Oleh :
Firda Fauziah (140412605025)
Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan nikmat serta hidayah-Nya terutama
nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah
Kesekretariatan tentang “Tugas dan Tanggung Jawab serta Wewenang Sekretaris”.
Ucapan terima kasih ditujukan kepada Ibu Heny Kusdiyanti selaku dosen pembimbing
yang telah membimbing penyusunan makalah ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada
teman-teman yang sudah bersedia membantu selama penyusunan hingga terselesainya
makalah ini , baik secara langsung maupun tidak langsung.
Penyusun menyadari bahwa banyak terdapat kekurangan dalam penyusunan makalah
ini maka dari itu penyusun mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari para
pembaca demi kesempurnaan makalah ini.
Penyusun
1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR..................................................................................................................i
DAFTAR ISI..............................................................................................................................ii
BAB I PENDAHULUAN..........................................................................................................1
1.1. Latar Belakang.............................................................................................................1
1.2. Rumusan Masalah.......................................................................................................1
1.3. Tujuan..........................................................................................................................1
BAB II PEMBAHASAN...........................................................................................................2
2.1. Tugas Sekretaris..........................................................................................................2
2.2. Tanggung Jawab Sekretaris.........................................................................................5
2.3. Wewenang Sekretaris..................................................................................................7
BAB III PENUTUP....................................................................................................................8
3.1. Kesimpulan..................................................................................................................8
3.1. Saran............................................................................................................................8
DAFTAR RUJUKAN................................................................................................................9
2
BAB I
PENDAHULUAN
1.3. Tujuan
1.1.4 Untuk mengetahui tugas-tugas seorang sekretaris
1.1.5 Untuk mengetahui tanggung jawab seorang sekretaris
1.1.6 Untuk mengetahui wewenang sekretaris
1
BAB II
PEMBAHASAN
2
1) Menyusun dan membuka surat (korespodensi).
2) Menyiapkan pembuatan laporan
3) Menerima dan melayani tamu-tamu pimpinan yang datang ke kantor
4) Menerima dan melayani telepon-telepon yang ditujukan kepada pimpinan.
5) Menyimpan arsip/surat.
6) Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.
b. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris
dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur
kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan.
Tugas ini meliputi:
1) Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar.
2) Menyusun surat rahasia (confidential).
3) Menyusun acara pertemuan bisnis.
4) Menyiapkan dan menyusun jadwal perjalanan dinas pimpinan
5) Mengatur dan melaporkan pengeluaran-pengeluaran pimpinan
c. Tugas-tugas istimewa
Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain:
1) Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang
diperlukan.
2) Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi.
3) Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan
lainnya.
4) Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau
instansi.
5) Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang
diberikan sebagai dana kesejahteraan.
6) Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
7) Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan
mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.
3
d. Tugas Sosial
Tugas sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan , meliputi:
1) Mengurusi Rumah tangga kantor, berkenaan dengan penyediaan sarana alat
kantor dan keperluan kantor.
2) Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan
undangannya.
3) Menyumbang untuk amal, bakti sosial dan lain-lain.
e. Tugas Keuangan
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang
cadangan/kas kecil). Tugas keuangan ini antara lain:
1) Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian
penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank.
2) Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.
3) Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan
dana untuk keperluan sehari-hari.
f. Tugas Resepsionis
Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu:
1) Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.
2) Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
3) Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
4) Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
g. Tugas insidental
Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris
meliputi:
1) Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau
pernyataan pimpinan.
2) Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat
kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan
kepentingan perusahaan.
3) Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan
daftar yang dikonsep oleh perusahaan.
4) Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
4
kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang
cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-
pertemuan tersebut.
Tugas sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan teknis. Bantuan yang diberikan oleh sekretaris kepada
pimpinan akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang dikerjakan oleh
pimpinanya, disamping itu besar kecilnya skala perusahaan ikut mempengaruhi
pendelegasian tugas dari pimpinan ke sekretaris.
5
a. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.
b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.
c. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.
d. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.
e. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.
4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran
aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan
yang telah ditetapkan.
6
1. Atas sepengetahuan direksi mengadakan dan membina hubungan dengan para pihak
sebagai upaya meningkatkan loyalitas para stake holder
2. Memberikan keterangan pers mengenai kebijakan perusahaan
3. Memberikan pertimbangan hukum kepada direksi dalam merumuskan suatu
peraturan atau kebijakan
4. Merekomendasikan konsep perjanjian kerjasama yang akan ditandatangani oleh
direksu
5. Mengkoordinasikan penyusunan laporan triwulan perusahaan, laporan manajemen,
annual report
6. Atas persetujuan direksi mewakili perusahaan dalam rangka menyelesaikan
perselisihan hukum dengan pihak lain di dalam maupun di luar pengadilan
7. Menjadi fasilisator dalam pengelolaan dan pengembangan sistem manajemen mutu
perusahaan
8. Mengkoordinasikan penyusunan sasaran mutu dan prosedur mutu unit kerja sampai
disahkan oleh direksi
7
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi
organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung
jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan
mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk
telepon,telegram).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman
relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan
pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
3.1. Saran
Seorang sekretaris dituntut untuk bekerja secara efektif dan efisien. Untuk
menjalankan tugas atau kewajibanya seorang sekretaris dituntut untuk memiliki keterampilan
kesekretariatan, inisiatif dan cara berfikir yang logis, mengikuti perkembangan masalah,
memperluas wawasan, selalu meningkatkan kemampuan dalam segala hal.
8
DAFTAR RUJUKAN