Anda di halaman 1dari 31

Transaction Processing & Financial Reporting System Overview

Disusun guna memenuhi tugas Mata Kuliah Auditing EDP (A)

Oleh :
KELOMPOK 1
1. Andrean Subangkit ( 160810301027 )
2. Nofta Utami Nina Putri ( 180810301229 )
3. Choiril Fatati Suhro ( 180810301231 )

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI


FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS JEMBER
2019
PENDAHULUAN

Perkembangan sistem dan teknologi informasi saat ini sangatlah pesat, perusahan
-perusahaan yang ada saat ini harus memiliki keunggulan dalam menjalankan proses
bisnisya agar tetap bertahan dalam dunia bisnis. Oleh karena itu saat ini banyak
perusahaan yang mulai memanfaatkan sistemdan teknologi informasi sebagai
komponen utama dalam mencapai keunggulandalam bersaing.Karena persaingan
bisnis pada era ini semakin ketat, penggunaan sisteminformasi dan teknologi akan
menjadi salah satu strategi perusahaan dalammenghadapi competitor dalam bersaing
dengan perusahaan lain. Dengan sisteminformasi dan teknologi yang ada akan
membantu para manajer untukmencapai visi dan misi perusahaan. Sistem informasi
dapat membantu perusahaan dalam mengembangkan strategi bisnis, proses bisnis,
serta mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif sehingga membantu
perusahaan dalam mencapai tujuan.
Transaction Processing System (TPS) yang secara otomatis melakukan
penanganan data tentang kegiatan bisnis atau transaksi. Data tentang setiap transaksi
ditangkap, transaksi diverifikasi dan diterima atau ditolak dan divalidasi transaksi
disimpan untuk pengelompokkan data. Laporan dapat dihasilkan segera untuk
memberikan ringkasan standar transaksi dan transaksi dapat dipindahkan dari proses
ke proses untuk menangani semua aspek kegiatan usaha.
Analisis dan desain TPS berarti berfokus pada prosedur perusahaan saat ini untuk
transaksi pengolahan, apakah prosedur tersebut secara manual atau otomatis. Fokus
pada prosedur saat ini menyiratkan kehati-hatian pelacakan data, aliran pengolahan,
dan output. Tujuan pembangunan TPS adalah untuk meningkatkan pemrosesan
transaksi dengan mempercepat hal tersebut, meminimalisir tenaga manusia,
meningkatkan efisiensi dan akurasi, mengintegrasikannya dengan sistem informasi
organisasi atau memberikan informasi yang sebelumnya tidak tersedia. Oleh sebab itu,
bab ini akan dibahas mengenai gambaran umum dari pemrosesan transaksi,
hubungan antara catatan akuntansi dalam membentuk jejak audit, dan teknik
dokumentasi yang digunakan untuk mewakili sistem manual dan berbasis komputer.
Bab ini juga menguraikan mengenai perubahan yang akan terjadi pada proses
pelaporan keuangan tradisional sebagai hasil dari XBRL oleh SEC.
PEMBAHASAN

A. GAMBARAN UMUM PENGOLAHAN TRANSAKSI


Aplikasi TPS memproses transaksi keuangan. Transaksi keuangan didefinisikan
sebagai peristiwa ekonomi yang memengaruhi aset dan ekuitas perusahaan yang
tercermin dalam akunnya, dan diukur dalam istilah moneter. Transaksi keuangan yang
paling umum adalah pertukaran dengan pihak eksternal. Ini termasuk penjualan
barang atau jasa, pembelian persediaan, pelepasan kewajiban keuangan, dan
penerimaan uang tunai dari pelanggan. Transaksi keuangan juga termasuk peristiwa
internal tertentu seperti depresiasi aset tetap, penerapan tenaga kerja, bahan baku,
dan overhead ke proses produksi dan transfer inventaris dari satu departemen ke
departemen lainnya.
Siklus Transaksi
Tiga siklus transaksi memproses sebagian besar kegiatan ekonomi
perusahaan: siklus pengeluaran, siklus konversi, dan siklus pendapatan. Siklus-siklus
ini ada di semua jenis bisnis baik yang mencari untung maupun tidak mencari untung.
Misalnya, setiap bisnis mengeluarkan pengeluaran sebagai imbalan atas sumber daya
Gambar 6.1 menunjukkan hubungan siklus ini dan aliran sumber daya di antara
mereka.
a. Siklus Pengeluaran
Kegiatan bisnis dimulai dengan perolehan bahan, properti, dan tenaga kerja
dengan imbalan uang tunai-siklus pengeluaran. Gambar 6.1 menunjukkan aliran uang
tunai dari organisasi ke berbagai penyedia sumber daya ini. Sebagian besar transaksi
pengeluaran didasarkan pada hubungan kredit antara pihak-pihak dagang. Pencairan
uang tunai yang sebenarnya terjadi di beberapa titik setelah penerimaan barang atau
jasa. Dari perspektif sistem, transaksi ini memiliki dua bagian komponen fisik
(perolehan barang) dan komponen keuangan (pencairan kas kepada pemasok).
 Sistem pembelian/ hutang dagang. Sistem ini mengakui kebutuhan untuk
memperoleh inventaris fisik (seperti bahan baku) dan melakukan pemesanan
dengan vendor. Ketika barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa
tersebut dengan meningkatkan inventaris dan membuat akun yang harus dibayar
untuk dibayarkan di kemudian hari.
 Sistem pencairan. Ketika kewajiban yang dibuat dalam pembelian jatuh tempo,
sistem pencairan kas mengesahkan pembayaran, mencairkannya kepada vendor,
dan mencatat transaksi dengan mengurangi uang tunai dan membayar pada akun
yang mampu membayar.
 Sistem penggajian. Sistem penggajian mengumpulkan data penggunaan tenaga
kerja menghitung gaji karyawan, dan membagikan gaji kepada karyawan. Secara
umum, penggajian adalah sistem pembelian dan pengeluaran kas khusus. Karena
kompleksitas akuntansi yang terkait dengan penggajian, sebagian besar
perusahaan memiliki sistem terpisah untuk penggajian.

 Sistem aset tetap. Sistem aset tetap perusahaan memproses transaksi yang
berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan pelepasan aset tetapnya. Ini adalah
item yang relatif permanen yang secara kolektif sering mewakili investasi
keuangan terbesar organisasi. Contoh aset tetap termasuk tanah, kendaraan
bermotor. bangunan, furnitur, mesin,
b. Siklus Konversi
Siklus konversi terdiri dari dua subsistem utama: sistem produksi dan sistem
akuntansi biaya. Sistem produksi melibatkan perencanaan, penjadwalan, dan kontrol
produk fisik melalui proses pembuatan. Ini termasuk menentukan persyaratan bahan
baku, mengotorisasi pekerjaan yang akan dilakukan dan melepaskan bahan mentah ke
dalam produksi, dan mengarahkan pergerakan pekerjaan-dalam-proses melalui
berbagai tahap pembuatannya. Sistem akuntansi biaya memantau aliran informasi
biaya yang berkaitan dengan produksi. Informasi yang dihasilkan sistem ini digunakan
untuk penilaian inventaris, penganggaran, pengendalian biaya, pelaporan kinerja. dan
keputusan manajemen, seperti keputusan membuat atau membeli. Perusahaan
manufaktur mengkonversi bahan baku menjadi produk jadi melalui operasi siklus
konversi formal. Siklus konversi biasanya tidak formal dan dapat diamati di perusahaan
jasa dan ritel.
c. Siklus Pendapatan
Perusahaan menjual barang jadi mereka kepada pelanggan melalui siklus
pendapatan, yang melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, dan
penerimaan uang tunai setelah penjualan kredit. Transaksi siklus pendapatan juga
memiliki komponen fisik dan finansial, yang diproses secara terpisah. Subsistem utama
dari siklus pendapatan diuraikan di bawah ini.
 Pemrosesan pesanan penjualan. Mayoritas penjualan bisnis dilakukan secara
kredit dan melibatkan tugas-tugas seperti menyiapkan pesanan penjualan,
memberikan kredit, pengiriman produk (atau memberikan layanan kepada
pelanggan, menagih pelanggan, dan mencatat transaksi dalam rekening (piutang
dagang), inventaris, pengeluaran, dan penjualan).
 Penerimaan tunai. Untuk penjualan kredit, beberapa periode waktu (hari atau
minggu) berlalu menjadi titik penjualan dan penerimaan uang tunai. Proses
penerimaan kas termasuk mengumpulkan uang tunai, menyimpan uang tunai
dalam bank.

B. CATATAN AKUNTANSI

Manual System
Bagian ini menjelaskan tujuan setiap jenis catatan akuntansi yang digunakan
dalam siklus transaksi. Kita mulai dengan catatan tradisional yang digunakan dalam
sistem manual (dokumen, jurnal , dan buku besar) dan kemudian memeriksa dalam
sistem berbasis komputer.
a. Dokumen
Sebuah dokumen memberikan bukti peristiwa ekonomi dan dapat digunakan
untuk memulai pemrosesan transaksi. adalah hasil dari pemrosesan transaksi. Bagian
ini. kita membahas tiga jenis dokumen: sumber dokumen, dokumen produk, dan
Turnaround document.
 Dokumen Sumber. Peristiwa ekonomi menghasilkan beberapa dokumen yang
dibuat di awal (sumber) transaksi. Ini disebut dokumen sumber. Sumber dokumen
digunakan untuk menangkap dan memformalkan data transaksi yang diperlukan
siklus transaksi untuk diproses. Gambar 6.2 menunjukkan pembuatan dokumen
sumber. Salinan dokumen sumber ini memasuki sistem penjualan dan digunakan
untuk menyampaikan informasi ke berbagai fungsi, seperti penagihan, pengiriman,
dan AR. Informasi dalam pesanan penjualan memicu aktivitas spesifik di masing-
masing departemen ini.
 Dokumen Produk. Dokumen produk adalah hasil dari pemrosesan transaksi dan
bukan merupakan mekanisme pemicu untuk proses tersebut. Misalnya, cek gaji
kepada seorang karyawan adalah dokumen produk dari sistem penggajian.
Gambar 6.3 memperluas contoh pada Gambar 6.2 untuk menggambarkan bahwa
tagihan pelanggan adalah dokumen produk dari sistem penjualan

 Turnaround document. Dokumen turnaround adalah dokumen produk dari satu


sistem yang menjadi sumber dokumen untuk sistem lain. Ini diilustrasikan dalam
Gambar 6.4. Pelanggan menerima tagihan atau pernyataan dua bagian berlubang.
Satu bagian adalah tagihan aktual, dan bagian lainnya adalah saran pengiriman
uang. Dokumen turnaround berisi informasi penting tentang akun pelanggan untuk
membantu sistem penerimaan kas memproses pembayaran. Salah satu masalah
yang dihadapi oleh perancang sistem penerimaan kas adalah mencocokkan
pembayaran pelanggan dengan rekening pelanggan yang benar.
b. Jurnal
Jurnal adalah catatan entri kronologis. Ketika semua fakta yang relevan tentang
transaksi diketahui, peristiwa tersebut dicatat dalam jurnal dalam urutan kronologis.
Dokumen adalah sumber utama data untuk jurnal. Setiap transaksi membutuhkan entri
jurnal terpisah, yang mencerminkan akun yang terpengaruh dan jumlah yang akan
didebit dan dikreditkan. Ada dua jenis jurnal utama: jurnal khusus dan jurnal umum.
 Jurnal khusus. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat transaksi tertentu yang
terjadi dalam volume tinggi. Transaksi semacam itu dapat dikelompokkan bersama
dalam jurnal khusus dan diproses lebih efisien daripada izin jurnal umum. Gambar
6.6 menunjukkan jurnal khusus. Pada gambar tersebut, jurnal penjualan
menyediakan format khusus untuk mencatat hanya transaksi penjualan. Pada
akhir periode pemrosesan (bulan, minggu, atau hari), petugas memposting jumlah
dalam kolom ke akun buku besar yang ditunjukkan. Misalnya, total penjualan akan
diposting ke nomor akun 401. Sebagian besar organisasi menggunakan beberapa
jurnal khusus lainnya, termasuk jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas,
jurnal pembelian, dan jurnal penggajian.
 Register. Istilah register sering digunakan untuk menunjukkan jenis jurnal khusus
tertentu. Misalnya, jurnal penggajian sering disebut daftar penggajian. Istilah
register untuk menunjukkan log. Misalnya, register penerima adalah log semua
kwitansi bahan baku atau barang dagangan yang dipesan dari vendor. Demikian
pula, register pengiriman adalah log yang mencatat semua pengiriman ke
pelanggan.
 Jurnal Umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi
yang tidak berulang, jarang, dan berbeda. Gambar 6.7 menunjukkan satu halaman
dari jurnal umum. Sebagian besar organisasi telah mengganti jurnal umum mereka
dengan sistem voucher jurnal. Voucher jurnal sebenarnya adalah dokumen
sumber khusus yang berisi entri jurnal tunggal yang menentukan akun buku besar
umum yang terpengaruh. Voucher jurnal digunakan untuk mencatat ringkasan
transaksi rutin, transaksi non-rutin, menyesuaikan entri, dan menutup entri. Total
voucher jurnal yang diproses setara dengan jurnal umum.
c. Buku Besar
Buku besar adalah buku rekening yang mencerminkan efek keuangan dari
transaksi perusahaan setelah diposting dari berbagai jurnal. Sementara jurnal
menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, buku besar menunjukkan aktivitas
berdasarkan jenis akun. Buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo
saat ini dari setiap akun. Gambar 6.8 menunjukkan aliran informasi keuangan dari
dokumen sumber ke jurnal dan ke dalam buku besar. Ada dua jenis dasar buku besar:
(1) buku besar umum, yang berisi informasi akun perusahaan dalam bentuk akun
kontrol yang dirangkum tinggi, dan (2) buku besar pembantu, yang berisi rincian
masing-masing akun yang membentuk akun kontrol tertentu.
 Buku Besar Umum. Buku besar umum merangkum aktivitas untuk masing-masing
akun organisasi. Departemen buku besar memperbarui catatan-catatan ini dari
voucher jurnal yang disiapkan dari jurnal khusus dan sumber-sumber lain yang
berlokasi di seluruh organisasi. Buku besar umum memberikan nilai tunggal untuk
setiap akun kontrol, seperti hutang, AR, dan inventaris. Informasi yang dirangkum
tinggi ini cukup untuk pelaporan keuangan, tetapi tidak berguna untuk mendukung
operasi bisnis sehari-hari.
 Buku Besar pembantu. Buku besar pembantu disimpan di berbagai departemen
akuntansi perusahaan, termasuk inventaris, hutang dagang, penggajian, dan AR.
Pemisahan ini memberikan kontrol dan dukungan operasi yang lebih baik. Selain
memberikan informasi laporan keuangan, buku besar adalah mekanisme untuk
memverifikasi keakuratan keseluruhan data akuntansi yang telah diproses oleh
departemen akuntansi yang berbeda. Setiap peristiwa yang salah direkam dalam
jurnal atau buku besar pembantu akan menyebabkan kondisi tidak seimbang yang
harus dideteksi selama pembaruan buku besar umum. Dengan merekonsiliasi
saldo ringkasan secara berkala dari akun anak perusahaan, jurnal, dan akun
kontrol, kelengkapan dan keakuratan pemrosesan transaksi dapat dinilai secara
formal.

Jejak Audit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya memberikan jejak audit untuk
melacak transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Dari banyak tujuan
jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun. Auditor
eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan organisasi bisnis yang
dimiliki publik atas nama pemegang saham dan pihak berkepentingan lainnya.
Tanggung jawab auditor melibatkan sebagian peninjauan akun dan transaksi yang
dipilih untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapannya. Di asumsikan auditor
ingin memverifikasi keakuratan AR klien seperti yang dipublikasikan dalam laporan
keuangan tahunannya. Auditor dapat melacak angka AR di neraca ke akun kontrol AR
buku besar. Dengan mengikuti pendekatan ini, auditor dapat memilih sejumlah akun
dari buku besar AR dan melacaknya kembali ke jurnal penjualan. Dari jurnal penjualan,
auditor dapat mengidentifikasi dokumen sumber spesifik yang memprakarsai transaksi
dan menariknya dari file ke memverifikasi validitas dan akurasi mereka. Audit AR
sering mencakup prosedur yang disebut konfirmasi. Ini melibatkan menghubungi
pelanggan yang dipilih untuk menentukan apakah transaksi yang dicatat dalam akun
benar-benar terjadi dan bahwa pelanggan setuju dengan saldo yang tercatat. Auditor
melakukan pengujian serupa pada semua akun dan transaksi utama perusahaan klien
untuk sampai pada pendapat umum tentang penyajian laporan keuangan yang adil.
Jejak audit memainkan peran penting dalam proses ini.

Sistem Berbasis Komputer

Jenis File. Jejak audit dalam sistem berbasis komputer kurang dapat diamati daripada
di sistem manual tradisional, tetapi masih ada. Catatan akuntansi dalam sistem
berbasis komputer ini dikirimkan oleh empat jenis file magnetik yang berbeda: file
master, file transaksi, file referensi, dan file arsip.

a. File Master. File master umumnya berisi data akun. Buku besar dan buku besar
pembantu adalah contoh file induk. Nilai data dalam file master diperbarui dari
transaksi.
b. File Transaksi. File transaksi adalah file temporer dari catatan transaksi yang
digunakan untuk mengubah atau memperbarui data dalam file master. Pesanan
penjualan, kwitansi inventori, dan kwitansi tunai adalah contoh file transaksi.
c. File Referensi. File referensi menyimpan data yang digunakan sebagai standar
untuk memproses transaksi. Sebagai contoh, program penggajian dapat merujuk
ke tabel pajak untuk menghitung jumlah pemotongan pajak yang tepat untuk
transaksi penggajian. File referensi lainnya dalam daftar harga yang digunakan
untuk menyiapkan faktur pelanggan, daftar pemasok resmi, daftar nama
pengguna, dan file kredit pelanggan untuk menyetujui penjualan kredit.
d. Berkas arsip. File arsip berisi catatan transaksi sebelumnya yang disimpan untuk
referensi di masa mendatang. Transaksi ini membentuk bagian penting dari jejak
audit. Arsip file termasuk jurnal, informasi penggajian periode sebelumnya, daftar
mantan karyawan, catatan akun yang dihapus, dan buku besar periode
sebelumnya.

Jalur Audit Digital

Dalam contoh ini, penjualan dicatat secara manual pada dokumen sumber,
seperti pada sistem manual. Langkah selanjutnya dalam proses ini adalah mengubah
dokumen sumber ke bentuk digital. Ini dilakukan dalam tahap input data, ketika
transaksi diedit dan file transaksi pesanan penjualan diproduksi. Transaksi ditangkap
langsung di media digital.
Langkah selanjutnya adalah memperbarui berbagai file utama anak perusahaan
dan akun kontrol yang mempengaruhi transaksi. Selama prosedur pembaruan,
pengeditan tambahan transaksi berlangsung. Beberapa transaksi mungkin terbukti
salah atau tidak valid karena alasan-alasan seperti nomor rekening yang salah, jumlah
yang tidak mencukupi di tangan, atau blem pro kredit pelanggan. Seperti jejak kertas,
jejak audit digital ini memungkinkan pelacakan transaksi.

C. TEKNIK DOKUMENTASI
Akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara terus-menerus, baik
sebagai perancang sistem dan auditor. Kemampuan untuk mendokumentasikan sistem
dalam bentuk grafik dengan demikian merupakan keterampilan penting bagi para
akuntan untuk dikuasai.
Data Flow Diagram dan Entity Relationship Diagram
Dua desain sistem yang umum digunakan dan teknik dokumentasi adalah
diagram relasi entitas dan diagram aliran data. Bagian ini memperkenalkan fitur-fitur
utama dari teknik ini, mengilustrasikan penggunaannya, dan menunjukkan bagaimana
mereka terkait.
 Data Flow Diagram. Diagram alur data (DFD) menggunakan simbol untuk
mewakili entitas, proses, aliran data, dan penyimpanan data yang berhubungan
dengan sistem. Entitas dalam DFD adalah objek eksternal pada batas sistem yang
dimodelkan. Mereka mewakili sumber dan tujuan untuk data. Entitas dapat berupa
sistem atau fungsi lain yang berinteraksi, atau mereka mungkin berada di luar
organisasi. Proses di DFD harus diberi label dengan kata kerja deskriptif. Objek
proses tidak boleh direpresentasikan sebagai kata benda. Panah berlabel yang
menghubungkan objek proses mewakili arus data. Setiap label aliran data harus
unik-label yang sama tidak boleh dilekatkan ke dua garis aliran yang berbeda
dalam DFD yang sama.
 Diagram Hubungan Entitas. Diagram hubungan entitas (ER) adalah teknik
dokumentasi yang digunakan untuk merepresentasikan hubungan antar entitas.
Entitas adalah sumber daya fisik (mobil, uang tunai, atau persediaan), peristiwa
(memesan persediaan, menerima uang tunai, barang pengiriman), dan agen
(penjual, pelanggan, atau vendor) yang ingin ditangkap oleh organisasi.
 Hubungan Antara Diagram ER dan Data Flow Diagram. Diagram DFD dan ER
menggambarkan aspek yang berbeda dari sistem yang sama, tetapi diagram
tersebut terkait dan dapat direkonsiliasi. DFD adalah model proses sistem, dan
diagram ER model data yang digunakan dalam atau dipengaruhi oleh sistem.
Kedua diagram tersebut terkait melalui data; setiap penyimpanan data dalam DFD
mewakili entitas data yang terkait dalam diagram ER.

Flowchart System

Sebuah flowchart sistem adalah representasi grafis dari hubungan fisik di


antara elemen-elemen kunci dari suatu sistem. Elemen-elemen ini mungkin termasuk
departemen organisasi, kegiatan manusia, program komputer, catatan akuntansi hard
copy (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), dan catatan digital (file referensi, file
transaksi, arsip file, dan file master). Sistem flowchart juga menggambarkan jenis
media komputer yang digunakan dalam sistem, seperti pita magnetik, disk magnetik,
dan terminal.
Kegiatan Manual Flowcharting
Untuk mendemonstrasikan flowcharting kegiatan manual, mari kita asumsikan
bahwa auditor perlu menganalisa sistem penjualan pesanan untuk mengevaluasi
kontrol internal dan prosedurnya. Auditor akan memulai dengan mewawancarai
individu yang terlibat dalam proses pesanan penjualan untuk menentukan apa yang
mereka lakukan. Informasi ini akan ditangkap dalam serangkaian fakta tertulis yang
serupa dengan yang ada di bawah. Perlu diingat bahwa tujuan di sini adalah untuk
mendemonstrasikan flowcharting.
Penting untuk dicatat bahwa flowchart adalah bentuk seni yang sama dengan
keterampilan teknis. Namun demikian, tujuan utama harus memberikan gambaran
yang tidak ambigu tentang sistem. Dengan mengingat hal ini, aturan dan konvensi
harus diperhatikan:
1. Diagram alur harus diberi label untuk mengidentifikasi dengan jelas sistem yang
diwakilinya.
2. Simbol yang benar harus digunakan untuk mewakili berbagai entitas dalam sistem.
3. Semua simbol pada diagram alur harus diberi label.
4. Garis harus memiliki kepala panah untuk secara jelas menunjukkan alur proses
dan urutan kejadian.
5. Jika proses kompleks membutuhkan penjelasan tambahan untuk kejelasan,
deskripsi teks harus dimasukkan pada bagan alur atau dalam dokumen terlampir
yang direferensikan oleh diagram alur.

Tata Letak Bidang Fisik Kegiatan.


Umumnya, masing-masing bidang kegiatan ini adalah kolom terpisah dengan
heading. Dari fakta-fakta sistem ini, kita melihat bahwa ada empat bidang kegiatan
yang berbeda: departemen penjualan, departemen kredit, gudang, dan departemen
pengiriman. Langkah pertama dalam mempersiapkan bagan alur adalah untuk
mengatur area kegiatan ini dan memberi label masing-masing.
Tuliskan Fakta Tertulis ke dalam Format Visual.
Seperti contoh sistem manual, langkah selanjutnya adalah secara sistematis
mentranskripsikan fakta-fakta tertulis menjadi objek visual. Pelanggan, pesanan
pelanggan, dan simbol file dalam bagan alur ini sama dengan contoh sebelumnya.
Aktivitas juru tulis, bagaimanapun, sekarang otomatis, dan simbol proses manual telah
diganti dengan simbol terminal komputer.
Batch Processing
Pemrosesan batch memungkinkan manajemen yang efisien dari volume
transaksi yang besar. Batch adalah kelompok transaksi serupa (seperti pesanan
penjualan) yang terakumulasi dari waktu ke waktu dan kemudian diproses bersama.
Pengolahan batch menawarkan dua keuntungan umum. Pertama, organisasi
meningkatkan efisiensi operasional dengan mengelompokkan sejumlah besar
transaksi ke dalam batch dan memprosesnya sebagai unit kerja daripada memproses
setiap peristiwa secara terpisah.Kedua, pemrosesan batch menyediakan kontrol atas
proses transaksi. Akuntabilitas proses dibentuk dengan secara berkala mendamaikan
bets terhadap figur kontrol. Kedua keunggulan ini memiliki implikasi untuk merancang
sistem batch.

Proses Komputer Flowcharting


Kami sekarang memeriksa teknik flowcharting untuk mewakili sistem yang
menggunakan proses manual dan komputer. Contoh didasarkan pada sistem pesanan
penjualan dengan fakta-fakta berikut:
1. Petugas di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui pos dan
memasuki formasi ke dalam terminal komputer yang terhubung ke komputer
terpusat pada program komputer. Pesanan pelanggan asli diajukan di departemen
penjualan.
2. Program komputer mengedit transaksi, memeriksa kredit pelanggan dengan
mereferensikan file riwayat kredit, dan menghasilkan file transaksi pesanan
penjualan.
3. File transaksi pesanan penjualan kemudian diproses oleh program pembaruan
yang memposting transaksi ke catatan terkait dalam file AR dan persediaan.
4. Akhirnya, program pembaruan menghasilkan tiga salinan cetak pesanan
penjualan. Salinan 1 dikirim ke gudang, dan Salinan 2 dan 3 dikirim ke
departemen pengiriman.
5. Setelah menerima Copy 1, petugas gudang mengambil produk dari rak.
Menggunakan Salin 1 dan komputer pribadi gudang (PC), petugas mencatat
transfer inventaris dalam catatan stok digital yang disimpan di PC. Selanjutnya,
petugas mengirim persediaan fisik dan Salin 1 ke departemen pengiriman.
6. Departemen pengiriman menerima Salinan 1 dan barang-barang dari gudang.
Petugas mendamaikan barang dengan Salinan 1, 2, dan 3 dan menempelkan
Salinan 1 sebagai slip pengepakan. Selanjutnya, petugas mengirim barang
(dengan Salinan 1 terlampir) ke pelanggan. Akhirnya, panitera mencatat
pengiriman dalam hard copy pengiriman dan menyalin file 2 dan 3 di departemen
pengiriman.
Diagram Alir Program
Flowchart sistem pada Gambar 6.23 menunjukkan hubungan antara program
komputer, file yang mereka gunakan, dan output yang mereka hasilkan. Dokumentasi
tingkat tinggi ini, bagaimana pun, tidak memberikan rincian operasional yang kadang-
kadang diperlukan. Sebagai contoh, seorang auditor yang ingin menilai kebenaran
logika program edit tidak dapat melakukannya dari flowchart sistem. Ini membutuhkan
diagram alur program. Set simbol yang digunakan untuk diagram alur program
disajikan pada Gambar 6.24.
Setiap program yang direpresentasikan dalam flowchart sistem harus memiliki
diagram alur program pendukung yang menjelaskan logikanya. Gambar 6.25
menyajikan logika program edit yang ditunjukkan pada Gambar 6.26. Simbol terpisah
mewakili setiap langkah logika program, dan setiap simbol mewakili satu atau lebih
baris kode program komputer. Garis penghubung antara simbol membentuk urutan
eksekusi logis. Tracing flowchart ke bawah dari simbol awal, kita melihat bahwa
program melakukan langkah-langkah logis berikut dalam urutan yang tercantum:
1. Program mengambil satu catatan dari file transaksi yang belum diedit dan
menyimpannya dalam memori.
2. Tes logis pertama adalah untuk melihat apakah program telah mencapai kondisi
akhir-file (EOF)untuk file transaksi. Sebagian besar struktur file menggunakan
catatan atau penanda khusus untuk menandai kondisi EOF. Ketika EOF tercapai,
program edit akan berakhir dan program berikutnya dalam sistem (dalam hal ini,
program pembaruan) akan dijalankan. Selama ada catatan dalam file transaksi
yang belum diedit, hasil tes EOF akan "tidak" dan kontrol proses diteruskan ke
langkah logis berikutnya dalam program edit.
3. Pemrosesan melibatkan serangkaian tes untuk mengidentifikasi kesalahan-
kesalahan administratif dan logis tertentu.Setiap tes, diwakili oleh simbol
keputusan, mengevaluasi ada tidaknya suatu kondisi. Sebagai contoh, tes edit
bisa untuk mendeteksi keberadaan data abjad dalam bidang yang seharusnya
hanya berisi data numerik.
4. Rekaman bebas-kesalahan dikirim ke file transaksi yang diedit.
5. Rekaman berisi kesalahan dikirim ke file kesalahan.
6. Program kembali ke Langkah 1, dan prosesnya diulang hingga kondisi EOF
tercapai.

Rekam Tata Letak Diagram


Rekam tata letak diagram digunakan untuk mengungkapkan struktur internal
dari catatan yang mengkonsolidasikan file atau tabel database. Diagram tata letak
biasanya menunjukkan nama, tipe data, dan panjang masing-masing atribut (atau
bidang) dalam catatan. Rincian informasi struktur data diperlukan untuk tugas-tugas
seperti mengidentifikasi jenis kegagalan sistem tertentu, menganalisis laporan
kesalahan, dan merancang tes logika komputer untuk keperluan debugging dan audit.
Bentuk tata letak catatan yang lebih sederhana, ditunjukkan pada Gambar 6.27, sesuai
dengan tujuan kami. Tata letak jenis ini menunjukkan konten rekaman. Setiap atribut
data dan bidang kunci ditampilkan dalam hal nama dan lokasi relatifnya.

D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER


Pada bagian ini, kami memeriksa model pemrosesan transaksi berbasis
komputer alternatif. Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelas
besar: sistem batch dan sistem waktu nyata. Sejumlah konfigurasi alternatif ada di
masing-masing kelas ini. Desainer sistem mendasarkan pilihan konfigurasi mereka
pada berbagai pertimbangan.
Perbedaan Antara Sistem Batch dan Real-Time
 Kerangka Waktu Informasi
Sistem batch merakit transaksi ke dalam kelompok untuk diproses. Di bawah
pendekatan ini, selalu ada jeda waktu antara titik di mana peristiwa ekonomi terjadi dan
titik di mana hal itu tercermin dalam rekening perusahaan. Jumlah lag tergantung pada
frekuensi pemrosesan batch. Kelambatan waktu dapat berkisar dari menit hingga
minggu. Pemrosesan roll pay adalah contoh sistem batch umum. Peristiwa ekonomi -
penerapan tenaga kerja karyawan - terjadi terus menerus selama periode pembayaran.
Pada akhir periode, gaji untuk semua karyawan disiapkan bersama sebagai satu
kelompok.
Transaksi sistem real-time memproses secara individual pada saat peristiwa
terjadi. Karena rekaman tidak dikelompokkan menjadi beberapa kelompok, tidak ada
jeda waktu antara kejadian dan perekaman. Contoh pemrosesan real-time adalah
sistem reservasi maskapai penerbangan, yang memproses permintaan untuk layanan
dari seorang pengelana pada suatu waktu ketika dia menunggu.
 Sumber daya
Umumnya, sistem batch menuntut lebih sedikit sumber daya organisasi (seperti
biaya pemrograman, waktu komputer, dan pelatihan pengguna) daripada sistem waktu
nyata. Sebagai contoh, batch sys tems dapat menggunakan file sekuensial yang
disimpan pada pita magnetik. Sistem real-time menggunakan file akses langsung yang
memerlukan perangkat penyimpanan yang lebih mahal, seperti disk magnetik. Namun
dalam prakteknya, perbedaan biaya ini menghilang. Akibatnya, organisasi bisnis
biasanya menggunakan disk magnetik untuk pemrosesan batch dan real-time.
Perbedaan sumber daya yang paling signifikan adalah di bidang
pengembangan sistem (pemrograman) dan operasi komputer. Sebagai sistem batch
umumnya lebih sederhana daripada rekan-rekan real-time mereka, mereka cenderung
memiliki periode pengembangan lebih pendek dan mudah untuk programmer untuk
mempertahankan. Di sisi lain, sebanyak 50 persen dari total biaya pemrograman untuk
sistem real-time terjadi dalam mendesain antarmuka pengguna. Sistem real-time harus
ramah, mudah memaafkan, dan mudah dikerjakan. Menu pop-up, tutorial online, dan
fitur bantuan khusus memerlukan pemrograman tambahan dan sangat menambah
biaya sistem.
Akhirnya, sistem real-time membutuhkan kapasitas pemrosesan khusus.
Sistem real-time harus berurusan dengan transaksi saat terjadi. Beberapa jenis sistem
harus tersedia 24 jam sehari baik digunakan atau tidak. Kapasitas komputer yang
didedikasikan untuk sistem seperti itu tidak dapat digunakan untuk tujuan lain. Dengan
demikian, menerapkan sistem real-time mungkin memerlukan pembelian komputer
khusus atau investasi tambahan kapasitas komputer. Sebaliknya, sistem batch
menggunakan kapasitas komputer hanya ketika pro gram sedang dijalankan. Ketika
pekerjaan batch selesai diproses, kapasitas yang dibebaskan dapat dialokasikan
kembali ke aplikasi lain.
 Efisiensi operasional
Pemrosesan real-time dalam sistem yang menangani volume besar transaksi
setiap hari dapat menciptakan inefisiensi operasional. Satu transaksi dapat
mempengaruhi beberapa jumlah ac berbeda. Namun, beberapa akun ini mungkin tidak
perlu diperbarui secara waktu nyata. Kenyataannya, tugas melakukan itu
membutuhkan waktu, ketika dikalikan dengan ratusan atau ribuan transaksi, dapat
menyebabkan penundaan pemrosesan yang signifikan. Pemrosesan batch dari
perhitungan ac tidak kritis, bagaimanapun, meningkatkan efisiensi operasional dengan
menghilangkan aktivitas yang tidak perlu pada titik-titik kritis dalam proses. Ini
diilustrasikan dengan contoh di bab selanjutnya.
 Efisiensi versus Efektivitas
Dalam memilih mode pemrosesan data, perancang harus mempertimbangkan
trade-off antara efisiensi dan efektivitas. Misalnya, pengguna sistem reservasi
maskapai penerbangan tidak dapat menunggu hingga 100 penumpang (ukuran batch
yang efisien) berkumpul di kantor agen perjalanan sebelum transaksi mereka diproses.
Ketika akses langsung ke informasi saat ini sangat penting untuk kebutuhan pengguna,
pemrosesan real-time adalah pilihan yang logis. Ketika kelambatan waktu dalam
informasi tidak memiliki efek yang merugikan pada kinerja pengguna dan efisiensi
operasional dapat dicapai dengan memproses data dalam batch, pemrosesan batch
mungkin adalah pilihan yang unggul.

Pendekatan Pengolahan Data Alternatif

 Sistem Legacy versus Sistem Modern


Tidak semua organisasi modern menggunakan sistem informasi modern
sepenuhnya. Beberapa perusahaan menggunakan sistem warisan untuk aspek-aspek
tertentu dari pemrosesan data mereka. Ketika sistem warisan digunakan untuk
memproses transaksi keuangan yang signifikan, auditor harus tahu cara mengevaluasi
dan mengujinya. Sistem warisan cenderung memiliki fitur pembeda berikut: mereka
adalah aplikasi berbasis mainframe; mereka cenderung berorientasi batch; sistem
warisan awal menggunakan file datar untuk penyimpanan data, tetapi database
hierarkis dan jaringan sering dikaitkan dengan sistem warisan era akhir. Sistem
penyimpanan yang sangat terstruktur dan tidak fleksibel ini adalah alat pengolah data
yang sangat efisien, tetapi mempromosikan lingkungan Single-user yang menghambat
integrasi informasi dalam organisasi bisnis.
 Memperbarui File Master dari Transaksi
Apakah batch atau pemrosesan real-time sedang digunakan, memperbarui
catatan file master melibatkan perubahan nilai dari satu atau lebih bidang variabelnya
untuk mencerminkan efek dari suatu transaksi. Gambar 6.28 menyajikan struktur
catatan untuk file transaksi pesanan penjualan dan dua file master terkait, AR dan
inventaris. Kunci utama (PK) - pengenal unik untuk file inventaris adalah INVENTORY
NUMBER. Kunci utama untuk AR adalah NOMOR AKUN. Perhatikan bahwa struktur
catatan untuk file pesanan penjualan berisi kunci utama (SALES ORDER NUMBER)
dan dua kolom kunci sekunder (SK), NOMOR AKUN dan INVENTARISAL NUMBER.
Kunci sekunder ini digunakan untuk mencari rekaman yang sesuai dalam file master.
Untuk menyederhanakan contoh, kami berasumsi bahwa setiap penjualan untuk satu
item inventaris. Bab 8 membahas struktur basis data secara rinci di mana kita
mempelajari kompleksitas basis data yang terkait dengan transaksi bisnis yang lebih
realistis. Prosedur pembaruan dalam contoh ini melibatkan langkah-langkah berikut:
1. Rekor pesanan penjualan dibaca oleh sistem.
2. NOMOR AKUN digunakan untuk mencari file master AR dan mengambil catatan
AR yang sesuai.
3. Prosedur pembaruan AR menghitung saldo pelanggan baru dengan
menambahkan nilai yang disimpan dalam bidang INVOICE AMOUNT dari catatan
pesanan penjualan ke nilai BALANCEER CURRENT dalam catatan master AR.
4. Selanjutnya, Nomor INVENTASI digunakan untuk mencari rekaman yang sesuai
difile induk inventaris.
5. Program pembaruan persediaan mengurangi level inventaris dengan mengurangi
nilai QUANTITY SOLD dalam catatan transaksi dari nilai bidang QUANTITY ON
HAND dalam catatan inventaris.
6. Catatan pesanan penjualan baru dibaca, dan prosesnya diulang.
 Prosedur Cadangan Basis Data
Setiap catatan dalam file database diberi lokasi atau alamat disk unik yang
dapat ditambang berdasarkan nilai kunci primernya. Karena hanya satu lokasi yang
valid untuk setiap catatan, memperbarui catatan harus dilakukan di tempat. Gambar
6.29 menunjukkan teknik ini.
Dalam contoh ini, catatan AR dengan saldo saat ini $lOO sedang diperbarui
oleh transaksi penjualan $50. Catatan file induk disimpan secara permanen pada
alamat disk yang ditentukan oleh Lokasi A. Program pembaruan membaca catatan
transaksi dan catatan file master ke dalam memori. Piutang ini diperbarui untuk
mencerminkan saldo baru sebesar $150 dan kemudian dikembalikan ke Lokasi A.
Saldo saat ini, nilai $100, dihancurkan ketika diganti dengan nilai baru $150. Teknik ini
disebut pembaruan destruktif.
Pendekatan pembaruan yang merusak tidak meninggalkan salinan cadangan
dari file master asli. Hanya nilai saat ini tersedia untuk pengguna. Untuk menyimpan
catatan akuntansi yang memadai jika master saat ini menjadi rusak atau rusak,
prosedur pencadangan terpisah, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 6.30, harus
diterapkan.
Sebelum setiap pembaruan batch atau secara berkala (misalnya, setiap 15
menit), file induk yang sedang diperbarui disalin untuk membuat versi cadangan dari
file asli. Jika master saat ini dihancurkan setelah proses pembaruan, rekonstruksi
dimungkinkan dalam dua tahap. Pertama, program pemulihan khusus menggunakan
file cadangan untuk membuat versi file master pra-pembaruan. Kedua, proses
pembaruan file diulang menggunakan batch transaksi sebelumnya untuk
mengembalikan master ke kondisi saat ini. Karena potensi risiko untuk catatan
akuntansi, akuntan secara alami prihatin tentang kecukupan semua prosedur
cadangan.

Batch Processing Using Real-Time Data Collection

Dengan mendistribusikan kemampuan input data kepada pengguna, kesalahan


transaksi tertentu dapat dicegah atau dideteksi dan diperbaiki pada sumbernya.
Hasilnya adalah file transaksi yang bebas dari sebagian besar kesalahan yang
mengganggu sistem lama. File transaksi kemudian diproses dalam mode batch untuk
mencapai efisiensi operasional. Langkah-langkah kunci dalam proses ini adalah:
 Petugas departemen penjualan menangkap data penjualan pelanggan yang
berkaitan dengan barang yang dibeli dan akun pelanggan.
 Sistem kemudian memeriksa batas kredit pelanggan dari data dalam catatan
pelanggan (file anak perusahaan piutang) dan memperbarui saldo akunnya untuk
mencerminkan jumlah penjualan.
 Selanjutnya, sistem memperbarui bidang kuantitas di tangan dalam catatan
persediaan (file anak perusahaan persediaan) untuk mencerminkan pengurangan
persediaan. Ini memberikan informasi terkini kepada pegawai lainnya tentang
ketersediaan inventaris.
 Catatan penjualan kemudian ditambahkan ke file pesanan penjualan (file
transaksi), yang diproses dalam mode batch pada akhir hari kerja. Proses batch ini
mencatat setiap transaksi dalam jurnal penjualan dan memperbarui akun buku
besar umum yang terpengaruh.
Setiap penjualan pelanggan memengaruhi enam catatan akuntansi berikut ini:
 Piutang pelanggan (Subsidiary - almost unique)
 Barang inventaris (Subsidiary - almost unique)
 Pengendalian persediaan (general -ledger common)
 Pengendalian piutang usaha (general ledger - common)
 Penjualan (general ledger-common)
 Harga pokok penjualan (general ledger-common)
Untuk menjaga integritas data akuntansi, setelah catatan diakses untuk
diproses, itu dikunci oleh sistem dan dibuat tidak tersedia untuk pengguna lain sampai
pemrosesan selesai. Menggunakan catatan yang terpengaruh dicatat di sini sebagai
contoh, pertimbangkan implikasi bahwa aturan penguncian data ini memiliki pada
pengguna sistem.

Real-Time Processing
Sistem real-time memproses seluruh transaksi saat itu terjadi. Karena informasi
transaksi ditransmisikan secara digital, dokumen sumber fisik dapat dihilangkan atau
sangat dikurangi. Pemrosesan real-time cocok untuk sistem yang memproses volume
transaksi yang lebih rendah dan yang tidak berbagi catatan umum. Sistem ini
menggunakan jaringan area lokal dan teknologi jaringan area luas. Terminal di situs
yang didistribusikan di seluruh organisasi digunakan untuk menerima, memproses, dan
mengirim informasi tentang transaksi saat ini. Ini harus ditautkan dalam pengaturan
jaringan agar pengguna dapat berkomunikasi.

Controlling the TPS


Kontrol semacam itu, pada dasarnya, aplikasi dan spesifik teknologi. Sebagai
contoh, sementara itu adalah prinsip dasar teori pengendalian internal bahwa semua
transaksi material disahkan, mencapai hal ini dilakukan secara berbeda dalam sistem
pesanan penjualan daripada dalam sistem pembelian. Juga, manual, sistem batch
otomatis, dan sistem real-time membutuhkan teknik kontrol yang berbeda untuk
mencapai tujuan kontrol yang sama.

E. DATA CODING SCHEMES


A System without Codes
Perusahaan memproses volume besar transaksi yang serupa dalam atribut
dasarnya. Untuk memproses transaksi secara akurat terhadap akun yang benar,
perusahaan harus dapat membedakan satu dari yang lain. Tugas ini menjadi sangat
sulit karena jumlah atribut dan item serupa di kelas meningkat.
Entri yang tidak dikode membutuhkan banyak ruang perekaman, memakan
waktu untuk merekam, dan jelas rentan terhadap banyak jenis kesalahan. Efek negatif
dari pendekatan ini dapat dilihat di banyak bagian organisasi:
1. Staf penjualan. Identifikasi barang yang dijual dengan benar membutuhkan
transkripsi detail dalam jumlah besar ke dokumen sumber. Terlepas dari waktu
dan upaya yang terlibat, ini cenderung mempromosikan kesalahan administrasi
dan pengiriman yang salah.
2. Personil gudang. Lokasi dan pengambilan barang untuk pengiriman terhambat dan
kesalahan pengiriman kemungkinan besar terjadi.
3. Personil akuntansi. Posting ke akun buku besar akan membutuhkan pencarian
melalui file anak perusahaan menggunakan deskripsi panjang sebagai kuncinya.
Ini akan sangat lambat, dan posting ke akun yang salah akan umum.

A Systems with Codes


Masalah-masalah ini diselesaikan, atau setidaknya sangat berkurang, dengan
menggunakan kode untuk mewakili setiap item dalam persediaan dan akun pemasok.
Penggunaan lain dari pengkodean data dalam AIS adalah untuk:
1. Secara ringkas mewakili sejumlah besar informasi kompleks yang seharusnya
tidak dapat dikelola.
2. Memberikan sarana pertanggungjawaban atas kelengkapan transaksi yang
diproses.
3. Identifikasi transaksi dan akun unik dalam file.
4. Mendukung fungsi audit dengan memberikan jejak audit yang efektif.
Numeric and Alphabetic Coding Schemes
1. Sequential Codes
Kode sekuensial mewakili item dalam beberapa urutan berurutan (naik atau
turun). Aplikasi umum kode numerik berurutan adalah pemberian nomor awal dokumen
sumber. Saat mencetak, setiap dokumen cetak diberi nomor kode berurutan yang unik.
Nomor ini menjadi nomor transaksi yang memungkinkan sistem untuk melacak setiap
transaksi yang diproses dan untuk mengidentifikasi dokumen yang hilang atau tidak
berurutan. Dokumen digital juga diberi nomor urut yang sama oleh komputer saat
dibuat.
a. Keuntungan
Pengkodean berurutan mendukung rekonsiliasi sejumlah transaksi, seperti
pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Jika sistem pemrosesan transaksi
mendeteksi adanya celah dalam urutan nomor transaksi, itu memberitahu
manajemen tentang kemungkinan transaksi yang hilang atau salah tempat.
Dengan melacak kembali nomor transaksi melalui tahapan-tahapan dalam proses,
manajemen pada akhirnya dapat menentukan sebab dan akibat kesalahan. Tanpa
dokumen bernomor berurutan, masalah seperti ini sulit dideteksi dan diselesaikan.
b. Kelemahan
Kode berurutan tidak membawa konten informasi di luar urutan mereka dalam
urutan. Misalnya, kode berurutan yang ditetapkan untuk item persediaan bahan
baku tidak memberi tahu kita tentang atribut item (jenis, ukuran, bahan, lokasi
gudang, dan sebagainya). Juga, skema pengkodean berurutan sulit untuk diubah.
Memasukkan item baru di beberapa titik tengah membutuhkan penomoran ulang
item berikutnya di kelas sesuai dalam aplikasi di mana tipe catatan harus
dikelompokkan bersama secara logis dan di mana penambahan dan penghapusan
terjadi secara teratur, skema pengkodean ini tidak tepat.
2. Block Codes
Kode blok numerik adalah variasi pada pengkodean sekuensial yang sebagian
memperbaiki kerugian yang baru saja dijelaskan. Pendekatan ini dapat digunakan
untuk mewakili seluruh kelas item dengan membatasi setiap kelas pada rentang
tertentu dalam skema pengkodean. Aplikasi umum dari pengkodean blok adalah
pembuatan bagan akun.
a. Keuntungan
Pengkodean blok memungkinkan penyisipan kode baru di dalam blok tanpa harus
menata ulang seluruh struktur pengkodean.
b. Kelemahan
Seperti halnya kode berurutan, konten informasi dari kode blok tidak mudah
terlihat.
3. Group Codes
Kode grup numerik digunakan untuk mewakili item atau peristiwa kompleks yang
melibatkan dua atau lebih data terkait. Kode terdiri dari zona atau bidang yang memiliki
arti spesifik.
a. Keuntungan
Kode Group memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan kode sekuensial dan
blok.
 Mereka memfasilitasi representasi sejumlah besar data yang beragam.
 Mereka memungkinkan struktur data yang kompleks untuk diwakili dalam
bentuk hierarkis yang logis dan lebih mudah diingat oleh manusia.
 Mereka mengizinkan analisis terperinci dan pelaporan baik dalam kelas item
maupun lintas kelas item yang berbeda.
b. Kelemahan
Kelemahan utama hasil pengkodean grup dari keberhasilannya sebagai alat
klasifikasi. Karena kode grup dapat secara efektif menyajikan informasi yang
beragam, mereka cenderung digunakan secara berlebihan. Data yang tidak terkait
dapat dihubungkan hanya karena dapat dilakukan. Ini dapat menyebabkan kode
grup rumit yang tidak perlu yang tidak dapat dengan mudah ditafsirkan. Akhirnya,
penggunaan yang berlebihan dapat meningkatkan biaya penyimpanan,
mempromosikan kesalahan administrasi, dan meningkatkan waktu dan upaya
pemrosesan.
4. Alphabetic Codes
Kode abjad digunakan untuk banyak tujuan yang sama dengan kode numerik.
Karakter alfabet dapat ditugaskan secara berurutan (dalam urutan abjad) atau dapat
digunakan dalam teknik pengkodean blok dan grup.
a. Keuntungan
Kapasitas untuk mewakili sejumlah besar item meningkat secara dramatis melalui
penggunaan kode alfabet murni atau karakter alfabet yang tertanam dalam kode
numeric (kode alfanumerik).
b. Kelemahan
Kelemahan utama dengan pengkodean alfabet adalah:
 Ada kesulitan merasionalisasi makna kode yang telah secara berurutan
dimasukkan
 Pengguna cenderung mengalami kesulitan menyortir catatan yang diberi kode
berdasarkan abjad.
5. Mnemonic Codes
Kode mnemonik adalah karakter alfabet dalam bentuk akronim dan kombinasi
lain yang menyampaikan makna.
a. Keuntungan
Skema pengkodean mnemonik tidak mengharuskan pengguna untuk menghafal
makna; kode itu sendiri menyampaikan informasi tingkat tinggi tentang item yang
diwakili.
b. Kelemahan
Meskipun kode mnemonik berguna untuk mewakili kelas item, mereka memiliki
kemampuan terbatas untuk mewakili item dalam suatu kelas.

F. SISTEM PELAPORAN KEUANGAN


Undang-undang menentukan tanggung jawab manajemen untuk memberikan
informasi kepengurusan kepada pihak eksternal. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi
melalui FRS. Banyak informasi yang diberikan dalam bentuk laporan keuangan
standar, pengembalian pajak, dan dokumen yang disyaratkan oleh badan pengatur
seperti Komisi Sekuritas dan Bursa (SEC). Penerima informasi laporan keuangan
adalah pengguna eksternal, seperti pemegang saham kreditor dan lembaga
pemerintah. Secara umum, pengguna informasi dari luar tertarik dengan kinerja
organisasi secara keseluruhan.
Pengguna canggih dengan kebutuhan informasi homogen
Karena komunitas pengguna ekstrnal sangat luas dan kebutuhan individu
mereka dapat bervariasi, laporan keuangan ditargetkan pada khalayak umum. Mereka
siap dengan proposisi bahwa audiensi terdiri dari pengguna canggih dengan
kebutuhan yang relatif homogen. Dengan kata lain diasumsikan bahwa pengguna
laporan keuangan memahami konvensi dan prinsip akuntansi yang diterapkan dan
laporan keuangan memiliki konten informasi yang berguna.
Prosedur pelaporan keuangan
Prosedur pelaporan keuangan adalah langkah terakhir dalam proses akuntansi
yang dimulai dalam sikus transaksi. Proses dimulai dengan catatan bersih pada awal
tahun fiskal yang baru.
a. Tangkap transaksi. Dalam setiap siklus transaksi, transaksi dicatat dalam file
transaksi yang sesuai.
b. Catat dalam jurnal khusus. Setiap transaksi dimasukkan ke dalam jurnal.
Transaksi yang sering tejadi seperti penjualan, dimasukkan ke dalam jurnal
khusus. Sedangkan transaksi yang jarang terjadi dicatat dalam jurnal umum atau
pada voucher jurnal.
c. Posting ke buku besar pembantu. Rincian setiap transaksi diposting ke akun anak
perusahaan yang terpengaruh
d. Posting ke buku besar. Secara berkala, voucher jurnal meringkas entri yang dibuat
untuk jurnal khusus dan buku besar pembantu disiapkan kemudian diposting ke
akun GL. Frekuensi pembaruan ke GL ditentukan oleh tingkat integrasi sistem
e. Mempersiapkan saldo percobaan yang tidak disesuaikan. Pada akhir periode
akuntansi, saldo akhir dari setiap akun di GL ditempatkan dalam lembar kerja dan
dievaluasi secara total untuk kesetaraan debit-kredit dan untuk mencerminkan
transaksi yang tidak tercatat selama periode tersebut, seperti depresiasi.
f. Membuat entri penyesuaian. Entri penyesuian dibuat ke lembar kerja untuk
memperbaiki kesalahan
g. Buat jurnal dan posting entri penyesuaian.
h. Mempersiapkan saldo percobaan yang disesuaikan. Dari saldo yang disesuaikan,
saldo percobaan disiapkan yang berisi semua entri yang harus tercermin dalam
laporan keuangan.
i. Siapkan laporan keuangan. Neraca, laporan laba rugi, laporan arus kas disusun
menggunakan neraca percobaan yang disesuaikan.
j. Buat jurnal dan posting entri penutupan. Voucher jurnal disiapkan untuk entri yang
menutup akun laba rugi dan mentransfer pendapatan atau rugi. Pada akhirnya
akan diposting ke GL.
k. Mempersiapkan saldo percobaan pasca penutupan. Lembar kerja neraca
percobaan yang hanya berisi akun neraca sekarang dapat disiapkan untuk
menunjukkan saldo yang dibawa pada periode akuntansi berikutnya.
G. PELAPORAN KEUANGAN XBRL-REENGINERING
Pelaporan online data keuangan telah menjadi kebutuhan kompetitif bagi
organisasi yang diperdagangkan secara publik. Sebagian besar organisasi
menempatkan laporan keuangan mereka di web masing-masing sebagia dokumen
HTML. Dokumen-dokumen ini kemudian dapat diunduh oleh pengguna seperti SEC,
analis keuangan, dan pihak berkepentingan lainnya.
Solusi untuk masalah ini adalah extensible business reporting language (XBRL)
yang merupakan standar internet yang dirancang khusus untuk pelaporan bisnis dan
pertukaran informasi. Tujuan XBRL adalah untuk memfasilitasi publikasi, pertukaran,
dan pemrosesan informasi keuangan dan bisnis. XBRL adalah turunan dari standar
internet lainnya yang disebut XML (bahasa markup extensible).
XML
XML adalah bahasa logam untuk menggambarkan bahasa markup. Istilah
extensible berarti bahwa bahasa markup apa pun dapat dibuat oleh XML. Termasuk
juga di dalamnya membuat bahasa markup yang mampu menyimpan data dalam
bentuk relasional dimana tag dipetakan ke nilai data. Degnan demikian XML dapat
digunakan untuk memodelkan struktur data dari database internal organisasi.
XBRL
Menyadari potensi XML, AICPA mendorong penelitian ke dalam penciptaan
bahasa markup khusus akuntansi. XBRL adalah bahasa berbasi XML yang dirancang
untuk menyediakan komunitas keuangan dengan metode standar untuk menyiapkan,
menerbitkan dan secara otomatis bertukar informasi keuangan termasuk laporan
keuangan perusahaan publik. XBRL biasanya digunakan untuk melaporkan data
keuangan gabungan, tetapi juga dapat diterapkan untuk mengkomunikasikan informasi
yang berkaitan dengan transaksi individu.
Langkah pertama dalam XBRL adalah memilih taksonomi XBRL. Taksonomi
adalah skema klasifikasi yang sesuai dengan spesifikasi XBRL untuk mencapai
pertukaran informasi atau tujuan pelaporan tertentu seperti pengarsipan dengan SEC.
Langkah selanjutnya adalah melakukan referensi silang setiap akun dalam buku besar
umum organisasi pelapor ke elemen taksonomi XBRL yang sesuai.
Untuk membuat data yang berguna bagi orang luar dan dapat dibandingkan
dengan perusahaan lain, mereka perlu diatur diberi label, dan dilaporkan dalam cara
yang diterima oleh semua pengguna XBRL. Hal ini melibatkan pemetaan data data
internal organisasi ke elemen taksonomi XBRL. Proses pemetaan dilakukan dengan
menggunakan peta taksonomi. Setelah proses pemetaan selesai, setiap catatan basis
data akan berisi 1 tag yang disimpan oleh bidang elemen taksonomi.
Perusahaan yang menggunakan teknologi basis data XBRL asli secara internal
sebagai platform penyimpanan informasi utama mereka selanjutnya dapat
mempercepat proses pelaporan. Pengguna laporan keuangan dapat dengan mudah
mengimpor dokumen XBRL ke dalam basis data internal dan alat analisis untuk
memudahkan proses pengambilan keputusan mereka.

Keadaan pelaporan XBRL saat ini


Semua anggota komunitas pelaporan keuangan harus mengetahui XBRL,
karena ini merupakan teknologi pertukaran informasi yang penting. Dalam waktu dekat,
XBRL kemungkinan akan menjadi alat utama untuk menyampaikan laporan bisnis
kepada investor dan regulator. Pengguna XBRL akan memfasilitasi pemenuhan
persyaratan hukum yang ditetapkan dalam Sarbanies-Oxley Act yang disahkan
sebagai tanggapan terhadap keprihatinan yang luas dan skeptisisme tentang standar
pelaporan keuangan.

H. MENGONTROL FRS
Undang-undang SOX mensyaratkan bahwa manajemen merancang dan
menerapkan kontrol atas proses pelaporan keuangan. Risiko potensial terhadap FRS
meliputi:
a. Jejak audit rusak
b. Akses tidak sah ke buku besar
c. Akun GL yang tidak seimbang dengan akun anak perusahaan
d. Saldo akun GL yang salah karena voucher jurnal yang tidak sah atau tidak benar.
Jika tidak dikendalikan, risiko ini dapat mengakibatkan laporan kauangan yang
salah saji sehingga menyesatkan pengguna informasi ini. Konsekuensi potensialnya
adalah hukum, kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan, dan saksi yang
ditentukan oleh undang-undang SOX.

Masalah kontrol internal COSO


Kontrol fisik FRS ini akan mengikuti kerangka kerja COSO untuk kegiata
kontrol.
Otorisasi transaksi

Voucher jurnal adalah dokumen yang mengotorisasi entri ke buku besar.


Voucher jurnal memiliki banyak sumber, seperti pemrosesan penerimaan kas,
pemrosesan pesanan penjualan, dan grup pelaporan keuangan. Dibutuhkan integritas
catatan akuntansi yang menunjukkan bahwa kupon jurnal disahkan dengan benar oleh
manajer yang bertanggung jawab.

Pemisahan tugas
Buku besar memberikan kontrol verifikasi untuk proses akuntansi. Tugas
memperbarui buku besar harus terpisah dari semua tanggung jawab akuntansi dan
aset dalam organisasi. Oleh karena itu, individu dengan otoritas akses ke akun GL
tidak boleh memiliku tanggung jawab penyimpanan catatan untuk jurnal khusus atau
buku besar pembantu, dan tidak boleh mempersiapkan voucher jurnal, tidak boleh
memelihara aset fisik.

Kontrol akses
Akses yang tidak sah ke akun GL dapat mengakibatkan kesalahan, penipuan,
dan pernyataan yang salah dalam laporan keuangan. Undang-undang SOX secara
eksplisit menangani bidang risiko ini dengan mengatur organisasi untuk memberi
batasan akses kepada yang pihak berwenang.

Catatan akuntansi
Jejak audit adala catatan alur yang dilalui oleh transaksi melalui input, proses,
dan output fase pemrosesan transaksi. Ini melibatkan jaringan jurnal dokumen dan
menelusuri sistem dari inisiasi ke disposisi akhir hingga memastkan bahwa transaksi
dapat ditelusuri dengan akurat.

Verifikasi independen
Buku besar berfungsi sebagai langkah verifikasi independen dalam sistem
informasi akuntansi. FRS menghasilkan dua laporan operasional yaitu daftar voucher
jurnal dan laporan perubahan GL yang memberikan bukti keakuratan proses ini. Daftar
voucher jurnal memberikan perincian yang relevan tentang setiap voucher jurnal yang
diposting ke GL. Laporan perubahan buku besar umum menyajikan efek posting kupon
jurnal kepada GL.
Implikasi kontrol internal XBRL
Meskipun manfaat potensial XBRL dan teknologi web terkait telah diteliti secara
ekstendif, terdapat kurnagnya perhatian pada implikasi kontrol mengggunakan XBRL.
Terdapat tiga bidang perhatian khusus yaitu:

Penciptaan Taksonomi
Taksonomi dihasilkan secara tidak benar, yang menghasilkan pemetaan yang
salah antara data dan elemen taksonomi yang dapat mengakibatkan kesalahan
penyajian material atas data keuangan. Kontrol harus dirancang dan diterapkan untuk
memastikan generasi taksonomi XBRL yang benar.

Kesalahan pemetaan taksonomi


Proses pemetaan akun basis data internal ke tag taksonomi perlu dikendalikan.
Tag XBRL yang dihasilkan dengan benar mungkin tidak benar ditugaskan ke akun
basis data internal yang menghasilkan kesalahan penyajian data keuangan yang
material.

Validasi dokumen instan


Setelah pemetaan selesai dan tag telah disimpan dalam basis data internal,
dokumen contoh XBRL dapat dihasilkan. Prosedur verifikasi independen perlu dibuat
untuk memvalidasi dokumen untuk memastikan bahwa taksonomi dan tag yang sesuai
telah diterapkan sebelum memposting ke server web.
KESIMPULAN

Transaction Processing System merupakan sistem tanpa batas yang


memungkinkan organisasi berinteraksi dengan lilngkungan eksternal. Karena manajer
melihat data-data yang dihasilkan oleh TPS untuk memperbaharui informasi setiap
menit mengenai apa yang terjadi di perusahaan mereka. Dimana hal ini sangat peting
bagi operasi bisnis dari hari ke hari agar sistem-sistem ini dapat berfungsi dengan
lancar dan tanpa interupsi sama sekali.Transaction processing systems (TPS)
berkembang dari sistem informasi manual untuk sistem proses data dengan bantuan
mesin menjadi sistem proses data elektronik (electronic data processing systems).
Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil dari transaksi
bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan/inventori. Transaction
processing systems menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan
internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek
gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening
keuangan.
DAFTAR PUSTAKA

James A. Hall. 2011. Information Technology Auditing and Assurance. Cengage


Learning