Jelaskan mengenai pengendalian preventif, Korektif dan detektif beserta contoh pelaksanaanya di dalam

perusahaan.?

Jawaban:

Sistem pengendalian manajemen merupakan system yang digunakan untuk mengumpulkan,

menganalisis informasi, mengevaluasi, dan memanfaatkannya serta berbagai tindakan yang dilakukan
oleh manajemen dalam melakukan pengendalian. Suatu system pengendalian manajemen harus dapat
menjamin bahwa perusahaan telah melaksanakan strateginya dengan efektif dan efisien. Karakteristik
system pengendalian manajemen yang baik mencakup hal-hal sebagai berikut :

1. Pernyataan tujuan perusahaan

2. Rencana perusahaan yang digunakan untuk mencapai tujuan

3. Kualitas dan kuantitas SDM yang sesuai dengan tanggung jawab yang dipikul dan adanya pemisahan
fungsi yang memadai.

4. Sistem pembuatan kebijakan dan praktik yang sehat pada masing-masing unit organisasi.

5. Sistem penelaahan kebijakan dan praktk yang sehat pada masing-masing unit organisasi.

6. Sistem penelaahan yang efektif pada setiap aktivitas untuk memperoleh keyakinan bahwa kebijakan
dan praktik yang sehat telah dilaksanakan dengan baik.

Pernyataan Tujuan

Tujuan suatu perusahaan harus dinyatakan dengan jelas dan disosialisasikan ke berbagai tingkatan
manajemen untuk dipahami. Tujuan dapat menunjukkan untuk apa perusahaan didirikan dan apa yang
ingin dicapai. Oleh sebab itu, memahami tujuan perusahaan berarti memahami pula mengapa suatu
program/aktivitas dilaksanakan untuk mencapai tujuannya.

Pernyataan tujuan dapat memberikan arah kepada semua komponen dalam perusahaan dalam
melaksanakan aktivitasnya karena dengan pernyataan tujuan ini, di dukung dengan sosialisasi yang
memadai akan membantu setiap komponen di dalam perusahaan tidak saja mampu untuk
melaksanakan berbagai aktivitas tetapi juga memahami untuk apa mereka melakukan aktivitas tersebut,
apa manfaatnya bagi perusahaan dan bagaimana seharusnya melaksanakan aktivitas tersebut sehingga
secara optimal dapat mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dalam melakukan penelaahan
terhadap system pengendalian manajemen perusahaan, auditor harus memahami dengan baik tujuan
perusahaan.

Rencana perusahaan

Rencana yang merupakan penjabaran dari tujuan perusahaan, harus disusun untuk mencapai sasaran
perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang, yang biasanya juga diikuti dengan penentuan
strategi untuk mengimplementasikannya. Dalam rangka mencapai sasaran perusahaan, rencana
diimplementasikan dalam berbagai program/aktivitas lengkap dengan anggaran yang ditetapkan untuk
setiap program/aktivitas tersebut. Rencana dalam bentuk anggaran dapat digunakan sebagai sarana
untuk mengendalikan berbagai program/aktivitas yang dilaksanakan termasuk sebagai alat untuk
mengevaluasi pelaksanaan program/aktivitas tersebut.

Rencana biasanya disusun berdasarkan pencapaian terbaik perusahaan pada waktu sebelumnya untuk
menentukan pencapaian terbaik berikutnya. Oleh sebab itu, penyusunan rencana harus diawali dengan
adanya identifikasi terhadap ketersediaan sumber daya, berbagai hambatan internal, peluang-peluang
yang mungkin dicapai, dan berbagai hambatan eksternal yang mungkin dihadapi. Yang tidak kalah
pentingnya, di samping realistis rencana juga harus memuat tentang keinginan perbaikan secara terus-
menerus harus dilakukan.

Kualitas dan Kuantitas Sumber Daya Manusia yang Memadai

Perencanaan yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan harus didukung oleh ketersediaan SDM yang
memadai dan merealisasikan rencana tersebut. Keberadaan SDM menjadi sangat penting karena semua
wewenang dan tanggung jawab yang berhubungan dengan keberadaan sumber daya manusia tersebut.
Kebutuhan SDM dalam perusahaan seharusnya lebih menekankan kepada kapasitas yang harus tersedia
dihubungkan dengan berbagai program/aktivitas yang dilaksanakan dalam perusahaan. Kapasitas SDM
yang harus tersedia dipengaruhi oleh dua hal penting yaitu kualitas dan kuantitas. Karyawan yang banyak
tanpa tanpa kemampuan dan keterampilan yang sesuai dengan program/aktivitas yang dilaksanakan
akan menimbulkan pemborosan karena keberadaannya tidak akan mampu memberikan kontribusi
kepada perusahaan. Untuk menilai ketersediaan SDM dan efektivitasnya dalam mendukung pencapaian
tujuan perusahaan, auditor harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Apakah rekrutmen karyawan yang dilakukan telah melalui suatu perencanaan SDM?

2. Apakah seleksi karyawan yang dilakukan telah sesuai dengan pedoman penerimaan karyawan yang
telah ditetapkan?

3. Apakah karyawan yang diterima telah sesuai dengan kualifikasi bidang kerja (jabatan) yang akan diisi
dan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang ada pada perusahaan?

4. Apakah spesfikasi dan deskripsi tersedia untuk masing-masing jabatan yang ada dalam perusahaan ?

5. Apakah keputusan penempatan karyawan telah melalui orientasi yang memadai dan sesuai dengan
kecenderungan berprestasi karyawan tersebut?

6. Apakah setiap pekerjaan telah dilengkapi dengan uraian kerja yang memadai?

7. Apakah program peningkatan kemampuan karyawan telah dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan
dilaksankan secara efektif dan efisien?

8. Apakah penilaian prestasi, pemberian sanksi atau penghargaan kepada karyawan telah dilakukan
secara adil, sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku di perusahaan tersebut?
Kebijakan dan Praktik yang sehat

Berbagai kebijakan dibuat untuk mendukung kelangsungan praktik yang sehat di dalam perusahaan.
Oleh karena itu, perumusan kebijakan harus memperhatikan kepentingan berbagai pihak yang ada di
dalam perusahaan tersebut. Hal ini akan mendorong terjadinya keselarasan tujuan dalam perusahaan
dan dapat memotivasi berbagai pihak untuk memberikan kontribusinya. Untuk mendukung praktik yang
sehat, berbagai kebijakan yang dibuat perusahaan harus dikomunikasian kepada seluruh pihak yang
berkepentingan agar terjadi komunikasi timbale balik antar kedua kelompok kepentingan utama yaitu
pihak perusahaan yang diwakili manajemen dan karyawan. Seperangkat kebijakan biasanya
dikomunikasikan dalam bentuk buku pedoman kebijakan dan praktik-praktik yang sehat dikomunikasikan
dalam bentuk buku pedoman prosedur operasional.

Dalam menguji kebijakan yang dibuat oleh perusahaan, auditor harus memperhatikan hal-hal sebagai
berikut:

1. Apakah kebijakan dinyatakan dengan jelas dalam bentuk tertulis dan sistematis serta dikomunikasikan
kepada seluruh tingkatan manajemen dan karyawan secara sistematis dan tepat waktu.

2. Apakah kebijakan yang dibuat telah sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
dan dilakukan peninjauan serta revisi secara berkala.

3. Apakah kebijakan yang dibuat telah mengakomodasi kepentingan berbagai pihak dalam perusahaan
dan secara tegas mengatur tentang hak dan kewajiban masing-masing pihak.

4. Apakah kebijakan telah dibuat untuk melaksanakan kegiatan/aktivitas secara hemat efisien dan efektif.

5. Apakah ada kebijakan khusus bagi setiap pengendalian manajemen lain yang relevan dengan
pelaksanaan kebijakan termasuk sanksi-sanksi terhadap pelanggaran kebijakan tersebut berdasarkan
peraturan yang berlaku.

Sistem Review yang efektif

Sistem review menyangkut bagaimana pihak-pihak yang berwenang melakukan review terhadap
berbagai aktivitas/kegiatan yang dilakukan. Hal ini merupakan suatu bentuk pengendalian terhadap
proses yang berlangsung. Manajemen harus menetapkan sasaran yang ingin dicapai dan tolak ukur
pengukuran ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pelaksanaan aktivitas. Dalam system review yang baik,
pelaksanaan supervisi harus dilaksanakan secara memadai. Supervisor harus mampu mengarahkan
pelaksanaan prosedur berjalan secara ekonomis, efektif, dan efisien serta sesuai dengan kebijakan yang
telah ditentukan.

Auditor harus melakukan audit terhadap semua rencana yang dibuat berkaitan dengan aktivitas yang
akan dilakukan termasuk ketersediaan sumber daya untuk melakukan aktivitas tersebut. Di samping itu
auditor juga harus menelusuri semua metode yang digunakan manajemen dalam membandingkan
pelaksanaan aktivitas sesungguhnya dengan rencana yang berkaitan dengan aktivitas tersebut. Dalam
hal ini auditor harus melakukan pengamatan langsung terhadap kekuatan maupun kelemahan system
pengendalian manajemen yang dimiliki perusahaan.

Elemen system review yang lain yang harus ada dalam system pengendalian manajemen yang baik
adalah adanya fungsi pelaporan internal dan fungsi audit internal. Auditor harus menilai sifat dan
efektivitasnya metode review dan pelaporan internal yang berhubungan dengan masing-masing aktivitas
yang diaudit. Efektivitas system pelaporan internal perusahaan dapat dinilai dari hal-hal sebagai berikut :

Efektivitas system pelaporan internal perusahaan internal perusahaan dapat dinilai dari hal-hal sebagai
berikut :

1.Apakah system pelaporan yang dimiliki dapat memberikan informasi mutakhir yang dibutuhkan oleh
pejabat-pejabat yang bertanggung jawab, untuk kepentingan tindakan manajemen?

2.Apakah ada keharusan dari setiap pelaksana untuk melaporkan secara tertulis setiap hasil
kerja/aktivitas yang dilakukan?

3.Apakah laporan disusun berdasarkan data dan informasi yang benar dan tepat waktu?

Sedangkan efektivitas audit internal dapat dinilai dari hal-hal berikut ini :

1.Apakah ada petugas auditor internal dan telah ditempatkan pada posisi yang benar dalam organisasi?

2.Apakah ruang lingkup auditnya ditetapkan dengan jelas dan audit internal tersebut telah memenuhi
syarat kompetensi, dapat diandalkan dan tepat waktu?

3.Apakah audit ditekankan pada perbaikan organisasi dan adalah prosedur yang mengatur tindak lanjut
atas hasil auditnya?

Kesimpulan hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen dapat memberikan
gambaran kepada auditor tentang :

1.Keandalan system pengendalian manajemen perusahaan dalam memandu operasional yang

berlangsung pada perusahaan tersebut dan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan dokumentasi,
pengukuran, penilaian terhadap aktivitas yang dilaksanakan.

2.Apakah tersedia cukup bukti yang dibutuhkan dalam pengembangan tujuan audit sementara menjadi
tujuan audit yang sesungguhnya, sehingga dapat dipergunakan sebagai tujuan audit selanjutnya, atau
tidak tersedia cukup bukti sehingga pengembangan tujuan audit sementara ini tidak perlu dilanjutkan.

3.Langkah kerja yang dilaksanakan pada tahap berikutnya untuk memudahkan program kerja audit
lanjutan guna mengetahui :

a.Apakah ruang lingkup kegiatan audit telah ditetapkan dengan jelas dan pekerjaan audit internal
perusahaan telah memenuhi syarat kompetensi, dapat diandalkan dan tepat waktu?
b.Menentukan tujuan audit bersama penanggung jawab mengenai audit lanjutan?

Ada tujuh langkah kunci yang harus diperhatikan auditor dalam melakukan review dan pengujian
terhadap pengendalian manajemen perusahaan, yaitu :

1.Menetapkan tingkat penting dan pekanya hal-hal pokok dari program/aktivitas yang diaudit.

2.Menilai tingkat kerentanan program/aktivitas tersebut terhadap penyalahgunaan sumber daya,

kegagalan pencapaian sasaran dan ketidaktaatan terhadap ketentuan, peraturan dan kebijakan yang
ditetapkan perusahaan.

3.Mengindentifikasi dan memahami pengendalian-pengendalian manajemen yang relevan.

4.Menetapkan apa yang sudah diketahui tentang efektivitas pengendalian.

5.Menilai kecukupan desain pengendalian

6.Menetapkan melalui pengujian apakah pengendalian-pengendalian yang ada sudah cukup efektif.

7.Melaporkan hasi-hasil penilaian manajemen dan mendiskusikan tindakan-tindakan perbaikan yang

diperlukan.

Pengendalian Preventif, Detektif, dan Korektif

Pengendalian preventif lebih efektif dari segi biaya dibandingkan pengendalian detektif. Ketika
diterapkan ke dalam sebuah system, pengendalian preventif dapat mencegah kekeliruan dan oleh karena
itu mencegah biaya perbaikan. Pengendalian preventif bisa mencakup, misalnya : Karyawan yang
kompeten dan dapat dipercaya; pemisahan tugas untuk mencegah pelanggaran yang disengaja, otorisasi
yang layak untuk mencegah penggunaan sumber daya organisasi dengan tidak semestinya; dokumentasi
dan catatan yang memadai serta prosedur pencatatan yang layak untuk mencegah transaksi yang tidak
semestinya; dan pengendalian fisik atas aktiva untuk mencegah penyalahgunaan atau pencurian.

Pengendalian detektif biasanya lebih mahal dibandingkan pengendalian preventif, tetapi tetap saja
diperlukan. Pertama, pengendalian detektif mengukur efektivitas pengendalian preventif. Kedua,
beberapa kekeliruan tidak bisa secara efektif dikendalikan oleh system pencegahan; kekeliruan tersebut
harus dideteksi saat terjadi. Pengendalian detektif mencakup pemeriksaan dan perbandingan, seperti
catatan kinerja dan pemeriksaan independen atas kinerja. Pengendalian detektif juga mencakup sarana
pengendalian seperti rekonsiliasi bank, konfirmasi saldo bank, perhitungan kas, rekonsiliasi rincian
piutang usaha kea kun pengendali piutang usaha, pemeriksaan fisik persediaan dan analisis varians,
konfirmasi dengan pemasok utang usaha, penggunaan teknik-teknik komputer seperti limit transaksi,
kata kunci, pengeditan, dan system pemeriksaan seperti audit internal.

Pengendalian korektif dilakukan bila terjadi hal-hal yang tidak semestinya dan telah dideteksi. Semua
pengendalian detektif tidak ada gunanya bila kelemahan yang telah diidentifikasi tidak diperbaiki atau
dianggap tidak masalah bila terulang. Oleh karena itu, manajemen harus mengembangkan system yang
tetap menyoroti kondisi-kondisi yang tidak diinginkan sampai diperbaiki, dan jika layak, harus
menetapkan prosedur-prosedur untuk mencegah terulangnya kondisi tersebut. Pendokumentasian dan
system pelaporan membuat masalah-masalah tetap berada di bawah pengawasan manajemen sampai
diselesaikan atau kerusakan diperbaiki.