUR BARANG

Berdasarkan pengamatan penulis, dalam pelaksanaan prosedur retur

barang tentunya tidak terlepas dari hambatan-hambatan atau kendala-kendala
yang dapat menghambat prosedur retur barang. Adapun hambatan-hambatan
yang dihadapi oleh prosedur retur barang dapat di identifikasikan antara lain :

a. Barang sering mengalami keterlambatan pengirimannya.

b. Dalam penerimaan Form FPB, kantor pusat sering telat memberi
pemberitahuan ke kantor cabang
c. Pemberitahuan apakah barang sudah diterima sering terlambat

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

BAB V

PENUTUP

A. KESIMPULAN
Dari hasil pembahasan, penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa
Prosedur Retur Barang di PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)
secara garis besar yaitu meliputi :

1. Pengembalian Barang

@ Konsumen akan meretur barang yang telah diterimanya karena

kemasan rusak, mendekati ED, dan terjadi kesalahan pengiriman.
Barang tersebut akan diterima dan disimpan oleh bagian
Supervisor Logistik. Kemudian Supervisor Logistik membuat
Form FPB dan barang tersebut akan dilaporkan ke kantor pusat
memakai Form FPB.

2. Pemeriksaan Form FPB

@ Form FPB diserahkan terlebih dahulu ke bagian Branch Manager

untuk diperiksa kenerannya. Kemudian FPB tersebut dikirim ke
bagian Manager Logistik yang berada dikantor pusat.

Pada tahapan ini terdapat hambatan yaitu kantor pusat sering telat
memberi pemberitahuan apakah form FPB tersebut sudah diterima
atau belum..

3. Pembuatan Rekapitulasi

@ Form FPB diterima oleh bagian Asman Distribusi dikantor pusat

kemudian Asman Distribusi akan membuat rekapitulasi dan
commit to user

39
perpustakaan.uns.ac.id 40
digilib.uns.ac.id

melaporkan hasil rekapitulasi tersebut ke Manager Logistik untuk

mendapatkan persetujuan FPB.

4. Pengiriman Barang

@ Setelah FPB mendapat persetujuan dari Manager Logistik di kantor

pusat kemudian bagian Supervisor Logistik dikantor cabang akan
mengirimkan barang tersebut ke kantor pusat.

Pada tahapan ini terjadi hambatan yaitu pengiriman barang tidak

tepat waktu.

5. Pencocokan Barang

@ Transito – In dikantor pusat menerima barang tersebut kemudian

mencocokkannya dengan FPB yang telah disetujui. Pencocokkan
disesuaikan no. batch dengan barang tersebut. Apabila sudah
cocok, barang yang telah diterima akan dikonfirmasikan ke kantor
cabang. Kemudian Transito – In membuat laporan untuk
pembuatan nota retur.

6. Persetujuan Nota Retur

@ Pada tahap ini, bagian Manager Logistik akan memberikan

persetujuan nota retur dan memerintakan (Transito – Out) untuk
menerbitkan nota retur.

7. Penerbitan Nota Retur

@ Pada tahap terakhir, Transito – Out ULS akan menerbitkan nota

retur rangkap 4 yang akan diserahkan ke kantor cabang :

1. Asli untuk cabang yang bersangkutan

2. Copy 1 untuk Transito – In

3. Copy 2 untuk Transito – Out

4. Copy 3 untuk bagian keuangan

commit to user
perpustakaan.uns.ac.id 41
digilib.uns.ac.id

8. Penerimaan nota retur ke konsumen

@ Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh
kantor cabang kemudian barang dan nota retur tersebut akan di
serahkan kembali ke konsumen yang komplain. Cara
mengembalikan barang yang diretur kepada konsumen yaitu
melalui pengantar barang yang akan menyerahkan barang tersebut
ke konsumen yang komplain.

B. SARAN

Setelah penulis melakukan pengamatan dan pembahasan, terdapat

beberapa saran yang diharapkan menjadi bahan pertimbangan untuk
membantu mengatasi permasalahan yang timbul pada prosedur retur barang.

Adapun saran-saran tersebut yaitu :

@ Dalam prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and

Distribution (KFTD) masih ditemukan beberapa hambatan-hambatan
seperti dalam penerimaan Form FPB kantor pusat sering telat memberi
pemberitahuan ke kantor cabang. Jadi PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) harus memastikan lagi ke kantor pusat apakah form
FPB sudah diterima. Oleh sebab itu agar prosedur retur barang dapat
berjalan dengan lancar harus ada kerjasama yang baik antara kantor
cabang dengan kantor pusat yang bersangkutan.

commit to user